Recommended Best Practices in
    Accounting for GHG Emissions in the
     Canadian Commercial Real Estate


The information contained herein has been compiled by REALpac from sources believed to be reliable...




With  the  context  above  in  mind,  we  recommend  that                                     (where  an  organizati...


      appropriate  references  to  the  accounting  and                 company, while indirect GHG emissions are a ...


selection of the consolidation approach is open to a variety of interpretations, and so a consistent approach may no...


the  authority  to  introduce  and  implement  its  operating                           approach in order to avoid d...


consumed,  then  it  is  far  less  likely  that  the  owner  is 
responsible  for  any  associated  emissions  (how...


                                                                          or  manager  is  directly  responsible  fo...


this  scenario,  the  management  company  would  only  be                    responsible  for  those  emissions.   ...


Tenants:  Because  their  individual  areas  are  sub‐metered  for       It  is  also  worth  noting  that  in  situ...
Upcoming SlideShare
Loading in...5

Accounting For GHG Emissions In The Commercial Building Sector Final


Published on

New guide from REALpac.

1 Like
  • Be the first to comment

No Downloads
Total Views
On Slideshare
From Embeds
Number of Embeds
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Accounting For GHG Emissions In The Commercial Building Sector Final

  1. 1.   Recommended Best Practices in Accounting for GHG Emissions in the Canadian Commercial Real Estate Sector March 2010
  2. 2.           Disclaimer  The information contained herein has been compiled by REALpac from sources believed to be reliable, but no representation or  warranty,  express  or  implied,  is  made  by  REALpac,  its  affiliates  or  any  other  person  as  to  its  accuracy,  completeness  or  correctness. Opinions and estimates contained herein constitute REALpac's judgment as of the publication date, are subject to  change without notice and are provided in good faith but without legal responsibility. REALpac and its directors, officers, and  staff, assume no liability for damage or loss arising from the use of information contained herein.      Copyright  All rights reserved.  No part of this publication may be reproduced or transmitted in any form or by any means, graphic, digital,  electronic  or  mechanical,  including  photocopy,  scanning,  recording  or  any  information  storage  and  retrieval  system,  without  permission in writing from the publisher.    © Copyright Real Property Association of Canada, 2010  This document is published for information and educational purposes only and should not be considered legal advice.    For more information contact:  Carolyn Lane, M.A., M.B.A., Vice President, Research and Communications  Robert Campanelli, M.U.P., Vice President, Professional Development and Industry Sustainability  Real Property Association of Canada  One University Avenue, Suite 1410  Toronto, ON   M5J 2P1  Canada  T. 416‐642‐2700  |  F. 416‐642‐2727  |  E.  |     Acknowledgements  REALpac  would  like  to  thank  the  following  individuals  for  being  part  of  the  GHG  Sub‐Committee,  donating  their  time and talent, and providing their invaluable input into this document:  • Darryl Neate, Director, Sustainability, Oxford Properties  • Giselle Gagnon, Vice President, National Real Estate Services, Bentall LP  • Karen Jalon, Director, National Sustainable Operations, The Cadillac Fairview Corporation Limited    Report prepared by: Chris Caners and Peter Clarke ICF International 277 Wellington Street West, Suite 808 Toronto, ON M5V 3E4 T. 416-341-0390 | F. 416-341-0383 | About ICF International ICF International (NASDAQ: ICFI) partners with government and commercial clients to deliver consulting services and technology solutions in the energy, climate change, environment, transportation, social programs, health, defense, and emergency management markets. The firm combines passion for its work with industry expertise and innovative analytics to produce compelling results throughout the entire program life cycle, from analysis and design through implementation and improvement. Since 1969, ICF has been serving government at all levels, major corporations, and multilateral institutions. More than 3,000 employees serve these clients worldwide. ICF’s Web site is i 
  3. 3.       CONTENTS  1. INTRODUCTION ........................................................................................................................... 1 2. CONTEXT ..................................................................................................................................... 2 3. COMMON CONCEPTS IN GHG ACCOUNTING ................................................................................ 2 3.1 Operational Boundaries............................................................................................................... 3 3.2 Organizational Boundaries .......................................................................................................... 4 4. RECOMMENDATIONS .................................................................................................................. 5 4.1 Owners......................................................................................................................................... 5 4.2 Managers ..................................................................................................................................... 6 4.3 Tenants ........................................................................................................................................ 6 5. APPENDIX .................................................................................................................................... 8 5.1 Scenario A: Industrial Building..................................................................................................... 8 5.2 Scenario B: Commercial Office Building ...................................................................................... 8 5.3 Scenario C: Commercial Retail Building....................................................................................... 9    *****    1. INTRODUCTION  The  goal  of  this  document  is  to  provide  guidance  to  those  As a result of rising concerns regarding the impact of climate  responsible for quantifying greenhouse gas emissions in the  change,  many  entities  have  completed  a  ‘greenhouse  gas  commercial  real  estate  industry.    This  guidance  is  not  inventory’  or  ‘carbon  footprint’  –  effectively  accounting  for  intended  to  be  exhaustive;  rather,  its  aim  is  to  support  the  greenhouse gas  emissions  that  are  emitted  due  to  their  building  professionals  in  completing  greenhouse  gas  daily  operation.    Some  of  these  carbon  footprints  are  inventories  in  the  absence  of  specific  compliance  or  required by law – for instance, certain facilities in Alberta are  voluntary  guidance  (for  instance,  a  Canadian  federal  cap  compelled  to  report  their  greenhouse  gas  emissions  annually,  under  the  Climate  Change  and  Emissions  Management Act.  In a multi-tenant building, with   multiple owners, and a property Greenhouse  gas  accounting,  like  financial  accounting,  manager, and some sub-metering… involves many rules that can be complex to navigate.  These  rules  are  also  open  to  interpretation,  especially  in  the  Whose emissions are they? commercial  building  sector,  where  there  are  infinite  combinations  of  physical  and  operating  characteristics  –  for  and  trade  system,  or  The  Climate  Registry,  respectively).   instance, an industrial building is often built and operated in  Furthermore,  there  are  many  different  approaches  or  a  very  different  manner  than  an  office  building.   variations  on  those  recommended  here  that  fit  within  Furthermore,  there  are  often  numerous  stakeholders  generally  accepted  greenhouse  gas  accounting  principles;  involved at a given commercial property, each of which may  ultimately,  the  reporting  entity  is  alone  responsible  for  wish to complete a carbon footprint, and each of which could  justifying  the  greenhouse  gas  accounting  approach  reasonably  expect  to  be  ‘responsible’  for  that  property’s  employed.   emissions.    1 
  4. 4.     With  the  context  above  in  mind,  we  recommend  that  (where  an  organization  can  publically  post  their  inventory)  building  owners  and  managers  follow  the  financial  and  have  their  own  specific  requirements.      These requirements  operational  control  approaches respectively,  as described  in  are  sometimes  called  ‘protocols’,  and  provide  exact  the  following  discussion.    At  the  completion  of  this  instructions  for  quantifying  GHG  emissions;  others,  such  as  document,  the  reader  should  have  an  appreciation  for  the  ISO 14064‐1, are more conceptual.  complexities  of  greenhouse  gas  accounting,  knowledge  of    the  critical  factors  involved  in  accounting  for  greenhouse  The  International  Organization  for  Standardization  (ISO)  is  gases  in  the  commercial  building  sector,  and  the  ability  to  the  world’s  largest  developer  and  publisher  of  international  apply suggested guidance to their portfolio.  standards. In 2006, ISO 14064 ‐ an international standard for  GHG  management  activities  ‐  was  completed,  including  the  development of emission inventories (ISO 14064‐1), and the  2. CONTEXT  verification  of  those  inventories  (ISO  14064‐3).  It  outlines  Greenhouse  gas  (GHG)  inventorying  and  accounting  is  minimum  requirements  and  provides  a  structure  against  3 becoming  more  common,  across  sectors  and  geographies.   which auditing of inventories may be performed.   In general,  Debate  surrounds  the  question  of  how  best  to  reduce  the  ISO  14064  provides  non‐specific  guidance  and  a  high‐level  concentration of GHG in our atmosphere – in particular, the  framework  for  companies  who  wish  to  complete  and  verify  merits  of  a  carbon  tax  or  a  cap  &  trade  system  are  often  their GHG inventories and projects.  compared.    Two  cap  &  trade  bills  are  currently  being    considered  in  the  United  States1,  which,  if  signed  into  law,  ISO 14064‐1 itself directs users to the World Business Council  would  require  certain  industries  to  meet  absolute  emission  for  Sustainable  Development  (WBCSD)  /  World  Resources  targets;  the  Canadian  government  has  indicated  that  it  Institute (WRI) Greenhouse Gas Protocol (GHG Protocol), and  intends to follow whatever path the United States chooses.  encourages  the  use  of  this  reference  for  more  specific    guidance.  The WRI was launched in 1982 as a policy research  Apart from any regulatory requirements, many stakeholders  and  analysis  centre  to  address  global  resource  and  4 in the commercial building sector are beginning to complete  environmental  issues ,  and  along  with  the  WBCSD,  has  their  GHG  inventories.    These  inventories  can  be  used  for  a  worked  to  develop  international  accounting  tools  for  variety of purposes; to assess financial risk associated with a  greenhouse  gas  emissions,  including  the  authoritative  price  of  emissions,  to  inform  and  drive  operational  Greenhouse  Gas  Protocol,  Corporate  Accounting  and  improvements,  and  to  benchmark  against  peer  companies.   Reporting  Standard  (The  GHG  Protocol).5    ISO  14064‐1  and  For instance, REALpac itself has recently released an array of  The GHG Protocol are consistent with the best‐practice GHG  research reports on this topic, including A Guide to Corporate  accounting principles below:  Responsibility  and  Sustainability  Reporting  in  the  Canadian    Real  Property  Sector.2    Furthermore,  a  number  of  Canadian  • RELEVANT ‐ The carbon footprint appropriately reflects  property management companies have completed their GHG  the  GHG  emissions  of  the  company  and  serves  the  inventories,  including  Oxford  Properties  Group,  Cadillac  decision‐making needs of its users.  Fairview and Bentall LP.  • COMPLETE  ‐  Accounts  for  and  reports  on  all  GHG    emission  sources  and  activities  within  the  chosen  While standardized approaches to GHG accounting exist, the  inventory  boundary.  Discloses  and  justifies  any  specific  field is evolving rapidly, and conflicting or unclear guidance is  exclusions.  common.    The  commercial  building  sector  is  particularly  • CONSISTENT  ‐  Uses  consistent  methodologies  to  allow  complex in this way, due to the number of entities involved,  for  meaningful  comparisons  of  emissions  over  time.   and  the  operational  and  physical  diversity  of  commercial  Transparently  documents  any  changes  to  the  data,  buildings.  inventory  boundary,  methods,  or  any  other  relevant  factors in the time series.  3. COMMON CONCEPTS IN GHG  • TRANSPARENT  ‐  Addresses  all  relevant  issues  in  a  ACCOUNTING  factual  and  coherent  manner,  based  on  a  clear  audit  trail.    Discloses  any  relevant  assumptions  and  makes  There are a range of documents and standards that provide  GHG  accounting  guidance  to  organizations  that  measure,                                                               3 quantify  and  report  their  Carbon  footprint.    Many  registries  ISO 14064, International Standard for GHG Emissions Inventories and Verification, Jay Wintergreen and Tod Delaney, First Environment, Inc, Boonton, NJ, presented at 16th                                                              Annual International Emission Inventory Conference, Raleigh, NC, 2007. 1 4 The Waxman-Markey Bill was approved by the House of Representatives in mid-2009, 5 while the substantially similar Boxer-Kerry Bill was released in the fall of the same year. World Business Council for Sustainable Development / World Resources Institute. 2 This memorandum may serve to provide further guidance to section ENV3: Emissions of Greenhouse Gas Protocol, Corporate Accounting and Reporting Standard. April 2004. the Guide. 2 
  5. 5.     appropriate  references  to  the  accounting  and  company, while indirect GHG emissions are a consequence of  calculation methodologies and data sources used.  activities  of  the  company,  but  occur  at  sources  owned  or  • ACCURATE  ‐  Ensures  that  the  quantification  of  GHG  controlled  by  a  different  entity.    When  completing  their  emissions is systematically neither over nor under actual  carbon  footprint,  companies  should  separately  account  for  emissions,  as  far  as  can  be  judged,  and  that  and report on Scope 1 and 2 at minimum (i.e. the emissions  uncertainties are reduced as far as practicable. Achieves  that  they  are  ‘responsible’  for).    Examples  of  how  some  sufficient  accuracy  to  enable  users  to  make  decisions  emission sources are categorized are provided in Figure 1.  with  reasonable  assurance  as  to  the  integrity  of  the    reported information.  Energy  related  data  is  the  backbone  of  quantifying  GHG  emissions for stakeholders in the commercial building sector    –  emissions  associated  with  heating  (natural  gas,  fuel  oil,  In  order  to  understand  what  emissions  sources  should  be  etc),  cooling  (electricity)  and  powering  (electricity)  the  included,  and  to  determine  what  entity  is  responsible  for  building fleet likely make up the majority of the emissions for  their  accounting,  ‘boundaries’  must  be  selected  and  that  stakeholder.        Therefore,  quality  information  on  the  evaluated.    The  operational  and  organizational  boundaries  energy  use  of  the  buildings  themselves  is  critical  to  work in tandem to define the scope of the carbon footprint.  completing a GHG inventory.      There  are  three  separate  categories  with  respect  to  Scope  3  is  an  optional  category  that  represents  emissions  allocating  emissions  from  the  operation  of  commercial  that occur as a consequence of a company’s activities, which  buildings:  owners,  managers  and  tenants.    Adding  to  the  are  from  sources  that  are  not  owned  or  controlled  by  the  complexity of GHG accounting, a company may be more than  company.    While  optional,  quantifying  Scope  3  emissions  one of these categorizations concurrently (for instance own,  may be a useful tool for increasing the efficiency of company  manage  and  occupy  a  facility)  or  across  a  portfolio  (own  operations.    For  commercial  buildings  specifically,  Scope  3  some buildings, manage others).  Furthermore, there may be  may include emissions resulting from the construction of the  multiple companies categorized in the same way for a facility  building  or  waste  generated  annually.    For  company  (several building owners with separate tenants on each floor,  inventories,  common  Scope  3  emissions  include  those  from  for instance).  air travel and employee commuting.  In circumstances where  a  company  owns  or  manages  a  facility  but  does  not  report  3.1 Operational Boundaries  the associated emissions as Scope 1 or Scope 2 (because for  reasons  discussed  in  this  document,  that  company  is  not  In GHG accounting, emissions are classified broadly as direct  considered  directly  responsible),  these  emissions  may  be  (Scope  1),  energy  indirect  (Scope  2),  and  indirect  emissions  included  under  Scope  3,  in  keeping  with  the  principles  of  from other indirect sources (Scope 3) ‐ please see Figure 2 for  completeness and transparency.  a general illustration of these scopes.  Direct GHG emissions    result  from  sources  that  are  owned  or  controlled  by  the      Figure 1: Description of Scoped Emissions  Scope 1 (Direct emissions):   • On‐site  combustion  of  fossil  fuels  (e.g.  natural  gas  or  heating  oil  for  space  heating,  diesel  combustion from emergency generators).   • Mobile fuel consumed due to the operation and maintenance of the building and property  (e.g. fleet and maintenance vehicles)    Scope 2 (Indirect emissions associated with the consumption of electricity):    • Electricity or steam consumption at the facility (or deep lake water cooling).    Scope 3 (Other indirect emissions):   • Waste disposal  • Building construction    Complexities arise in GHG accounting in the commercial building sector for two reasons.  First, classifying emissions into Scope  1 or Scope 2 is highly dependent upon the organizational boundary determined by the company, which is in turn dependent  upon  the  consolidation  approach  used  (equity,  financial  or  operational,  as  described  in  the  next  section).    However,  the  3 
  6. 6.     selection of the consolidation approach is open to a variety of interpretations, and so a consistent approach may not be used by  all building stakeholders.  Furthermore, interpretation of guidance must often occur within each consolidation approach.    Figure 2: Representation of Scopes    Image from The GHG Protocol.        Second,  when  more  than  one  entity  includes  the  same  Consolidation Description emissions under Scope 1 or Scope 2, ‘double counting’ occurs  Approach – for instance, if both the owner and manager, or co‐owners  Account for percentage of GHG  of the same building were to include the GHG emissions due  Equity  emissions according to equity share  from the same building in their carbon footprints, the same  ownership of the building.  emissions  would  be  counted  twice.    However,  double  Account for 100 percent of GHG  counting of emissions is not a significant concern unless the  emissions where the company has the  emission  inventories  of  each  stakeholder  are  being  Operational  authority to implement operational  aggregated, and/or the reporting of emissions is regulated –  policies at the building.  in  which  case,  the  appropriate  approach  would  be  dictated  Account for 100 percent of GHG  by the regulatory authority (such as a government).  emissions where the company retains  Financial  the majority of the risks and rewards of  3.2 Organizational Boundaries  ownership of the building.    A  company  should  select  an  organizational  boundary  Under  the  equity  consolidation  approach,  a  company  consolidation approach for consolidating GHG emissions and  accounts for its  share of the GHG emissions from a building  then  consistently  apply  that  approach  to  determine  which  under Scope 1 and Scope 2, according to its share of financial  GHG  emissions  are  included  or  excluded  from  their  carbon  equity  in  that  building.    The  equity  share  reflects  economic  footprint.  Once a consolidation approach has been chosen, it  interest ‐ the extent to which a company has a right to risks  should be applied consistently across all company operations  and rewards from the building.  included in the carbon footprint.      Under  the  operational  consolidation  (control)  approach,  a  Good practice guidance from The GHG Protocol suggests that  company  reports  100%  of  the  building  emissions  under  the organizational boundary may be defined using either the  Scope  1  and  Scope  2  if  it  has  the  full  authority  to  introduce  equity  share  or  control  approach  (the  latter  of  which  is  and  implement  its  operating  policies  at  the  building.   further  subdivided  into  financial  control  or  operational  However,  having  operational  control  does  not  mean  that  a  control).    For  simplicity,  we  refer  to  these  consolidation  company necessarily has the authority to make all decisions  approaches  as  equity,  financial  and  operational;  they  are  concerning an operation… it does mean that a company has  summarized in the table below.    4 
  7. 7.     the  authority  to  introduce  and  implement  its  operating  approach in order to avoid double counting; however, this is  6 policies.   unlikely  to  occur,  given  the  range  and  breadth  of    stakeholders  often  involved  with  even  one  commercial  building.    …but what REALpac recommends is The  best‐practice  accounting  principles  (relevance,  that building owners use the completeness,  consistency,  transparency,  and  accuracy)  should be considered throughout the process of quantifying  financial consolidation approach, a carbon footprint.  Due to the complexity of the commercial  and building managers use the building sector,  interpretation of GHG accounting guidelines  operational consolidation approach. is often required.  When interpretation is required, providing  more  ‐  rather  than  less  ‐  contextual  information  and  justification  (Transparency,  Completeness)  in  the  carbon  Using  the  financial  consolidation  (control)  approach,  a  footprint  pertaining  to  the  scoping  of  emissions  is  always  company  should  account  for  100%  of  the  GHG  emissions  recommended.  from a building under Scope 1 and Scope 2 if it has the ability  to  direct  the  financial  and  operating  policies  of  that  4.1 Owners  building…a  company  is  considered  to  have  financial  control  of an operation if it retains the majority risks and rewards of  In  the  commercial  building  sector,  we  recommend  that  ownership of the building.7    In practice, the financial control  building  owners  use  the  financial  consolidation  approach,  approach means that the entity that is receiving the financial  as  it  is  the  clearest  and  most  transparent  of  the  available  9 benefit  from  the  operation  of  the  building  is,  alone,  options for the commercial building sector.  In addition, due  responsible  for  the  emissions  from  the  operation  of  the  to their similarity (both are subsets of the control approach),  building.  and in the context of commercial buildings, there is rarely a    distinction  between  the  operational  and  financial  Several  common  representative  scenarios  are  described  consolidation approaches for owners.  below  as  further  guidance.    Because  interpretations  of  GHG    accounting  guidance  will  differ,  it  is  critical  that  sufficient  As  demonstrated  by  the  scenarios  appended  to  this  justification  and  context  is  provided  in  the  carbon  footprint  document, there are some instances where a building owner  report  to  allow  users  of  the  information  to  interpret  the  may  not  have  direct  financial  control  over  a  specific  activity  results correctly, and maintain the best‐practice principles of  in  the  building  ‐  for  instance,  the  building  in  question  could  transparency and completeness.  be  an  industrial  facility,  where  utility  costs  are  paid  and  4. RECOMMENDATIONS  In a situation where the owner pays As  discussed  above,  companies  are  free  to  select  the  for the utility costs directly and does organizational boundary approach that best suits their needs  not charge them back to individual when  voluntarily  reporting  their  GHG  emissions.    Double  8 counting   may  occur  if  different  consolidation  approaches  tenants based on sub-metered are  used,  but  this  factor  is  not  critical  in  the  absence  of  consumption, the emissions belong regulated  reporting  requirements.    When  considering  which  to the owner. organizational approach best suits your needs it is important  to question the level of control you hold over decisions that  will  influence  emissions  and  consider  which  approach  best  operational  decisions  that  affect  energy  consumption  are  reflects your level of control.      made directly by the tenant.       This  section  provides  recommendations  regarding  which  Where  sub‐metering  of  tenants  occurs,  the  party  that  is  consolidation  approach  would  ideally  be  used  by  each  directly  responsible  for  the  utility  costs  is  a  reasonable  stakeholder  category  with  respect  to  commercial  buildings.   method  for  determining  control.    For  instance,  if  an  owner  Ideally, all stakeholders would utilize the same consolidation  installed  electrical  sub‐metering  for  each  tenant,  and  the  tenants  were  responsible  for  payment  of  the  electricity                                                               6 Adapted from The GHG Protocol.                                                              9 7 Ibid. A good description of these GHG accounting approaches, please see Chapter 3 of The 8 Greenhouse Gas Protocol: A Corporate Accounting and Reporting Standard. World It is important to note that multiple companies may report the same emissions under Resources Institute/World Business Council for Sustainable Development. The Scope 3; however, this is not considered double counting as Scope 3 is reserved for Greenhouse Gas Protocol is widely considered as the benchmark standard in GHG those emissions that are not the direct responsibility of that company. accounting practice. See 5 
  8. 8.     consumed,  then  it  is  far  less  likely  that  the  owner  is  responsible  for  any  associated  emissions  (however,  in  these  4.3 Tenants  cases  the  owner  would  still  be  responsible  for  emissions  associated  with  the  operation  of  common  spaces,  outdoor  We recommend that owners and managers treat emissions  lighting, etc.)  as the tenant’s emissions if sub‐metered and either paid  directly by or charged back to the tenant.  4.2 Managers    Tenants  require  certain  information  from  building  owners  We recommend that commercial building managers utilize  and/or managers in order to complete their carbon footprint,  the operational consolidation approach, although this could  such  as  their  electricity  consumption.    Regardless  of  the  lead to double counting with owners if the building owners  consolidation  approach  used,  individual  GHG  inventories  are reporting their emissions using the financial  could then note any possibility of double counting.  consolidation approach from the same building.  However,    double counting is a less critical problem than having neither  Ideally,  building  owners  and  managers  will  communicate  to  party counting the emissions, in the absence of regulatory  their tenants:  requirements.   a) Their  consolidation  approach  (equity,  financial  or    operational)   It should be noted that having operational control does not  b) Which sources of emissions are treated as Scope 1  mean that a company necessarily has authority to make all  and Scope 2  decisions concerning the operation of a building (such as  c) Energy consumption (electricity, natural gas, etc) of  capital spending authority).  Operational control does mean  that  tenant  (if  required,  pro‐rated  based  on  share  of total rentable space)    In a situation where the management company has the In a building with sub-metered authority to direct the financial and utilities paid directly by the tenant operating policies of the building, it or charged back to the tenant, the is the manager’s emissions. If the emissions are the tenant’s manager pays for the utility costs responsibility. directly and/or can direct the operational policies of the building, It  is  important  to  note  that  often  more  than  one  tenant  the manager most likely has control.  occupies  a  given  building.    In  these  cases,  the  reported  emissions should correspond with each tenants’ share of the  building’s emissions, in the event that a tenant’s share of the  that a company has the authority to introduce and  utilities  are  sub‐metered  and  charged  directly  to  the  tenant   implement its operating policies.  From a commercial  or sub‐metered by the owner/manager and charged back to  building manager’s perspective, it is important to consider to  the tenant.  what extent daily management responsibilities can influence    building operational and investment decisions, as well as  The  table  on  the  next  page  provides  a  summary  of  the  where financial responsibility for utility costs lie.  general  guidance  regarding  reporting  responsibilities  for  Scope 1 and Scope 2, based on the perspective of the owner,  manager, or tenant.      6 
  9. 9.       Operational Boundaries  Scope 1 (Direct)  Scope 2 (Indirect)  Consolidation  Sub‐metering of  Direct: On‐site/owned emission sources (e.g. combustion of fossil  Stakeholder  Indirect: Imported electricity, steam, other heat or cooling. (e.g.  Approach  utilities for occupants?  fuels like natural gas, use of fuel in grounds equipment,  electricity used by the building)  replacement of refrigerants)  No  Equity share of all emissions.  Equity share of all building emissions.  Equity  Yes  Equity share of allocated emissions.  Equity share of allocated emissions.  Owners  No  100% of all emissions.  100% of all emissions.  Financial  Yes  100% of allocated emissions.  100% of allocated emissions.  No  100% of all emissions.  100% of all emissions.  Organizational Boundaries  Operational  10 10 Yes  100% of all allocated emissions.   100% of all allocated emissions.   No  Equity  Yes  None.  None.  No  Managers  Financial  Yes  No  100% of all emissions.  100% of all emissions.  Operational   10  10 Yes  100% of all allocated emissions.   100% of all allocated emissions.   No  None  None  Equity  Yes  None.  None.  No  None.  None.  Tenants  Financial  Yes  100% of allocated emissions.  100% of allocated emissions.  No  None.  None.  Operational  Yes  100% of allocated emissions.  100% of allocated emissions.                                                               10 In cases where a building management company has the authority to introduce and implement operating policies at the building, the owner may not be responsible for the emissions; rather, they would be the responsibility of the building management company. Ideally, the building owners and managers would communicate their intentions on this topic to each other; otherwise double-counting of emissions may occur. 7 
  10. 10.     or  manager  is  directly  responsible  for  the  fuel  costs  associated  with  these  activities  (i.e.  they  purchase  the  fuel  5. APPENDIX  directly),  then  the  associated  emissions  are  their  responsibility.  However, if the landscaping company supplies  5.1 Scenario A: Industrial Building  the fuel, then these emissions would be expected to be the  responsibility of the landscaping company – in this case, the  A company owns a building being used by a single tenant for  owner or manager may categorize these emissions as Scope  an  energy‐intensive  manufacturing  operation.    The  tenant  3.  receives all utility bills directly and owns the equipment used    in the facility.    Best‐practice  GHG  accounting  principles  should  be  kept  in  Owner: The owner does not have the authority to introduce  mind when interpreting consolidation guidance.  In this case,  and  implement  its  operating  policies;  therefore,  emissions  the  emissions  from  this  operation  do  not  reflect  the  GHG  from  the  operation  of  this  building  would  not  be  the  emissions  of  the  company  (Relevance).    To  ensure  responsibility of the owner, other than emissions associated  completeness and transparency, the owner should provide a  with  common  areas  (for  instance,  if  there  are  multiple  justification  for  the  exclusion  of  these  emissions  in  their  tenants  of  the  building,  then  emissions  associated  with  carbon footprint report.  common  hallways  and  lighting  for  parking  lots  and  garages  would be the responsibility of the owner).  5.2 Scenario B: Commercial Office Building  Tenant:    Because  the  tenant  is  responsible  for  and  receives  Three  companies,  one  a  majority  owner,  own  an  office  all of the utility bills associated with this property, the tenant  building occupied by multiple tenants. The individual tenants  would be expected to report emissions from this building as  are  not  sub‐metered,  and  the  majority  owner  is  responsible  Scope 1 and Scope 2.    for  the  utility  bills  and  has  final  authority  for  decisions  concerning  the  building;  a  management  company  operates  this building on behalf of the owners, but does not have the  authority  to  introduce  and  implement  its  operating  policies  In a typical industrial building, the without approval of the majority owner.    tenant will most often be Owner:  The majority owner has the ultimate authority over  responsible for the emissions building  decisions,  and  is  responsible  for  the  utility  costs;  associated with the activities of that furthermore,  no  sub‐metering  occurs.    Therefore,  the  majority owner of the building would be expected to include  building. However, the owner or all  emissions  from  this  facility  in  its  carbon  footprint,  manager may be responsible for categorized as Scope 1 or Scope 2.  emissions from common areas (such Management:  While  the  management  company  is  as hallways and parking garages) if responsible  for  the  day‐to‐day  operation  of  the  building,  it  those emissions are separately billed likely does not have operational control, as it does not have  the  authority  to  implement  its  operating  policies,  and  must  to the landlord. respond  to  the  needs  of  its  clients,  the  owners.    Therefore,  the management company would not be expected to report  these emissions as Scope 1 or Scope 2, although they may be  The  entity  responsible  for  the  utility  bills  can  be  a  useful  categorized as Scope 3, in keeping with the GHG accounting  indicator  of  control  when  interpreting  the  consolidation  principles of transparency and completeness.  approaches.    In  this  case,  the  manufacturing  facility  uses  significant  amounts  of  energy  and  is  financially  responsible  However, if the management company was able to introduce  for the use of the energy, resulting in GHG emissions which  and implement its operating policies and/or was responsible  are not considered the responsibility of the owner.  for the utility  costs, then it may have operational control of  the building.  In this case, the management company would  The utility bill indicator can also be useful when determining  categorize  the  emissions  from  the  building  as  Scope  1  and  responsibility  for  sources  of  emissions  that  may  be  Scope 2.  A management company’s control over a building  categorized  under  Scope  1  or  Scope  2,  other  than  those  is  a  judgment  call  that  should  be  based  on  the  applicable  associated  with  heating,  cooling  and  powering  the  building  guidance  (such  as  the  GHG  Protocol).    Furthermore,  a  itself.  For instance, a building owner or manager may hire a  management  company  may  have  operational  control  over  landscaping  company  to  cut  lawns,  plow  driveways  and  some, but not all of the buildings under its management – in  collect leaves.  In these circumstances, if the building owner  8 
  11. 11.     this  scenario,  the  management  company  would  only  be  responsible  for  those  emissions.    Ideally,  the  owner  and  responsible  for  reporting  those  emissions  over  which  it  has  management  company  would  communicate  their  intentions  control under Scope 1 or Scope 2 (similar to the owners). In  regarding the GHG accounting approach in these cases.    this case, double counting of these emissions would occur if  both  the  owner  and  the  management  company  reported  In addition, it is recommended that emissions from common  building emissions as Scope 1 and Scope 2.  areas  (e.g.  hallways)  be  allocated  to  the  owner  or  manager  (in the case that the management company has operational  Tenant:  While  the  tenants  may  have  some  operational  control),  based  on  the  principles  of  completeness  and  control  in  their  space  (for  instance,  the  tenant  may  be  able  transparency.  Care should be taken to treat buildings (that  have similar characteristics) consistently across a portfolio,  in keeping with GHG accounting principles.  As always, the  In a multi-tenant, non-sub- inclusion  of  contextual  information  and  justification  for  metered office building, the allocation  decisions  in  the  carbon  footprint  report,  where  interpretation is required, is highly recommended.  owner will be responsible for the associated emissions. Where sub- 5.3 Scenario C: Commercial Retail Building  metering occurs (and is charged One company owns a large retail facility occupied by multiple  back), the tenants are responsible tenants.  The  individual  retail  units  are  sub‐metered  for  for those emissions; however, the electricity,  and  each  tenant  is  responsible  for  their  own  electricity  bills.  In  addition,  each  tenant  is  able  to  configure  owner and/or manager will still be and  install  lighting  and  other  electricity‐consuming  responsible for emissions from the equipment.  A  management  company  operates  the  building  on behalf of the owners, and has the authority to introduce  operation of common areas (such and implement operational policies at the building.    as lighting for hallways and parking garages). In the case that Owner:    Because  the  owner  does  not  financially  or  operationally  control  the  electrical  operation  of  each  unit  both the owner and manager take and does not receive the electricity bills, emissions from the  responsibility for the emissions, use  of  electricity  in  the  occupied  units  would  not  be  considered  the  responsibility  of  the  owner.    However,  double counting will occur. heating  for  the  building  is  not  sub‐metered,  and  is  centrally  controlled  by  the  manager.        Based  on  the  recommended  turn  the  lights  in  their  area  on  or  off)  they  do  not  have  the  financial  consolidation  approach,  the  owner  would  be  full authority to introduce and implement operating policies;  expected  to  report  emissions  due  to  the  heating  of  the  therefore,  the  emissions  from  this  building  would  be  building  as  Scope  1.    The  owner  would  also  be  expected  to  categorized  as  Scope  1  or  Scope  2  and  would  be  the  report  all  emissions  associated  electricity  use  in  common  responsibility of the owner, and not the tenant.  areas  (hallways,  outdoor  lighting)  as  Scope  2,  as  the  tenant  would  be  responsible  for  electricity  use  based  on  sub‐ Interpretation  of  the  operational  consolidation  approach  metering of their rented space.  definition  commonly  comes  into  play  in  this  frequently‐ encountered  scenario.    For  instance,  some  buildings  may  Manager:  In this scenario, the management company likely  provide  the  occupants  with  greater  control  over  their  has operational control, and therefore, would be expected to  environments (turning lights on or off; thermostat set points)  report  these  emissions  using  a  similar  approach  as  the  others  may  not.    In  addition,  tenants  may  or  may  not  be  owners  (i.e.  report  all  emissions  from  building  heating  and  directly responsible to the utility company for those services.   emissions from electricity use in common areas as Scope 1 or  In  cases  where  the  management  company  is  effectively  Scope 2).  This will lead to double‐counting of the emissions  responsible  for  the  operation  and  investment  decisions  for  from this building if the building management company and  the  building,  then  under  the  operational  consolidation  the  owners  both  report  these  emissions  as  Scope  1  and  approach,  the  management  company  would  be  considered  Scope 2.    9 
  12. 12.     Tenants:  Because  their  individual  areas  are  sub‐metered  for  It  is  also  worth  noting  that  in  situations  where  the  building  electricity,  but  not  for  heating,  the  tenant  would  be  owner  and  management  are  the  same  company,  emissions  responsible  for  the  emissions  due  to  the  amount  of  should  be  reported  using  a  consistent  approach  to  the  electricity consumed in their unit, but not for the heating of  organizational  boundary  selected.    For  instance,  under  that unit, as that is not individually sub‐metered.  Therefore,  Scenario  C,  were  the  owner  and  manager  the  same  entity,  the  tenants  would  report  their  electricity  emissions  under  and  that  entity  uses  the  financial  consolidation  approach  to  Scope 2, but would not report the emissions associated with  report its carbon footprint, the emissions would be reported  building  heating  under  Scope  1  (these  emissions  may  in the inventory of that entity as the owner of the building.  optionally be reported under Scope 3).    In a commercial retail building with electrical sub-metering, tenants will be responsible for the emissions associated with their electricity use. The owner and/or manager (if the manager has operational control) will be responsible for the emissions associated with utilities that are not directly attributed to a tenant (such as natural gas), and the emissions associated with electricity use in the common areas of the building. Double counting will occur if the owners and managers both report these emissions.   This  scenario  can  become  more  complex  quite  easily;  for  instance,  if  the  individual  units  are  sub‐metered  for  natural  gas consumption, then the tenant would likely be responsible  for  the  associated  emissions.    In  cases  with  utility  sub‐ metering  for  individual  units,  the  entity  that  has  financial  responsibility for the utility costs is generally a good indicator  of responsibility for emissions.  10