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Sistematica Planejamento Estratégico BCo UFSCar

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Sistemática para o Planejamento Estratégico de Bibliotecas: Caso Biblioteca Comunitária da UFSCar. CBBD, XXIII. Bonito/MS, 06-jul./2009. …

Sistemática para o Planejamento Estratégico de Bibliotecas: Caso Biblioteca Comunitária da UFSCar. CBBD, XXIII. Bonito/MS, 06-jul./2009.

Apresentação: Eliane Colepicolo.

Autoria: Roniberto Morato do Amaral (1, 3); Sheila Regina Rizzo (2); Jandira Ferreira de Jesus Rossi (1, 2); Ligia Maria Silva e Souza (2); Pedro Carlos Oprime (3)
Trabalho apresentado por Eliane Colepicolo no XXIII Congresso Brasileiro de Biblioteconomia, Documentação e Ciência da Informação, XXIII CBBD. 05-08 de julho de 2009. Centro de Convenções de Bonito, MS, Brasil. Área Temática: ACESSO À INFORMAÇÃO. Sub-área: Acesso à informação e competitividade
Vinculo Institucional dos Autores:
1 Departamento de Ciência da Informação, Universidade Federal de São Carlos (UFSCar) e-mail: roniberto@nit.ufscar.br;
2 Biblioteca Comunitária, Universidade Federal de São Carlos (UFSCar) e-mail: srrcesar@yahoo.com.br; Ligia@ufscar.br;
3 Departamento de Engenharia de Produção, Universidade Federal de São Carlos (UFSCar) e-mail: pedro@dep.ufscar.br.

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  • 1. XXIII Congresso Brasileiro de Biblioteconomia, Documentação e Ciência da Informação – XXIII CBBD 05-08 de julho de 2009 Centro de Convenções de Bonito, MS, Brasil Área Temática: ACESSO À INFORMAÇÃO Sub-área: Acesso à informação e competitividade Sistemática para o Planejamento Estratégico de Bibliotecas: Caso Biblioteca Comunitária da UFSCar Roniberto Morato do Amaral1, 3; Sheila Regina Rizzo2; Jandira Ferreira de Jesus Rossi1, 2; Ligia Maria Silva e Souza2; Pedro Carlos Oprime3 1 Departamento de Ciência da Informação, Universidade Federal de São Carlos (UFSCar) e-mail: roniberto@nit.ufscar.br; 2 Biblioteca Comunitária, Universidade Federal de São Carlos (UFSCar) e-mail: srrcesar@yahoo.com.br; Ligia@ufscar.br; 3 Departamento de Engenharia de Produção, Universidade Federal de São Carlos (UFSCar) e-mail: pedro@dep.ufscar.br
  • 2. Introdução A sociedade da informação provocou substanciais mudanças nos hábitos de uso da informação Isso exigiu a adaptação das bibliotecas e centros de informação a esta nova realidade: Informatização de produtos e serviços Modernização de processos de trabalho 6 de julho de 2009 Sistemática para o Planejamento Estratégico de Bibliotecas: Caso Biblioteca Comunitária da UFSCar 2
  • 3. A nova realidade das Bibliotecas Dificuldades Superação Acompanhar o desenvolvimento conflitos da sociedade organizacionais Compreender hábitos e os costumes dos usuários orçamentos Adaptar tecnologias às reduzidos necessidades e quantidades de informação disponíveis pessoal habilidades administrativas e insuficiente gerenciais dos bibliotecários 6 de julho de 2009 Sistemática para o Planejamento Estratégico de Bibliotecas: Caso Biblioteca Comunitária da UFSCar 3
  • 4. Planejamento Estratégico Aplicado às Bibliotecas Este trabalho apresenta uma sistemática para a realização do planejamento estratégico da Biblioteca Comunitária da UFSCar, como opção metodológica e prática para aproveitamento de oportunidades e neutralização de ameaças que se apresentam na forma de contingências 6 de julho de 2009 Sistemática para o Planejamento Estratégico de Bibliotecas: Caso Biblioteca Comunitária da UFSCar 4
  • 5. Metodologia Metodologia de Gregolin e Oprime (2002), cujos fundamentos são: Aumentar a Produtividade por meio da gestão eficiente dos recursos disponíveis para alcançar propósitos organizacionais Utilizar o Planejamento Estratégico como ferramenta de sobrevivência e de melhoria da organização a curto e longo prazo Desenvolver nos participantes da organização o entendimento de conceitos e procedimentos práticos para estabelecimento de estratégias competitivas e elaboração de planos de trabalho 6 de julho de 2009 Sistemática para o Planejamento Estratégico de Bibliotecas: Caso Biblioteca Comunitária da UFSCar 5
  • 6. Objetivos Desenvolver e aplicar conceitos e procedimentos associados à estratégia organizacional, identificando, medindo, avaliando e controlando atividades de departamentos e funções críticas; Analisar oportunidades para maximizar a eficiência da organização, por meio do aprimoramento do processo decisório, comunicação e compartilhamento de informações; Difundir o pensamento estratégico e sua importância, como forma de obter maior eficácia organizacional. 6 de julho de 2009 Sistemática para o Planejamento Estratégico de Bibliotecas: Caso Biblioteca Comunitária da UFSCar 6
  • 7. Aplicação da Sistemática de Planejamento Período 1º semestre 2009 Técnica Reunião e dinâmicas de grupo, Mediador, Oratória, flip-chart Objeto BCo/UFSCar (39 participantes) Fornecer acesso à informação contribuindo com a formação do Papel conhecimento gerado na UFSCar; suporte à pesquisa, cultura e extensão comunidade universitária e científica (graduação, pós-graduação, Público docentes, funcionários ), comunidade de ensino fundamental e médio, -alvo grupos especiais de usuários, com 18.000 usuários ativos 212.415 volumes (monografias e multimeios) Acervo 4.015 títulos de periódicos Coleções Especiais 43 funcionários (bibliotecários, analista de sistema, técnicos Equipe administrativos de nível médio e fundamental) 6 de julho de 2009 Sistemática para o Planejamento Estratégico de Bibliotecas: Caso Biblioteca Comunitária da UFSCar 7
  • 8. Etapas do Planejamento Estratégico Dia Etapas Objetivos 1 1. Identificação de necessidades do público-alvo, serviços prestados, usuários- 1° clientes, tecnologias, direções de crescimento, características distintivas, valores Propósitos (4 h) Básicos 2. Conceituação da visão de futuro e missão da organização. 1. Identificação de Forças e Fraquezas 2. Identificação de Oportunidades e Ameaças 2 3. Identificação de Fatores críticos de sucesso e desdobramentos 2° Diagnóstico (4h) 4. Análise de brechas: identificação dos principais fatores, processos e seus pesos interno e externo 5. Identificação de Processos críticos 6. Identificação de Vulnerabilidades 1. Posicionamento de serviços oferecidos 3 2. Análise de impactos dos serviços com relação à atratividade 3° Diretrizes 3. Mensuração de competências (8h) estratégicas 4. Definição de objetivos e indicadores estratégicos para construção de eixos ou diretrizes estratégicas 6 de julho de 2009 Sistemática para o Planejamento Estratégico de Bibliotecas: Caso Biblioteca Comunitária da UFSCar 8
  • 9. Resultados Propósitos Básicos ATIVIDADES RESULTADOS Necessidades que Educação, Informação, Conhecimento, Cultura, Lazer, Desenvolvimento, satisfazemos Avanço Científico, Formação, Qualidade de Vida. Empréstimo, Atendimento, Empréstimo entre Bibliotecas; Treinamento e Capacitação de usuários, Orientação Individual; Eventos Culturais, Projetos de Extensão; Acessibilidade a Deficientes Visuais; Pesquisa das necessidades da comunidade; Serviços Consultas/Reservas/Cadastros; Catalogação na Fonte; Repositório Digital; Comutação Bibliográfica; Serviços online. Alunos de graduação e pós-graduação. Docentes / Pesquisadores. Comunidade local. Usuários Funcionários. Departamentos. Usuários portadores de deficiências. Comunidade internacional (comutação). 6 de julho de 2009 Sistemática para o Planejamento Estratégico de Bibliotecas: Caso Biblioteca Comunitária da UFSCar 9
  • 10. Resultados Propósitos Básicos ATIVIDADES RESULTADOS Sistemas de Informação que compõem:  Rede física; Tecnologia –  Servidor; Chave  Internet ;  Softwares. Novos serviços:  Feedback de Aquisição de Obra; Direções /  Auto-empréstimo; Crescimento  Treinamento online, Serviços online, Repositório, Suporte online;  Geração de indicadores da produção científica. Projeto diferenciado. Atendimento à comunidade externa. Atendimento de usuários com necessidades especiais. Características Ação Cultural. distintivas Banco do Livro Texto Acervo de Coleções Especiais. Biblioteca Central. 6 de julho de 2009 Sistemática para o Planejamento Estratégico de Bibliotecas: Caso Biblioteca Comunitária da UFSCar 10
  • 11. Resultados Propósitos Básicos ATIVIDADES RESULTADOS Qualidade no atendimento (cordialidade, educação, presteza). Ser parceiro, ter comprometimento e estar envolvido. Valores Motivação, trabalho em equipe, capacidade e competência. Ser ético, manter a integridade e o respeito com os usuários. " Contribuir para o desenvolvimento científico, tecnológico e cultural de São Carlos, do Estado de São Paulo e do Brasil, por meio: da disponibilidade e acessibilidade de informações científicas e tecnológicas, de eventos culturais, do treinamento e capacitação dos seus usuários, e do acesso de Missão pessoas com restrições físicas às suas instalações físicas e acervos. A organização tem como princípio a valorização do indivíduo, o trabalho em equipe e a busca constante em melhor atender seus usuários, aprimorando e desenvolvendo novos serviços à comunidade.” " Ser uma referência nacional no apoio ao desenvolvimento científico, Visão de Futuro tecnológico e cultural da região, do Estado e do Brasil.” 6 de julho de 2009 Sistemática para o Planejamento Estratégico de Bibliotecas: Caso Biblioteca Comunitária da UFSCar 11
  • 12. Resultados Diagnóstico Interno e Externo ATIVIDADES RESULTADOS Instalações prediais, computadores , rede lógica (física). Forças Recursos Humanos (competências). Acervo. Ação Cultural Software (substituição e aquisição). Rede Lógica (administração do sistema). Fraquezas Compartilhamento de dados/informação. Motivação. Comprometimento. Falta de pessoal. Normas, procedimentos e rotinas de trabalho Parcerias com os departamento e agências de fomento Projeto REUNI Parcerias com o governo municipal Oportunidades A nova gestão da universidade Serviços cooperativos Novas tecnologias Ameaças Não reposição do quadro funcional. Terceirização. Greves. Segurança campus. Recursos Humanos. Tecnologias de Informação. Recursos Financeiros para Fatores Críticos de Sucesso melhorias. Planejamento da distribuição de tarefas (estrutura administrativa/autonomia) 6 de julho de 2009 Sistemática para o Planejamento Estratégico de Bibliotecas: Caso Biblioteca Comunitária da UFSCar 12
  • 13. Resultados Diagnóstico Interno e Externo ATIVIDADES RESULTADOS Pessoal: repensar o processo de contratação (perfil); fazer mais reuniões gerais; promover momentos de interação com maior freqüência. Desdobramentos TICs: melhoria na rede sem fio (parte física); contratação de pessoal; melhoria de dos Fatores Críticos manutenção/equipamentos. Financeiro: alcançar mais autonomia. Planejamento administrativo: .estabelecer grupos de trabalho multi-setoriais. Melhorar relação com Divisão de Controle Acadêmico da UFSCar, Coordenações Análise de de Pós-Graduação, Gráfica e Centros Acadêmicos, Pró-Reitoria de Administração Brecha (recursos financeiros), Departamento de Recursos Humanos da UFSCar. Manutenção do Acervo (falta de pessoal). Administração do Sistema (Rede Lógica e Física). Gerenciamento de contratos e aquisições. Gestão da Biblioteca (Secretaria Executiva). Processos Processamento Técnico. Críticos Treinamento e Orientação ao usuário. Circulação (local onde se realizam empréstimo, devolução). Aquisição do acervo. Ação Cultural. 6 de julho de 2009 Sistemática para o Planejamento Estratégico de Bibliotecas: Caso Biblioteca Comunitária da UFSCar 13
  • 14. Resultados Diagnóstico Interno e Externo ATIVIDADES RESULTADOS RH para equipe de TI (Ação contingente) Estrutura do prédio (Ação contingente) Vulnerabilidades Parar o servidor e switch de fibra ótica RH para manutenção do acervo. Faltar energia elétrica Atratividade Serviços atuais prestados pela BCo/UFSCar possuem alta atratividade. Competência Possui competência alta para realizar seus serviços. Produtividade. Objetivos / Número de obras adquiridas Indicadores Satisfação do usuário. Estratégicos Eficiência. Número de usuários por livro 6 de julho de 2009 Sistemática para o Planejamento Estratégico de Bibliotecas: Caso Biblioteca Comunitária da UFSCar 14
  • 15. Diretrizes Estratégicas da BCo/UFSCar EIXOS / DIRETRIZES DESCRIÇÃO Repositório Institucional Disponibilizar conhecimento gerado na UFSCar através das TICs. Portal BCo/UFSCar Canal de comunicação e disseminação de informação Utilizar ferramentas que gerem comunicação interna mais eficiente Melhoria da Comunicação Interna e eficaz aos propósitos da organização e das pessoas. Atualizações das TICs Descentralizar a seleção e aquisição de TICs. Motivação e Comprometimento Gestão do clima organizacional da BCo/UFSCar Melhoria dos Serviços/Produtos e Implantar a gestão de indicadores de desempenho e de qualidade processos na BCo/UFSCar Implementação do Regimento Interno Implantar e oficializar regras e procedimentos gerais da biblioteca Desenvolvimento de Indicadores de Implantar indicadores para a gestão da organização Desempenho e Qualidade 6 de julho de 2009 Sistemática para o Planejamento Estratégico de Bibliotecas: Caso Biblioteca Comunitária da UFSCar 15
  • 16. Considerações Finais Resultado Considerações Desenvol-  Durante a aplicação da sistemática, grupos de 8 participantes foram incumbidos vimento de de apresentar soluções as questões levantadas Eixos  Estão sendo definidos grupos de trabalho para dar continuidade ao desenvolvimento dos eixos Cumpri-  Propiciou aproveitamento de oportunidades e neutralização de ameaças mento de  Propiciou aos colaboradores: Objetivos  integração, do Planeja-  entendimento da visão, mento Estratégico  compreensão de conceitos e procedimentos práticos para estabelecimento de estratégias e elaboração de planos de trabalhos,  compartilhamento de percepções referentes ao ambiente interno e externo  construção em conjunto de planos de trabalhos para as diretrizes identificadas  Possibilitou uma visão comum e o comprometimento com a missão da Bco 6 de julho de 2009 Sistemática para o Planejamento Estratégico de Bibliotecas: Caso Biblioteca Comunitária da UFSCar 16
  • 17. Implantação da Política de Desenvolvimento de Coleções, Doações e Descarte Implantação do Regimento Interno Implantação da Sinalização e lay-out Melhoria da Comunicação Interna Desenvolvimento do Setor de Informática Interação com os deptos. acadêmicos e coordenações de pós-graduação Implantação da Política do Repositório Institucional Implantação de Indicadores de Desempenho e Qualidade Motivação e Comprometimento Marketing Externo Edificação da BCo
  • 18. Obrigada! Eliane Colepícolo, BCo/UFSCar colepicolo@ufscar.br 6 de julho de 2009 Sistemática para o Planejamento Estratégico de Bibliotecas: Caso Biblioteca Comunitária da UFSCar 18

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