Pomodoro Technique

The Pomodoro Technique Agence TechDay 19/01/2010

Introdução
Para muitas pessoas, o tempo é o inimigo !
Ansiedade do “ tic tac ”, especialmente quando existe uma deadline conduz à ineficiência;
A técnica Pomodoro foi criada pelo italiano Francesco Cirrillo para melhorar seu processo de estudo na universidade;

Tempo
A Técnica Pomodoro foi criada para usar o tempo como um aliado à produtividade e ajudar-nos a melhorar continuamente nosso método de trabalho ou estudo

Objetivos

Objetivos
O alvo da técnica é prover um processo/ferramenta simples para melhorar a produtividade (individual e do time), que está hábil a fazer o seguinte:
Aliviar a ansiedade relacionada ao tempo passando;
Aumentar o foco e concentração cortando interrupções;
Melhorar a consistência das decisões;
Elevar motivação e mantê-la constante;
Apoiar a determinação em alcançar seus objetivos;

Objetivos
Refinar o processo de estimativa, quantitativa e qualitativamente;
Melhorar seu processo de trabalho ou estudo;
Reforçar sua dedicação em situações complicadas;

Objetivos
Em linhas gerais podemos resumir em 5 grandes objetivos:
Descobrir quanto esforço uma atividade precisa
Cortar interrupções
Estimar o esforço das atividades
Tornar Pomodoro mais eficiente
Definir uma tabela de tempo

Método O quê? Quando? Por que? Planejar Início do dia Decidir as atividades do dia Acompanhar Durante o dia Coletar dados sobre esforço e outras métricas de interesse Registrar No fim do dia Compilar e arquivar observações diárias Processar No fim do dia Transformar dados em informação Visualizar No fim do dia Apresentar as informações de forma a facilitar o entendimento e caminhos para melhoria

Materiais
Um “ Pomodoro ” (relógio de cozinha)
Folha de TODOs
Folha de Inventário de Atividades
Planilha de Registros

Meu Primeiro Pomodoro
Marque 25 minutos no seu “ Pomodoro ” (relógio)
Um Pomodoro não pode ser interrompido, serão 25 minutos de “puro trabalho”!
Um Pomodoro não pode ser dividido;
Se um Pomodoro for interrompido, ele será considerado INVÁLIDO (void);
Quando o Pomodoro ACABAR (rings) dê uma pausa de 3-5 minutos e marque um X na sua folha de TODOs;

Controle-se!
Não é permitido trabalhar por mais 1 minuto!
Calma !! Somente uma parte da sua atividade foi terminada;
Tire a pausa para desconectar do seu trabalho, faça algo bom pra sua saúde: levante-se e ande um pouco, tome uma água, planeje seu fim de semana, conte uma ou duas piadas!
Não use sua pausa para atividades que requerem qualquer esforço mental.

Após 4 Pomodoros
Tire uma pausa maior, de 15 a 30 minutos;
Esta é uma boa oportunidade para:
Dar uma geral na sua mesa;
Tomar um café;
Checar seu e-mail pessoal/twitter/RSS/celular;
Praticar Ginástica Laboral ;
Não faça nada complexo! Dê um tempo para sua mente absorver o que você aprendeu.

Completando uma atividade
Continue trabalhando até que a tarefa seja finalizada, então risque-a de sua folha de TODOs;
Se você terminar a tarefa antes do Pomodoro, você pode:
Aproveitar a oportunidade para otimizar seu trabalho fazendo pequenas melhorias;
Se você terminou nos 5 primeiros minutos, interrompa o Pomodoro e comece outro.

Registrando durante o dia

Cortando interrupções
25 minutos parece um tempo razoável para resistir à distrações por vários tipos de interrupções;
A experiência mostra que usando a técnica Pomodoro, interrupções são um problema real;
Existem dois tipos de interrupções:
Interna : nós interrompemos nós mesmos
Externa : nós somos interrompidos por outros

Interrupções Internas
Geralmente está associado a baixa concentração;
Toda vez que você sentir uma potencial interrupção, coloque um apóstrofe (‘) na sua folha de TODOs e escolha uma das opções abaixo:
Escreva uma nova atividade na área de Não planejadas & Urgente se você acha que deve ser tratado logo;
Escreva no seu inventário de atividades, marcando com um N (não planejado).

Interrupções Externas
A diferença para as internas é a necessidade de interagir com pessoas;
Toda vez que alguém tentar interromper seu pomodoro, marque com um hífen (-) na sua folha de TODOs e escolha uma opção abaixo:
Escreva uma nova atividade na área de Não planejadas & Urgente se você acha que deve ser tratado logo;
Escreva no seu inventário de atividades, marcando com um N (não planejado).

Estratégia: informar, negociar e chamar
Informe efetivamente;
Negocie rapidamente um re-agendamento;
Chame de volta como você combinou;
O feedback é o ponto primordial para que as pessoas respeitem o valor do seu tempo

Registrando Interrupções

Inventário de Atividades
Reúne todas as atividades que precisam ser feitas;
No início do dia, estime quantos Pomodoros cada atividade deve precisar;
Revise a estimativa anterior caso seja necessário;
Se você estimou mais de 5-7 Pomodoros, significa que a atividade em questão é muito complexa e deve ser dividida;
Se você estimou menos de 1, tente juntar com outras atividades até completar 1 Pomodoro.

Inventário de Atividades

Pomodoros por dia
Você estimou o quantidade de Pomodoros por atividade;
Escolha as atividades a serem realizadas no dia e escreva na sua lista de TODOs indicando com quadrados o número de Pomodoros;
Caso você perceba que precisa de mais tempo, adicione círculos com sua nova estimativa;
Caso você precise fazer uma terceira estimativa, re-avalie o objetivo da atividade.

Registrando durante o dia

Registrando no fim do dia

Otimizando
Use os 3-5 primeiros minutos para re-avaliar o que você aprendeu desde o início da atividade;
Use os 3-5 últimos minutos para revisar se você realmente terminou;
Use o set de 4 Pomodoros para criar uma rotina de planejamento (no primeiro do dia) e de revisão (no último do dia

Resultados
Você deve se tornar mestre na técnica de 7 a 12 dias de uso constante;
A prática constante de estimativas trará melhoras consideráveis em sua percepção do tempo;
A melhora das estimativas reduzirá o número de atividades que não foram incluídas no planejamento;
As interrupções dependem de você e não o contrário;

Indicadores
Pomodoros/semana
Pomodoros/pessoa
Interrupções Internas e Externas
Pomodoros Cancelados
Desvio das Estimativas
Pomodoros por Tipo (programação, estudo, organização pessoal)

Rules
A Pomodoro Consists of 25 minutes Plus a Five-Minutes Break;
After Every Four Pomodoros Comes a 15-30 Minutes Break;
The Pomodoro is Indivisible . There are no half or quarter Pomodoros;

Rules
If a Pomodoro Begins, It Has to Ring:
If a Pomodoro is interrupted definitively – i.e. the interruption isn’t handled – it’s considered void, never begun, and it can’t recorded with an X.
If an activity completed once a Pomodoro has already begun, continue reviewing the same activity until the Pomodoro rings.

Rules
Protect the Pomodoro . Inform effectively, negotiate quickly to reschedule the interruption, call back the person who interrupted you as agreed.
If It Lasts More Than 5-7 Pomodoros, Break It Dow n. Complex activities should be divided into several activities.
It It Lasts Than One Pomodoro, Add It Up . Simple tasks can be combined.

Rules
Results Are Archieved Pomodoro after Pomodoro.
The Next Pomodoro Will Go Better

Discussão

Referências
The Pomodoro Technique Official Site
Pomodoro Technique in 5 minutes
Promodoro Technique Presentation
Pomodoro In Real Life
Ferramentas: Focus Booster (Air), PomoDo (Air), Pomodoro (MacOS), Pomodori (MacOS), Tomatoday (Silverlight), Pomotime (Windows)

Pomodoro Technique

by Saulo Arruda on Jan 21, 2010

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