ISO 30301 Sistemas de gestión para documentos

La experiencia de
certificación según
ISO 30301
Junio 2013

Normas de sistemas de gestión
para documentos
Marco de gobernabilidad para los documentos
Fundamentos
y terminología
Requisitos
Directrices
Apoyo a los
elementos de la
estructura de alto nivel
ISO 30300
Sistemas de gestión para
documentos. Fundamentos y
vocabulario
ISO 30301
documentos. Requisitos
ISO 30303
documentos. requisitos para
los organismos que rechazan
la auditoría y la certificación
ISO 30302
documentos. Guía para
la implementación
ISO 30304
documentos. Guía
de evaluación
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Gestión de
documentos.
Generalidaess - 1
ISO 15489
Gestión de
documentos.
Generalidaess - 1
Métodosde
autoavaluación - 3
Métodosde
autoavaluación - 3
Elementos
de implementación
y conceptuales - 2
Elementos
de implementación
y conceptuales - 2
ISO 23081
Metadatos para
la gestió de
documentos.
Principios - 1
ISO 23081
Metadatos para
la gestió de
documentos.
Principios - 1
ISO TR 26122
Análisis de los
procesos de
trabajo paraa
la gestión de
documentos
ISO TR 26122
Análisis de los
procesos de
trabajo paraa
la gestión de
documentos
ISO TR 13028
Directrices para
la implementación
de la
digitalitzación
de documentos
ISO TR 13028
Directrices para
la implementación
de la
digitalitzación
de documentos
ISO 13008
Proceso de
migración y
conversión de
documentos
ISO 13008
Proceso de
migración y
conversión de
documentos
33
22
ISO 16175
Principios y
requisitos
funcionales para
documentos en
entornos
electrónicos
de oficinas - 1
ISO 16175
Principios y
requisitos
funcionales para
documentos en
entornos
electrónicos
de oficinas - 1
Normas elaboradas por ISO / TC 46/SC 11 sobre SGD y normas internacionales e
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Contexto de la organizaciónEntrada
Liderazgo
Planificación
Soporte
Operación
Mejora
Evaluación
Documentos
de calidad
Salida
Requisitos y
expectativas
de la gestión de
documentos
Clientes y
partes
interesadas
Clientes y
partes
interesadas
Decisiones de
gestión
correctas
para alcanzar la
política y
los objetivos
Estructura del SGD

Proceso
Implantación
Auditoria
interna
Auditoria
de certificación
Certificación

Proceso
Implantación Auditoria
interna
Auditoria
de certificación
Certificación
Planificación
Implementación
y control
Análisis del contexto
Definición del alcance
del Sistema

Definición del alcance del SGD
Fundación UAB
Dirección de Patrimonio
y de Servicios al Campus
Dirección General
Dirección Econòmica y
Financera
Dirección Jurídica y de
Recursos Humanos
Servicios
Vila Universitària
Hotel Campus
Casa Convalescència
Agència de Promoció d'Activitats i de Congressos
Centre de Serveis Plaça Cívica
Escola Bressol Gespa
Fundació Autònoma Solidària
Investigación
Fundació Josep Laporte
Institut de l'Envelliment
Fundación Wassu
Docencia
Study Abroad-Afers Internacionals
Escola de Prevenció i Seguretat Integral
Escola Superior d'Arxivística i Gestió de Documents
Escola Universitària de Turisme i Direcció Hotelera
UAB Idiomes Barcelona
Fundació Doctor Robert
Fundació Hospital Clínic Veterinari

Definició de l'abast del SGD
Escola Superior d'Arxivística i Gestió de Documents
Área de Consultoria y
Certificación
Dirección
Área de Estudis y
Formación
Secretaria Académica
Área de investigación
Administración y
Servicios. Calidad
Consejo Asesor
Associació d’Arxivers-Gestors de Documents de
Catalunya
Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya
Escola d’Administració Pública de Catalunya
El Periódico
Baratz
Artyplan Document
Dinser, servicios informáticos S.L.
AGTIC, S.L
Consejo Académico
Empleados: 40 (incluido profesorado)
Titulados 2002-2012: 800

Proceso
interna
Auditoria
de certificación
Certificación
Planificación
Análisis del context
Definición de los
Objetivos estratégicos
Identificación de los
beneficios
Complicidades y
compromisos
Desarrollo de
la política de GD
Comunicación
Política de GDPolítica de GD
Implementación
y control

Proceso
interna
Auditoria
de certificación
Certificación
Planificación
Análisis
Compromisos
y responsabilidades
Objetivos e
identificación de riesgos
Procesos de
gestión documental
Evaluación y
mejora
Soporte
Implementación
y control Manual del
Sistema de Gestión
para Documentos
Manual del
Sistema de Gestión
para Documentos

proceso
Planificación
Análisis
Compromisos
y responsabilidades
Objetivos e
Procesos de
gestión documental
Evaluación y
mejora
Soporte
Implementación
y control
Roles:
Dirección
Responsable de GD y Archivos
Administrador del Sistema informàtico
Jefes de Departamento
Empleados
Roles:
Dirección
Responsable de GD y Archivos
Administrador del Sistema informàtico
Jefes de Departamento
Empleados
interna
Auditoria
de certificación
Certificación

Proceso
Planificación
Análisis
Compromisos
y responsabilidades
Objetivos e
Procesos de
gestión documental
Evaluación y
mejora
Soporte
Implementación
y control
Cuadro de
mando
Cuadro de
mando
- Objetivo
- Acción a realizar
- Responsable
- Recursos necesarios
- Prioridades
- Requisitos aplicables
- Plazos
- Evaluación de resultados
- Riesgos y efectos no deseados
- Oportunidades de mejora
- Frecuencia de control
- Fecha de cumplimiento
- Objetivo
- Responsable
- Prioridades
- Plazos
interna
Auditoria
de certificación
Certificación

Cuadro de mando - Objectivos
- Objetivo
- Responsable
- Prioridades
- Plazos
- Objetivo
- Responsable
- Prioridades
- Plazos
interna
Auditoria
de certificación
Certificación

Proceso
Planificación
Análisis
Compromisos
y responsabilidades
Objetivos e
Procesos de
gestión documental
Evaluación y
mejora
Soporte
Implementación
y control
Categoritzación
de riesgos
Categoritzación
de riesgos
- Riesgo
- Nivel de riesgo
- Tratamiento y control
- Prioridad
- Riesgo
- Nivel de riesgo
- Tratamiento y control
- Prioridad
interna
Auditoria
de certificación
Certificación

Proceso
Planificació
Análisis
Compromisos
y responsabilidades
Objetivos e
Procesos de
gestión documental
Evaluación y
mejora
Soporte
Implementació i
control
Recursos humanos
y materialss
Formación
Control de la Documentación
del SG para D
interna
Auditoria
de certificación
Certificación

Proceso
Planificación
Anàlisis
Compromisos
i responsabilitats
Objetivos e
Procesos de
gestión documental
Evaluación y
mejora
Soporte
Implementación
y control
Recursos humanos
y materiales
Formación
del SD para D
Control y
planificación
acciones
formativas
Control y
planificación
acciones
formativas
Verificación del momento de la formación y contenidos
por empleado:
- Requisitos legales
- Política gestión documental
- Manual de gestión documental
- Reglamento de archivos
- Procedimientos
- Fichas de procesos
- Plantillas de documentos
- Compromisos voluntarios
- Procedimiento de control de no conformidades
- Procedimiento de acciones correctivas y preventivas
- Procedimiento de control de documentación
Verificación del momento de la formación y contenidos
por empleado:
- Requisitos legales
- Política gestión documental
- Manual de gestión documental
- Reglamento de archivos
- Procedimientos
- Fichas de procesos
- Plantillas de documentos
- Compromisos voluntarios
- Procedimiento de control de no conformidades
- Procedimiento de acciones correctivas y preventivas
- Procedimiento de control de documentación
interna
Auditoria
de certificación
Certificación

Tabla de necesidades de formación

Proceso
Planificación
Anàlisis
Compromisos
i responsabilitats
Objectius i identificació
de riscos
Procesos de
gestión documental
Evaluación y
mejora
Implementación
y control
Recursos humanos
y materiales
Formación
del SD para D
Procedimiento de
control de la
documentación
del Sistema
Procedimiento de
control de la
documentación
del Sistema
CUADRO DE CONTROL
- Documento
- Fecha de creación
- Responsable de la creación
- Fecha de aprobación
- Responsable de la aprobación
- Fecha de modificación
- Responsable de la modificación
- Fecha de aprobación de la modificación
- Modificaciones realizadas
- Versión vigente
- Observaciones
CUADRO DE CONTROL
- Documento
- Fecha de creación
- Responsable de la creación
- Fecha de aprobación
- Responsable de la aprobación
- Fecha de modificación
- Responsable de la modificación
- Fecha de aprobación de la modificación
- Modificaciones realizadas
- Versión vigente
- Observaciones
Soporte
interna
Auditoria
de certificación
Certificación

Proceso
Implantació Auditoria
interna
Auditoria
de certificació
Certificació
Planificación
Análisis
Compromisos
y responsabilidades
Objetivos e
Procesos de
gestión documental
Evaluación y
mejora
Implementación
y control
Soporte
Desarrollo de acuerdo con la
ISO 15489:2001 y el código deontológico
de la AAC
Desarrollo de acuerdo con la
ISO 15489:2001 y el código deontológico
de la AAC
interna
Auditoria
de certificación
Certificación

Proceso
Planificación
Análisis
Compromisos
y responsabilidades
Objetivos e
Procesos de
gestión documental
Evaluación y
mejora
Implementación
y control
Reglamento
de GD
Reglamento
de GD
Soporte
interna
Auditoria
de certificación
Certificación

Proceso
Planificación
Análisis
Compromisos
y responsabilidades
de riscos
Procesos de
gestión documental
Evaluación y
mejora
Implementació i
control
Cuadro de
clasificación
Cuadro de
clasificación
Suport
- Procesos
- Código
- Nombre
- Nivel
- Heredabilidad
- Función (breve descripción)
- Cronología
- Apoyo
- TAD
- Disposición
- Observaciones
- Plazo
- Acceso
- Fecha alta
- Persona alta
- Fecha baja
- Persona baja
- Fecha modificación
- Persona modificación
- Procesos
- Código
- Nombre
- Nivel
- Heredabilidad
- Función (breve descripción)
- Cronología
- Apoyo
- TAD
- Disposición
- Observaciones
- Plazo
- Acceso
- Fecha alta
- Persona alta
- Fecha baja
- Persona baja
- Fecha modificación
- Persona modificación
interna
Auditoria
de certificación
Certificación

Proceso
Planificación
Análisis
Compromisos
y responsabilidades
Objetivos e
Procesos de
gestión documental
Evaluación y
mejora
Implementación
y control
Cuadro de
creación y control
de documentos
del SGD
Cuadro de
creación y control
de documentos
del SGD
Soporte
- Núm.
- Proceso
- Controles
- Núm.
- Proceso
- Controles
interna
Auditoria
de certificación
Certificación

Ciuadro de Creación y Control

interna
Auditoria
de certificación
Certificación
Proceso
Planificació
Análisis
Compromisos
i responsabilitats
de riscos
Processos de
gestió documental
Evaluación y
mejora
Implementació i
control
Mapa de
procesos
Mapa de
procesos
Suport

Proceso
Planificación
Análisis
Compromisos
y responsabilidades
de riscos
Procesos de
gestión documental
Evaluación y
mejora
Implementació i
control
Ficha de procesoFicha de proceso
Suport
- Código
- Versión
- Página
- Fechas (Elaboración | Aprobación | Entrada en vigor)
- Nombre del proceso
- Definición
- Responsable / propietario
- Destinatario
- Inició / final
- Entradas
- Salidas
- Indicadores
- Variables de control
- Riesgos
- Tratamiento de riesgos
- Registros
- Procedimientos / documentos
- Código
- Versión
- Página
- Fechas (Elaboración | Aprobación | Entrada en vigor)
- Nombre del proceso
- Definición
- Responsable / propietario
- Destinatario
- Inició / final
- Entradas
- Salidas
- Indicadores
- Variables de control
- Riesgos
- Tratamiento de riesgos
- Registros
- Procedimientos / documentos
interna
Auditoria
de certificación
Certificación

Proceso
Planificación
Análisis
Compromisos
y responsabilidades
Objetivos e
Procesos de
gestión documental
Evaluación y
mejora
Implementación
y control
Manual de
usuario
Manual de
usuario
Soporte
interna
Auditoria
de certificación
Certificación

Proceso
Planificación
Análisis
Compromisos
i responsabilitats
de riscos
Procesos de
gestión documental
Evaluación y
mejora
Implementación
y control
Programa anual
de seguimiento
de cumplimiento
Programa anual
de seguimiento
de cumplimiento
Suport
- Seguimiento y auditorías
- Cláusulas de las normas
- Procesos a auditar
- Criterios de auditoría
- Equipo auditor
- Periodización mensual
- Método de auditoría
- Observaciones
- Seguimiento y auditorías
- Cláusulas de las normas
- Procesos a auditar
- Criterios de auditoría
- Equipo auditor
- Periodización mensual
- Método de auditoría
- Observaciones
interna
Auditoria
de certificación
Certificación

Programa anual de evaluacion del cumplimiento

Proceso
Planificación
Análisis
Compromisos
y responsabilidades
Objetivos e
Procesos de
gestión documental
Evaluación y
mejora
Implementación
y control
Procedimiento de
control de acciones
correctivas y
preventivas
Procedimiento de
control de acciones
correctivas y
preventivas
Soporte
interna
Auditoria
de certificación
Certificación

Proceso
Planificación
Análisis
Compromisos
y responsabilidades
Objetivos e
Procesos de
gestión documental
Evaluación y
mejora
Implementación
y control
Procedimiento de
control de
No Conformidades
Procedimiento de
control de
No Conformidades
Soporte
interna
Auditoria
de certificación
Certificación

Proceso
Planificación
Análisis
Compromisos
i responsabilitats
Objetivos e
Procesos de
gestión documental
Evaluación y
mejora
Implementación
y control
Fichas de
seguimiento
Fichas de
seguimiento
Soporte
interna
Auditoria
de certificación
Certificación

Ficha de seguimiento de No Conformidades

Proceso
Planificación
Análisis
Compromisos
y responsabilidades
de riscos
Procesos de
gestión documental
Evaluación y
mejora
Implementación
y control
Registro de
No Conformidades
y Acciones
Correctivas
Registro de
No Conformidades
y Acciones
Correctivas
Soporte
- Núm.
- Año
- Descripción
- Referencia normativa
- Origen
- Tipo (Acción Correctiva / Acción Preventiva)
- Situación (En curso / Reabierta / Cerrada)
- Responsable
- Observaciones
- Núm.
- Año
- Descripción
- Origen
- Tipo (Acción Correctiva / Acción Preventiva)
- Responsable
- Observaciones
interna
Auditoria
de certificación
Certificación

Proceso
Planificación
Análisis
Compromisos
y responsabilidades
de riscos
Procesos de
gestión documental
Evaluación y
mejora
Implementación
y control
Registre
d'Accions de
Millora
Registre
d'Accions de
Millora
Soporte
- Núm
- Any
- Descripció
- Referència normativa
- Origen
- Situació (En curs / Reoberta / Tancada)
- Responsable
- Observacions
- Núm
- Any
- Descripció
- Referència normativa
- Origen
- Situació (En curs / Reoberta / Tancada)
- Responsable
- Observacions
interna
Auditoria
de certificación
Certificación

Proceso
Planificación
Análisis
Compromisos
y responsabilidades
de riscos
Procesos de
gestión documental
Evaluación y
mejora
Implementación
y control
Registro
de Acciones de
Mejora
Registro
de Acciones de
Mejora
Soporte
- Núm.
- Año
- Descripción
- Origen
- Responsable
- Observaciones
- Núm.
- Año
- Descripción
- Origen
- Responsable
- Observaciones
interna
Auditoria
de certificación
Certificación

Proceso
Planificación
Análisis
Compromisos
y responsabilidades
de riscos
Procesos de
gestión documental
Evaluación y
mejora
Implementación
y control
Registro
de Acciones
Preventivas
Registro
de Acciones
Preventivas
Suport
- Núm.
- Año
- Descripción
- Relación AC
- Relación AP
- Relación AM
- Origen
- Responsable
- Observaciones
- Núm.
- Año
- Descripción
- Relación AC
- Relación AP
- Relación AM
- Origen
- Responsable
- Observaciones
interna
Auditoria
de certificación
Certificación

Proceso
Planificación
Análisis
Compromisos
y responsabilidades
de riscos
Processos de
gestió documental
Evaluación y
mejora
Implementación
y control
Registro
de incidencias
Registro
de incidencias
Soporte
- N
- Año
- Descripción
- Origen
- AC
- AP
- Responsable
- Observaciones
- N
- Año
- Descripción
- Origen
- AC
- AP
- Responsable
- Observaciones
interna
Auditoria
de certificación
Certificación

Proceso
interna
Auditoria
de certificación
Certificación
Auditoría
Selección
del auditor

Proceso
Auditoria
Selección
del auditor
Procedimiento
de auditorias
internas
Procedimiento
de auditorias
internas
Aptitudes y competencias
según ISO 19011:2011
Aptitudes y competencias
según ISO 19011:2011
interna
Auditoria
de certificación
Certificación

Proceso
Auditoría
Selección
del auditor
Plan
de auditoría
Plan
de auditoría
Informes
de auditoría
Informes
de auditoría
interna
Auditoria
de certificación
Certificación
Auditor

Proceso
interna
Auditoria
de certificación
Certificación
Auditoría
Selección entidad
certificadora

Proceso
Auditoría
Selección entidad
certificadora
Según requisitos
ISO/IEC 17021:2011
Según requisitos
ISO/IEC 17021:2011
interna
Auditoria
de certificación
Certificación

Proceso
Auditoría
Selección entidad
certificadora
Plan
de auditoría
Fase 1
Plan
de auditoría
Fase 1
Informe
de auditoría
Fase 1
Informe
de auditoría
Fase 1
Plan
de auditoría
Fase 2
Plan
de auditoría
Fase 2
Informe
de auditoría
Fase 2
Informe
de auditoría
Fase 2
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Auditoria
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Certificación
Auditor

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