SBF Paperless Democracy (it)

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Il progetto Simplicissimus Book Farm per la dematerializzazione dei flussi documentali nella Pubblica Amministrazione (e nelle grandi aziende).

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SBF Paperless Democracy (it)

  1. 1. Simplicissimus Book Farm Paperless Democracy www.simplicissimus.it
  2. 2. Paperless Democracy Gli scopi del progetto: ● Fornire uno strumento per la “dematerializzazione dei flussi documentali” ● Semplificare la gestione documentale ● Abbattere le barriere all'accesso agli strumenti informatici www.simplicissimus.it
  3. 3. I flussi documentali nelle PA Ambiti di utilizzo intensivo di carta e consumabili nell'attività quotidiana: 1. Attività amministrative di stampa e copia (produzione documentale per autoconsumo) 2. Gestione documentale (odg, emendamenti e allegati tecnici) delle attività preconsiliari. 3. Gestione delle procedure di approvazione in tempo reale (condivisione documentale ricorsiva) www.simplicissimus.it
  4. 4. La soluzione Paperless www.simplicissimus.it
  5. 5. L'inchiostro elettronico ● Tecnologia innovativa sviluppata dal MIT ● Non stanca gli occhi ● Leggibilità pari a quella della stampa su carta ● Irrisorio consumo di energia ● 1 milione di schermi prodotti fino ad oggi www.simplicissimus.it
  6. 6. Irex DR1000 ● 10,2”: Il più grande schermo e- ink sul mercato ● Lettura documenti A4 senza necessità di zoom ● Possibilità di prendere appunti sul testo ● Elevata risoluzione: 1024 x 1280 px – 160 ppi ● 535 g di peso ● Connettività 3G (da marzo 2010) www.simplicissimus.it
  7. 7. PC vs E-paper PC E-paper ● necessità di abilità ● interfaccia d'uso paper- specifiche (tastiera, mouse, like (carta e penna) file system) ● lettura affaticante ● lettura confortevole ● autonomia della batteria ● autonomia della batteria limitata elevata ● peso e ingombro ● leggerezza e compattezza ● visibilità critica in condizioni ● visibilità analoga alla resa di illuminazione elevata della carta stampata www.simplicissimus.it
  8. 8. Paperless Democracy Le attività amministrative La riduzione dell'uso di carta e consumabili può avvenire attraverso differenti azioni, da personalizzare sulle specifiche esigenze. Esempi: ● Rassegna stampa ePaper ● Dotazione degli ebook reader alle figure apicali ● Dotazione degli ebook reader alle figure operative ● Utilizzo in riunioni e sedute, anche con soggetti esterni www.simplicissimus.it
  9. 9. Paperless Democracy Rassegna Stampa ePaper ● Usualmente la Rassegna Stampa viene distribuita in formato elettronico a tutti gli aventi diritto ● A causa della difficoltà di lettura a video, gli articoli di interesse (quando non tutta la Rassegna) vengono stampati in locale, con enorme consumo di carta e toner ● Dotando gli utenti di un ebook reader, diviene possibile abbattere tale consumo ● Verrà sviluppato un modulo che si integra con il sistema esistente e che si occupa di rendere disponibile, ogni mattina, la Rassegna a tutti gli utenti dotati di DR1000 ● L'utente dovrà semplicemente connettere il reader al pc e la Rassegna verrà scaricata automaticamente sul reader www.simplicissimus.it
  10. 10. Paperless Democracy Figure Apicali ● Le figure apicali delle strutture interessate hanno esigenze di mobilità molto vincolanti ● Questo implica che spesso le Segreterie sono costrette a stampare su carta documenti e mail in modo che la figura apicale possa leggerlo in movimento ● Dotando le figure apicali di un ereader diventa possibile: ● Dematerializzare la documentazione ● Velocizzare la produzione di documenti ● Rendere più leggero il trasporto dei documenti (niente più faldoni!) ● Mantenere tutte le prerogative della carta (leggibilità, praticità, annotabilità) www.simplicissimus.it
  11. 11. Paperless Democracy Operativi ● In alcuni uffici (revisione leggi/contratti/accordi) spesso si è costretti a produrre una mole di carta stampata per procedere comodamente alla lettura, per poi annotare solo una ridotta percentuale delle pagine. Le annotazioni vengono poi riportate sul documento digitale e reinviate ● Dotando gli operativi di un ebook reader, si potrà ● Abbattere il consumo di stampati ● Annotare direttamente sul documento ● Fondere il PDF originario con le note e spedirlo alla controparte ● In questo modo si semplifica enormemente un processo tipicamente time-consuming www.simplicissimus.it
  12. 12. Paperless Democracy Riunioni con controparti ● A seconda del tipo di operatività degli uffici di riferimento, può accadere che vi siano riunioni con controparti di varia natura (altri Uffici Amministrativi, Parti Sociali) ● In tali occasioni viene prodotta molta documentazione cartacea distribuita nel corso della riunione stessa ● Dotandosi di un numero opportuno di ebook reader, è possibile porre tutta la documentazione su di essi e fornirli a tutti i partecipanti alla riunione ● Al termine della riunione è possibile inviare automaticamente a ciascun partecipante il file con le proprie note www.simplicissimus.it
  13. 13. Paperless Democracy Le attività consiliari ● Il consiglio comunale di una media città italiana è composto da circa 40 consiglieri. ● Ogni seduta del Consiglio Comunale può consumare 800 € di carta. ● A questo costo vanno aggiunti i costi di gestione della stessa (consumabili e costi indiretti). ● Il Consiglio Comunale si riunisce mediamente otto volte al mese, per un totale di circa 90 sedute annue. ● La spesa media supera quindi i 60-70.000 Euro/anno per la sola carta www.simplicissimus.it
  14. 14. Paperless Democracy La gestione pre-consiliare Nella prima fase di introduzione degli ereader è possibile abbattere comunque drasticamente la quantità di carta stampata implementando un sistema di gestione che, pur senza automatizzare in tempo reale le procedure di seduta consiliare, consente di non stampare tutta la documentazione di supporto: ● ogni partecipante dispone di un device e-ink ● La segreteria prepara i documenti per la seduta e li rende disponibili su un server locale ● L'utente, prima del Consiglio, connette automaticamente il proprio device al server e scarica automaticamente tutti i documenti ● Si potrà quindi interagire con i documenti esattamente come se fosse carta, con il plus dell'economia di consumabili e della ricercabilità per parole chiave www.simplicissimus.it
  15. 15. Paperless Democracy Flusso documentale digitale Segreteria (Server) www.simplicissimus.it
  16. 16. Paperless Democracy Il Consiglio in tempo reale La soluzione si basa su una applicazione custom implementata su hardware DR1000 (iRex Technologies): ● nel corso della seduta ogni partecipante dispone di un device e-ink dotato di connessione alla rete locale via wifi ● il personale di segreteria governa il server di rete locale ● il server distribuisce l'odg + dossier su ogni punto ● ogni partecipante interagisce coi documenti come è abituato a fare: scrivendo sull'e-paper con la penna apposita ● ogni partecipante può editare calligraficamente le sue proposte di emendamento o atti aggiuntivi, e trasmetterli al server locale che li redistribuisce immediatamente a tutti www.simplicissimus.it
  17. 17. Paperless Democracy Flusso documentale digitale Simulazione seduta Consiglio Digitale 5 4 1 3 Presidente 2 (DR1000) Segreteria (Server) 1. Trasmissione odg e allegati 2. Redazione e trasmissione varianti ed emendamenti 3. Trasmissione al Presidente per approvazione 4. Trasmissione alla segreteria con approvazione Partecipanti (DR1000) 5. Distribuzione per il voto finale www.simplicissimus.it
  18. 18. Contatti Il nostro Quartier Generale è a Loreto, AN, Italia. Abbiamo uffici anche a Milano. Web: http://www.simplicissimus.it Email: info@simplicissimus.it Antonio Tombolini (CEO): antonio@simplicissimus.it Marco Croella (CTO): marco.croella@simplicissimus.it www.simplicissimus.it

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