「ゼロ秒思考」のメモ書き実践による仕事3倍速のポイント 先生:赤羽 雄二

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https://schoo.jp/class/578/room
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「ゼロ秒思考」のメモ書き実践による仕事3倍速のポイント 先生:赤羽 雄二

  1. 1. 「ゼロ秒思考」のメモ書き実践による 仕事3倍速のポイント schoo授業 ブレークスルーパートナーズ株式会社 マネージングディレクター 赤羽 雄二 akaba@b-t-partners.com www.b-t-partners.com http://b-t-partners.com/akaba/ http://twitter.com/YujiAkaba http://www.facebook.com/yuji.akaba 2 0 1 4 年 3 月 3 0 日
  2. 2. 内 容 1. メモ書きにいたった私自身の経歴 2. 仕事が遅い理由 3. 仕事を3倍速に 質疑応答 1
  3. 3. 1. メモ書きにいたった 私自身の経歴 2
  4. 4. 3
  5. 5. コマツにて超大型ダンプトラックの設計 4
  6. 6. スタンフォード大学大学院で機械工学修士を取得 シリコンバレーの空気に初めて触れる 5
  7. 7. マッキンゼーにて14年間、日本企業、韓国企業の 経営改革、新事業創造にパートナーとして取り組む うち、10年間500週、ソウル往復 世界二十数カ国からコンサルタントを動員 日々学ぶことが多く、入社早々メモを開始 6
  8. 8. 2000年以降、日本発の世界的ベンチャーを1社でも多く 生み出すべく、ブレークスルーパートナーズを創業 ベンチャー共同創業、経営支援(スマートフォンゲーム・アプ リ、クラウドゲーム、帯域安定化、モバイルセキュリティ、金融x IT、3Dプリンター、英語学習、歯科医向けメディア等) 大企業の経営改革、人材育成、新事業創出支援 7
  9. 9. ソーシャルゲーム 8
  10. 10. すべての特許、技術、技術者を一発検索でつなぐ、パテントベース ソーシャルグラフ 圧倒的な手軽さで、体系的な企業・業界情報の収集、分析 スマホでYouTubeがきれいに見れる Jin- Magic による 帯域安 定化 9
  11. 11. モバイルクラウド セキュリティ 乙女ゲーム 世界中の人が一緒に歌う Web・スマホアプリ クラウドゲーム なかよしもしもカメラ 富裕層・資産アドバ イザー向けメディア 歯科医・一般向け メディア フルボ酸 ウォーター 電動オートバイ こども脳機能バランサー 10 3Dプリンター 英語学習 アプリ
  12. 12. 11 学生23チーム100名が参加した、 2ヶ月間の開発合宿を企画、運営 (宿泊、オフィス、サーバー等すべ て無料。食費補助。交通費補助)。 大きな話題を呼んだ TRIGGER他、多数のビジネスプランコンテストで 基調講演、審査員、企画・運営に関わる
  13. 13. 12 学生マーケティングコンテストapplimには、2010年 の立ち上げ時から深く関わる
  14. 14. 全米でも注目されているシリコンバレーのベンチャー キャピタル、Fenox Venture Capitalのアドバイザー Y Combinator、500 Startups等、トップインキュベー ター出身のベンチャーに出資。上場直前も出資 事業会社から出資募集中。シリコンバレーを含む最 新情報を提供し、出資企業から1名オフィスに受け入れ 1年に8000件に接し300社を精査、10社出資 13
  15. 15. インド製造業幹部100名への事業計画作成ワークショップ 14
  16. 16. 6時間で完成、チーム内で交互にプレゼン 15
  17. 17. 各チーム代表が全員の前でプレゼン 16
  18. 18. メモ書き(後述)も全員にやっていただきました 17
  19. 19. 18 好きなもの: サンダーバード
  20. 20. 19
  21. 21. 20 週末はテニスを
  22. 22. 2. 仕事が遅い理由 21
  23. 23. 仕事が遅い理由 22 他部門との調整に時間がかかる 差し戻し、やり直しが多い 会議が多い、時間が長い メールに多くの時間を取られる 書類・資料作成に時間がかかる 顧客対応、営業等は別の要素が大きいので、いったん抜いています
  24. 24. 仕事が遅い理由 ① 23 書類・資料作成に時間がかかる 作り始めるまであれこれ悩む 調べ尽くさないと不安で書類をうまく作れない 何度も作り直ししてしまう。これでいいのかよくわからない 上司が何を求めているのかはっきり言わない、言えない 上司が後出しじゃんけんをする
  25. 25. 仕事が遅い理由 ② 24 メールに多くの時間を取られる メールが毎日数十通~百通以上来る 返事を書いているうちにさらに次々にメールが届く メールの未読がどんどん増え、気が滅入る 返事ができないうちに仕事が増える、状況が悪化する メールを1通書くのも時間がかかる メールの返事をするのに色々調整が必要になる
  26. 26. 仕事が遅い理由 ③ 25 会議が多い、時間が長い 長時間の会議が多い、しかも時間延長される 会議の目的、期待成果があいまい 似たような会議がいくつもある。誰もよくわかっていない だらだら話をするが、結局何も決まらない 決まらないため、再度会議が設定される
  27. 27. 仕事が遅い理由 ④ 26 差し戻し、やり直しが多い さんざん上司に文句を言われ意見を入れて作った資料、企 画、サービスが会議で簡単にひっくり返される 上長の気分と出し方次第で差し戻しになることが多い 部下の立場では、なかなか改善しづらい。 上司の立場では、最大限努力して避ける。
  28. 28. 仕事が遅い理由 ⑤ 27 他部門との調整に時間がかかる 自部門だけで決められない案件が大半で、常に他部門と 調整し、確認しなければならない 部門間で責任のなすりつけ等があり、誰も決められない
  29. 29. 3. 仕事を3倍速に 28
  30. 30. 仕事を3倍速に ① 29 書類・資料作成を スピードアップする  頭に浮かぶことをメモ20~30ページに吐き出す。それを並べて 再構成し、いくつか書き直して、それからパワーポイントにする  情報収集は最初に1時間区切って気になる言葉で調べまくる。 大事そうなものは全部印刷して赤丸をつけておく  作った資料は「再利用フォルダ」に必ず入れておく  他の人の作った資料もよいものは同様に入れておく  いったん全体を作りあげ、それから改善することを習慣にする
  31. 31. 仕事を3倍速に ② 30 メールを素早く書く、返信する  「来たメールは即座に返信する」ことを習慣にする。溜めれば溜 めるほど、悪循環が起きる  単語登録を200~300個する • 最初の2文字で。2文字で区別できない時は、第1字+第 3字で。最頻出は最初の1字で • 例1: あけ → 明けましておめでとうございます。 • 例2: ども → どうもありがとうございました。 • 例3: ぱ → パワーポイント • むずかしい人名は最初に登録  クライアント・プロジェクトごとにフォルダを作り、そこにメール、 ファイル等を保存しておく(gmailの場合はできない)  メールはいったん書き上げたら3~5回以上見直して完璧を期 す。その方が自信がつき、結局は早くなる
  32. 32. 仕事を3倍速に ③ 31 会議を最小、最短に  自分が主催できる場合、あるいは社長・上司に進言できる場合、 すべての会議時間の半減を宣言し、即時実施する  5分ミーティング、10分ミーティング、15分ミーティングを多用する  会議で何を決定するか事前に告知する  共有だけの会議は当分見合わせる(意識が変わるまで)  議論はホワイトボードを使ってリアルタイムで整理する(次ページ)  会議のリーダーは間を空けず、てきぱきと進行させる(進行の巧 拙で全体のテンポが大きく変わる)  会議ごとに人件費を明示する
  33. 33. ホワイトボードを活用したチームディスカッション  ホワイトボードを活用すると、チームの生産性が飛躍的に 上がる  リーダーは、ディスカッションのテーマを決め、左上に書く  左側に問題点・課題、右側に解決策を書く  発言内容をできるだけそのまま、聞きながら書く  読みやすいよう、きれいに書く  時間は15~30分でホワイトボード1ページを埋める  終了後、写真を撮り、それを議事録とする 32
  34. 34. ホワイトボードの効果的な使い方  リーダーが書く(書記を使うことはあまり効果的でない)  その時、何を話す時間なのかをはっきりさせる。すなわ ち、議事進行をきちんとおこなう。ブレーンストーミングで あっても、結論を確認する時間を作る  最初はまとめようとせず、話を聞いて書く . . . わかり にくい時は躊躇せず、また恥ずかしがらず聞きなお し、簡潔に言い直してもらう  書いたものを指差して、言いたいことが表現されている か本人に確認する。他の人が話し始めていてもやんわ り制止して確認し、積み上げていく方が効果的  論点がすれ違いの時は、それを整理し、どこに ギャップがあるかできるだけ図示する(ここでフレー ムワーク、ロジックツリーが生きる)  誰が何をいつまでにやるか、明確に決め、確認し、書く。 検討すべきリスク項目なども明確にする  ざわついた時は注意を促す。大きめの声で  左上に会議のタイトルと出席者、右上に日付を書く  複数の議題、トピックがあるときは、左上に小さく箇条書 きしてから始める(場合によって時間配分も明記する)  印刷したときにはっきり読めるように、字の大きさ、読み やすさなど留意する  下半分は椅子にすわって書く方が早い、きれい、落ち着 いて判断できる  最初は誰でもあがる。思っていることの半分も書けな い。場数が必要(20回程度) ホワイトボードの効果的な使い方  テーマによっては話がぶれやすい。それ ぞれが言いたいことを言って終わる  時間はかかるものの実際は何も決まら ず、誰が何をいつまでに実行すべきか はっきりしない。決めたと思っても漏れが ある  論点のすれ違いを明確にできず、平行線 のまま議論が続く  報告はでき、結論は出せても、本質的な 問題解決につながらない  リーダーはいいミーティングだったと思っ ても、チームメンバーは今ひとつ何が何だ かわからない。情報共有したようでいてし ていない、方針を出したようでいて、出し ていない 一般の会議・ミーティングで見られる問題点  ホワイトボードに書こうとしても、発言者の 内容がよく理解できない(実際何を言いた いかわからないことが多い)  ホワイトボードの前に立つと、何をどう進 めたらよいか、よくわからなくなってくる  議論が発散するのでまとめようとしても、 皆がついてきてくれない。皆言いたいこと を言う ホワイトボードを使う時起きる現象、むずかしさ 33
  35. 35. 仕事を3倍速に ④ 34 差し戻し、やり直しを最小に  社員なら、社長あるいは経営幹部と何らかの形で接点を持ち、 会社の大きな流れを把握しておく  ある程度は避けられないので、一々それでやる気を失わない よう、「スルー力(りょく)」をつける。スルー力は自分に対する客 観視から生まれる(斜め上から自分を見おろしてみる感じ)  社長あるいはそれに準じる立場なら、自分の気まぐれ、思い違 い、軽い気持ちで部下が右往左往することを肝に銘じる
  36. 36. 仕事を3倍速に ⑤ 35 他部門との調整を素早く  他部門のリーダーと普段から関係を築いておく。社外人脈と同 様、社内人脈が大きな差を生む  相手の立場でどうしてほしいか、何が困るか常に考える。これ ができない人が多いので、味方作りに効果的  利害関係がある場合は、一段上を動かす。下をつついても動 かないものは動かない . . . 見極めが重要
  37. 37. 仕事を3倍速にする「メモ書き」 36
  38. 38. 「ゼロ秒思考」  メモを毎日10ページ書くだけ – A4の裏紙を横置きにして – 4~6行、各20~30字 – 1ページ1分で – 毎日10ページ – 思いついた時にさっと書く  効果 – 迷いが大幅に解消する – 自信が生まれる – 頭がどんどん整理される – 優先順位が明確になる – アクションが早くなる 37
  39. 39. 38 メモ見本 4~6行で各20~30字 → A4横幅の2/3が目安
  40. 40. メモを書くねらいと方法 メモを書くねらい –頭に浮かんだことをすべてメモに書き留めることにより、考えを整理 する、頭がすっきりする –自分が何を悩んでいるのか、はっきり見える。悩みが大幅に減る –メモが外部メモリになるため、頭の働きがよくなる – 暗黙知を形式知化する – インタビューメモ、人から聞いたお話、ミーティング議事録など、すべて一 元管理できる 方法 –思いついたこと、気になること、疑問点、次にやるべきこと、自分の 成長課題など、頭に浮かんだことはすべてメモに書きとめる – メモはすべてA4コピーの裏紙に – 必ず、1件1葉で。必ず横置きで、左上にタイトル、右上に日付を書く – 頭に浮かんだことをすべて書く、ということで、毎日10ページ • 真剣に考えていれば、毎日10ページ程度にはなる • 1枚1分で素早く書く。毎日10分程度 – 夜まとめてではなく、思いついたその瞬間に書き留める、という習慣づけ 39
  41. 41. メモを多面的に書く 重要なタイトルに関しては、メモを多面的に書くことが重要 例えば、「だめだと思っていることをずばっと言いきれないのは?」というタイトルのメモを書 いたとすると、それに加えて ・なぜずばっと言いきれないのか? ・ずばっと言いきらないと何がまずいのか? ・ずばっと言われると相手はどう思うのか? ・ずばっと言わない自分を相手はどう思うのか? ・ずばっと言わないのは、具体的に何を指摘し、どう変えるべきかわからないからでは? ・○○さんにずばっと言うべきことは? (4~5人を具体的に) ・そもそもコーチングとは? ・ずばっと言いきるのがいい時とまずい時は? をそれぞれメモに書くと効果的 多面的に、こちら側からあちら側から、中から外から、上から下から書くことで 1.今まで見えなかった側面がはっきり見える 2.十分考えていなかったことをしっかり考えることができる 3.理解不能と思っていた相手の行動、絶対いやだと思っていた相手・自分の行動への 理解が深まる。別の見方ができる 4.全体としてもやもやが整理でき、新しい自分としての取り組みができる 40
  42. 42. クリアフォルダによるメモ整理 41
  43. 43. クリアフォルダの重ね方 42
  44. 44. Facebookページ 「ゼロ秒思考」 メモを書いて 悩みをなくし、頭を整理しよう 出典: https://www.facebook.com/zerobyo.shikou 43
  45. 45. メモ書きの練習(タイトル例)  仕事が遅いのはなぜか?  どうして迷ってしまうのか?  迷うと何がいけないのか?  迷わない人は誰か? どうして迷わないのか?  迷わないと質が落ちるのか?  仕事が早くできた時、何がポイントだったか?  仕事が早くできた時、質が落ちたのか?  仕事が早い人はどういう工夫をしているのか?  仕事が早い人は何を考えていると思われるか?  仕事が早くなったら、空いた時間をどうするか? 44
  46. 46. メモ書きの練習(タイトル例)  資料作成の時間を半減するには?  資料作成に着手する前にすべきことは?  資料作成にあたって上司の意見をどう確認するか?  資料作成で特に時間がかかることは?  資料の使い回しをするには?  会議時間を短縮するには?  会議がなぜ長いのか?  長く議論すると質が上がるのか?  短時間で会議しながら、うまく合意するには?  会議の数を半減するには? 45
  47. 47. 3倍速あるいはそれ以上に向けて  気になることは全部メモに吐き出す → 気持ちが楽になる  日々スピードアップ。決意をし、実行する  どうすれば好循環になるか常に考える  常に無数の工夫をし続ける . . . 「特別の工夫」  人より一歩先を行く。そうすれば気分も格段によくなる  迷う時はすぐメリット・デメリットを整理して、まず前に進む  相談できる相手を各分野で数名ずつ確保しておく 46
  48. 48. 4. 最後に 47
  49. 49. 「ゼロ秒思考」を日本全体へ、そして世界へ  国内では、2ヶ月強で第7刷、6万3000部突破 → 一人でも多くの日本人に、メモを書いて考え発言する 力をつけてほしいと真剣に願っています  「ゼロ秒思考」メモ書きエバンジェリストが現在国内に17名  韓国、台湾、中国の大手出版社での出版決定  インドでは、数百名にメモ書きを実施していただいた 48 ぜひ家族、友人、知人、同僚、後輩10名以上にメモ書き を勧め、実践し、見せてあげてください!
  50. 50. 今後の「ゼロ秒思考」セミナー予定  「ゼロ秒思考」のメモ書き実践による – 4/5(土)スクー: もやもやを消し去り人間関係をラクにする方法(女性向け) – 4/8(火)スクー: 仕事の質とスピードを早く上げる方法(新入社員向け) – 4/16(水)経産省、NEDO共催: メーカー技術者・研究者の起業と自立を支援 するセミナー@東京 – 4/17(木) ダイヤモンド社: 新事業を生み出す事業計画立案・推進セミナー 新事業を生み出し成功させるための企画力、事業計画立案、リーンスタートアップ、 チーム作り、会社での推進体制強化(副題「社長に聞かせたい新事業創出」) – 4/22(火) ダイヤモンド社: 仕事3倍速セミナー@大阪 – 4/23(水)経産省、NEDO共催: メーカー技術者・研究者の起業と自立を支援 するセミナー@大阪 – 4/24(木)ダイヤモンド社: [女性限定 特別ワークショップ] ベストセラー『ゼロ秒 思考』の「メモ書き」で 人間関係をラクにする  それぞれのセミナーではメモを多数書いて慣れていただくとともに、質疑応答を今 日のように多数実施させていただく予定です 49
  51. 51. 日本発の世界的ベンチャー、 世界的企業を! 50 ブレークスルー パートナーズ株式会社 マネージングディレクター 赤羽 雄二 akaba@b-t-partners.com HP: www.b-t-partners.com ブログ: http://b-t-partners.com/akaba/ Facebook:https://www.facebook.com/yuji.akaba Twitter: https://twitter.com/YujiAkaba
  52. 52. 主な講演資料、ブログ 事業計画作成とベンチャー経営の手引き: http://www.slideshare.net/yujiakaba/ss-7021997 ベンチャー人材確保ガイドライン: http://www.slideshare.net/yujiakaba/ss-8854374 経産省イノベーション環境研修 最新のベンチャー起業環境と課題: http://www.slideshare.net/yujiakaba/ss-32714627 リーンスタートアップ時代の事業計画作成、資金調達とサービス開発: http://www.slideshare.net/yujiakaba/ss-16717087 大企業の経営改革とベンチャーの活性化で日本を再び元気に: http://www.slideshare.net/yujiakaba/ss-16751751 ブレークスルーキャンプ決勝プレゼン大会: http://www.slideshare.net/yujiakaba/2011-9466238 全国VBLフォーラム第5回基調講演: http://www.slideshare.net/yujiakaba/5vbl クリーンテックベンチャー: http://www.slideshare.net/yujiakaba/ss-8973633 現代ビジネス「ソーシャライズ!」でのブログ – 日本が変わった: http://gendai.ismedia.jp/articles/-/31677 – 大企業が変われない理由: http://gendai.ismedia.jp/articles/-/31888 – リーンスタートアップの最新事情: http://gendai.ismedia.jp/articles/-/32038 – SXSWが世界を動かす: http://gendai.ismedia.jp/articles/-/32138 – 大企業の改革と新事業立ち上げへのヒント: http://gendai.ismedia.jp/articles/-/33705 – 素早い仮説構築・検証・修正による商品開発 実践的リーンスタートアップ: http://gendai.ismedia.jp/articles/-/36828 – 経営改革を進めるには7つの鍵を同時に開けること: http://gendai.ismedia.jp/articles/-/36859 日経ビジネスオンラインでのインタビュー記事 – 日本の大企業が再び輝きを取り戻すには: http://business.nikkeibp.co.jp/article/interview/20121112/239314/ – 日本企業を襲う「自分のアタマで考えない」病: http://business.nikkeibp.co.jp/article/interview/20140324/261629 51
  53. 53. 略歴: 赤羽 雄二 東京大学工学部を1978年3月に卒業後、コマツで建設現場用の超大型ダンプトラックの設 計・開発に従事 1983~1985年、スタンフォード大学 大学院に留学(機械工学修士) 1986年、マッキンゼー入社。経営戦略、組織設計、マーケティング、新事業立ち上げなどの プロジェクト多数を14年間にわたりリード。うち、1990~2000年の10年間、マッキンゼーソウ ルオフィスを立ち上げ、韓国のトップグループの経営改革を推進 シリコンバレーのベンチャーキャピタルをへて、2002年、創業前、創業当初からの非常にき め細かな支援を特徴とするブレークスルーパートナーズ株式会社を森廣弘司と共同創業し、 「日本発の世界的ベンチャー」を生み出すべく活動。スマートフォン、ソーシャルメディア、コン テンツマーケティングに注目し、B2C、B2B両方の分野でリーンスタートアップを推進中 中堅・大企業の経営改革、経営幹部育成、新事業創出にも深く関わっている 学生向けアプリ開発コンテスト、ブレークスルーキャンプ2011、2012 Summer 企画・運営 主要な学生向けビジネスプランコンテストでは、基調講演、審査員、メンター等を務める 米Fenox Venture Capitalアドバイザー 経済産業省「産業競争力と知的財産を考える研究会」、総務省「ITベンチャー研究会」委員、 「ICTベンチャーの人材確保の在り方に関する研究会」委員、 「事業計画作成支援コース」の 企画立案および講師、「事業計画作成とベンチャー経営の手引き」著者 東京大学工学部「産業総論」講師、北陸先端科学技術大学、電気通信大学講師 スマートフォンゲーム、ソーシャルメディア、インターネット技術等への取り組み 52
  54. 54. 今日の感想、発見、質問等をぜひ、akaba@b-t-partners.com までお送りください。 いつでも、何でもご相談ください。すぐお返事します。 別途、http://b-t-partners.com/akaba/ の方にも登録しておいて いただければ新しいブログ、講演会資料等ご連絡します。 Twitter @yujiakabaのフォローをしていただければ有用情報を流 しています。 1. 今日の感想、発見 2. 今日から何をどう変えるか 3. 今日でわかりにくかったこと、質問内容 4. それ以外になんでも 53

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