Res. 0286..

11 I _ .
RESOLUCIÓNNo. O 2 8 6 -:: DELAÑO 2009
CONCEJO DE BOGOTÁ, D.C.
(26 HAY2009)
"POR LA CUAL SE ACTUALIZA Y SE ADOPTA LA SEGUNDA VERSiÓN (2) DEL
MANUAL DE CALIDAD DEL CONCEJO DE BOGOTA"
LA MESA DIRECTIVA DEL CONCEJO DE BOGOTÁ D.C.
En uso de sus atribuciones legales y reglamentarias, especialmente las conferidas en
el articulo 20 numeral 10 del Acuerdo 348 de 2008 y
CONSIDERANDO:
Que los artículos 209 de la Constitución política preceptúa La función administrativa
está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los
principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y
publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de
funciones.
Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado
cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes,
tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley.
Que el artículo 269 ibidem establece En las entidades públicas, las autoridades
correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus
funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que
disponga la ley, la cual podrá establecer excepciones y autorizar la contratación de
dichos servicios con empresas privadas colombianas.
Que la ley 872 del 30 de diciembre de 2003 , por el cual se crea el Sistema de Gestión
de la calidad en la Entidades del Estado, como una herramienta sistemática que
permita dirigir y evaluar el desempeño institucional en términos de calidad y
satisfacción social.
Que el artículo 80 de la Ley 872 de 2003 dispone, entre otras cosas, que las
instituciones del orden Distrital que dentro de su ordenamiento jurídico deban
garantizar la eficiencia y el buen desarrollo de la función pública brindarán, durante el
desarrollo del sistema de gestión de calidad y su posterior certificación, el apoyo a que
hubiere lugar prestando el debido acompañamiento a las entidades que así lo soliciten.
Que el artículo primero del Acuerdo 122 del 28 de junio de 2004, resolvió Adoptar
en las entidades distritales el Sistema de Gestión de la Calidad, como una herramienta
de gestión sistemática y transparente para dirigir y evaluar el desempeño institucional,
en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de
las entidades y agentes obligados, herramienta que estará enmarcada en los planes
estratégicos y de desarrollo de tales entidades
Que el numeral 4.2.1 de la norma de calidad para la gestión pública NTCGP 1000:
2004 establece que la documentación del sistema de gestión de calidad debe incluir un
Manual de calidad.
Que el requisito "4.2.2 Manual de la Calidad", de la Norma Técnica NTC-ISO 9001
versión 2000 y NTCGP 1000:2004, determina que la organización debe establecer y
mantener un Manual de la Calidad que incluya el alcance del SGC, con los detalles y
justificación de cualquier exclusión; los procedimientos y documentos establecidos para
el SGC, o referencia a los mismos; así como la descripción de la interacción entre
procesos dentro del sistema.
ii UN CONCEJO SOCIAL Y PARTICIPA TIVO "
www.eoneejodebogota.gov.eo
T
- - ----

IJ
CONCEJO DE BOGOTÁ, D.C.
RESOLUCIÓNNo. O 2 8 6
~ -DEL AÑO 2009
(26 HAY 200~
"POR lA CUAL SE ACTUALIZA Y SE ADOPTA lA SEGUNDA VERSiÓN (2) DEL
MANUAL DE CALIDAD DEL CONCEJO DE BOGOTA"
Que mediante la Resolución No. 00078 de 2006, el Concejo de Bogotá aprobó el
Manual del Sistema de Gestión de la Calidad.
Que para cumplir con el acogimiento de esta herramienta sistemática, la Mesa Directiva
del Concejo de Bogotá D.C; debe actualizar el Manual del Sistema de Gestión de
Ca!idad, para que sean implementados y evaluados con miras al mejoramiento
continuó del Sistema.
Que se hace necesario evidenciar todas las acciones de mejora del sistema de gestión
de calidad e igualmente reflejar las actualizaciones que se han realizado a la misión,
visión, organigrama, política, objetivos de calidad y el mapa de proceso con sus
respectivas caracterizaciones.
Que en merito de los expuesto,
RESUELVE:
ARTICULO PRIMERO. Actualizar y adoptar la versión dos (2) del Manual de Calidad
del Concejo de Bogotá, contenido en el documento anexo, que forma parte integral del
presente acto administrativo y que se entiende incorporado al Sistema de Gestión de
Calidad de la entidad.
ARTíCULO SEGUNDO: Remítase en medio magnético la presente Resolución así
como el Manual de Calidad, a la Dirección Administrativa y Financiera a fin de que sean
publicadas en la Página Web.
ARTíCULO TERCERO: La presente resolución rige a partir de la fecha de su
expedición, y deroga las disposiciones que le sean contrarias.
ANTONIOfE. SANGUINO PAEZ AICEDO ESCOBAR
Primer Vicepresidente
Proyecto: John Alexander Chalarca Gómez
Revisó: Nancy Adriana Sandoval Avila
Patrícia Duque Cruz
América Tarazana Caicedo.
Revisó y Aprobó. Oiga Marlene Rodríguez Vega.
/( UN CaNCElO SOCIAL y PARTICIPATIVO "
www.eoneejodebogota.gov.eo
T
-- - - --

0286
"-
MANUAL DE CALIDAD
SGC - M -001
NTC ISO 9001: 2000
VERSiÓN No 2
r
---
BL::TIJDESCRIPCiÓN DE 11 NOMBRES Y CARGOS
FECHA ffi MODIFICACIONES
11 REALIZO 11 REVISO>
B[I] Edición inicial
11
PAOLA TOCORA
11
IVANDAVIDFLOREZ
Asesora Externa Asesor 105-02
I 02-02-06 IDr] 11
I "" I """'''''. ""'
11 IVANDAVIDFLOREZ
Edicióninicial .- - - .
CEJ 11
PAOLA TOCORA
11
IVANDAVIDFLOREZ02-02-06 Edicióninicial Asesora Externa
Asesor 105-02
[jl 11
PAOLA TOCORA
11
IVAN DAVID FLOREZ
02-02-06 11 4 Edicióninicial Asesora Externa
Asesor 105-02
{J
Se Modificó la Misión, Visión,
PAOLA TOCORA PATRICIA DUQUE CRUZ
ayo de 200911 1 Asesora Externa Directora Administrativa y
organigrama Financiera
Se incluyo la exclusión del númeral PAOLA TOCORA PATRICIA DUQUE CRUZ
2 11 N 117.5.2 Validación de los procesos y Asesora Externa Directora Administrativa y
de la Dreslación del servicio Financiera
11 N 11 Semodificola Políticay Objetivos
Mayo de 200911 3 Asesora Externa Directora Administrativa yde Calidad
Financiera
Mayo de 20091DG
Se incluyo la Medición, Análisis y
Asesora Externa Directora Administrativa y
mejora Financiera
Mayo de 2009[G
Se actualizo el mapa de procesos PAOLA TOCORA PATRICIA DUQUE CRUZ
con sus respetivas Asesora Externa Directora Administrativa y
caracterizaciones Financiera '

-- --- --------------
0286
MANUAL DE CALIDAD
1. CAPITULO 1
1.1 Reseña histórica
La historia del Concejo de Bogotá, como la del resto de ciudades americanas fundadas
por los españoles, tiene sus antecedentes en los cabildos de España, los cuales tuvieron
un papel importante en virtud de la determinación de la Corona de estimular esta especie
de autoridad local con el fin de apoyarse en ella como un gran baluarte en la lucha contra
la invasión musulmana.
La importancia geopolítica y militar de las ciudades llevó a los reyes a ceder
temporalmente parte de sus atribuciones y potestades a las juntas municipales o cabildos.
Los municipios, por su parte, se comprometían con el monarca a incorporar las tierras
circunvecinas a su jurisdicción con el fin de protegerlas, poblarlas e incrementar su
producción.
En el Nuevo Mundo, el cabildo fue el primer tipo de autoridad civil. A manos de los
cabildos pasaba el poder militar de los conquistadores. Algunos investigadores sostienen
que el primer registro de una sesión especial del Cabildo corresponde al 13 de mayo de
1539, en la que se designó a Hernán Pérez de Quesada como gobernador, capitán y
justicia mayor de Santafé de Bogotá (1).
Sus primeros integrantes fueron reconocidos capitanes de la Conquista, que a su vez
fueron los primeros titul~res de encomiendas de las tierras recién descubiertas. "(...) Los
cabildos eran el gran reducto en el que se agrupaban los encomenderos para defender
sus privilegios contra otros poderes que eventualmente podían interferir o recortar sus
fueros: el eclesiástico, el de la Real Audiencia o el de los Visitadores, que ejercían la
autoridad por directa procuración del Monarca" (2).
Sus integrantes se denominaban regidores y su forma de elección fue variada en el
tiempo: los designaba el rey o la Real Audiencia o se podía comprar el cargo.
El gran poder del Cabildo en la época colonial se vio enfrentado al de la Real Audiencia,
especialmente en dos materias: el manejo de la distribución de tierras y el control sobre
los indígenas. Pese a las prohibiciones de la Corona, el Cabildo de Santafé otorgó
"mercedes de tierras" entre 1548 y 1590. Con respecto al control de los indígenas, la
pugnacidad Cabildo-Audiencia Real fue continua y abierta, tema que sólo vino a tener
solución a finales del siglo XVI (1592) cuando la Audiencia recuperó el control sobre esta
materia. La instauración en Santafé de la Real Audiencia, el 7 de abril de 1550, se
convirtió en un mecanismo de presencia más efectiva de la Corona en estos territorios y
en un control a los abusos de los capitanes y encomenderos para quienes los indios no
pasaban de ser simples bestias de carga y les daban trato indigno.
En esos primeros tiempos, las acciones del Cabildo se concentraron en la regulación de
asuntos de la vida aldeana: pesas y medidas, abastecimiento de carne y trigo,
--
liI
PROCESO SISTEMA DE GESTiÓN DE LA CALIDAD Código: SGC-M-001
MANUAL DE CALIDAD
Versión. No 2
Fecha: Mayo 2009
CONCEJO DE BOGOTA D.C

MANUAL DE CALIDAD
Versión. No 2
Fecha: Mayo 2009
administración de justicia y policía, abastecimiento de agua, aseo y alumbrado,
mantenimiento de calles y caminos y control de precios, entre otros.
Pero el fuerte poder del Cabildo empezó a declinar y al finalizar el siglo XVI era evidente
la disminución de su fuerza política y económica. Su influencia política se fue marchitando
paralelamente con el declive de la prestancia de los encomenderos. Definitivamente el
poder mermó en la medida en que la Real Audiencia se convirtió en un contrapeso. De
hecho, en varias materias asumió algunas funciones del Cabildo.
El Cabildo de Santafé de Bogotá, en contraste con el papel reaccionario que jugaron sus
integrantes (encomenderos) en los siglos de dominio español (Colonia y Conquista),
especialmente por su oposición al reconocimiento de los derechos indígenas y a las
medidas fiscales que ordenaba la Corona, jugó un papel clave en la jornada del 20 de julio
de 1810, en el sentido de que sirvió como legitimador del nuevo poder.
Aquí se cierra un período de la historia del Cabildo. Hasta ese momento las decisiones
giraban en torno al mandato de la Corona Española, cuya voluntad se hacía cumplir a
través de los virreyes.
A partir del período de Independencia, el marco de acción del Concejo lo impuso el vaivén
de las guerras civiles, cuyos vencedores terminaban imponiendo una nueva constitución.
En 1819, luego de la batalla de Boyacá nació en Angostura (Venezuela) la República de
Colombia, integrada por el Reino de Nueva Granada, la Capitanía General de Venezuela
y la Presidencia de Quito. Le siguieron la de 1821 (Constitución de Cúcuta) que instituyó
la Gran Colombia hasta 1830; las de 1832 (período de la Nueva Granada que mantuvo
ese nombre hasta 1858), 1843, 1853, 1863 Y 1886.
Un período de más de medio siglo que vio nacer a los partidos políticos Liberal y
Conservador que en defensa de unas creencias y de unos intereses económicos y
políticos impusieron un sello en la conducción del Estado, lo cual se reflejaba en la
aplicación de la ley.
Durante el período de 1863 (proclamación de los Estados Unidos de Colombia) se
consolidó el federalismo, que le dio amplio poder a los Estados soberanos de la nación en
detrimento del poder del Ejecutivo central.
En relación con la autoridad de la ciudad, hay que decir que el 2 de junio de 1863 se
expidió una ordenanza mediante la cual se determinaba la forma en que estaría
organizada la Municipalidad del Distrito Federal, cuyo cuerpo legislativo estaría en cabeza
de la Municipalidad, integrada por vocales elegidos con su respectivo suplente por cada
dos mil habitantes y uno más por un residuo superior a mil. Esta ordenanza le fijaba 27
atribuciones a la Munici¡::>alidad.Iban desde seguridad, orden, aseo, salubridad, ornato y
abastecimiento hasta la expedición de recompensas honoríficas a los ciudadanos que
hubieran sobresalido por su genio o por haberle prestado servicios a la ciudad.
En los "Acuerdos de la Municipalidad de Bogotá 1862-1896", que recogen el trabajo del
Concejo de esa época, hay toda una variedad de normas que incluyen la adopción de
impuestos locales, la organizaciónde la Policía,la aprobaciónde contratossuscritospor
- -- - -

0286
.,
'~.--
la municipalidad con particulares, autorizaciones para obras de infraestructura,
reglamentación de construcciones y hasta la concesión para la explotación de negocios
de espectáculos públicos.
El Federalismo llegó a su final en 1886 con la aprobación de una nueva Constitución -
desmontada definitivamente en 1991 por la Asamblea Constituyente-- cuando se impuso
un "proyecto político de Estado descentralizado y fuerte, en vez del federalismo a
ultranza" (3) y cuyo gestor, el presidente Rafael Núñez lo resumió así: "Centralización
política y descentralización administrativa".
La Constitución aprobada el 5 de agosto de 1886, en lo que tiene que ver con las
funciones de los concejos les fijaba tareas como determinar las contribuciones y gastos
locales, llevar el movimiento anual de la población y formar el censo civil. Pocas frente a
las que le concedió a' los departamentos, razón por la cual Bogotá tuvo una alta
dependencia de Cundinamarca.
El propósito del presidente Rafael Reyes (1904-1909) de darle a Bogotá carácter de
Distrito Capital, con la consecuente independencia administrativa, fiscal y electoral duró
hasta 1910, cuando la reforma constitucional la devolvió a su condición anterior.
En 1954 el general Gustavo Rojas Pinilla, en su calidad de Presidente, al organizar el
Distrito Especial de Bogotá mediante el decreto 3640, determinó que el Concejo de la
ciudad se denominaría Consejo Administrativo del Distrito Especial y estaría integrado por
13 miembros, así: seis de elección popular, seis nombrados por el presidente de la
República, teniendo en cuenta la filiación política de los candidatos. El otro sería el
Alcalde Mayor del Distrito, quien lo presidiría. Este decreto le daba, así, un carácter
administrativo al Concejo. En ese mismo año se anexan al Distrito Fontibón, Usme,
Engativá y Usaquén y al mismo tiempo se le da autonomía Administrativa respecto al
departamento de Cundinamarca.
Tras la caída del Gobierno de Rojas, y de acuerdo con lo pactado por los partidos Liberal
y Conservador, a partir de 1958 el Concejo estaría integrado por 16 representantes de las
dos colectividades (ocho de cada una). Así, por esta exclusión, el concejal elegido por el
Partido Comunista en 1960 fue presentado como miembro del Movimiento Revolucionario
Liberal (MRL), en tanto que la representación de la Anapo en el Cabildo figuraba como
disidencia conservadora. Este sistema bipartidista rigió hasta 1970.
Otra norma importante relacionada con las funciones del Concejo fue el decreto 3133 de
1968 (Estatuto de Bogotá) en el que la Corporación figuraba como organismo superior en
materia de atribuciones de Gobierno y Administración (le seguían el Alcalde, las
secretarías, la Junta Asesora de Contratos y la Junta de Planeación Distrital). El número
de concejales era de 15 con sus respectivos suplentes, elegidos por dos años.
La Asamblea Constituyente de 1991 aprobó que la ciudad volvería a tener el nombre de
Santa Fe de Bogotá (hasta este año sólo Bogotá) y estaría organizada como Distrito
Capital. Respecto a la integración del Concejo determinó que habría un concejal por cada
150 mil habitantes o fracción mayor de 75 mil que tenga el territorio. Hasta ese momento
T
- - - - -- - - -
liJ
MANUAL DE CALIDAD
Versión. No 2
Fecha: Mayo 2009

había 20 concejales, que pasaron a ser 35 a partir de ese año, y subió a 42 tras las
votaciones del año 2001.
De acuerdo con el decreto 1421 de 1993, vigente, "El Concejo es la suprema autoridad
del Distrito Capital. En materia administrativa sus atribuciones son de carácter normativo.
También le corresponde vigilar y controlar la gestión que cumplen las autoridades
distritales" (artículo 10.).
El Concejo ha sido a lo largo de la historia escala obligada de importantes políticos en su
camino a la Presidencia de la República. Los datos históricos del siglo XX registran la
presencia como concejales de la ciudad de los siguientes ex presidentes: Miguel Abadía
Méndez, Enrique Olaya Herrera, Alfonso López Pumarejo, Eduardo Santos, Alberto Lleras
Camargo, Darío Echandía, Mariano Ospina Pérez, Laureano Gómez, Roberto Urdaneta
Arbeláez, Carlos Lleras Restrepo, Misael Pastrana Borrero, Alfonso López Michelsen,
Julio César Turbay Ayala, Belisario Betancur, Virgilio Barco, Ernesto Samper, Carlos
Lemos Simmonds y Andrés Pastrana.
1.2 Misión
Resolución 73 del 2009
Es misión del Concejo de Bogotá como suprema autoridad en materia político
administrativa, ejercer el control político a la administración Distrital y expedir normas
para promover el desarrollo integral de la ciudad y sus habitantes, en cumplimiento de los
fines esenciales del Estado social de derecho.
Elementos de la misión: .
1. Legalmente es la suprema autoridad en el Distrito Capital, con atribuciones de
carácter normativo y el ejercicio del control político sobre las autoridades de la
administración distrital.
2. Promueve el desarrollo integral y armónico de la ciudad, así como la eficiente
prestación de los servicios públicos en cumplimiento de los fines del Estado social
de derecho
3. Personifica el régimen representativo de los habitantes de Bogotá
4. Debe contar con una administración autónoma en el manejo de sus recursos
humanos, físicos, financieros y tecnológicos
5. Debe contar con una administración eficiente y moderna, acorde con la
importancia y trascendencia de sus funciones.
1.3 Visión
Resolución 73 del 2009
El Concejo de Bogotá D.C. se posicionará como una entidad dinámica, confiable y gestora
del desarrollo integral de la ciudad y de sus habitantes
T
-- - - - - --
liI
MANUAL DE CALIDAD
Versión. No 2
Fecha: Mayo 2009

0286
"
....-
Elementos de la visión:
1. Tener reconocimiento a nivel nacional, que sirva como modelo de gestión para el
desarrollo local.
2. Posicionarse como ejemplo para los demás municipios y distritos, respecto del
ejercicio democrático de control político.
3. Destacarse por su acierto en la expedición de normas adecuadas y oportunas para
el bienestar de la población capitalina.
4. Contar con un reglamento interno moderno y eficaz, que garantice la estricta
aplicación de los principios de la administración pública moderna y eficiente.
5. Contar con recursos, institucionales, administrativos y financieros que le permitan
actuar con criterio independiente y democrático en el ejercicio del control político.
- T -
- -- --
liJ
MANUAL DE CALIDAD
Versión, No 2
Fecha: Mayo 2009

1.4 Oraaniarama
I.RUPO INTERNO" TRABAJO l.--,CONTROL INTERNO :
ICOOITE..--- DELI ¡...............~:OO" ...,
COMSION_
_ENTE DEI.PLAHDi
DESARROU.OY
CRDEIWIEJfIO
"IERAI1OIUL
BIIIJOTECA
SEG<MENTO
P.QRS
WEBMASTER
T
---
{
TEQICAS
OONTASlI.J[W)Y
PRESUPt.ESTNJ
BONOSPENSIONALES
I8ENEST"~ I
+~ooocw~1
1=1
1~1
~ ~nMAS~ I
~ aHAff~ I
-- - --
ID
MANUAL DE CALIDAD
Versión. No 2
Fecha: Mayo 2009

0286
CAPITULO 2.
2.1 ALCANCE
El Sistema de Gestión de Calidad del CONCEJO DE BOGOTA D.C descrito en el
presente manual, esta definido para la "Expedición de normas (acuerdos y
resoluciones) para Bogotá D.C. conforme al régimen especial vigente y
ejecución del control político del distrito y sus entidades adscritas".
2.2. EXCLUSIONES
Se consideran no aplicables los siguientes numerales:
7.3. Diseño y Desarrollo porque todas las normas y procedimientos aplicables
vienen de las normas juridicas ya aprobadas a las cuales debe regirse la
corporación, según lo estipulado en el acuerdo 348 de 2008.
7.6. Control de los dispositivos de seguimiento y medición, porque no existen
variables tangibles que puedan ser medidas con equipo específico el cual deba
estar calibrado.
7.4 Compras: El Concejo de Bogota en cabeza de su mesa directiva no realiza los
trámites para realizar las compras, estas son solicitadas a la Secretaria de
hacienda a través del fondo cuenta el cual surte este trámite. Además no se tiene
control sobre los proveedores, ni se realizan inspecciones previas a las compras.
7.5.2 Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio:
El concejo de Bogotá durante la prestación del servicio puede controlar,
monitorear y verificar su operación por lo que no es necesario validar los procesos.
2.3 CONTROL DEL MANUAL
Durante las últimas décadas, la calidad de la gestión, en términos de eficiencia y
efectividad, se han convertido en el factor competitivo número uno de las
organizaciones; por este motivo y como respuesta a la necesidad del
fortalecimiento de la entidad como organización técnica, EL CONCEJO DE
BOGOTA D.C., ha atendido el compromiso de proveer servicios conformes a los
requerimientosde susclientes(Ciudadanía)..
La implementacióndel Sistemade Gestiónde la Calidaden EL CONCEJODE BOGOTA
D.C., como instrumentodel control interno,refuerzala capacidadde proveeren forma
coherentesus servicios(gestiónpolíticoadministrativa);y la divulgaciónde los resultados
del control a través de comunicadosde prensa,declaracionesy publicaciones,entre
otros,todo ello confundamentoen la aplicaciónde la normainternacionalISO9001:2008
y la norma técnica colombiana NTCGP1000-2004,comoelementode comprobaciónde
T
- - -- - -
11I
PROCESO SISTEMA DE GESTiÓN DE lA CALIDAD Código: SGC-M-001
MANUAL DE CALIDAD
Versión. No 2
Fecha: Mayo 2009

0286
su eficiencia, eficacia y pertinencia con los fines misionales establecidos en el marco legal
aplicable y especialmente en el empeño de lograr mejorar el nivel de calidad de vida de
los ciudadanos bogotanos mediante la optimización de sus actividades, la unificación de
conceptos y estandarización de la ejecución de los procesos, hechos que garantizan la
debida armonización y calidad en los resultados.
El Manual de Calidad del CONCEJO DE BOGOTA D.C, es el documento que especifica el
modelo de Gestión de la Calidad estructurado e implementado en nuestra entidad para
facilitar la socialización de los procesos y sus interacciones, contempla la Estructura y
Alcance del Sistema de Gestión de la Calidad; las Exclusiones; la descripción de los
Procesos del Sistema, a través de los cuales se expresa el compromiso de la Entidad
para implementar los principios básicos de la norma, indicando claramente para cada uno
de ellos su Objetivo, Responsabilidad y Relación con el Modelo ISO 9001:2008 y norma
técnica colombiana NTCGP 1000-2004, además de la interacción entre ellos bajo el
principio de enfoque sistémico.
- ----- -----
(iJ
MANUAL DE CALIDAD
Versión. No 2
Fecha: Mayo 2009

0286
CAPITULO 3.
3.1. COMPROMISO DE lA DIRECCiÓN.
La Mesa Directiva del CONCEJO DE BOGOTA D.C adoptó mediante la resolución
435 del 2003 el plan estratégico de la corporación, el cual contiene los objetivos
generales, su misión y visión, y mediante la resolución 078 del 2006 la política de calidad.
Estos elementos se encuentran documentados y referenciados en el presente Manual de
Calidad, y están diseñados con el propósito de orientar su actividad política administrativa
y control político normativo. Con base en éstos elementos, se creó el Sistema de Gestión
de Calidad del CONCEJO DE BOGOTA D.C. (SGCCB) el cual se encuentra descrito en el
presente manual.
Para proporcionar evidencia del compromiso con el desarrollo e implementación del
sistema de gestión de calidad, la Presidencia de la corporación se compromete a
comunicar a la corporación la importancia de satisfacer las necesidades de las actividades
político administrativas y de control político, las legales y reglamentarias, estableciendo la
política de calidad y los objetivos, y proporcionando los recursos necesarios para
desarrollar, implementar,.mantener y mejorar constantemente la eficacia del sistema.
Adicional a lo anterior, la presidencia se compromete a verificar continuamente el
cumplimiento y desempeño de los procesos implementados dentro del Sistema de
Gestión de la Calidad por medio del proceso de Revisión por la Dirección que se describe
en el parágrafo REVISiÓN POR LA DIRECCiÓN de la presente sección del Manual de
Calidad.
3.2 ENFOQUE Al CLIENTE
El CONCEJO DE BOGOTA D.C. es la suprema autoridad del Distrito Capital. En materia
administrativa sus atribuciones son de carácter normativo. Le corresponde vigilar y
controlar la gestión que cumplan las autoridades distritales, sus funciones se encaminan
a satisfacer los siguientes requisitos de los clientes (Personas):
1. Reglamentar las funciones y la eficiente prestación de los servicios a cargo del
municipio.
2. Adoptar los correspondientes planes y programas de desarrollo económico y social y de
obras públicas.
3. Autorizar al alcalde para celebrar contratos y ejercer pro tempore precisas funciones de
las que corresponden al Concejo.
4. Votar de conformidad con la Constitución y la ley los tributos y los gastos locales.
5. Dictar las normas orgánicas del presupuesto y expedir anualmente el presupuesto de
rentas y gastos.
6. Determinar la estructura de la administración municipal y las funciones de sus
dependencias; las escalas de remuneración correspondientes a las distintas categorías de
empleos; crear, a iniciativa del alcalde, establecimientos públicos y empresas industriales
o comerciales y autorizar la constitución de sociedades de economía mixta.
T
liJ
MANUAL DE CALIDAD
Versión. No 2
Fecha: Mayo 2009

0286
7. Reglamentar los usos del suelo y, dentro de los límites que fije la ley, vigilar y controlar
las actividades relacionadas como la construcción y enajenación de inmuebles destinados
a vivienda.
8. Elegir Personero para el período que fije la ley y los demás funcionarios que ésta
determine.
9. Dictar las normas necesarias para el control, la preservación y defensa del patrimonio
ecológico y cultural del municipio.
10. Las demás que la Constitución y la ley le asignen.
El CONCEJO DE BOGOTA D.C. se compondrá de un concejal por cada ciento cincuenta
mil habitantes o fracción mayor de setenta y cinco mil que tenga el Distrito. El número de
concejales lo fijará la Registraduría Nacional del Estado Civil teniendo en cuenta el
estimativo de población. que para el 31 de diciembre del año anterior a cada elección
elabore el Departamento Administrativo Nacional de Estadística o la entidad que haga sus
veces.
El aspecto más importante para el CONCEJO DE BOGOTA D.C. es lograr la satisfacción
del cliente, por tal razón se cuenta con un mecanismo para asegurar la comunicación con
los mismos, cumplir con sus requisitos y determinando el grado de satisfacción por medio
de:
. Procedimiento de Peticiones, quejas y reclamos
. Procedimiento Seguimiento Peticiones, quejas y reclamos.
EL CONCEJO DE BOGOTA D.C., implementa el Sistema de Gestión de la Calidad con el
fin de satisfacer las cambiantes necesidades y expectativas del Sujeto de derecho por
medio de una red de procesos (ver Manual de Calidad sección mapa de Procesos)
orientada bajo los lineamientos de la norma NTC-ISO 9001 :2008).
3.3 POLITICA DE CALIDAD
EL CONCEJO DE BOGOTA D.C, ha enmarcado su política de calidad bajo varias
premisas que abarcan la corporación en su totalidad.
Para asegurar una relación adecuada entre las Políticas y los Objetivos Implementados,
se analiza la coherencia entre las premisas de la política de calidad y los objetivos
definidos.
La presidencia es responsable de la implementación, evaluación de entendimiento y
revisión de la política y los objetivos de calidad, estas actividades se efectúan por medio
de charlas, boletines, publicaciones o cualquier método que se considere conveniente
teniendo en cuenta las necesidades de la corporación.
La revisión de la política de calidad se verifica y revisa cada que se realiza una revisión
por la dirección.
T
- -- -- - -- --
ID
MANUAL DE CALIDAD
Versión. No 2
Fecha: Mayo 2009

0286
LA POLíTICA DE CALIDAD ES:
El Concejo de Bogotá D.C. comprometido con el desarrollo integral de la ciudad, ha
implementado un Sistema de Gestión de la Calidad con el fin de Ejercer el Control Político
y expedir la normatividad para el desarrollo integral de la ciudad, por ello ha
implementado las siguientes políticas de calidad:
. Expedir normas que promuevan el desarrollo integral de la ciudad de acuerdo con
el cumplimiento' de los fines esenciales del estado social del derecho, los
requisitos de la ciudadanía y los propios de la corporación
. Establecer directrices y controles que aseguren la Gestión del Talento Humano.
. Contar con canales de comunicación soportados en los Sistemas de Información
como herramientas de gestión.
. Mejorar continuamente el desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad.
. Velar por la conservación del medio ambiente al interior de la entidad.
3.4 OBJETIVOS DE CALIDAD
EL CONCEJO DE BOGOTA D.C. ha establecido los siguientes objetivos de calidad con el
fin de medir la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad. En el diseño de los objetivos
se tiene en cuenta que encaminan a la corporación a la mejora continua de la misma,
estos objetivos deben incluir lo siguiente:
. Una variable o atributo.
. Un umbral de tiempo para su aplicación.
. Una meta cuantificable para la variable.
Tanto los objetivos de calidad como aquellos establecidos para lograr la conformidad del
servicio aplican en todos los niveles de la organización donde se desarrollan actividades
de acuerdo con las necesidades detectadas en cada proceso.
Los objetivos de calidad que ha determinado EL CONCEJO DE BOGOTA D.C. son los
siguientes:
. Promover una gestión pública responsable a través del control político
oportuno y eficaz a las entidades del distrito capital.
. Dotar a la ciudad de normas que promuevan el desarrollo armónico e
integral del distrito capital
. Generar una imagen positiva y de confianza entre la ciudadanía.
. Brindar a la comunidad información respecto a los procesos desarrollados
por la corporación
. Capacitar permanente a los funcionarios de la corporación buscando el
mejoramiento continuo de los procesos.
· Obtener un alto desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad en la
evaluación de todas las variables establecidas internamente.
-- -- -
liJ
MANUAL DE CALIDAD
Versión. No 2
Fecha: Mayo 2009

0286
. Garantizar los recursos necesarios para el desarrollo de los procesos, el
mantenimiento adecuado de la infraestructura de la entidad y de los
sistemas de información.
3.4.1 ESTRATEGIAS PARA EL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS
Estrategias para el Objetivo 1.
Promover una gestión pública responsable a través del control político oportuno y eficaz a
las entidades del distrito capital.
Vigilar el cumplimiento de los deberes de las Instituciones Distritales.
Vigilar el cumplimiento de las responsabilidades de las instituciones
Distritales.
Velar por la conformidad con los principios constitucionales y legales que
regulan la función administrativa
Analizar la información que las entidades envían periódicamente para
evaluar los resultados de la gestión de las entidades y Autoridades
Distritales.
evaluar el'impacto de los planes de gestión de las entidades y Autoridades
Distritales.
evaluar las metas de la gestión de las entidades y autoridades Distritales.
Diseñar e implementar el plan institucional
Diseñar e implementar los planes de acción de sus dependencias
Dotar a la ciudad de normas que promuevan el desarrollo armónico e integral del
distrito capital
Desarrollo de mecanismos de análisis de problemáticas de la ciudad.
Establecer posibles cursos de acción para dar solución a las problemáticas
de la ciudad.
Generar normas, en las cuales se involucren las mejores soluciones a las
problemáticas detectadas, con el fin de regular la Administración Pública.
- r -
- - - - -- --- - --
liI
MANUAL DE CALIDAD
Versión. No 2
Fecha: Mayo 2009

0286
- Divulgar las normas emitidas por la corporación.
Generar una imagen positiva y de confianza entre la ciudadanía.
Determinar requisitos relacionados con los servicios.
Cumplir requisitos del cliente por medio de los procesos de prestación del
servicio.
Medición.
Análisis de resultados.
Toma de decisiones.
Brindar a la comunidad información respecto a los procesos desarrollados por la
corporación
Analizar el resultado de la gestión de la corporación con base en
indicadores.
Evaluar el resultado de la gestión de la corporación con base en
indicadores.
Socializar el resultado de la gestión de la corporación con base en
indicadores.
Difundir la actividad político normativa que adelanta la corporación.
Emplear mecanismos tecnológicos para realizar divulgaciones de las
gestiones de la entidad.
Capacitar permanente a"los funcionarios de la corporación buscando el mejoramiento
continuo de los procesos
Plan de capacitación.
Suministro de recursos según aplique.
T
- -- ---
liI
MANUAL DE CALIDAD
Versión. No 2
Fecha: Mayo 2009

0286
Capacitar.
Evaluar capacitaciones.
Tabular resultados.
Análisis.
Toma de decisiones para mejorar el desempeño de los colaboradores de la
organización.
Obtener un alto desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad en la evaluación
de todas las variables establecidas internamente.
Auditorias.
Calculo de indicadores.
Seguimiento al PNC.
Seguimiento a Acciones Correctivas.
Seguimiento a Acciones Preventivas.
Seguimiento al producto.
Recopilación de información - generación de informes.
Análisis de información.
Toma de decisiones.
Garantizar los recursos necesarios para el desarrollo de los procesos, el mantenimiento
adecuado de la infraestructura de la entidad y de los sistemas de información
Establecer programación de mantenimiento para equipos de la entidad.
Establecer programación de mantenimiento para la planta física.
Establecer programación de mantenimiento para el Sistema de información
y toda la plataforma que lo soporta.
- -T -
---- ---
liJ
MANUAL DE CALIDAD
Versión. No 2
Fecha: Mayo 2009

0286
Establecer planes de contingencia para actuar en caso de falencias en la
infraestructura de la entidad.
Realizar seguimiento al cumplimiento de las programaciones de
mantenimiento.
Dar capacitación al personal para garantizar la adecuada utilización del
Sistema de Información.
3.5 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACiÓN
La estructura organizacional del CONCEJO DE BOGOTA esta definida en la resolución
378 del 2003, la cual aprueba la nueva estructura organizacional con el fin de dar a
conocer a todos los funcionarios de la corporación los niveles jerárquicos, el canal regular
de información y el nivel de autoridad de cada cargo.
Adicionalmente en el organigrama de la corporación se ilustra que la responsabilidad
aumenta en los niveles mas altos al igual que la autoridad. La autoridad máxima del
CONCEJO DE BOGOTA D.C. es la Mesa Directiva la cual se encuentra apoyada por
unos asesores, los cuales les brindan recomendaciones según sus observaciones dentro
de la corporación, pero es siempre la mesa directiva la que toma las decisiones.
Las responsabilidades y las funciones de cada uno de los cargos establecidos
internamente están descritas en el manual específico de funciones y requisitos el cual fue
aprobado mediante resolución.
La corporación imparte ia información relacionada con la estructura organizacional, las
funciones y tareas específicas de cada cargo entre sus funcionarios por medio de charlas,
boletines informativos o cualquier medio que se considere apropiado de acuerdo con el
caso en cuestión.
3.6 REPRESENTANTE DE LA DIRECCiÓN
EL CONCEJO DE BOGOTA D.C. cuenta con un representante de la dirección el cual fue
nombrado por medio del acto administrativo.
Las funciones principales de este cargo es velar por la integridad del Sistema de Gestión
de la Calidad implementado en la empresa teniendo en cuenta, entre otras cosas, las
siguientes:
· Asegurarse de que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios
para la implementación del sistema de gestión de calidad.
· Informar a la alta dirección sobre el desempeño del sistema de gestión de la calidad y
de cualquier necesidad de mejora.
T
--------
IJ
MANUAL DE CALIDAD
Versión. No 2
Fecha: Mayo 2009

0286
. Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en
todos los niveles de la entidad.
. Efectuar seguimiento a los programas de capacitación (Directiva No 004 de 2005)
3.7 COMUNICACiÓN INTERNA
EL CONCEJO DE BOGOTA D.C. cuenta con medios de comunicación interna tales como
reuniones, cartas, página Web, carteleras entre otros, los cuales permiten a todos los
funcionarios estar al día en todas las disposiciones de la corporación y de la eficacia del
sistema de gestión de la calidad.
3.8 REVISiÓN POR LA DIRECCiÓN
3.8.1 Generalidades
La presidencia del CONCEJO DE BOGOTA D.C. ha establecido que cada mesa directiva
realice al menos una revisión por la dirección durante su periodo, con el fin de asegurar la
conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad continua.
Durante el proceso de Revisión por la Dirección participan: la mesa directiva, el
representante de la dirección, y los funcionarios que la presidencia considere conveniente.
En la(s) reunión(es) realizada(s) se llevan a cabo las siguientes actividades con el fin de:
. Conocer los resultados de las divulgaciones realizadas para determinar el
cumplimiento de las directrices implementadas en el Sistema de Gestión de la Calidad
de la organización.
. Asegurar que las decisiones tomadas en anteriores revisiones se han llevado a cabo y
han sido eficaces.
. Conocer si el cliente esta realmente satisfecho con el servicio prestado y con el
producto final suministrado.
. Revisar los cambios que podrían afectar al Sistema de Gestión de la Calidad.
. Detectar problemas y solucionarlos.
. Dar nuevas recomendaciones para el crecimiento de la empresa.
En el informe de la revisión por la dirección se consignan las conclusiones, los
compromisos y sus responsables, los recursos a utilizar, fechas y seguimientos entre
otros aspectos que puedan surgir.
T
- --- - - - - - -- -
liI
MANUAL DE CALIDAD
Versión. No 2
Fecha: Mayo 2009

0286
"
..~-
Durante la revisión por la dirección se revisa el acta previa para verificar que las tareas y
los compromisos se hayan realizado.
3.8.2. Infonnación para la revisión:
El informe del Representante de la dirección es utilizado para efectuar la revisión por la
dirección, dicho informe incluye por lo menos los siguientes aspectos:
. Informe de políticas y objetivos
. Informe de resultados de auditorias internas y cumplimiento de auditorias
. Informe acciones correctivas y preventivas
. Retroalimentación del cliente e Informe de quejas y reclamos
. Desempeño de los procesos y conformidad del servicio
. Seguimiento a las actividades de la anterior revisión
. Cambios que podrían afectar el sistema de calidad
. Riesgos actualizados e identificados para el Concejo de Bogota D.C.
. Recomendaciones para la mejora
. Acciones a Tomar (Plan de mejora)
. Conclusiones del Sistema de Gestión de la Calidad
El Representante de la dirección se apoya en todos los niveles de la corporación para
compilar y analizar la información necesaria para poder desarrollar un informe que cobije
los aspectos mencionados.
3.8.3 Resultados de la revisión
Los resultados de la revisión por la dirección incluyen todas las decisiones y acciones
relacionadas con:
a) la mejora de la eficacia del sistema de gestión de la calidad y sus procesos;
b) la mejora del producto en relación con los requisitos del cliente, y
c) las necesidades de recursos.
3.9 PROVISiÓN DE RECUROS
Con el fin de mantener la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad EL CONCEJO DE
BOGOTA D.C. provee lo.siguientes recursos:
. Documentación:
Los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad provee información acerca de los
métodos de trabajo de la organización, evidencia objetiva del desarrollo de las actividades
establecidas por la compañía.
. Funcionarioscompetentes(ley909del2004):
liI
MANUAL DE CALIDAD
Versión. No 2
Fecha: Mayo 2009

o2 8 6 ::Z
EL CONCEJO DE BOGOTA D.C. se asegura de que el personal que participa en los
diferentes procesos de la empresa, tien~n las capacidades necesarias para cumplir con
las especificaciones del cliente y de los requisitos de calidad, para esto se cuenta con el
manual de funciones y requerimientos.
. Auditores Internos:
Son los encargados de desarrollar auditorias de calidad, de acuerdo con lo establecido
por la empresa. Verifican que las directrices de la compañía se cumplan y que los
requisitos de calidad sean implementados dentro de la organización.
. Tiempo para desarrollar auditorias:
La junta de socios proporciona tiempo, dentro de todos los niveles de la organización,
para las visitas programadas por los auditores, pues ellos son los que certifican que la
empresa cumple con los parámetros de calidad.
. Tiempo para la revisión por la dirección:
La Presidencia, invierte parte de su tiempo, por medio de reuniones, para la revisión de
las especificaciones de calidad con el fin de cumplir con las necesidades y la satisfacción
de sus clientes.
3.10 INFRAESTRUCTURA
EL CONCEJO DE BOGOTA D.C., proporciona y mantiene la infraestructura necesaria
para lograr la conformidad de los requisitos del servicio.
Entre la infraestructura que la corporación cuenta se contemplan:
. Oficinasáreaadministrativa
. Oficinas área misional
. Equipos de cómputo.
. Equipos de comunicación.
.:. Fax, telefonía fija, telefonía móvil, Internet, Radio teléfonos, red de cableado
estructurado.
. Vehículos
. Biblioteca
. Imprenta
. Recinto los comuneros
. Sede Social
. SalónLaraBonilla
. Video Bean
· Computadores especiales en RELATORIA
. Guillotina
. Multi Lit
. Guillotina manual
. Compaginadora
. Prensa (encuadernar libros)
. Cosedora eléctrica(DAÑADA)
- T
--- --
liI
MANUAL DE CALIDAD
Versión. No 2
Fecha: Mayo 2009

. -..---...----.--
0286
3.11 AMBIENTE DE TRABAJO
EL CONCEJO DE BOGOTA D.C:, se asegura que los funcionarios cuenten con lo
necesario para desempeñarse correctamente en cada uno de sus puestos de trabajo,
además de la afiliación a E.P.S, A.R.P, Caja de compensación familiar, Pensiones para
atención inmediata frente a cualquier tipo de riesgo.
Adicionalmente, la corporación gestiona el ambiente de trabajo a través del programa de
higiene y seguridad industrial el cual controla el COPASO.
La corporación cuenta con mapas de riesgos el cual es una herramienta que permite
realizar ejercicios de auto evaluación, por cuanto a través de ella se exhibe y organiza una
información crítica relativa a una amenaza, incidente o actividad que es vista como un
-- --
liI
MANUAL DE CALIDAD
Versión. No 2
Fecha: Mayo 2009
. Estampadora
. Taladro vertical
. Maquina para hacer duplicados de llaves
. Planta eléctrica
. Moto bomba
. Equipo de sonido, amplificadores, consolas
. Ozonificadores
. Argolladoras
. UPC
. Conmutador
. Tensiometro digital
. Camillas duras y blandas
. Botiquín
. Extintores
. Calculadoras de escritorio
. Bomba de emergencia
. Equipos fijos de contra incendio neumático
. Cocina
. Esmeril - Pulidora
. Ascensores
. Parqueadero
. Polideportivo
. Desgrabadoras, audífonos (Relatoria)
. Cámaras de video de seguridad
. Televisor y VHS (Prensa)
. Módulos para las oficinas
. Archivadores
. Cuarto de conmutación.
. Cuarto de transformadores
. 2 edificios (claustro, Honorables concejales)

0286
,
,"-
riesgo real o potencial para el cumplimiento de los objetivos. Los mapas de riesgos se
encuentran en la intranet y fueron aprobadas mediante acto administrativo.
3.12 PROPIEDAD DEL CLIENTE
El concejo de Bogotá cuida y preserva los bienes que son propiedad del cliente, mientras
estos se encuentren bajo su control y/o uso. La entidad protege, verifica y salvaguarda los
bienes que son propiedad del cliente suministrados para la utilización o incorporación
dentro del producto o servicio. Cualquier bien que sea propiedad del cliente que se pierda,
deteriore o que de algún otro modo se considere inadecuado para su uso, debe ser
registrado y su estado comunicado al cliente.
A continuación relaciono algunos documentos o información que pueden provenir de
nuestros clientes.
. Proyectos de acuerdo
. Proposiciones
. Derechos de Petición
. Tutelas
. Quejas y reclamos
. Oficios solicitando cabildos y foros
liJ
MANUAL DE CALIDAD
Versión. No 2
Fecha: Mayo 2009

0286-':
CAPITULO 4
MEDICIÓN, ANALlSIS y MEJORA
Satisfacción del Cliente: EL CONCEJO DE BOGOTA D.C., realiza seguimiento a la
Satisfacción del Cliente, por medio de encuestas, con el fin de determinar la percepción
que ellos tienen acerca de los trabajos realizados por la Corporación. (Los resultados de
dicho seguimiento se registran en la página Web de PQRS).
Auditoria Interna: EL CONCEJO DE BOGOTA ha establecido el Procedimiento
Auditorias Internas, con el fin de establecer los lineamientos para realizar auditorias
internas de calidad, verificando el cumplimiento de las directrices establecidas dentro del
Sistema de Gestión de la Calidad; del procedimiento cabe resaltar lo siguiente:
Se realiza por lo menos, una auditoria anual a todo el Sistema de Gestión de
Calidad. (Un ciclo completo de auditoria).
Los Auditores de Calidad, se programan teniendo en cuenta que éstas
personas, no deben auditar sus propias responsabilidades.
Se establecen directrices, para programar auditorias.
La Auditoria Interna, proporciona evidencia de la conformidad del sistema, con respecto a
las directrices establecidas; el resultado de la presente actividad, es una de las entradas
de información para la Revisión por la Dirección.
Seguimiento y Medición de Procesos: Con el fin de comprobar el desempeño de los
procesos, se verifica periódicamente, que se alcance los resultados planificados, para
cada una de las variables críticas de la Entidad.
Los resultados de los seguimientos realizados, generan acciones correctivas, preventivas
o de mejoramiento continuo de acuerdo con los hallazgos específicos de cada caso.
Seguimiento y Medición del Producto: EL CONCEJO DE BOGOT A ha estructurado
documentos, en los que se describe el desarrollo de las diferentes etapas, los controles
implementados y las verificaciones realizadas para comprobar que los productos/servicios
ofrecidos, cumplen con los requisitos especificados.
Control de Producto No Conforme: El Procedimiento Control de Producto No Conforme,
tiene como objeto establecer directrices para el manejo, control y registro de los productos
o servicios, que no cumplen con los requisitos establecidos previniendo su uso no
intencionado.
En dicho procedimiento, se identifican los responsables de las actividades, se establecen
posibles acciones para eliminar el Producto/Servicio No Conforme; además, se diligencia
el formato Control de Producto No Conforme.
Análisis de Datos: Los datos son analizados, para determinar la capacidad y eficacia del
sistema. Dichos datos son obtenidos, por medio del seguimiento periódico.
liJ
MANUAL DE CALIDAD
Versión. No 2
Fecha: Mayo 2009

0286
..
-....--
Los resultados obtenidos, son analizados durante la Revisión por la Dirección, con el fin
de generar actividades de mejoramiento continuo, dentro de los diferentes procesos
implementados internamente.
Mejora Continua: EL CONCEJO DE BOGOTA D.C., realiza actividades de seguimiento,
a partir de las que se detectan oportunidades de mejoramiento, las cuales son tratadas
durante la Revisión por la Dirección, donde según sea aplicable, se estructuran planes de
acción para lIevarlas a cabo.
Sin embargo, si se detecta la necesidad de estructurar acciones de mejoramiento, antes
del periodo previsto para realizar la Revisión por la Dirección, estas son desarrolladas en
conjunto con los responsables de las áreas implicadas.
Acciones Correctivas y Preventivas: Cuando se detectan No Conformidades, ya sea en
el Producto o en el Sistema, la Empresa sigue la metodología descrita en el
Procedimiento Acciones Correctivas y Preventivas.
Adicionalmente, la Entidad ha desarrollado el Procedimiento de Peticiones, Quejas y
Reclamos, con el fin establecer una metodología para tratar las quejas y reclamos,
emitidos por los Clientes del CONCEJO DE BOGOTA D.C.
- -r-
- -- --- - - -
BI
MANUAL DE CALIDAD
Versión. No 2 .
Fecha: Mayo 2009

0286
CAPITULO 5 MAPA DE PROCESOS
R1!
¡~E - N. DEtAS
a.1 ~RSONASl.
st
I 11
T
o
S
o
E
I
fi
SISTEMA DE I MECI
GESTIÓN DE
~L CAUDAD '-_-- ~
-
PROCESOS ESTR.TEGICOS
PROCESOS MISIONALES
GEST.lON
NOR/<fAm(A-
CONTROL
POLÍ17CO
CONTROL Iorscrp~NlUo
ATENaÓN AL I
aUOAOANO .
PROCESOS DE APOYO
I GES17ÓN di I
c:-~oc~~AOMrNrsTRA77VA y
~
FrNANaERA
1; ,III!!!IJ!._
TALENTO
~
ANALESY
RELATORJA srsTEMAS
-
Anexo las caracterizaciones de los procesos
---
1
S
F
A
e
e
1
Ó
N
o
E
L
A
S
P
E
R
S u
o
N 1:
A I~
S
r¡
-----
11
MANUAL DE CALIDAD
Versión. No 2
Fecha: Mayo 2009

CONCEJO DE BOGOTA
CARACTERIZACION DEL PROCESO
NOMBRE DEL PROCESO ATENCION AL CIUDADANO
OBJETIVO: Ofrecer una solución oportuna y pertinente a las peticiones, quejas, reclamos y/o sugerencias recibidas, con el fin de informar, orientar, atender o direccionar al peticionario
en su solicitud dando respuesta adecuada, además, realizar el seguimiento pertinente al tramite efectuado.
DUEfilO DELIDlRECTOR(A) ADMINISTRATIVO(A) Y FINANCIERO(A)PROCESO
RESPONSABLE IProfesional Universitario -Secretaria Ejecutiva
ACTIVIDADES DEL PROCESO
Planificar Hacer
1. Definir un esquema (Procedimientos,
protocolos, lineamientos) de prestación
del servicio de atención al ciudadano, de
acuerdo con las normas y lineamientos
vigentes.
2. Definirlas rutasde direccionamiento
paracadaunode los tiposde las PQRS
recibidas.
. Implementar el esquema de prestación
del servicio de atención al ciudadano
definido en el procedimiento
2. Recibir y registrar las PQRS recibidas
de los ciudadanos.
3. Tramitar las PQRS según los
lineamientos definidos al interior de la
entidad.
4. Aplicar herramientas para conocer
percepción frente a los servicios que
prestan en el CONCEJO.
Actuar Verificar
1. Se toman las acciones correctivas y
preventivas necesarias.
1. Hacer seguimiento a las PQRS
verificando que cada una de ellas reciba
la debida atención y respuesta.
2. Formulación de acciones de
mejoramiento en función de los
resultados obtenidos en las verificaciones
efectuadas.
ENTRADAS
PROVEEDOR ENTRADAS
Entidades Leyes sobre atención al
Gubernamentales ciudadano
Ingreso al sistema de
información radicando
Ciudadanos quejas, derechos de
petición, solicitud de
información y consultas.
Lineamientos y
Mesa Directiva resoluciones internas
sobre el tema
Esquema de prestación
Mesa Directiva del servicio de atención
al ciudadano definido
Herramientas de
Proceso SGC medición de la
percepción
Mantenimiento,
conservación y
Administrativo y reparación de los
financiero equipos, bienes muebles
e inmuebles de la
corooración.
SALIDAS
SALIDAS CLIENTES
Medición de la
Proceso SGC
percepción
Registro de las
peticiones en el Sistema
de Información. Proceso Atención
Reporte y registro de las al Ciudadano
actuaciones adelantadas
frente a las peticiones.
Direccionamiento de las
situaciones planteadas Entidades
por la ciudadanía a la
Distritales
entidad del distrito
comDetente.
Oficios de respuesta a
quejas, derechos de Ciudadanos
petición, solicitudes de
información y consultas.
Análisis del estado de
Proceso SGC
las peticiones.
Acciones Correctivas y Proceso SGC
acciones preventivas

RECURSOS
Personal Capacitado
Recursos Informaticos
Pagina WEB
DOCUMENTACiÓN SOPORTE
Procedimiento de P,Q,R
Procedimiento de Seguimiento al P,Q,R
NTC GP 1000:2004
CONTROLES
Se diligencia una hoja de ruta para controlar el estado de cada una de las PQRS
provenientes de los ciudadanos.
Se cuenta con un sistema de información en el que se lleva registro y control de la
evaluación de cada una de las PQRS.
A cada una de las PQRS se les asigna un numero consecutivo único que la
identifica.
INDICADORES
· Tramite de quejas y reclamos
.Respuesta a consultas y solicitudes de información
.Tiempo promedio de respuesta a requerimientos
.Tiempo por medio de respuesta a Quejas y Reclamos
Nota 1: Los indicadores de procesos con su nombre, formula y frecuencia de la medición se relacionan en la planificación del SGC
Nota 2: Las normas internas y externas se pueden consultar en el Normograma
SEGUIMIENTO
Auditorias Internas
Recomendaciones y/o
sugerencias para el
Control Interno mejoramiento de los
procesos y
Drocedimientos.
Controles para mitigar
Proceso los impactos
Ambiental ambientales producto de
la operación
Esquema de prestación Proceso Atención
del servicio de atención
al Ciudadano
al ciudadano definido.
Informe de evaluación Proceso SGC
del esquema de Proceso
prestación del servicio Administrativo
RIESGOS
Datos incorrectos en las
Daños en los
solicitudes de los equipos que
ciudadanos a través de soportan el
la pagina WEB
proceso de PQR y
sugerencias
Falta de calificación de Respuestas de
la gestión parte del
PQR con
información
usuario de la Web
desactualizada
Caídas de la red de Errores en el
información del Concejo tramite de PQR y
de Boaotá suaerencias
Usurpación de
Mal funcionamiento de correos
los sistemas de electrónicos para
información que instaurar PQR y
soportan el proceso de sugerencias a
PQR y sugerencias nombre de
terceros
Desconocimiento
Incumplimiento de
del funcionario
términos en respuesta
designado para el
de PQR y sugerencias
seguimiento de la
gestión de PQR y
suaerencias

---;
11
CONCEJO DE BOGOr A
NOMBRE DEL PROCESO PROCESO ADMINISTRACION y FINANCIERA
OBJETIVO: Planear, direccionar, gestionar y controlar el mantenimiento correctivo y preventivo de la infraestructura, liquidación de nomina y prestaciones sociales; correspondencia
interna y externa, peticiones quejas y reclamos, presupuesto y trabajo social del Concejo de Bogotá.
DUENO DELIDIRECTORADMINISTRATIVOy FINANCIERO
PROCESO
RESPONSABLE IDirector administrativo v financiero
Planificar
ACTIvIDADES DEL PROCESO
Hacer
1.La metodología para realizar
mecanismos de mantenimiento correctivo
y preventivo a la infraestructura del
concejo
2. Informes de gestión
3. Planear el control de la ejecución
presupuestal
I~
Actuar
..-
1.Presentar el informe de gestión
2.Liquidación de la nomina
3.Ejecutar el mantenimiento correctivo y
preventivo a la infraestructura de la
entidad
4.Ejecutar el presupuesto
5. Administrar las hojas de Vida de todos
los funcionarios de la entidad
6. Realizar las resoluciones de las primas
tecnicas
7. Brindar servicios de cafetería y
limpieza
8. Elaborar los Actos Administrativos de
la Corporación
Verificar .....
1. Que todos todas las entradas del
proceso se estén realizando
correctamente.
2. Formulaciónde accionesde 2. Realizarauditoriasinternas
mejoramientoen funciónde los 3. El cumplimientodel presupuesto
resultadosobtenidosen las verificaciones 4. La liquidaciónde la nomina
efectuadas. 5. Elcumplimientode los mantenimientos
correctivos y preventivos
o
N
ex>
O)
I
iJ
ENTRADAS
PROVEEDOR ENTRADAS
Necesidad de presentar
Mesa Directiva plan de gestión a la
mesa directiva.
Velar por el
Administración y
mantenimiento,
conservación y
financiero
reparación de los
equipos, bienes muebles
Necesidad de ordenar el
Administración y pago de salario de los
financiero empleados del concejo
de Bogotá.
Necesidad de adoptar
las políticas
relacionadas con el
Talento humano programa de salud
ocupacional, seguridad
industrial, bienestar
social.
estrategias necesarias
Administración del para la administración,
sistema manejo y custodia de las
hojas de vida de los
funcionarios.
Atención al
Informede evaluacióndel
Ciudadano
esquemade prestacióndel
servicio
SALIDAS
SALIDAS CLIENTES
Informe del plan de
gestión a la mesa Mesa Directiva
directiva.
Orientaciones de los
procesos de evaluación Talento humano
de desempeño de los
funcionarios.
Mantenimiento,
conservación y Todos los
reparación de los
procesos.
equipos, bienes muebles
e inmuebles de la
Estrategias para la
administración, manejo y Administración del
custodia de las hojas de sistema
vida de los funcionarios.
Pago de salario de los Todos los
empleados del concejo
procesos.
de Bogotá.
Actos Administrativos
Todos los
procesos.

---1
CONTROLES
El Asesor DAF debe revisar los datos consignados en la nómina antes de dar la
aprobación
Revisar los documentos soportes con el fin evitar aprobar valores de primas
técnicas
El Asesor DAF debe revisar los datos consignados en las sentencias antes de dar la
aprobación
El Asesor DAF debe revisar los datos consignados en las liquidaciones de
prestaciones sociales antes de dar la aprobación
I
SEGUIMIENTO
MONITOREO
.Auditorias Internas
INDICADORES
Cumplimiento del PAC programado
Cumplimiento del plan de acción de la DAF
Ejecución Presupuestal
Variación del presupuesto
Estados financieros
Transacciones reportadas
Plan de acción (contabilidad)
Tiempo promedio de elaboración de certificaciones
Liquidación de cesantías
Confiabilidad en la liquidación de la nomina
Tiempo promedio de respuesta en asistencia técnica (sistemas)
Confiabilidad de la correspondencia
Tiempo promedio de respuesta a solicitudes de mantenimiento electrónico y eléctrico
o
N
(»
O)
: ~
IJ
__o .........
la operación
Programación de
Todos los Capactaciones
Procesos Especificas a temas
determinados por cada
Recomendaciones y/o
sugerencias para el
procesos y
procedimientos.
RECURSOS
Equipo de Computo
Personal Capacitado y con la competencia
necesaria
Teléfono
Archivador
NTC GP 1000:2004
Revisión, validación y aprobación de
documentos oficiales de la DAF.
Mantenimiento preventivo y correctivo de
áreas locativas y redes del Concejo de
Primas técnicas
Recepción, Distribución, Entrega y Tramite
de la correspondencia interna y externa de
Presupuesto
Análisis, codificación y cuantificación del
documento soporte
Generación de estados contables
Generación, aprobación y presentación de
los estados contables
RIESGOS
Inconsistencias de los
datos consignados en la Inconsistencia en
nomina anrobada nara la elaboración de
Errores en los valores los actos
aprobados de primas administrativos
técnicas
Errores en la
aprobación de valores
para pago de sentencias
judiciales
Inconsistencias
económicas en
reconocimiento de
liquidación de
prestaciones sociales a
funcionarios retirados

l
CONCEJO DE BOGOr A
NOMBRE DEL PROCESO CONTROL DISCIPLINARIO
OBJETIVO: Establecer responsabilidades disciplinarias de los Servidores Públicos durante el desempeño de las funciones propias de su cargo, describiendo y reglamentando cada unal
de las actividades registradas y relacionadas con la apertura de un proceso disciplinario en contra de los funcionarios de la Corporación.
DUEf'.IO DELISECRETARIO(A) GENERALPROCESO
RESPONSABLE IAsesor 105-02
Planificar
Hacer
1. Realizar la programación de
capacitaciones, para dar a conocer los
efectos de la ley disciplinaria.
1. Realizar capacitaciones que permitan
conocer a los funcionarios públicos y
contratistas los efectos de la ley
disciplinaria.
2. Expedir el auto que ordena adelantar
la correspondiente indagación preliminar
1
2. Realizarla induccióna los funcionarios
o investigacióny decretarla prácticade nuevossobreley disciplinaria.
pruebas.
3. Programar las fechas de las audiencias
teniendo en cuenta los tiempos
máximos de la toma de decisión.
Actuar
3. Relacionar las quejas presentadas e
iniciar las actuaciones
correspondientes.
4. Indagación preliminar o investigaci
disciplinaria,
archivo del proceso, o Formulación
cargos fallo absolutorio o sancionato
Verificar
1. El estado de los procesos frente a los
procedimientos que exige la ley.
2. Formulación de acciones de 2. Tramite adelantado a las quejas
mejoramiento en función de los presentadas por faltas de los servidores y
resultados obtenidos en las verificaciones ex servidores del Concejo de Bogotá
efectuadas.
I .
ENTRADAS
PROVEEDOR ENTRADAS
Congreso de la
Ley 734 de 2002reoública
Funcionarios, Ex
Quejas sobre faltas
funcionarios,
ciudadanos, Entes
de los servidores
de Control
Control
Auto (Documento)
disciplinario
Control Fallo Disciplinario
disciplinario sancionatorio
Control Resolución de ejecución
disciplinario de la sanción
Mantenimiento,
conservación y
Administrativo y reparación de los
Financiero equipos, bienes muebles
e inmuebles de la
corporación.
Recomendaciones y/o
sugerencias para el
procesos y
procedimientos.
la ooeración
SALIDAS
SALIDAS CLIENTES
Programación de Todos los
capacitaciones orocesos
Programación de Control
práctica de pruebas disciplinario
Programación de fechas Control
cara audiencias disciolinario
Control
Fallo, auto o inhibitorio.
disciplinario
Servidor
InvestiQado
Expedientes
Control
disciolinario
Control
Resolución de disciplinario
cumplimiento Servidor
Investigado
Acciones Correctivas y Proceso SGC
acciones preventivas

I
I
1 3. Verificar el cumplimiento de la Sanción
4. Seguimiento al cumplimiento de metas
de capacitación
CONTROLES
Diligenciar una Bitácora con el fin de llevar un adecuado control sobre todos los
expedientes
Realizar grabaciones de diligencias externas, eliminando archivosde computadores
externos, uso dispositivos portátiles, USB
RECURSOS
Asesor 105-02 con las competencias
necesarias
Recursos Físicos
Computador, impresora, teléfono. Internet
SEGUIMIENTO
INDICADOR ES
· Tramite de los procesos
.Tramite de los procesos en termino
.Plan de Capacitación código único
disciplinario
o
N
c:o
O)
I .
Tramite a Procesos Disciplinarios
Ley 734 de 2002
Código de Procedimiento Civil
Código de Procedimiento Penal
Código Penal
RIESGOS
Incumplimiento de
Coacción para el términos para la
resultado de los elaboración de
procesos disciplinarios informes de
Qestión
Rotación del personal
Informes de
gestión
procesos disciplinarios
desactualizados
Inadecuada ubicación
logística para
confidencialidad del
proceso
Ausencia de equipos
portátiles para
diligencias disciplinarias
extemas
Ausencia de programas
de capacitación en
control disciplinario

---1
11
CONCEJO DE BOGOTA
NOMBRE DEL PROCESO SISTEMA CONTROL INTERNO
OBJETIVO: ICoadyuvar al cumplimiento de los objetivos y metas institucionales en concordancia con la misión y la visión de la corporación.
DUEIIIO DEL
PROCESO IMesaDirectiva
RESPONSABLE ICoordinador Grupo de Controllntemo
Planificar
Hacer
1. Plan interno de trabajo.
2. Determinar programa de evaluaciones.
3. Determinar programas de auditorias.
4. Mecanismos de difusión.
Actuar
efectuadas.
1. Auditorias a los procesos o, a alguna
actividad en especial.
2. Evaluaciones a los procesos.
3. Ejecutar el plan interno de trabajo.
4. Ejecutar las disposiciones de la
contraloria.
5. Mecanismos de difusión.
6. Segimiento a los mapas de Riesgos
7. Seguimiento al cumplimiento de los
Planes de Mejoramiento individual, por
proceso e institucional
Verificar
1. Cumplimiento de los objetivos.
2. Controles efectivos sobre cada uno de
los procesos.
3. Cumplimiento del manual de funciones.
4. Cumplimiento de la normatividad.
5. Medición de los indicadores
o
N
ex>
O)
ENTRADAS
PROVEEDOR ENTRADAS
Proceso SGC
Necesidad de revisar los
manuales de funciones.
Proceso SGC procedimientos que
tiene la corporación
establecidos.
Necesidad de verificar el
Entidades cumplimiento de las
Gubernamentales normas internas y
externas vigentes.
Entidades Seguir las disposiciones
Gubernamentales de la contraloría.
Proceso SGC objetivos de la
corporación.
Necesidad de establecer
Sistemas
sistemas modemos de
información que faciliten
la gestión y el control.
Proceso normas para la
Ambiental protección y utilización
racional de los recursos.
Administración y
Mantenimiento,conservación y
reparaciónde los equipos,
financiera. bienesmuebles e ¡nmuebles
de la corporación.
SALIDAS
SALIDAS CLIENTES
Recomendaciones y/o
sugerencias para el Todos los
mejoramiento de los Procesos
procesos y
procedimientos.
Sugerencias a los
objetivos de la Proceso SGC
corporación.
Presentar informes a la
Contraloría, Secretaria
de hacienda distrital y al Entidades
Concejo asesor del Gubernamentales
gobierno nacional en
materia de control
interno.
Presentar informes a la
mesa directiva del Mesa Directiva
funcionamiento del
Establecimientos de
métodos confiables para Sistema de control
la evaluación de la interno
gestión.
Asesorar en la
implementación y
desarrollo de los Todos los
procesos en Procesos
cumplimiento a la
normatividad viQente.

--;
I
Proceso
Ambiental
Controles para mitigar los
impactos ambientales
producto de la operación
RECURSOS
Asesor 105-02 con las competencias
necesarias
Computador, impresora, teléfono. Internet
* Seguimiento y Evaluación al Sistema de
Control Interno en cada uno de los procesos
y áreas de la Corporación.
* NTC GP 1000:2004
* MECI1000:2005-12-06
* Decreto 1599 del 2005
* Ley 87 del 1993
* Constitución Política de Colombia,
artículos 209 y 269
* Decreto 1826 de 1994 (reglamentario de
la Ley 87).
* Decreto 215 de 1994
CONTROLES
Realizar seguimiento y verificación de cumplimiento del cronograma mensual y
anual
Dejar evidencias de las auditorias realizadas, conservando las pruebas de auditoría,
sustantivas y de cumplimiento
Revisión del informe por el responsable del proceso, normas DAFP
Realizar seguimiento continuo a las recomendaciones
SEGUIMIENTO
MONITOREO
INDICADORES
.Evaluación del sistema de control interno de la corporación
.Cumplimiento del plan de trabajo
.Evaluación de áreas
o
N
ex>
en
I ·
RIESGOS
Falta de apoyode la Alta Incumplimiento del
Dirección a la función de Plan anual de
Control Interno Auditoría
Inconsistencia de la
Errores en los
información suministrada
informes de
por las áreas
evaluación de
Control Interno
Falta de compromiso Ausencia de
institucional para cumplir programas de
con las capacitación
recomendaciones de especializados en
Control Interno Auditoría

---;
IJCONCEJO DE BOGOTA
NOMBRE DEL PROCESO CONTROL POLlTICO
OBJETIVO: IVigilar y controlar la gestión de la administración distrital.
DUEN
C
- O
SO
DELISecretarios de las comisiones, Secretario General
PRO E
RESPONSABLE ISecretarios de las comisiones, Secretario General
Planificar
Hacer
1. Agendar y programar las proposiciones
que van a ser debatidas
2. Agendar y programar el debate de las
sesiones con el fin de realizar el control
político
Actuar
resultados obtenidos en las verificacion~s
efectuadas.
1.Radicar y aprobar las proposiciones
2. Elaboración y envío de las citaciones
y/o invitaciones a funcionarios de la
administración central y/o nacional y
Orden de control
3. Recepcionar dentro de los términos las
respuesta, radicarlas y disponerlas en la
red interna
4. Realizar el debate de la proposición en
la sesión.
Verificar
1. Verificar que los documentos sean
entregados dentro de los términos
establecidos.
2. Verificar que las respuestas se
encuentren completos
3. Verificar que las autoridades citadas
asistan al debate.
CONTROLES
1. Se confirma la recepción por medio telefonico o por correo electronico de la
recepción de la proposición
o
r'0
ex>
O>
, 1
ENTRADAS
PROVEEDOR ENTRADAS
Proposiciones
presentadas por los
Honorables Concejales
Ciudadanos,
citando e invitando a las
autoridades distritales
Honorables
para ejercer control
Concejales
político sobre los
planes, programas y
proyectos de las
diferentes entidades.
Recomendaciones y/o
sugerencias para el
procesos y
procedimientos.
Administrativo y
Actos Administrativos
fianciero
Mantenimiento, conservación
Administrativo y reparaciónde los equipos,
fianciero bienes muebles e ¡nmuebles
de la corporación.
Proceso SGC
Acciones de
Mejoramiento
SALIDAS
SALIDAS CLIENTES
Envió de las actas con
las conclusiones y
Organismos derecomendaciones a los
citados y organismos de
Control
control.
Moción de observación Control Politico
Necesidad de
Talento Humano
Capacitación
Informe de comisión
accidental sobre Control Politico
seguimiento al tema.
RIESGOS
Incumplimiento de
Incumplimiento de
Terminos para remisión
terminos para
de cuestionarios a las
citación a
entidades
funcionarios de la
administración

--;
I 2. Revisión de la recepción de las Proposiciones -,
3. Diligenciar la matriz de información de proposiciones en la red interna
SEGUIMIENTO
MONITOREO
INDICADORES
.Control político
.Tramite de los procesos(control disciplinario)
.Informes presentados
.Derechos de petición
.Tramite de tutelas
.Cabildo abierto
.Foros de participación ciudadana
.Tiempo promedio de respuestas a tutelas
.Tiempo promedio de respuestas a derechos de petición.
o
IJ
CX>
O)
Conrol Politico
Comisiones
Accidentales
Proceso Gestión Documentos y
Documental Registros Controlados
RECURSOS
Personal,
Equipo de computo
Recinto donde se pueda realizar el debate
Fax
NTC GP 1000:2004
Acuerdo 348 del 2008
Acuerdo 122
Decreto 1421 del 93.
Inoportuno Control
Incompatibilidad con los Politico por
sistemas de información inasistencia de
externos funcionarios
citados
No respuesta oportuna y
faltante de las
DroDosiciones

CONCEJO DE BOGOTA
NOMBRE DEL PROCESO GESTIONDOCUMENTAL
OBJETIVO: IControlar la documentación del Sistema, tanto documentos como registros, garantizando su adecuada utilización y mantenimiento en el Concejo
DUENO DELISECRETARIO(A) GENERAL
PROCESO
RESPONSABLE Representante de la alta dirección al SGC
Planificar
Hacer
1. Planear estrateg ¡as para la
conservación documental.
2. Planear estrategias para el control de
documentos y registros del Sistema de
Gestión de la Calidad.
3. Identificar necesidad de elaborar o
modificar un documento.
4. Determinar la información necesaria
para construir el nuevo documento o
registro.
Actuar
1. Elaborar el nuevo documento o
registro.
. Revisar y aprobar el nuevo documento
o registro.
3. Entregar el documento o registro a las
personas responsables de su utilización.
4. Socializar los documentos y registros.
5. Archivar los registros según la tabla de
retenciones.
6. Tener toda la documentación en buen
estado y segura
7. Actualización de listados de
documentos y registros.
8. Velar por la conservación de la
documentación de los Sistemas de
Gestión.
Verificar
1. Se toman las acciones correctivas y 1. Hacer seguimiento a la documentación
preventivas necesarias de los sistemas de Gestión de la
Formulación de acciones de Corporación.
mejoramiento en función de los 2. Verificar el cumplimiento de programas
resultados obtenidos en las verificaciones de conservación documental.
efectuadas. 3. Desarrollo de auditorías de procesos
ENTRADAS
PROVEEDOR ENTRADAS
Todos los
Necesidad de crear
Procesos del nuevos registros dentro
Concejo
del Sistema de Gestión
de la Calidad.
Todos los
Necesidad de crear o
modificar un documento
Procesos del
dentro del Sistema de
Concejo Gestión de la Calidad.
Todos los
Registros del Sistema deProcesos del
Conceio
Gestión de la Calidad.
Todos los Documentos del Sistema
Procesos del de Gestión de la
Conceio Calidad.
Proceso SGC Ajustes a la política de
calidad.
Proceso SGC Ajustes a los objetivos
de calidad.
Proceso SGC Mejoras al sistema.
Proceso SGC Mejoras a los procesos.
SALIDAS
SALIDAS CLIENTES
Entregay actualizaciónde los
documentos garantizandoque Todos los
se encuentrenen los sitiosde Procesos
uso establecidos.
Registros del Sistema de
Gestión de la Calidad
Todos los
adecuadamente
Procesos del
mantenidos,
Concejo
organizados y
controlados
Documentos controlados Todos los
del SGC. Procesos
Información respecto a Proceso SGC
indicadores.
Problemas potenciales o Proceso SGC
reales detectados.
Información relativa a
Proceso SGC
objetivos y políticas.
Solicitud de productos y
Proceso de
Administrativo yservicios.
Financiero
Necesidades de Proceso de
capacitación. Talento Humano

---¡
I
verificando conveniencia, eficacia y la
adecuada implementación de las
directrices documentadas.
CONTROLES
a. Los documentos del SGC se relacionan dentro del listado maestro de
documentos.
b. Los documentos del SGC son revisados antes de su emisión, lo cual se
evidencia por medio de firmas.
c. Los documentos del SGC son aprobados antes de su emisión, lo cual se
evidencia por medio de una resolución.
d. Los registros se relacionan dentro del formato control de registros.
SEGUIMIENTO
Bajo responsabilidad del encargado del
SGC, semestralmente se verifica el control
de documentos y registros del Concejo
garantizando que se conserve adecuada su
organización y adecuación.
INDICADORES
1. Eficacia en el Control de los Documentos
2. Eficacia en el Control de Registros
3. Manejo de fondos acumulados
4. Aplicación de la tabla de retención
documental
5. Conservación documental
Proceso de
Entrega de productos
Administrativo y
Financiero y/o servicios solicitados.
Proceso de
Administrativo y Suministro de recursos.
Financiero
Proceso de
Personal competente.
Talento Humano
Entidades Documentos de origen
Externas externo
Controles para mitigar los
Proceso Ambiental impactos ambientales
producto de la operación
RECURSOS
Equipode Computo
PersonalCapacitadoy con la competencia
necesaria
Teléfono
Archivador
Procedimiento Control de Documentos Producción de la Gestión Documental
Procedimiento Control de Registros
Procedimiento Producción de la Gestión
Documental
NTC GP 1000:2004 Conservación de la Gestión Documental
Resolución 647 del 2003 (adopción de las
Recepción, distribución y entrega de la
tablas de retención)
Procedimiento organización y
correspondencia interna y externa de la
administración de archivo.
Corporación
Consulta o préstamo de Documentos
RIESGOS
Ausencia de un
Perdida de documentos proceso
permanente de
limDieza
Incumplimiento fechas
Desactualización
de las tablas de
de transferencia de
retención
documentos
documental
Errores en la aplicación Uso de
de las tablas de documentos
retención documental obsoletos
Errores en la clasificación y Desactualización de
ubicación de los archivos en la los listados maestros
biblioteca y Archivo (SIGA) de documentos
Ausencia de un proceso Inadecuada
permanente de limpieza Organización de
(Documentos y espacio flsico) documentos

-,I
I
CONCEJO DE BOGOT A
NOMBRE DEL PROCESO GESTION NORMATIVA
OBJETIVO: IExpedir las normas necesarias para garantizar el cumplimiento de las funciones y la prestación de los servicios que le corresponde desarrollar al distrito capital
~~~~~SO DEL Secretario General, Secretario de las comisiones
RESPONSABLE ¡Secretario General, Secretario de las comisiones
Planificar Hacer
1. Programación de primer y segundo
debate
1. Distribución de los proyectos de
acuerdo a cada comisión según la
materia
2. Designación de ponentes por sorteo
3. Publicación del proyecto de acuerdo en
los anales
4. Radicación de los proyectos de
acuerdo en las respectivas comisiones
5. Radicación de ponencias y/o solicitud
de prorroga
6. Convocar a sesión para primer y
segundo debate
7. Realización de la sesión del primer y/o
segundo debate
Actuar Verificar
Se toman las acciones correctivas y
reventivas necesarias.
Verificar el adecuado tramite a los
rovectos de acuerdo
CONTROLES
Revisión de los expedientes antes del envío a Secretaria General, cotejando con el
sonido o grabacion
o
f"
C--,
(
ENTRADAS
PROVEEDOR ENTRADAS
Proyectos de acuerdo de
iniciativa de los
concejales
Ciudadadanos,
Proyectos de acuerdo deHonorables
Concejales
iniciativa de la
administración y
organismos de control
Proyectos de acuerdo de
iniciativa de los
ciudadanos
Gestión Documentos y Registros
Documenbtal Controlados
Administración y Actos Administrativos
Financiero
SALIDAS
SALIDAS CLIENTES
Proyectos de acuerdo Gestión Normativa
aprobados en primer y
segundo debate Anales y Relatoria
Necesidad de
Talento Humano
Capacitación
Respuesta de P,Q,R,S Atención al
de competencia del Ciudadano
proceso
Informes de Gestión
Proceso SGC
Control Interno
Cumplimiento del PIGA Proceso Ambiental
Planes de Mejoramento Proceso MECI
por Proceso
RIESGOS
Inconsistencias en la
transcripción del texto Incumplimiento de
definitivo de los proyectos de términos para citación
acuerdo aprobados en primer del primer debate
debate

--;
I
I
Revisión permanente de las agendas
Se diligencia un cuadro de control de proyectos de acuerdo que esta en la red, el
cual le permite realizar una adecuada trazabiliad al proyecto.
Se revisa toda la información que va a ser publicada en la red
--:
INDICADORES
.Proyectosde acuerdo
.Materianormativa
.Informes presentados
.Derechos de petición
.Tramite de tutelas
o
N
ex>
(j)
I J
Administración y
Mantenimiento.conservación
reparaciónde los equipos,
Financiero bienesmuebles e ¡nmuebles
de la corporación.
Proceso Controlespara mitigar los
Ambiental
impactosambientales
productode la operación
Publicaciones de los
Anales y Relatoria proyectos de acuerdo
Actas de las sesiones.
RECURSOS
Personal. Equipo de computo.
.NTC GP 1000:2004
.Procedimiento Gestión Normativa
.Acuerdo 348 de 2008
Errores en la digitación
Diferencia entre el
del cuadro publicado en
texto fisico con
la red respecto al
magnetico
SEGUIMIENTO
MONITOREO

CONCEJO DE BOGOTA
NOMBRE DEL PROCESO MODELO ESTANDAR DE CONTROL DE INTERNO
OBJETIVO: IControlar la operación interna del Concejo de Bogotá. permitiendo una gestión sistémica y transparente para dirigir y evaluar el desempeño institucional.
DUEflJO DELlpRESIDENTEDE LA CORPORACiÓN
PROCESO
RESPONSABLE IRepresentante de la Dirección MECI
Planificar
1. Diagnostico de la situación de los
Subsiste mas. componentes y elemen
del MECI dentro del Concejo de Bogotá.
2. Planificación estratégica de acuerdo a
los lineamientos de la Norma MECI
1000:2005.
3. Planificación Operacional para el
desarrollo de los procesos de manera
transparente y eficaz.
Actuar
efectuadas.
Hacer
1. Establecer compromisos y protocolos
de ética.
2. Sensibilizar y socializar los elementos
y componentes del MECI.
3. Aplicar los 29 elementos y 9
componentes del MECI
3. Aplicar las políticas de operación
definidas dentro de la entidad.
4. Aplicar los controles.
5. Identificar y controlar los riesgos.
6. Desarrollar herramientas que permitan
medir la autoevaluación de la gestión y
control de la entidad.
Verificar
1. La adecuada Implementación del MECI
en la entidad
2. Seguimiento a la actualización de los
productos del MECI
tf
ENTRADAS
PROVEEDOR ENTRADAS
Entidades Norma MECI1000:2005,
Estatales Principios del MECI.
Departamento Lineamientos de
Administrativo de implementación del
la Función Publica MECI
Lineamientos y
Mesa Directiva resoluciones internas
sobre el tema
Esquema de prestación
Mesa Directiva del servicio y procesos
de la entidad
Todos los
Información de la
gestión de los planes y
procesos.
programas de la entidad.
Todos los
Información con relación
al desempeño de los
procesos. mecanismos de control.
Dirección
Necesidades de los
Administrativa y
procesos para el
planteamiento de planesFinanciera
y programas.
SALIDAS
SALIDAS CLIENTES
Normograma
Todos los
Procesos
Código de Ética
Todos los
Procesos
Políticade
Todos los
Administración del
Procesos
RiesQo
Mapas de Riesgo con Todos los
los Planes de Mitigación Procesos
Controles a los Procesos
Todos los
Procesos
Autoevaluacióndel Todos los
control Procesos
Planes y programas
Todos los
Procesos
--Planes de mejoramiento Todos los '}
individualpor procesoe Procesos ninstitucional.
.n

--;
I
CONTROLES
Al interior de la entidad se cuenta con un grupo de gestores éticos que evalúan el
cumplimiento de los valores éticos de la entidad.
Los riesgos de la entidad son evaluados y actualizados por la menos una vez al año.
Se realizan encuestas con el fin de determinar el nivel de satisfacción de los planes
y programas.
SEGUIMIENTO
Auditorias Internas
INDICADORES
1. Cumplimiento del Plan Institucional
2. Cumplimiento de los planes de
Mejoramiento por proceso.
o
1.)
(X)
0'1
I .;
,..
RECURSOS
Equipo de Computo
necesaria
Teléfono
Archivador
Autoevaluación de la Gestión
Autoevaluación del Control
Generación de Planes de mejora por
Procesos
Generación de Plan de mejora
Institucional
Generación de Planes de mejora
individual
PQRS cliente interno
Mapa de riesgos
Políticasde Operación
Todos los
Procesos
Autoevaluaciónde la Todos los
aestión Procesos
RIESGOS
Incorrecta identificación
Mecanismos de
de riesgos.
control
ineficientes.
Inadecuada elaboración Mecanismos de
de planes de mitigación gestión
de riesaos. inapropiados.
Falta de
Incorrecta definición de mecanismos
políticas de operación. apropiados de
dirección.

---;
I
IJCONCEJO DE BOGOT A
NOMBRE DEL PROCESO ANALESY RELATORIA
OBJETIVO: IPublicar e imprimir el original de todos los acuerdos y resoluciones en la red interna del concejo y transcribir las actas que son emitidas por el concejo en las sesiones.
DUENO DEL
PROCESO ISecretarioGeneral
RESPONSABLE IAuxiliar Administrativo - Secretarias Ejecutivas
Planificar Hacer
1. Determinar como se van a publicar los
proyectos de acuerdo y las resoluciones
del concejo
2. Planear como se van a transcribir y
revisar las actas.
1. Transcribir todas las actas que se
generan en las sesiones
2. Publicación de los proyectos de
acuerdo y resoluciones del concejo.
Actuar Verificar
1. Revisar que las actas sean iguales a lo
grabado en los cassetes.
2. Revisar que con existan errores de
ortografía
3. La correcta publicación de los
e!'0yectos de acuerdo y resoluciones del
conceio.
resultados obtenidos en las verificacion~
efectuadas.
CONTROLES
Planilla de Solicitud
o
fJ
00
O)
ENTRADAS
PROVEEDOR ENTRADAS
Necesidad de
Gestión normativa documentar los
acuerdos.
Necesidad de
Control politico documentar las
resoluciones .
Talento humano Necesidad de empastar
y reparar libros.
Necesidad de publicar
Administración y los proyectos de
financiera acuerdo y resoluciones
del concejo.
Necesidad de reproducir
Archivo
los documentos de la
corporación en alto
tiraje.
Necesidad de transcribir
Gestión todas los casettes en
Normataiva y actas las cuales se
Control Politico generan en las sesiones
del concejo.
la operación
SALIDAS
SALIDAS CLIENTES
Publicaciones de los
proyectos de acuerdo y Gestión Normativa
resoluciones.
Gestión
Actas de las sesiones.
Normativas
Control Politico
Libros en excelentes Todos los
condiciones de uso. Procesos
Reproducción de los
documentos de la Todos los
corporación en alto Procesos
tiraje.
RIESGOS
Cambios
Incumplimiento del constantes en la
Manual de Estilo de
planta decorrección de actas en
supernumerarios
comisiones y secretaria de relatoria

--i Videos de las sesiones
Revisones de las actas por os asesores de las comisiones y secretaria General
Inducciones a los nuevos supernumerios del proceso
SEGUIMIENTO
MONITOREO
INDICADORES
.Elaboración de actas correpondientes a las diferentes comisones del concejo
.Confiabilidad de las actas elaboradas
.Publicación de los proyectos de acuerdo en 1 y 2 debate
.Publicaciones de acuerdo
.Restauración y empaste
.Aplicación de la tabla de retención documental
o
r-0
00
O)
t :
RECURSOS
Guillotina, Multi Lit, Guillotina manual,
Compaginadora. Prensa (encuadernar
libros), Desgrabadoras, audífonos
(Relatoria)
NTC GP 1000:2004
Ley 909 del 2004
Publicación de los proyectos de acuerdo y
resoluciones del concejo
Procedimiento trascripción de actas
Demora en la
Inoportunidad en la transcripción de
entrega de material actas por falta de
soporte de las sesiones elementos de
trabaio
Errores de los
Insuficiente cantidad de documentos
insumos para empaste entregados para
corte v refilado
Inexactitud en las espeificaciones de las
solicitudes de corte y refilado

I
l CONCEJO DE80601 A
NOMBRE DEL PROCESO SISTEMADE GESTIONAMBIENTAL
OBJETIVO: Promover acciones ambientales dinamizadoras de la Gestión Institucional en el Concejo de Bogotá, orientado hacia la animación de prácticas ambientales con el fin de~
proteger y cuidar el medio ambiente
DUENO DELlpRESIDENTEDE LA CORPORACiÓN
PROCESO
RESPONSABLE IRepresentante de la Dirección SGA
Planificar Hacer
1. Identificación de peligros ambiental
2. Identificar mecanismos de mitigacion
para los peligros ambientales
identificados.
3. Establecer el plan PIGA.
. Desarrollar estrategias y parámetros
establecidos dentro del plan PIGA.
2. Buscar ahorros en insumos, energía y
agua.
3. Desarrollar prácticas de reciclaje al
interior de la entidad.
Actuar Verificar
1. Monitorear el resultado de las
estrategias y controles ambientales
implementados al interior de la
organización.
. Calculo de indicadores ambientales
eterminando los resultados ambientales
de la entidad.
resultados obtenidos en las verificacion
efectuadas.
CONTROLES
Realizar análisis y seguimiento continuo al cumplimiento de las estrategias del PIGA
establecidas
Verificar ejecución del Plan de acuerdo al cronograma establecido
o
1)
ex>
O)
ENTRADAS
PROVEEDOR ENTRADAS
Entidades legislación ambiental
Estatales. vigente
Entorno de la
Peligros ambientalesentidad.
Proveedor de Información de consumo
eneroía. de energía
Proveedor de Información de consumo
aaua. de agua.
SALIDAS
SALIDAS CLIENTES
los impactos Todos los
ambientales producto de procesos.
la operación
Planes de acción para Todos los
mitigar los peligros
procesos.ambientales
Programas ambientales Todos los
interno y externo. procesos.
Necesidad de
Talento Humano
Capacitación
Informes de Gestión
Proceso SGC
Control Interno
RIESGOS
No realización de
análisis de estrategias
del Plan
Actividades incompletas
eiecutadas
No realizar seguimiento
al Plan

Realizar seguimiento y ejecución del Plan de acuerdo al CI
Nota 1: Los indicadores de procesos con su nombre, formula y frecuencia de la medición se relacionan en la p
SE(-
Audil
IN[
1.Con:
2.Co
3. Cumplimiento
RECURSOS
Equipo de Computo
necesaria
Teléfono
Archivador
Gestión Ambiental
PIGA
Decreto 456 de Diciembre 23 de 2008.
Por el cual se reforma el Plan de Gestión
Ambiental del Distrito Capital y se dictan
otras disposiciones

Mejo
siste
MejorarPI
sistema. los productos y los servicios de
la corporación.
6. Suministrar los recursos apropiados.
-
6. Estado de las acciones correctivas y
preventivas.
7. Resultados de las auditorias.
~
CONTROLES
Seguimiento a programa de auditorias se verifica el cumplimiento de la agenda de
auditorias con respecto a lo ejecutado.
La Directora de Calidad verifica el planteamiento y ejecución de las acciones
correctivas desarrolladas al interior de la organización.
La Revisión por la Dirección se realiza con el fin de evaluar el Sistema de Gestión
de la Calidad, para asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia continua,
incluyendo el análisis de oportunidades de mejora.
Las decisiones tomadas durante la Revisión por la Dirección se enfocan en mejorar
el Sistema, los Procesos y los Servicios estableciendo los recursos apropiados para
ejecutar las actividades planificadas de manera eficaz. SEGUIMIENTO
MONITOREO
INDICADORES
.Cumplimiento de la política de calidad
.Cumplimiento del cronograma de la revisión por la dirección
.Eficacia del sistema de Gestión de la calidad
Legisl
laboraly q
ocupa~
vige
o
N
ex>
O>
Todos los Recomendaciones para
procesos la mejora.
Todos los Riesgos actualizados e
procesos
identificados para la
entidad.
Gestión Documentación del
documental sistema.
Clientes-
Quejas.ciudadano
RECURSOS
Personal,Equipode computo,Equipode
oficina
DOCUMENTACiÓNSOPORTE
.NTCGP 1000:2004
.AccionesCorrectivas
.AccionesPreventivas
.Producto No conforme
.AuditoriasIntenas
.Manualde Calidad
RIESGOS
Inadecuada definición de
Cierre de Acciones
la politica de Calidad
Correctivas
inceficaces
Inadecuada
Cierre de Acciones
elaboración del
Preventivas ineficaces
informe de
Revisión por la
direción
No realizar
No realizar seguimiento auditorias Internas
a los procesos a todos los
procesos

Nota 1: Los indicadores de procesos con su n
Nota 2: Las normas internas y externas se pu
CONCEJO DE BOGOr A
NOMBRE DEL PROCESO SISTEMAS
OBJETIVO: Desarrollar, implementar, administrar , renovar y mantener la infraestructura tecnológica del Concejo, directamente o a través de terceros para fortalecer la gestión
institucional.
DEL'DIRECTOR(A) ADMINISTRATIVO(A) Y FINANCIERO(A)
RESPONSABLE IProfesional Universitario
Planificar
1. Planear el mantenimiento preventiv
los equipos de computo del Concejo de
Bogotá.
2. Planear la reposición de los equipos.
3. Modernización y actualización del
componente tecnológico de la entidad.
4. Planear las políticas de seguridad de
sistemas.
Actuar
efectuadas.
Hacer
1. Prestar soporte técnico.
2. Apoyar el seguimiento a los contratos
de mantenimiento de equipos.
3. Administración de la Web.
4. Realizar backups de la información de
la entidad.
5. Reportar las necesidades informáticas
a la Dirección Administrativa y Financiera.
6. Hacer mantenimiento preventivo y
correctivo.
7. Administrar el software y
funcionamiento de la pagina Web.
Verificar
1. Verificar el cumplimiento del plan de
mantenimiento preventivo.
2. Verificar el cumplimiento de las
políticas de seguridad de sistemas al
interior de la entidad.
O>
11
RECURSOS
Equipo de Computo
necesaria
Teléfono
Archivador
UPS
Herramientas de mano.
Almacén de repuestos.
ENTRADAS
PROVEEDOR ENTRADAS
Todos los Solicitud de reposición
procesos. de eauipos
Todos los
Solicitudes de soporte.
procesos.
Todos los Datos relativos al
procesos. problema
Todos los Información relativa al
procesos. usuario
Todos los
Solicitudes de otros
Procesos para el
procesos. mantenimiento
Solicitudes de
Todos los publicación de
procesos.
información en la red y
en la pagina Web de la
Entidad
Todos los
Solicitud de creación o
modificación de cuentas
procesos. de correo electrónico.
SALIDAS
SALIDAS CLIENTES
Solución de dudas.
Todos los
procesos
Solución de
Todos los
inconvenientes y
problemas.
procesos
Actualización de la
información en la red y Todos los
la pagina Web de la procesos
entidad.
Cuentas de correo
Todos los
electrónico creadas o
actualizadas. procesos
Mantenimiento de Todos los
eauipos de computo. procesos
RIESGOS
Demoras en el reporte Vencimiento de
de daños por parte de contratos de
los usuarios mantenimiento
Alto volumen de
Falta de disponibilidad interrupción del
de los usuarios fluido eléctrico en
la zona
Documentación
Perdida de
información de
incompleta de la archivos de sonido I
información soporte de de actas de las
los contratos
sesiones

I
,
Soporte técnico usuarios
Administración y actualización de la red
Copias de seguridad
SEGUIMIENTO
Auditoria Interna
INDICADORES
1. Mantenimiento preventivo de Hardware y
Software.
2. Respuesta de soporte técnico.
3. Backup.
o
N
00
O>
RECURSOS
Equipo de Computo
necesaria
Teléfono
Archivador
UPS
Herramientas de mano.
Almacén de repuestos.
..
CONTROLES
Se cuenta con un formato de control para reportar los soportes técnicos realizados.
Diligenciamiento actualizado de un inventario de partes.
Cronograma de mantenimiento en el que se planifican las actividades a realizar.
Daños en el cableado
Insuficiencia de
estructural
insumos para
realizar BackuDs
Falta de capacitación en
Ausencia de sitio
nuevas tecnologías de
externo al Concejo
hardware y software
para archivo de
backups

Res. 0286..

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (19)

Viewers also liked

Viewers also liked (10)

Similar to Res. 0286..

Similar to Res. 0286.. (20)

More from sena

More from sena (17)

Res. 0286..