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Guía de elaboración de procedimientos

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  • 1. Guía para la elaboración de Procedimientos y Diagramas de Flujo Guía para la Elaboración de Procedimientos y diagramas de flujo by Prof. Shirley Camaran is licensed under a Creative Commons Reconocimiento-CompartirIgual 3.0 Unported License. Universidad Simón Bolívar Guía para la elaboración de Procedimientos y Diagramas de Flujo Curso: Sistemas y Procedimientos 17/10/2013 Prof. Shirley Camaran M.
  • 2. Guía para la elaboración de Procedimientos y Diagramas de Flujo Procedimientos Es la consecución de pasos concatenados entre sí, y que logran un fin en común para el ejercicio de un proceso, actividad o logro de un objetivo. Ahora bien el analista encargado de elaborar procedimientos debe cumplir ciertos pasos que se le denominan principales, como lo son:  Investigación de la unidad o proceso que se le desea realizar el procedimiento.  Determinar los métodos para la investigación, tales como: la visita guiada, la observación directa, la lectura documental, la entrevista abierta o dirigida, entre otras. Se recomienda la entrevista abierta, en la cual se necesita una gran capacidad de retención y descripción.  El diseño y la aplicación de medios y materiales de apoyo tales como: la encuesta, la guía de entrevista o de observación, los cuestionarios, las fichas de información, los cuadros de problemas, necesidades y éxitos, el muestreo estadístico, etc.  La identificación de las normas que rigen al procedimiento.  Analizar la información existente para responder a las siguientes preguntas: ¿Qué actividad u operaciones se realizan? Con alusión a la naturaleza y los fines de la función de la cual se desprenden las actividades susceptibles de procedimentar, actualizar, redimensionar o suspender. ¿Para qué? Finalidad de las actividades, operaciones y de los resultados de la ejecución. ¿Quién (es)? Descripción de los órganos o puestos responsables del desarrollo de las actividades. ¿Cómo se realiza? Explicación del método de trabajo y del uso de los instrumentos, equipos, espacios y materiales, para lograr los objetivos de una actividad. ¿Cuándo se realiza? Relativo al señalamiento de los tiempos de ejecución y obtención de los resultados, según las normas, políticas y lineamientos del procedimiento, la metodología de trabajo y los requerimientos de los usuarios, demandantes o beneficiarios. ¿Dónde se realiza? Referencia de la ubicación tanto de la unidad responsable, los puestos de trabajo, así como de sus usuarios. ¿Con qué se realiza? Señalamiento de los insumos, equipo y demás medios utilizados para la ejecución y logro de los resultados.  Y finalmente entrar en la fase de diseño donde transforma o traduce secuencial y cronológicamente las ideas, actividades u operaciones en textos escritos o en imágenes 2
  • 3. Guía para la elaboración de Procedimientos y Diagramas de Flujo (gráficas o audiovisuales) procesadas, manual, mecánica o electrónicamente con apoyo de medios modernos que la tecnología nos ofrece y según las necesidades de cada organización. Ahora bien los procedimientos en cualquiera que sea su forma de presentación deben estar redactados de la misma manera, por lo que a continuación se presentan normas para su redacción:  Las actividades deben iniciar con un verbo conjugado en tercera persona del singular y tiempo presente, por ejemplo: revisa, planifica, archiva, entre otros según sea el caso.  Todas las actividades deben tener un responsable, independientemente de que este se repita.  Las actividades deben estar claramente definidas y de manera sencilla.  Cuando una actividad requiera de un punto de decisión, esta debe ser claramente definida en ambos casos.  Cuando en una actividad se genere o utilice un documento, este debe llamársele por su nombre exacto y código en caso de tenerlo. Para ilustrar los procedimientos formalmente debemos seguir una especie de formato, a continuación un ejemplo: 3
  • 4. Guía para la elaboración de Procedimientos y Diagramas de Flujo Ahora bien los procedimientos tienen tres (03) formas de presentación:  Narrativa o Clásica: es aquella que cuenta en forma concatenada una secuencia de actividades, estas a su vez están identificadas por números, por actividad y su responsable (cargo de la persona que realiza la actividad). Ver anexo 1  Play Script: Esta técnica combina dos estilos la grafica y la narrativa, ya que de un lado se cuenta con el procedimiento de manera narrativa y del otro se realiza el diagrama de flujo. Por opinión de expertos es la técnica más comprensible debido a su doble función. De la misma manera hay elementos que debe contener esta técnica: • Encabezamiento • Objetivo • Generalidades • Normas • Descripción  Ver anexo 2  Pictogramas: Es la combinación de dibujos asociados a actividades del procedimiento que indican como es el proceso. Estos suelen usarse cuando son procesos masivos, es decir, que involucran a gran cantidad de personas y que son cortos. Ver anexo 3 Diagramas de flujo No es más que la representación en forma grafica de los procesos, por medio de la utilización de líneas, símbolos y palabras cortas. Para los diagramas de flujo también suelen existir tipos, ellos son:  Diagrama de Bloque Es la representación grafica de un proceso por medio de la utilización de bloques o cajas en forma de rectángulos en las cuales se describe brevemente la acción y del lado derecho el responsable de la acción. Ver Anexo 4  Diagrama Vertical Este flujograma se realiza de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha utilizando la simbología ANSI. Ver Anexo 5 4
  • 5. Guía para la elaboración de Procedimientos y Diagramas de Flujo ¿Qué permiten los Flujogramas? Permite visualizar los documentos que se utilizan en un proceso, así como también los distintos pasos y unidades administrativas que intervienen en el mismo. Ventajas de los Flujogramas 1. Facilita ejecutar los trabajos 2. Describe en forma breve y concisa los distintos pasos del proceso. 3. Evita improvisaciones 4. Identifica las debilidades y fortalezas del proceso 5. Genera sentido de responsabilidad y establece los límites del proceso. 6. Plantea la diferencia entre lo que se hace y lo que debería hacerse. Simbología Comúnmente Utilizada: 5
  • 6. Guía para la elaboración de Procedimientos y Diagramas de Flujo Simbología ANSI: Normas de Diagramación: • El diagrama debe realizarse mediante un encolumnado vertical. • Un diagrama de flujo siempre inicia y termina con el símbolo “TERMINAL”. • La representación debe hacerse de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha. • En la medida de lo posible realizar el diagrama en una hoja. • Las actividades deberán diagramarse de tal forma que se logre una adecuada distribución y simetría de los símbolos utilizados. • Tanto los simbolos como el texto deben mantener uniformidad en su tamaño. • El símbolo de la actividad en el diagrama de flujo, contendrá los datos asentados en la descripción del procedimiento, pero con enunciados breves y sencillos. Iniciar con un verbo conjugado en presente de la tercera persona, ejemplo: turna, supervisa, registra, etc. • El símbolo de documento debe contener el nombre del formato que se esté usando, en forma completa, abreviado, o indicado con sus iniciales cuando se componga de tres o más palabras. • El símbolo de decisión podrá tener hasta tres líneas de salida: considerando que la línea de entrada se ubicará en la parte superior del símbolo, las salidas de éste podrán ser por el vértice inferior, el izquierdo y/o el derecho. La unión entre símbolos se representará con 6
  • 7. Guía para la elaboración de Procedimientos y Diagramas de Flujo líneas rectas, horizontales y verticales o la combinación de ambas, evitando su cruce, con excepción de los conectores, que podrán entrar en cualquier parte del procedimiento. • A cada conector de salida de página le corresponde un conector de entrada a página, marcado con la misma letra, o número. • A cada conector de salida de interpágina le corresponde un conector de entrada de interpágina, marcado con el mismo número o letra. • Concisión y claridad en las notas. • El tamaño de las formas no debe variar. 7
  • 8. Guía para la elaboración de Procedimientos y Diagramas de Flujo Anexo 1 Procedimiento al Estilo Clásico 8
  • 9. Guía para la elaboración de Procedimientos y Diagramas de Flujo Anexo 2 Procedimiento PlayScript 9
  • 10. Guía para la elaboración de Procedimientos y Diagramas de Flujo Anexo 3 Pictograma 10
  • 11. Guía para la elaboración de Procedimientos y Diagramas de Flujo Anexo 4 Anexo 5 11

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