Supervisory Management

801 views

Published on

Published in: Self Improvement
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
801
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
6
Actions
Shares
0
Downloads
74
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Supervisory Management

  1. 1. Anda ingin punya Bawahan seperti apa ?
  2. 2. Anda ingin punya Manager seperti apa ?
  3. 3. SUPERVISOR SUPER Di/dari atas, istimewa, luar biasa, lebih dari biasanya, mempunyai kelebihan dibandingkan yang lain. VISI Pandangan, wawasan, kemampuan untuk melihat pada inti persoalan SUPERVISOR Pengawas terhadap pelaksanaan tugas karyawan secara efisien, sesuai tugas yang diberikan atasan
  4. 4. HIERARCHICAL MANAGER TOP MANAGER/EKSEKUTIF ► GM MIDDLE MANAGER ► DEPT HEAD FIRST LINE MANAGER / SUPERVISOR KARYAWAN NON MANAJERIAL
  5. 5. SUDUT PANDANG MANAJEMEN Berperan dalam mewujudkan nilai / budaya organisasi dan menerapkan kebijakan-kebijakan pada kegiatan operasional Melalui para penyelia, diharapkan kelancaran dan kesuksesan program korporat dapat terlaksana secara optimal
  6. 6. SUDUT PANDANG KARYAWAN Berperan sebagai wakil langsung dari manajemen yang sekaligus mewakili kepentingan karyawan di hadapan manajemen secara keseluruhan Harapan karyawan adalah memiliki seorang supervisor yang memiliki kompetensi teknis yang tinggi, dan kualitas kepemimpinan yang dapat diandalkan
  7. 7. FUNGSI STRATEGIS SUPERVISOR MANAJEMEN Proses Manajemen Mengelola Unit Kerja SUPERVISOR Kepemimpinan Komunikasi Pengembangan Umpan Balik & Pelatihan KARYAWAN NON MANAJERIAL
  8. 8. PROSES MANAJERIAL PLANING ORGANIZING COORD. STAFING COMMAND LEADING ACTUATING DIRECT. CONTROLLING FAYOL KOONTZ JAMES STOONER G. TERRY
  9. 9. PERENCANAAN (PLANING) • Menetapkan pekerjaan yang dilaksanakan untuk mencapai tujuan harus • Menerjemahkan sasaran perusahaan menjadi sasaran unit / kelompok • Mengembangkan prioritas perencaan (jangka panjang, jangka pendek, rencana tetap, rencana sekali pakai) • Menetapkan ukuran keberhasilan
  10. 10. PERENCANAAN (PLANING) Tidak ada satu orang Supervisor pun yang dapat meraih sukses tanpa ditunjang perencanaan yang baik = G. TERRY =
  11. 11. RENCANA KERJA MENGHASILKAN INSRUKSI KERJA, INSTRUKSI KERJA BERDAMPAK PADA HASIL PEKERJAAN MAKA JIKA RENCANA KERJA TIDAK JELAS HASIL KERJA TIDAK JELAS
  12. 12. DUA JENIS PERENCANAAN • Perencanaan Strategis Disusun untuk mengarahkan sasaran umum organisasi • Perencanaan Operasional Berisi rincian kegiatan bagaimana rencana strategis akan dikerjakan
  13. 13. MEMBUAT SASARAN LEBIH MENARIK SASARAN HARUS MERUPAKAN SESUATU YANG AKAN DIPERJUANGKAN PECIFIC EASURABLE / TERUKUR TTAINABLE / BISA DICAPAI EALISTIC / NYATA IME LIMIT
  14. 14. Pendekatan Pembuatan Rencana Operasional       Why Mengapa harus dikerjakan What Apa yang dikerjakan, jenis dan jumlah kegiatan serta alatnya Where Dimana akan dikerjakan (pertimbangan tempat) When Kapan akan dikerjakan (waktu mulai dan akhir) Who Siapa yang mengerjakan How Bagaimana cara mengerjakannya
  15. 15. RENCANA DAN PENGENDALIAN • PENGENDALIAN Pembatas yang menjaga agar rencana berjalan pada jalurnya • Tiga Utama yang harus dikendalikan • Waktu • Biaya • Faktor Sukses • Bila pelaksanaan rencana menyimpang dari target, penyelia harus mengambil tindakan korektif • Penetapan batas pengendalian harus menghasilkan umpan balik untuk memicu munculnya tindakan korektif
  16. 16. SIAPA YANG INGIN JADI ? PEMIMPI VS PEMIMPIN
  17. 17. AYO BANGUN MENARA TERTINGGI GS
  18. 18. MENGAPA RAGU-RAGU MENETAPKAN SASARAN ? • Takut gagal • Kurangnya pengetahuan mengenai organisasi • Kurang mengetahui situasi lingkungan (internal – eksternal) • Enggan memasukkan sasaran alternatif • Kurang yakin
  19. 19. KOMPETENSI MANAJERIAL (T. Mahoney) PLANNING T O P ORGANIZING STAFFING DIRECTING CONTROLLING M A N A J E R M I D D L E M A N G E R F I R S T L I N E M G R
  20. 20. ORGANIZING • Menentukan sumberdaya dan kegiatan untuk mencapai sasaran • Merancang / membentuk kelompok kerja yang sesuai • Membagi komponen kegiatan untuk mencapai tujuan kedalam kelompok • Menetapkan wewenang diantara kelompok atau unit organisasi (pendelegasian tugas dan tanggung jawab) • Koordinasi
  21. 21. KOORDINASI Proses mengintegrasikan sasan dan kegiatan dari berbagi unit (departemen atau wilayah fungsional) dengan tujuan untuk merealisasikan sasaran umum organisasi secara efisien
  22. 22. STAFFING • Penempatan karyawan • Orientasi sasaran kegiatan • Fokus dan motivasi • Pengembangan dan pelatihan • Usulkan promosi / rotasi/ demosi
  23. 23. DIRECTING (LEADING / ACTUATING) • Meminpin • Memilih saluran komunikasi • Mengatasi hambatan • Memecah konflik
  24. 24. CONTROLING • Mengukur kinerja dan membandingkan dengan standard yang telah ditetapkan (gunakan ukuran keberhasilan) • Menditeksi terjadinya penyimpangan • Melakukan tindak koreksi • Merancang kembali perencanaan kerja
  25. 25. SKILLS NEEDED (Robert L Katz) TOP MANAGER MIDDLE MANAGER SUPERVISOR R/F (PELAKSANA)
  26. 26. KETRAMPILAN TEHNIS • Expert / Profesional • Kemampuan untuk menerapkan ketrampilannya (pengetahuan spesifiknya)
  27. 27. KETRAMPILAN HUBUNGAN ANTAR MANUSIA • Kemampuan untuk bekerja bersama orang lain • Memahami dan memotivasi orang lain • Menjadi pendengar yang baik • Mengelola konflik • Berkomunikasi • Delegasi = seni
  28. 28. Hard Competences Skill Knowledge Soft Competences Self - Concept Trait Motive (David Mc Clelland)
  29. 29. PERAN STRATEGIS MANAJERIAL SUPERVISOR
  30. 30. PERAN STRATEGIS MANAJERIAL SUPERVISOR Manajemen Staff Ahli SPV Lainnya SUPERVISOR Klien / Supplier Mitra Pekerja Karyawan
  31. 31. BEKERJA BERSAMA DAN MELALUI ORANG LAIN • • • • • • Atasan Bawahan Sesama Konsumen Suppier Konsultan “ The art of getting things done through people “ Marry P. Follet
  32. 32. BERTANGGUNG JAWAB • Tugas dijalankan dengan sukses dan rapi • Bertanggung jawab terhadap tindakan anak buah
  33. 33. MENJAGA KESEIMBANGAN • Antara sasaran dan prioritas • Antara atasan dan bawahan • Antara ideal dan kenyataan • Contingency approach
  34. 34. BERFIKIR ANALISTIS DAN KONSEPTUAL • Merinci masalah menjadi beberapa komponen yang konkrit / jelas • Menganalisis setiap komponen • Mengajukan alternatif setiap komponen • Mengajukan alternatif jalan keluar • Melihat seluruh tugas dalam kerangka tugas lain dan implikasikan terhadap keseluruhan organisasi
  35. 35. MENJADI MEDIATOR • Mengatasi konflik (perbedaan pendapat) • Berpihak pada semua pihak • Menyampaikan informasi yang benar pada situasi dan kondisi yang tepat (komunikatif) • Menciptakan suasana yang mendukung tercapainya sasaran kerja
  36. 36. MENJADI SIMBOL • Manajer / Supervisor adalah apa yang dilakukannya • Membawakan keberhasilan / kegagalan kelompok • Mengatasi permasalahan unit sebagaimana yang dilakukan manajemen lebih tinggi
  37. 37. MENGECEK ULANG PELAKSANAAN RENCANA • APA Menyatakan tujuan dalam bentuk spesifikasi hasil, mutu, biaya dsb • DI MANA Menetapkan lokasi tujuan atau tempat kemana produk / jasa dikirim • KAPAN Mencatat perkiraan waktu anda melaksanakan pekerjaan • BAGAIMANA Menggunakan metode, prosedur dan urutan pekerjaan • SIAPA Yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan tugas. Menetapkan wewenang orang tersebut, serta seberapa jauh sumberdaya yang dibutuhkan (peralatan, mesin, orang dan bahan baku dsb)
  38. 38. HUBUNGAN ANTARA PEMECAH MASALAH DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN Keputusan akan sangat dibutuhkan dalam menentukan cara pemecahan masalah. Dalam banyak hal pemecahan masalah adalah pengambilan keputusan
  39. 39. TAHAP-TAHAP DALAM PEMECAHAN MASALAH DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN • Nyatakan masalah secara jelas dan spesifik (hindari pernyataan yang bersifat umum) • Kumpulkan semua informasi yang berkaitan dengan masalah • Kumpulkan sebanyak mungkin penyebab masalah (pastikan ada sesuatu yang berubah)
  40. 40. TAHAP-TAHAP DALAM PEMECAHAN MASALAH DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN • Pilih penyebab yang tampak paling mungkin • Ajukan sebanyak mungkin cara untuk menghilangkan penyebab (melalui brainstorming) • Evaluasi baik buruknya setiap alternatif pemecahan yang diajukan
  41. 41. TAHAP-TAHAP DALAM PEMECAHAN MASALAH DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN • Tentukan kriteria (anda perlu berkonsultasi dengan orang-orang yang dapat memberi pendapat khusus tentang kriteria yang anda pilih) • Pilih alternatif terbaik. Inilah fase pengambilan keputusan (pertimbangkan peluang sukses dan resiko gagal)
  42. 42. TAHAP-TAHAP DALAM PEMECAHAN MASALAH DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN • Uraikan rencana pelaksanaan pemecahan masalah yang anda pilih. Tetapkan apa yang dilakukan, bagaimana caranya, siapa pelaksananya, dimana serta kapan, berapa dana yang diperlukan, sumber daya apa saja yang dimanfaatkan, kapan batas waktu penyelesaiannya
  43. 43. PENDELEGASIAN • Delegasi Tindakan pemberian otoritas dan tanggung jawab formal untuk melaksanakan pekerjaan tertentu kepada bawahan • Delegasi = Pemberian Kepercayaan
  44. 44. LANGKAH-LANGKAH DALAM PEMBERIAN DELEGASI • Tentukan tugas mana yang dapat didelegasikan (biasanya tugas yang menantang dan memberi peluang untuk mengembangkan bawahan) • Putuskan siapa yang akan menerima penugasan (siapa yang memiliki waktu khusus, untuk siapa pengalaman berkembang ini diperlukan) • Delegasikan penugasan (siapkan informasi relevan yang diperlukan, jelaskan alasan pendelegasian itu, buka suasana bebas untuk berkomunikasi antara anda dengan orang yang anda beri delegasi)
  45. 45. APA YANG HARUS ANDA KATAKAN KEPADA KARYAWAN TENTANG TUGAS YANG DIDELEGASIKAN • Beri pernyataan yang jelas tantang apa yang mereka lakukan • Seberapa jauh mereka boleh bertindak dan seberapa ketat pengawasan yang akan anda lakukan • Beritahu kepentingan relatif dari pekerjaan itu sehingga mereka bisa menentukan seberapa besar perhatian harus dicurahkan
  46. 46. APA YANG HARUS ANDA KATAKAN KEPADA KARYAWAN TENTANG TUGAS YANG DIDELEGASIKAN • Beritahu mengapa anda mendelegasikan pekerjaan tersebut • Tetapkan ruang lingkup tugas yang anda delegasikan dan usahakan agar orang lain yang diserahkan kepada seorang karyawan disertai dengan pemberian wewenang
  47. 47. MENGAPA KARYAWAN HARUS MENERIMA PENDELEGASIAN • Karyawan memiliki kesempatan untuk belajar • Tugas-tugas yang didelegasikan akan menambah kepuasan kerja • Delegasi kadang bisa merupakan penghargaan
  48. 48. PENDELEGASIAN YANG KELIRU • Pekerjaan kasar, menjengkelkan atau membosankan yang tidak memberi peluang untuk mengembangkan diri • Memberi beban melampaui batas waktu atau kemampuan karyawan • Gagal mencocokkan tanggung jawab dengan wewenang yang sesuai untuk menghasilkan sumber daya yang diperlukan • Terlalu membiarkan atau terlalu mengekang
  49. 49. 5 DASAR MOTIVASI BAWAHAN DAN POWER SEORANG PEMIMPIN MANAJERIAL • BENEFIT POWER Didasari oleh manfaat atau imbal jasa yang diterima oleh bawahan atau pengikut dari pemimpinnya • COERCIVE POWER Keterpaksaan atau rasa bawahan atau pengikut. Dari pihak pemimpin didasari pada kekuasaan atau otoritas • REFERENT POWER Adanya referensi tertentu dari luar sisi pemimpin itu sendiri • EXPERT POWER Pemimpin memiliki keunggulan / keahlian pada bidang tertentu • LEGITIMATE POWER Pemimpin dipandang layak diterima. Unsur legitiminasi datang dari dalam diri si pemimpin. Dia memiliki kompetensi sebagaimana dituntut pada diri seorang pemimpin
  50. 50. GAYA KEPEMIMPINAN • Kepemimpinan yang lebih berorientasi pada tugas • Kepemimpinan yang lebih berorientasi pada manusia atau karyawan
  51. 51. ORIENTASI PADA TUGAS / HASIL • Lebih menekankan prestasi kerja, hasil atau produksi • Cenderung kurang memperhatikan kepentingan karyawan dan pengembangannya • Titik berat perhatiannya lebih pada hal-hal yang berkaitan langsung pada pelaksanaan tugas atau hasil kerja
  52. 52. ORIENTASI PADA ORANG • Mengutamakan pendekatan lewat motivasi, ketimbang pengawasan • Dalam proses pengambilan keputusan cenderung mengikutsertakan bawahan • Hubungan dengan bawahan cenderung bersifat informal • Jalinan hubungan dengan bawahan lebih berdasarkan kepercayaan (trust) dan kemitraan (saling menghargai)
  53. 53. KUALITAS KEPEMIMPINAN • • • • • • Visioner Kemampuan berkomunikasi Kemampuan mengelola manusia Karakter positif Memiliki kompetensi Memiliki keberanian mengambil sikap, mengambil keputusan dan menanggung resiko
  54. 54. VISIONER • Visi merupakan jiwa kepemimpinan • Dalam visi terkandung nilai-nilai yang menjadi “kompas” bagi organisasi dan anggotanya • Visi merupakan sumber inspirasi dan daya dorong bagi anggota dalam menetapkan tujuan yang harus dicapai • Visi merupakan salah satu tolok ukur dan sekaligus cermin bobot kepemimpinan seseorang
  55. 55. KEMAMPUAN KOMUNIKASI • Perlu diciptakan kondisi, situasi dan iklim komunikasi yang mampu menimbulkan optimisme • Perlu kemampuan berperan sebagai narator • Pengecekan persepsi pada pendengar atau hasil komunikasi • Menjadi pendengar yang baik (aktif)
  56. 56. KEMAMPUAN MENGELOLA MANUSIA • Visible dan available Perlu secara nyata terlibat dalam persoalan yang dialami pengikutnya. Juga harus memiliki mental siap sedia dalam mencari jalan keluar dari masalah yang ada • Praise in public, Criticize in private Pengakuan prestasi pengikut di forum umum merupakan penghargaan. Kritik disampaikan secara personal • Menghemat otoritas Tidak mudah main obral dalam memanfaatkan otoritas yang dimiliki • Rasa Humor yang sehat Untuk mencairkan suasana yang kaku dan tegang
  57. 57. KARAKTER • • • • • Rendah hati Integritas yang utuh Fleksibel dan adaptif Transparan Percaya diri
  58. 58. PEMIMPIN VS PENGIKUT Pemimpin Pengikut Berinisiaif Bereaksi Mengangkat telepon dan melakukan kontak Menunggu telepon berdering Menghabiskan waktu untuk merencanakan; mengantisipasi masalah Menginvestasikan waktu dengan orang lain Mengisi daftar agenda menurut prioritas Menghabiskan waktu untuk bereaksi terhadap masalah Menghabiskan waktu dengan orang lain Mengisi daftar agenda menurut permintaan PAULUS WINARKO – BECOMING TRUE LEAEDER
  59. 59. “MATURNITY” BAWAHAN • JOB MATURNITY – ABLE • Job knowledge, Skill & Experience • PSYCHOLOGICAL MATURITY – WILLING • • • • • Independence Interdependence Confidence Commitment Motivation
  60. 60. 4 TINGKAT “MATURNITY” HIGH A B I L I T Y LOW M3 M4 FRUSTATED EFFECTIVE M1 M2 DEAD MEAT NEW MEAT WILLINGNESS HIGH
  61. 61. 4 TINGKAT “MATURNITY” • MI = UNABLE AN UNWILLING • M II = UNABLE BUT WILLING • M III = ABLE BUT UNWILLING • M IV = ABLE AND WILLING
  62. 62. TINGKAT KESIAPAN M 1 • Tidak mampu dan tidak mau : tidak mampu kurang komitmen dan kurang motivasi • Tidak mampu dan tidak yakin : tidak mampu dan kurang percaya diri • Gaya kepemimpinan yang cocok : Menyampaikan instruksi khusus dan memantau kinerja secara ketat (Pemberitahuan – Membina – Mengarahkan – Menetapkan)
  63. 63. TINGKAT KESIAPAN M 2 • Tidak mampu tetapi mau : kurang mampu tetapi memiliki motivasi dan usaha • Tidak mampu tetapi konfiden : kurang mampu, tetapi konfiden sejauh ada bimbingan dari pemimpin • Gaya kepemimpinan yang cocok : menjelaskan keputusan dan memberi kesepatan minta penjelasan (Menjual Menerangkan Memperjelas - Mengajak)
  64. 64. TINGKAT KESIAPAN M 3 • Mampu tetapi Tidak Mau : mempunyai kemampuan untuk melaksanakan tugas, tetapi tidak mau menggunakan kemampuannya. • Mampu tetapi tidak yakin : mempunyai kemampuan melaksanakan tugas, tetapi tidak yakin atau kurang berani melakukannya sendirian. • Gaya kepemimpinan yang cocok : menyumbang ide dan membantu dalam pengambilan keputusan (Berpartisipasi – Memberi keberanian – Bekerjasama – Mengikatkan diri)
  65. 65. TINGKAT KESIAPAN M 4 • Mampu dan mau : mempunyai kemampuan untuk melaksanakan tugas,dan komitmen • Mampu dan Konfiden : mempunyai kemampuan melaksanakan tugas, dan keyakinan bahwa ia bisa melakukannya. • Gaya kepemimpinan yang cocok : mengalihkan tanggung jawab pengambilan keputusan berikut implementasinya (Pendelegasian – Mengamati – Memantau – Memenuhi Komitmen)
  66. 66. SEBAIK APA ANDA MELATIH TIM ANDA ?
  67. 67. KOMPETESI PEMIMPIN YANG SUKSES • Memiliki ilmu pengetahuan • Berjiwa “Entrepreneur” Efisien, Orientasi & Proactive • Kompetensi Intelektual Berfikir Logis, seorang konseptor, mendiagnosa masalah • Socioemotional Pengendalian diri, spontan, persepsi yang objektif, penilaian diri yang akurat, stamina tinggi dan dapat beradaptasi • Kompetensi Interpersonal Percaya diri, merangsang orang lain untuk maju, komunikasi lisan yang handal, mengelola kelompok
  68. 68. KOMUNIKASI SEBAGAI PEMIMPIN • Berkomunikasi lisan dan tulisan • Berkomunikasi : memberi & menerima • Sebagai pemimpin yang efektif : • • • • Membaca Menulis Berbicara Mendengar : : : : memahami dengan jelas jelas & tanpa salah paham berdua, massal empati
  69. 69. TRANSAKSI KOMUNIKASI I’M •OK •OK •NOT OK •NOT OK YOU’RE OK NOT OK OK NOT OK
  70. 70. MENTALITAS TRANSAKSI • Mentalitas Berkekurangan vs Mentalitas berkelimpahan • Pola-pola transaksi : LOSE B E R A N I WIN WIN WIN - LOSE WIN-WIN LOSE LOSE-LOSE LOSE-WIN PERTIMBANGAN
  71. 71. KARAKTER WIN-WIN • Integritas Tinggi Values → Trust, Commitment • Kematangan Imbang antara Courage VS Consideration • Mental Baja • Hidup bukan kompetisi besar • Lihat kepuasan =/= kompetisi, komparasi
  72. 72. MEMAHAMI DULU • Kedua pihak memahami semua „points‟ dari kedua pihak • Mau mengerti orang lain, siap dipengaruhi • Terbuka → memberi tempat orang lain
  73. 73. MEMBERI PERINTAH • • • • Jangan gunakan untuk menambah power Hindari sikap masa bodoh Perhatikan kata-kata Jangan anggap mereka paham = use a simple stupid • • • • • • • Upayakan umpan balik Jangan terlalu banyak Berikan detil yang dibutuhkan Hindari kontroversi Jangan hanya kepada manusia yang mau / bisa Jangan cari kesalahan Jangan berlaku “Bossy” word
  74. 74. MOTIVASI • Sesuatu yang dapat diberikan atau dikerjakan oleh seseorang kepada yang lain agar bersikap, berperilaku dan bertindak seperti diharapkan • Motivasi datang dari Supervisor, tetapi datang dari karyawan sendiri (inner drive, impulse) • Supervisor hanya menstimulasi, membuka, menyadarkan, memberi pengaruh • Stimulasi paling kongkrit melalui teladan dari supervisor
  75. 75. MEMOTIVASI BAWAHAN • Mendelegasikan wewenang dan tanggung jawab • Mengupayakan perluasan cakupan masingmasing pekerjaan bawahan : • Rotasi pekerjaan (job rotation) • Perluasan pekerjaan (job enlargement) • Pemerkayaan pekerjaan (job enrichment) • Manajemen Partisipatif • Quality Control, PQM • Quality work of live • Supervisi melalui MBO (management by objective)
  76. 76. MEMOTIVASI BAWAHAN • QWL (Quality work of live) kesempatan bagi karyawan di semua level untuk terlibat dalam membentuk suasana dan lingkungan kerja, melalui partisipasi mereka dalam membuat keputusan-keputusan terkait dengan pekerjaan dan dengan tetap memperhatikan self esteem dan kepuasan mereka dalam bekerja • MBO (Management by objective) • Setiap karyawan dilibatkan dalam menetapkan target kinerja baik unit maupun target dirinya sendiri • Menjadi sasaran untuk menilai tingkat pencapaian hasil kerja karyawan sendiri yang dikaitkan dengan target unit
  77. 77. BAGAIMANA ANDA MELIHAT KAMI ? GRIYA SATRIA
  78. 78. CACAT FATAL SEORANG PEMIMPIN Mengkhianati kepercayaan Kurang Sensitif Gagal dalam Pendelegasian dan Kerja Tim Gagal dalam Membina Kader / staff Tidak mampu Menghadapi Atasan yang sulit Tidak Menguasai Tugas Arogan dan Egois CACAT FATAL Terlalu Percaya diri Terlalu Ambisius dalam Jabatan Tidak mampu Berfikir secara logis / Strategis
  79. 79. semoga sukses menyertai anda

×