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Manual de funciones y proce para caja (1)
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Manual de funciones y proce para caja (1)

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  • 1. MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA EL PUESTO DE CAJA
  • 2. MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA EL PUESTO DE CAJA PROFESOR- JUAN SEBASTIAN MUÑOZ RAMIREZ COMPETENCIA MANEJAR VALORES E INGRESOS TECNOLOGIA: GESTION HOTELERA 430691 CENTRO EDUCATIVO SENA COMERCIO Y TURISMO 2013
  • 3. INDICE 1. Introducción 2. Objetivo general 3. Objetivos específicos 4. Descripción del puesto de caja 5. Importancia del puesto de trabajo 6. Perfil 7. Funciones 8. Tarea 9. Procedimientos 10.Políticas 11.Formatos de registro y control 12. Guía uso de formatos 13.Funciones tareas y Procedimientos 14.Formas de pago 15.Tipos de cobros 16.formatos 17.Remisión de fondos INTRODUCCION Con este documento lograremos en caso de que la cajera aun teniendo los conocimientos básicos del puesto de caja en el momento en que se le olvide una de sus funciones, cometa un error, no cumpla con las políticas establecidas en este manual, ella pueda verificar si lo que hizo estaba bien o mal. A Así lograremos que con esta guía, no se le olviden los pasos a seguir de su puesto. Ya que esta contiene toda la información del puesto de caja.
  • 4. OBJETIVO GENERAL Controlar el cumplimiento de todos los procesos y funciones de la caja, para simplificar la responsabilidad por fallas o errores que se pueden cometer dentro de las actividades que se realizan y así facilitar las labores de auditoria. OBJETIVOS ESPECIFICOS. - Es una herramienta muy importante para el puesto ya q sirve de guía. - Este sirva en cuanto a la información que se requiera sobre este - departamento, sobretodo en el caso de que se presentara una auditoria y de información que requieran los demás departamentos
  • 5. DESCRIPCION DEL PUESTO DE CAJA Garantizar las operaciones de unidad de caja, entrega y custodia de dinero en efectivo, cheques y demás documentos de valor. A fin de lograr la recaudación de ingresos a la institución y la cancelación de pagos que correspondan atraves de la caja. - Responsabilidad de materiales. Maneja equipos y demás materiales, siendo la responsabilidad directa. - Dinero: es responsable del dinero ya sea en efectivo, cheques y otros documentos. - Información - Relaciones externas: ejecutar habilidad para socializar con personas externas al área de trabajo. IMPORTANCIA DEL PUESTO DE CAJA El cajero es una persona muy importante para el hotel, ya que este se encarga de recibir los ingresos del hotel. Para registrar el dinero de las ventas.
  • 6. PERFIL - Conocimientos básicos sobre - Conocimientos en computación - Habilidad para ser cortes con los clientes - Agilidad en conteo y cambio de dinero - De 1 a 2 años de experiencia como mínimo - Bachiller o técnica terminada - Eficiencia en su puesto - Disponibilidad. FUNCIONES - Recibir y cobrar el dinero - Realizar transacciones a través de tarjetas crédito y debito - Manejo de datafonos - Detallar los diferentes medios de pago - Cuidar el funcionamiento de la caja - Registra directamente la entrada y salida de dinero - Realiza conteos diarios de deposito
  • 7. FUNCIÓN RECIBIR TURNO. TAREAS Revisar formatos. 1. Revisar bitácora de novedades. 2. Verificar los elementos y equipos del puesto de trabajo. 3. Revisar base 4. Revisar base de caja menor PROCEDIMIENTOS Verificar que el número de consecutivos de facturas y recibos de caja estén bien, y registrarlos en la bitácora. 1. Leer la bitácora de novedades del turno anterior, con el fin de evitar malos entendidos y se recibirá el turno debidamente. Registrar la hora de llegada, fecha y nombre. 2. Registrar en la bitácora la existencia, cantidad y estado de los mismos. Revisar que en el puesto de trabajo haya suficiente papelería, para los datafonos, formatos y lapiceros. 3. Contar la base de caja de cambio, billetes y monedas para saber si está completa y si no es así pasar de inmediato el reporte. El cajero debe verificar las existencias de las denominaciones del dinero desde monedas hasta billetes de $10.000
  • 8. Procedimiento que consiste en reportar, depositar y contabilizar por denominaciones el dinero de las ventas del día y hacer entrega del dinero, Boucher y cheques al cajero general, no sin antes haberlo firmado tanto por el cajero que lo elabora como por el cajero general que lo recibe POLITICAS DE ENTREGAR TURNO… El cajero debe presentarse con 20 minutos de anticipación para realizar todas las actividades. Cumplir puntualmente el recibido de turno, según horario establecido. Registrar la hora exacta del recibido de turno. Verificar su estado actual y los cambios presentados durante el turno. Revisar el libro de bitácoras donde se registra todo lo sucedido en el turno anterior para detectar posibles novedades. Informar, entregar equipos asignados al servicio verificando novedades como: (daños, pérdidas o solicitudes realizadas a mantenimiento). DILIGENCIAR SOBRE DE REMISIÓN 1 Generar el reporte de todo lo sucedido durante su turno, novedades e inconvenientes. Elaborando el cuadre de caja, reportando la cantidad total del dinero efectuado por las ventas obtenidas en el día. Elaborando los formatos correspondientes, tales como remisión de fondos y la recapitulación. 2 Debemos registrar todas las ventas obtenidas en el día y sus formas de pago, por medio del formato de recapitulación, con los soportes tales como: recibos de caja, facturas, Boucher, cheques anexando todos los soportes físicos ya que con estos se elabora el sobre de remisión de fondos. 3 Se debe tener muy en cuenta este paso, ya que es muy importante. La base nunca se debe contar con el dinero de las ventas obtenidas en el día. Se debe separar, para así proceder a diligenciar el sobre de remisión
  • 9. 1: efectuar cobro 2:REGISTRAR INGRESOS 3: ELABORAR REPORTES TAREAS: - PAGO EN EFECTIVO - PAGO EN TARJETA CREDITOPAGO EN TARJETA DEBITO - PAGO EN CHEQUE 1 Verificar que el dinero no este falso. 2 Verificar si el dinero es legal. 3 Se debe Contar en dos ocasiones el dinero. (La primera delante del cliente y la segunda cuando se va ingresar el dinero a la caja). 4 Las facturas deben ser firmadas por el cliente con lapicero de tinta negra. 5 Se debe Llamar a la entidad bancaria. 6 Se debe Llamar a la central de la tarjeta de crédito (MasterCard, Visa, American Express, etc.) para solicitar el número de aprobación de la transacción y saber si cuenta con fondos suficientes para cubrir la deuda. 7 Diligenciar el Boucher con datos de la venta y de la tarjeta. 8 Se debe consultar que el cheque tenga fondos (Llamando a FENALCHEQUE para la autorización). 9 Se debe pedir código de seguridad al banco. Se debe colocar el sello de autorización de cheques. 1. Archivar factura, siempre la original es para el cliente, y las otras dos copias son: una copia para recepción y otra copia para contabilidad. 2. Después de la venta se guarda el comprobante como lo son el recibo de caja, Factura de venta) en la cuenta del Huésped correspondiente. 3. Se debe registrar cada venta en el formato de recapitulación. 4. Llevar el control de cargo de huésped. 5. Registrar cuentas extras 6. Verificar las comandas (con firmas mancomunadas)
  • 10. 7. Registrar las ventas del día. 8. Registrar facturas de venta (FV). Registrar recibo de caja (RC).
  • 11. PAGO EN TARJETA DE CREDITO PROCEDIMIENTO PROTOCOLO POLITICAS 1. Pedir la tarjeta de crédito y la identificación( se debe de verificar que el número de identificación coincida con la tarjeta) Sr, Sra. Me permite la tarjeta y su identificación por favor.  Solamente el dueño de la tarjeta será quien la utilice.  Si no se tiene la identificación no se recibe la tarjeta.  La tarjeta debe de estar en un buen estado.  Firma con lapicero tinta negra. 2. Deslizar la tarjeta de crédito por el datafono.  Solo se recibe dinero en tarjeta crédito inferior a dos millones de pesos anules.  No se reciben tarjetas con la banda magnética en mal estado. 3. Presione Acc-lll para tarjeta de crédito 4. Digitar los 4 números de la tarjeta 5. Importe de venta( digitar el valor total de la venta y presionar ENTER) 6. Digitar el valor del IVA y presionar ENTER 7. Digitar el valor de la devolución (base de devolución) 8. Preguntar al clientas en cuantas cuotas desea cancelar Sr, Sra. (En cuantas cuotas va a cancelar?) 9. Esperar la aprobación de la transacción y el recibo. Verificar la información. 10. Hacer firmar el Boucher Sr, Sra. Me firma aquí por favor 11. Generar copia para la transacción. Le hago entrega de su factura, gracias. PAGO EN CHEQUE PROCEDIMIENTO PROTOCOLO POLITICAS 1. Pedir el cheque Sr, Sra. Me permite el cheque por favor.  Si los fondos de quien emite el cheque no son suficientes para cubrir la totalidad del importe, la entidad lo ha de pagar parcialmente (cuando es por empresa).  Cuando un cheque es 2. Solicitar identificación Sr, Sra. Me permite su identificación. 3. Verificar el tipo de cheque que se está recibiendo. 4. Verificar que la cantidad que desean cancelar no sea mayor al monto establecido según las políticas del hotel. PAGO EN EFECTIVOPROCEDIMIENTO PROTOCOLO POLITICAS
  • 12. 5. Llamar a FENALCHEQUE para autorizar el cheque y se guarda el número de autorización (código). Esperar la autorización y número de aprobación por parte de FENALCHEQUE. Buenos Días, Tardes o Noches, habla con… del Hotel… para verificar el cheque numero… anulado se debe de rasgar y debe de llevar el cello de anulación. *Si el cheque no es aprobado se le informa al cliente y se le solicita otra forma de pago Sr, Sra. Su cheque no fue autorizado. Tiene otra forma de pago? 6. Se coloca el sello de cancelación y se hace la Devolución de documentos. Sr, Sra. Le hago entrega de sus respectivos documentos. 7. Se confirma el cheque 8. Se hace entrega de factura Sr, Sra. Esta es su factura, gracias. PAGO EN TARJETA DEBITO PROCEDIMIENTO PROTOCOLO POLITICAS 1. Pedir la tarjeta. Sr, Sra. Me permite la tarjeta por favor.  Deben de haber fondos suficientes para realizar el pago.  Se debe de tener identificación para realizar uso de su tarjeta.  En todas las facturas que se entreguen debe de ir la firma del cliente.  Se debe de firmar con lapicero tinta negra. 2. Deslizar la tarjeta por el datafono y preguntarle al cliente que tipo de cuenta es (Ahorro-corriente) Sr, Sra. Su cuenta es de ahorro o corriente. 3. Pasar la tarjeta por el Boucher o datafono. 4. Presione botón verde si es para continuar Rojo para cancelar. 5. Ahorros-corriente-crédito (Consulte con el cliente el tipo de cuenta: En el PIN PAD presione: ACC-I para cuenta de ahorros.) 6. Debito importe (Digite el valor total de la transacción y presione ENTER) 7. Digite el valor del IVA y presione ENTER. 8. Digite el valor de base devolución y presione ENTER. 9. Solicitar al cliente digitar su clave en el PIN PAD y después presionar ENTER. Sr, Sra. Por favor digita su clave. 10. Esperar autorización. 11. Esperar la impresión de dicho recibo y verificar Sr, Sra. Le hago entrega de su Factura.
  • 13. todo. TIPOS DE COBROS COBRO POR DEPÓSITO A CUENTA OBJETIVO Garantizar el pago de la estadía y consumos adicionales del huésped en el hotel DESCRIPCIÓN Garantizar el pago por medio de abonos o depósitos a cuenta para asegurar la venta que realice el huésped. PROCEDIMIENTO 1. Protocolo de saludo (buenos días, tardes o noches, saludar sea por el apellido o nombre) 2. Solicitar orden de pago al huésped (Sr. Sra. Me permite la orden de pago por favor) 2.1. Si el huésped no tiene orden de pago el cajero le dará la información que requiera la persona y le efectuara el cobro 3. Informar sobre la cantidad de dinero que debe pagar el huésped por la venta que realizo 4. Solicitar forma de pago (Sr. Sra. en qué forma de pago desea cancelar) 5. Hacer procedimiento de acuerdo a la forma de pago que el huésped realice 6. Hacer un Boucher abierto si paga con tarjeta de crédito con la respectiva firma del huésped 7. Llamar a la entidad bancaria para el código de autorización del Boucher 8. Hacer entrega de recibo de caja menor al huésped si él hace un abono o deposito
  • 14. 9. Despedir al huésped (muchas gracias Sr. Sra. Espero que disfrute de su tiempo en el hotel) 9. Registrar dinero. POLITICAS El cajero siempre debe solicitar una orden de pago o forma de pago al huésped. De acuerdo a la forma de pago que realice el huésped, el cajero debe solicitar documentos de identificación y hacer el respectivo procedimiento. En el momento en el que el huésped realice el depósito debe ser registrado en el sistema. El cajero debe de llevar un control sobre los soportes que aseguren una venta. Todos los soportes que aseguren ventas deben estar firmados por el huésped y por el cajero. Al momento de realizar la entrega de recibos de caja el original se le entregara al huésped y las copias quedaran en la caja y en contabilidad. COBRO POR VENTA DE CONTADO OBJETIVO Garantizar el cobro y registro de las ventas de contado que realice el huésped en el hotel DESCRIPCIÒN Son todas las ventas de contado, son los pagos que el huésped realiza. Se recibirá únicamente pago en efectivo, debito, crédito. PROCEDIMIENTO 1. Protocolo de saludo (buenos días, tardes, noches, Sr. Sra.)r
  • 15. 2. Solicitar orden de pago (Sr. Sra. Me permite la orden de pago por favor) 3. Si el huésped no tiene orden de pago el cajero le brindara información y le efectuara el cobro 4. Solicitar forma de pago (Sr. Sra. en qué forma de pago desea cancelar) 5. Hacer procedimiento de acuerdo a la forma de pago que el huésped realice 6. Realizar factura para el huésped 7. Despedir al huésped (muchas gracias Sr. Sra. Por su compra) 8. Registrar el dinero POLÍTICAS No se aceptan devoluciones de productos una vez que el cliente ha salido de las instalaciones de la empresa. De acuerdo a la forma de pago que realice el huésped el cajero debe solicitar documentos y hacer el respectivo procedimiento Las facturas deben llevar el sello de CANCELADO, en una parte visible de la factura, una vez realizado el pago total y efectivo de la misma. Las facturas deben de llevar la firma del huésped y la del cajero El cajero debe de llevar un control sobre las soportes que aseguren la venta La factura original se le debe entregar al huésped y las copias quedaran una para caja y otra para contabilidad COBRO POR VENTA DE OTROS INGRESOS OBJETIVO Garantizar el pago de cualquier servicio que no esté incluido en el paquete que el huésped adquirió al momento de su ingreso al hotel, como lo son artesanías, atractivos turísticos y misceláneos. PROCEDIMIENTO
  • 16. 1. Protocolo de Saludo (Buenos días, tardes o noches Sr. Sra. me permite su orden de pago). 1.1. Si el huésped no llega con la orden de pago que emite recepción, el cajero dará la información que se requiera. Y el valor del servicio. 2. ¿De qué forma va a cancelar? 3. Hacer entrega de recibo de caja menor al huésped si el huésped hace un abono o deposito 4.Hacer entrega de factura original al huésped y dos copias una para caja y otra para recepción 5. Despedir al cliente (Sr. Sra. Gracias por su compra) 6. Registrar el dinero POLITICAS Si el huésped no llega con la orden de pago que emite recepción, el cajero debe estar preparado para brindar dicha, en cuanto a tarifas de: servicios, productos, planes turísticos y cualquier elemento que no esté incluido en el plan que adquirió. El cajero puede realizar todos los tipos de cobro y de la forma que el huésped quiera ej. mitad pagada en efectico, la otra en cargo a la habitación o con otro medio de pago. En esta forma de cobro siempre se hará factura. Generando 3 documentos: el original para el huésped, el segundo para el cuadre al final de turno, y el tercero para contabilidad. El cajero debe ser ordenado y cada vez que se haga una venta, separar los documentos en un fueller, designando a que departamento ira la documentación. Para hacer el cargo a la habitación, en la comanda siempre debe estar la firma y el número de habitación del huésped y esto debe hacerlo el titular de la cuenta. En caso de que se hospeden grupos, estos deben cancelar el total del servicio o compra al momento de utilizar, no se hará cargo a la habitación en este caso. Los recibos, facturas, comandas, informes y formatos deben de ir con tinta negra, sin errores y sin tachones.
  • 17. El cajero deberá alistar la papelería (facturas manuales, rollos de papel para la máquina de impresión, lapiceros, calculadora) que necesite para efectuar bien su turno. Todos los ingresos (manuales o mediante el sistema) deben hacerse constar en un recibo de ingresos o con una factura, los cuales deben ser firmados y sellados por el cajero. Toda la papelería que se presente al momento de hacer la recapitulación diaria de fondos debe de seguir el consecutivo. Sin importar si están anuladas COBRO POR ABONO A CUENTA HUÉSPED OBJETIVO Garantizar el pago parcial del alojamiento por medio de una consignación o un pago directo para asegurar la venta de alojamiento. Autorizar el abono de los huéspedes a las cuentas, Registrando y cobrando todo tipo de operaciones de venta directa con seguridad mediante el buen manejo y control de caja. PROCEDIMIENTO 1. Comunicarse con el huésped para informarle sobre su estado de cuenta (Sr. Sra. Lo llamamos para enterarlo de su estado de cuenta, el cual ha excedido su tope. Por favor diríjase a nuestra sección de caja para acordar un abono a su cuenta.) 2.En el momento en que el huésped hace contacto con el funcionario de caja, se le pregunta por su forma de pago para el abono respectivo (Sr. Sra.por cual medio de pago prefiere para hacer su abono) 3. Se hace el trámite correspondiente a la forma de pago elegida por el huésped 4. Selección de documentos soporte para ingresos.
  • 18. 5. Se elabora el recibo de caja con dos copias, el original para el cliente, una copia para contabilidad y la otra para el sobre de remisión de fondos. 6. Adjuntar el recibo de caja al folio de registro. 7. Registro del abono en la cuenta Huéspedes para su respectivo control. 8. Anotar el ingreso en la planilla control. POLÍTICAS Todos los abonos deben registrarse en el sistema en el momento en que se realiza. Se acuerda que el hotel presentará al cliente, para su abono, la factura correspondiente a la mitad de su estancia en este término; si el cliente desea continuar su estancia por el tiempo que resta según este contrato, deberá abonar esa factura en el momento, continuando el depósito, constituido a su llegada, para servir de medio de pago de la última factura que represente el resto de su estancia en el hotel. Todos los comprobantes deben ser impresos por sistema, sellados y firmados, por la persona que cobra. Al final del cobro se le dará la factura o recibo de caja original al huésped. Los recibos de caja deben de llevar la firma del huésped. El cajero debe de llevar un control sobre los soportes que aseguren una venta. Si el huésped paga en efectivo el cajero debe contar y revisar el dinero dos veces una delante del huésped y la otra cuando el huésped ya se haya retirado de la caja. COBRO POR PAGO A CHECK-OUT OBJETIVO Garantizar el pago de todos los servicios usados en la estadía del huésped en el hotel.
  • 19. PROCEDIMIENTO 1. Protocolo de saludo (Buenos días, buenas tardes, buenas noches) 2. Solicitar la orden de pago que le entrega el recepcionista al huésped (Me permite la orden de pago que le entrego el recepcionista por favor, gracias) 3.En caso de que el cliente no tenga la orden de pago, se le pedirá un momento para verificar en el sistema (Me permite un momento verifico en el sistema cual es el total que debe pagar) 4. Solicitar forma de pago del huésped (Cuál es su forma de pago) 5. Hacer entrega de factura original al huésped y dos copias una para caja y otra para recepción 6. Despedir al cliente (muchas gracias por su estadía en el hotel, espero que lo haya disfrutado y que vuelva pronto) 7. Registrar el dinero POLÍTICAS En caso de que el huésped salga después de la hora establecida para el check-out se le cobrara una multa proporcional al valor del alojamiento por noche En caso de no haber sistema hacer factura manual, y si el cliente está de afán solicitar un correo electrónico o una dirección en la cual se pueda hacer llegar la factura Si el cliente solicita check-out antes de la hora establecida llamar a todas las áreas del hotel solicitando las comandas o constancias de uso de los respectivos servicios Siempre que el huésped pague con tarjeta de crédito o débito solicitar documento En caso de pago con efectivo contar el dinero dos veces una en frente del huésped otra cuando se valla
  • 20. Verificar que las comandas estén firmadas por el huésped En caso de que el huésped llegue a la caja solicitando check-out y no tenga orden de pago se le informa al huésped que debe ir primero a recepción, a que le informen sobre sus consumos y le den el total que debe cancelar en la caja. Formatos HOTEL SENA NIT: 4358734 R.G TEL: 3174523425 Armenia, Quindío RECIBO DE CAJA N°: ____________ FECHA: CIUDAD: VALOR: PAGADO A: POR CONCEPTO DE: FIRMA CAJERO: ______________________ C.C_________________ FIMAR HUESPED:___________________________ C.C:__________________
  • 21. HOTEL SENA NIT: 4358734 R.G TEL: 3174523425 Armenia, Quindío RECIBO DE CAJA N°:003 FECHA: 12 de junio de 2013 CIUDAD: Armenia VALOR: 650.000 PAGADO A: Lorena Vásquez POR CONCEPTO DE: bono alojamiento FIRMA CAJERO: ______________________ C.C_________________ FIMAR HUESPED:___________________________ C.C:__________________ COMO DILIGENCIAR EL FORMATO DE RECIBO DE CAJA Primero debemos llenar con fecha exacta del día en que se realiza el recibo de caja para la entrega al huésped. Especificar el valor exacto por el cual se hace el recibo. Se especifica en números y se debe poner el concepto por el cual se está realizando el recibo. Al final este, debe de ir firmado por el cajero con su nombre completo y cedula. Lleva la firma por el huésped el cual tiene registrada la estadía, este también debe de ir con cedula y nombre completo.
  • 22. HOTEL SENA NIT: 4358734 R.G TEL: 3174523425 Armenia, Quindío FACTURA DE VENTA NOMBRE: IDENTIFICACION: TELEFONO: DIRECCION: DESCRIPCION DEBITO CREDITO ALOJAMIENTO RESTAURANTE SEGURO HOTELERO LAVANDERIA ARTESANIAS MISELANEOS LLAMADAS LOCALES LLAMADAS INTERNACIONALES LLAMADAS CELULAR DESCUENTO O ABONOS OTROS BASE GRAVABLE BASE NO GRAVABLE IVA TOTAL A PAGAR FORMA DE PAGO EFECTIVO: $ T.DEBITO: $ T.CREDITO: $ CHEQUE: $ FIRMA HUESPED: __________________________ C.C: _________________________________ FIRMA CAJERO: ____________________________ C.C: _________________________________ EFECTIVO
  • 23. HOTEL SENA NIT: 4358734 R.G TEL: 3174523425 Armenia, Quindío FACTURA DE VENTA NOMBRE: LorenaVásquez IDENTIFICACION:1.094.923.530 TELEFONO:317 456 2815 DIRECCION:Cra 15 N° 34 – 28 DESCRIPCION DEBITO CREDITO ALOJAMIENTO RESTAURANTE SEGURO HOTELERO LAVANDERIA ARTESANIAS MISELANEOS LLAMADAS LOCALES LLAMADAS INTERNACIONALES LLAMADAS CELULAR DESCUENTO O ABONOS OTROS BASE GRAVABLE BASE NO GRAVABLE IVA TOTAL A PAGAR FORMA DE PAGO EFECTIVO: $ T.DEBITO: $ T.CREDITO: $ CHEQUE: $ FIRMA HUESPED: __________________________ C.C: _________________________________ FIRMA CAJERO: ____________________________ C.C: _________________________________ EFECTIVO
  • 24. COMO DILIGENCIAR EL FORMATO DE FACTURA DE VENTA EL primer paso que sea es diligenciar todo los datos personales del cliente como (nombre-apellido-identificación-dirección-teléfono). Se selecciona los servicios de los cuales ha utilizado el cliente. Se especifica la base gravable o no grabable. Se selecciona de qué forma ha cancelado el cliente los servicios que ha utilizado (efectivo- T.debito-T.credito- Cheque). Al final la factura de venta se firma por el huésped con su número de identificación. Se firma por el cajero que en el momento está haciendo la factura de venta al cliente.
  • 25. HOTEL SENA NIT: 4358734 R.G TEL: 3174523425 Armenia, Quindío RECAPITULACION DE FONDOS REVISADO POR:Ernesto Duque N°: 001 CIUDAD:Armenia FECHA:12 de junio de 2013 CUENTAS POR COBRAR N° DOC HUESPE D PARTICULAR CONTADO ABONO DEPOSITO EFECTIVO T.DEBITO T.CREDITO CHEQUE TOTAL OTRO F.V. X $186.00 0 $186.00 0 $186.00 0 R.C. X $456.00 0 $456.000 $456.00 0 TOTAL $642.00 0 ELABORADO POR: Natalia Villanueva
  • 26. HOTEL SENA NIT: 4358734 R.G TEL: 3174523425 Armenia, Quindío RECAPITULACION DE FONDOS REVISADO POR: N°: CIUDAD: FECHA: CUENTAS POR COBRAR N° DOC HUESPE D PARTICULAR CONTADO ABONO DEPOSITO EFECTIVO T.DEBITO T.CREDITO CHEQUE TOTAL OTRO TOTAL ELABORADO POR: ___________________________________
  • 27. COMO SE DILIGENCIA EL FORMATO DE RECAPITULACION DE FONDOS Debe de estar especificada la fecha del día en que se hace el informe, la ciudad respectiva y el número de sobre. Principalmente debe ir escrito el nombre de la persona que revisa que este correctamente diligenciado el formato de recapitulación. Verificar y organizar el orden del dinero que entra a la caja del hotel, teniendo en cuenta que la base no se debe de incluir. Solo se hace con el dinero en efectivo que haya aparte de la base, los Boucher y los cheques. Se deben separar los billetes en sus respectivas denominaciones, igualmente esto se hace con las monedas. Teniendo también en cuenta los Boucher y cheques. Se selecciona la cantidad de billetes de su respectiva denominación, es decir, el número de billetes que hay de cada uno. Ej. De 10.000 hay 5 billetes, y así sucesivamente con cada uno, igualmente con las monedas. En este paso se omiten Boucher ycheques. Se procede a hacer el monto, es decir colocar la suma de dinero de cada uno de los billetes, monedas, cheques y Boucher.
  • 28. HOTEL SENA NIT: 4358734 R.G TEL: 3174523425 Armenia, Quindío REMISION DE FONDOS CAJERO:_____________________________ TURNO DE ____________ A ______________ FECHA: CIUDAD: DENOMINACION DE BILLETES Y MONEDAS MONTO CANTIDAD TARJETA DEBITO MONTO VISA: MASTERCARD: TOTAL: TARJETA CREDITO MONTO MARTERCARD: VISA: DINERS CLUB: IVA: CHEQUE MONTO BANCO TOTAL FIRMA CAJERO:_____________________ C.C:________________________ FIRMA CAJERO GENERAL:___________________ C.C:__________________________
  • 29. HOTEL SENA NIT: 4358734 R.G TEL: 3174523425 Armenia, Quindío REMISION DE FONDOS CAJERO: Diana Milena López TURNO DE 7 AM A 7 PM FECHA:12 de junio de 2013 CIUDAD: Armenia DENOMINACION DE BILLETES Y MONEDAS MONTO CANTIDAD $50.000 $1.000.000 20 $20.000 $680.000 34 $10.000 $5.000 $2.000 $1.000 $230.000 $70.000 $20.000 $8.000 23 14 10 8 $500 $11.500 23 $200 $2.000 10 $100 $1.200 12 $50 TOTAL $400 $2.023.100 8 TARJETA DEBITO MONTO VISA: $250.000 MASTERCARD: DINERS CLUB: TOTAL: $250.000 TARJETA CREDITO MONTO MARTERCARD: $180.000 VISA: $347.000 DINERS CLUB: TOTAL: $527.000 CHEQUE MONTO BANCO
  • 30. TOTAL $777.000 FIRMA CAJERO:_____________________ C.C:________________________ FIRMA CAJERO GENERAL:___________________ C.C:__________________________ COMO SE DILIGENCIA EL FORMATO DE REMISION DE FONDOS El cajero es el que generar diariamente el informe de caja una vez terminado el turno; y el mismo nota alguna diferencia en valores contra el arqueo, deberá eliminarse (con autorización) para que se ajuste a la realidad y concuerde con el informe del monto del dinero. El cajero describe el dinero recibido en la caja en el formato de remisión de fondos, según su denominación: billetes moneda (peso) y moneda extranjera si se da el caso. Igualmente el de los cheques recibidos en el segundo formato de remisión, se lleva a la hoja principal; se hace un total de los valores en caja y a este se le debe descontar el fondo de cambio para obtener el efectivo neto en caja. Debe anotarse la secuencia de los recibos utilizados, como los recibos anulados (ya sea por errores o tachones). Anotar también la secuencia del orden de los billetes de alta denominación (en el renglón de observación). El cajero prepara los slips de depósitos de acuerdo a lo generado en el informe de caja. Se debe tener cuidado al anotar el número de cuenta, como el nombre y el monto a depositar. Revisar la suma del slip contra el total a depositar, y los otros datos. Para el fondo general se tomara el valor que aparece como total de fondo general en efectivo, sin tomar en cuenta el valor cobrado por tarjeta de crédito. Lapersona encargada de la caja tiene como responsabilidad comprobar y confirmar que los depósitos estén de acuerdo a lo informado por el sobre de remisión antes de ser firmado por el responsable.
  • 31. El cajero debe verificar las sumatoria de los recibos generados del día, sumando: efectivo, cheques, tarjetas de crédito y débito para luego hacer un total del dinero ingresado a la caja en su turno. Se genera el informe y se imprime, se firma por el cajero que entrega este turno con su respectivo informe, el cajero que recibe turno deberá firmar el arqueo, el informe de caja y el reporte de informe de caja. Finalmente este informe también lleva la firma con su respectiva identificación de la persona encargada de recibir el sobre de remisión, que puede ser el cajero general. El auditor nocturno deberá revisar el informe de caja con sus anexos antes de ser enviado a contabilidad. POLITICAS GENERALES PARA LOS DIFERENTES FORMATOS Llenar todos los formatos únicamente con lapicero negro. Los recibos de caja deben de venir con su número consecutivo. Los formatos no deben tener ningún tachón. Si el formato tiene algún error se debe anular este y realizarse otro nuevamente. Para el recibo de caja o factura a vente se realiza original y dos copias, la original se le entrega al cliente, una copia para auditoria nocturna en el cuadre de caja del cajero y otra copia para auditoria de ingresos en el sobre de remisión de fondos. Lapicero kilométrico porque la tinta no se borra en el tiempo.
  • 32. REMISIÒN DE FONDOS OBJETIVO GENERAL: El objetivo que tiene este procedimiento es capacitar de forma adecuada a el personal encargado de la caja en el hotel, para un buen funcionamiento y un buen procedimiento a la hora de entregar el sobre de remisión de fondos a contabilidad y auditoría nocturna, ya que un mal procedimiento puede llegar a dar inconvenientes graves a la hora del registro de las entradas del dinero al hotel. PROCEDIMIENTO: Para empezar el procedimiento de cómo se debe diligenciar el sobre de remisión de fondos, se empieza: 1. Por colocar el número del sobre, la fecha y la ciudad en el formato de sobre de remisión. 2. Verificar y organizar el orden del dinero que entra a la caja del hotel, teniendo en cuenta que la base no se incluye. Solo el dinero en efectivo sobrante, los Boucher y los cheques. 3. Procedemos a separar los billetes en sus respectivas denominaciones, igualmente con las monedas. Y teniendo en cuenta los Boucher y cheques. 4. Colocamos la cantidad de billetes de su respectiva denominación, es decir, el número de billetes que hay de cada uno. Ej. De 50.000 hay 5 billetes, y así sucesivamente con cada uno, igualmente con las monedas. En este paso omitimos los Boucher y los cheques, ya que de ellos no podemos describir la cantidad. DENOMINACIÒN DE BILLETES Y MONEDAS CANTIDAD 50.000 5 5. Seguido del paso número 3, procedemos hacer el monto, es decir colocar la suma de dinero de cada uno de los billetes, monedas, cheques y Boucher. Ej. DENOMINACIÒN DE BILLETES Y CANTIDAD MONTO
  • 33. MONEDAS 50.000 5 250.000 6. Para finalizar el diligenciamiento de este formato de remisión de fondos se debe firmar por el cajero que lo elabora y por el cajero general que rectifica con su respectivo número de identificación. Para tener una mayor claridad de todo el procedimiento debemos conocer el formato de remisión de fondos, ya que nos ayudara a entender mejor los procedimientos. POLITICAS DE DILIGENCIAMIENTO Este debe contener soportes de pago de ingresos y egresos divisas y efectivo. El cajero debe diligenciar correctamente el sobre de remisión y debe de ir acompañado de un testigo anteriormente asignado por el Hotel. El control lo llevara el auditor nocturno del Hotel. El formato no puede llevar tachones de ninguna clase. El formato debe ser diligenciado con lapicero de tinta negra. El responsable es el cajero junto al testigo que lo acompaño a ingresar el sobre de remisión en la caja de seguridad del Hotel. Se realizara el ajuste a la cuenta de un cliente siempre y cuando se haya producido un error y se debe corregir bien sea por haber cobrado de más o por qué no se cobró algo. El cajero es quien realiza el correspondiente ajuste y está controlado debidamente por el departamento de auditoría, y el responsable de este será la recepcionista de turno la cual debe obtener consentimiento del jefe de recepción. Si se equivoca o daña un formato de remisión debe pasar el informe, y mostrar la evidencia.
  • 34. PROCEDIMIENTO RECAPITULACION DE FONDOS 1. El cajero debe generar diariamente el informe de caja una vez terminado el turno; y el mismo nota alguna diferencia en valores contra el arqueo, deberá eliminarse (con autorización) para que se ajuste a la realidad y concuerde en montos. 2. El cajero detalla el dinero recaudado en el formato de remisión de fondos, según sea su denominación: billetes monedas y moneda extranjera según sea el caso. Igualmente el de los cheques recibidos en el segundo formato de remisión, se lleva a la hoja principal; se hace un total de los valores en caja y a este se le debe descontar el fondo de cambio para obtener el efectivo neto en caja que es igual que el total del arqueo. 3. El total del arqueo se compara con lo generado por sistema de caja registrando esta cifra en el formato de remisión de fondo (renglón total según recibos) sin incluir tarjetas de crédito. 4. Si no hay diferencia en el formato de arqueo generara el valor 0.00 de lo contrario se reflejara un valor positivo y hubo sobrante y un valor negativo si hay faltante. 5. Debe anotarse la secuencia de los recibos utilizados, como los recibos anulados. Anote también la secuencia del orden de los billetes de alta denominación ( en el renglón de observación ). 6. El cajero prepara los slips de depósitos de acuerdo al detalle generado en el informe de caja (en la parte que dice registro de los fondos). Debe tener mucho cuidado al anotar el número de cuenta, como el nombre y el monto a depositar. Revise la suma de los slip contra el total a depositar, y los otros datos. Para el fondo general se tomara el valor que aparece como total de fondo general en efectivo, sin tomar en cuenta el valor cobrado por tarjeta de crédito. 7. El cajero tiene la obligación de comprar y confirmar que los depósitos estén de acuerdo a lo generado por el informe de remisión antes de firmar como el responsable. 8. Una vez firmado el slip de depósitos el cajero lo diligenciara en el formato de arqueo en la parte donde aparece el detalle de los fondos, anotando el número del recibo y el monto igualmente diligenciara el nombre de los fondos de autogestión cuando haya depósitos a favor de estos. 9. El cajero debe verificar las sumatoria de los recibos generados día, sumando, efectivo, cheques y tarjetas de crédito y débito luego deberá hacer un total.
  • 35. 10. Se genera el informe y se imprime para ver la distribución de los depósitos a realizarse. El cajero que recibe turno deberá firmar el arqueo, el informe de caja y el reporte de informe de caja. 11. El auditor nocturno deberá revisar el informe de caja con sus anexos antes de ser enviado a finanzas. POLITICAS DE DILIGENCIAMIENTO • Debe llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva. • Esta será revisada por el auditor nocturno. • El número de documento debe corresponder al número de factura o recibo de caja (F.V.) (R.C.). • Este informe lo realiza el cajero. • Debe ir el documento original que se archivara con las copias de los soportes correspondientes y una copia que se archivara en orden cronológico como control. • el formato puede ser modificado según las necesidades que requiera el hotel. • En la casilla Particulares se ingresan los valores de consumos que no corresponden al alojamiento. • Los datos contables deben incluir eventos realmente sucedidos por esto deben incluirse los soportes. • Debe diligenciarse con lapicero negro, letra legible y sin tachones o enmendaduras. • La fecha deberá ser del día en que se diligencia el formato. • Las casillas de Contado, Abono y Deposito se diligencian con los valores al igual que en las formas de pago, Efectivo, T. Crédito, T. Débito o Cheque. • Las casillas de Huéspedes y particulares se diligencian con una x dependiendo quien realizo el pago.
  • 36. POLITICAS Contar con papelería suficiente y autorizada para la operación, así mismo Llevar con adecuado control de los formatos oficiales, como credenciales, Constancias, reglamentos de pago, etc. Todos los comprobantes deben ser impresos por el sistema Los depósitos deben de ser guardados en las carpetas correspondientes del huésped. Se debe presentar copias originales al supervisor Verificar que la firma del formato sea legible, (como constancia de que se realizó….) Llenar y firmar los formularios Adjuntar los Formularios Comprobantes, con sus facturas y recibos correspondientes. Todas las facturas o formatos, deben de tener el nombre y los datos del hotel Organizar los billetes de acuerdo a su nomenclatura Al momento de entregar las ventas del día, revisar que la persona encargada cuente bien el dinero y observar si está de acuerdo con el cuadre que usted realizo.