Your SlideShare is downloading. ×
การพิมพหัวตารางอัตโนมัติ

สภาพปญหา

บางครั้งขอมูลในตารางของ Excel มีความยาวหลายหนา เชน รายชื่อผูเขารวมประชุม
เปนต...
4. ในแถบ Sheet ในสวน Print titles คือสวนที่จะสั่งใหพิมพหัวตาราง ซึ่งสามารถ
   เลือกไดวา จะใหพิมพสวนหัว เมื่อขึ้นห...
11. เมื่อคลิกหนาถัดไป จะเห็นวา มีหัวตารางเกิดขึ้นโดยอัตโนมัติ




12. กดปุม Close หรือ ปด เพือกลับหนา Excel ตามเดิม
 ...
การปดเศษ จํานวนสตางค
จํานวนสตางค ควรมีเศษสตางค เปน 25 50 หรือ 75 สตางค เพราะเรามีเหรียญพอจะหามาได ถามี
เศษเปนอยา...
3. กดปุม Enter จะเห็นวา ตัวเลขในชอง B3 คือตัวเลขที่ไดจากการปดเศษ ใหมีคาเปนเศษสตางค
ตามที่กําหนด ดังภาพ




กิจกรร...
การเลื่อนกรอบของ cell ไปในทิศทางที่ตองการ เมื่อกดปุม Enter

ในการกรอกขอมูลของ Excel เมื่อกดปุม Enter โดยปกติ กรอบของCe...
การคัดลอกสูตรไปยัง cell ตาง ๆ โดยไมมีการเปลี่ยนแปลง

สมมติวาตองการคัดลอกสูตร ที่ B2 ไปยัง B3 โดยใหสูตรใน B3 มีคาเปน...
3. ลากดําที่ C3 และกด F4




4. คลิกเครื่องหมายถูก หรือ กด Enter




5. High light และเสนกรอบแสดงความสัมพันธตาง ๆ จะหาย...
วิธีที่ 2 ที่งายกวา
           1. ลากดําที่สูตร




        2. ไปที่ Edit > Copy หรือ คลิกที่       บนแถบเมนู เพื่อคัดลอ...
การคัดลอก หรือ Copy ขอมูลไปยังหลาย ๆ cell

เมื่อตองการคัดลอกขอมูลจาก Cell ใด Cell หนึ่ง ไปยัง Cell ที่อยูดานลาง หรือ...
ถาตองการคัดลอกขอมูล ไปไวทางขวามือ

   1. คลิกเลือกตั้งแต B1 ไปจนถึง F1




   2. กดปุม Control คางไว แลวกดปุม R
...
การคัดลอกขอความเพียงอยางเดียว
ในโปรแกรม Excel เมื่อมีการคัดลอก หรือ Copy ขอความใน Cell ใด Cell หนึ่ง จะคัดลอกสิ่งที่อยู...
5. ใหเลือกที่ Value คือกําหนดใหเอามาเฉพาะคาเทานั้น รูปแบบ หรือ format ไมตองการ
6. กด OK จะไดเฉพาะขอมูลเทานั้น ดัง...
การแกไขสูตร โดยไมตองไปคลิกที่ formula bar

คนสวนใหญที่ใช Excel เมื่อตองการแกไขสูตร จะตองคลิกที่ Cell ขอมูลกอน แ...
4. ถาถูกตองแลว ใหกด Enter




        Excel ทําการประมวลผล และนําผลที่ไดมาใสไวตามตองการ
5. แตถาตองการยกเลิก ให...
การหาผลรวมจากตาราง แนวนอนและแนวตั้ง

บางครั้ง เรามีขอมูลทั้งแนวนอนและแนวตั้ง และตองการหาผลรวมทั้งแนวนอน และแนวตั้ง
ตลอดจ...
2. คลิกรูป   บนแถบเครื่องมือ จะปรากฏผลรวมใหเห็นทันที
การหาผลรวมแบบมีเงื่อนไข

การหาผลรวมแบบมีเงื่อนไข เราใชฟงกชั่น SUMIF ซึ่งมีรูปแบบการใช ดังนี้
                 SUMIF(ra...
3. กด Enter จะไดผลรวมเทากับ 500 ที่ชอง B8 ตามที่กําหนด




2. ใหเปรียบเทียบขอมูลกับเงือนไขที่กําหนด
                 ...
3. คลิกที่ชอง B8 เพื่อกําหนดตําแหนงที่จะเปนผลรวมของราคารองเทาทั้งหมด
4. ที่ formula bar พิมพสูตร ดังนี้




5. กดปุม...
เงื่อนไขและเครื่องหมายการเปรียบเทียบทางคณิตศาสตร

ในการกําหนดเงื่อนไข นอกจากจะกําหนดใหเหมือนแบบ หรือกําหนดเงื่อนไขใหเปร...
4. พิมพสูตร                     =SUMIF(B2:B7,">=3",C2:C7)




5. เมื่อกด Enter จะไดผลลัพธ ดังขางลาง
การเปด Sheet ครั้งละหลายแผน
          Excel ประกอบไปดวยแผนงาน หรือ Sheet        จํานวนมาก แตเรามักจะทําครั้งละ 1 Shee...
4.   ถาเลือก Tile จะเห็นดังนี้




5.   ทานสามารถคลิกดูขอมูลหนาตาง ๆ ไดครั้งละ 2 หนาพรอมกัน โดยคลิกที่แถบ Sheet
  ...
การตั้งรหัสผาน สําหรับโปรแกรม Excel

      การตั้งรหัสผานชวยเพิ่มความปลอดภัยใหแกโปรแกรม Excel ผูที่ไมมีรหัสผาน จะไ...
5. เลือก General Options…




6. ถาตองการตั้งรหัสการเขาโปรแกรม ถาไมมีรหัสก็จะไมสามารถเปดโปรแกรมได
    ใหพิมพรหัส...
การทําแผนงานคุมงบประมาณ

          ในปหนึ่ง ๆ หนวยงานมักจะมีการดําเนินงานตามโครงการตาง ๆ แตละโครงการจะมี
งบประมาณ มีก...
8. ขออนุมัติ คือ ยอดที่ขออนุมัติ แตละรายการ
       9. เบิกจริง คือ ยอดในรายการนั้น ๆ ที่เบิกจริง อาจจะไมเทากับยอดที่อนุ...
3. กด Enter




การหายอดกันไวเบิก
          ยอดกันไวเบิก คือยอดที่ไดรบการอนุมัติ ซึ่งไดแกชอง C9:C200 แตยังไมมีการเ...
การหายอดเหลือกัน
         ยอดเหลือกัน คือยอดเหลือ หรือ D4 ลบดวยยอดเงินที่เบิกไปแลว ซึ่งอยูที่ชอง D5 ซึ่งมี
วิธีการ ดัง...
การบังคับใหขึ้นบรรทัดใหม

        โดยปกติ เมื่อพิมพขอความในชอง cell ถาขอความมีความยาวมากเกินกวา cell นั้น
โปรแกรมจ...
3. พิมพขอความ เชน สุดา มายาทดี




4. กดปุม Alt บนคีบอรดซึ่งอยูแถวลางสุด คางไว แลวกดปุม Enter




5. เคอรเซอร...
การซอนสูตร

        บางการซอนสูตร มีไวเพื่อปองกันการแกไขขอมูลใหผิดเพี้ยนไปจากความเปนจริง
บางครั้งจึงตองมีการซอนส...
4. ไปที่ Format > Cell แลวเลือกแถบ Protection และคลิกใหเกิดเครืองหมายถูก ใน
                                            ...
10. ถาตองการใสรหัส ใหใสรหัสในชอง Password to unprotect sheet รหัสนี้ จะ
นํามาใช เมื่อมีการขอยกเลิกการ Protect Sheet...
วัน เดือน ป และการคํานวณหาอายุ

          เรื่อง วัน เดือน ป เปนเรื่องสําคัญมากในชีวตประจําวัน โดยเฉพาะกับ Excel ซึ่งเป...
การคํานวณหาอายุ

สภาพปญหา
         ใหสมาชิกกรอก วัน เดือน ป เกิด ในชอง C2 และตองการคํานวณหาอายุ จนถึง ณ วันที่
ปจจุบ...
3. กดแปน Enter จะไดดังนี้




          จะเห็นวา Excel คิดวาตัวเลข 24 ที่ได เปน serial value เพราะเรากําลังคํานวณเกี...
อางอิง
Rubin, Joseph Calculate Years, Months, Days elapsed from a certain date in
Microsoft Excel Retrieved January 2, 20...
การสงขอมูลจาก Excel ไปยังโปรแกรม SPSS เพื่อวิเคราะหผล

สภาพปญหา

แมวา Excel จะมีความสามารถในการวิเคราะหคาทางสถิติ ...
4. ไปหาไฟล excel ที่ตองการนําขอมูลเขา
5. ในชอง Options ถาตองการใหมีหัวชื่อตัวแปร เชนเดียวกับใน Excel ใหคลิก
   เ...
การสรุปขอมูลโดยการไขว ดวย Pivot Table



สมมติวาเรามีขอมูลเกี่ยวกับรายจายประจําวัน จํานวน 3 วัน ดังนี้




เราตองกา...
หลักการ
        ใช Pivot Table ซึ่งเปนเครื่องมือที่ Microsoft Excel จัดหาไวใหแลว แตทั้งนี้ ตอง
ออกแบบเสียกอนวา จะ...
3. ไปที่ Data > PivotTable and PivotChart Report …




4. โปรแกรมจะมีตัวชวย Wizard เพื่อชวยสรางตารางสรุปขอมูล




5. เ...
6. คลิก Next




7. โดยปกติ Excel จะสรางตารางสรุปใน Sheet ใหม แตทานสามารถกําหนดใหแสดงที่ใดก็
   ได
8. ใหคลิก Layout...
10. ใหลาก            มาวาง ที่ ROW
11. ลาก            มาวางที่ COLUMN
12. ลาก           มาวางที่ DATA ดังภาพ




13. คลิก...
การสรางตัวเลือกสําหรับกรอกขอมูลใน Cell

สภาพปญหา

การพิมพขอมูลซ้ํา ๆ ใน Cell ของ Excel เชน ชื่อแผนก บางครั้งอาจจะมีก...
3. กําหนดชวงเซลที่จะพิมพแผนก จะเห็นวา จากตัวอยาง เรามีชื่อทั้งหมด 8คน
   ควรจะอยูใน Cell ที่ C2 ถึง C9 ดังนั้น ใหลาก...
7. ตอไปใหระบุขอมูลที่จะนํามาทําเปนตัวเลือก ซึ่งอยูใน Cell ตั้งแต G1 ถึง G3 ให
   พิมพขอความในชอง Source วา =$G$...
การพิมพขอความ หรือ ตัวเลขใน AutoShapes

สภาพปญหา

      บางครั้งเราตองการเนนผลลัพธ โดยใหปรากฎในรูปรางอัตโนมัติ (Au...
3. เลือก AutoShapes… จากเมนู Drawing (ถาไมเห็นเมนู Drawing ใหไปเอามา
   ไดที่ เมนู View > Toolbars คลิกใหมีเครื่องหมา...
7. ตกแตง AutoShape โดยคลิกขวา เลือก Format AutoShape…




8. และเปลี่ยนสี เปลี่ยนขนาดตัวอักษร พรอมทั้งจัดกลาง โดยการเลือ...
การกําหนดใหพิมพเฉพาะตัวเลขที่ตองการใน Cell

สภาพปญหา

ในการกรอกขอมูลตัวเลขที่ทราบลวงหนาวา จะมีคาอยูตั้งแตเทาไร...
5. เลือก Whole number เพราะตองการใหกรอกเปนเลขจํานวนเต็ม ถาตองการให
   กรอกเปนรูปแบบอื่น ใหเลือกตามตองการ เชน ทศน...
8. ตอไปเราจะกําหนดขอความแจงใหทราบ ถามีการพิมพผิดไปจากเงื่อนไขที่
   กําหนด ใหคลิกที่แถบ




9. กําหนดขอความที่ตอง...
12. ถาตองการให กรองมากกวา 1 ชอง เมื่อกําหนดตามขั้นตอนที่ 1-11 เสร็จ
    เรียบรอยแลว ใหลากเพื่อคัดลอก ลงมาตามจํานวน...
การเปลี่ยนสีตัวอักษร ตามเงื่อนไขที่กําหนด

สภาพปญหา

บางครั้งเราตองการแสดงขอมูลบางตัวใหแตกตางไปจากขอมูลอื่น ๆ เชน ถ...
หลักการ

ให Excel ตราวจดูคาในคอรลัมที่กําหนด แลวพิจารณาวา อยูในเกณฑที่กําหนดหรือไม
ถาเปนไปตามเกณฑ ก็ใหเปลี่ยนร...
9. คลิก OK
10. คลิก Cell อื่นใด นอกขอบเขตขอมูลที่ทําไว จะไดตัวหนังสือสีเแดง ที่เปนไป
    ตามเงื่อนไขที่กําหนด
การสรางหนาจอ ยินดีตอนรับ ใน Excel

สภาพปญหา/ความตองการ

ถาเราใช Excel สรางฟอรมกรอกขอมูลบางอยาง เชน ฟอรมคิดเกร...
6. มาที่ฟอรมทีสรางขึ้น แลวคลิกเมาสลาก เปนรูปสี่เหลี่ยมสําหรับเขียนขอความ
               ่




7. คลิกในกรอบสี่เหลี่ย...
6. ไปที่ Insert > Module




7. จะเกิดหนาจอสําหรับพิมพโคด ใหพิมพใหเหมือน ดังภาพ




8. คําสั่ง Unload เปนการบอกใหล...
5. ใหพิมพโคด ดังภาพ




6. เปนอันเสร็จการทําหนาจอ ยินดีตอนรับ
7. ใหบันทึกไฟล เพื่อจัดเก็บ
8. ครั้งตอไปเมื่อเปดไฟ...
Excel
Excel
Excel
Excel
Excel
Excel
Excel
Excel
Excel
Excel
Excel
Excel
Excel
Excel
Excel
Excel
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Excel

4,070

Published on

basic to advance
use function

Published in: Technology
0 Comments
1 Like
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total Views
4,070
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
102
Comments
0
Likes
1
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Transcript of "Excel"

  1. 1. การพิมพหัวตารางอัตโนมัติ สภาพปญหา บางครั้งขอมูลในตารางของ Excel มีความยาวหลายหนา เชน รายชื่อผูเขารวมประชุม เปนตน เมื่อขึ้นหนาใหม หัวของตาราง จะหายไป ทําใหตองเสียเวลาสรางหัวตารางใหม อยางไรก็ตาม Excel ไดเตรียมการเรื่องนี้ไวแลว เราสามารถกําหนดให Excel สรางหัว ตารางใหโดยอัตโนมัติ เมื่อขึ้นหนาใหม สมมติวา มีรายชื่อผูเขารวมประชุม จํานวน 50 คน โดยมีหัวตาราง ดังนี้ หัวตารางในตัวอยางนี้ คือ ชอง B3 ถึง E3 หรือ เขียนไดวา B3:E3 ดังภาพ เราตองการใหหัวตารางนี้ปรากฏในทุกหนา ที่ขึ้นหนาใหม มีวิธีการดังนี้ หลักการ กําหนดใหหัวตารางขึ้นหนาใหม โดยใช Page Setup เพื่อระบุชวง cell ที่ตองการใหเปน หัวตาราง วิธีการ 1. พิมพรายชื่อ ตามแบบขางตน จํานวน 37 รายชื่อ เพื่อใหแนใจวา ขอมูลมีความ ยาวมากกวา 1 หนา 2. ไปที่ File > Page Setup… 3. จะเกิดหนาตาง ใหเลือกแถบ Sheet ดังภาพ
  2. 2. 4. ในแถบ Sheet ในสวน Print titles คือสวนที่จะสั่งใหพิมพหัวตาราง ซึ่งสามารถ เลือกไดวา จะใหพิมพสวนหัว เมื่อขึ้นหนาใหม (Rows to repeat at top:) หรือ จะใหพิมพแถวตามแนวตั้งซ้ํา เมื่อขึ้นหนาใหม (Columns to repeat at left) ใน กรณีที่เรามีรายการ ซ้ํา ๆ กัน ในตัวอยางนี้ เราจะใช Rows to repeat at top ดังภาพ 5. ปุมที่เห็นเมาสขี้ในภาพ คือปุมที่เราสามารถเลือกตําแหนงโดยใชเมาสเลือก แต มีทางลัด คือ ในกรณีที่เราทราบตําแหนงของหัวตารางที่ตองการ เราสามารถ พิมพเขาไปไดทันที 6. ในตัวอยาง เราทราบวา ตําแหนงที่เราตองการ คือตําแหนง B3:E3 ใหพิมพ ตําแหนง ดังภาพ 7. กดปุม OK ที่อยูดานลาง เทานี้ ก็จะไดหัวตารางเมื่อขึ้นหนาใหมทุกหนา 8. การตรวจสอบ ใหกดปุม Print Preview บนแถบเมนู 9. ใหคลิกเลื่อนดูหนาตาง ๆ โดยคลิกที่ Next เพื่อดูหนาถัดไป 10. ถาขอมูลของทานมีนอย อาจจะไมมีหนาถัดไป ใหพิมพขอมูลเพิ่มเติม หรือ กําหนดตัวอักษร ใหใหญขึ้น ก็ได
  3. 3. 11. เมื่อคลิกหนาถัดไป จะเห็นวา มีหัวตารางเกิดขึ้นโดยอัตโนมัติ 12. กดปุม Close หรือ ปด เพือกลับหนา Excel ตามเดิม ่ 13. ในกรณีที่มีตารางหลายชุด ในแตละชุดใหกําหนดเหมือนขั้นตอนขางตน ก็จะมี หัวตารางปรากฏตามตองการ
  4. 4. การปดเศษ จํานวนสตางค จํานวนสตางค ควรมีเศษสตางค เปน 25 50 หรือ 75 สตางค เพราะเรามีเหรียญพอจะหามาได ถามี เศษเปนอยางอืน เชน 30 หรือ 45 สตางค ก็ไมทราบจะเอาเหรียญที่ไหนมาใหไดเทากับจํานวน ่ สคางค อยางไรก็ตาม ในการคํานวณ ผลการคํานวณทีไดหลายครั้ง จะไมลงเศษตามทีตองการ แต ่ ่ เราสามารถปดเศษใหเปนเศษ 25, 50 หรือ 75 ได สมมติวาชอง A2 มีคาเปน 2.33 ดังภาพ 1. เราตองการปดเศษ ใหเปนเศษสตางค 25, 50 หรือ 75 2. จะเห็นวา เศษ 0.33 มีคาใกล 0.25 มากกวา 0.50 ดังนั้น การปดเศษ จะปดลง เปน 2.25 3. ในตัวอยางนี้ เราจะนําคาที่ไดจากการปดเศษแลว ไปไวที่ชอง B3 หลักการ ใชสูตร round เพื่อปดเศษ ดังนี้ =round( cellขอมูล*4,0)/4 ถาตองการปดเศษ เปน 0.50 ก็ใหเปลี่ยนสูตร เปน ดังนี้ =round( cellขอมูล*2,0)/2 วิธีการ 1. คลิกที่ชอง B3 เพื่อระบุตําแหนงทีจะนําผลการปดเศษมาไวที่นี่ ่ 2. พิมพ =round(A2*4,0)/4 ในชอง formula bar
  5. 5. 3. กดปุม Enter จะเห็นวา ตัวเลขในชอง B3 คือตัวเลขที่ไดจากการปดเศษ ใหมีคาเปนเศษสตางค ตามที่กําหนด ดังภาพ กิจกรรม 1. ที่ชอง A2 ลองเปลี่ยนตัวเลขเปนอยางอื่น โดยใหมีจุดทศนิยม 2 ตําแหนง เชน 5.68, 4.55 เปนตน แลวสังเกตผลลัพธที่ได 2. ใหทานเขียนสูตร และทดลองทําการเปลี่ยน เศษสตางค ใหมีเพียง 50 สตางค หรือ มิฉะนั้น ก็ไมตองมีเศษสตางค
  6. 6. การเลื่อนกรอบของ cell ไปในทิศทางที่ตองการ เมื่อกดปุม Enter ในการกรอกขอมูลของ Excel เมื่อกดปุม Enter โดยปกติ กรอบของCell จะเลื่อนลงมาตรง ๆ แต ถาตองการให กรอบนี้ เลื่อนไปทางซาย หรือ ขวา ก็ใหใชกลุมลูกศร บนแปนพิมพ อยางไรก็ตาม เมื่อมีการกรอกขอมูลในลักษณะขางลางนี้ ซึ่งจะเห็นวา การกรอกขอมูลตองเลื่อนไปทางขวา จึงจะสะดวก และถาปอนขอมูลโดยใชกลุม ตัวเลขบนแปนพิมพ จะเห็นวา ไมสะดวกเลย เมื่อพิมพเสร็จแลว ตองมากดปุมลูกศรเพื่อเลื่อนกรอบ ไปทางขวา แตถาจะใชปุม Enter ที่อยูในกลุมตัวเลข จะสะดวกกวา ปญหามีอยูวา ถากดปุม Enter แทนที่กรอบจะเลื่อนไปทางขวา กรอบจะเลื่อนมาตรง ๆ ขางลาง การแกปญหา เราตองไปตั้งคาเมื่อกดปุม Enter แลว ใหกรอบ หรือ cell pointer เลื่อนไปทางขวา ไมใช เลื่อนลงมาตรง ๆ วิธีการ 1. ไปที่ Tools > Options 2. เลือก ทิศทางของ cell pointer ในหัวขอ Move selection after Enter โดย สามารถเลือกใหเคลื่อนที่ ไปทางซาย หรือ ทางขวาได ตามตองการ
  7. 7. การคัดลอกสูตรไปยัง cell ตาง ๆ โดยไมมีการเปลี่ยนแปลง สมมติวาตองการคัดลอกสูตร ที่ B2 ไปยัง B3 โดยใหสูตรใน B3 มีคาเปน = C2+C3 เหมือนเดิม ถาเรา copy ที่ B2 แลวมา paste ที่ B3 สูตรที่ไดจะเปน =C3+C4 ทั้งนี้เพราะ การ อางอิงในสูตรของ B2 เปนการอางอิง แบบ Relative Referencing ถาตองการ คัดลอก สูตร โดยใหเหมือนเดิมทุกประการ มีวิธการดังนี้ ี วิธีที่ 1 เปลี่ยนการอางอิงใน B2 ใหเปน การอางอิงแบบ Absolute Referencing ทุกตัว โดยการลากดําชื่อ cell แลวกด F4 ทําทีละชื่อจนหมด แลวทําการ copy และ paste ตามปกติ 1. ลากดําที่ C2 2. กดปุม F4 บนแปนพิมพ 1 ครั้ง จะได $C$2
  8. 8. 3. ลากดําที่ C3 และกด F4 4. คลิกเครื่องหมายถูก หรือ กด Enter 5. High light และเสนกรอบแสดงความสัมพันธตาง ๆ จะหายไป ดังนี้ 6. ไปที่ Edit > Copy หรือ คลิกที่ บนแถบเมนู เพื่อคัดลอกสูตรนี้ 7. คลิกที่ชอง B5 หรือชองที่ตองการนําสูตรนี้ไปวาง 8. ไปที่ Edit > Paste คลิกที่ บนแถบเมนู 9. จะไดคาเหมือนเดิม ดังนี้ 10. กด Enter หรือ Esc เพือเอาเสนประในชอง B2 ออกไป ่
  9. 9. วิธีที่ 2 ที่งายกวา 1. ลากดําที่สูตร 2. ไปที่ Edit > Copy หรือ คลิกที่ บนแถบเมนู เพื่อคัดลอกสูตรนี้ 3. คลิกที่หลัง C3 ในชอง formula bar เพื่อเอา high light ออก 4. คลิกที่ชอง B4 5. ไปที่ Edit > Paste คลิกที่ บนแถบเมนู จะไดสูตรเหมือนเดิม ดังภาพ
  10. 10. การคัดลอก หรือ Copy ขอมูลไปยังหลาย ๆ cell เมื่อตองการคัดลอกขอมูลจาก Cell ใด Cell หนึ่ง ไปยัง Cell ที่อยูดานลาง หรือ ที่อยูถัดไปทาง ขวามือ จํานวนหลาย ๆ Cell ถาจะทําทีละ cell ก็อาจจะใชเวลามาก แต Excel มีวิธีการคัดลอก ที่ รวดเร็ว ซึ่งมีวธี ดังนี้ ิ จากขอมูลขางลางนี้ ตองการคัดลอก ขอมูลที่ B1 ไปยัง B2 จนถึง B8 ใหทําดังนี้ 1. ลากดําตั้งแต B1 จนถึง B8 2. กดปุม Control คางไว แลวกดปุม D 3. ขอมูลใน B1 จะถูกคัดลอก หรือ Copy มาไวที่ B2:B8 ดังภาพ
  11. 11. ถาตองการคัดลอกขอมูล ไปไวทางขวามือ 1. คลิกเลือกตั้งแต B1 ไปจนถึง F1 2. กดปุม Control คางไว แลวกดปุม R 3. ขอมูลใน B1 จะถูกคัดลอก หรือ Copy มาไวที่ C1:F1 ดังภาพ
  12. 12. การคัดลอกขอความเพียงอยางเดียว ในโปรแกรม Excel เมื่อมีการคัดลอก หรือ Copy ขอความใน Cell ใด Cell หนึ่ง จะคัดลอกสิ่งที่อยูใน Cell ทั้งหมด เชน รูปแบบ สูตร เสนกรอบ ขนาดตัวอักษร สีพื้นหลังของ Cell เปนตน ดังนั้นเมื่อนําไปวาง หรือ paste รูปแบบตาง ๆ จึงติดไปดวย สวนใหญมักจะเปนเรื่องดี เพราะเราไมตองเสียเวลามาจัดการปรับแตงรูปแบบใหม แตก็มีหลายครั้ง ที่เราไม ตองการรูปแบบเดิม ตองการแตเฉพาะขอมูลหรือตัวเลขเทานั้น จากตัวอยางขางลางนี้ ถาเราตองการคัดลอก หรือ Copy ขอมูลใน B1 ไปไวยัง C2 โดยไมตองการใหตัวเลข 123 เปนสีแดง และ ใหมี ขนาดตามปกติ ไมใหญเกินไป เรามีวิธีการ ดังนี้ 1. คลิกเลือก B1 ตามปกติ 2. ไปที่ Edit > Copy หรือ คลิกที่รูป บนแถบเครื่องมือ จะเกิดเสนประรอบ ๆ B1 แสดงวา cell นี้กําลังถูกคัดลอก 3. คลิกที่ C2 4. ไปที่ Edit > Paste Special จะเกิดหนาจอใหเลือก ดังนี้
  13. 13. 5. ใหเลือกที่ Value คือกําหนดใหเอามาเฉพาะคาเทานั้น รูปแบบ หรือ format ไมตองการ 6. กด OK จะไดเฉพาะขอมูลเทานั้น ดังภาพ
  14. 14. การแกไขสูตร โดยไมตองไปคลิกที่ formula bar คนสวนใหญที่ใช Excel เมื่อตองการแกไขสูตร จะตองคลิกที่ Cell ขอมูลกอน แลวก็ไปคลิกที่ Formula bar ซึ่งอยูดานบนของจอ ทําใหเสียเวลา โดยเฉพาะถาขอมูลอยูบริเวณลางของหนาจอ ก็ จะทําใหเสียเวลามาก แตมีวธีการที่ไมตองไปคลิกที่ formula bar ก็สามารถแกไขสูตรได ิ มีวิธีการดังนี้ สมมุติวา มีขอมูลดังขางลาง จะเห็นวา ในชอง C1 มีสูตร โดยใหนําขอมูลใน A1 ไปรวมกับขอมูลใน A2 ถาเราตองการแกไข สูตร จาก A2 เปน A3 เรามีวธีการทําได ดังนี้ ิ วิธีที่ 1 1. คลิกที่ชอง C1 ซึ่งมีสูตรที่ตองการแกไข 2. กดปุม F2 บนแปนพิมพ จะปรกฎสูตรขึ้น ในชอง C1 3. สามารถแกไขสูตรในชอง C1 ไดทันที ในที่นี้คือ แกจาก A2 เปน A3 จะสังเกตเห็นวา กรอบสีเขียวรอบ A2 เปลี่ยนมาอยูที่ A3 ดวย
  15. 15. 4. ถาถูกตองแลว ใหกด Enter Excel ทําการประมวลผล และนําผลที่ไดมาใสไวตามตองการ 5. แตถาตองการยกเลิก ใหกด Esc จะกลับไปเหมือนเดิม วิธีที่ 2 ใหดับเบี้ลคลิกที่ C1 จะเห็นสูตรในชอง C1 และทําการแกไขเหมือนขางบน
  16. 16. การหาผลรวมจากตาราง แนวนอนและแนวตั้ง บางครั้ง เรามีขอมูลทั้งแนวนอนและแนวตั้ง และตองการหาผลรวมทั้งแนวนอน และแนวตั้ง ตลอดจนผลรวมทั้งหมด โดยปกติ เรามักจะหาผลรวมทีละแถว แตมีวธีลัดที่สามารถหาผลรวมได ิ อยางรวดเร็วเพียงไมกเี่ มาสคลิก มีวิธีการดังนี้ สมมุติวา มีขอมูลดังขางลาง จะเห็นวา มีรายการสินคาอยู 3 รายการ โดยแบงเปนรายเดือน 3 เดือน ถาเราตองการหาวา สินคาแต ละตัว มียอดขายรวมทั้งหมดทุกเดือนเปนเทาไร เราตองหาผลรวมในแนวนอน และขณะเดียวกัน ตองการทราบวา ในแตละเดือนมียอดขายสินคาทุกตัวเปนเทาไร เราตองรวมตามแนวตั้ง ซึ่งทําได ดังนี้ วิธีการ 1. ลากดํา หรือ High light จากชอง B2 ถึง E5
  17. 17. 2. คลิกรูป บนแถบเครื่องมือ จะปรากฏผลรวมใหเห็นทันที
  18. 18. การหาผลรวมแบบมีเงื่อนไข การหาผลรวมแบบมีเงื่อนไข เราใชฟงกชั่น SUMIF ซึ่งมีรูปแบบการใช ดังนี้ SUMIF(range,criteria,sum_range) range คือชวงขอมูลที่จะนํามากําหนดเปนเงื่อนไข ซึ่งจะครอบคลุม ขอมูลทั้งหมด เชน ชื่อสินคา หรือ ราคาสินคา ก็ได criteria คือเกณฑหรือเงื่อนไขที่กําหนด เชน มากกวา 500 (“>500”) หรือกําหนดเปนขอความก็ได เชน “รองเทา” เปนตน sum_range คือชวงขอมูลตัวเลขที่จะนํามารวมกัน เชน ราคา เปนตน การกําหนดเงือนไข สามารถทําไดหลายลักษณะ ดังนี้ ่ 1. ใหเลือกขอมูลที่เหมือนกับเงื่อนไขทุกประการ 2. ใหเปรียบเทียบขอมูลกับเงือนไขที่กําหนด ่ 1. การกําหนดใหเลือกขอมูลตามที่เหมือนกับเกณฑทุกประการ สมมติวา เรามีขอมูลตอไปนี้ จะเห็นวามีรายการเลื้ออยู 2 รายการ เราตองการหาผลรวมเฉพาะเสื้อเทานั้น วิธีการ 1. คลิกที่ B8 ซึ่งจะเปนผลรวมของเสื้อ 2. พิมพ สูตรที่ชอง Formula bar ดังนี้ =SUMIF(A1:A7,"เสื้อ",B1:B7)
  19. 19. 3. กด Enter จะไดผลรวมเทากับ 500 ที่ชอง B8 ตามที่กําหนด 2. ใหเปรียบเทียบขอมูลกับเงือนไขที่กําหนด ่ จากขอมูลขางตน เราจะเห็นวา มีรายการรองเทาอยูหลายรายการ ถาเราตองการรวมรายการ รองเทาทั้งหมด เราตองกําหนดเงื่อนไขในลักษณะการเปรียบเทียบ คือ ใหกําหนดวา ในชวง A1 ถึง A7 ถามีคําวา รองเทา ใหนําขอมูลในคอรลัมน B ของแถวนั้น ๆ มารวมกัน ซึ่งจะเขียนเปนสูตรได ดังนี้ =SUMIF(A1:A7,"รองเทา*",B1:B7) ขอใหสังเกตการณใชเครื่องหมาย ดอกจัน * หลังคําวา รองเทา เครื่องหมายดอกจันนี้ ใช แทนขอความใด ๆ ก็ได นั่นคือ ขอใหขึ้นตนดวยคําวา รองเทาอยูกแลวกัน จะมีคําใด ๆ อยูหลังจาก ็ คําวา รองเทา ก็ได หรือไมมี ก็ได จากขอมูลจะเห็นวา มีรายการที่เปนไปตามเงื่อนไขอยู 3 รายการ คือ รองเทากีฬา รองเทาแตะ และรองเทาวิ่ง และจากสูตร จะนําเอาขอมูลราคาของสินคาทั้งสาม อยางนี้ ซึ่งอยูในคอรลัมน B1:B7 มารวมกัน วิธีการทํา 1. เปด Work Sheet ใหม 2. พิมพขอมูล
  20. 20. 3. คลิกที่ชอง B8 เพื่อกําหนดตําแหนงที่จะเปนผลรวมของราคารองเทาทั้งหมด 4. ที่ formula bar พิมพสูตร ดังนี้ 5. กดปุม Enter จะไดผลลัพธ ตามตองการ
  21. 21. เงื่อนไขและเครื่องหมายการเปรียบเทียบทางคณิตศาสตร ในการกําหนดเงื่อนไข นอกจากจะกําหนดใหเหมือนแบบ หรือกําหนดเงื่อนไขใหเปรียบเทียบกับ ตัวอักษร แลว เรายังสามารถกําหนดเงื่อนไข โดยใชเครื่องหมายการเปรียบเทียบทางคณิตศาสตร ได อีกดวย เชน =SUMIF(A1:A7,">20",B1:B7) เงื่อนไขในทีนคือ มากกวา 20 ่ ี้ เครื่องหมายการเปรียบเทียบทางคณิตศาสตร มีดังนี้ = เทากัน เชน A1=B1 > มากกวา เชน A1>B1 < นอยกวา เชน A1<B1 >= มากกวา หรือ เทกับ เชน A1 >= B1 <= นอยกวา หรือ เทกับ เชน A1 <= B1 <> ไมเทากัน เชน A1<>B1 สมมติวามีขอมูล ดังขางลางนี้ ถาเราตองการทราบจํานวนหนี้ทั้งหมด ของผูที่มีบุครตั้งแต 3 คนขึ้นไป เราสามารถหาไดดงนี้ ั วิธีการ 1. เปด Work Sheet ใหม 2. พิมพขอมูลเหมือนขางบน 3.คลิกที่ชอง C9 เพื่อระบุตําแหนงของขอมูล
  22. 22. 4. พิมพสูตร =SUMIF(B2:B7,">=3",C2:C7) 5. เมื่อกด Enter จะไดผลลัพธ ดังขางลาง
  23. 23. การเปด Sheet ครั้งละหลายแผน Excel ประกอบไปดวยแผนงาน หรือ Sheet จํานวนมาก แตเรามักจะทําครั้งละ 1 Sheet เมื่อตองการไปทําหนาอื่น ก็จะคลิกไปเลือกที่ Sheet นั้น ๆ เชนในภาพขางลางนี้ แสดงวาขณะนี้อยู ที่ Sheet1 และกําลังจะคลิกเพื่อไปที่ Sheet2 สภาพปญหา บางครั้งเราตองการเปดคราวละ 2 Sheet เพื่อดูขอมูลประกอบกัน จะทําอยางไร หลักการ เปดหนาตางใหม และจัดเรียงใหเห็นทั้ง 2 หนา วิธีการ 1. เปด Excel ตามปกติ 2. ไปที่ Window > New Window โปรแกรมจะเปด Workbook ที่กําลังใชงานขึ้นอีก 1 ชุด แตเรายังไมสามารถมองเห็นได 3. ไปที่ Window > Arrange … เพื่อจัดเรียงหนาจอใหม จะไดมองเห็น เมื่อคลิกจะเกิด หนาตางใหม ใหเลือกกําหนดวา จะเรียงแบบใด Tile คือเรียงปูเต็มหนา คลายปูกระเบื้อง Horizontal เรียงกันตามแนวนอน Vertical เรียงกันตามแนวตั้ง Cascade เรียงซอน ๆ กัน
  24. 24. 4. ถาเลือก Tile จะเห็นดังนี้ 5. ทานสามารถคลิกดูขอมูลหนาตาง ๆ ไดครั้งละ 2 หนาพรอมกัน โดยคลิกที่แถบ Sheet ดานลาง ในภาพขางลาง เปนตัวอยางการคลิกไป Sheet2 6. ถาตองการเปดมากกวา 2 หนา ก็ใหทําขันตอนที่ 2 ซ้ํา ๆ คือ ไปที่ Window > New ้ Window แลวเรียงใหม ก็จะไดตามตองการ
  25. 25. การตั้งรหัสผาน สําหรับโปรแกรม Excel การตั้งรหัสผานชวยเพิ่มความปลอดภัยใหแกโปรแกรม Excel ผูที่ไมมีรหัสผาน จะไม สามารถแกไขขอความในไฟลได หรือไมสามารถเปดได ทําใหขอมูลมีความปลอดภัย หลักการ การตั้งรหัสผาน มี 2 ประเภทคือ 1. ตั้งรหัสสําหรับเปดโปรแกรม การตั้งรหัสผานประเภทนี้ ถาไมมีรหัส ก็จะไมสามารถดู ไฟลไดเลย 2. ตั้งรหัสผาน และอนุญาตใหผูที่ไมมีรหัส สามารถเขาไปดูขอมูล แตไมสามารถ เปลี่ยนแปลง หรือแกไขขอมูลได วิธีการ 1. เปดไฟล Excel ที่มีขอมูลที่ตองการจะตั้งรหัส 2. ไปที่ File > Save As … จะเกิดหนาจอการบันทึกไฟล 3. ใหคลิกที่ Tools 4. เลือก General Options…
  26. 26. 5. เลือก General Options… 6. ถาตองการตั้งรหัสการเขาโปรแกรม ถาไมมีรหัสก็จะไมสามารถเปดโปรแกรมได ใหพิมพรหัส ในชอง Password 7. การตั้งรหัส ควรตั้งใหงายแกการจํา และระวังการพิมพตัวอักษร โดยเฉพาะภาษา อังกฤษ ตัวอักษรตัวเล็กและตัวใหญ ถือวาเปนคนละตัวกัน การตั้งรหัส สามารถ ตั้งไดทั้งตัวเลขและตัวอักษรผสมกัน 8. ถาตองการตั้งรหัส ที่อนุญาตใหผูที่ไมมีรหัสผาน สามารถเขาดูขอมูลได แตแกไขไมได ใหเลือกตั้งรหัสที่ชอง Password to modify 9. การตั้งรหัสผานแบบนี้ เมือเปดโปรแกรม โปรแกรม Excel จะถามหารหัส ถาไมมี ่ สามารถกดปุมขอดูแบบ read only หรือ แบบอานอยางเดียว แตไมสามารถแกไขได
  27. 27. การทําแผนงานคุมงบประมาณ ในปหนึ่ง ๆ หนวยงานมักจะมีการดําเนินงานตามโครงการตาง ๆ แตละโครงการจะมี งบประมาณ มีการขออนุมัติการใชเงินเพื่อจัดทําตามแผนหลายครั้ง แผนงานตัวอยางนี้ เปนตัวอยาง การเก็บขอมูลการใชงบประมาณของโครงการตาง ๆ พรอมทั้งมีการคํานวนหายอดเงินโครงการที่ เหลือ ความตองการ ลักษณะแผนงาน จะตองเก็บขอมูลการใชจายเงินงบประมาณ มีการคํานวณยอดเงินคงเหลือ และเมื่อขออนุมัติงบประมาณ แตยังอยูในระหวางการดําเนินการ ก็จะตองมีการกันยอดงบประมาณ  ที่ไดรับการอนุมัติแลว และคํานวณยอดเงินคงเหลือหลังจากที่กนเงินทีอยูในระหวางดําเนินการ แต ั ่ ยังไมไดเบิกจาย หลักการ ใชฟงกชั่น sum และ ฟงกชน sumif พรอมกับมีการขยาย cell สําหรับชองลงรายการ ั่ เพื่อใหสามารถกรอกขอความไดอยางสวยงาม วิธีการ 1. เปดไฟล Excel ใหม 2. พิมพและจัดความกวางของคอรลัมน ดังภาพ 3. งปม คือยอดงบประมาณทั้งหมด ของโครงการนี้ 4. เบิกแลว คือ งบประมาณทีเ่ บิกจายตามหลักฐานเรียบรอยแลว 5. เหลือ คือ งบประมาณทั้งหมดที่เหลือจริง หลังจากทีหักสวนที่เบิกออกไปเรียบรอยแลว ่ 6. กันไวเบิก คือ งบประมาณที่ขออนุมัติ และไดรับการอนุมัติแลว แตยงอยูระหวา ั ดําเนินการ ยังไมไดเบิก 7. เหลือกัน คือ งบประมาณที่เหลือ หลังจากที่กันไวสําหรับรายการทีอนุมัติแลว แตยัง ่ ไมไดเบิก
  28. 28. 8. ขออนุมัติ คือ ยอดที่ขออนุมัติ แตละรายการ 9. เบิกจริง คือ ยอดในรายการนั้น ๆ ที่เบิกจริง อาจจะไมเทากับยอดที่อนุมัติก็ได 10. สมมติวา เราตองการกันพื้นที่ไวทั้งสิ้น 200 รายการ สําหรับพิมพรายการเบิกจายใน โครงการนี้ และเราจะใชในการคํานวณเงินของโครงการดวย การหายอดเบิกแลว ยอดเบิกแลว คือ ผลรวมของ cell ตั้งแต D9 จนถึง D200 หรือ D9:D200 ยอดเบิกแลว อยู ที่ชอง D3 ซึ่งมีวิธีหา ดังนี้ 1. คลิกที่ชอง D3 2. พิมพสูตร ดังนี้ 3. กดปุม Enter การหายอดเหลือ ยอดเหลือ คือยอดงบประมาณทั้งโครงการ ซึ่งอยูที่ D2 หักดวย งบประมาณที่เบิกไปแลว ซึ่งอยูที่ D3 ซึ่งมีวิธีหา ดังนี้ 1. คลิกที่ชอง D4 ซึ่งเปนตําแหนงยอดเหลือ 2. พิมพสูตรดังนี้
  29. 29. 3. กด Enter การหายอดกันไวเบิก ยอดกันไวเบิก คือยอดที่ไดรบการอนุมัติ ซึ่งไดแกชอง C9:C200 แตยังไมมีการเบิกจาย ั ดังนั้น ชองเบิกจริง จะยังคงไมมีตัวเลขใด ๆ นั่นคือ เราจะรวมตัวเลขในชอง C9:C200 เฉพาะที่ ชองถัดไปไมมีตัวเลข การรวมในลักษณะนี้ จะใชสตร SUMIF ซึ่งมีรูปแบบ ดังนี้ ู SUMIF(ชวงที่จะใชเปนเงื่อนไข,เงื่อนไข,ชวงที่จะนําขอมูลมารวม) วิธีการ มีดังนี้ 1. คลิกที่ชอง D5 2. พิมพสูตรดังนี้ 3. กดปุม Enter
  30. 30. การหายอดเหลือกัน ยอดเหลือกัน คือยอดเหลือ หรือ D4 ลบดวยยอดเงินที่เบิกไปแลว ซึ่งอยูที่ชอง D5 ซึ่งมี วิธีการ ดังนี้ 1. 1. คลิกที่ชอง D6 ซึ่งเปนตําแหนงยอดเหลือกัน 2. พิมพสูตรดังนี้ 3. กดปุม Enter การทดสอบ ใหกรอกจํานวนเงินตน และพิมพรายการ ตามตัวอยาง และสังเกตขอมูลที่คํานวณโดย อัตโนมัติ ทั้งในชอง เบิกจริง ชองกันไวเบิก เปนตน
  31. 31. การบังคับใหขึ้นบรรทัดใหม โดยปกติ เมื่อพิมพขอความในชอง cell ถาขอความมีความยาวมากเกินกวา cell นั้น โปรแกรมจะแสดงขอความเลยไปในชองถัด ๆ ไป ทางขวามือ ถาชอง ถัด ๆ ไปนั้น ไมมีขอความอยู หรือถามีขอความ ขอความก็จะถูกตัดหาย ไป ถาตองการใหขอความขึนบรรทัดใหม ก็ไปตั้งคา ้ Wrap Text ใหขึ้นบรรทัดใหมได สภาพปญหา การใช Wrap Text จะทํางานก็ตอเมื่อความยาวเต็มบรรทัดแลว จึงขึนบรรทัดใหมให เรา ้ ไมสามารถบังคับใหขึ้นบรรทัดใหมไดตามตองการ (นอกจากจะเคาะ ๆ เรื่อย ๆ ใหเต็มบรรทัด) แต ถาตองการบังคับ ใหขึ้นบรรทัดใหม (โดยที่ไมตองเคาะ) โดยที่ความยาวยังไมถึงบรรทัด ดังตัวอยาง ขางลางนี้ จะเห็นวา ขอความที่เปน email ไมควรจะตอทายชื่อ และขอความที่เปนเว็บ ก็ไมควรจะ ตอทาย email แตควรขึ้นบรรทัดใหม และเราตองการใหทั้งหมดอยูใน cell เดียวกัน  หลักการ เมื่อตองการบังคับใหขึ้นบรรทัดใหมภายใน cell เดียวกัน ใหกด Alt+Enter วิธีการ 1. เปดไฟล Excel 2. ขยายคอลัมนของ cell ที่ตองการจะพิมพ ใหมีความยาวพอประมาณที่สามารถ ครอบคลุมขอความที่จะพิมพได ในตัวอยางจะพิมพขอความที่ A1
  32. 32. 3. พิมพขอความ เชน สุดา มายาทดี 4. กดปุม Alt บนคีบอรดซึ่งอยูแถวลางสุด คางไว แลวกดปุม Enter 5. เคอรเซอรจะมาอยูอีกหนึ่งบรรทัด ใหพิมพขอความ เชน suda@yahoo.com 6. ถาตองการพิมพอีกบรรทัด ก็ใหกดปุม Alt คางไว แลวกดปุม Enter 7. ถาพอแลว ก็กดปุม Enter โปรแกรมจะปรับบรรทัดใหเรียบรอย ดังตัวอยางขางลาง
  33. 33. การซอนสูตร บางการซอนสูตร มีไวเพื่อปองกันการแกไขขอมูลใหผิดเพี้ยนไปจากความเปนจริง บางครั้งจึงตองมีการซอนสูตรไมใหเห็น ซึ่งจะไมสามารถแกไขได สภาพปญหา ตองการไมใหผูใช worksheet เขาไปแกไขสูตร เพื่อปองกันไมใหขอมูลผิดพลาดจาก ความเปนจริง โดยการซอนสูตรใน Formula Bar ไมใหเห็น และไมอนุญาตใหแกไขได จากในภาพ เราจะซอนสูตร ของ Cell D8 แตอนุญาตให B1 และ C1 สามารถรับขอมูล ได หลักการ ใช Format Cell เพื่อซอนสูตร แลวทําการ Protect Sheet ถาตองการให Cell ใด สามารถรับขอมูลได ก็ไมตอง lock Cell นั้น ๆ วิธีการ 1. เปดไฟล Excel 2. ในชอง B1 พิมพ เลข 3 ในชอง C1 พิมพ เลข 5 และในชอง D1 พิมพสูตรวา =B1+C1 ดังภาพ 3. พิมพสูตรในชอง D1 เสร็จแลว กด Enter และคลิกเลือก ชอง D1 อีกครั้ง จะไดดังภาพ ขางลาง ทั้งนี้เพื่อจะทําการซอนสูตรใน Cell D1 จึงตองคลิกเพื่อเลือกเสียกอน
  34. 34. 4. ไปที่ Format > Cell แลวเลือกแถบ Protection และคลิกใหเกิดเครืองหมายถูก ใน ่ สี่เหลี่ยมหนาชอง Hidden (ซอน) ดังภาพ 5. คลิกปุม OK ดานลาง จะกลับมาที่เดิม ใหคลิก B1 เพือทําการปลด lock เสียกอน ่ 6. ไปที่ Format > Cell แลวเลือกแถบ Protection และคลิกเครื่องหมายถูก ในสี่เหลี่ยม หนาชอง Lock ออก ดังภาพ 7. กดปุม OK ดานลาง จะกลับมาที่เดิม 8. ใหคลิก C1 แลวไปที่ Format > Cell แลวเลือกแถบ Protection และคลิกเครื่องหมาย ถูก ในสี่เหลี่ยมหนาชอง Lock ออก เชนเดียวกับ B1 9. ขั้นตอนตอไป เราจะทําการ Protect Sheet เพื่อใหบงเกิดผลตามที่เราตั้งคาไว ั 10. ไปที่ Tools > Protection > Protect Sheet…
  35. 35. 10. ถาตองการใสรหัส ใหใสรหัสในชอง Password to unprotect sheet รหัสนี้ จะ นํามาใช เมื่อมีการขอยกเลิกการ Protect Sheet ถาใส และลืมรหัส จะไมสามารถแกไขได 11. คลิกปุม OK เมื่อคลิกที่ D1 จะไมเห็นสูตร ดังภาพ
  36. 36. วัน เดือน ป และการคํานวณหาอายุ เรื่อง วัน เดือน ป เปนเรื่องสําคัญมากในชีวตประจําวัน โดยเฉพาะกับ Excel ซึ่งเปน ิ โปรแกรมที่ชวยในการจัดการเกี่ยวกับตัวเลข และบัญชีตาง ๆ เชนการลงบัญชีรายจายประจําวัน แลวมาสรุปยอด เปนรายเดือนหรือแมแตการคํานวณ อายุของคน หรือสิ่งของตาง ๆ ก็ตองใชเรื่อง ของ วัน เดือน ป ทั้งสิ้น ถารูวา Excel มีหลักในการคิดอยางไรในเรื่อง วัน เดือน ป ก็จะทําให สามารถใชงานไดดยิ่งขึ้น ี Excel ใชระบบ วัน เดือน ป ที่เรียกวา 1900 date system คือ ใชจํานวนวันตั้งแต วันที่ 1 มกราคม ค.ศ. 1900 (พ.ศ. 2443) เปนตนมา เชน 1 วัน นับตั้งแตวนที่ 1มกราคม ค.ศ. 1900 และ 2 ั คือ 2 วัน นับตั้งแตวนที่ 2 มกราคม 1990 เรื่อย ๆ มา จนถึงปจจุบัน ตัวเลขเหลานี้ เรียกวา เปน ั Serial Values และ Excel ใชตัวเลขเหลานี้ มาแสดงเปน วัน เดือน ป โดยใชรูปแบบตาง ๆ เชน 1/1/2549 หรือ 1 มกราคม 2549 เปนตน แตเบื้องหลังคือมาจากตัวเลขเดียวกัน ลองพิมพ 1/1/2006 ที่ A1 และเปลี่ยน format ของ A1 เปน General (คลิกที่ A1 แลวไป ที่ Format > Cell.. เลือกแถบ Number และคลิก General แลวคลิก OK) จะเห็นวา ตัวเลข วัน เดือน ป เปลี่ยน เปนเลข 38718 สําหรับ คนไทย ซึ่งใชปพุทธศักราช ไมใชคริสตศักราช โปรแกรม Excel ไมไดแยกแยะวา เปน ค.ศ. หรือ พ.ศ. แตถือเอาวา เปน ค.ศ. ทั้งหมด ทดสอบได โดยการ พิมพ 1/1/2549 ลงใน A2 และเปลี่ยน Format ของ A2 เปน General จะเห็นวา Excel มองเห็นเปน 237045 ซึ่งก็คือจํานวน วัน ตั้งแต วันที่ 1 มกราคม ค.ศ. 1600 จนถึง 1 มกราคม ค.ศ. 2549 (พ.ศ. 3092) นั่นเอง ดังนั้น สิ่งที่ เราพิมพ วัน เดือน ป โดยใชป พ.ศ. Excel จะนึกวาเปนป ค.ศ. ซึ่งแตกตางกันถึง 543 ป ขอที่ควรทราบอีกอยางหนึ่งก็คือ Excel ฉลาดมาก ถาเราพิมพวันที่ถกรูปแบบที่กําหนด ู เชน 1/1/2549 หรือ 1 มกราคม 2549 Excel จะรูไดทนทีวา เปนขอมูลวันที่ แตก็อยาลืมวา เปน ั  ระบบคริสตศักราช ไมใชพทธศักราช ทดสอบงาย ๆ ถาพิมพ 1 มกราคม 2549 และเปลี่ยนรูปแบบ ุ หรือ Format ของ Cell ที่พิมพ จะเห็นวา Excel ใหเปนตัวเลข 237045 อีกอยางหนึ่ง คือ จากตัวเลขธรรมดา ถากําหนดใหเปนขอมูลแบบ วันเดือนป หรือ DATE โปรแกรม Excel จะปรับโดยยึดวาตัวเลขนี้ เปนตัวเลขจํานวนวันหลังจากวันที่ 1 มกราคม 1900 เชน เลข 35 ก็จะตรงกับวันที่ 4 กุมภาพันธ 1990 เปนตน (เดือนมกราคม มี 31 วัน ตอจากนั้นอีก 4 วัน จึงเปนวันที่ 4 กุมภาพันธ) การที่ Excel ใชระบบ ค.ศ. ทําใหเราตองปรับปรุงขอมูล ใหถูกตอง เชน นํา 543 ไปลบป พ.ศ. เพื่อทําใหเปนป ค.ศ. เปนตน
  37. 37. การคํานวณหาอายุ สภาพปญหา ใหสมาชิกกรอก วัน เดือน ป เกิด ในชอง C2 และตองการคํานวณหาอายุ จนถึง ณ วันที่ ปจจุบัน ลงในชอง D2 ดังภาพ หลักการ เราจะใช ฟงกชั่น YEAR() เพื่อนําคาป มาคํานวณหาอายุ โดยการนําไปเปรียบเทียบกับ ป ปจจุบัน โดยใชฟงกชั่น TODAY() แตเนืองจาก การกรอก วัน เดือน ป ใชระบบ พ.ศ. แต Excel ่ ถือวา เปน ค.ศ. เราจึงตองมีการปรับใหถูกตอง โดยการลดวันลง 543 วัน เพราะ Excel เห็นวา พ.ศ. 2525 คือ ค.ศ. 2525 ดังนั้น ค.ศ. 2525 จริง ๆ คือ ค.ศ. (2525-534) เนื่องจาก พ.ศ. เกิดกอนป ค.ศ. อยู 543 วัน 1. การหาป ค.ศ. ปจจุบัน ฟงกชั่น TODAY() บอก วันเดือน ป ปจจุบัน เปน ระบบ ค.ศ. ฟงกชั่น YEAR() รับคา วันเดือนป และ สงคาเฉพาะ ป ออกมาให ดังนั้น ถาสงคา TODAY() เขาสูฟงกชั่น YEAR ก็จะได ป ค.ศ. ปจจุบัน ดังนี้ =YEAR(TODAY()) 2. การหาปเกิด ของสมาชิก เปนป ค.ศ. สงคา วัน เดือน ป เกิดของสมาชิก ซึ่งจากตัวอยาง อยูในชอง C2 เขาฟงกชั่น YEAR() เพื่อ คํานวณหาปเกิด ดังนี้ YEAR(C2) แตเนื่องจาก คาที่ไดคือ ค.ศ. 2525 จึงตองลบออกเสีย 542 ป เพื่อใหถูกตอง จึงเปน YEAR(C2)-543 3. การคํานวณหาอายุ นําคาที่ไดจาก 2 ไปลบออกจาก 1 ก็จะได จํานวนปของสมาชิกรายนี้ วิธีการ 1. คลิกที่ชอง D2 ซึ่งจะบอกจํานวนป 2. พิมพ สูตรเพื่อคํานวณหาอายุ ในชอง Formula Bar ดังนี้ =YEAR(TODAY())-(YEAR(C2)-543)
  38. 38. 3. กดแปน Enter จะไดดังนี้ จะเห็นวา Excel คิดวาตัวเลข 24 ที่ได เปน serial value เพราะเรากําลังคํานวณเกียวกับวัน ่ เดือน ป จึงปรับใหเปน วันที่ 24 เดือน มกราคม ป ค.ศ. 1900 (เพราะ serial value ที่มีคา 1 คือ วันที่ 1 มกราคม 1900) ซึ่งเราไมตองการ ดังนั้นจึงตองปรับรูปแบบ ของ D2 ใหเปน General เพื่อใหเปนคาตัวเลขธรรมดา ไมใช วันเดือนป 4. คลิกที่ชอง D2 แลวคลิกขวา เลือก Format Cell … ดังภาพ 5. เลือกแถบ Number และเลือก General 6. คลิก OK จะได อายุป ดังภาพ
  39. 39. อางอิง Rubin, Joseph Calculate Years, Months, Days elapsed from a certain date in Microsoft Excel Retrieved January 2, 2006, from http://www.exceltip.com/st/Calculate_ Years,_Months,_Days_elapsed_from_a_certain_date_in_Microsoft_Excel/390.html Excel Dates and Excel Times. Retrieved January 2, 2006, from http://www.ozgrid.com/ Excel/ExcelDateandTimes.htm
  40. 40. การสงขอมูลจาก Excel ไปยังโปรแกรม SPSS เพื่อวิเคราะหผล สภาพปญหา แมวา Excel จะมีความสามารถในการวิเคราะหคาทางสถิติ แตบางทานอาจจะสะดวกที่ จะใชโปรแกรม SPSS ซึ่งออกแบบมาสําหรับการวิเคราะหคาทางสถิติโดยเฉพาะ และ นอกจากนี้ ยังอาจจะมีเหตุผลอื่นที่ทําใหตองใชโปรแกรม SPSS เชน เปนความตองการ ของหนวยงาน หรือเปนความเห็นของคณะทํางานในการเลือกตัดสินใจใชโปรแกรม SPSS ในการประมวลผล เปนตน ถาทานเก็บขอมูลในรูปแบบของ Excel ไวแลว ก็สามารถที่จะนํามาใชไดกับโปรแกรม SPSS ไดโดยไมยากนัก หลักการ 1. ทานสามารถถายโอนขอมูลจาก Excel ไปยัง SPSS ได โดยจัดขอมูลใหอยูใน ลักษณะแถว และ คอรลมน โดยในแตละแถวเปนขอมูลของแตละรายการ เชน ั ขอมูลการตอบแบบสอบถามทั้งฉบับของผูตอบคนที่ 1 และคอรลัมน เปนคาตัวแปร เชน เพศ อายุ อาชีพ เปนตน 2. ทานสามารถถายโอนขอมูลที่จัดอยูในลักษณะ สีเหลี่ยม (แถวและคอรลัมน) จาก ่ Excel ไปยัง SPSS ได โดยสามารถกําหนดใหเอาขอมูลไปเฉพาะสวน เชน จาก B1:K60 แตทั้งนี้ ตองมีจํานวนคอรลัมน ไมเกิน 256 คอรลัมน 3. ถาขอมูลที่สงไปยัง SPSS มีแตขอมูล ไมมีหัวตาราง SPSS จะใช หัวตารางมาตรฐาน  ของ Excel คือ A, B,C …Z, ZA, ZB, ZC … แทน 4. ทานสามารถกําหนดหัวตาราง และบอกให SPSS ทราบ โดยมีรูปแบบ ดังนี้ 4.1. ความยาวชื่อไมเกิน 8 ตัวอักษร ประกอบดวย ตัวอักษร ตัวเลข สัญลักษณ @ # $ . หรือ _ แตตองขึ้นตนดวยตัวอักษร หรือ @ เทานั้น 4.2. ตัวสุดทายตองไมใช เครื่องหมาย . หรือ _ 4.3. ชื่อตองไมใชชื่อที่สงวนไวสําหรับโปรแกรม เชน ALL, AND, WITH, NOT, OR เปนตน ถาไมเปนไปตามนี้ SPSS 4.4. ฟลดที่ไมมีชื่อ จะถูกตัดทิ้ง 5. SPSS จะดูขอมูลในแถวแรก และตรวจสอบวาเปนตัวเลขหรือตัวอักษร ถาเปนตัวเลข  และพบวามีขอมูลถัดมาที่เปนตัวอักษร SPSS จะถือวาขอมูลนั้นไมมีการเติม หรือเปน missing value 6. SPSS ไมสามารถเปลี่ยนคาจากสูตรใน Excel ได ดังนั้น ถาเปนสูตร ตองจัดการให เปนตัวเลขธรรมดาเสียกอน โดยใช Paste Special เพื่อเปลี่ยนใหเปนคาตัวเลข วิธีการ เมื่อจัดการขอมูลเบื้องตนใหพรอมที่จะถายโอนไดแลว ใหทําดังนี้ 1. เปด โปรแกรม SPSS 2. ไปที่ File > Open > Data 3. จะเกิดหนาตาง ใหดูที่ File Type จะเห็นวา SPSS ตั้งคา *.sav เอาไว เพราะ คาดวา จะเปนการเปดไฟลของ SPSS ทานตองเปลี่ยนเปน *.xls โดยเลื่อนแถบ Scroll ลงมาและเลือก *.xls
  41. 41. 4. ไปหาไฟล excel ที่ตองการนําขอมูลเขา 5. ในชอง Options ถาตองการใหมีหัวชื่อตัวแปร เชนเดียวกับใน Excel ใหคลิก เลือก Read Variable names 6. ถาตองการเลือกเฉพาะบางสวนใน Excel sheet ใหระบุในชอง range เชน B1:K60 7. เมื่อเสร็จแลว ใหคลิก OK 8. หากมีปญหา ใหกลับไปแกขอมูลใน Excel แลวนําเขา SPSS อีกครั้ง
  42. 42. การสรุปขอมูลโดยการไขว ดวย Pivot Table สมมติวาเรามีขอมูลเกี่ยวกับรายจายประจําวัน จํานวน 3 วัน ดังนี้ เราตองการสรุปรายจาย แตละรายการ แยกเปนรายวัน ดังนี้ การสรุปในลักษณะนี้ จะเห็นวา มีการไขวรายการ เปนตาราง 2 มิติ คือ เอาวัน เดือน ป มา เปนแนวนอน และ เอาประเภทของรายจาย หรือ รายการ มาเปนแนวตั้ง และ มีการรวมขอมูล เชน ในวันที่ 1/1/2550 มีรายการคาอาหาร 2 รายการ คือ 70 และ 100 ตามลําดับ เมื่อสรุปขอมูล จะเห็นวา มีการรวมคาอาหารเขาดวยกัน เปน 170 และนอกจากนี้ ยังมีการรวมยอย รายวัน เชน วันที่ 1/1/2550 มีคาใชจายทั้งหมด 420 บาท นอกจากนี้ยังมีการรวมยอยแยกประเภท เชน คาอาหาร จายทั้งหมด ทัง ้ 3 วัน เปนเงิน 275 บาท และในที่สุด มีการรวมใหญ เปนยอดรวมคาใชจายทุกรายการทั้ง 3 วัน เปน เงิน 675 บาท
  43. 43. หลักการ ใช Pivot Table ซึ่งเปนเครื่องมือที่ Microsoft Excel จัดหาไวใหแลว แตทั้งนี้ ตอง ออกแบบเสียกอนวา จะนําขอมูลมาไขวกนอยางไร โดยออกแบบเปนตาราง 2 ทาง เชน นําวันเดือน ั ป มาไขวกับ รายการ ก็จะไดตาราง ดังนี้ รายการ เดินทาง อาหาร อื่นๆ รวม ว/ด/ป 1/1/2550 2/1/2550 3/1/2550 วิธีการ 1. สรางขอมูลรายจายประจําวัน ที่ Sheet1 โดยใหมีหวคอรลัมนแตละคอรลัมน ดังภาพ ทั้งนี้ ั เพื่อนําไปใชเปนขอมูลในการจัดทําตารางสรุป หัวคอรลัมน 2. คลิกภายในบริเวณขอมูล เพือบอก Excel วา บริเวณนี้ จะเปนตารางขอมูล ่
  44. 44. 3. ไปที่ Data > PivotTable and PivotChart Report … 4. โปรแกรมจะมีตัวชวย Wizard เพื่อชวยสรางตารางสรุปขอมูล 5. เลือก PivotTable แลวคลิก Next โปรแกรม Excel จะไปกําหนดขอบเขตขอมูลให จะ สังเกตเห็นเสนประรอบ ๆ ขอบเขตขอมูล ถาไมไดนําเมาสไปคลิกในบริเวณขอมูล โปรแกรม จะถามหา แทนทีจะเสนอหนาจอนี้ ่
  45. 45. 6. คลิก Next 7. โดยปกติ Excel จะสรางตารางสรุปใน Sheet ใหม แตทานสามารถกําหนดใหแสดงที่ใดก็ ได 8. ใหคลิก Layout… เพื่อตรวจสอบ และกําหนดการสรุปใหเปนไปตามที่ตองการ เมื่อคลิก Layout … จะปรากฎหนาจอ ดังนี้ 9. หนาจอนี้ จะทําใหการสรุปเปนไปตามตองการ ตามที่ออกแบบไว จากหนาจอนี้ จะเห็นวา Excel ไดนําเอาชื่อคอรลัมนมาเตรียมไวใหเพื่อจะไดทาการไขวขอมูลใหไดตามตองการ ํ และบริเวณหัวตารางแมแบบที่จะสรุป มีคําวา COLUMN บริเวณนี้ เราจะนํา รายการ รายจาย มาวางไว สวนอีกทางหนึ่ง คือ ROW จะเปนบริเวณที่เราเอา วัน เดือน ป มา วาง เหมือนกับที่ออกแบบไวกอนแลว สวน DATA ก็คือขอมูลที่จะมากระทํากัน ในที่นี้ของเรา คือ เงิน เพราะเราตองการไขวขอมูลเพื่อใหทราบวา วันทีเ่ ทาไร รายการอะไร จายเงินไป เทาไร
  46. 46. 10. ใหลาก มาวาง ที่ ROW 11. ลาก มาวางที่ COLUMN 12. ลาก มาวางที่ DATA ดังภาพ 13. คลิกปุม OK จะกลับมาที่หนาจอเดิม เหมือนขอ 6 14. คลิกปุม Finish โปรแกรม Excel จะสราง Sheet ใหม พรอมทั้งสรางตารางสรุปให ดัง ภาพ
  47. 47. การสรางตัวเลือกสําหรับกรอกขอมูลใน Cell สภาพปญหา การพิมพขอมูลซ้ํา ๆ ใน Cell ของ Excel เชน ชื่อแผนก บางครั้งอาจจะมีการพิมพผิดได ถามีการสรางตัวเลือกใหเลือก ก็จะขจัดปญหาการพิมพผิด และทําใหการทํางานรวดเร็ว มากยิ่งขึ้น สมมุติวา เรามีขอมูลที่จะพิมพ ดังนี้ ที่ ชื่อ แผนก 1 มานะ การเงิน 2 วิทยา บุคคล 3 สารภี การเงิน 4 นฤมล การเงิน 5 ไพโรจน ชาง 6 ทองจุล ชาง 7 พิไลวรรณ บุคคล 8 วราวรรณ บุคคล จะเห็นวา ในชองแผนก มีการพิมพแผนกซ้ํา ๆ กัน 3แผนก คือ การเงิน บุคคล และ ชาง ถามีการพิมพผิด จะทําใหการประมวลผลผิดพลาดไปดวย เชน ถาตองการดูรายชื่อ ผูที่ อยูในแผนกชาง ก็จะไมมีรายชื่อของบุคคลผูซึ่งมีการพิมพชือแผนกชางผิดไป เปนตน หลักการ เราสามารถสรางตัวเลือกในแตละ Cell ใหสามารถคลิกเลือกจากตัวเลือกที่กําหนดได โดยการสรางขอความใน Cell ที่จะใชเปนตัวเลือกเสียกอน จากขอมูลในตารางขางตน คือ ชื่อแผนก เราตองพิมพชื่อแผนกไวเสียกอน จากนั้น จึงกําหนดใหเอาไปใชเปน ขอมูลในตัวเลือกของ Cell ที่จะมีการกรอกขอมูลชื่อแผนก วิธีการ 1. พิมพชื่อแผนก ใน Cell ตั้งแต G1 ถึง G3 ดังนี้ 2. พิมพหัวตาราง ดังนี้ A1 พิมพคําวา ที่ B1 พิมพคําวา ชื่อ C1 พิมพคําวา แผนก
  48. 48. 3. กําหนดชวงเซลที่จะพิมพแผนก จะเห็นวา จากตัวอยาง เรามีชื่อทั้งหมด 8คน ควรจะอยูใน Cell ที่ C2 ถึง C9 ดังนั้น ใหลากดํา เลือก Cell ตั้งแต C2 ถึง C9 4. กําหนดขอมูลที่จะนํามาทําเปนตัวเลือก โดย ไปที่ Data > Validation… 5. จะเกิดหนาตาง Data Validation 6. ที่แถบ Settings ในชอง Allow: ใหคลิกที่ลูกศร แลวเลือก List
  49. 49. 7. ตอไปใหระบุขอมูลที่จะนํามาทําเปนตัวเลือก ซึ่งอยูใน Cell ตั้งแต G1 ถึง G3 ให พิมพขอความในชอง Source วา =$G$1:$G$3 8. ถาหนา Ignore blank มีเครื่องหมายถูก แสดงวา ในชองนี้ สามารถใหมีชองวาง โดยไมเติมอะไรก็ได 9. หนา In-cell dropdown ใหคลิกเครื่องหมายถูกเอาไว จะทําใหตัวเลือกใน Cell ที่เรากําหนดไวแลว 10. เสร็จแลวคลิก OK 11. จากนั้นใหกรอกขอมูลตามปกติ 12. เมื่อนําเมาสมาคลิกที่ชอง C2 จะมีปุมใหเลือกแผนกเกิดขึ้น ดังภาพ 13. ใหคลิกที่ปุมลูกศร เพื่อเลือกแผนกได ตามตองการ 14. เปนอันเสร็จสิ้น การสรางตัวเลือกในชอง Cell
  50. 50. การพิมพขอความ หรือ ตัวเลขใน AutoShapes สภาพปญหา บางครั้งเราตองการเนนผลลัพธ โดยใหปรากฎในรูปรางอัตโนมัติ (AutoShapes) ดังภาพ และถามีการเปลี่ยนแปลงขอมูล ก็ใหตัวเลขในรูปรางอัตโนมัติ เปลี่ยนแปลงตาม ดวยโดยอัตโนมัติ หลักการ โดยปกติ เราสามารถเรียกใชรูปรางอัตโนมัติไดจาก เมนูรูปวาด หรือ drawing และสามารถพิมพตัวเลข หรือ ขอความลงไปไดโดยตรง แตถามีการปรับขอมูล ตัวเลข เหลานั้น ก็จะไมปรับตามไปดวย ถาตองการใหตัวเลขปรับเปลี่ยนตาม ตองใชการระบุ ตําแหนงใน cell แทนการพิมพตัวเลขเขาโดยตรง วิธีการ 1. พิมพรายได ในชอง B1 ถึง C3 ดังภาพ 2. ที่ชอง B4 ใหพิมพคําวา รวม และชอง C4 ใหใชสูตรรวมขอมูลตั้งแตชอง C1 ถึง C3 ดังภาพ
  51. 51. 3. เลือก AutoShapes… จากเมนู Drawing (ถาไมเห็นเมนู Drawing ใหไปเอามา ไดที่ เมนู View > Toolbars คลิกใหมีเครื่องหมายถูกหนา Drawing) 4. วาดภาพ AutoShape ที่เลือก บริเวณที่ตองการ ดังภาพ 5. ที่ชองสูตร พิมพ ระบุ Cell ที่ตองการนําขอมูลมาแสดง ในตัวอยางคือ C4 เพราะ เปนผลรวมของ ทั้ง 3 เดือน 6. กดแปน Enter จะเห็นตัวเลขปรากฎในกรอบ AutoShape ดังภาพ
  52. 52. 7. ตกแตง AutoShape โดยคลิกขวา เลือก Format AutoShape… 8. และเปลี่ยนสี เปลี่ยนขนาดตัวอักษร พรอมทั้งจัดกลาง โดยการเลือกตั้งคาบน แถบ ตาง ๆ ดังภาพ 9. จนไดภาพดังตัวอยางขางตน
  53. 53. การกําหนดใหพิมพเฉพาะตัวเลขที่ตองการใน Cell สภาพปญหา ในการกรอกขอมูลตัวเลขที่ทราบลวงหนาวา จะมีคาอยูตั้งแตเทาไรถึงเทาไร บางครั้ง การกรอกขอมูลอาจจะกรอกผิดพลาดไปได คือกรอกตัวเลขซึ่งอยูนอกขอบเขต ในกรณี นี้ เราสามารถให Excel ตรวจสอบเบื้องตนไดวา ตัวเลขที่พิมพไปนั้น อยูในชวงที่ ตองการหรือไม ถาไมอยู ก็ใหแสดงขอผิดพลาดขึ้นมาได สมมติวา ในการกรอกขอมูลจากแบบสอบถามความคิดเห็น จะมีตัวเลขใหเลือก 1-5 เรา จะให Excel ชวยตรวจสอบเบื้องตน หากมีการพิมพตัวเลขที่ ไมอยูในชวง 1-5 หลักการ เราจะใช validation ของ Excel เพื่อให Excel ตรวจสิ่งที่พิมพ ถาไมอยูในชวง 1-5 ก็ให แจงใหทราบเพื่อใหแกไขใหถูกตองเสียกอน วิธีการ 1. เปด Sheet งานใหม 2. ลากดํา หรือ hi-light บริเวณที่จะกรอกขอมูล ในภาพ คือ C3 3. ไปที่ Data > Validation … 4. จะเกิดกลองโตตอบ ใหเลือกแถบ Setting ในสวน allow: ใหคลิกเพื่อคลี่ combo Box ออก ดังภาพ
  54. 54. 5. เลือก Whole number เพราะตองการใหกรอกเปนเลขจํานวนเต็ม ถาตองการให กรอกเปนรูปแบบอื่น ใหเลือกตามตองการ เชน ทศนิยม เลือก Decimal เปนตน 6. Excel ทราบวาจะเลือกเปนเลขจํานวนเต็ม ดังนั้น จะมีตัวเลือกเกิดขึ้น ใหระบุชวง ในสวน Data: ใหเลือก Between เพราะตองการระบุชวงของขอมูลที่ตองการ ถาตองการระบุ เปนตัวเลขขั้นต่ํา ก็สามารถทําได โดยคลี่ Combo Box ในสวน ของ Data: แลวเลือกตามตองการ 7. ในที่นี้ เราตองการระบุตัวเลขที่จะกรอก คือ ระหวาง 1-5 ดังนั้น ในชอง Minimum ใหกรอก 1 และชอง Maximum ใหกรอก 5
  55. 55. 8. ตอไปเราจะกําหนดขอความแจงใหทราบ ถามีการพิมพผิดไปจากเงื่อนไขที่ กําหนด ใหคลิกที่แถบ 9. กําหนดขอความที่ตองการใหแสดงเมื่อมีการพิมพผิดไปจากเงื่อนไขที่กําหนด 10. เสร็จแลวกดปุม OK 11. เมื่อพิมพตัวเลข ที่ไมไดอยูในเงื่อนไขที่กําหนด และกดปุม Enter เพื่อไปยัง Cell ตอไป จะเกิดขอความเตือน ดังภาพ
  56. 56. 12. ถาตองการให กรองมากกวา 1 ชอง เมื่อกําหนดตามขั้นตอนที่ 1-11 เสร็จ เรียบรอยแลว ใหลากเพื่อคัดลอก ลงมาตามจํานวน Cell ที่ตองการ
  57. 57. การเปลี่ยนสีตัวอักษร ตามเงื่อนไขที่กําหนด สภาพปญหา บางครั้งเราตองการแสดงขอมูลบางตัวใหแตกตางไปจากขอมูลอื่น ๆ เชน ถาตัวเลขต่ํา กวาเปาหมาย ใหตัวอักษรที่ปรากฎเปนสีแดง หรือ ถาสูงกวาเปาหมายใหเปนสีน้ําเงิน หรือเปนการจัดกลุม ถาใครอยูในกลุม A ใชสีหนึ่ง กลุม B ใชอีกสีหนึ่ง เปนตน ซึ่งวิธีการ นี้ สามารถนําไปประยุกตไดในหลายลักษณะ ถาหากเราทําเองโดยการดูวาอายุใน Cell ใด มีคานอยกวา 20 ก็เปลี่ยนสีเปนสีแดง ทํา อยางนี้ทุก Cell ก็จะตองใชเวลามาก ยิ่งถามีขอมูลมาก ก็ยิ่งใชเวลามากขึ้น นอกจากนี้ ยังอาจมีขอผิดพลาดไดงาย เชน มองไมเห็นหรือขามบางคนไป ทางที่ดี ควรให โปรแกรม Excel หาใหดีกวา เมื่อพิมพขอมูล จะเปลี่ยนสีทันที สมมติวา มีรายชื่อสมาชิก และอายุ ดังนี้ เราตองการใหคาที่นอยกวา 20 เปนตัวสีแดง ดังนี้
  58. 58. หลักการ ให Excel ตราวจดูคาในคอรลัมที่กําหนด แลวพิจารณาวา อยูในเกณฑที่กําหนดหรือไม ถาเปนไปตามเกณฑ ก็ใหเปลี่ยนรูปแบบของ Cell ตามที่กําหนด ทั้งหมดนี้ใช เมนู Conditional Formating… หรือเปนการกําหนดรูปแบบ อยางมีเงื่อนไข วิธีการ 1. พิมพขอมูล ดังนี้ 2. ลากดํา หรือ high-light บริเวณขอมูลที่ตองการจัดรูปแบบ ในตัวอยางนี้คือ B2 ถึง B11 หรือ B2:B11 3. ไปที่ เมนู Format > Conditional Formating… 4. จะเกิดกลองโตตอบ ใหเลือกดังภาพ 5. ถาตองการกําหนดเงื่อนไขอื่น ๆ ใหคลิกเลือก และสามารถพิมพตัวเลข ในชอง ถัดไปไดเลข หรือ จะไปคลิกเลือกเอาจากใน Sheet ก็ได โดยคลิกที่ เพื่อ ไปคลิกเลือกขอมูลบน Sheet 6. เสร็จแลวไปคลิกปุม Format ดังภาพ เพื่อกําหนดวา ถาเปนไปตามเงื่อนไข จะ จัดรูปแบบอยางไร 7. ที่แถบ Font ใหเลือกเปลี่ยนลักษณะอักษร เปน หนา หรือ Bold และ สีตัวอักษร ใหเลือกสีแดง 8. คลิกปุม จะใหพิมพแถวตามแนวตั้งซ้ํา เมื่อขึ้นหนาใหม (Columns to repeat at left) ในกรณีที่เรามีรายการ ซ้ํา ๆ กัน ในตัวอยางนี้ เราจะใช Rows to repeat at top ดังภาพ
  59. 59. 9. คลิก OK 10. คลิก Cell อื่นใด นอกขอบเขตขอมูลที่ทําไว จะไดตัวหนังสือสีเแดง ที่เปนไป ตามเงื่อนไขที่กําหนด
  60. 60. การสรางหนาจอ ยินดีตอนรับ ใน Excel สภาพปญหา/ความตองการ ถาเราใช Excel สรางฟอรมกรอกขอมูลบางอยาง เชน ฟอรมคิดเกรด คิดคะแนน หรือ รายงานขอมูลใด ๆ ที่ใหคนอื่นสามารถนําไปใชไดทันที และเราตองการสรางหนาจอ ยินดีตอนรับ หนาจอนี้จะปรากฎทุกครั้งกอนใชงาน บนหนาจอยินดีตอนรบอาจจะมีตรา ของหนวยงาน มีชื่อหนวยงาน มีชื่อผูพฒนา เปนตน หนาจอนี้จะปรากฎสักครู แลวก็จะ ั หายไป หนาจอยินดีตอนรับในลักษณะนี้ เราเรียกวาเปน Splash Screen หลักการ 1. สรางแบบฟอรม ยินดีตอนรับ ที่แบบฟอรมเขียนโคดตั้งเวลาที่จะใหแสดงหนาจอ ยินดีตอนรับเปนเวลากี่วินาที จากนั้นจึงปดแบบฟอรม 2. ที่ workbook เขียนโคดใหแสดงแบบฟอรม ยินดีตอนรับ  วิธีการ การสรางแบบฟอรม ยินดีตอนรับ  1. เปดโปรแกรม Excel 2. ไปที่ Tools > Macro > Visual Basic Editor 3. จะเกิดหนาตางสําหรับเขียนโปรแกรม ใหเลือก Insert > UserForm เพื่อสราง ฟอรมใหม สําหรับเปน Splash Screen 4. ฟอรมที่เราสรางขึ้นใหมนี้ โปรแกรมจะตั้งชื่อใหวาเปน UserForm1 เราสามารถ เปลี่ยนชื่อไดตามตองการ แตตอนนี้ขอใหใชชื่อนี้ไวกอน 5. สังเกตจะเห็นกลองเครื่องมือ (Toolbox) ใหเลือก label หรือ ปายขอความ ดัง ภาพ (ถาไมเห็นกลองเครื่องมือ ใหไปที่ View > Toolbox) การเขียนขอความ บนฟอรม จะพิมพโดยตรงไมได ตองเขียนบน label
  61. 61. 6. มาที่ฟอรมทีสรางขึ้น แลวคลิกเมาสลาก เปนรูปสี่เหลี่ยมสําหรับเขียนขอความ ่ 7. คลิกในกรอบสี่เหลี่ยมและพิมพคําวา ยินดีตอนรับ ดังภาพ การเขียนโคดบนฟอรมที่สรางขึ้น 1. ดับเบิ้ลคลิกบริเวณใด ๆ บนฟอรม (แตตองไมอยูในบริเวณที่เขียนขอความ ยินดี ตอนรับ หรือ label ที่สรางขึ้น) จะเกิดหนาตางสําหรับเขียนโคด ใหเลือก Initialize ดังภาพ 2. จะเกิดบริเวณสําหรับเขียนโคด เมื่อฟอรมที่ถูกเริ่มตน 3. ใหเขียนโคดเพิ่มเติม ในระหวาง Private Sub และ End Sub ดังภาพขางลาง 4. ขอความขางบน เปนการตรวจสอบเวลา เมื่อครบตามกําหนด ใหไปเรียกใชงาน Sub procedure ชื่อ KillForm 5. เราจะสรางโมดูลใหม และเขียนโคดใน KillForm
  62. 62. 6. ไปที่ Insert > Module 7. จะเกิดหนาจอสําหรับพิมพโคด ใหพิมพใหเหมือน ดังภาพ 8. คําสั่ง Unload เปนการบอกใหลบแบบฟอรม ที่เราสรางขึ้น ซึงมีชื่อวา ่ UserForm1 การเรียกใชฟอรมเมื่อเปด Workbook 1. ตอไป เราจะเขียนโคดที่ Workbook 2. ใหปดหนาจอ Visual Basic Editor โดยคลิกที่ปุม เพื่อกลับมาหนา Sheet ของ Excel 3. คลิกขวาที่ไอคอนของ Excel ที่ติดกับ เมนูไฟล (File) แลวเลือก View Code ดัง ภาพ 4. จะกลับมาที่หนาจอสําหรับเขียนโคด
  63. 63. 5. ใหพิมพโคด ดังภาพ 6. เปนอันเสร็จการทําหนาจอ ยินดีตอนรับ 7. ใหบันทึกไฟล เพื่อจัดเก็บ 8. ครั้งตอไปเมื่อเปดไฟลนี้ จะเห็นมีหนาจอยินดีตอนรับเกิดขึ้น 9. จะปรากฎเพ฀

×