Factocongres 11 juni 2013

  • 246 views
Uploaded on

Hoe de Parnassia Groep is veranderd naar een facilitaire regieorganisatie.

Hoe de Parnassia Groep is veranderd naar een facilitaire regieorganisatie.

  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Be the first to comment
    Be the first to like this
No Downloads

Views

Total Views
246
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0

Actions

Shares
Downloads
11
Comments
0
Likes
0

Embeds 0

No embeds

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide

Transcript

  • 1. Regieorganisatie bij een zorginstelling Joke van der Schoor 11 juni 2013
  • 2. Werkgebied Facilitair Bedrijf Eén van de grootste GGZ-organisaties in Nederland. 8 zorgbedrijven met 10 merken Kernregio’s Haaglanden, Rijnmond en Noord- Holland Noord Vestigingen van PsyQ en I-psy buiten kernregio’s
  • 3. 3 Structuur Parnassia Groep
  • 4. • Gezamenlijke omzet 564,3 miljoen euro. In 2011 werden • Ruim 179 duizend patiënten • 8.883 medewerkers, stagiaires en vrijwilligers meegerekend • Meer dan 180 verschillende locaties, verspreid over de Randstad, met concentraties rondom Castricum, Haarlem, Den Haag en Rotterdam • Zorg van de Parnassia Groep - 90% ambulant - 8% klinisch - 2% deeltijd Kerncijfers 2011
  • 5. Naar een facilitaire regieorganisatie Fase 1: Diagnose Fase 2: Visie en herontwerp Fase 3: Implementatie Fase 4: Evaluatie Fase 5: Doorgroei en professionalisering
  • 6. Fase 1: Diagnose Facilitaire Organisatie tot juni 2011: • Tot 2011 3 regionale servicecentra met facilitaire afdelingen • Verschillen in de facilitaire producten en diensten. • In 2011 besluit van 3 RSC naar één centraal facilitair bedrijf • Verschillen in de mate van uitbesteding. • Onvoldoende gebruik van volume bij aanbestedingen, door schaalgrootte meer inkoopvoordeel • Werkgroepen doelmatigheidsideeën -20% facilitaire kosten • 12 DMI’s in juli 2010, waaronder 1 centraal FB • Besluitvorming RVB
  • 7. Fase 2: Herontwerp Herinrichting Facilitaire Organisatie • Decentraal: operationele facilitaire taak/functie binnen de zorgbedrijven • aansluiting bij het primaire proces en rechtstreekse beïnvloeding door het zorgbedrijf: receptionisten en locatiebeheerders • Centraal: op concernniveau één centraal Facilitair Bedrijf PBG • met specialistische facilitaire taken • facilitair beheer van locaties aangestuurd door (10) facilitair managers met elk een eigen regio • klantenservice • manager en bedrijfsbureau
  • 8. Fase 3: Implementatie Fasering inrichting FB: • Inrichten kwartiermakersorganisatie januari 2011 • Werkgroepen voor onderdelen transitieplan • Transitieplan uitwerken binnen kaders van -20% juli 2010, gereed juli 2011 • Werving divisiemanager FB 1 augustus 2011 • Ingangsdatum FB 1 oktober 2011 • Plaatsen medewerkers a.h.v. sociaal plan per 1 oktober 2011 • Transitiefase van één jaar • 2011-2012: Beschrijven eenduidige processen, functies, besturing, systemen
  • 9. Uitgangspunten • Regieorganisatie: maximale uitbesteding van operationele facilitaire werkzaamheden, gecombineerd met een sterke strategische en tactische sturing op het verbinden van de facilitaire klantvraag en het beste aanbod uit de markt • Kwaliteit: uniformering en standaardisatie facilitaire dienstverlening op PBG-niveau • Kosten: taakstellend facilitaire kosten verminderen o.a. door uitvoering 12 facilitaire doelmatigheidsideeen -20%
  • 10. Kernwaarden • Het FB sluit aan bij de PBG brede kernwaarden Respectvol, Optimisch en Deskundig • Daarnaast hanteert het FB aanvullend de kernwaarden Klantgericht, Samenwerkingsgericht en Resultaatgericht • In het implementatietraject zal met de medewerkers van het FB gewerkt worden aan de verdere uitwerking (‘lading geven’) van deze kernwaarden in teamdagen en werkoverleggen
  • 11. Doelstellingen 1 Ontwikkelen organisatie en dienstverlening • Ontwikkelen van een passend aanbod van producten en diensten, aansluiting op de behoefte van de opdrachtgevers/klanten in de zorgbedrijven en passend binnen de kaders van wet- en regelgeving en externe kwaliteitsnormen • Ontwikkelen van de eigen regieorganisatie, dat wil zeggen het ontwikkelen van een actieve en in de verschillende regio’s uniforme sturing op vraag en aanbod via een stevige centrale regierol Financieel verantwoord werken • Leveren van een concurrerend aanbod • Aantoonbaar marktconform werken
  • 12. Doelstellingen 2 Vervolg financieel verantwoord werken • Uniformeren en standaardiseren. Ten behoeve van kostenbesparing en een efficiënte werkwijze werkt FB PBG met een zoveel mogelijk gestandaardiseerd productaanbod en uniforme werkprocessen in de verschillende regio’s • Continueren uitbesteding van operationele diensten waar dit om redenen van flexibiliteit en kostenreductie wenselijk is Ontwikkelen personeel • FB PBG wil werken aan het ontwikkelen van facilitaire vakkennis, regievoering en klantgerichtheid van de medewerkers
  • 13. Besturingsdriehoek Klant Directie Facilitaire organisatie Is verantwoordelijk voor: - kaders facilitaire functie - middelen Legt verantwoording af over: - functionaliteit - effectiviteit - omvang (#) Legt verantwoording af over: - producten / diensten - prijs / kwaliteit - efficiëntie Maken afspraken (SLA) over: - omvang (#) producten / diensten - prijs / kwaliteit Klant Directie Facilitaire organisatie Is verantwoordelijk voor: - kaders facilitaire functie - middelen Legt verantwoording af over: - functionaliteit - effectiviteit - omvang (#) Legt verantwoording af over: - producten / diensten - prijs / kwaliteit - efficiëntie Maken afspraken (SLA) over: - omvang (#) producten / diensten - prijs / kwaliteit
  • 14. Organisatie FB Manager FB 1 fte Facilitair managers 10 fte Klantenservice 5 fte Service level managers 4 fte Bedrijfsbureau 2 fte Interne Beveiliging Haaglanden en Centrale Meldkamer 28 fte
  • 15. Service level managers Uitbestede dienstverlening met aandachtsgebieden: • SLM Food & Hospitality • SLM Schoonmaak, Afval en Linnen • SLM Veiligheid, Arbo, RIE, BHV • SLM Beveiliging Taken: • beleid en advies • leveranciersmanagement • facilitaire contracten PG-breed
  • 16. Facilitair Managers • 10 regio’s • Totaal 370.000m2 • M2 verdeling norm 35.000 m2 • Functiewijziging facilitair coördinator naar facilitair manager • Taken: facilitair beheer locaties en klantcontacten
  • 17. Samenhang binnen FB Gezamenlijk resultaat: facilitaire dienstverlening aan Zorgbedrijven en externe huurders Overzichten:  Klantgegevens Zorgbedrijven en externe huurders  Locaties in regio’s  Kosten op jaarbasis  Producten en dienstencatalogus Rol Fac.Mngrs. Regio’s en klantenservice: Facilitair managers in de regio’s zorgen voor facilitair beheer van de locaties voor zorgbedrijven in hun regio en worden daarbij ondersteund door klantenservice Rol SLM-ers: SLM-ers zorgen voor levering uitbestede producten en diensten PBG-breed aan zorgbedrijven Voorwaarde bij dienstverlening: Samenwerking SLM-ers, facilitair managers regio’s en klantenservice Gezamenlijk resultaat: facilitaire dienstverlening aan Zorgbedrijven en externe huurders Overzichten:  Klantgegevens Zorgbedrijven en externe huurders  Locaties in regio’s  Kosten op jaarbasis  Producten en dienstencatalogus Rol Fac.Mngrs. Regio’s en klantenservice: Facilitair managers in de regio’s zorgen voor facilitair beheer van de locaties voor zorgbedrijven in hun regio en worden daarbij ondersteund door klantenservice Rol SLM-ers: SLM-ers zorgen voor levering uitbestede producten en diensten PBG-breed aan zorgbedrijven Voorwaarde bij dienstverlening: Samenwerking SLM-ers, facilitair managers regio’s en klantenservice
  • 18. Van Productgericht naar Klantgericht 7 Groeifasemodel Facilitaire organisatiesGroeifasemodel Facilitaire organisaties 1.1. AdAd--hochoc fasefase 3. Klantbewuste3. Klantbewuste fasefase 4. Klantgerichte4. Klantgerichte fasefase 5. Klantgestuurde5. Klantgestuurde fasefase 2. Gestructureerde2. Gestructureerde fasefase kwaliteitsbarrikwaliteitsbarrièèrere Interne oriInterne oriëëntatientatie ProductoriProductoriëëntatientatie Operational excellence Externe oriExterne oriëëntatientatie KlantoriKlantoriëëntatientatie Customer intimacy Mate van professionaliseringMate van professionalisering
  • 19. Gedragsverandering medewerkers • Deskundigheid: scholingsplan vakgebied Facility Management, waarbij de 9 HBO-competenties FM leidend zijn • FB als de regieorganisatie, van operationeel naar tactisch en strategisch • FB als nieuw team, waarbij samenwerking centraal staat • Landelijk i.p.v. regionaal, met als verzorgingsgebied alle PBG- panden in Nederland, waarbij klantgerichtheid centraal staat • Resultaatgericht i.p.v. taakgericht vastgelegd in de plannings-, evaluatie- en beoordelingsgesprekken.
  • 20. Kwaliteitssysteem
  • 21. Regieorganisatie 18 OperationeelOperationeel TactischTactisch StrategischStrategisch SLA /DienstennotaSLA /Dienstennota RaamcontractRaamcontract EigenaarEigenaar StakeholdersStakeholders / Klanten/ Klanten ?? Facilitaire Regie Organisatie Leveranciers mgtLeveranciers mgtKlant mgtKlant mgt BO FO Doorvertaling van strategische klantwaarde (investeringswaarde) Toetsing SKW  bepalen van gebruikswaarde klant (exploitatie waarde) 44 33 2211 PP AA CC DD FMIS Dienstverleners/Dienstverleners/ LeveranciersLeveranciers InIn –– ExternExtern Strategisch Regievoering: Strategische doorvertaling klantvraag BeheerderBeheerder UitvoerderUitvoerder 1 4 2 35 55
  • 22. Communicatie • Intranetsite aangepast, smoelenboek met foto’s • Transitieplan: validatie door Twijnstra en Gudde, gereed 1 november 2011 • Jaarplan 2012 geschreven door medewerkers FB • Divisiemanager FB: bezoek zorgbedrijven en afdelingen met transitieplan en jaarplan • Overzicht besparingen 2010-2013 • Projectenkalender • Contractenregister • Overzicht leveranciersoverleg met SLM-ers • Overzicht locatieoverleg met FM-ers
  • 23. Fase 4 Evaluatie • Klantrelatiegesprekken met bestuurders en directeuren • Juli 2012 verslag van behaalde resultaten van de transitie • Jaarplan FB volgens A3 methodiek • Begin 2013 Regiescan: 80% regie behaald • Verandering volgens Theory U
  • 24. Theory U
  • 25. Fase 5: Doorgroei en professionalisering • Transparantie in kosten verder doorvoeren • Voldoet regiemanagement of doorgroeien naar demandorganisatie? • Klanttevredenheid verhogen • Kunnen we kosten verlagen door doorgroei en professionalisering? • Zelfsturing door teamleden uitwerken • Professionaliseren door opleidingsplan • Teambuilding • Nieuwe structuur?
  • 26. Tips en Trics • Weet wie je klantengroepen zijn en zet een communicatiestructuur op • Benoem heilige huisjes en doe er iets aan als dat nodig is • Heb aandacht voor je team van medewerkers • Heb aandacht voor de individuele medewerkers • Professionaliseer bewust, plan studiedagen en gebruik je netwerk • Herhalen, herhalen, herhalen • Wees zichtbaar zijn als Facilitair Bedrijf en toon aan dat je deskundig bent • Blijf positief, zet door, vier successen en kijk naar de stip op de horizon
  • 27. Stellingen • De regieorganisatie bestaat niet, het is altijd een toegepaste vorm • De regieorganisatie is een groeifase passend binnen de ontwikkeling van een facilitair bedrijf • Veranderen in een rechte lijn past niet meer in de huidige tijd, nieuwe verandermodellen zijn nodig