Presentaciones orales efectivas Andrés Ricardo Schuschny Planificación Estratégica Mágister en Gestión Pública Universidad de Santiago de Chile 2007

“ ... Si tuviera 8 horas para cortar un árbol, 6 de ellas las pasaría afilando el hacha ” Abraham Lincoln

Preparación de una presentación ¿ A quién va dirigida? Grupo ¿Para qué? Objetivo ¿Qué? Tema ¿Cómo? Estilo–medios disponibles ¿Cuándo? Momento – situación ¿Dónde? Lugar

Tipos de asistentes Enemigo: Problema : contradice al expositor, a menudo sin razón y cuestiona el liderazgo del presentador. Acción : Agradecer las preguntas u opiniones y pedir a otros que opinen sobre lo que dice. Dar la razón cuando la tenga. Falta de base Problema : pregunta aspecto que ya se dan por entendidos y hace perder tiempo a los demás. Acción : Agradecer participación y recordar que el tema se trató anteriormente. Decirle que en el descanso hablará con él. Payaso Payaso Problema : exceso de bromas que hacen perder tiempo y concentración al resto. Acción : Ignorarlo y poco a poco se dará cuenta que está de más. Con simpatía entrar en su “onda” algunas veces.

Enemigo:

Problema : contradice al expositor, a menudo sin razón y cuestiona el liderazgo del presentador.

Acción : Agradecer las preguntas u opiniones y pedir a otros que opinen sobre lo que dice. Dar la razón cuando la tenga.

Falta de base

Problema : pregunta aspecto que ya se dan por entendidos y hace perder tiempo a los demás.

Acción : Agradecer participación y recordar que el tema se trató anteriormente. Decirle que en el descanso hablará con él. Payaso

Payaso

Problema : exceso de bromas que hacen perder tiempo y concentración al resto.

Acción : Ignorarlo y poco a poco se dará cuenta que está de más. Con simpatía entrar en su “onda” algunas veces.

Tipos de asistentes Desinteresado Problema : se pone a leer el diario, a hablar con el vecino o a dormir. Acción : Ignorarlo, pero en el primer descanso preguntarle si tiene algún problema, puede que haya sido invitado sin razón. Cooperador Problema : Si el expositor se apoya demasiado en él, puede enfrentarlo al grupo. Acción : Apoyarse en él cuando actúan el enemigo, el payaso, el monopolizador o el sabio. Monopolizador Problema : pregunta demasiado sin dejar hablar al expositor y haciendo perder el tiempo en cuestiones marginales. Acción : escuchar y hacer acotación para retomar la palabra. De forma pausada pedir opiniones a otros. Caminar y ponerse a su lado para hacer lo anterior.

Desinteresado

Problema : se pone a leer el diario, a hablar con el vecino o a dormir.

Acción : Ignorarlo, pero en el primer descanso preguntarle si tiene algún problema, puede que haya sido invitado sin razón.

Cooperador

Problema : Si el expositor se apoya demasiado en él, puede enfrentarlo al grupo.

Acción : Apoyarse en él cuando actúan el enemigo, el payaso, el monopolizador o el sabio.

Monopolizador

Problema : pregunta demasiado sin dejar hablar al expositor y haciendo perder el tiempo en cuestiones marginales.

Acción : escuchar y hacer acotación para retomar la palabra. De forma pausada pedir opiniones a otros. Caminar y ponerse a su lado para hacer lo anterior.

Tipos de asistentes Sabio Problema : quiere que se vaya más rápido, lo sabe todo, trata de romper los esquemas del presentador. Acción : agradecer su aporte y retomar la iniciativa, señarlar que otros pueden tener otro ritmo. Líder Problema : el grupo está pendiente de él, si es positivo es muy cooperador, si es negativo puede perjudicar la marcha. Acción : reconocerle el liderazgo y proponerle cuestions que le hagan cooperar positivamente, indagar las razones de su actitud. 2do. de a bordo 2do. de a bordo Problema : siguen ciegamente al líder. Acción : conseguir que el líder sea cooperador. Oveja negra Problema : el grupo se burla de él. Acción : intentar valorizarlo y responderle con excesiva cordialidad.

Sabio

Problema : quiere que se vaya más rápido, lo sabe todo, trata de romper los esquemas del presentador.

Acción : agradecer su aporte y retomar la iniciativa, señarlar que otros pueden tener otro ritmo.

Líder

Problema : el grupo está pendiente de él, si es positivo es muy cooperador, si es negativo puede perjudicar la marcha.

Acción : reconocerle el liderazgo y proponerle cuestions que le hagan cooperar positivamente, indagar las razones de su actitud. 2do. de a bordo

2do. de a bordo

Problema : siguen ciegamente al líder.

Acción : conseguir que el líder sea cooperador.

Oveja negra

Problema : el grupo se burla de él.

Acción : intentar valorizarlo y responderle con excesiva cordialidad.

Tipos de asistentes Antagonistas Problema : se enfrentan entre ello en la situación. Acción : reconocer los diversos puntos de vista que pueden existir y proponer debates liderados por ellos.

Antagonistas

Problema : se enfrentan entre ello en la situación.

Acción : reconocer los diversos puntos de vista que pueden existir y proponer debates liderados por ellos.

Presentaciones eficaces Mientras más nos enfoquemos en las necesidades del otro y no en las propias, más exitoso será nuestro desempeño. La necesidad de los otros, no lo que se dice, es la clave para una exposición efectiva. Palabras clave es: EMPATÍA, ALTERIDAD, CLARIDAD, BREVEDAD

Mientras más nos enfoquemos en las necesidades del otro y no en las propias, más exitoso será nuestro desempeño.

La necesidad de los otros, no lo que se dice, es la clave para una exposición efectiva.

Palabras clave es: EMPATÍA, ALTERIDAD, CLARIDAD, BREVEDAD

Tipos de expositores Enemigo Problema : considera que los asistentes no tienen nivel ni interés, menosprecia a las personas. Acción : plantearse cuál es su verdadera vocación con relación a la comunicación, comprobar las cualidades positivas de los participantes. Falta de base Problema : no conoce el contenido ni las técnicas de comunicación suficiente. Acción : preparar mejor el contenido y sus métodos de trabajo. Payaso Problema : suple sus carencias de contenido con un exceso de bromas que desvirtúan la acción comunicadora. Acción : dosificar las bromas, comprobando que están relacionadas con el tema, suplir las carencias de contenido.

Enemigo

Problema : considera que los asistentes no tienen nivel ni interés, menosprecia a las personas.

Acción : plantearse cuál es su verdadera vocación con relación a la comunicación, comprobar las cualidades positivas de los participantes.

Falta de base

Problema : no conoce el contenido ni las técnicas de comunicación suficiente.

Acción : preparar mejor el contenido y sus métodos de trabajo.

Payaso

Problema : suple sus carencias de contenido con un exceso de bromas que desvirtúan la acción comunicadora.

Acción : dosificar las bromas, comprobando que están relacionadas con el tema, suplir las carencias de contenido.

Tipos de expositores Egocéntrico Problema : sólo se centra en él y no piensa en los intereses de los demás. Acción : intentar que el centro sean otros. Sabio Problema : sólo está preocupado en demostrar que él sabe mucho. No le interesa que los demás aprendan o capten. Acción : preocuparse más por el conocer de los otros que por demostrar su sabiduría. Nervioso Problema : inseguridad, miedo, vergüenza. Actúa muy por debajo de sus posibilidades. Acción : para mejorar hay que formarse, ensayar, desarrollar más autoconfianza.

Egocéntrico

Problema : sólo se centra en él y no piensa en los intereses de los demás.

Acción : intentar que el centro sean otros.

Sabio

Problema : sólo está preocupado en demostrar que él sabe mucho. No le interesa que los demás aprendan o capten.

Acción : preocuparse más por el conocer de los otros que por demostrar su sabiduría.

Nervioso

Problema : inseguridad, miedo, vergüenza. Actúa muy por debajo de sus posibilidades.

Acción : para mejorar hay que formarse, ensayar, desarrollar más autoconfianza.

Percepción y postura psicológica La percepción es un proceso psicológico por el que el individuo recibe estímulos, los interpreta y los traduce en una respuesta. La percepción da origen a la postura, que refiere a un estado general de prevención. La actitud es una organización de concepto, motivos, cualidades, hábitos y conocimientos, reunidos a modo valorativo con respecto a algo o alguien. En lo posible es necesario conocer los prejuicios, actitudes y necesidades del auditorio, que cual ofrece indicios, verbales y gestuales.

La percepción es un proceso psicológico por el que el individuo recibe estímulos, los interpreta y los traduce en una respuesta.

La percepción da origen a la postura, que refiere a un estado general de prevención.

La actitud es una organización de concepto, motivos, cualidades, hábitos y conocimientos, reunidos a modo valorativo con respecto a algo o alguien.

En lo posible es necesario conocer los prejuicios, actitudes y necesidades del auditorio, que cual ofrece indicios, verbales y gestuales.

Pérdidas en la comunicación Proceso de la Comunicación : Emisor – Mensaje – Receptor Dispersión de la información: Se puede saber mucho Sólo una parte es importante De eso, no todo lo recuerdo Lo que recuerdo, no todo lo sé decir. De lo que digo bien, no todo lo oye el otro De lo que oye el otro, no todo lo cree De lo que cree, no todo es importante Sólo una parte está relacionada con sus motivaciones

Proceso de la Comunicación :

Emisor – Mensaje – Receptor

Dispersión de la información:

Se puede saber mucho

Sólo una parte es importante

De eso, no todo lo recuerdo

Lo que recuerdo, no todo lo sé decir.

De lo que digo bien, no todo lo oye el otro

De lo que oye el otro, no todo lo cree

De lo que cree, no todo es importante

Sólo una parte está relacionada con sus motivaciones

3 preguntas para preparar una presentación ¿Cuales son los objetivos que se propone alcanzar? ¿Qué métodos seleccionará para obtener mejor los objetivos? ¿Cómo saber si se han alcanzado dichos objetivos?

¿Cuales son los objetivos que se propone alcanzar?

¿Qué métodos seleccionará para obtener mejor los objetivos?

¿Cómo saber si se han alcanzado dichos objetivos?

5 factores del correcto camino Público correcto : ¿quiénes son? ¿a qué se dedican? ¿cuáles son sus intereses? ¿cómo se les puede ayudar? Ideas correctas : expresar ideas que generen interés con seguridad y comodidad. Secuencia de transmisión correcta : cuidar la lógica y la fuerza persuasiva, dar razones por las que se habla, guardar ideas fuerza para reforzar, primero evidencia, luego conclusión. Palabras correctas : eliminar los “peros”, la duda, la indecisión, mostrar naturalidad. Destreza verbal y física correctas : mostrar entusiasmo, emoción y convicción, sinceridad, y dicción clara.

Público correcto : ¿quiénes son? ¿a qué se dedican? ¿cuáles son sus intereses? ¿cómo se les puede ayudar?

Ideas correctas : expresar ideas que generen interés con seguridad y comodidad.

Secuencia de transmisión correcta : cuidar la lógica y la fuerza persuasiva, dar razones por las que se habla, guardar ideas fuerza para reforzar, primero evidencia, luego conclusión.

Palabras correctas : eliminar los “peros”, la duda, la indecisión, mostrar naturalidad.

Destreza verbal y física correctas : mostrar entusiasmo, emoción y convicción, sinceridad, y dicción clara.

Reglas de oro del expositor Estar erguido pero sin rigidez. No usar ademanes groseros, palabras altisonantes o mirados inquisidoras. Tener la mirada tranquila, sin que se demuestre inseguridad o miedo. Tener cuidado con los movimientos, que estos sean flexibles y naturales. No caminar de un lado para el otro, desplazarse, pero con discreción. Procurar que los movimientos sean congruentes con lo que se dice. Alimentar las expresiones verbales con gestos corporales, pero con delicadeza.

Estar erguido pero sin rigidez.

No usar ademanes groseros, palabras altisonantes o mirados inquisidoras.

Tener la mirada tranquila, sin que se demuestre inseguridad o miedo.

Tener cuidado con los movimientos, que estos sean flexibles y naturales.

No caminar de un lado para el otro, desplazarse, pero con discreción.

Procurar que los movimientos sean congruentes con lo que se dice.

Alimentar las expresiones verbales con gestos corporales, pero con delicadeza.

Esquema de una presentación Esqueleto : Idea central, finalidad de la presentación. Cuerpo : ideas integrantes de la idea principal, lo ideal es que se componga de tres partes: (i) Aperitivo, (ii) Plato fuerte y (iii) Postre. Fantasía : un poco de adorno es útil (imágenes, anécdotas, elementos psicológicos). Carne del esqueleto : Narraciones, ejemplos, en lo posible situaciones vividas. Sangre : sentimiento, lo que da calor al discurso, consonancia afectiva. El alma : lo que da vida al discurso, depende de la vida interior del expositor. Vestido : es el vocabulario (sencillo y simple). Conclusión : preparar siempre el remate o aterrizaje final.

Esqueleto : Idea central, finalidad de la presentación.

Cuerpo : ideas integrantes de la idea principal, lo ideal es que se componga de tres partes: (i) Aperitivo, (ii) Plato fuerte y (iii) Postre.

Fantasía : un poco de adorno es útil (imágenes, anécdotas, elementos psicológicos).

Carne del esqueleto : Narraciones, ejemplos, en lo posible situaciones vividas.

Sangre : sentimiento, lo que da calor al discurso, consonancia afectiva.

El alma : lo que da vida al discurso, depende de la vida interior del expositor.

Vestido : es el vocabulario (sencillo y simple).

Conclusión : preparar siempre el remate o aterrizaje final.

Preparación física Dormir al menos 7 horas las noche anterior. Antes de la presentación caminar pausadamente para relajarse. Evitar comidas pesadas. Usar vestimenta formal pero cómoda. Nunca usar zapatos nuevos. No fumar durante la presentación.

Dormir al menos 7 horas las noche anterior.

Antes de la presentación caminar pausadamente para relajarse.

Evitar comidas pesadas.

Usar vestimenta formal pero cómoda.

Nunca usar zapatos nuevos.

No fumar durante la presentación.

Preparación psicológica Adoptar una actitud mental positiva y de triunfo. Saber que ud. tiene condiciones especiales que los asistentes no poseen (el conocimiento). Relajarse, pues ud. sabe más que ellos sobre lo que expondrá. Los asistentes son personas que cómo uno tienen miles de limitaciones. Piense que está conversando con un grupo de amigos. Los primeros 3 minutos son los complicados (preparar la entrada, con algunas frases) Repítase a sí mismo: soy capaz.

Adoptar una actitud mental positiva y de triunfo.

Saber que ud. tiene condiciones especiales que los asistentes no poseen (el conocimiento).

Relajarse, pues ud. sabe más que ellos sobre lo que expondrá.

Los asistentes son personas que cómo uno tienen miles de limitaciones.

Piense que está conversando con un grupo de amigos.

Los primeros 3 minutos son los complicados (preparar la entrada, con algunas frases)

Repítase a sí mismo: soy capaz.

Algunos consejos Buscar el contacto visual con la audiencia. Observarse y sentir la postura que se tiene. Si es necesario cambiarla. No hacer ruidos indeseables. Siempre tener material adicional preparado (otros argumentos, anécdotas, ejemplos, imágenes, archivos, etc.). Cuando se inicia una presentación, la audiencia se fija y analiza muchos factores (movimientos, nerviosismo, vestimenta, tono, gestos, etc.) y con eso se forma una imagen que puede considerar interesante, aburrida, sugerente, ridícula, etc.

Buscar el contacto visual con la audiencia.

Observarse y sentir la postura que se tiene. Si es necesario cambiarla.

No hacer ruidos indeseables.

Siempre tener material adicional preparado (otros argumentos, anécdotas, ejemplos, imágenes, archivos, etc.).

Cuando se inicia una presentación, la audiencia se fija y analiza muchos factores (movimientos, nerviosismo, vestimenta, tono, gestos, etc.) y con eso se forma una imagen que puede considerar interesante, aburrida, sugerente, ridícula, etc.

Algunos consejos Revisar la propia actuación: Lenguaje: ¿es excesivamente técnico? Mala vocalización Voz monótona Frases muy largas Muchos conceptos No dejar participar Se improvisa demasiado Hay poca variedad Es agresivo Muchos se sorprenderán de lo que ven en sí mismos.

Revisar la propia actuación:

Lenguaje: ¿es excesivamente técnico?

Mala vocalización

Voz monótona

Frases muy largas

Muchos conceptos

No dejar participar

Se improvisa demasiado

Hay poca variedad

Es agresivo

Muchos se sorprenderán de lo que ven en sí mismos.

Algunos elementos útiles El arte de la pausa La pausa correctamente medida denota reflexión No completar con “eeeeeeh”, “esteeeeeh”, “cachaiiiih” Usar la pausa para mirar y controlar El humor El mejor es el improvisado y directo Reírse de uno mismo. Cuidar el ritmo y la oportunidad Las interrupciones Agradezca Si corresponde, pida autorización para responder después Pueden servir para aclarar Pueden ser aprovechadas a favor de la presentación (a veces conviene guardarse cosas evidentes para que las pregunten)

El arte de la pausa

La pausa correctamente medida denota reflexión

No completar con “eeeeeeh”, “esteeeeeh”, “cachaiiiih”

Usar la pausa para mirar y controlar

El humor

El mejor es el improvisado y directo

Reírse de uno mismo.

Cuidar el ritmo y la oportunidad

Las interrupciones

Agradezca

Si corresponde, pida autorización para responder después

Pueden servir para aclarar

Pueden ser aprovechadas a favor de la presentación (a veces conviene guardarse cosas evidentes para que las pregunten)