Excel
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Like this? Share it with your network

Share
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Be the first to comment
No Downloads

Views

Total Views
5,181
On Slideshare
5,179
From Embeds
2
Number of Embeds
1

Actions

Shares
Downloads
100
Comments
0
Likes
1

Embeds 2

http://www.docshut.com 2

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide

Transcript

  • 1. การพิมพหัวตารางอัตโนมัติ สภาพปญหา บางครั้งขอมูลในตารางของ Excel มีความยาวหลายหนา เชน รายชื่อผูเขารวมประชุม เปนตน เมื่อขึ้นหนาใหม หัวของตาราง จะหายไป ทําใหตองเสียเวลาสรางหัวตารางใหม อยางไรก็ตาม Excel ไดเตรียมการเรื่องนี้ไวแลว เราสามารถกําหนดให Excel สรางหัว ตารางใหโดยอัตโนมัติ เมื่อขึ้นหนาใหม สมมติวา มีรายชื่อผูเขารวมประชุม จํานวน 50 คน โดยมีหัวตาราง ดังนี้ หัวตารางในตัวอยางนี้ คือ ชอง B3 ถึง E3 หรือ เขียนไดวา B3:E3 ดังภาพ เราตองการใหหัวตารางนี้ปรากฏในทุกหนา ที่ขึ้นหนาใหม มีวิธีการดังนี้ หลักการ กําหนดใหหัวตารางขึ้นหนาใหม โดยใช Page Setup เพื่อระบุชวง cell ที่ตองการใหเปน หัวตาราง วิธีการ 1. พิมพรายชื่อ ตามแบบขางตน จํานวน 37 รายชื่อ เพื่อใหแนใจวา ขอมูลมีความ ยาวมากกวา 1 หนา 2. ไปที่ File > Page Setup… 3. จะเกิดหนาตาง ใหเลือกแถบ Sheet ดังภาพ
  • 2. 4. ในแถบ Sheet ในสวน Print titles คือสวนที่จะสั่งใหพิมพหัวตาราง ซึ่งสามารถ เลือกไดวา จะใหพิมพสวนหัว เมื่อขึ้นหนาใหม (Rows to repeat at top:) หรือ จะใหพิมพแถวตามแนวตั้งซ้ํา เมื่อขึ้นหนาใหม (Columns to repeat at left) ใน กรณีที่เรามีรายการ ซ้ํา ๆ กัน ในตัวอยางนี้ เราจะใช Rows to repeat at top ดังภาพ 5. ปุมที่เห็นเมาสขี้ในภาพ คือปุมที่เราสามารถเลือกตําแหนงโดยใชเมาสเลือก แต มีทางลัด คือ ในกรณีที่เราทราบตําแหนงของหัวตารางที่ตองการ เราสามารถ พิมพเขาไปไดทันที 6. ในตัวอยาง เราทราบวา ตําแหนงที่เราตองการ คือตําแหนง B3:E3 ใหพิมพ ตําแหนง ดังภาพ 7. กดปุม OK ที่อยูดานลาง เทานี้ ก็จะไดหัวตารางเมื่อขึ้นหนาใหมทุกหนา 8. การตรวจสอบ ใหกดปุม Print Preview บนแถบเมนู 9. ใหคลิกเลื่อนดูหนาตาง ๆ โดยคลิกที่ Next เพื่อดูหนาถัดไป 10. ถาขอมูลของทานมีนอย อาจจะไมมีหนาถัดไป ใหพิมพขอมูลเพิ่มเติม หรือ กําหนดตัวอักษร ใหใหญขึ้น ก็ได
  • 3. 11. เมื่อคลิกหนาถัดไป จะเห็นวา มีหัวตารางเกิดขึ้นโดยอัตโนมัติ 12. กดปุม Close หรือ ปด เพือกลับหนา Excel ตามเดิม ่ 13. ในกรณีที่มีตารางหลายชุด ในแตละชุดใหกําหนดเหมือนขั้นตอนขางตน ก็จะมี หัวตารางปรากฏตามตองการ
  • 4. การปดเศษ จํานวนสตางค จํานวนสตางค ควรมีเศษสตางค เปน 25 50 หรือ 75 สตางค เพราะเรามีเหรียญพอจะหามาได ถามี เศษเปนอยางอืน เชน 30 หรือ 45 สตางค ก็ไมทราบจะเอาเหรียญที่ไหนมาใหไดเทากับจํานวน ่ สคางค อยางไรก็ตาม ในการคํานวณ ผลการคํานวณทีไดหลายครั้ง จะไมลงเศษตามทีตองการ แต ่ ่ เราสามารถปดเศษใหเปนเศษ 25, 50 หรือ 75 ได สมมติวาชอง A2 มีคาเปน 2.33 ดังภาพ 1. เราตองการปดเศษ ใหเปนเศษสตางค 25, 50 หรือ 75 2. จะเห็นวา เศษ 0.33 มีคาใกล 0.25 มากกวา 0.50 ดังนั้น การปดเศษ จะปดลง เปน 2.25 3. ในตัวอยางนี้ เราจะนําคาที่ไดจากการปดเศษแลว ไปไวที่ชอง B3 หลักการ ใชสูตร round เพื่อปดเศษ ดังนี้ =round( cellขอมูล*4,0)/4 ถาตองการปดเศษ เปน 0.50 ก็ใหเปลี่ยนสูตร เปน ดังนี้ =round( cellขอมูล*2,0)/2 วิธีการ 1. คลิกที่ชอง B3 เพื่อระบุตําแหนงทีจะนําผลการปดเศษมาไวที่นี่ ่ 2. พิมพ =round(A2*4,0)/4 ในชอง formula bar
  • 5. 3. กดปุม Enter จะเห็นวา ตัวเลขในชอง B3 คือตัวเลขที่ไดจากการปดเศษ ใหมีคาเปนเศษสตางค ตามที่กําหนด ดังภาพ กิจกรรม 1. ที่ชอง A2 ลองเปลี่ยนตัวเลขเปนอยางอื่น โดยใหมีจุดทศนิยม 2 ตําแหนง เชน 5.68, 4.55 เปนตน แลวสังเกตผลลัพธที่ได 2. ใหทานเขียนสูตร และทดลองทําการเปลี่ยน เศษสตางค ใหมีเพียง 50 สตางค หรือ มิฉะนั้น ก็ไมตองมีเศษสตางค
  • 6. การเลื่อนกรอบของ cell ไปในทิศทางที่ตองการ เมื่อกดปุม Enter ในการกรอกขอมูลของ Excel เมื่อกดปุม Enter โดยปกติ กรอบของCell จะเลื่อนลงมาตรง ๆ แต ถาตองการให กรอบนี้ เลื่อนไปทางซาย หรือ ขวา ก็ใหใชกลุมลูกศร บนแปนพิมพ อยางไรก็ตาม เมื่อมีการกรอกขอมูลในลักษณะขางลางนี้ ซึ่งจะเห็นวา การกรอกขอมูลตองเลื่อนไปทางขวา จึงจะสะดวก และถาปอนขอมูลโดยใชกลุม ตัวเลขบนแปนพิมพ จะเห็นวา ไมสะดวกเลย เมื่อพิมพเสร็จแลว ตองมากดปุมลูกศรเพื่อเลื่อนกรอบ ไปทางขวา แตถาจะใชปุม Enter ที่อยูในกลุมตัวเลข จะสะดวกกวา ปญหามีอยูวา ถากดปุม Enter แทนที่กรอบจะเลื่อนไปทางขวา กรอบจะเลื่อนมาตรง ๆ ขางลาง การแกปญหา เราตองไปตั้งคาเมื่อกดปุม Enter แลว ใหกรอบ หรือ cell pointer เลื่อนไปทางขวา ไมใช เลื่อนลงมาตรง ๆ วิธีการ 1. ไปที่ Tools > Options 2. เลือก ทิศทางของ cell pointer ในหัวขอ Move selection after Enter โดย สามารถเลือกใหเคลื่อนที่ ไปทางซาย หรือ ทางขวาได ตามตองการ
  • 7. การคัดลอกสูตรไปยัง cell ตาง ๆ โดยไมมีการเปลี่ยนแปลง สมมติวาตองการคัดลอกสูตร ที่ B2 ไปยัง B3 โดยใหสูตรใน B3 มีคาเปน = C2+C3 เหมือนเดิม ถาเรา copy ที่ B2 แลวมา paste ที่ B3 สูตรที่ไดจะเปน =C3+C4 ทั้งนี้เพราะ การ อางอิงในสูตรของ B2 เปนการอางอิง แบบ Relative Referencing ถาตองการ คัดลอก สูตร โดยใหเหมือนเดิมทุกประการ มีวิธการดังนี้ ี วิธีที่ 1 เปลี่ยนการอางอิงใน B2 ใหเปน การอางอิงแบบ Absolute Referencing ทุกตัว โดยการลากดําชื่อ cell แลวกด F4 ทําทีละชื่อจนหมด แลวทําการ copy และ paste ตามปกติ 1. ลากดําที่ C2 2. กดปุม F4 บนแปนพิมพ 1 ครั้ง จะได $C$2
  • 8. 3. ลากดําที่ C3 และกด F4 4. คลิกเครื่องหมายถูก หรือ กด Enter 5. High light และเสนกรอบแสดงความสัมพันธตาง ๆ จะหายไป ดังนี้ 6. ไปที่ Edit > Copy หรือ คลิกที่ บนแถบเมนู เพื่อคัดลอกสูตรนี้ 7. คลิกที่ชอง B5 หรือชองที่ตองการนําสูตรนี้ไปวาง 8. ไปที่ Edit > Paste คลิกที่ บนแถบเมนู 9. จะไดคาเหมือนเดิม ดังนี้ 10. กด Enter หรือ Esc เพือเอาเสนประในชอง B2 ออกไป ่
  • 9. วิธีที่ 2 ที่งายกวา 1. ลากดําที่สูตร 2. ไปที่ Edit > Copy หรือ คลิกที่ บนแถบเมนู เพื่อคัดลอกสูตรนี้ 3. คลิกที่หลัง C3 ในชอง formula bar เพื่อเอา high light ออก 4. คลิกที่ชอง B4 5. ไปที่ Edit > Paste คลิกที่ บนแถบเมนู จะไดสูตรเหมือนเดิม ดังภาพ
  • 10. การคัดลอก หรือ Copy ขอมูลไปยังหลาย ๆ cell เมื่อตองการคัดลอกขอมูลจาก Cell ใด Cell หนึ่ง ไปยัง Cell ที่อยูดานลาง หรือ ที่อยูถัดไปทาง ขวามือ จํานวนหลาย ๆ Cell ถาจะทําทีละ cell ก็อาจจะใชเวลามาก แต Excel มีวิธีการคัดลอก ที่ รวดเร็ว ซึ่งมีวธี ดังนี้ ิ จากขอมูลขางลางนี้ ตองการคัดลอก ขอมูลที่ B1 ไปยัง B2 จนถึง B8 ใหทําดังนี้ 1. ลากดําตั้งแต B1 จนถึง B8 2. กดปุม Control คางไว แลวกดปุม D 3. ขอมูลใน B1 จะถูกคัดลอก หรือ Copy มาไวที่ B2:B8 ดังภาพ
  • 11. ถาตองการคัดลอกขอมูล ไปไวทางขวามือ 1. คลิกเลือกตั้งแต B1 ไปจนถึง F1 2. กดปุม Control คางไว แลวกดปุม R 3. ขอมูลใน B1 จะถูกคัดลอก หรือ Copy มาไวที่ C1:F1 ดังภาพ
  • 12. การคัดลอกขอความเพียงอยางเดียว ในโปรแกรม Excel เมื่อมีการคัดลอก หรือ Copy ขอความใน Cell ใด Cell หนึ่ง จะคัดลอกสิ่งที่อยูใน Cell ทั้งหมด เชน รูปแบบ สูตร เสนกรอบ ขนาดตัวอักษร สีพื้นหลังของ Cell เปนตน ดังนั้นเมื่อนําไปวาง หรือ paste รูปแบบตาง ๆ จึงติดไปดวย สวนใหญมักจะเปนเรื่องดี เพราะเราไมตองเสียเวลามาจัดการปรับแตงรูปแบบใหม แตก็มีหลายครั้ง ที่เราไม ตองการรูปแบบเดิม ตองการแตเฉพาะขอมูลหรือตัวเลขเทานั้น จากตัวอยางขางลางนี้ ถาเราตองการคัดลอก หรือ Copy ขอมูลใน B1 ไปไวยัง C2 โดยไมตองการใหตัวเลข 123 เปนสีแดง และ ใหมี ขนาดตามปกติ ไมใหญเกินไป เรามีวิธีการ ดังนี้ 1. คลิกเลือก B1 ตามปกติ 2. ไปที่ Edit > Copy หรือ คลิกที่รูป บนแถบเครื่องมือ จะเกิดเสนประรอบ ๆ B1 แสดงวา cell นี้กําลังถูกคัดลอก 3. คลิกที่ C2 4. ไปที่ Edit > Paste Special จะเกิดหนาจอใหเลือก ดังนี้
  • 13. 5. ใหเลือกที่ Value คือกําหนดใหเอามาเฉพาะคาเทานั้น รูปแบบ หรือ format ไมตองการ 6. กด OK จะไดเฉพาะขอมูลเทานั้น ดังภาพ
  • 14. การแกไขสูตร โดยไมตองไปคลิกที่ formula bar คนสวนใหญที่ใช Excel เมื่อตองการแกไขสูตร จะตองคลิกที่ Cell ขอมูลกอน แลวก็ไปคลิกที่ Formula bar ซึ่งอยูดานบนของจอ ทําใหเสียเวลา โดยเฉพาะถาขอมูลอยูบริเวณลางของหนาจอ ก็ จะทําใหเสียเวลามาก แตมีวธีการที่ไมตองไปคลิกที่ formula bar ก็สามารถแกไขสูตรได ิ มีวิธีการดังนี้ สมมุติวา มีขอมูลดังขางลาง จะเห็นวา ในชอง C1 มีสูตร โดยใหนําขอมูลใน A1 ไปรวมกับขอมูลใน A2 ถาเราตองการแกไข สูตร จาก A2 เปน A3 เรามีวธีการทําได ดังนี้ ิ วิธีที่ 1 1. คลิกที่ชอง C1 ซึ่งมีสูตรที่ตองการแกไข 2. กดปุม F2 บนแปนพิมพ จะปรกฎสูตรขึ้น ในชอง C1 3. สามารถแกไขสูตรในชอง C1 ไดทันที ในที่นี้คือ แกจาก A2 เปน A3 จะสังเกตเห็นวา กรอบสีเขียวรอบ A2 เปลี่ยนมาอยูที่ A3 ดวย
  • 15. 4. ถาถูกตองแลว ใหกด Enter Excel ทําการประมวลผล และนําผลที่ไดมาใสไวตามตองการ 5. แตถาตองการยกเลิก ใหกด Esc จะกลับไปเหมือนเดิม วิธีที่ 2 ใหดับเบี้ลคลิกที่ C1 จะเห็นสูตรในชอง C1 และทําการแกไขเหมือนขางบน
  • 16. การหาผลรวมจากตาราง แนวนอนและแนวตั้ง บางครั้ง เรามีขอมูลทั้งแนวนอนและแนวตั้ง และตองการหาผลรวมทั้งแนวนอน และแนวตั้ง ตลอดจนผลรวมทั้งหมด โดยปกติ เรามักจะหาผลรวมทีละแถว แตมีวธีลัดที่สามารถหาผลรวมได ิ อยางรวดเร็วเพียงไมกเี่ มาสคลิก มีวิธีการดังนี้ สมมุติวา มีขอมูลดังขางลาง จะเห็นวา มีรายการสินคาอยู 3 รายการ โดยแบงเปนรายเดือน 3 เดือน ถาเราตองการหาวา สินคาแต ละตัว มียอดขายรวมทั้งหมดทุกเดือนเปนเทาไร เราตองหาผลรวมในแนวนอน และขณะเดียวกัน ตองการทราบวา ในแตละเดือนมียอดขายสินคาทุกตัวเปนเทาไร เราตองรวมตามแนวตั้ง ซึ่งทําได ดังนี้ วิธีการ 1. ลากดํา หรือ High light จากชอง B2 ถึง E5
  • 17. 2. คลิกรูป บนแถบเครื่องมือ จะปรากฏผลรวมใหเห็นทันที
  • 18. การหาผลรวมแบบมีเงื่อนไข การหาผลรวมแบบมีเงื่อนไข เราใชฟงกชั่น SUMIF ซึ่งมีรูปแบบการใช ดังนี้ SUMIF(range,criteria,sum_range) range คือชวงขอมูลที่จะนํามากําหนดเปนเงื่อนไข ซึ่งจะครอบคลุม ขอมูลทั้งหมด เชน ชื่อสินคา หรือ ราคาสินคา ก็ได criteria คือเกณฑหรือเงื่อนไขที่กําหนด เชน มากกวา 500 (“>500”) หรือกําหนดเปนขอความก็ได เชน “รองเทา” เปนตน sum_range คือชวงขอมูลตัวเลขที่จะนํามารวมกัน เชน ราคา เปนตน การกําหนดเงือนไข สามารถทําไดหลายลักษณะ ดังนี้ ่ 1. ใหเลือกขอมูลที่เหมือนกับเงื่อนไขทุกประการ 2. ใหเปรียบเทียบขอมูลกับเงือนไขที่กําหนด ่ 1. การกําหนดใหเลือกขอมูลตามที่เหมือนกับเกณฑทุกประการ สมมติวา เรามีขอมูลตอไปนี้ จะเห็นวามีรายการเลื้ออยู 2 รายการ เราตองการหาผลรวมเฉพาะเสื้อเทานั้น วิธีการ 1. คลิกที่ B8 ซึ่งจะเปนผลรวมของเสื้อ 2. พิมพ สูตรที่ชอง Formula bar ดังนี้ =SUMIF(A1:A7,"เสื้อ",B1:B7)
  • 19. 3. กด Enter จะไดผลรวมเทากับ 500 ที่ชอง B8 ตามที่กําหนด 2. ใหเปรียบเทียบขอมูลกับเงือนไขที่กําหนด ่ จากขอมูลขางตน เราจะเห็นวา มีรายการรองเทาอยูหลายรายการ ถาเราตองการรวมรายการ รองเทาทั้งหมด เราตองกําหนดเงื่อนไขในลักษณะการเปรียบเทียบ คือ ใหกําหนดวา ในชวง A1 ถึง A7 ถามีคําวา รองเทา ใหนําขอมูลในคอรลัมน B ของแถวนั้น ๆ มารวมกัน ซึ่งจะเขียนเปนสูตรได ดังนี้ =SUMIF(A1:A7,"รองเทา*",B1:B7) ขอใหสังเกตการณใชเครื่องหมาย ดอกจัน * หลังคําวา รองเทา เครื่องหมายดอกจันนี้ ใช แทนขอความใด ๆ ก็ได นั่นคือ ขอใหขึ้นตนดวยคําวา รองเทาอยูกแลวกัน จะมีคําใด ๆ อยูหลังจาก ็ คําวา รองเทา ก็ได หรือไมมี ก็ได จากขอมูลจะเห็นวา มีรายการที่เปนไปตามเงื่อนไขอยู 3 รายการ คือ รองเทากีฬา รองเทาแตะ และรองเทาวิ่ง และจากสูตร จะนําเอาขอมูลราคาของสินคาทั้งสาม อยางนี้ ซึ่งอยูในคอรลัมน B1:B7 มารวมกัน วิธีการทํา 1. เปด Work Sheet ใหม 2. พิมพขอมูล
  • 20. 3. คลิกที่ชอง B8 เพื่อกําหนดตําแหนงที่จะเปนผลรวมของราคารองเทาทั้งหมด 4. ที่ formula bar พิมพสูตร ดังนี้ 5. กดปุม Enter จะไดผลลัพธ ตามตองการ
  • 21. เงื่อนไขและเครื่องหมายการเปรียบเทียบทางคณิตศาสตร ในการกําหนดเงื่อนไข นอกจากจะกําหนดใหเหมือนแบบ หรือกําหนดเงื่อนไขใหเปรียบเทียบกับ ตัวอักษร แลว เรายังสามารถกําหนดเงื่อนไข โดยใชเครื่องหมายการเปรียบเทียบทางคณิตศาสตร ได อีกดวย เชน =SUMIF(A1:A7,">20",B1:B7) เงื่อนไขในทีนคือ มากกวา 20 ่ ี้ เครื่องหมายการเปรียบเทียบทางคณิตศาสตร มีดังนี้ = เทากัน เชน A1=B1 > มากกวา เชน A1>B1 < นอยกวา เชน A1<B1 >= มากกวา หรือ เทกับ เชน A1 >= B1 <= นอยกวา หรือ เทกับ เชน A1 <= B1 <> ไมเทากัน เชน A1<>B1 สมมติวามีขอมูล ดังขางลางนี้ ถาเราตองการทราบจํานวนหนี้ทั้งหมด ของผูที่มีบุครตั้งแต 3 คนขึ้นไป เราสามารถหาไดดงนี้ ั วิธีการ 1. เปด Work Sheet ใหม 2. พิมพขอมูลเหมือนขางบน 3.คลิกที่ชอง C9 เพื่อระบุตําแหนงของขอมูล
  • 22. 4. พิมพสูตร =SUMIF(B2:B7,">=3",C2:C7) 5. เมื่อกด Enter จะไดผลลัพธ ดังขางลาง
  • 23. การเปด Sheet ครั้งละหลายแผน Excel ประกอบไปดวยแผนงาน หรือ Sheet จํานวนมาก แตเรามักจะทําครั้งละ 1 Sheet เมื่อตองการไปทําหนาอื่น ก็จะคลิกไปเลือกที่ Sheet นั้น ๆ เชนในภาพขางลางนี้ แสดงวาขณะนี้อยู ที่ Sheet1 และกําลังจะคลิกเพื่อไปที่ Sheet2 สภาพปญหา บางครั้งเราตองการเปดคราวละ 2 Sheet เพื่อดูขอมูลประกอบกัน จะทําอยางไร หลักการ เปดหนาตางใหม และจัดเรียงใหเห็นทั้ง 2 หนา วิธีการ 1. เปด Excel ตามปกติ 2. ไปที่ Window > New Window โปรแกรมจะเปด Workbook ที่กําลังใชงานขึ้นอีก 1 ชุด แตเรายังไมสามารถมองเห็นได 3. ไปที่ Window > Arrange … เพื่อจัดเรียงหนาจอใหม จะไดมองเห็น เมื่อคลิกจะเกิด หนาตางใหม ใหเลือกกําหนดวา จะเรียงแบบใด Tile คือเรียงปูเต็มหนา คลายปูกระเบื้อง Horizontal เรียงกันตามแนวนอน Vertical เรียงกันตามแนวตั้ง Cascade เรียงซอน ๆ กัน
  • 24. 4. ถาเลือก Tile จะเห็นดังนี้ 5. ทานสามารถคลิกดูขอมูลหนาตาง ๆ ไดครั้งละ 2 หนาพรอมกัน โดยคลิกที่แถบ Sheet ดานลาง ในภาพขางลาง เปนตัวอยางการคลิกไป Sheet2 6. ถาตองการเปดมากกวา 2 หนา ก็ใหทําขันตอนที่ 2 ซ้ํา ๆ คือ ไปที่ Window > New ้ Window แลวเรียงใหม ก็จะไดตามตองการ
  • 25. การตั้งรหัสผาน สําหรับโปรแกรม Excel การตั้งรหัสผานชวยเพิ่มความปลอดภัยใหแกโปรแกรม Excel ผูที่ไมมีรหัสผาน จะไม สามารถแกไขขอความในไฟลได หรือไมสามารถเปดได ทําใหขอมูลมีความปลอดภัย หลักการ การตั้งรหัสผาน มี 2 ประเภทคือ 1. ตั้งรหัสสําหรับเปดโปรแกรม การตั้งรหัสผานประเภทนี้ ถาไมมีรหัส ก็จะไมสามารถดู ไฟลไดเลย 2. ตั้งรหัสผาน และอนุญาตใหผูที่ไมมีรหัส สามารถเขาไปดูขอมูล แตไมสามารถ เปลี่ยนแปลง หรือแกไขขอมูลได วิธีการ 1. เปดไฟล Excel ที่มีขอมูลที่ตองการจะตั้งรหัส 2. ไปที่ File > Save As … จะเกิดหนาจอการบันทึกไฟล 3. ใหคลิกที่ Tools 4. เลือก General Options…
  • 26. 5. เลือก General Options… 6. ถาตองการตั้งรหัสการเขาโปรแกรม ถาไมมีรหัสก็จะไมสามารถเปดโปรแกรมได ใหพิมพรหัส ในชอง Password 7. การตั้งรหัส ควรตั้งใหงายแกการจํา และระวังการพิมพตัวอักษร โดยเฉพาะภาษา อังกฤษ ตัวอักษรตัวเล็กและตัวใหญ ถือวาเปนคนละตัวกัน การตั้งรหัส สามารถ ตั้งไดทั้งตัวเลขและตัวอักษรผสมกัน 8. ถาตองการตั้งรหัส ที่อนุญาตใหผูที่ไมมีรหัสผาน สามารถเขาดูขอมูลได แตแกไขไมได ใหเลือกตั้งรหัสที่ชอง Password to modify 9. การตั้งรหัสผานแบบนี้ เมือเปดโปรแกรม โปรแกรม Excel จะถามหารหัส ถาไมมี ่ สามารถกดปุมขอดูแบบ read only หรือ แบบอานอยางเดียว แตไมสามารถแกไขได
  • 27. การทําแผนงานคุมงบประมาณ ในปหนึ่ง ๆ หนวยงานมักจะมีการดําเนินงานตามโครงการตาง ๆ แตละโครงการจะมี งบประมาณ มีการขออนุมัติการใชเงินเพื่อจัดทําตามแผนหลายครั้ง แผนงานตัวอยางนี้ เปนตัวอยาง การเก็บขอมูลการใชงบประมาณของโครงการตาง ๆ พรอมทั้งมีการคํานวนหายอดเงินโครงการที่ เหลือ ความตองการ ลักษณะแผนงาน จะตองเก็บขอมูลการใชจายเงินงบประมาณ มีการคํานวณยอดเงินคงเหลือ และเมื่อขออนุมัติงบประมาณ แตยังอยูในระหวางการดําเนินการ ก็จะตองมีการกันยอดงบประมาณ  ที่ไดรับการอนุมัติแลว และคํานวณยอดเงินคงเหลือหลังจากที่กนเงินทีอยูในระหวางดําเนินการ แต ั ่ ยังไมไดเบิกจาย หลักการ ใชฟงกชั่น sum และ ฟงกชน sumif พรอมกับมีการขยาย cell สําหรับชองลงรายการ ั่ เพื่อใหสามารถกรอกขอความไดอยางสวยงาม วิธีการ 1. เปดไฟล Excel ใหม 2. พิมพและจัดความกวางของคอรลัมน ดังภาพ 3. งปม คือยอดงบประมาณทั้งหมด ของโครงการนี้ 4. เบิกแลว คือ งบประมาณทีเ่ บิกจายตามหลักฐานเรียบรอยแลว 5. เหลือ คือ งบประมาณทั้งหมดที่เหลือจริง หลังจากทีหักสวนที่เบิกออกไปเรียบรอยแลว ่ 6. กันไวเบิก คือ งบประมาณที่ขออนุมัติ และไดรับการอนุมัติแลว แตยงอยูระหวา ั ดําเนินการ ยังไมไดเบิก 7. เหลือกัน คือ งบประมาณที่เหลือ หลังจากที่กันไวสําหรับรายการทีอนุมัติแลว แตยัง ่ ไมไดเบิก
  • 28. 8. ขออนุมัติ คือ ยอดที่ขออนุมัติ แตละรายการ 9. เบิกจริง คือ ยอดในรายการนั้น ๆ ที่เบิกจริง อาจจะไมเทากับยอดที่อนุมัติก็ได 10. สมมติวา เราตองการกันพื้นที่ไวทั้งสิ้น 200 รายการ สําหรับพิมพรายการเบิกจายใน โครงการนี้ และเราจะใชในการคํานวณเงินของโครงการดวย การหายอดเบิกแลว ยอดเบิกแลว คือ ผลรวมของ cell ตั้งแต D9 จนถึง D200 หรือ D9:D200 ยอดเบิกแลว อยู ที่ชอง D3 ซึ่งมีวิธีหา ดังนี้ 1. คลิกที่ชอง D3 2. พิมพสูตร ดังนี้ 3. กดปุม Enter การหายอดเหลือ ยอดเหลือ คือยอดงบประมาณทั้งโครงการ ซึ่งอยูที่ D2 หักดวย งบประมาณที่เบิกไปแลว ซึ่งอยูที่ D3 ซึ่งมีวิธีหา ดังนี้ 1. คลิกที่ชอง D4 ซึ่งเปนตําแหนงยอดเหลือ 2. พิมพสูตรดังนี้
  • 29. 3. กด Enter การหายอดกันไวเบิก ยอดกันไวเบิก คือยอดที่ไดรบการอนุมัติ ซึ่งไดแกชอง C9:C200 แตยังไมมีการเบิกจาย ั ดังนั้น ชองเบิกจริง จะยังคงไมมีตัวเลขใด ๆ นั่นคือ เราจะรวมตัวเลขในชอง C9:C200 เฉพาะที่ ชองถัดไปไมมีตัวเลข การรวมในลักษณะนี้ จะใชสตร SUMIF ซึ่งมีรูปแบบ ดังนี้ ู SUMIF(ชวงที่จะใชเปนเงื่อนไข,เงื่อนไข,ชวงที่จะนําขอมูลมารวม) วิธีการ มีดังนี้ 1. คลิกที่ชอง D5 2. พิมพสูตรดังนี้ 3. กดปุม Enter
  • 30. การหายอดเหลือกัน ยอดเหลือกัน คือยอดเหลือ หรือ D4 ลบดวยยอดเงินที่เบิกไปแลว ซึ่งอยูที่ชอง D5 ซึ่งมี วิธีการ ดังนี้ 1. 1. คลิกที่ชอง D6 ซึ่งเปนตําแหนงยอดเหลือกัน 2. พิมพสูตรดังนี้ 3. กดปุม Enter การทดสอบ ใหกรอกจํานวนเงินตน และพิมพรายการ ตามตัวอยาง และสังเกตขอมูลที่คํานวณโดย อัตโนมัติ ทั้งในชอง เบิกจริง ชองกันไวเบิก เปนตน
  • 31. การบังคับใหขึ้นบรรทัดใหม โดยปกติ เมื่อพิมพขอความในชอง cell ถาขอความมีความยาวมากเกินกวา cell นั้น โปรแกรมจะแสดงขอความเลยไปในชองถัด ๆ ไป ทางขวามือ ถาชอง ถัด ๆ ไปนั้น ไมมีขอความอยู หรือถามีขอความ ขอความก็จะถูกตัดหาย ไป ถาตองการใหขอความขึนบรรทัดใหม ก็ไปตั้งคา ้ Wrap Text ใหขึ้นบรรทัดใหมได สภาพปญหา การใช Wrap Text จะทํางานก็ตอเมื่อความยาวเต็มบรรทัดแลว จึงขึนบรรทัดใหมให เรา ้ ไมสามารถบังคับใหขึ้นบรรทัดใหมไดตามตองการ (นอกจากจะเคาะ ๆ เรื่อย ๆ ใหเต็มบรรทัด) แต ถาตองการบังคับ ใหขึ้นบรรทัดใหม (โดยที่ไมตองเคาะ) โดยที่ความยาวยังไมถึงบรรทัด ดังตัวอยาง ขางลางนี้ จะเห็นวา ขอความที่เปน email ไมควรจะตอทายชื่อ และขอความที่เปนเว็บ ก็ไมควรจะ ตอทาย email แตควรขึ้นบรรทัดใหม และเราตองการใหทั้งหมดอยูใน cell เดียวกัน  หลักการ เมื่อตองการบังคับใหขึ้นบรรทัดใหมภายใน cell เดียวกัน ใหกด Alt+Enter วิธีการ 1. เปดไฟล Excel 2. ขยายคอลัมนของ cell ที่ตองการจะพิมพ ใหมีความยาวพอประมาณที่สามารถ ครอบคลุมขอความที่จะพิมพได ในตัวอยางจะพิมพขอความที่ A1
  • 32. 3. พิมพขอความ เชน สุดา มายาทดี 4. กดปุม Alt บนคีบอรดซึ่งอยูแถวลางสุด คางไว แลวกดปุม Enter 5. เคอรเซอรจะมาอยูอีกหนึ่งบรรทัด ใหพิมพขอความ เชน suda@yahoo.com 6. ถาตองการพิมพอีกบรรทัด ก็ใหกดปุม Alt คางไว แลวกดปุม Enter 7. ถาพอแลว ก็กดปุม Enter โปรแกรมจะปรับบรรทัดใหเรียบรอย ดังตัวอยางขางลาง
  • 33. การซอนสูตร บางการซอนสูตร มีไวเพื่อปองกันการแกไขขอมูลใหผิดเพี้ยนไปจากความเปนจริง บางครั้งจึงตองมีการซอนสูตรไมใหเห็น ซึ่งจะไมสามารถแกไขได สภาพปญหา ตองการไมใหผูใช worksheet เขาไปแกไขสูตร เพื่อปองกันไมใหขอมูลผิดพลาดจาก ความเปนจริง โดยการซอนสูตรใน Formula Bar ไมใหเห็น และไมอนุญาตใหแกไขได จากในภาพ เราจะซอนสูตร ของ Cell D8 แตอนุญาตให B1 และ C1 สามารถรับขอมูล ได หลักการ ใช Format Cell เพื่อซอนสูตร แลวทําการ Protect Sheet ถาตองการให Cell ใด สามารถรับขอมูลได ก็ไมตอง lock Cell นั้น ๆ วิธีการ 1. เปดไฟล Excel 2. ในชอง B1 พิมพ เลข 3 ในชอง C1 พิมพ เลข 5 และในชอง D1 พิมพสูตรวา =B1+C1 ดังภาพ 3. พิมพสูตรในชอง D1 เสร็จแลว กด Enter และคลิกเลือก ชอง D1 อีกครั้ง จะไดดังภาพ ขางลาง ทั้งนี้เพื่อจะทําการซอนสูตรใน Cell D1 จึงตองคลิกเพื่อเลือกเสียกอน
  • 34. 4. ไปที่ Format > Cell แลวเลือกแถบ Protection และคลิกใหเกิดเครืองหมายถูก ใน ่ สี่เหลี่ยมหนาชอง Hidden (ซอน) ดังภาพ 5. คลิกปุม OK ดานลาง จะกลับมาที่เดิม ใหคลิก B1 เพือทําการปลด lock เสียกอน ่ 6. ไปที่ Format > Cell แลวเลือกแถบ Protection และคลิกเครื่องหมายถูก ในสี่เหลี่ยม หนาชอง Lock ออก ดังภาพ 7. กดปุม OK ดานลาง จะกลับมาที่เดิม 8. ใหคลิก C1 แลวไปที่ Format > Cell แลวเลือกแถบ Protection และคลิกเครื่องหมาย ถูก ในสี่เหลี่ยมหนาชอง Lock ออก เชนเดียวกับ B1 9. ขั้นตอนตอไป เราจะทําการ Protect Sheet เพื่อใหบงเกิดผลตามที่เราตั้งคาไว ั 10. ไปที่ Tools > Protection > Protect Sheet…
  • 35. 10. ถาตองการใสรหัส ใหใสรหัสในชอง Password to unprotect sheet รหัสนี้ จะ นํามาใช เมื่อมีการขอยกเลิกการ Protect Sheet ถาใส และลืมรหัส จะไมสามารถแกไขได 11. คลิกปุม OK เมื่อคลิกที่ D1 จะไมเห็นสูตร ดังภาพ
  • 36. วัน เดือน ป และการคํานวณหาอายุ เรื่อง วัน เดือน ป เปนเรื่องสําคัญมากในชีวตประจําวัน โดยเฉพาะกับ Excel ซึ่งเปน ิ โปรแกรมที่ชวยในการจัดการเกี่ยวกับตัวเลข และบัญชีตาง ๆ เชนการลงบัญชีรายจายประจําวัน แลวมาสรุปยอด เปนรายเดือนหรือแมแตการคํานวณ อายุของคน หรือสิ่งของตาง ๆ ก็ตองใชเรื่อง ของ วัน เดือน ป ทั้งสิ้น ถารูวา Excel มีหลักในการคิดอยางไรในเรื่อง วัน เดือน ป ก็จะทําให สามารถใชงานไดดยิ่งขึ้น ี Excel ใชระบบ วัน เดือน ป ที่เรียกวา 1900 date system คือ ใชจํานวนวันตั้งแต วันที่ 1 มกราคม ค.ศ. 1900 (พ.ศ. 2443) เปนตนมา เชน 1 วัน นับตั้งแตวนที่ 1มกราคม ค.ศ. 1900 และ 2 ั คือ 2 วัน นับตั้งแตวนที่ 2 มกราคม 1990 เรื่อย ๆ มา จนถึงปจจุบัน ตัวเลขเหลานี้ เรียกวา เปน ั Serial Values และ Excel ใชตัวเลขเหลานี้ มาแสดงเปน วัน เดือน ป โดยใชรูปแบบตาง ๆ เชน 1/1/2549 หรือ 1 มกราคม 2549 เปนตน แตเบื้องหลังคือมาจากตัวเลขเดียวกัน ลองพิมพ 1/1/2006 ที่ A1 และเปลี่ยน format ของ A1 เปน General (คลิกที่ A1 แลวไป ที่ Format > Cell.. เลือกแถบ Number และคลิก General แลวคลิก OK) จะเห็นวา ตัวเลข วัน เดือน ป เปลี่ยน เปนเลข 38718 สําหรับ คนไทย ซึ่งใชปพุทธศักราช ไมใชคริสตศักราช โปรแกรม Excel ไมไดแยกแยะวา เปน ค.ศ. หรือ พ.ศ. แตถือเอาวา เปน ค.ศ. ทั้งหมด ทดสอบได โดยการ พิมพ 1/1/2549 ลงใน A2 และเปลี่ยน Format ของ A2 เปน General จะเห็นวา Excel มองเห็นเปน 237045 ซึ่งก็คือจํานวน วัน ตั้งแต วันที่ 1 มกราคม ค.ศ. 1600 จนถึง 1 มกราคม ค.ศ. 2549 (พ.ศ. 3092) นั่นเอง ดังนั้น สิ่งที่ เราพิมพ วัน เดือน ป โดยใชป พ.ศ. Excel จะนึกวาเปนป ค.ศ. ซึ่งแตกตางกันถึง 543 ป ขอที่ควรทราบอีกอยางหนึ่งก็คือ Excel ฉลาดมาก ถาเราพิมพวันที่ถกรูปแบบที่กําหนด ู เชน 1/1/2549 หรือ 1 มกราคม 2549 Excel จะรูไดทนทีวา เปนขอมูลวันที่ แตก็อยาลืมวา เปน ั  ระบบคริสตศักราช ไมใชพทธศักราช ทดสอบงาย ๆ ถาพิมพ 1 มกราคม 2549 และเปลี่ยนรูปแบบ ุ หรือ Format ของ Cell ที่พิมพ จะเห็นวา Excel ใหเปนตัวเลข 237045 อีกอยางหนึ่ง คือ จากตัวเลขธรรมดา ถากําหนดใหเปนขอมูลแบบ วันเดือนป หรือ DATE โปรแกรม Excel จะปรับโดยยึดวาตัวเลขนี้ เปนตัวเลขจํานวนวันหลังจากวันที่ 1 มกราคม 1900 เชน เลข 35 ก็จะตรงกับวันที่ 4 กุมภาพันธ 1990 เปนตน (เดือนมกราคม มี 31 วัน ตอจากนั้นอีก 4 วัน จึงเปนวันที่ 4 กุมภาพันธ) การที่ Excel ใชระบบ ค.ศ. ทําใหเราตองปรับปรุงขอมูล ใหถูกตอง เชน นํา 543 ไปลบป พ.ศ. เพื่อทําใหเปนป ค.ศ. เปนตน
  • 37. การคํานวณหาอายุ สภาพปญหา ใหสมาชิกกรอก วัน เดือน ป เกิด ในชอง C2 และตองการคํานวณหาอายุ จนถึง ณ วันที่ ปจจุบัน ลงในชอง D2 ดังภาพ หลักการ เราจะใช ฟงกชั่น YEAR() เพื่อนําคาป มาคํานวณหาอายุ โดยการนําไปเปรียบเทียบกับ ป ปจจุบัน โดยใชฟงกชั่น TODAY() แตเนืองจาก การกรอก วัน เดือน ป ใชระบบ พ.ศ. แต Excel ่ ถือวา เปน ค.ศ. เราจึงตองมีการปรับใหถูกตอง โดยการลดวันลง 543 วัน เพราะ Excel เห็นวา พ.ศ. 2525 คือ ค.ศ. 2525 ดังนั้น ค.ศ. 2525 จริง ๆ คือ ค.ศ. (2525-534) เนื่องจาก พ.ศ. เกิดกอนป ค.ศ. อยู 543 วัน 1. การหาป ค.ศ. ปจจุบัน ฟงกชั่น TODAY() บอก วันเดือน ป ปจจุบัน เปน ระบบ ค.ศ. ฟงกชั่น YEAR() รับคา วันเดือนป และ สงคาเฉพาะ ป ออกมาให ดังนั้น ถาสงคา TODAY() เขาสูฟงกชั่น YEAR ก็จะได ป ค.ศ. ปจจุบัน ดังนี้ =YEAR(TODAY()) 2. การหาปเกิด ของสมาชิก เปนป ค.ศ. สงคา วัน เดือน ป เกิดของสมาชิก ซึ่งจากตัวอยาง อยูในชอง C2 เขาฟงกชั่น YEAR() เพื่อ คํานวณหาปเกิด ดังนี้ YEAR(C2) แตเนื่องจาก คาที่ไดคือ ค.ศ. 2525 จึงตองลบออกเสีย 542 ป เพื่อใหถูกตอง จึงเปน YEAR(C2)-543 3. การคํานวณหาอายุ นําคาที่ไดจาก 2 ไปลบออกจาก 1 ก็จะได จํานวนปของสมาชิกรายนี้ วิธีการ 1. คลิกที่ชอง D2 ซึ่งจะบอกจํานวนป 2. พิมพ สูตรเพื่อคํานวณหาอายุ ในชอง Formula Bar ดังนี้ =YEAR(TODAY())-(YEAR(C2)-543)
  • 38. 3. กดแปน Enter จะไดดังนี้ จะเห็นวา Excel คิดวาตัวเลข 24 ที่ได เปน serial value เพราะเรากําลังคํานวณเกียวกับวัน ่ เดือน ป จึงปรับใหเปน วันที่ 24 เดือน มกราคม ป ค.ศ. 1900 (เพราะ serial value ที่มีคา 1 คือ วันที่ 1 มกราคม 1900) ซึ่งเราไมตองการ ดังนั้นจึงตองปรับรูปแบบ ของ D2 ใหเปน General เพื่อใหเปนคาตัวเลขธรรมดา ไมใช วันเดือนป 4. คลิกที่ชอง D2 แลวคลิกขวา เลือก Format Cell … ดังภาพ 5. เลือกแถบ Number และเลือก General 6. คลิก OK จะได อายุป ดังภาพ
  • 39. อางอิง Rubin, Joseph Calculate Years, Months, Days elapsed from a certain date in Microsoft Excel Retrieved January 2, 2006, from http://www.exceltip.com/st/Calculate_ Years,_Months,_Days_elapsed_from_a_certain_date_in_Microsoft_Excel/390.html Excel Dates and Excel Times. Retrieved January 2, 2006, from http://www.ozgrid.com/ Excel/ExcelDateandTimes.htm
  • 40. การสงขอมูลจาก Excel ไปยังโปรแกรม SPSS เพื่อวิเคราะหผล สภาพปญหา แมวา Excel จะมีความสามารถในการวิเคราะหคาทางสถิติ แตบางทานอาจจะสะดวกที่ จะใชโปรแกรม SPSS ซึ่งออกแบบมาสําหรับการวิเคราะหคาทางสถิติโดยเฉพาะ และ นอกจากนี้ ยังอาจจะมีเหตุผลอื่นที่ทําใหตองใชโปรแกรม SPSS เชน เปนความตองการ ของหนวยงาน หรือเปนความเห็นของคณะทํางานในการเลือกตัดสินใจใชโปรแกรม SPSS ในการประมวลผล เปนตน ถาทานเก็บขอมูลในรูปแบบของ Excel ไวแลว ก็สามารถที่จะนํามาใชไดกับโปรแกรม SPSS ไดโดยไมยากนัก หลักการ 1. ทานสามารถถายโอนขอมูลจาก Excel ไปยัง SPSS ได โดยจัดขอมูลใหอยูใน ลักษณะแถว และ คอรลมน โดยในแตละแถวเปนขอมูลของแตละรายการ เชน ั ขอมูลการตอบแบบสอบถามทั้งฉบับของผูตอบคนที่ 1 และคอรลัมน เปนคาตัวแปร เชน เพศ อายุ อาชีพ เปนตน 2. ทานสามารถถายโอนขอมูลที่จัดอยูในลักษณะ สีเหลี่ยม (แถวและคอรลัมน) จาก ่ Excel ไปยัง SPSS ได โดยสามารถกําหนดใหเอาขอมูลไปเฉพาะสวน เชน จาก B1:K60 แตทั้งนี้ ตองมีจํานวนคอรลัมน ไมเกิน 256 คอรลัมน 3. ถาขอมูลที่สงไปยัง SPSS มีแตขอมูล ไมมีหัวตาราง SPSS จะใช หัวตารางมาตรฐาน  ของ Excel คือ A, B,C …Z, ZA, ZB, ZC … แทน 4. ทานสามารถกําหนดหัวตาราง และบอกให SPSS ทราบ โดยมีรูปแบบ ดังนี้ 4.1. ความยาวชื่อไมเกิน 8 ตัวอักษร ประกอบดวย ตัวอักษร ตัวเลข สัญลักษณ @ # $ . หรือ _ แตตองขึ้นตนดวยตัวอักษร หรือ @ เทานั้น 4.2. ตัวสุดทายตองไมใช เครื่องหมาย . หรือ _ 4.3. ชื่อตองไมใชชื่อที่สงวนไวสําหรับโปรแกรม เชน ALL, AND, WITH, NOT, OR เปนตน ถาไมเปนไปตามนี้ SPSS 4.4. ฟลดที่ไมมีชื่อ จะถูกตัดทิ้ง 5. SPSS จะดูขอมูลในแถวแรก และตรวจสอบวาเปนตัวเลขหรือตัวอักษร ถาเปนตัวเลข  และพบวามีขอมูลถัดมาที่เปนตัวอักษร SPSS จะถือวาขอมูลนั้นไมมีการเติม หรือเปน missing value 6. SPSS ไมสามารถเปลี่ยนคาจากสูตรใน Excel ได ดังนั้น ถาเปนสูตร ตองจัดการให เปนตัวเลขธรรมดาเสียกอน โดยใช Paste Special เพื่อเปลี่ยนใหเปนคาตัวเลข วิธีการ เมื่อจัดการขอมูลเบื้องตนใหพรอมที่จะถายโอนไดแลว ใหทําดังนี้ 1. เปด โปรแกรม SPSS 2. ไปที่ File > Open > Data 3. จะเกิดหนาตาง ใหดูที่ File Type จะเห็นวา SPSS ตั้งคา *.sav เอาไว เพราะ คาดวา จะเปนการเปดไฟลของ SPSS ทานตองเปลี่ยนเปน *.xls โดยเลื่อนแถบ Scroll ลงมาและเลือก *.xls
  • 41. 4. ไปหาไฟล excel ที่ตองการนําขอมูลเขา 5. ในชอง Options ถาตองการใหมีหัวชื่อตัวแปร เชนเดียวกับใน Excel ใหคลิก เลือก Read Variable names 6. ถาตองการเลือกเฉพาะบางสวนใน Excel sheet ใหระบุในชอง range เชน B1:K60 7. เมื่อเสร็จแลว ใหคลิก OK 8. หากมีปญหา ใหกลับไปแกขอมูลใน Excel แลวนําเขา SPSS อีกครั้ง
  • 42. การสรุปขอมูลโดยการไขว ดวย Pivot Table สมมติวาเรามีขอมูลเกี่ยวกับรายจายประจําวัน จํานวน 3 วัน ดังนี้ เราตองการสรุปรายจาย แตละรายการ แยกเปนรายวัน ดังนี้ การสรุปในลักษณะนี้ จะเห็นวา มีการไขวรายการ เปนตาราง 2 มิติ คือ เอาวัน เดือน ป มา เปนแนวนอน และ เอาประเภทของรายจาย หรือ รายการ มาเปนแนวตั้ง และ มีการรวมขอมูล เชน ในวันที่ 1/1/2550 มีรายการคาอาหาร 2 รายการ คือ 70 และ 100 ตามลําดับ เมื่อสรุปขอมูล จะเห็นวา มีการรวมคาอาหารเขาดวยกัน เปน 170 และนอกจากนี้ ยังมีการรวมยอย รายวัน เชน วันที่ 1/1/2550 มีคาใชจายทั้งหมด 420 บาท นอกจากนี้ยังมีการรวมยอยแยกประเภท เชน คาอาหาร จายทั้งหมด ทัง ้ 3 วัน เปนเงิน 275 บาท และในที่สุด มีการรวมใหญ เปนยอดรวมคาใชจายทุกรายการทั้ง 3 วัน เปน เงิน 675 บาท
  • 43. หลักการ ใช Pivot Table ซึ่งเปนเครื่องมือที่ Microsoft Excel จัดหาไวใหแลว แตทั้งนี้ ตอง ออกแบบเสียกอนวา จะนําขอมูลมาไขวกนอยางไร โดยออกแบบเปนตาราง 2 ทาง เชน นําวันเดือน ั ป มาไขวกับ รายการ ก็จะไดตาราง ดังนี้ รายการ เดินทาง อาหาร อื่นๆ รวม ว/ด/ป 1/1/2550 2/1/2550 3/1/2550 วิธีการ 1. สรางขอมูลรายจายประจําวัน ที่ Sheet1 โดยใหมีหวคอรลัมนแตละคอรลัมน ดังภาพ ทั้งนี้ ั เพื่อนําไปใชเปนขอมูลในการจัดทําตารางสรุป หัวคอรลัมน 2. คลิกภายในบริเวณขอมูล เพือบอก Excel วา บริเวณนี้ จะเปนตารางขอมูล ่
  • 44. 3. ไปที่ Data > PivotTable and PivotChart Report … 4. โปรแกรมจะมีตัวชวย Wizard เพื่อชวยสรางตารางสรุปขอมูล 5. เลือก PivotTable แลวคลิก Next โปรแกรม Excel จะไปกําหนดขอบเขตขอมูลให จะ สังเกตเห็นเสนประรอบ ๆ ขอบเขตขอมูล ถาไมไดนําเมาสไปคลิกในบริเวณขอมูล โปรแกรม จะถามหา แทนทีจะเสนอหนาจอนี้ ่
  • 45. 6. คลิก Next 7. โดยปกติ Excel จะสรางตารางสรุปใน Sheet ใหม แตทานสามารถกําหนดใหแสดงที่ใดก็ ได 8. ใหคลิก Layout… เพื่อตรวจสอบ และกําหนดการสรุปใหเปนไปตามที่ตองการ เมื่อคลิก Layout … จะปรากฎหนาจอ ดังนี้ 9. หนาจอนี้ จะทําใหการสรุปเปนไปตามตองการ ตามที่ออกแบบไว จากหนาจอนี้ จะเห็นวา Excel ไดนําเอาชื่อคอรลัมนมาเตรียมไวใหเพื่อจะไดทาการไขวขอมูลใหไดตามตองการ ํ และบริเวณหัวตารางแมแบบที่จะสรุป มีคําวา COLUMN บริเวณนี้ เราจะนํา รายการ รายจาย มาวางไว สวนอีกทางหนึ่ง คือ ROW จะเปนบริเวณที่เราเอา วัน เดือน ป มา วาง เหมือนกับที่ออกแบบไวกอนแลว สวน DATA ก็คือขอมูลที่จะมากระทํากัน ในที่นี้ของเรา คือ เงิน เพราะเราตองการไขวขอมูลเพื่อใหทราบวา วันทีเ่ ทาไร รายการอะไร จายเงินไป เทาไร
  • 46. 10. ใหลาก มาวาง ที่ ROW 11. ลาก มาวางที่ COLUMN 12. ลาก มาวางที่ DATA ดังภาพ 13. คลิกปุม OK จะกลับมาที่หนาจอเดิม เหมือนขอ 6 14. คลิกปุม Finish โปรแกรม Excel จะสราง Sheet ใหม พรอมทั้งสรางตารางสรุปให ดัง ภาพ
  • 47. การสรางตัวเลือกสําหรับกรอกขอมูลใน Cell สภาพปญหา การพิมพขอมูลซ้ํา ๆ ใน Cell ของ Excel เชน ชื่อแผนก บางครั้งอาจจะมีการพิมพผิดได ถามีการสรางตัวเลือกใหเลือก ก็จะขจัดปญหาการพิมพผิด และทําใหการทํางานรวดเร็ว มากยิ่งขึ้น สมมุติวา เรามีขอมูลที่จะพิมพ ดังนี้ ที่ ชื่อ แผนก 1 มานะ การเงิน 2 วิทยา บุคคล 3 สารภี การเงิน 4 นฤมล การเงิน 5 ไพโรจน ชาง 6 ทองจุล ชาง 7 พิไลวรรณ บุคคล 8 วราวรรณ บุคคล จะเห็นวา ในชองแผนก มีการพิมพแผนกซ้ํา ๆ กัน 3แผนก คือ การเงิน บุคคล และ ชาง ถามีการพิมพผิด จะทําใหการประมวลผลผิดพลาดไปดวย เชน ถาตองการดูรายชื่อ ผูที่ อยูในแผนกชาง ก็จะไมมีรายชื่อของบุคคลผูซึ่งมีการพิมพชือแผนกชางผิดไป เปนตน หลักการ เราสามารถสรางตัวเลือกในแตละ Cell ใหสามารถคลิกเลือกจากตัวเลือกที่กําหนดได โดยการสรางขอความใน Cell ที่จะใชเปนตัวเลือกเสียกอน จากขอมูลในตารางขางตน คือ ชื่อแผนก เราตองพิมพชื่อแผนกไวเสียกอน จากนั้น จึงกําหนดใหเอาไปใชเปน ขอมูลในตัวเลือกของ Cell ที่จะมีการกรอกขอมูลชื่อแผนก วิธีการ 1. พิมพชื่อแผนก ใน Cell ตั้งแต G1 ถึง G3 ดังนี้ 2. พิมพหัวตาราง ดังนี้ A1 พิมพคําวา ที่ B1 พิมพคําวา ชื่อ C1 พิมพคําวา แผนก
  • 48. 3. กําหนดชวงเซลที่จะพิมพแผนก จะเห็นวา จากตัวอยาง เรามีชื่อทั้งหมด 8คน ควรจะอยูใน Cell ที่ C2 ถึง C9 ดังนั้น ใหลากดํา เลือก Cell ตั้งแต C2 ถึง C9 4. กําหนดขอมูลที่จะนํามาทําเปนตัวเลือก โดย ไปที่ Data > Validation… 5. จะเกิดหนาตาง Data Validation 6. ที่แถบ Settings ในชอง Allow: ใหคลิกที่ลูกศร แลวเลือก List
  • 49. 7. ตอไปใหระบุขอมูลที่จะนํามาทําเปนตัวเลือก ซึ่งอยูใน Cell ตั้งแต G1 ถึง G3 ให พิมพขอความในชอง Source วา =$G$1:$G$3 8. ถาหนา Ignore blank มีเครื่องหมายถูก แสดงวา ในชองนี้ สามารถใหมีชองวาง โดยไมเติมอะไรก็ได 9. หนา In-cell dropdown ใหคลิกเครื่องหมายถูกเอาไว จะทําใหตัวเลือกใน Cell ที่เรากําหนดไวแลว 10. เสร็จแลวคลิก OK 11. จากนั้นใหกรอกขอมูลตามปกติ 12. เมื่อนําเมาสมาคลิกที่ชอง C2 จะมีปุมใหเลือกแผนกเกิดขึ้น ดังภาพ 13. ใหคลิกที่ปุมลูกศร เพื่อเลือกแผนกได ตามตองการ 14. เปนอันเสร็จสิ้น การสรางตัวเลือกในชอง Cell
  • 50. การพิมพขอความ หรือ ตัวเลขใน AutoShapes สภาพปญหา บางครั้งเราตองการเนนผลลัพธ โดยใหปรากฎในรูปรางอัตโนมัติ (AutoShapes) ดังภาพ และถามีการเปลี่ยนแปลงขอมูล ก็ใหตัวเลขในรูปรางอัตโนมัติ เปลี่ยนแปลงตาม ดวยโดยอัตโนมัติ หลักการ โดยปกติ เราสามารถเรียกใชรูปรางอัตโนมัติไดจาก เมนูรูปวาด หรือ drawing และสามารถพิมพตัวเลข หรือ ขอความลงไปไดโดยตรง แตถามีการปรับขอมูล ตัวเลข เหลานั้น ก็จะไมปรับตามไปดวย ถาตองการใหตัวเลขปรับเปลี่ยนตาม ตองใชการระบุ ตําแหนงใน cell แทนการพิมพตัวเลขเขาโดยตรง วิธีการ 1. พิมพรายได ในชอง B1 ถึง C3 ดังภาพ 2. ที่ชอง B4 ใหพิมพคําวา รวม และชอง C4 ใหใชสูตรรวมขอมูลตั้งแตชอง C1 ถึง C3 ดังภาพ
  • 51. 3. เลือก AutoShapes… จากเมนู Drawing (ถาไมเห็นเมนู Drawing ใหไปเอามา ไดที่ เมนู View > Toolbars คลิกใหมีเครื่องหมายถูกหนา Drawing) 4. วาดภาพ AutoShape ที่เลือก บริเวณที่ตองการ ดังภาพ 5. ที่ชองสูตร พิมพ ระบุ Cell ที่ตองการนําขอมูลมาแสดง ในตัวอยางคือ C4 เพราะ เปนผลรวมของ ทั้ง 3 เดือน 6. กดแปน Enter จะเห็นตัวเลขปรากฎในกรอบ AutoShape ดังภาพ
  • 52. 7. ตกแตง AutoShape โดยคลิกขวา เลือก Format AutoShape… 8. และเปลี่ยนสี เปลี่ยนขนาดตัวอักษร พรอมทั้งจัดกลาง โดยการเลือกตั้งคาบน แถบ ตาง ๆ ดังภาพ 9. จนไดภาพดังตัวอยางขางตน
  • 53. การกําหนดใหพิมพเฉพาะตัวเลขที่ตองการใน Cell สภาพปญหา ในการกรอกขอมูลตัวเลขที่ทราบลวงหนาวา จะมีคาอยูตั้งแตเทาไรถึงเทาไร บางครั้ง การกรอกขอมูลอาจจะกรอกผิดพลาดไปได คือกรอกตัวเลขซึ่งอยูนอกขอบเขต ในกรณี นี้ เราสามารถให Excel ตรวจสอบเบื้องตนไดวา ตัวเลขที่พิมพไปนั้น อยูในชวงที่ ตองการหรือไม ถาไมอยู ก็ใหแสดงขอผิดพลาดขึ้นมาได สมมติวา ในการกรอกขอมูลจากแบบสอบถามความคิดเห็น จะมีตัวเลขใหเลือก 1-5 เรา จะให Excel ชวยตรวจสอบเบื้องตน หากมีการพิมพตัวเลขที่ ไมอยูในชวง 1-5 หลักการ เราจะใช validation ของ Excel เพื่อให Excel ตรวจสิ่งที่พิมพ ถาไมอยูในชวง 1-5 ก็ให แจงใหทราบเพื่อใหแกไขใหถูกตองเสียกอน วิธีการ 1. เปด Sheet งานใหม 2. ลากดํา หรือ hi-light บริเวณที่จะกรอกขอมูล ในภาพ คือ C3 3. ไปที่ Data > Validation … 4. จะเกิดกลองโตตอบ ใหเลือกแถบ Setting ในสวน allow: ใหคลิกเพื่อคลี่ combo Box ออก ดังภาพ
  • 54. 5. เลือก Whole number เพราะตองการใหกรอกเปนเลขจํานวนเต็ม ถาตองการให กรอกเปนรูปแบบอื่น ใหเลือกตามตองการ เชน ทศนิยม เลือก Decimal เปนตน 6. Excel ทราบวาจะเลือกเปนเลขจํานวนเต็ม ดังนั้น จะมีตัวเลือกเกิดขึ้น ใหระบุชวง ในสวน Data: ใหเลือก Between เพราะตองการระบุชวงของขอมูลที่ตองการ ถาตองการระบุ เปนตัวเลขขั้นต่ํา ก็สามารถทําได โดยคลี่ Combo Box ในสวน ของ Data: แลวเลือกตามตองการ 7. ในที่นี้ เราตองการระบุตัวเลขที่จะกรอก คือ ระหวาง 1-5 ดังนั้น ในชอง Minimum ใหกรอก 1 และชอง Maximum ใหกรอก 5
  • 55. 8. ตอไปเราจะกําหนดขอความแจงใหทราบ ถามีการพิมพผิดไปจากเงื่อนไขที่ กําหนด ใหคลิกที่แถบ 9. กําหนดขอความที่ตองการใหแสดงเมื่อมีการพิมพผิดไปจากเงื่อนไขที่กําหนด 10. เสร็จแลวกดปุม OK 11. เมื่อพิมพตัวเลข ที่ไมไดอยูในเงื่อนไขที่กําหนด และกดปุม Enter เพื่อไปยัง Cell ตอไป จะเกิดขอความเตือน ดังภาพ
  • 56. 12. ถาตองการให กรองมากกวา 1 ชอง เมื่อกําหนดตามขั้นตอนที่ 1-11 เสร็จ เรียบรอยแลว ใหลากเพื่อคัดลอก ลงมาตามจํานวน Cell ที่ตองการ
  • 57. การเปลี่ยนสีตัวอักษร ตามเงื่อนไขที่กําหนด สภาพปญหา บางครั้งเราตองการแสดงขอมูลบางตัวใหแตกตางไปจากขอมูลอื่น ๆ เชน ถาตัวเลขต่ํา กวาเปาหมาย ใหตัวอักษรที่ปรากฎเปนสีแดง หรือ ถาสูงกวาเปาหมายใหเปนสีน้ําเงิน หรือเปนการจัดกลุม ถาใครอยูในกลุม A ใชสีหนึ่ง กลุม B ใชอีกสีหนึ่ง เปนตน ซึ่งวิธีการ นี้ สามารถนําไปประยุกตไดในหลายลักษณะ ถาหากเราทําเองโดยการดูวาอายุใน Cell ใด มีคานอยกวา 20 ก็เปลี่ยนสีเปนสีแดง ทํา อยางนี้ทุก Cell ก็จะตองใชเวลามาก ยิ่งถามีขอมูลมาก ก็ยิ่งใชเวลามากขึ้น นอกจากนี้ ยังอาจมีขอผิดพลาดไดงาย เชน มองไมเห็นหรือขามบางคนไป ทางที่ดี ควรให โปรแกรม Excel หาใหดีกวา เมื่อพิมพขอมูล จะเปลี่ยนสีทันที สมมติวา มีรายชื่อสมาชิก และอายุ ดังนี้ เราตองการใหคาที่นอยกวา 20 เปนตัวสีแดง ดังนี้
  • 58. หลักการ ให Excel ตราวจดูคาในคอรลัมที่กําหนด แลวพิจารณาวา อยูในเกณฑที่กําหนดหรือไม ถาเปนไปตามเกณฑ ก็ใหเปลี่ยนรูปแบบของ Cell ตามที่กําหนด ทั้งหมดนี้ใช เมนู Conditional Formating… หรือเปนการกําหนดรูปแบบ อยางมีเงื่อนไข วิธีการ 1. พิมพขอมูล ดังนี้ 2. ลากดํา หรือ high-light บริเวณขอมูลที่ตองการจัดรูปแบบ ในตัวอยางนี้คือ B2 ถึง B11 หรือ B2:B11 3. ไปที่ เมนู Format > Conditional Formating… 4. จะเกิดกลองโตตอบ ใหเลือกดังภาพ 5. ถาตองการกําหนดเงื่อนไขอื่น ๆ ใหคลิกเลือก และสามารถพิมพตัวเลข ในชอง ถัดไปไดเลข หรือ จะไปคลิกเลือกเอาจากใน Sheet ก็ได โดยคลิกที่ เพื่อ ไปคลิกเลือกขอมูลบน Sheet 6. เสร็จแลวไปคลิกปุม Format ดังภาพ เพื่อกําหนดวา ถาเปนไปตามเงื่อนไข จะ จัดรูปแบบอยางไร 7. ที่แถบ Font ใหเลือกเปลี่ยนลักษณะอักษร เปน หนา หรือ Bold และ สีตัวอักษร ใหเลือกสีแดง 8. คลิกปุม จะใหพิมพแถวตามแนวตั้งซ้ํา เมื่อขึ้นหนาใหม (Columns to repeat at left) ในกรณีที่เรามีรายการ ซ้ํา ๆ กัน ในตัวอยางนี้ เราจะใช Rows to repeat at top ดังภาพ
  • 59. 9. คลิก OK 10. คลิก Cell อื่นใด นอกขอบเขตขอมูลที่ทําไว จะไดตัวหนังสือสีเแดง ที่เปนไป ตามเงื่อนไขที่กําหนด
  • 60. การสรางหนาจอ ยินดีตอนรับ ใน Excel สภาพปญหา/ความตองการ ถาเราใช Excel สรางฟอรมกรอกขอมูลบางอยาง เชน ฟอรมคิดเกรด คิดคะแนน หรือ รายงานขอมูลใด ๆ ที่ใหคนอื่นสามารถนําไปใชไดทันที และเราตองการสรางหนาจอ ยินดีตอนรับ หนาจอนี้จะปรากฎทุกครั้งกอนใชงาน บนหนาจอยินดีตอนรบอาจจะมีตรา ของหนวยงาน มีชื่อหนวยงาน มีชื่อผูพฒนา เปนตน หนาจอนี้จะปรากฎสักครู แลวก็จะ ั หายไป หนาจอยินดีตอนรับในลักษณะนี้ เราเรียกวาเปน Splash Screen หลักการ 1. สรางแบบฟอรม ยินดีตอนรับ ที่แบบฟอรมเขียนโคดตั้งเวลาที่จะใหแสดงหนาจอ ยินดีตอนรับเปนเวลากี่วินาที จากนั้นจึงปดแบบฟอรม 2. ที่ workbook เขียนโคดใหแสดงแบบฟอรม ยินดีตอนรับ  วิธีการ การสรางแบบฟอรม ยินดีตอนรับ  1. เปดโปรแกรม Excel 2. ไปที่ Tools > Macro > Visual Basic Editor 3. จะเกิดหนาตางสําหรับเขียนโปรแกรม ใหเลือก Insert > UserForm เพื่อสราง ฟอรมใหม สําหรับเปน Splash Screen 4. ฟอรมที่เราสรางขึ้นใหมนี้ โปรแกรมจะตั้งชื่อใหวาเปน UserForm1 เราสามารถ เปลี่ยนชื่อไดตามตองการ แตตอนนี้ขอใหใชชื่อนี้ไวกอน 5. สังเกตจะเห็นกลองเครื่องมือ (Toolbox) ใหเลือก label หรือ ปายขอความ ดัง ภาพ (ถาไมเห็นกลองเครื่องมือ ใหไปที่ View > Toolbox) การเขียนขอความ บนฟอรม จะพิมพโดยตรงไมได ตองเขียนบน label
  • 61. 6. มาที่ฟอรมทีสรางขึ้น แลวคลิกเมาสลาก เปนรูปสี่เหลี่ยมสําหรับเขียนขอความ ่ 7. คลิกในกรอบสี่เหลี่ยมและพิมพคําวา ยินดีตอนรับ ดังภาพ การเขียนโคดบนฟอรมที่สรางขึ้น 1. ดับเบิ้ลคลิกบริเวณใด ๆ บนฟอรม (แตตองไมอยูในบริเวณที่เขียนขอความ ยินดี ตอนรับ หรือ label ที่สรางขึ้น) จะเกิดหนาตางสําหรับเขียนโคด ใหเลือก Initialize ดังภาพ 2. จะเกิดบริเวณสําหรับเขียนโคด เมื่อฟอรมที่ถูกเริ่มตน 3. ใหเขียนโคดเพิ่มเติม ในระหวาง Private Sub และ End Sub ดังภาพขางลาง 4. ขอความขางบน เปนการตรวจสอบเวลา เมื่อครบตามกําหนด ใหไปเรียกใชงาน Sub procedure ชื่อ KillForm 5. เราจะสรางโมดูลใหม และเขียนโคดใน KillForm
  • 62. 6. ไปที่ Insert > Module 7. จะเกิดหนาจอสําหรับพิมพโคด ใหพิมพใหเหมือน ดังภาพ 8. คําสั่ง Unload เปนการบอกใหลบแบบฟอรม ที่เราสรางขึ้น ซึงมีชื่อวา ่ UserForm1 การเรียกใชฟอรมเมื่อเปด Workbook 1. ตอไป เราจะเขียนโคดที่ Workbook 2. ใหปดหนาจอ Visual Basic Editor โดยคลิกที่ปุม เพื่อกลับมาหนา Sheet ของ Excel 3. คลิกขวาที่ไอคอนของ Excel ที่ติดกับ เมนูไฟล (File) แลวเลือก View Code ดัง ภาพ 4. จะกลับมาที่หนาจอสําหรับเขียนโคด
  • 63. 5. ใหพิมพโคด ดังภาพ 6. เปนอันเสร็จการทําหนาจอ ยินดีตอนรับ 7. ใหบันทึกไฟล เพื่อจัดเก็บ 8. ครั้งตอไปเมื่อเปดไฟลนี้ จะเห็นมีหนาจอยินดีตอนรับเกิดขึ้น 9. จะปรากฎเพียงครูเดียวแลวจะหายไป 10. เนื่องจากมีการใช Macro โปรแกรม Excel อาจจะเตือนวาไมปลอดภัย ถาทาน ตองการไมใหมีคําเตือน ใหไปตั้งระดับความปลอดภัย เปน ระดับกลาง หรือ ต่ํา โดยไปที่ Tools > Options … แลวเลือกแถบ Security 11. คลิกปุม Macro Security … 12. เลือกตั้งคาระดับปานกลาง ดังภาพ
  • 64. การรวมยอย ประจําวัน สภาพปญหา ในการจัดทําบัญชีประจําวัน จะตองมีการรวมยอยประจําวันวา ในแตละวันมีรายได หรือ คาใชจาย เทาไร เราสามารถให Excel คํานวนการรวมยอยประจําวันใหเราได ไมตอง รวมเอง ในตัวอยางนี้จะเปนการรวมยอดขายประจําวัน แตสามารถนําไปประยุกตใชไดกับ อยาง อื่น ๆ อีกมาก หลักการ จัดทําขอมูลใหอยูในรูปตาราง จากนั้นใหหา Subtotal ของชองที่ตองการ วิธีการ 1. พิมพรายรายการดังภาพ 2. 3. จะเห็นวา ในรายการจัดรูปแบบในลักษณะตาราง โดยมีหัวตารางคือ ที่ ว/ด/ป รายการ และ ราคา และมีขอมูล ตั้งแต A4 ถึง D10 ถาจัดขอมูลในลักษณะนี้ เมื่อ เรียกใช Subtotal โปรแกรม Excel จะทราบไดเองวา จะนําขอมูลชวงไหนมาคิด คํานวน 4. ใหคลิก Cell ใด Cell หนึ่ง แลวไปที่ Data > Subtotals …
  • 65. 5. จะเห็นวามีหนาจอตัวเลือกเกี่ยวกับ Subtotal เกิดขึ้น พรอมกันนั้น บริเวณขอมูล ที่จะนํามาคิดคํานวน ก็จะมีมีแถบเลือกครอบคลุมทั้งหมด 6. ใหกําหนดคาในหนาจอตัวเลือกของ Subtotal รวมตามอะไร รวมแบบใด รวมคอรลัมนอะไร รวมตามอะไร จะใหรวมตามคอรลัมนอะไร เชน รวมตามวัน หรือรวมตาม ชนิดของสินคา เปนตน ใหคลิกเลือกตามตองการ รวมแบบใด เชน ใหนํามารวมกัน (sum) หรือใหนับจํานวนวามีเทาไร (count) หรือหาคาเฉลี่ย (average) เปนตน สวนใหญถา เปนการรวมยอยมักจะใช รวม รวมคอรลัมนอะไร คาที่จะนํามารวมกัน ในที่นี้เราตองการทราบวา ในแตละวัน ขายไดเทาไร จึงรวมในชองจํานวนเงิน 7. เลือกรายการดังภาพ แลวคลิก OK 8. Excel จะคํานวนใหดังนี้
  • 66. 9. เราสามารถเลือกดูรายการในลักษณะตาง ๆ ได โดยการคลิกเลือกดู เชน ดู เฉพาะยอดรวมใหญทั้งหมด คลิกที่ 1 10. ถาไมตองการดูรายละเอียดของ ยอดอะไร ใหคลิกเครื่องหมายลบ เพื่อปดไมดู รายการของยอดนั้น ๆ เชน ไมตองการดูรายละเอียดของวันที่ 1 ใหคลิก ดังนี้ 11. จะแสดงผล ดังนี้ (จะเห็นวาบางรายการถูกซอนอยู จาก 1,2,3,แลวไป 7,8,9) 12. ถาตองการดูเหมือนเดิม ใหคลิกเครื่องหมาย +
  • 67. การขึ้นบรรทัดใหมใน cell สภาพปญหา บางครั้งเราตองการพิมพขอความใน cell โดยใหมีการขึ้นบรรทัดใหม แตเมื่อกด Enter จะทําใหเลื่อนไปยัง cell อื่น ทําใหไมสามารถพิมพหลายบรรทัดได สมมติวา ตองการพิมพขอมูล ดังนี้  จะเห็นวา ในชองวัตถุประสงค มีหลายขอ และอยูใน cell เดียวกัน นอกจากนี้ ในขอ 1 ซึ่งมีความยาวเกินกวา 1 บรรทัด เมื่อขึ้นบรรทัดที่ 2 จะมีการยอหนาเขาไปเพื่อใหดูงาย และสวยงาม หลักการ การขึ้นบรรทัดใหมใน Cell ใหกําหนดรูปแบบของ Cell เปน Wrap Text และเมื่อตอง การขึ้นบรรทัดใหม ใหกดปุม Alt คางไว แลวกดปุม Enter วิธีการ 1. พิมพหัวตาราง ชอง A2 พิมพคําวา ที่ ชอง B2 พิมพคําวา วัตถุประสงค และชอง C2 พิมพคําวา งบประมาณ พรอมทั้งขยายความกวางของ cell เพื่อใหเหมาะกับ ขอมูลที่จะพิมพ 2. กําหนดรูปแบบของ cell ที่จะพิมพขอมูล โดยลากดําบริเวณที่จะพิมพขอมูล แลว ไปที่ Format > Cell … 3. จะเปดหนาจอใหตั้งคารูปแบบของ Cell ใหเลือก ที่แถบ Alignment ใหตั้งคา Vertical (แนวตั้ง) เปน top และ คลิกเครื่องหมายถูกหนา กลอง Wrap Text ดัง ภาพ
  • 68. 4. พิมพเลขที่โครงการและชื่อโครงการ 5. ในชอง วัตถุประสงค พิมพวัตถุประสงคขอ 1. เมื่อพิมพถึงความกวางของ cell แลวใหกดปุม Alt คางไว แลวกด Enter เพื่อขึ้นบรรทัดใหม พรอมทั้งเคาะ space bar เพื่อยอหนาใหตรง ดังภาพ 6. และพิมพขอความตอไปจนเสร็จ 7. ถาตองการขึ้นบรรทัดใหม ใหกดปุม Alt คางไว แลวกดปุม Enter
  • 69. การคัดลอกรูปแบบ cell ไปยัง cell อื่น สภาพปญหา การกําหนดรูปแบบใน cell เชน ตัวอักษร ขนาด สีตัวอักษร เปนตน และเราตองการ คัดลอกรูปแบบนี้ไปยัง cell อื่น ๆ เพือจะไดไมตองเสียเวลาไปกําหนดรูปแบบใหม ่ สมมติวา ตองการพิมพขอความในชอง B2 โดยใหมีรูปแบบเหมือนกับที่กําหนดไวแลว  ในชอง A1 จะเห็นวา ในชอง A1 มีการกําหนดรูปแบบ ใหมีสีพื้นเปนสีฟา ตัวหนังสือใช AngsanaUPC ขนาด 18 ตัวหนา จัดกึงกลาง พรอมทั้งเรียงตามแนวตั้ง หลักการ ใช Format Painter เพื่อคัดลอกเฉพาะรูปแบบของ Cell แตจะไมคัดลอกขอมูลใน Cell นั้น ๆ วิธีการ 1. ในชอง A1 พิมพคําวา ศนก พรอมทั้งจัดรูปแบบ ตามตองการ (พิมพขอความ  แลว ไปที่ Format > Cells … แลวตั้งคาตามตองการในแถบ Alignment, Font, Pattern) 2. คลิกที่ชอง A1 เพื่อเปนการระบุวา ตองการคัดลอก cell นี้ 3. คลิกเครื่องมือรูปแปรง หรือ Format Painter บนแถบเครื่องมือ
  • 70. 4. จะเห็นวา ชอง A1 จะเกิดเสนประลอมรอบ และ เคอรเซอรจะเปลี่ยนเปนดังภาพ 5. นําเคอรเซอรไปวางที่ชอง B2 แลว คลิก ชอง B2 จะมีรูปแบบเหมือน A1 ดังนี้ 6. เมื่อพิมพขอความในชอง B2 จะมีรูปแบบเหมือน A1 ทุกประการ ดังภาพ
  • 71. การพิมพขอมูลไมใหซ้ํากัน สภาพปญหา บางครั้งเราตองการพิมพขอมูลในคอรลัมน ไมใหซ้ํากับขอมูลที่มีอยูแลว เชน การพิมพ เลขประจําตัวของนักเรียนแตละคน โดยไมใหซ้ํากัน ในตัวอยางนี้ จะพิมพคอรลัมน D ไมใหมีขอมูลซ้ํากัน หลักการ ใชสูตรตรวจสอบการพิมพ ถาซ้ํากันใหแจงใหทราบ วิธีการ 1. พิมพเลขที่ ลงในชอง D1 2. คลิกเลือกคอรลัมน D ทั้งคอรลัมน โดยนํา เคอรเซอรไปวางที่แถบตัวอักษรชื่อ คอรลัมน แลวคลิก 3. ไปที่เมนู Data > Validation 4. จะเปดหนาตางโตตอบ ใหตั้งคาตาง ๆ ในชอง Allow: ใหเลือก Custom ดังภาพ 5. ในนชอง Formula ใหพิมพสูตร =MATCH(D1,$D:$D,0)=ROW(D1)
  • 72. 6. คลิกแถบ Error Alert เพื่อพิมพขอความแจงใหทราบ เมื่อมีการพิมพขอมูลซ้ํา 7. คลิกปุม OK 8. ใหทดสอบพิมพขอมูลซ้ํา จะมีหนาจอบอก ดังนี้
  • 73. การเพิ่มโบนัส สภาพปญหา สมมติวาบริษัทมีพนักงานขายหลายคน บริษัทใหเปอรเซ็นตแกผูขาย รอยละ 5 ของ ยอดขายที่ขายได แตทางบริษัทตองการใหขวัญและกําลังใจสําหรับผูที่ทํายอดขายได เกินเปาหมายที่กําหนด ดังนั้นจึงจะเพิ่มเงินพิเศษใหอีก 5,000 บาท เราจะให Excel คํานวนเงินใหอยางไร สมมติวา เปาหมายยอดขายของเดือนนี้ คือ 20,000 บาท ใครที่ทํายอดไดเกินเปาหมาย จะไดเงินเพิ่มอีก 5,000 บาท จากเปอรเซนที่ขายได ขอมูลขางลางนี้ คือผลงานของ Sales แตละคน หลักการ เราจะกําหนดเงื่อนไขโดยใช IF โดยกําหนดเงื่อนไขวา ถายอดขาย มากกกวา หรือ เทากับ 20,000 จะเพิ่มเงินใหอีก 5,000 บาท วิธีการ 1. เปด แผนงานใหม พิมพขอมูลตามรายการ ขางตน 2. คลิกที่ชอง E2 และพิมพ ที่ Formula bar =IF(C2>=20000,D2+5000,D2) ดังภาพ
  • 74. 3. จากนั้นใหคัดลอกสูตร ไปยัง E3 – E7 โดยการลากที่ปุมมุมลางดานขวาของ E2 ดังภาพ 4. เมื่อปลอยเมาส Excel จะคํานวนให ตามเงื่อนไขที่ตองการ
  • 75. การไมใช AutoComplete ใน Excel สภาพปญหา โปรแกรม Excel มีการเติมคําใหโดยอัตโนมัติ หรือ AutoComplete เพื่อชวยอํานวย ความสะดวก เชน เคยพิมพชื่อ สมศักดิ์ ที่ B1 ที่ B2 จะพิมพสมทรง พอพิมพตัว ส ที่ B2 โปรแกรม excel จะนําชื่อ สมศักดิ์ มาพิมพใหเสร็จ ดังตัวอยาง บางครั้งเราไมตองการลักษณะนี้ ไมตองการใหมี AutoComplete จะเอาออกอยางไร  หลักการ ไปกําหนดคาตัวเลือก หรือ Options ไมใหแสดงคุณสมบัตินี้ วิธีการ 1. ไปที่เมนู Tools > Options(ตัวเลือก) แลวเลือก Edit หรือ แกไข 2. คลิกเครื่องหมายถูก หนา Enable AutoComplete ออกเพื่อไมใหทํางาน
  • 76. 3. เสร็จแลวกดปุม OK 4. ตอไป AutoComplete จะไมทํางาน ถาตองการใหทํางาน ก็กลับมาที่เดิม และ คลิกเครื่องหมายถูก หนาคําวา Enable AutoComplete
  • 77. สรุปรวมฟงกชั่นของ Excel ที่เว็บบอรดของ http://www.tlcthai.com ผมเห็นรวมฟงกชั่นตาง ๆ ของ Excel เปน ภาษาไทยเอาไว ก็เลยขอนุญาตเอามาเผยแพรกับกลุมสมาชิกของเรานะครับ AVERAGE ใชหาคาเฉลี่ยของกลุมขอมูลทีเปนตัวเลข่ COUNT ใชในการนับจํานวนที่ระบุ DATE ชวยกรอกขอมูลที่เปนวันที่และสามารถนําไปคํานวณระยะเวลา IF ใชทดสอบเงื่อนไข LARGE หาคาตัวเลขสูงสุดในกลุมของขอมูล โดยระบุชวงทีตองการ ่ MAX หาคาทีสูงสุดในกลุมของตัวเลข ่ MIN หาคาที่ตาสุดในกลุมของตัวเลข ่ํ ROUND ปดเศษจุดทศนิยมตามหลักคณิตศาสตร SUM หาคาผลรวมของตัวเลข VLOOKUP ชวยคนหาและแสดงขอมูลจากตารางที่กําหนด DATE ชวยเก็บขอมูลวันที่ และจะเปลี่ยนใหเปนเลขจํานวนหนึ่งเพือนําไปใช ่ คํานวณหาระยะเวลา DATEVALUE เปลี่ยนขอมูล เดือน วันที่ ป ทีเขียนเปนตัวอักษรใหเปนเลขจํานวนหนึ่งเพื่อ ่ นําไปใชคานวณหาระยะเวลา ํ DAYS 365 คํานวณระยะเวลาเปนจํานวนวน โดยถือตามหลักของปทางธรุกิจคือ 1 ป มี 365 วัน NOW ใหผลเปนวันทีและเวลาที่มีอยูในเครื่องคอมพิวเตอร โดยรวมกันออกมาเปนเลข ่  จํานวนหนึ่ง TIME ใหผลเปนตัวเลขจํานวนหนึ่งจากขอมูลชั่วโมง นาที และวินาที ที่กําหนดให TIME VALUE ใหผลเปนตัวเลจที่จานวนหนึ่งจากขอมูลชั่วโมง นาที และวินาที ซึ่งเขียนในเชิง ํ ตัวอักษร TODAY ใหวันที่เปนตัวเลขจํานวนหนึ่ง ตามที่ไดมาจากเครื่องคอมพิวเตอร DAY แยกขอมูลสวนที่เปนวันที่ออกมาจากขอมูล วันที, เดือน, ป ่ HOUR บอกเวลาเฉพาะสวนที่เปนชั่วโมง MINUTE บอกเวลาเฉพาะสวนที่เปนนาที MONTH แยกขอมูลสวนที่เปนวันที่ออกมาจากขอมูล วันที, เดือน, ป ผลออกมาจะไดตัว ่ เลขที่นําไปคํานวณไดดวย SECOND แยกขอมูลสวนที่เปนวินาทีออกมา จากเวลาที่กําหนด WEEKDAY ใหผลลัพธวาเปนวันอะไร จากขอมูลวันที่ เดือน ป YEAR ใหผลลัพธวาตรงกับป ค.ศ. อะไร จากขอมูลวันที่ เดือน ป หรือตัวเลขจํานวน หนึ่ง ABS หาคาสัมบูรณของตัวเลข (Absolute Value) ตัวเลขที่ไมมีการติดลบ SCOS หาคา Arc Cosine คือ สวนกลับของคา Cosine ตามหลักของตรีโกณมิติ ACOSH หาคาสวนกลับของ Hyperbolic Cosine ASIN หาคา Arc Sine ASINH หาคาสวนกลับของ Hyperbolic Sine ATAN หาคา Arc Tangent ATAN2 หาคาความลาดเอียง (Slope) ของเสนตรงทีลากมาจากจุดพิกัด (แบบ รูป ่ กราฟ) มายังจุดกําเนิด (Origin) คือ จุดตัดเสนแกน X,Y ATANH หาคาสวนกลับของ Hyperbolic Tangent BASE แปลงหาคาตัวเลขฐานสิบใหเปนฐานอื่นทีตองการ่ CEILING ปดคาใหเปนเลขจํานวนเต็ม ซึงมีคาใกลเคียงกับเลขที่กําหนดใหมากทีสุด โดย ่ ่ ปดคาตัวเลขเปนบวกขึ้น และปดลงหากเปนลบ COMBIN คํานวณหาจํานวนวิธีการจัดกลุม (Combination) ตามหลักคณิตศาสตร  COS หาคา Cosine ตามหลักของตรีโกณมิติ COSH หาคา Hyperbolic Cosine EVEN ปดคาใหเปนเลขจํานวนเต็มรูปแบบเลขคู ซึ่งมีคาใกลเคียงกับเลขที่กําหนดให มากทีสุด โดยปดขึ้นสําหรับคาบวดและปดลงสําหรับคาลบ ่ EXP หาคา Exponential FACT หาคา Factorial
  • 78. FACTDOUBLE หาคา Factorial แตเปนการลดคาของตัวคูณลงทีละ 2 FLOOR ปดคาใหเปนเลขจํานวนเต็มรูป ซึ่งมีคาใกลเคียงกับเลขที่กําหนดใหมากทีสด ่ ุ โดยปดขึ้นสําหรับคาลบและปดลงสําหรับคาบวก GCD หาคาตัวคูณรวมนอย (ค.ร.น.) ของกลุมเลขจํานวนหนึ่ง INT ปดเศษทศนิยมทิ้งเหลือไวแตเลขหนาจุดทศนิยมเทานั้น LCM หาคาตัวคูณรวมมาก (ค.ร.ม.) ของกลุมเลขจํานวนหนึ่ง LN หาคาของ Natural Logarithm จากตัวเลขที่กําหนดให LOG หาคา Logarithm ของตัวเลขจากฐาน (Base) ที่กําหนดให LOG10 หาคา Logarithm ของตัวเลขจากฐาน 10 MDETERM หาคา Determinant ของ Matrix ซึ่งมีจํานวนแถวและจํานวนคอลัมนเทากัน (Square Matrix) MNVERSE หาคา Inverse ของ Matrix ซึ่งมีจํานวนแถวและจํานวนคอลัมนเทากัน MMULT หาผลคูณของ Matrix สองชุด MOD หาคา Modulo คือ เศษที่ไดจากการหารของตัวเลขสองจํานวน และจะให เครื่องหมายเดียวกันของตัวหาร MULTINOMIAL หาอัตราสวนระหวาง ผลบวก Factorial กับผลคูณ Factorial ของ จํานวนหนึ่ง ที่กําหนดให ODD ปดคาใหเปนเลขจํานวนเต็มแบบเลขคี่ ซึ่งมีคาใกลเคียงกับเลขที่กําหนดใหมาก ที่สด โดยปดขึนสําหรับคาบวกและปดลงสําหรับคาลบ ุ ้ PI ใหคาคงที่ของ P1 คือ 3.141592 (โดยประมาณ) PRODUCT หาผลคูณของตัวเลขจํานวนหนึ่งที่กําหนดให QUOTIENT หาคาที่ไดจากการหารของตัวเลขสองจํานวน โดยปดเศษทิงทั้งหมด ้ RAND ใหคาตัวเลขแบบสุม ๆ ซึ่งจะมีคาระหวาง 0-0.9999 RANDBETWEEN ใหคาตัวเลขแบบสุม ๆ โดยสามารถกําหนดชองของตัวเลขที่ตองการ ROUND ปดเศษทศนิยมใหมีจํานวนหลักเทาทีตองการ โดยพิจารณาตามหลัง ่ คณิตศาสตร ถาเกิน 5 ปดขึ้น ต่ํากวา 5 ปดทิง ้ SERIESSUM หาคาผลรวมของเลขอนุกรมชุดหนึ่ง SIGN แทนความหมายของคาตัวเลขที่กําหนดใหดวย 1 หรือ 0 ดังนี้*ถาตัวเลขที่ กําหนดใหมีคาเปนบวก จะไดเลข 1*ถาตัวเลขที่กําหนดใหมคาเปนศูนย จะได ี เลข 0*ถาตัวเลขที่กําหนดใหมคาติดลบ จะไดเลข –1 ี SIN หาคา Sine ตามหลักของตรีโกณมิติ SINH หาคา Hyperbolic Sine SQRT หาคารากทีสองของตัวเลขทีกําหนดให ่ ่ SUM หาคาผลรวมของตัวเลขจํานวนหนึ่ง SUMPRODUCT หาคาผลรวมระหวางผลคูณของตัวเลขหลายกลุม SUMSQ หาคาผลรวมของตัวเลขยกกําลัง SUMX2MY2 หาคาผลรวมของตัวเลขยกกําลังสอง 2 จํานวนลบกัน SUMX2PY2 หาคาผลรวมของตัวเลขยกกําลังสอง 2 จํานวนบวกกัน SUMXMY2 หาคาผลรวมของผลตางยกกําลังสอง 2 จํานวน TAN หาคา Tangent ตามหลักตรีโกณมิติ TANH หาคา Hyperbolic Tangent TRUNC ปดเศษทศนิยมใหมีจํานวนหลักเทาทีตองการ โดยไมมีการพิจารณาใด ๆ ่