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Word 2007   3/4
 

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    Word 2007   3/4 Word 2007 3/4 Presentation Transcript

    • E.C.D.L. ADVANCED LEVEL
    • Uso dei campiSono elementi che vengono mostrati nel documento cometesto, ma in realtà rappresentano dati soggetti a variazionecome per esempio la data attuale o il numero di pagine.Permettono quindi di inserire in maniera automaticainformazioni che aggiorneranno automaticamente.Alcuni campi si inseriscono automaticamente quando siusano determinate funzioni come indici e sommari,numerazione delle pagine, voci di glossario, data odierna.
    • Quali campiTra i campi disponibili:Autore: che inserisce il nome dell’autore, e si trova con il nome Author nellacategoria Informazioni documento;Nome e percorso del file: che inserisce il nome del documento e la suaposizione nel disco, e si trova con il nome FileName nella categoria Informazionidocumento;Dimensioni del file: che riporta le dimensioni del file, e si trova con il nomeFileSize nella categoria Informazioni documento;Fill-in: che visualizza una finestra di dialogo per l’introduzione guidata di undato, e si trova con il nome Fill-in nella categoria Stampa Unione.
    • Inserire i campiPosizionare il cursore nel puntodel documento in cui inserire ilcampoAttivare il comando “parti rapide– campo” del gruppo “testo” nellascheda “inserisci”Nella finestra di dialogo,selezionare nella casella “categorie”la categoria da inserireSelezionare nell’area “nomi deicampi” il campo presceltoScegliere le “proprietà campo” e le“opzioni campo” da applicare, nellerispettive aree; confermare con“ok”
    • Inserire il codice di campo “formula somma” in una tabellaPosizionare il cursore nella cella della tabella in cui si vuole ottenere la sommaSelezionare il comando dal menu “tabella” – “formula”Nella finestra di dialogo la somma è automaticamente impostata sulla colonna seimmediatamente sopra alla cella si trovano dei numeri “=sum(above)”; sulla riga se le celle checontengono dei numeri non si trovano sopra, ma a sinistra della cella con la formula “=sum(left)”.Confermare con “ok”.
    • Cambiare il formato al numero di campoNella finestra di dialogo“formula”, selezionare unformato numerico, nella casella“formato numero”Confermare con “ok”
    • Bloccare, sbloccare, aggiornare i campiBloccare un campo:Posizionare il cursore all’interno delcampoUtilizzare la combinazione Ctrl+F11Sbloccare un campo:Posizionare il cursore all’interno delcampoUtilizzare la combinazioneCtrl+Shift+F11Aggiornare un campo:Posizionare il cursore all’interno delcampoDal menu contestuale scegliere ilcomando “aggiorna campo”.
    • Moduli, modelliL’utilizzo dei moduli è indicato per la creazione di documenti standard costituiti da una parte fissa e dacampi nei quali è possibile inserire dati variabili.Una volta preparato il modulo occorre attivare la protezione che consente all’utente la compilazione deisoli campi variabili.Il modulo creato va salvato come modello (.dot e .dotx)I campi modulo disponibili in Word sono:Campo modulo testo: può accogliere testo, numeri o date.Campo modulo casella di controllo: casella destinata a contenere un segno di spuntaCampo modulo elenco a discesa: consente di creare un elenco a discesa nel quale è possibile selezionare una delle voci.
    • Campo modulo testoAttivare il comando “strumenti precedenti” nel gruppo“controlli” nella scheda “sviluppo”.Finestra di dialogo “opzioni per campo modulo testo”:Tipo: Consente di impostare il tipo di dati, tra “testo normale”, “numero”, “data”, ecc…Testo predefinito: Da la possibilità di inserire un testo che viene mostrato come predefinitoLunghezza massima: Permette di impostare un valore massimo per il numero di caratteri che possono essere digitatiFormato testo: Consente di impostare uno specifico formato tra quelli proposti in base alla scelta operata nella casella “tipo”.
    • Campo modulo casella di controlloFinestra di dialogo “opzioni per campo modulocasella di controllo”:Dimensioni casella: permette di stabilire le dimensioni esatte della casellaValore predefinito: consente di stabilire se la casella deve presentarsi già selezionata.
    • Campo modulo elenco a discesaFinestra di dialogo “opzioni per campomodulo casella di controllo”:Voce elenco: Permette di digitare le voci che devono comparire nell’elenco a discesa. Il pulsante “aggiungi” permette di aggiungere la voce nell’elenco.Voce nell’elenco a discesa: Visualizza le voci già inserite e permette di modificarne l’ordine, grazie ai pulsanti “sposta”. Il pulsante “rimuovi” permette di eliminare voci dall’elenco.
    • Modificare un campo moduloSelezionare il campo modulo con il tastodestro del mouse e scegliere il comando“modifica campo”.Nella finestra di dialogo “campo” si possonomodificare il campo prescelto, il formato, leopzioni.Per tutti e tre i tipi di campo modulo èpossibile inserire del “testo guida”, attraversoil pulsante omonimo, e di farlo comparireautomaticamente nella barra di stato opremendo il tasto F1:Fare doppio clic sul campo moduloAttivare il pulsante “testo guida” nellafinestra del campo moduloSelezionare la scheda “barra di stato” o“tasto guida (F1)”Attivare l’opzione “digitare il testo”Scrivere il testo del messaggio nell’areasottostante
    • Proteggere e sproteggere un moduloQuando un modulo è protetto, il testo del documentopuò essere modificato, mentre è possibile utilizzaretutte le funzionalità dei campi modulo.Attivare il comando “proteggi documento”, nel gruppo“proteggi” nella scheda “revisione”Nel riquadro “proteggi documento” Selezionare l’opzione “2. Consenti solo questo tipo di modifiche nel documento” Selezionare dal menu a discesa la voce “Compilazione moduli” Nel riquadro “proteggi documento” è possibile immettere una password a protezione del modulo. In questo modo la protezione non può essere rimossa, se non digitando la password corretta.
    • Modificare un modelloCliccare sul pulsante con il logo “microsoftoffice”Selezionare “apri”Oppure:Cliccare col tasto destro del mouse sull’iconadel modello da modificareSelezionare “apri”
    • Stampa UnioneLa stampa unione permette di personalizzare undocumento (lettera, busta) con i dati dei diversi destinatariai quali il testo deve essere inviato.Durante la stampa unione è possibile apportare modificheal file che costituisce l’origine dati (che contiene i dati deidestinatari), selezionando o deselezionando i destinatari,ordinandoli o filtrandoli in base ai diversi campi.
    • Modificare una lista di destinatari per la stampa unioneModificare i destinatari:Nel terzo passaggio dellastampa unione attivare ilpulsante “modifica elencodestinatari”Nella finestra di dialogo“destinatari stampa unione”cercare il nome da modificare,attraverso il pulsante “trovadestinatario”Attivare il pulsante “modifica”per apportare la variazione.
    • Riordinare una lista di destinatari per la stampa unioneRiordinare i destinatari:Nel terzo passaggio della stampaunione attivare il pulsante “modificaelenco destinatari”Nella finestra di dialogo “destinataristampa unione” fare clic su uno deipulsanti a forma di freccia, posizionatiaccanto ai nomi dei campi, sulleintestazioni della tabellaRiordinare in base a più criteri:Fare clic su uno dei pulsanti a formadi freccia accanto ai nomi dei campisulle intestazioni di tabellaSelezionare “avanzate”; compare lafinestra di dialogo “opzioni query”Fare clic sulla scheda “ordina i record”Selezionare da uno a tre criteri diordinamento e confermare con “ok”
    • Inserire campi nella stampa unioneCampo ASK visualizza una finestra di dialogo nella quale è possibile digitare informazioni da assegnare ad un segnalibro. Il segnalibro va creato nel punto in cui va riportata la variabile. La variabile diventa visibile se il campo ASK è seguito dal campo REF che fa riferimento al segnalibro.Posizionare il cursore nel punto del documento dove va inserita la variabileCreare il segnalibroInserire il campo ASKAttivare il comando ASK cliccando sul pulsante “regole” del gruppo “inserisci campi” nella scheda “lettere”Nella finestra di dialogo “inserisci campo ASK” selezionare il “segnalibro”Nella casella “chiedi”, inserire il messaggio che deve apparire all’inserimento della variabileNella casella “testo predefinito segnalibro” inserire il testo predefinito che viene inserito nel documento se non vienedigitato altro.L’uso della combinazione Alt+F9 consente di visualizzare i codici dei campi.
    • Inserire campi nella stampa unioneCampo REF Subito dopo l’inserimento del campo ASK occorre inserire il campo REFAttivare il comando “campo”,cliccando sul pulsante “parti rapide”del gruppo “testo” nella scheda“inserisci”Selezionare il campo REFSelezionare il “segnalibro”Campo IF Nella stampa unione il campo IF è utilizzato per porre una condizione ad un campo. Il risultato della condizione genera la scrittura di uno dei due testi definiti.
    • Unire un documento con una lista di destinatari utilizzando determinati criteri di unioneNella finestra di dialogo“destinatari stampa unione” fareclic su uno dei pulsanti a forma difreccia, posizionati accanto ainomi dei campi sulle intestazionidella tabella.Selezionare “avanzate”Nella finestra di dialogo“Opzioni query” selezionare dauno a sei criteri di filtraggio,scegliendo il nome del “campo”, il“criterio di filtraggio”, il “valore” diconfronto, gli “operatori” (e/o) dautilizzareConfermare con “ok”
    • Collegamenti, incorporamentiGli oggetti incorporati vengono memorizzati neldocumento in cui sono inseriti e non vengono aggiornatiquando il file originario viene modificato.Gli oggetti collegati rimangono dei file separati e possonoessere aggiornati. Quando si utilizza un oggetto collegato,le informazioni originali restano memorizzate nel file diorigine. Per mantenere il collegamento ai dati originali ènecessario che il file di origine rimanga disponibile sul pc osulla rete.
    • Inserire, modificare, rimuovere un collegamento ipertestualeÈ possibile inserire su una stringa ditesto, su un’immagine, su una forma, uncollegamento ipertestuale che seselezionato con Ctrl+clic del mouseconsente di raggiungere un segnalibro,una pagina web, visualizzareun’immagine, aprire un file anchemultimediale, un indirizzo di postaelettronica, o un programma.Selezionare la stringa di testo,l’immagine o la forma Dal menu contestuale scegliere “collegamento ipertestuale” per creare un collegamento, “modifica collegamento ipertestuale” per modificarlo, “rimuovi collegamento ipertestuale” per rimuoverlo.
    • Collegare dati da un documento o programma e mostrare come un oggetto o un’iconaGli oggetti collegati possono essererappresentati interamente neldocumento di destinazione o possonoessere rappresentati dall’iconacorrispondente al programma che hagenerato l’oggetto. In entrambi i casi, aldoppio clic del mouse viene visualizzatol’oggetto originale.Attivare il comando “oggetto”cliccando sul pulsante “inserisci oggetto”del gruppo “testo” nella scheda “inserisci”Nella scheda “crea da file” nella finestradi dialogo “inserisci oggetto”, selezionareil file, cliccando su “sfoglia”Scegliere l’opzione “collega al file”oppure “visualizza come icona”
    • Aggiornare, interrompere un collegamentoUtilizzare i pulsanti “aggiorna” o “non aggiornare”nella finestra di messaggio che appare all’aperturadel file che contiene il collegamentoPer aggiornare successivamente, utilizzare ilcomando “aggiorna collegamento” del menucontestualePer interrompere il collegamento utilizzare ilcomando “oggetto collegato documento >collegamento” del menu contestuale Nella finestra di dialogo “collegamenti”, selezionare il collegamento da interrompere e cliccare su “interrompi collegamento”Oppure Cliccare sul pulsante con il logo di Microsoft Office Selezionare il comando “prepara > modifica collegamenti a file” Nella finestra di dialogo “collegamenti”, selezionare il collegamento da interrompere e cliccare su “interrompi”
    • Incorporare dati all’interno di un documento come un oggettoQuando si incorpora un oggetto di excel,le informazioni nel file word nonvengono aggiornate se il file di origineexcel viene modificato.Aprire la cartella di lavoro e selezionarel’intervallo di celle desideratoSelezionare il comando “copia” dalmenu contestualeAprire il documento word eposizionare il cursore nel punto in cuioccorre incorporare i dati copiatiAttivare il comando “incolla speciale”cliccando sul pulsante “incolla” delgruppo “appunti” nella scheda “home”.Nella finestra di dialogo “incollaspeciale” attivare l’opzione “incolla” enell’elenco “come” selezionare “foglio dilavoro microsoft office excel oggetto”
    • Modificare, eliminare dati incorporatiFare doppio clic sull’oggetto che sidesidera modificare, si apriràquindi il foglio di calcolo inambiente simil-excelModificare e/o formattare i datisecondo le modalità e i comandipropri di excelPer ingrandire il foglio di lavoroincorporato, utilizzare i quadratinidi ridimensionamentoCliccare all’esterno dell’area dilavoro per tornare nel documento echiudere l’ambiente del foglio dicalcolo.
    • AutomazioneSe si desidera utilizzare la “formattazione automatica” è possibileaggiungere il comando alla barra di accesso rapido:Fare clic sul pulsante microsoft office e scegliere “opzioni di word”Fare clic su “personalizzazione”Fare clic su “tutti i comandi” nell’elenco “scegli comandi da”Nell’elenco dei comandi della categoria selezionata, fare clic su“formattazione automatica” e quindi su “aggiungi”.Avvicinando il cursore alla parola che word avrà modificatoautomaticamente, appare l’icona di correzione automatica, attraverso laquale è possibile eliminare la correzione o intervenire nelle opzioni.
    • Creare, modificare, eliminare voci di correzione automatica al testoFare clic sul pulsante “microsoft office” e poi su“opzioni di word”Fare clic su “strumenti di correzione”Fare clic su “opzioni di correzione automatica >correzione automatica”Nella scheda “correzione automatica” verificareche sia selezionata la casella di controllo“sostituisci il testo durante la digitazione”Nella casella “sostituisci” immettere una parola oun’espressione che si digita spesso in modo erratoNella casella “con” digitare la forma correttadella parolaCliccare su “aggiungi”, e terminare con “ok”
    • Creare, modificare, eliminare testo per l’inserimento automaticoPer creare un blocco predefinitoSelezionare il testo che si desidera memorizzare come bloccopredefinitoPer memorizzare insieme alla voce, anche le informazioni sullaformattazione del testo e del paragrafo, includere nella selezione ilsegno ¶Nel gruppo “testo” della scheda “inserisci”, cliccare su “parti rapide”,quindi su “salva selezione nella raccolta parti rapide”Compilare le informazioni nella finestra di dialogo “crea nuovo bloccopredefinito” Nome: digitare un nome univoco per il blocco predefinito Raccolta: selezionare la raccolta in cui si desidera sia visualizzato il blocco predefinito Categoria: selezionare una categoria, o crearne una nuova Descrizione: digitare una descrizione per il blocco predefinito Salva in: selezionare il nome del modello dall’elenco a discesa Opzioni: Inserisci contenuto nella relativa pagina: per assicurarsi che il blocco predefinito venga inserito in una pagina a parte Inserisci contenuto nel relativo paragrafo: per il contenuto che non deve diventare parte di un altro paragrafo Inserisci solo contenuto: per tutto il resto del contenuto
    • Registrare una macroSe occorre eseguire più volte una procedura complessa, èimportante saper registrare una macro, cioè un file checontiene un linguaggio di programmazione “visualbasic” la sequenza delle operazioni previste, così dapoterla utilizzare ogni volta sia necessaria.Selezionare “registra macro” dal pulsante “macro” dellascheda “visualizza”Assegnare un nome alla macroNella casella “memorizza la macro in” selezionare ilnome del documento in uso (oppure in “tutti idocumenti” se la si volesse usare sempre)Cliccare su “ok”Il programma inizia a registrare nella macro tutte leoperazioni compiute.Per interrompere la registrazione, cliccare su“interrompi registrazione”
    • Verificare, eseguire una macro Assegnare la macro ad un pulsanteVerificare il codice di una macro:Attivare il pulsante “macro” nella scheda “visualizza”Selezionare il nome della macroAttivare il pulsante “modifica”Eseguire una macro:Attivare il pulsante “macro” nella scheda “visualizza”Selezionare il nome della macroAttivare il pulsante “esegui”Assegnare la macro ad un pulsante personalizzatosu una barra degli strumenti:Cliccare con il tasto destro sulla barra di accesso rapidoScegliere la voce “macro” dal menu “scegli comandi da”Selezionare la macro e premere “aggiungi”Attivare il pulsante “modifica” se si vuole scegliereun’icona diversa.