Supervisory Management
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×
 

Supervisory Management

on

  • 403 views

 

Statistics

Views

Total Views
403
Views on SlideShare
403
Embed Views
0

Actions

Likes
0
Downloads
29
Comments
0

0 Embeds 0

No embeds

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Adobe PDF

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

Supervisory Management Supervisory Management Presentation Transcript

  • Anda ingin punya Bawahan seperti apa ?
  • Anda ingin punya Manager seperti apa ?
  • SUPERVISOR SUPER Di/dari atas, istimewa, luar biasa, lebih dari biasanya, mempunyai kelebihan dibandingkan yang lain. VISI Pandangan, wawasan, kemampuan untuk melihat pada inti persoalan SUPERVISOR Pengawas terhadap pelaksanaan tugas karyawan secara efisien, sesuai tugas yang diberikan atasan
  • HIERARCHICAL MANAGER TOP MANAGER/EKSEKUTIF ► GM MIDDLE MANAGER ► DEPT HEAD FIRST LINE MANAGER / SUPERVISOR KARYAWAN NON MANAJERIAL
  • SUDUT PANDANG MANAJEMEN Berperan dalam mewujudkan nilai / budaya organisasi dan menerapkan kebijakan-kebijakan pada kegiatan operasional Melalui para penyelia, diharapkan kelancaran dan kesuksesan program korporat dapat terlaksana secara optimal
  • SUDUT PANDANG KARYAWAN Berperan sebagai wakil langsung dari manajemen yang sekaligus mewakili kepentingan karyawan di hadapan manajemen secara keseluruhan Harapan karyawan adalah memiliki seorang supervisor yang memiliki kompetensi teknis yang tinggi, dan kualitas kepemimpinan yang dapat diandalkan
  • FUNGSI STRATEGIS SUPERVISOR MANAJEMEN Proses Manajemen Mengelola Unit Kerja SUPERVISOR Kepemimpinan Komunikasi Pengembangan Umpan Balik & Pelatihan KARYAWAN NON MANAJERIAL
  • PROSES MANAJERIAL PLANING ORGANIZING COORD. STAFING COMMAND LEADING ACTUATING DIRECT. CONTROLLING FAYOL KOONTZ JAMES STOONER G. TERRY
  • PERENCANAAN (PLANING) • Menetapkan pekerjaan yang dilaksanakan untuk mencapai tujuan harus • Menerjemahkan sasaran perusahaan menjadi sasaran unit / kelompok • Mengembangkan prioritas perencaan (jangka panjang, jangka pendek, rencana tetap, rencana sekali pakai) • Menetapkan ukuran keberhasilan
  • PERENCANAAN (PLANING) Tidak ada satu orang Supervisor pun yang dapat meraih sukses tanpa ditunjang perencanaan yang baik = G. TERRY =
  • RENCANA KERJA MENGHASILKAN INSRUKSI KERJA, INSTRUKSI KERJA BERDAMPAK PADA HASIL PEKERJAAN MAKA JIKA RENCANA KERJA TIDAK JELAS HASIL KERJA TIDAK JELAS
  • DUA JENIS PERENCANAAN • Perencanaan Strategis Disusun untuk mengarahkan sasaran umum organisasi • Perencanaan Operasional Berisi rincian kegiatan bagaimana rencana strategis akan dikerjakan
  • MEMBUAT SASARAN LEBIH MENARIK SASARAN HARUS MERUPAKAN SESUATU YANG AKAN DIPERJUANGKAN PECIFIC EASURABLE / TERUKUR TTAINABLE / BISA DICAPAI EALISTIC / NYATA IME LIMIT
  • Pendekatan Pembuatan Rencana Operasional       Why Mengapa harus dikerjakan What Apa yang dikerjakan, jenis dan jumlah kegiatan serta alatnya Where Dimana akan dikerjakan (pertimbangan tempat) When Kapan akan dikerjakan (waktu mulai dan akhir) Who Siapa yang mengerjakan How Bagaimana cara mengerjakannya
  • RENCANA DAN PENGENDALIAN • PENGENDALIAN Pembatas yang menjaga agar rencana berjalan pada jalurnya • Tiga Utama yang harus dikendalikan • Waktu • Biaya • Faktor Sukses • Bila pelaksanaan rencana menyimpang dari target, penyelia harus mengambil tindakan korektif • Penetapan batas pengendalian harus menghasilkan umpan balik untuk memicu munculnya tindakan korektif
  • SIAPA YANG INGIN JADI ? PEMIMPI VS PEMIMPIN
  • AYO BANGUN MENARA TERTINGGI GS
  • MENGAPA RAGU-RAGU MENETAPKAN SASARAN ? • Takut gagal • Kurangnya pengetahuan mengenai organisasi • Kurang mengetahui situasi lingkungan (internal – eksternal) • Enggan memasukkan sasaran alternatif • Kurang yakin
  • KOMPETENSI MANAJERIAL (T. Mahoney) PLANNING T O P ORGANIZING STAFFING DIRECTING CONTROLLING M A N A J E R M I D D L E M A N G E R F I R S T L I N E M G R
  • ORGANIZING • Menentukan sumberdaya dan kegiatan untuk mencapai sasaran • Merancang / membentuk kelompok kerja yang sesuai • Membagi komponen kegiatan untuk mencapai tujuan kedalam kelompok • Menetapkan wewenang diantara kelompok atau unit organisasi (pendelegasian tugas dan tanggung jawab) • Koordinasi
  • KOORDINASI Proses mengintegrasikan sasan dan kegiatan dari berbagi unit (departemen atau wilayah fungsional) dengan tujuan untuk merealisasikan sasaran umum organisasi secara efisien
  • STAFFING • Penempatan karyawan • Orientasi sasaran kegiatan • Fokus dan motivasi • Pengembangan dan pelatihan • Usulkan promosi / rotasi/ demosi
  • DIRECTING (LEADING / ACTUATING) • Meminpin • Memilih saluran komunikasi • Mengatasi hambatan • Memecah konflik
  • CONTROLING • Mengukur kinerja dan membandingkan dengan standard yang telah ditetapkan (gunakan ukuran keberhasilan) • Menditeksi terjadinya penyimpangan • Melakukan tindak koreksi • Merancang kembali perencanaan kerja
  • SKILLS NEEDED (Robert L Katz) TOP MANAGER MIDDLE MANAGER SUPERVISOR R/F (PELAKSANA)
  • KETRAMPILAN TEHNIS • Expert / Profesional • Kemampuan untuk menerapkan ketrampilannya (pengetahuan spesifiknya)
  • KETRAMPILAN HUBUNGAN ANTAR MANUSIA • Kemampuan untuk bekerja bersama orang lain • Memahami dan memotivasi orang lain • Menjadi pendengar yang baik • Mengelola konflik • Berkomunikasi • Delegasi = seni
  • Hard Competences Skill Knowledge Soft Competences Self - Concept Trait Motive (David Mc Clelland)
  • PERAN STRATEGIS MANAJERIAL SUPERVISOR
  • PERAN STRATEGIS MANAJERIAL SUPERVISOR Manajemen Staff Ahli SPV Lainnya SUPERVISOR Klien / Supplier Mitra Pekerja Karyawan
  • BEKERJA BERSAMA DAN MELALUI ORANG LAIN • • • • • • Atasan Bawahan Sesama Konsumen Suppier Konsultan “ The art of getting things done through people “ Marry P. Follet
  • BERTANGGUNG JAWAB • Tugas dijalankan dengan sukses dan rapi • Bertanggung jawab terhadap tindakan anak buah
  • MENJAGA KESEIMBANGAN • Antara sasaran dan prioritas • Antara atasan dan bawahan • Antara ideal dan kenyataan • Contingency approach
  • BERFIKIR ANALISTIS DAN KONSEPTUAL • Merinci masalah menjadi beberapa komponen yang konkrit / jelas • Menganalisis setiap komponen • Mengajukan alternatif setiap komponen • Mengajukan alternatif jalan keluar • Melihat seluruh tugas dalam kerangka tugas lain dan implikasikan terhadap keseluruhan organisasi
  • MENJADI MEDIATOR • Mengatasi konflik (perbedaan pendapat) • Berpihak pada semua pihak • Menyampaikan informasi yang benar pada situasi dan kondisi yang tepat (komunikatif) • Menciptakan suasana yang mendukung tercapainya sasaran kerja
  • MENJADI SIMBOL • Manajer / Supervisor adalah apa yang dilakukannya • Membawakan keberhasilan / kegagalan kelompok • Mengatasi permasalahan unit sebagaimana yang dilakukan manajemen lebih tinggi
  • MENGECEK ULANG PELAKSANAAN RENCANA • APA Menyatakan tujuan dalam bentuk spesifikasi hasil, mutu, biaya dsb • DI MANA Menetapkan lokasi tujuan atau tempat kemana produk / jasa dikirim • KAPAN Mencatat perkiraan waktu anda melaksanakan pekerjaan • BAGAIMANA Menggunakan metode, prosedur dan urutan pekerjaan • SIAPA Yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan tugas. Menetapkan wewenang orang tersebut, serta seberapa jauh sumberdaya yang dibutuhkan (peralatan, mesin, orang dan bahan baku dsb)
  • HUBUNGAN ANTARA PEMECAH MASALAH DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN Keputusan akan sangat dibutuhkan dalam menentukan cara pemecahan masalah. Dalam banyak hal pemecahan masalah adalah pengambilan keputusan
  • TAHAP-TAHAP DALAM PEMECAHAN MASALAH DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN • Nyatakan masalah secara jelas dan spesifik (hindari pernyataan yang bersifat umum) • Kumpulkan semua informasi yang berkaitan dengan masalah • Kumpulkan sebanyak mungkin penyebab masalah (pastikan ada sesuatu yang berubah)
  • TAHAP-TAHAP DALAM PEMECAHAN MASALAH DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN • Pilih penyebab yang tampak paling mungkin • Ajukan sebanyak mungkin cara untuk menghilangkan penyebab (melalui brainstorming) • Evaluasi baik buruknya setiap alternatif pemecahan yang diajukan
  • TAHAP-TAHAP DALAM PEMECAHAN MASALAH DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN • Tentukan kriteria (anda perlu berkonsultasi dengan orang-orang yang dapat memberi pendapat khusus tentang kriteria yang anda pilih) • Pilih alternatif terbaik. Inilah fase pengambilan keputusan (pertimbangkan peluang sukses dan resiko gagal)
  • TAHAP-TAHAP DALAM PEMECAHAN MASALAH DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN • Uraikan rencana pelaksanaan pemecahan masalah yang anda pilih. Tetapkan apa yang dilakukan, bagaimana caranya, siapa pelaksananya, dimana serta kapan, berapa dana yang diperlukan, sumber daya apa saja yang dimanfaatkan, kapan batas waktu penyelesaiannya
  • PENDELEGASIAN • Delegasi Tindakan pemberian otoritas dan tanggung jawab formal untuk melaksanakan pekerjaan tertentu kepada bawahan • Delegasi = Pemberian Kepercayaan
  • LANGKAH-LANGKAH DALAM PEMBERIAN DELEGASI • Tentukan tugas mana yang dapat didelegasikan (biasanya tugas yang menantang dan memberi peluang untuk mengembangkan bawahan) • Putuskan siapa yang akan menerima penugasan (siapa yang memiliki waktu khusus, untuk siapa pengalaman berkembang ini diperlukan) • Delegasikan penugasan (siapkan informasi relevan yang diperlukan, jelaskan alasan pendelegasian itu, buka suasana bebas untuk berkomunikasi antara anda dengan orang yang anda beri delegasi)
  • APA YANG HARUS ANDA KATAKAN KEPADA KARYAWAN TENTANG TUGAS YANG DIDELEGASIKAN • Beri pernyataan yang jelas tantang apa yang mereka lakukan • Seberapa jauh mereka boleh bertindak dan seberapa ketat pengawasan yang akan anda lakukan • Beritahu kepentingan relatif dari pekerjaan itu sehingga mereka bisa menentukan seberapa besar perhatian harus dicurahkan
  • APA YANG HARUS ANDA KATAKAN KEPADA KARYAWAN TENTANG TUGAS YANG DIDELEGASIKAN • Beritahu mengapa anda mendelegasikan pekerjaan tersebut • Tetapkan ruang lingkup tugas yang anda delegasikan dan usahakan agar orang lain yang diserahkan kepada seorang karyawan disertai dengan pemberian wewenang
  • MENGAPA KARYAWAN HARUS MENERIMA PENDELEGASIAN • Karyawan memiliki kesempatan untuk belajar • Tugas-tugas yang didelegasikan akan menambah kepuasan kerja • Delegasi kadang bisa merupakan penghargaan
  • PENDELEGASIAN YANG KELIRU • Pekerjaan kasar, menjengkelkan atau membosankan yang tidak memberi peluang untuk mengembangkan diri • Memberi beban melampaui batas waktu atau kemampuan karyawan • Gagal mencocokkan tanggung jawab dengan wewenang yang sesuai untuk menghasilkan sumber daya yang diperlukan • Terlalu membiarkan atau terlalu mengekang
  • 5 DASAR MOTIVASI BAWAHAN DAN POWER SEORANG PEMIMPIN MANAJERIAL • BENEFIT POWER Didasari oleh manfaat atau imbal jasa yang diterima oleh bawahan atau pengikut dari pemimpinnya • COERCIVE POWER Keterpaksaan atau rasa bawahan atau pengikut. Dari pihak pemimpin didasari pada kekuasaan atau otoritas • REFERENT POWER Adanya referensi tertentu dari luar sisi pemimpin itu sendiri • EXPERT POWER Pemimpin memiliki keunggulan / keahlian pada bidang tertentu • LEGITIMATE POWER Pemimpin dipandang layak diterima. Unsur legitiminasi datang dari dalam diri si pemimpin. Dia memiliki kompetensi sebagaimana dituntut pada diri seorang pemimpin
  • GAYA KEPEMIMPINAN • Kepemimpinan yang lebih berorientasi pada tugas • Kepemimpinan yang lebih berorientasi pada manusia atau karyawan
  • ORIENTASI PADA TUGAS / HASIL • Lebih menekankan prestasi kerja, hasil atau produksi • Cenderung kurang memperhatikan kepentingan karyawan dan pengembangannya • Titik berat perhatiannya lebih pada hal-hal yang berkaitan langsung pada pelaksanaan tugas atau hasil kerja
  • ORIENTASI PADA ORANG • Mengutamakan pendekatan lewat motivasi, ketimbang pengawasan • Dalam proses pengambilan keputusan cenderung mengikutsertakan bawahan • Hubungan dengan bawahan cenderung bersifat informal • Jalinan hubungan dengan bawahan lebih berdasarkan kepercayaan (trust) dan kemitraan (saling menghargai)
  • KUALITAS KEPEMIMPINAN • • • • • • Visioner Kemampuan berkomunikasi Kemampuan mengelola manusia Karakter positif Memiliki kompetensi Memiliki keberanian mengambil sikap, mengambil keputusan dan menanggung resiko
  • VISIONER • Visi merupakan jiwa kepemimpinan • Dalam visi terkandung nilai-nilai yang menjadi “kompas” bagi organisasi dan anggotanya • Visi merupakan sumber inspirasi dan daya dorong bagi anggota dalam menetapkan tujuan yang harus dicapai • Visi merupakan salah satu tolok ukur dan sekaligus cermin bobot kepemimpinan seseorang
  • KEMAMPUAN KOMUNIKASI • Perlu diciptakan kondisi, situasi dan iklim komunikasi yang mampu menimbulkan optimisme • Perlu kemampuan berperan sebagai narator • Pengecekan persepsi pada pendengar atau hasil komunikasi • Menjadi pendengar yang baik (aktif)
  • KEMAMPUAN MENGELOLA MANUSIA • Visible dan available Perlu secara nyata terlibat dalam persoalan yang dialami pengikutnya. Juga harus memiliki mental siap sedia dalam mencari jalan keluar dari masalah yang ada • Praise in public, Criticize in private Pengakuan prestasi pengikut di forum umum merupakan penghargaan. Kritik disampaikan secara personal • Menghemat otoritas Tidak mudah main obral dalam memanfaatkan otoritas yang dimiliki • Rasa Humor yang sehat Untuk mencairkan suasana yang kaku dan tegang
  • KARAKTER • • • • • Rendah hati Integritas yang utuh Fleksibel dan adaptif Transparan Percaya diri
  • PEMIMPIN VS PENGIKUT Pemimpin Pengikut Berinisiaif Bereaksi Mengangkat telepon dan melakukan kontak Menunggu telepon berdering Menghabiskan waktu untuk merencanakan; mengantisipasi masalah Menginvestasikan waktu dengan orang lain Mengisi daftar agenda menurut prioritas Menghabiskan waktu untuk bereaksi terhadap masalah Menghabiskan waktu dengan orang lain Mengisi daftar agenda menurut permintaan PAULUS WINARKO – BECOMING TRUE LEAEDER
  • “MATURNITY” BAWAHAN • JOB MATURNITY – ABLE • Job knowledge, Skill & Experience • PSYCHOLOGICAL MATURITY – WILLING • • • • • Independence Interdependence Confidence Commitment Motivation
  • 4 TINGKAT “MATURNITY” HIGH A B I L I T Y LOW M3 M4 FRUSTATED EFFECTIVE M1 M2 DEAD MEAT NEW MEAT WILLINGNESS HIGH
  • 4 TINGKAT “MATURNITY” • MI = UNABLE AN UNWILLING • M II = UNABLE BUT WILLING • M III = ABLE BUT UNWILLING • M IV = ABLE AND WILLING
  • TINGKAT KESIAPAN M 1 • Tidak mampu dan tidak mau : tidak mampu kurang komitmen dan kurang motivasi • Tidak mampu dan tidak yakin : tidak mampu dan kurang percaya diri • Gaya kepemimpinan yang cocok : Menyampaikan instruksi khusus dan memantau kinerja secara ketat (Pemberitahuan – Membina – Mengarahkan – Menetapkan)
  • TINGKAT KESIAPAN M 2 • Tidak mampu tetapi mau : kurang mampu tetapi memiliki motivasi dan usaha • Tidak mampu tetapi konfiden : kurang mampu, tetapi konfiden sejauh ada bimbingan dari pemimpin • Gaya kepemimpinan yang cocok : menjelaskan keputusan dan memberi kesepatan minta penjelasan (Menjual Menerangkan Memperjelas - Mengajak)
  • TINGKAT KESIAPAN M 3 • Mampu tetapi Tidak Mau : mempunyai kemampuan untuk melaksanakan tugas, tetapi tidak mau menggunakan kemampuannya. • Mampu tetapi tidak yakin : mempunyai kemampuan melaksanakan tugas, tetapi tidak yakin atau kurang berani melakukannya sendirian. • Gaya kepemimpinan yang cocok : menyumbang ide dan membantu dalam pengambilan keputusan (Berpartisipasi – Memberi keberanian – Bekerjasama – Mengikatkan diri)
  • TINGKAT KESIAPAN M 4 • Mampu dan mau : mempunyai kemampuan untuk melaksanakan tugas,dan komitmen • Mampu dan Konfiden : mempunyai kemampuan melaksanakan tugas, dan keyakinan bahwa ia bisa melakukannya. • Gaya kepemimpinan yang cocok : mengalihkan tanggung jawab pengambilan keputusan berikut implementasinya (Pendelegasian – Mengamati – Memantau – Memenuhi Komitmen)
  • SEBAIK APA ANDA MELATIH TIM ANDA ?
  • KOMPETESI PEMIMPIN YANG SUKSES • Memiliki ilmu pengetahuan • Berjiwa “Entrepreneur” Efisien, Orientasi & Proactive • Kompetensi Intelektual Berfikir Logis, seorang konseptor, mendiagnosa masalah • Socioemotional Pengendalian diri, spontan, persepsi yang objektif, penilaian diri yang akurat, stamina tinggi dan dapat beradaptasi • Kompetensi Interpersonal Percaya diri, merangsang orang lain untuk maju, komunikasi lisan yang handal, mengelola kelompok
  • KOMUNIKASI SEBAGAI PEMIMPIN • Berkomunikasi lisan dan tulisan • Berkomunikasi : memberi & menerima • Sebagai pemimpin yang efektif : • • • • Membaca Menulis Berbicara Mendengar : : : : memahami dengan jelas jelas & tanpa salah paham berdua, massal empati
  • TRANSAKSI KOMUNIKASI I’M •OK •OK •NOT OK •NOT OK YOU’RE OK NOT OK OK NOT OK
  • MENTALITAS TRANSAKSI • Mentalitas Berkekurangan vs Mentalitas berkelimpahan • Pola-pola transaksi : LOSE B E R A N I WIN WIN WIN - LOSE WIN-WIN LOSE LOSE-LOSE LOSE-WIN PERTIMBANGAN
  • KARAKTER WIN-WIN • Integritas Tinggi Values → Trust, Commitment • Kematangan Imbang antara Courage VS Consideration • Mental Baja • Hidup bukan kompetisi besar • Lihat kepuasan =/= kompetisi, komparasi
  • MEMAHAMI DULU • Kedua pihak memahami semua „points‟ dari kedua pihak • Mau mengerti orang lain, siap dipengaruhi • Terbuka → memberi tempat orang lain
  • MEMBERI PERINTAH • • • • Jangan gunakan untuk menambah power Hindari sikap masa bodoh Perhatikan kata-kata Jangan anggap mereka paham = use a simple stupid • • • • • • • Upayakan umpan balik Jangan terlalu banyak Berikan detil yang dibutuhkan Hindari kontroversi Jangan hanya kepada manusia yang mau / bisa Jangan cari kesalahan Jangan berlaku “Bossy” word
  • MOTIVASI • Sesuatu yang dapat diberikan atau dikerjakan oleh seseorang kepada yang lain agar bersikap, berperilaku dan bertindak seperti diharapkan • Motivasi datang dari Supervisor, tetapi datang dari karyawan sendiri (inner drive, impulse) • Supervisor hanya menstimulasi, membuka, menyadarkan, memberi pengaruh • Stimulasi paling kongkrit melalui teladan dari supervisor
  • MEMOTIVASI BAWAHAN • Mendelegasikan wewenang dan tanggung jawab • Mengupayakan perluasan cakupan masingmasing pekerjaan bawahan : • Rotasi pekerjaan (job rotation) • Perluasan pekerjaan (job enlargement) • Pemerkayaan pekerjaan (job enrichment) • Manajemen Partisipatif • Quality Control, PQM • Quality work of live • Supervisi melalui MBO (management by objective)
  • MEMOTIVASI BAWAHAN • QWL (Quality work of live) kesempatan bagi karyawan di semua level untuk terlibat dalam membentuk suasana dan lingkungan kerja, melalui partisipasi mereka dalam membuat keputusan-keputusan terkait dengan pekerjaan dan dengan tetap memperhatikan self esteem dan kepuasan mereka dalam bekerja • MBO (Management by objective) • Setiap karyawan dilibatkan dalam menetapkan target kinerja baik unit maupun target dirinya sendiri • Menjadi sasaran untuk menilai tingkat pencapaian hasil kerja karyawan sendiri yang dikaitkan dengan target unit
  • BAGAIMANA ANDA MELIHAT KAMI ? GRIYA SATRIA
  • CACAT FATAL SEORANG PEMIMPIN Mengkhianati kepercayaan Kurang Sensitif Gagal dalam Pendelegasian dan Kerja Tim Gagal dalam Membina Kader / staff Tidak mampu Menghadapi Atasan yang sulit Tidak Menguasai Tugas Arogan dan Egois CACAT FATAL Terlalu Percaya diri Terlalu Ambisius dalam Jabatan Tidak mampu Berfikir secara logis / Strategis
  • semoga sukses menyertai anda