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「ゼロ秒思考」のメモ書き実践による仕事3倍速のポイント 先生:赤羽 雄二
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「ゼロ秒思考」のメモ書き実践による仕事3倍速のポイント 先生:赤羽 雄二

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「ゼロ秒思考」のメモ書き実践による仕事3倍速のポイント 先生:赤羽 雄二 「ゼロ秒思考」のメモ書き実践による仕事3倍速のポイント 先生:赤羽 雄二 Presentation Transcript

  • 「ゼロ秒思考」のメモ書き実践による 仕事3倍速のポイント schoo授業 ブレークスルーパートナーズ株式会社 マネージングディレクター 赤羽 雄二 akaba@b-t-partners.com www.b-t-partners.com http://b-t-partners.com/akaba/ http://twitter.com/YujiAkaba http://www.facebook.com/yuji.akaba 2 0 1 4 年 3 月 3 0 日
  • 内 容 1. メモ書きにいたった私自身の経歴 2. 仕事が遅い理由 3. 仕事を3倍速に 質疑応答 1
  • 1. メモ書きにいたった 私自身の経歴 2
  • 3
  • コマツにて超大型ダンプトラックの設計 4
  • スタンフォード大学大学院で機械工学修士を取得 シリコンバレーの空気に初めて触れる 5
  • マッキンゼーにて14年間、日本企業、韓国企業の 経営改革、新事業創造にパートナーとして取り組む うち、10年間500週、ソウル往復 世界二十数カ国からコンサルタントを動員 日々学ぶことが多く、入社早々メモを開始 6
  • 2000年以降、日本発の世界的ベンチャーを1社でも多く 生み出すべく、ブレークスルーパートナーズを創業 ベンチャー共同創業、経営支援(スマートフォンゲーム・アプ リ、クラウドゲーム、帯域安定化、モバイルセキュリティ、金融x IT、3Dプリンター、英語学習、歯科医向けメディア等) 大企業の経営改革、人材育成、新事業創出支援 7
  • ソーシャルゲーム 8
  • すべての特許、技術、技術者を一発検索でつなぐ、パテントベース ソーシャルグラフ 圧倒的な手軽さで、体系的な企業・業界情報の収集、分析 スマホでYouTubeがきれいに見れる Jin- Magic による 帯域安 定化 9
  • モバイルクラウド セキュリティ 乙女ゲーム 世界中の人が一緒に歌う Web・スマホアプリ クラウドゲーム なかよしもしもカメラ 富裕層・資産アドバ イザー向けメディア 歯科医・一般向け メディア フルボ酸 ウォーター 電動オートバイ こども脳機能バランサー 10 3Dプリンター 英語学習 アプリ
  • 11 学生23チーム100名が参加した、 2ヶ月間の開発合宿を企画、運営 (宿泊、オフィス、サーバー等すべ て無料。食費補助。交通費補助)。 大きな話題を呼んだ TRIGGER他、多数のビジネスプランコンテストで 基調講演、審査員、企画・運営に関わる
  • 12 学生マーケティングコンテストapplimには、2010年 の立ち上げ時から深く関わる
  • 全米でも注目されているシリコンバレーのベンチャー キャピタル、Fenox Venture Capitalのアドバイザー Y Combinator、500 Startups等、トップインキュベー ター出身のベンチャーに出資。上場直前も出資 事業会社から出資募集中。シリコンバレーを含む最 新情報を提供し、出資企業から1名オフィスに受け入れ 1年に8000件に接し300社を精査、10社出資 13
  • インド製造業幹部100名への事業計画作成ワークショップ 14
  • 6時間で完成、チーム内で交互にプレゼン 15
  • 各チーム代表が全員の前でプレゼン 16
  • メモ書き(後述)も全員にやっていただきました 17
  • 18 好きなもの: サンダーバード
  • 19
  • 20 週末はテニスを
  • 2. 仕事が遅い理由 21
  • 仕事が遅い理由 22 他部門との調整に時間がかかる 差し戻し、やり直しが多い 会議が多い、時間が長い メールに多くの時間を取られる 書類・資料作成に時間がかかる 顧客対応、営業等は別の要素が大きいので、いったん抜いています
  • 仕事が遅い理由 ① 23 書類・資料作成に時間がかかる 作り始めるまであれこれ悩む 調べ尽くさないと不安で書類をうまく作れない 何度も作り直ししてしまう。これでいいのかよくわからない 上司が何を求めているのかはっきり言わない、言えない 上司が後出しじゃんけんをする
  • 仕事が遅い理由 ② 24 メールに多くの時間を取られる メールが毎日数十通~百通以上来る 返事を書いているうちにさらに次々にメールが届く メールの未読がどんどん増え、気が滅入る 返事ができないうちに仕事が増える、状況が悪化する メールを1通書くのも時間がかかる メールの返事をするのに色々調整が必要になる
  • 仕事が遅い理由 ③ 25 会議が多い、時間が長い 長時間の会議が多い、しかも時間延長される 会議の目的、期待成果があいまい 似たような会議がいくつもある。誰もよくわかっていない だらだら話をするが、結局何も決まらない 決まらないため、再度会議が設定される
  • 仕事が遅い理由 ④ 26 差し戻し、やり直しが多い さんざん上司に文句を言われ意見を入れて作った資料、企 画、サービスが会議で簡単にひっくり返される 上長の気分と出し方次第で差し戻しになることが多い 部下の立場では、なかなか改善しづらい。 上司の立場では、最大限努力して避ける。
  • 仕事が遅い理由 ⑤ 27 他部門との調整に時間がかかる 自部門だけで決められない案件が大半で、常に他部門と 調整し、確認しなければならない 部門間で責任のなすりつけ等があり、誰も決められない
  • 3. 仕事を3倍速に 28
  • 仕事を3倍速に ① 29 書類・資料作成を スピードアップする  頭に浮かぶことをメモ20~30ページに吐き出す。それを並べて 再構成し、いくつか書き直して、それからパワーポイントにする  情報収集は最初に1時間区切って気になる言葉で調べまくる。 大事そうなものは全部印刷して赤丸をつけておく  作った資料は「再利用フォルダ」に必ず入れておく  他の人の作った資料もよいものは同様に入れておく  いったん全体を作りあげ、それから改善することを習慣にする
  • 仕事を3倍速に ② 30 メールを素早く書く、返信する  「来たメールは即座に返信する」ことを習慣にする。溜めれば溜 めるほど、悪循環が起きる  単語登録を200~300個する • 最初の2文字で。2文字で区別できない時は、第1字+第 3字で。最頻出は最初の1字で • 例1: あけ → 明けましておめでとうございます。 • 例2: ども → どうもありがとうございました。 • 例3: ぱ → パワーポイント • むずかしい人名は最初に登録  クライアント・プロジェクトごとにフォルダを作り、そこにメール、 ファイル等を保存しておく(gmailの場合はできない)  メールはいったん書き上げたら3~5回以上見直して完璧を期 す。その方が自信がつき、結局は早くなる
  • 仕事を3倍速に ③ 31 会議を最小、最短に  自分が主催できる場合、あるいは社長・上司に進言できる場合、 すべての会議時間の半減を宣言し、即時実施する  5分ミーティング、10分ミーティング、15分ミーティングを多用する  会議で何を決定するか事前に告知する  共有だけの会議は当分見合わせる(意識が変わるまで)  議論はホワイトボードを使ってリアルタイムで整理する(次ページ)  会議のリーダーは間を空けず、てきぱきと進行させる(進行の巧 拙で全体のテンポが大きく変わる)  会議ごとに人件費を明示する
  • ホワイトボードを活用したチームディスカッション  ホワイトボードを活用すると、チームの生産性が飛躍的に 上がる  リーダーは、ディスカッションのテーマを決め、左上に書く  左側に問題点・課題、右側に解決策を書く  発言内容をできるだけそのまま、聞きながら書く  読みやすいよう、きれいに書く  時間は15~30分でホワイトボード1ページを埋める  終了後、写真を撮り、それを議事録とする 32
  • ホワイトボードの効果的な使い方  リーダーが書く(書記を使うことはあまり効果的でない)  その時、何を話す時間なのかをはっきりさせる。すなわ ち、議事進行をきちんとおこなう。ブレーンストーミングで あっても、結論を確認する時間を作る  最初はまとめようとせず、話を聞いて書く . . . わかり にくい時は躊躇せず、また恥ずかしがらず聞きなお し、簡潔に言い直してもらう  書いたものを指差して、言いたいことが表現されている か本人に確認する。他の人が話し始めていてもやんわ り制止して確認し、積み上げていく方が効果的  論点がすれ違いの時は、それを整理し、どこに ギャップがあるかできるだけ図示する(ここでフレー ムワーク、ロジックツリーが生きる)  誰が何をいつまでにやるか、明確に決め、確認し、書く。 検討すべきリスク項目なども明確にする  ざわついた時は注意を促す。大きめの声で  左上に会議のタイトルと出席者、右上に日付を書く  複数の議題、トピックがあるときは、左上に小さく箇条書 きしてから始める(場合によって時間配分も明記する)  印刷したときにはっきり読めるように、字の大きさ、読み やすさなど留意する  下半分は椅子にすわって書く方が早い、きれい、落ち着 いて判断できる  最初は誰でもあがる。思っていることの半分も書けな い。場数が必要(20回程度) ホワイトボードの効果的な使い方  テーマによっては話がぶれやすい。それ ぞれが言いたいことを言って終わる  時間はかかるものの実際は何も決まら ず、誰が何をいつまでに実行すべきか はっきりしない。決めたと思っても漏れが ある  論点のすれ違いを明確にできず、平行線 のまま議論が続く  報告はでき、結論は出せても、本質的な 問題解決につながらない  リーダーはいいミーティングだったと思っ ても、チームメンバーは今ひとつ何が何だ かわからない。情報共有したようでいてし ていない、方針を出したようでいて、出し ていない 一般の会議・ミーティングで見られる問題点  ホワイトボードに書こうとしても、発言者の 内容がよく理解できない(実際何を言いた いかわからないことが多い)  ホワイトボードの前に立つと、何をどう進 めたらよいか、よくわからなくなってくる  議論が発散するのでまとめようとしても、 皆がついてきてくれない。皆言いたいこと を言う ホワイトボードを使う時起きる現象、むずかしさ 33
  • 仕事を3倍速に ④ 34 差し戻し、やり直しを最小に  社員なら、社長あるいは経営幹部と何らかの形で接点を持ち、 会社の大きな流れを把握しておく  ある程度は避けられないので、一々それでやる気を失わない よう、「スルー力(りょく)」をつける。スルー力は自分に対する客 観視から生まれる(斜め上から自分を見おろしてみる感じ)  社長あるいはそれに準じる立場なら、自分の気まぐれ、思い違 い、軽い気持ちで部下が右往左往することを肝に銘じる
  • 仕事を3倍速に ⑤ 35 他部門との調整を素早く  他部門のリーダーと普段から関係を築いておく。社外人脈と同 様、社内人脈が大きな差を生む  相手の立場でどうしてほしいか、何が困るか常に考える。これ ができない人が多いので、味方作りに効果的  利害関係がある場合は、一段上を動かす。下をつついても動 かないものは動かない . . . 見極めが重要
  • 仕事を3倍速にする「メモ書き」 36
  • 「ゼロ秒思考」  メモを毎日10ページ書くだけ – A4の裏紙を横置きにして – 4~6行、各20~30字 – 1ページ1分で – 毎日10ページ – 思いついた時にさっと書く  効果 – 迷いが大幅に解消する – 自信が生まれる – 頭がどんどん整理される – 優先順位が明確になる – アクションが早くなる 37
  • 38 メモ見本 4~6行で各20~30字 → A4横幅の2/3が目安
  • メモを書くねらいと方法 メモを書くねらい –頭に浮かんだことをすべてメモに書き留めることにより、考えを整理 する、頭がすっきりする –自分が何を悩んでいるのか、はっきり見える。悩みが大幅に減る –メモが外部メモリになるため、頭の働きがよくなる – 暗黙知を形式知化する – インタビューメモ、人から聞いたお話、ミーティング議事録など、すべて一 元管理できる 方法 –思いついたこと、気になること、疑問点、次にやるべきこと、自分の 成長課題など、頭に浮かんだことはすべてメモに書きとめる – メモはすべてA4コピーの裏紙に – 必ず、1件1葉で。必ず横置きで、左上にタイトル、右上に日付を書く – 頭に浮かんだことをすべて書く、ということで、毎日10ページ • 真剣に考えていれば、毎日10ページ程度にはなる • 1枚1分で素早く書く。毎日10分程度 – 夜まとめてではなく、思いついたその瞬間に書き留める、という習慣づけ 39
  • メモを多面的に書く 重要なタイトルに関しては、メモを多面的に書くことが重要 例えば、「だめだと思っていることをずばっと言いきれないのは?」というタイトルのメモを書 いたとすると、それに加えて ・なぜずばっと言いきれないのか? ・ずばっと言いきらないと何がまずいのか? ・ずばっと言われると相手はどう思うのか? ・ずばっと言わない自分を相手はどう思うのか? ・ずばっと言わないのは、具体的に何を指摘し、どう変えるべきかわからないからでは? ・○○さんにずばっと言うべきことは? (4~5人を具体的に) ・そもそもコーチングとは? ・ずばっと言いきるのがいい時とまずい時は? をそれぞれメモに書くと効果的 多面的に、こちら側からあちら側から、中から外から、上から下から書くことで 1.今まで見えなかった側面がはっきり見える 2.十分考えていなかったことをしっかり考えることができる 3.理解不能と思っていた相手の行動、絶対いやだと思っていた相手・自分の行動への 理解が深まる。別の見方ができる 4.全体としてもやもやが整理でき、新しい自分としての取り組みができる 40
  • クリアフォルダによるメモ整理 41
  • クリアフォルダの重ね方 42
  • Facebookページ 「ゼロ秒思考」 メモを書いて 悩みをなくし、頭を整理しよう 出典: https://www.facebook.com/zerobyo.shikou 43
  • メモ書きの練習(タイトル例)  仕事が遅いのはなぜか?  どうして迷ってしまうのか?  迷うと何がいけないのか?  迷わない人は誰か? どうして迷わないのか?  迷わないと質が落ちるのか?  仕事が早くできた時、何がポイントだったか?  仕事が早くできた時、質が落ちたのか?  仕事が早い人はどういう工夫をしているのか?  仕事が早い人は何を考えていると思われるか?  仕事が早くなったら、空いた時間をどうするか? 44
  • メモ書きの練習(タイトル例)  資料作成の時間を半減するには?  資料作成に着手する前にすべきことは?  資料作成にあたって上司の意見をどう確認するか?  資料作成で特に時間がかかることは?  資料の使い回しをするには?  会議時間を短縮するには?  会議がなぜ長いのか?  長く議論すると質が上がるのか?  短時間で会議しながら、うまく合意するには?  会議の数を半減するには? 45
  • 3倍速あるいはそれ以上に向けて  気になることは全部メモに吐き出す → 気持ちが楽になる  日々スピードアップ。決意をし、実行する  どうすれば好循環になるか常に考える  常に無数の工夫をし続ける . . . 「特別の工夫」  人より一歩先を行く。そうすれば気分も格段によくなる  迷う時はすぐメリット・デメリットを整理して、まず前に進む  相談できる相手を各分野で数名ずつ確保しておく 46
  • 4. 最後に 47
  • 「ゼロ秒思考」を日本全体へ、そして世界へ  国内では、2ヶ月強で第7刷、6万3000部突破 → 一人でも多くの日本人に、メモを書いて考え発言する 力をつけてほしいと真剣に願っています  「ゼロ秒思考」メモ書きエバンジェリストが現在国内に17名  韓国、台湾、中国の大手出版社での出版決定  インドでは、数百名にメモ書きを実施していただいた 48 ぜひ家族、友人、知人、同僚、後輩10名以上にメモ書き を勧め、実践し、見せてあげてください!
  • 今後の「ゼロ秒思考」セミナー予定  「ゼロ秒思考」のメモ書き実践による – 4/5(土)スクー: もやもやを消し去り人間関係をラクにする方法(女性向け) – 4/8(火)スクー: 仕事の質とスピードを早く上げる方法(新入社員向け) – 4/16(水)経産省、NEDO共催: メーカー技術者・研究者の起業と自立を支援 するセミナー@東京 – 4/17(木) ダイヤモンド社: 新事業を生み出す事業計画立案・推進セミナー 新事業を生み出し成功させるための企画力、事業計画立案、リーンスタートアップ、 チーム作り、会社での推進体制強化(副題「社長に聞かせたい新事業創出」) – 4/22(火) ダイヤモンド社: 仕事3倍速セミナー@大阪 – 4/23(水)経産省、NEDO共催: メーカー技術者・研究者の起業と自立を支援 するセミナー@大阪 – 4/24(木)ダイヤモンド社: [女性限定 特別ワークショップ] ベストセラー『ゼロ秒 思考』の「メモ書き」で 人間関係をラクにする  それぞれのセミナーではメモを多数書いて慣れていただくとともに、質疑応答を今 日のように多数実施させていただく予定です 49
  • 日本発の世界的ベンチャー、 世界的企業を! 50 ブレークスルー パートナーズ株式会社 マネージングディレクター 赤羽 雄二 akaba@b-t-partners.com HP: www.b-t-partners.com ブログ: http://b-t-partners.com/akaba/ Facebook:https://www.facebook.com/yuji.akaba Twitter: https://twitter.com/YujiAkaba
  • 主な講演資料、ブログ 事業計画作成とベンチャー経営の手引き: http://www.slideshare.net/yujiakaba/ss-7021997 ベンチャー人材確保ガイドライン: http://www.slideshare.net/yujiakaba/ss-8854374 経産省イノベーション環境研修 最新のベンチャー起業環境と課題: http://www.slideshare.net/yujiakaba/ss-32714627 リーンスタートアップ時代の事業計画作成、資金調達とサービス開発: http://www.slideshare.net/yujiakaba/ss-16717087 大企業の経営改革とベンチャーの活性化で日本を再び元気に: http://www.slideshare.net/yujiakaba/ss-16751751 ブレークスルーキャンプ決勝プレゼン大会: http://www.slideshare.net/yujiakaba/2011-9466238 全国VBLフォーラム第5回基調講演: http://www.slideshare.net/yujiakaba/5vbl クリーンテックベンチャー: http://www.slideshare.net/yujiakaba/ss-8973633 現代ビジネス「ソーシャライズ!」でのブログ – 日本が変わった: http://gendai.ismedia.jp/articles/-/31677 – 大企業が変われない理由: http://gendai.ismedia.jp/articles/-/31888 – リーンスタートアップの最新事情: http://gendai.ismedia.jp/articles/-/32038 – SXSWが世界を動かす: http://gendai.ismedia.jp/articles/-/32138 – 大企業の改革と新事業立ち上げへのヒント: http://gendai.ismedia.jp/articles/-/33705 – 素早い仮説構築・検証・修正による商品開発 実践的リーンスタートアップ: http://gendai.ismedia.jp/articles/-/36828 – 経営改革を進めるには7つの鍵を同時に開けること: http://gendai.ismedia.jp/articles/-/36859 日経ビジネスオンラインでのインタビュー記事 – 日本の大企業が再び輝きを取り戻すには: http://business.nikkeibp.co.jp/article/interview/20121112/239314/ – 日本企業を襲う「自分のアタマで考えない」病: http://business.nikkeibp.co.jp/article/interview/20140324/261629 51
  • 略歴: 赤羽 雄二 東京大学工学部を1978年3月に卒業後、コマツで建設現場用の超大型ダンプトラックの設 計・開発に従事 1983~1985年、スタンフォード大学 大学院に留学(機械工学修士) 1986年、マッキンゼー入社。経営戦略、組織設計、マーケティング、新事業立ち上げなどの プロジェクト多数を14年間にわたりリード。うち、1990~2000年の10年間、マッキンゼーソウ ルオフィスを立ち上げ、韓国のトップグループの経営改革を推進 シリコンバレーのベンチャーキャピタルをへて、2002年、創業前、創業当初からの非常にき め細かな支援を特徴とするブレークスルーパートナーズ株式会社を森廣弘司と共同創業し、 「日本発の世界的ベンチャー」を生み出すべく活動。スマートフォン、ソーシャルメディア、コン テンツマーケティングに注目し、B2C、B2B両方の分野でリーンスタートアップを推進中 中堅・大企業の経営改革、経営幹部育成、新事業創出にも深く関わっている 学生向けアプリ開発コンテスト、ブレークスルーキャンプ2011、2012 Summer 企画・運営 主要な学生向けビジネスプランコンテストでは、基調講演、審査員、メンター等を務める 米Fenox Venture Capitalアドバイザー 経済産業省「産業競争力と知的財産を考える研究会」、総務省「ITベンチャー研究会」委員、 「ICTベンチャーの人材確保の在り方に関する研究会」委員、 「事業計画作成支援コース」の 企画立案および講師、「事業計画作成とベンチャー経営の手引き」著者 東京大学工学部「産業総論」講師、北陸先端科学技術大学、電気通信大学講師 スマートフォンゲーム、ソーシャルメディア、インターネット技術等への取り組み 52
  • 今日の感想、発見、質問等をぜひ、akaba@b-t-partners.com までお送りください。 いつでも、何でもご相談ください。すぐお返事します。 別途、http://b-t-partners.com/akaba/ の方にも登録しておいて いただければ新しいブログ、講演会資料等ご連絡します。 Twitter @yujiakabaのフォローをしていただければ有用情報を流 しています。 1. 今日の感想、発見 2. 今日から何をどう変えるか 3. 今日でわかりにくかったこと、質問内容 4. それ以外になんでも 53