La digitalizzazione degli studi legali

La digitalizzazione negli studi legali Vantaggi, prospettive e sfide per lo studio legale Avv. Stefano Bendandi Studio Legale http://www.stefanobendandi.com http://stefanobendandi.blogspot.com© 2010, Stefano Bendandi – Tutti i diritti riservati

Cosa vuol dire “informatizzare” ? ”dotare o dotarsi di attrez- zature informatiche al fine di riorganizzare la propria attività valoriz- zando lapporto tecnolo- gico”© 2010, Stefano Bendandi – Tutti i diritti riservati

Cosa vuol dire “digitalizzare” ? ”trasformare una informazione da formato ana- logico a formato digitale in modo che possa essere letta da un computer”© 2010, Stefano Bendandi – Tutti i diritti riservati

Riduzione degli spazi di conservazione • I moderni dischi rigidi hanno capacità di memorizzazione nel- lordine dei TB (tera- byte = migliaia di mi- liardi di byte) • In un disco di questo genere possono essere memorizzati mi- lioni di file docu- mento.© 2010, Stefano Bendandi – Tutti i diritti riservati

Centralizzazione delle informazioni • Memorizzando le informazioni in computer dedicati (server) le informazioni possono essere cen- tralizzate • Questo facilita molte attività di gestione ed elaborazione dei dati (backup, fattu- razione elettronica)© 2010, Stefano Bendandi – Tutti i diritti riservati

Condivisione interna delle informazioni • Le informazioni centra- lizzate sono accessi- bili da più postazioni di lavoro attraverso la tecnologia delle reti locali (LAN) • Questo favorisce la condivisione e luso delle informazioni da parte di più soggetti allinterno di una struttura© 2010, Stefano Bendandi – Tutti i diritti riservati

Uso delle tecnologie mobili • La natura digitale dei dati li rende pronti ad essere facilmente scambiati attraverso strumenti di comunicazione elettronica e tecnologie mobili (smartphone, PDA) • Oggi molte attività possono essere svol- te da remoto© 2010, Stefano Bendandi – Tutti i diritti riservati

Competitività e qualità dei servizi • Riduzione delle inefficienze, gestione semplifica- ta, ottimizzazione dei tempi, elaborazione centralizzata e distribuzione dei dati con gli strumenti di comunicazione elettronica sono tutti aspetti inerenti luso delle tecnologie informatiche e telematiche che contribuiscono a mi- gliorare la qualità dei servizi forniti e la compe- titività dello studio legale • Attraverso luso delle tecnologie è possibile mi- gliorare le condizioni e lambiente di lavoro con inevitabili riflessi interni ed esterni© 2010, Stefano Bendandi – Tutti i diritti riservati

Supporto alla digitalizzazione della P.A • Esigenze di contenimento dei costi e di riduzione dei tempi dei processi (non soltanto in ambito giudiziario ma nellintero comparto della P.A) rendono il ricorso agli strumenti informatici e te- lematici sempre più una necessità • Negli ultimi tempi gli interventi compiuti dal le- gislatore in questa direzione sono evidenti (pec obbligatoria per i professionisti, accelerazione entrata in vigore del processo telematico, ecc...) • Nel futuro cè da aspettarsi un forte incremento di questa tendenza© 2010, Stefano Bendandi – Tutti i diritti riservati

In sintesi.... • Ottimizzazione dei cicli di elaborazione delle informazioni • Creazione di un “patrimonio informativo” di dati e conoscenze (knowledge management) • Condivisione interna ed esterna delle informazioni mediante strumenti di comunicazione elettronica • Controllo dellattività (processi, attività e performan- ce) attraverso strumenti di reportistica • Riduzione delle inefficienze e miglioramento orga- nizzativo dellattività • Mantenimento della competitività e qualità dei servizi offerti© 2010, Stefano Bendandi – Tutti i diritti riservati

Un esempio di studio informatizzato 1/3 • Uno o più elaboratori elettronici dotati di sistemi operativi recenti e delle normali periferiche (schermo LCD, tastiera ergonomica, lettori e masterizzatori DVD, ecc...) • Periferiche esterne (scanner, stampanti, ecc...) o dispositivi per la memorizzazione dei dati (dischi esterni, unità di backup, ecc...) • Applicativi/dispositivi a supporto dellautomazio- ne di ufficio (Microsoft Office, OpenOffice, agenda elettronica, gestionale dello studio, Po- lisWeb, ecc...)© 2010, Stefano Bendandi – Tutti i diritti riservati

Un esempio di studio informatizzato 2/3 • Un collegamento alla rete Internet a larga banda (ADSL) insieme con i dispositivi necessari (mo- dem/router ADSL con tecnologia firewall) • Applicativi e dispositivi a supporto delle comunicazioni elettroniche (posta elettronica, PEC, Voice Over Ip, videoconferenza, chat, ecc...), la ricerca delle informazioni e la navigazione su Internet (browser) • Applicativi ed altri strumenti per laccesso e la consultazione delle banche dati giuridiche anche online© 2010, Stefano Bendandi – Tutti i diritti riservati

Un esempio di studio informatizzato 3/3 • Un server per la gestione condivisa delle informazione e dei documenti al quale accedono tutte le altre postazioni di lavoro • Una rete locale, preferibilmente cablata (LAN), per collegare tra loro il server, le varie postazioni e le periferiche e condividere laccesso alla rete Internet • Applicativi e procedure a supporto della sicurezza (personal firewall, antivirus, antispyware, strumenti per la crittografia dei dati, aggior- namenti per la sicurezza, ecc...)© 2010, Stefano Bendandi – Tutti i diritti riservati

Valutazione dellimpatto • La scelta del giusto livello di informatiz- zazione deve essere fatta in funzione delle caratteristiche della struttura e delle sue concrete esigenze • Informatizzare uno studio non è un atti- vità che si fa a “costo zero”, poiché ri- chiede un investimento di risorse e di tempo necessari per lo startup© 2010, Stefano Bendandi – Tutti i diritti riservati

Valutazione dellimpatto • Luso dellInformation Technology a supporto della sola automazione delle atti- vità di ufficio, pur se conveniente, è ri- duttivo • I veri benefici si ottengono invece quan- do la tecnologia incide significativa- mente sugli aspetti organizzativi attraverso un rinnovamento delle modalità di lavoro e di conduzione della propria attività© 2010, Stefano Bendandi – Tutti i diritti riservati

Sicurezza informatica • Lelaborazione dei dati digitali attraverso i sistemi elettronici (informatici e di comunicazione) li espone ad una serie di rischi intrinseci: ✔ Rischio di perdita di riservatezza (es. accesso abusivo od erronea comunicazione a soggetti non autorizzati, sottrazione furtiva, ecc...) ✔ Rischio di perdita di integrità (es . i dati sono alte- rati in modo accidentale o doloso, ecc...) ✔ Rischio di perdita di disponibilità (es. i dati sono cancellati o distrutti, il funzionamento dei sistemi elettronici è alterato o impedito, ecc...)© 2010, Stefano Bendandi – Tutti i diritti riservati

Le misure di sicurezza • Per mitigare tutti questi rischi vanno adottate delle opportune misure di sicurezza • Una misura di sicurezza è un complesso di attività e di protezioni di natura fisica, tecnologica od organizzativa dirette ad evitare il verificarsi di eventi dannosi (es. alterazione dei dati, accesso abusivo a sistemi informatici, ecc....) • Gli eventi dannosi rilevanti sono quelli che ri- guardano direttamente o indirettamente i dati elaborati attraverso i sistemi elettronici© 2010, Stefano Bendandi – Tutti i diritti riservati

Esempi di misure di sicurezza • Esempi di misure fisiche sono le casseforti, gli armadi con serrature, le porte di accesso ai locali, lantincendio, gli antifurti elettronici, ecc... • Esempi di misure tecnologiche sono gli antivirus, i personal firewall, lautenticazione informatica basata su password, le autorizzazioni sui dati, ecc... • Esempi di misure organizzative sono lanalisi dei rischi, lesecuzione e la conservazione di copie di backup dei dati, la gestione centralizzata delle password degli utenti, ecc...© 2010, Stefano Bendandi – Tutti i diritti riservati

Quali sono i costi di una mancata adozione delle misure ? • Tentare di porre riparo agli eventi dannosi, una volta verificatisi, è più oneroso che adottare le misure di sicurezza • La perdita di riservatezza dei dati può, a seconda dei casi, integrare anche una ipotesi di viola- zione del segreto professionale, dando luogo a problematiche deontologiche • La perdita, lalterazione o la mancanza di dispo- nibilità dei dati per qualsiasi evento (intrusioni, terremoti, incendi, malfunzionamenti, ecc...) può paralizzare una intera attività lavorativa© 2010, Stefano Bendandi – Tutti i diritti riservati

Protezione dei dati personali (privacy) • Gli avvocati svolgono un tipo di attività professionale che li porta a conoscenza di una grande quantità di informazioni personali, spesso di natura sensibile (es. dati idonei a rivelare lo stato di salute, il credo religioso, le opinioni politi- che, ecc...) • Essi sono quindi tra i principali destinatari della normativa sulla protezione dei dati personali (D. Lgs. 196/03), di cui devono rispettare gli obblighi, compresi quelli relativi allapplicazio- ne delle misure di sicurezza minime ed idonee© 2010, Stefano Bendandi – Tutti i diritti riservati

Autorizzazione al trattamento dei dati sensibili • Oltre alle norme del codice, si applicano anche le prescrizioni di cui al provvedimento nr. 4/2009 (autorizzazione al trattamento dei dati sensibili da parte del professionista) che regolamenta- no: ✔ Ambito di applicazione e soggetti interessati ✔ Finalità e modalità del trattamento ✔ Conservazione dei dati, comunicazione e diffusio- ne ✔ Efficacia temporale e norme finali© 2010, Stefano Bendandi – Tutti i diritti riservati

Codice di deontologia • Codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali ai fini delle inve- stigazioni difensive • Contiene prescrizioni volte a favorire ladozione di comportamenti deontologici e di buona condotta con riferimento a taluni aspetti critici dei trattamenti (es. conservazione e cancella- zione dei dati, comunicazione e diffusioni, in- formativa unica, regole per avvalersi di altri soggetti professionali)© 2010, Stefano Bendandi – Tutti i diritti riservati

Principali obblighi in materia • Trattare solo i dati necessari e pertinenti alle fina- lità perseguite • Dare ai soggetti interessati la necessaria informa- tiva sul trattamento dei dati (anche nelle ipotesi in cui non è richiesto il consenso del sogget- to) • Applicare ai trattamenti, effettuati con e senza gli strumenti elettronici, le misure minime previste dallallegato B e le misure di protezione idonee (art. 31)© 2010, Stefano Bendandi – Tutti i diritti riservati

Codice deontologico forense • Art. 17 (Informazioni sullattività professionale): l’avvocato può dare informazioni sulla propria attività professionale. Il contenuto e la forma dell’informazione devono essere coerenti con la finalità della tutela dell’affidamento della collettività e ri- spondere a criteri di trasparenza e veridicità, il rispetto dei quali è verificato dal competente Con- siglio dell’Ordine. Quanto al contenuto, l’informazione deve essere conforme a verità e correttezza e non può avere ad oggetto notizie riservate o co- perte dal segreto professionale. • L’avvocato non può rivelare al pubblico il nome dei propri clienti, ancorché questi vi consentano.© 2010, Stefano Bendandi – Tutti i diritti riservati

Codice deontologico forense • Quanto alla forma e alle modalità, l’informazione deve rispettare la dignità e il decoro della professione. In ogni caso, l’informazione non deve assumere i connotati della pubblicità inganne- vole, elogiativa, comparativa. • Sono consentite, a fini non lucrativi, l’organizza- zione e la sponsorizzazione di seminari di studio, di corsi di formazione professionale e di convegni in discipline attinenti alla professione forense da parte di avvocati o di società o di as- sociazioni di avvocati.© 2010, Stefano Bendandi – Tutti i diritti riservati

Codice deontologico forense • Art. 17 bis (Modalità dellinformazione): l’avvocato che intende dare informazione sulla propria attività professionale deve indicare: ✔ la denominazione dello studio, con la indicazione dei no- minativi dei professionisti che lo compongono qualora l’esercizio della professione sia svolto in forma associata o societaria; ✔ il Consiglio dell’Ordine presso il quale è iscritto ciascuno dei componenti lo studio; ✔ la sede principale di esercizio, le eventuali sedi secondarie ed i recapiti, con l’indicazione di indirizzo, numeri tele- fonici, fax, e-mail e del sito web, se attivato. Il titolo professionale che consente all’avvocato straniero l’esercizio in Italia, o che consenta all’avvocato italiano l’esercizio all’estero, della professione di avvocato in conformità delle direttive comunitarie.© 2010, Stefano Bendandi – Tutti i diritti riservati

Codice deontologico forense • Può indicare: ✔ i titoli accademici; ✔ i diplomi di specializzazione conseguiti presso gli istituti universitari; ✔ l’abilitazione a esercitare avanti alle giurisdizioni superiori; ✔ i settori di esercizio dell’attività professionale e, nell’ambi- to di questi, eventuali materie di attività prevalente; ✔ le lingue conosciute; ✔ il logo dello studio; ✔ gli estremi della polizza assicurativa per la responsabilità professionale; ✔ l’eventuale certificazione di qualità dello studio;© 2010, Stefano Bendandi – Tutti i diritti riservati

Codice deontologico forense • L’avvocato può utilizzare esclusivamente i siti web con domini propri e direttamente riconducibili a sé, allo studio legale associato o alla società di avvocati alla quale partecipa, previa comunicazione tempestiva al Consiglio dell’Ordine di appartenen- za della forma e del contenuto in cui è espresso. • Il professionista è responsabile del contenuto del sito e in esso deve indicare i dati previsti dal primo comma. • Il sito non può contenere riferimenti commerciali e/o pubblicitari mediante l’indicazione diretta o tramite banner o pop-up di alcun tipo.© 2010, Stefano Bendandi – Tutti i diritti riservati

Alcune riflessioni • Il professionista che si avvale di un sito web per dare informazioni sulla propria attività è obbligato al rispetto di particolari obblighi di comunicazione allordine locale e di trasparenza, sia con riferimento alle risorse utilizzate (es. nomi di dominio) che ai contenuti (es. ti- pologia delle informazioni presenti sul sito, assenza di pubblicità, ecc...) • La norma prende a riferimento esclusivamente i siti web ma nel frattempo le tecnologie di comunicazione su Internet si sono ulteriormente evolute (es. social network, blog, microblog, ecc...) • Come deve comportarsi il professionista qualora intenda utilizzare anche queste differenti tecnologie© 2010, Stefano Bendandi – Tutti i diritti riservati

Alcune riflessioni • Gli è consentito utilizzarle ed entro quali limiti ? • Per esempio, un professionista può fornire informazioni sulla propria attività, iscrivendosi ad un social network oppure aprendo un blog ? • Dal tenore letterale delle disposizioni citate sembre- rebbe di no, anche se, da un certo punto di vista, sia i social network che i blog potrebbero essere assimilati tipologicamente alla categoria dei siti web • E che dire di altre questioni, come la presenza della pubblicità in queste piattaforme ?© 2010, Stefano Bendandi – Tutti i diritti riservati

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La digitalizzazione degli studi legali

by Stefano Bendandi on Mar 04, 2011

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