Qualitaetsmanagement mittels Campus-Management

1 Campus Management und Qualitätsmanagement - dargestellt am TraiNex A. Beise, Prof. Dr. S. Bieletzke Fachhochschule des Mittelstands (FHM)

Definition Qualitäts-Management-System • Q ist ein relatives Maß, das die realisierte Beschaffenheit (IST) mit dem Anspruch (SOLL) in Beziehung setzt. • QM legt Ziele, Instrumente und Verantwortliche fest. (Qualität des Managens / Managen der Qualität) • QMS umfasst definierte Orgastrukturen, Verfahren, Prozesse und ist Teil eines übergeordneten Management-Systems. (DIN EN ISO 9000) • Oder auch nach CHE/Prognos-Studie: QMS beschreiben umfassende strukturierte Q-Sicherungs- und Q- entwicklungsmaßnahmen, welche über die Rückkoppelung von Ergebnissen an Steuerung zu einem Qualitätskreislauf verbunden sind.

Qualitätskreislauf PLAN 1. Qualitätsziele und Definition relevanter Prozesse ggf. Modifikation ACT DO 4. Ableitung von Maßnahmen 2. Studium und Umsetzung und Lehre CHECK 3. Überprüfung der Zielerreichung

Definition CM • www.Wikipedia.de: Hochschulinformationssysteme oder Campus- Management-Systeme sind IT-Systeme, die der Abbildung von Geschäftsprozessen im Bereich des studentischen Lebenszyklus sowie weiterer Aufgabenfelder der Hochschulverwaltung dienen. • www.ECampus24.eu: Ein Campus-Management-System (E-Campus) zielt auf eine ganzheitliche, web-basierte Abbildung der bedeutsamen Systemelemente einer Hochschule und ihrer spezifisch funktionalen Beziehungen und ermöglicht eine partizipative Integration der Systemelemente.

3 Thesen • Je ganzheitlicher das CM-System, desto mehr Schnittmengen-Nutzen zu QMS. • CM-System ist notwendig, aber nicht hinreichend für ein (gutes) QM- System. • Ohne Beachtung von Kultur und Organisation wird die Technik scheitern.

Hochschul-Leitung Finanzen / Personal / IT / Forschung / QM Dekan 1 Dekan 2 Dekan 3 Dekan x N ot Inte Sta B ew Alu K ar en/ res tisti mn rier erb Gra Lehre sen i k e er des ten Forschung e a rvic lom Se Dip Verwaltung / Support

Ganzheitlichkeit eines CM-Systems -zeitlich: vom Interessenten zum Bewerber zum Studienanfänger zum Studierenden zum Alumnus (life cycles) -organisatorisch: alle arbeiten mit unterschiedlichen Sichten auf dem gleichen System (z.B. Student/Dozent/Verwaltung/ Management: selbes Notensystem) -funktional: je mehr Funktionalitäten integriert sind, desto mehr übergreifende Abfragen sind ohne Schnittstellen direkt nutzbar. Vor Umsetzung an Durchsetzung denken: ...

Hochschulen und Veränderungsprozesse Richtiges Maß zwischen „Kontinuität“ und „Bruch“ finden Betroffene zu Spielräume in der Beteiligten machen Umsetzung ermöglichen Widerstände nicht „personalisieren“, Konzepte erproben, sondern als rationales bevor man sie zu Ende Handeln erkennen denkt Machtstrukturen und Projektstrukturen Interessen mitdenken auf das notwendige Maß beschränken Vgl. z.B. Richter/Ibold 2007, Janneck /Adelberger/Fiammingo/Luka 2009, Altvater 2007, Wimmer 1999, Ibold/Kühl 2008

3 Thesen • Je ganzheitlicher das CM-System, desto mehr Schnittmengen-Nutzen zu QMS. • CM-System ist notwendig, aber nicht hinreichend für ein (gutes) QM- System. • Ohne Beachtung von Kultur und Organisation wird die Technik scheitern.

Überschneidungen QM- und CM-Systeme QM-Systeme CM-Systeme Insbesondere Nutzer/Akteure Alle, auch Leitung/QM Forschung Q-kreislauf Ziele/Erwartungen Abhängig vom Akteur Information Input Daten Studierbarkeit Prozesse der Lehre Evaluation/Monitor ing Auslastung Vgl.: Skorupinski, J., 2009 (CHE/DFN-Tagung)

Generelle Erwartungen an QM- und CM-Systeme QM-Systeme CM-Systeme Integration vorhandender QM- Student: webbasierte Teilhabe, Instrumente zu einem hochschulweiten Sicherheit und Service Qualitätsregelkreis Dozent: Terminflexibilität, Berücksichtigung relevanter Kommunikationssicherheit, E-Learning Leistungsprozesse und Verwaltung: effizient-effektive Qualitätsdimensionen Unterstützung bolognakonformer Nutzbarkeit für die strategische Routine-Abläufe Hochschulsteuerung und -entwicklung Management: Business Information Verbesserte Ergebniskontrolle und System, Controlling Unterstützung von Follow-up- Maßnahmen Ausgewogenheit zwischen den Interessen der gesamten Hochschule und den Zielen der dezentralen Einheiten

Erwartungen an QM- und CM-Systeme: Studierende QM-System CM-System = E-Campus Sicherstellung einer guten Qualität von Generation Connected/ Studium/Lehre, Betreuung und Web 2.0/joy of use Serviceleistungen Kunde mit Anspruch und Partizipationsmöglichkeiten (z.T. auch Selbstbewusstsein bei Gestaltung des Systems) Web-basierte Teilhabe Struktur und Sicherheit im Studium Infos & Content Community, Buddies, Communication Opt. Design

Erwartungen an QM- und CM- Systeme: Lehrende QM-System CM-System = LCMS positive Relation zwischen Aufwand und Web 1.0: Content-Verteilung Nutzen: keine „Qualitätsbürokratie“ Terminplanung/-flexibilität Feedback-Funktion Communication-Management „richtiges“ Maß an Transparenz (schnell/sicher/verbindlich) E-Learning-Tools Qualität & Arbeitserleichterung

Erwartungen an QM- und CM-Systeme: Hochschulverwaltung QM-System CM-System = eWMS Definition von Prozessen und Noten/Termine/Ressourcen/Kunden Herstellung von Handlungssicherheit bei managen gleichzeitiger Erhaltung von Dezentralität vs. Zentralität Handlungsspielräumen Einheitliche Datenbasis ohne keine Zusatzbelastung Inkonsistenzen (positives) Feedback konsequent, verbindlich und Transparenz von Ressourcenkanppheit zielgerichtet

Erwartungen an QM- und CM-Systeme: Hochschulleitung QM-System CM-System = BI Nutzbarkeit für die strategische EUS/MIS/BI (Business Intelligence) Hochschulsteuerung und -entwicklung Berichte/Abfragen/Analysen Verbesserte Ergebniskontrolle (short & simple, trotzdem smart) keine „Qualitätsbürokratie“, schonender z.B. Raumauslastung, Kapazitäten Ressourceneinsatz Kosten senken „optimale“ Transparenz Controlling ...

Beispiele

Integration in Struktur & Prozesse Integration mit den Integration der Menschen Werkzeige & Architektur

QM-Ziel IST 08 QM-Unterziele CM- Nutzen Ein MA mit Guter Übergang zur Excel, 2*2 Orga: verteilte -zentrales Hochschule Wochen für LDS, Interessentenbearbeitung Bewerbermana Mehrfach- Technik: jeder Sachbearbeiter kann gement befragung der Studierenden, zentral die elektronische Bewerber- -Studierende Ineffizient, teils Akte sofort einsehen & bearbeiten gleichen ab Ineffektiv. Kultur: Vertrauen in Kollegen -Workflow -Landesamt-Statistiken -Excel Export teilautomatisiert innert 2 Tagen (NRW)

Blick in ein Testsystem...

Pflicht: LDS QM

QM-Ziel IST 05 Unterziel CM- Nutzen Gute Lehre Spezieller Orga: Evaluationsbeauftragter, Single-sign-on, Web- Fragebogen, trimesterweise Evaluation aller System kennt Mehrfach- Dozenten Abgabe, Lehrpläne, Papier, 12 Kultur: Akzeptanz der Evaluation, Nebenbei- Wochen Auswertung, Teilnahme > 25% Bewertung, negative Schleife Technik: Befragung UND Auswertung Abruf durch innerhalb einer Woche. Dozenten, positive Schleife

Zentrale vs. dezentrale Ansätze bei Evaluation Aus: Kaufmann, Benedict (2009): Qualitätssicherungssysteme an Hochschulen – Maßnahmen und Effekte. Eine empirische Studie. Hochschulrektorenkonferenz. Bonn.

Evaluation • Freischaltung durch Verwaltung

Student

Dozent

QM-Ziel IST 05 QM-Unterziel CM-Nutzen Gute Betreuung -keine -Einführung des -SGB ist transparent strukturierte Betreuung studiengruppen- -Termine der Sitzungen betreuenden Professors im Stundenplan (SGB) (ORGA) -Ort: auch virtueller - Akzeptanz monatlicher Raum Sitzungen (Kultur) -Automatische -automatische Auswertung aller Noten Problemfall-Erkennung des SGB inkl. Mail (Technik)

QM-Ziel IST 04 QM-Unterziel CM-Nutzen Guter Übergang in -Stellen- -sind 80% der -Alumni sind CM-Nutzer anzeigen als den Beruf Aushang Absolventen nach einem mit neuem Status -Alumni nicht Jahr in adäquaten -Funktionen des CM mehr erreichbar Positionen? auch für Alumni nutzbar -Etablierung des -Umfragen, CareerServiceCenters Anmeldungen, Mail -Gründung Alumni-Verein -positive Schleife -komplette Integration der Alumni in CM-System -Einstellung von Stellenangeboten durch Alumni im Unternehmens-Modul

3 Thesen • Je ganzheitlicher das CM-System, desto mehr Schnittmengen- Nutzen zu QMS! • CM-System ist notwendig, aber nicht hinreichend für ein (gutes) QM-System! • Ohne Beachtung von Kultur und Organisation wird die Technik scheitern!

Fragen?

Literatur Altvater, Peter (2007): Organisationsberatung im Hochschulbereich – einige Überlegungen zum Beratungsverständnis und zu Handlungsproblemen in Veränderungsprozessen. In: Ders./Bauer, Yvonne/Gilch, Harald (Hrsg.): Organisationsentwicklung in Hochschulen. Dokumentation. HIS: Forum Hochschule. 14/2007. Hochschul-Informations-System. Hannover. S. 11-23. In: URL: http://www.his.de/pdf/pub_fh/fh-200714.pdf [Stand: 30.06.2010] Ibold, Frank/Kühl, Stefan (2008): Wie führt man lateral in Veränderungsprozessen? Eine Anwendung des Konzeptes. Arbeitspapier www.laterales-führen.de Nr. 5. Quickborn. In: URL: http://www.laterales- führen.de/pdf/05_Wie_fuehrt_man_lateral_in_Veraenderungsprozessen_ Eine_Anwendung_des_Konzeptes.pdf [Stand: 30.06.2010] Janneck, Monique, Adelberger, Cyrill, Fiammingo, Sabine, Luka, Ruth, (2009): Von Eisbergen und Supertankern: Topologie eines Campus-Management-Einführungsprozesses. In: Hansen, Hans Robert/Karagiannis, Dimitris/Fill, Hans-Georg (Hrsg.): Business Services: Konzepte, Technologien, Anwendungen. 9. Internationale Tagung Wirtschaftsinformatik. Österreichische Computer Gesellschaft. Wien. S. 453-462. Kaufmann, Benedict (2009): Qualitätssicherungssysteme an Hochschulen – Maßnahmen und Effekte. Eine empirische Studie. Hochschulrektorenkonferenz. Bonn. In: URL: http://www.hrk.de/de/download/dateien/Studie_neue_Version.pdf [Stand: 30.06.2010] Luhmann, Niklas (2000): Struktureller Wandel. Die Poesie der Reformen und die Realität der Evolution. In: Ders.: Organisation und Entscheidung. VS Verlag. Wiesbaden. S. 330-360. Nickel, Sigrun (2007): Institutionelle QM-Systeme in Universitäten und Fachhochschulen. Konzepte – Instrumente – Umsetzung. Arbeitspapier Nr. 94. Centrum für Hochschulentwicklung. Gütersloh. In: URL: http://www.che.de/downloads/CHE_QM_Studie_AP94.pdf [Stand: 30.06.2010] Richter, Katrin-Susanne/Ibold, Frank (2007): Organisationssoziologie und Change Management - Die Bedeutung von lokalen Rationalitäten, Machtspielen und Kontingenz. In: Keuper, Frank/Groten, Heinz (Hrsg.): Nachhaltiges Change Management - interdisziplinäre Fallbeispiele und Perspektiven. Gabler Verlag. Wiesbaden. S. 231-250. Wimmer, Rudolf (1999): Wider den Veränderungsoptimismus. Zu den Möglichkeiten und Grenzen einer radikalen Transformation von Organisationen. In: Soziale Systeme 5. Heft 1. S. 159-180.

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