VVBAD                                             ‘We like to move it’ studiedag                                          ...
Situatie pre-2008 : Versnippering & Irritatie                                                •   49 verschillende biblioth...
Nood aan veranderingZware gebruikersontevredenheidBijzonder slechte visitatierapporten & gebruikersonderzoeken    2004    ...
Doel reorganisatieQua infrastructuur & collecties•     Zorgen voor een flexibele en moderne onderzoeks- en onderwijsomgevi...
Onderdelen reorganisatie1.   Opzetten beleidsstructuur & creëren consensus        • Ontwikkelingsplan Faculteitsbibliothee...
Resultaten reorganisatie (2015)1. Infrastructuur (Rozier 44)    •    8.070 m² volledig gerenoveerde en nieuw ingerichte bi...
Globaal overzicht begin masterplan FLW 2006                                                       cop. Pieter Pauwel      ...
Globaal overzicht – stand van zaken 2010                                                                                  ...
Globaal overzicht einde masterplan FLW 2015                                                                               ...
Overzicht totaalproject                              Open kast collecties LW                              Fase 1 Letterkun...
Meerdere projecten tegelijkertijd2009 – 2015                                2017 – 20201.    Retrocatalografie            ...
Voorbereiding verhuis1.   Benchmarking     •   ‘Collections on the Move’ – studiedag in Gent op 15/12/2008     •   Plaatsb...
Uitvoering : Retrocatalografie                                                            •   669.000 volumes waarvan 48% ...
Uitvoering : Deselectie                                                     •   Per bibliotheek, nadat ze volledig is gere...
VerhuismethodologieUitgangspunten    •    Planning en coördinatie door Faculteitsbibliotheek LW    •    Tijdelijke verhuis...
VerhuisstappenVerhuisstappen1.      Inventariseren                                            ‘definitiefase’- dML        ...
Case tijdelijke verhuisVakgroepbibliotheken Geschiedenis en Archeologie (september 2009)Kenmerken     •    Verhuis van 6 v...
Case tijdelijke verhuis              Foto’s: http://www.flickr.com/photos/faclibflw/sets/72157622402994568/ 01/02/2013    ...
Case definitieve verhuisVakgroepbibliotheken Letterkunde en Nabije Oosten (januari 2012)Kenmerken     •    Verhuis van 8 v...
Case definitieve verhuis              Foto’s: http://www.flickr.com/photos/faclibflw/sets/72157628342631355/ 01/02/2013   ...
Case definitieve verhuis              Faculteitsbibliotheek Letteren en Wijsbegeerte Ugent – Fase 1 (2012) – Foto: Geert R...
Aanbevelingen•      Planning, planning, planning•      Opvolging & controle•      Communicatie!•      Steun van beleid (de...
01/02/2013VVBAD Studiedag                  Balder device ‘om alles te controleren’– foto: SS23
Vragen? Contact...Saskia ScheltjensUniversiteit GentFaculteit Letteren & WijsbegeerteB - 9000 GentT + 32 (0)9 331 33 75sas...
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Bibliotheken aan de UGent in beweging : een bibliotheekorganisatie bij de faculteit Letteren en Wijsbegeerte

440

Published on

Lezing op de VVBAD studiedag 'We like to move it' op 01/02/2013 in Brussel

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
440
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
0
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Bibliotheken aan de UGent in beweging : een bibliotheekorganisatie bij de faculteit Letteren en Wijsbegeerte

  1. 1. VVBAD ‘We like to move it’ studiedag 01/02/2013 BIBLIOTHEKEN AAN DE UGENT IN BEWEGING : Een bibliotheekreorganisatie bij de Faculteit Letteren en WijsbegeerteSaskia ScheltjensFaculteitsbibliotheek Letteren & Wijsbegeerte, UGent
  2. 2. Situatie pre-2008 : Versnippering & Irritatie • 49 verschillende bibliotheekcollecties • 222 locaties op minstens 7 adressen • 49 verschillende plaatsingssystemen • collectie van 669.000 banden waarvan slechts 52% in Aleph • geen gebruikerscijfers • geen collectie- of acquistiebeleid • verschillende reglementen en openingsuren • onderbezet & gedemotiveerd personeel • geen centrale bibliotheekleiding Cursus Heuristiek prof. Koen Verboven, 2008 01/02/2013 VVBAD Studiedag 2
  3. 3. Nood aan veranderingZware gebruikersontevredenheidBijzonder slechte visitatierapporten & gebruikersonderzoeken 2004 Reorganisatie bibliotheken UGent : rapport Bjørnshauge 2005 Aantreden nieuwe decaan Freddy Mortier 2006 Infrastructureel Masterplan Faculteit LW < keuze voor een centrale Faculteitsbibliotheek LW > 2007 Onroerend beleidsplan (DGFB) - begroting project ‘1133’ 2010 Actualisering Masterplan Faculteit LW + tijdelijke LW depots 2012 Onroerend beleidsplan (DGFB) - uitbreiding met atrium 01/02/2013 VVBAD Studiedag 3
  4. 4. Doel reorganisatieQua infrastructuur & collecties• Zorgen voor een flexibele en moderne onderzoeks- en onderwijsomgeving die kan fungeren als het laboratorium van de hele faculteit• Alle bibliotheekcollecties centraliseren op één plaats• Verbeterde circulatie met slechts één beveiligde ingang• Bieden van gediversifieerde bibliotheekruimtes 01/02/2013 VVBAD Studiedag 4
  5. 5. Onderdelen reorganisatie1. Opzetten beleidsstructuur & creëren consensus • Ontwikkelingsplan Faculteitsbibliotheek LW (2006) ism UB • Autonome uitvoering reorganisatie met steun decanaat LW en UB2. Gefaseerd centraliseren/overdragen en professionaliseren van • Collecties • Personeel • Financiering • Dienstverlening3. Nieuwe infrastructuur • Renovatie Rozier 44 (voormalig ‘Institut des Sciences’) als huisvesting van de nieuwe Faculteitsbibliotheek LW • Renovatie Blandijnberg 2 als huisvesting van de meeste vakgroepen van de faculteit 01/02/2013 VVBAD Studiedag 5
  6. 6. Resultaten reorganisatie (2015)1. Infrastructuur (Rozier 44) • 8.070 m² volledig gerenoveerde en nieuw ingerichte bibliotheekruimtes • 753 werk- en studieplaatsen • Centraal atrium met een glazen overkapping en een centrale balie • Extra ruime en lichte studiezaal op open kelderniveau atrium • Multifunctioneel gelijkvloers, rustige boekenverdiepingen • Library Lab (2 multifunctionele ruimtes met IT-faciliteiten & -services) => ‘Digital Humanisties’ Lab ism Centre for Digital Humanties Ghent (GCDH)2. Collectie • Volledig geregistreerde collectie in Aleph (min. basic MARC level) • 12 km collectie in open kast, 6 á 7 km collectie in depot3. Dienstverlening • openingsuren: 52u p/w (les- en examenweken); 40u p/w (vakantieperiode) • nieuwe diensten met focus op ondersteuning digitaal onderzoek (‘digital humanities’)4. Personeel • 20 FTE (hergroepering bestaande medewerkers + nieuwe medewerkers) 01/02/2013 VVBAD Studiedag 6
  7. 7. Globaal overzicht begin masterplan FLW 2006 cop. Pieter Pauwel kleuren = kleuren uit masterplan FLW 2006
  8. 8. Globaal overzicht – stand van zaken 2010 cop. Pieter Pauwelblauw = bibliotheken / rood = vakgroepen / bruin = auditoria,neutrale seminarieruimtes of centrale diensten
  9. 9. Globaal overzicht einde masterplan FLW 2015 cop. Pieter Pauwelblauw = bibliotheken / rood = vakgroepen / bruin = auditoria,neutrale seminarieruimtes of centrale diensten
  10. 10. Overzicht totaalproject Open kast collecties LW Fase 1 Letterkunde, Nabije Oosten en bibliotheekadministratie (gedeeltelijk) ca. 2.400 m² ca. 3.560 lm boekencollectie open kast 242 studie- en raadpleegplekken 2e verdieping >> in gebruikname: 17 februari 2012 Fase 2 Kunst, Wijsbegeerte & Geschiedenis tussenverdiep ca. 2.370 m² ca. 3.965 lm boekencollectie open kast 226 studie- en raadpleegplekken >> verhuis: januari 2014 o.v. 1e verdieping >> in gebruikname: februari 2014 o.v. 2012 Fase 3 Taalkunde, Talen & Culturen, Archeologie en bibliotheekadministratie ca. 3.300 m² ca. 4.470 lm boekencollectie open kast2014 285 studie- en raadpleegplekken gelijkvloers >> verhuis: september 2015 o.v. 2015 >> in gebruikname: oktober 2015 o.v. 10
  11. 11. Meerdere projecten tegelijkertijd2009 – 2015 2017 – 20201. Retrocatalografie 1. Deselectie (40/60)2. Deselectie (80/20) 2. Hernummeren (LCC)3. Verhuis 3. Beveiligen (RFID)Maar daarnaast ook uitwerken ...4. Infrastructuur5. Beleid6. Personeel7. Financiering8. Bedrijfsprocessen9. Dienstverlening10. Collectiebeleid11. Publiekswerking 01/02/2013 VVBAD Studiedag 11
  12. 12. Voorbereiding verhuis1. Benchmarking • ‘Collections on the Move’ – studiedag in Gent op 15/12/2008 • Plaatsbezoeken (oa Felixarchief, Muntpunt, ....) & vakliteratuur2. Inventarisatie • In kaart brengen van alle bibliotheekcollecties in master spreadsheet • Verzamelen meta-informatie per collectie (‘systematieken’, grondplannen, tijdschriftenlijsten, bibliotheekarchief, ….)3. Ontwikkeling verhuismethodologie • Ism De Melker Logistiek, verhuisconsultancy – zie verder4. Samenstelling verhuisteam • 1 voltijdse projectmedewerker verhuis • 1 bibliotheekmedewerker tijdens de deselectie- en verhuis • 1 verhuiscoördinator (aka faculteitsbibliothecaris)5. Overleg met betrokken vakgroepen , centrale diensten en verhuisfirma 01/02/2013 VVBAD Studiedag 12
  13. 13. Uitvoering : Retrocatalografie • 669.000 volumes waarvan 48% NIET is geregistreerd (situatie 2008) • Per bibliotheek een specifiek plan van aanpak en workflows • Projectteam van LW catalografen registreert de werken ter plaatse (circa 5 FTE) • Constante monitoring en bijsturing • Focus op copy-cataloging en geautomatiseerde dataverrijking • Fase 1 (Letterkunde – 160.000 volumes) voor verhuis januari 2012 volledig geregistreerd • Fase 2 (Geschiedenis, Wijsbegeerte, Kunst) isAn en Marianne in actie in de Vakgroepbibliotheek Engelse nu bezig Letterkunde, 2011 – foto: SS 01/02/2013 VVBAD Studiedag 13
  14. 14. Uitvoering : Deselectie • Per bibliotheek, nadat ze volledig is geregistreerd • Deselectie = plaatsing in depot • Collectieanalyse & - profiel • Bepaling selectiecriteria en –methodologie door vakgroep • Tijdelijke LW depots (7 km totaal) • Digitalisering preciosa (Google Books project) • Ontdubbeling • Complexe workflows! • Niet-gemotiveerde dubbels worden gefaseerd afgevoerdDeselectiestroken in de Vakgroepbibliotheek Duitse Letterkunde, 2011 – foto: Geert Roels 01/02/2013 VVBAD Studiedag 14
  15. 15. VerhuismethodologieUitgangspunten • Planning en coördinatie door Faculteitsbibliotheek LW • Tijdelijke verhuis vs definitieve verhuis • (Tijdelijk) depot vs open kast • 80% vulling planken open kast (aangroeiruimte circa 2 jaar) • Belang projectplanning (workflows, plannen van aanpak, ...) • Specifieke verhuisdatabank (idee nadien verlaten) • (de inhoud van) elke plank krijgt een unieke code • Nauw overleg met vakgroep en verhuis-, en depotpartners (DGFB, UB) 01/02/2013 VVBAD Studiedag 15
  16. 16. VerhuisstappenVerhuisstappen1. Inventariseren ‘definitiefase’- dML • Per biblotheek grondplan • Per bibliotheek detailinventaris (plankinventaris) in Excel2. Intekenen • Per bibliotheek een Van-Naar lijst in Excel ‘ontwerpfase’- dML3. Verhuisetiketten aanbrengen • Bevat zowel unieke plankcode oude én nieuwe locatie • Etiketten aanbrengen op oude én nieuwe locatie als dubbelcheck4. Fysieke verhuis ‘realisatiefase’- dML • Verhuis met meterbakken (= inhoud plank) • Dagelijkse verhuisinstructies (‘s ochtends) • Dagelijkse evaluatie vorderingen (‘s avonds)5. Nazorg & Communicatie 01/02/2013 VVBAD Studiedag 16
  17. 17. Case tijdelijke verhuisVakgroepbibliotheken Geschiedenis en Archeologie (september 2009)Kenmerken • Verhuis van 6 vakgroepbibliotheken in de Blandijn • Van 7 locaties naar 2 (op 4e en 5e verdieping Blandijnberg 2) • Met behoud van meubilair • Tijdelijke locatie in afwachting van definitieve verhuis naar de Faculteitsbibliotheek LWTiming • 15 werkdagen • Slechts 2 weken gesloten voor het publiek, 1 week depotserviceOmvang • 120.000 volumes • bestaande kastenVerhuisritme • 8.000 boeken per dag -> 1.000 boeken per uurIngezet personeel • 1 verhuismedewerker, 1 verhuiscoördinator, circa 15 verhuismannen 01/02/2013 VVBAD Studiedag 17
  18. 18. Case tijdelijke verhuis Foto’s: http://www.flickr.com/photos/faclibflw/sets/72157622402994568/ 01/02/2013 VVBAD Studiedag 18
  19. 19. Case definitieve verhuisVakgroepbibliotheken Letterkunde en Nabije Oosten (januari 2012)Kenmerken • Verhuis van 8 vakgroepbibliotheken in de Blandijn & Sint-Pietersplein • Van 63 lokalen naar 2 locaties (open kastcollectie: Rozier 44 – 1e verdieping vleugel Magnel ; depotcollectie: Hoveniersberg – Depot A) • Afvoer oud meubilair - naar nieuw meubilair • Verhuis naar depot gebeurde gespreid tussen augustus – december 2011Timing • 30 werkdagen (waarvan 15 werkdagen voor verhuis boekencollecties) • Plukjesverhuis deed voorsprong van 7 dagen te niet • 4 weken gesloten voor het publiek, 2 weken depotserviceOmvang • 188.720 volumes (124.628 volumes open kast ; 64.092 volumes depot)Verhuisritme • 8.309 volumes naar open kast per dag -> 1.187 volumes per uurIngezet personeel • 2 verhuismedewerkers, 1 verhuiscoördinator, circa 15 verhuismannen 01/02/2013 VVBAD Studiedag 19
  20. 20. Case definitieve verhuis Foto’s: http://www.flickr.com/photos/faclibflw/sets/72157628342631355/ 01/02/2013 VVBAD Studiedag 20
  21. 21. Case definitieve verhuis Faculteitsbibliotheek Letteren en Wijsbegeerte Ugent – Fase 1 (2012) – Foto: Geert Roels 01/02/2013 VVBAD Studiedag 21
  22. 22. Aanbevelingen• Planning, planning, planning• Opvolging & controle• Communicatie!• Steun van beleid (decaan), patrons (vakgroepen) en peers (UB!)• Flexibel team• Samenwerking over diensten heen• Pleidooi voor een ‘holistische’ benadering: laat de urgentie & adrenaline van een een verhuis maximaal renderen door het verhuisproject in te bedden in een langere termijnvisie 01/02/2013 VVBAD Studiedag 22
  23. 23. 01/02/2013VVBAD Studiedag Balder device ‘om alles te controleren’– foto: SS23
  24. 24. Vragen? Contact...Saskia ScheltjensUniversiteit GentFaculteit Letteren & WijsbegeerteB - 9000 GentT + 32 (0)9 331 33 75saskiascheltjens (skype id)@saschel (twitter id)http://www.flw.ugent.be/bibliotheek 24

×