Your SlideShare is downloading. ×
0
PENGURUSAN MESYUARAT BERKUALITI
PENGURUSAN MESYUARAT BERKUALITI
PENGURUSAN MESYUARAT BERKUALITI
PENGURUSAN MESYUARAT BERKUALITI
PENGURUSAN MESYUARAT BERKUALITI
PENGURUSAN MESYUARAT BERKUALITI
PENGURUSAN MESYUARAT BERKUALITI
PENGURUSAN MESYUARAT BERKUALITI
PENGURUSAN MESYUARAT BERKUALITI
PENGURUSAN MESYUARAT BERKUALITI
PENGURUSAN MESYUARAT BERKUALITI
PENGURUSAN MESYUARAT BERKUALITI
PENGURUSAN MESYUARAT BERKUALITI
PENGURUSAN MESYUARAT BERKUALITI
PENGURUSAN MESYUARAT BERKUALITI
PENGURUSAN MESYUARAT BERKUALITI
PENGURUSAN MESYUARAT BERKUALITI
PENGURUSAN MESYUARAT BERKUALITI
PENGURUSAN MESYUARAT BERKUALITI
PENGURUSAN MESYUARAT BERKUALITI
PENGURUSAN MESYUARAT BERKUALITI
PENGURUSAN MESYUARAT BERKUALITI
PENGURUSAN MESYUARAT BERKUALITI
PENGURUSAN MESYUARAT BERKUALITI
PENGURUSAN MESYUARAT BERKUALITI
PENGURUSAN MESYUARAT BERKUALITI
PENGURUSAN MESYUARAT BERKUALITI
PENGURUSAN MESYUARAT BERKUALITI
PENGURUSAN MESYUARAT BERKUALITI
PENGURUSAN MESYUARAT BERKUALITI
PENGURUSAN MESYUARAT BERKUALITI
PENGURUSAN MESYUARAT BERKUALITI
PENGURUSAN MESYUARAT BERKUALITI
PENGURUSAN MESYUARAT BERKUALITI
PENGURUSAN MESYUARAT BERKUALITI
PENGURUSAN MESYUARAT BERKUALITI
PENGURUSAN MESYUARAT BERKUALITI
PENGURUSAN MESYUARAT BERKUALITI
PENGURUSAN MESYUARAT BERKUALITI
PENGURUSAN MESYUARAT BERKUALITI
PENGURUSAN MESYUARAT BERKUALITI
PENGURUSAN MESYUARAT BERKUALITI
PENGURUSAN MESYUARAT BERKUALITI
PENGURUSAN MESYUARAT BERKUALITI
PENGURUSAN MESYUARAT BERKUALITI
PENGURUSAN MESYUARAT BERKUALITI
PENGURUSAN MESYUARAT BERKUALITI
PENGURUSAN MESYUARAT BERKUALITI
PENGURUSAN MESYUARAT BERKUALITI
PENGURUSAN MESYUARAT BERKUALITI
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Thanks for flagging this SlideShare!

Oops! An error has occurred.

×
Saving this for later? Get the SlideShare app to save on your phone or tablet. Read anywhere, anytime – even offline.
Text the download link to your phone
Standard text messaging rates apply

PENGURUSAN MESYUARAT BERKUALITI

15,170

Published on

Published in: Business
0 Comments
8 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total Views
15,170
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
650
Comments
0
Likes
8
Embeds 0
No embeds

Report content
Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
No notes for slide

Transcript

  • 1. PENGURUSAN MESYUARAT BERKESAN PERATURAN DAN PROTOKOL
  • 2. TUJUAN MESYUARAT PENYAMPAIAN DAN PERTUKARAN MAKLUMAT KERJASAMA, PENYELARASAN DAN KOMUNIKASI PENYELESAIAN KONFLIK HALACARA DAN PERANCANGAN MASA DEPAN MEMPERBAIKI PRESTASI KERJA SEMASA LATIHAN DAN PEMBANGUNAN
  • 3. APAKAH MESYUARAT?MESYUARAT DAPAT DIDEFINISIKANSEBAGAI SUATU PERHIMPUNANTIGA ATAU LEBIH ORANG YANGMEMPUNYAI MATLAMAT YANGSAMA DIMANA KOMUNIKASIMERUPAKAN CARA UTAMA BAGIMENCAPAI MATLAMAT TERSEBUT.
  • 4. KATEGORI MESYUARAT MESYUARAT MEMBERI MAKLUMAT MESYUARAT MEMBUAT KEPUTUSAN GABUNGAN KEDUA-DUANYA.
  • 5. MESYUARAT BERKUALITI OBJEKTIF JELAS  PERBINCANGAN PRA- MESYUARAT MEMPUNYAI AGENDA  PENGURUSAN MASA PEMILIHAN AHLI  KEBERKESANAN KESESUAIAN TEMPAT, PESERTA TARIKH DAN MASA  PENGERUSI SURAT JEMPUTAN AWAL  SETIAUSAHA MEMPASTIKAN  AHLI PERSEDIAAN  PERBINCANGAN POSITIF  BAHAN RUJUKAN  MENCAPAI OBJEKTIF  KEMUDAHAN FIZIKAL MENENTUKAN  PENYEDIAAN MINIT KEHADIRAN  SUSULAN BERKESAN
  • 6. KOMPONEN UTAMA MESYUARAT KANDUNGAN  maklumat, pengetahuan, pengalaman, pendapat, idea, dongeng, sikap dan harapan peserta INTERAKSI  cara peserta memproses kandungan mesyuarat; termasuk kerjasama, mendengar, meluah, melibatkan diri, mempercayai dan seterusnya. STRUKTUR  cara maklumat dan peserta diurus untuk mencapai objektif mesyuarat.
  • 7. APAKAH MESYUARAT BERKESAN APABILA MESYUARAT ITU MENCAPAI MATLAMATNYA DALAM JANGKAMASA YANG PALING SINGKAT SERTA DAPAT MEMUASKAN PESERTA.
  • 8. MASALAH MESYUARAT ISU % TERGANGGUKELUAR TAJUK 83%KURANG PERSEDIAAN 77%KURANG TUMPUAN 68%DOMINASI PESERTA TERTENTU 62%TERLALU PANJANG 60%KURANG PENGLIBATAN 51%KURANG TINDAKAN SUSULAN 74%
  • 9. MESYUARAT MENGAPA SIAPA DI MANAAPA PERATURAN BILA BAGAIMANA
  • 10. PENDEKATAN “TAM”  Setiap mesyuarat mesti ada tujuan.Tujuan  Urusetia perlu nyatakan tujuan mesyuarat dalam panggilan mesyuarat.  Senaraikan perkara yang hendak dibincang.Agenda  Nyatakan tempoh masa perbincangan setiap agenda.  Tetapkan masa mula.Masa  Tetapkan jangkaan tamat.
  • 11. PENGENDALIAN MESYUARATYANG BERKESAN Wujudkan suasana yang boleh merangsang perbincangan Ahli-ahli diberi peluang sama rata untuk perbincangan Agenda dibincangkan satu persatu Had waktu perbincangan bagi setiap isu/masalah ditentukan mengikut keutamaan Setiap pandangan dan keputusan dirumuskan dari masa ke semasa
  • 12. CIRI-CIRI MESYUARAT YANGBERKUALITI Pendek (2 – 3 jam) Memberi banyak maklumat Keputusan dibuat dengan persetujuan terbanyak Keputusan dibuat dengan tegas Setiap keputusan diambil tindakan segera
  • 13. CHECKLIST KE ARAH PENGURUSANMESYUARAT YANG BERKESAN PERKARA √• Jelaskan objektif mesyuarat• Pilih waktu, tempat serta bilik mesyuarat• Gunakan stail kepimpinan mesyuarat yang sesuai• Dapatkan persetujuan kumpulan mengenai objektif dan peraturan mesyuarat• Gunakan peluang untuk mendapatkan berbagai sudut pandangan yang berbeza sebelum merumuskan sesuatu perkara• Dapatkan persetujuan majoriti (consensus) sekiranya wujud perbezaan pandangan• Utamakan komitmen terhadap tindakan susulan yang memerlukan masa yang panjang• Wujudkan tindakan susulan yang berkesan bagi memperbaiki prestasi pengurusan mesyuarat• Nilaikan kekesanan sesuatu mesyuarat bagi membaiki prestasinya pada masa depan
  • 14. PERANAN DANTUGAS PENGERUSI PERANCANGAN APAKAH ISU/MASALAH YANG HENDAK DIBINCANGKAN HADKAN BILANGAN ISU/MASALAH TENTUKAN KEUTAMAAN ISU/MASALAH
  • 15. PERANAN DAN TUGASPENGERUSI MERANCANG  Mengapa mesyuarat perlu diadakan  Apakah isu/masalah yang akan dibincangkan  Tentukan keutamaan isu/masalah  Apakah objektif mesyuarat  Apakah keputusan yang hendak dicapai  Bila dan di manakah mesyuarat akan diadakan  Bagaiamanakah mesyuarat hendak dikendalikan  Bagaimana keputusan mesyuarat hendak dibuat
  • 16. PERANAN DAN TUGASPENGERUSI Semasa Mesyuarat  Awal Mesyuarat • Datang awal sebelum waktu mesyuarat • Mulakan mesyuarat tepat pada waktunya • Wujudkan suasana mesyuarat yang harmoni • Maklumkan tujuan/agenda yang hendak di capai
  • 17. PERANAN DAN TUGASPENGERUSI Semasa Mesyuarat  Semasa Perbincangan • Beri peluang sama rata kepada ahli • Galakkan penyertaan • Kawal perbincangan • Kawal perjalanan masa • Kekalkan suasana harmonis • Beri kesimpulan dari masa ke samasa
  • 18. PERANAN DAN TUGASPENGERUSI Semasa Mesyuarat  Di akhir mesyuarat • Rumuskan perkara-perkara utama yang telah dipersetujui/diputuskan • Maklumkan keputusan yang telah diambil • Maklumkan tindakan susulan yang perlu diambil • Tetapkan tarikh, masa dan tempat mesyuarat akan datang • Tamatkan mesyuarat
  • 19. PERANAN DAN TUGASPENGERUSI Selepas Mesyuarat  Menyemak draf minit mesyuarat;  Menandatangani Minit Mesyuarat bersama Setiausaha;  Mempastikan Setiausaha membuat follow-up dan follow-through; dan  Menetapkan mesyuarat susulan.
  • 20. PERANAN DAN TUGASSETIAUSAHA Tindakan Semasa Mesyuarat  Mengambil kehadiran  Mencatat Minit Mesyuarat Tindakan Selepas Mesyuarat  Penyediaan minit- draf minit selewat-lewatnya 3 hari selepas mesyuarat  Format minit mesyuarat - susunan mengikut agenda mesyuarat  Susunan nama ahli-ahli mesyuarat mengikut kekananan  Catatan perbincangan : padat, tepat, jelas  Mengambil tindakan follow up & follow through
  • 21. PERANAN DAN TUGAS AHLIMESYUARAT Tindakan Sebelum Mesyuarat  Membuat persiapan awal  Tiba awal Tindakan Semasa Mesyuarat  Memberi sumbangan yang berkesan  Mematuhi peraturan dan tatacara mesyuarat
  • 22. PERANAN DAN TUGAS AHLIMESYUARAT Tindakan Selepas Mesyuarat  Memaklumkan kepada pihak pengurusan / pihak tertentu mengenai keputusan mesyuarat  Mengambil tindakan di atas keputusan yang dicapai  Memberi laporan maklumbalas kepada Urusetia secepat mungkin
  • 23. MEMBENTUK DAN MENYUSUNAGENDA Perkara-perkara yang perlu diutamakan dalam membentuk agenda adalah seperti berikut:-  Perutusan Pengerusi  Pengesahan Minit Mesyuarat yang lalu  Perkara berbangkit dari mesyuarat lalu  Senarai perkara-perkara baru yang hendak dibincangkan  Pembentangan kertas-kertas kerja  Hal-hal lain  Penutup
  • 24. MEMBENTUK DAN MENYUSUNAGENDA Agenda ini hendaklah ditentukan bersama-sama dengan Pengerusi. Pada umumnya mesyuarat-mesyuarat diperingkat Jawatankuasa selalu mempunyai masalah dalam menetapkan agenda. Hal ini biasanya timbul kerana kekerapan mesyuarat berkenaan. Salah satu cara bagi mengatasi masalah ini ialah dengan menetapkan agenda di peringkat sebelum mesyuarat dengan persetujuan utama pengerusi
  • 25. CONTOH AGENDA MESYUARAT PENGURUSAN BIL. 3/2008 BAHAGIAN PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA, JABATAN TENAGA ELEKTRIK NASIONAL TARIKH: 8 Mei 2008 (Khamis) MASA: 8.30 – 11.30 PAGI PENGERUSI: PENGARAH BAHAGIAN PEMBAGUNAN SUMBER MANUSIA TEMPAT: BILIK MESYUARAT UTAMA, ARAS 8, BLOK A, KOMPLEKS JABATAN TENAGA ELEKTRIK NASIONAL AGENDA MESYUARAT 1. Perutusan Pengerusi. 2. Pengesahan Minit Mesyuarat Bil. 2/2008 pada 10 April 2008. 3. Perkara berbangkit dari Minit Mesyuarat Bil. 2/2008. 4. Pembentangan kertas kerja: i. Cadangan Penajaan Pegawai JTEN Mengikuti Kursus di Afrika Selatan – Dibentangkan oleh Encik Abdul Salam Hamid, Ketua Unit Latihan Dalam Perkhidmatan. ii. Cadangan Mengadakan Kerjasama Dengan Syarikat Perunding Imej – Dibentangkan oleh Puan Hayati Ahmad, Ketua Unit Hal Ehwal Wanita. iii. Cadangan Mengadakan Kursus Penilaian Kompetensi Kumpulan Sokongan JTEN – Dibentangkan oleh Encik Abu Bakar Said, Ketua Unit Pembangunan Kompetensi. 5. Hal-hal lain. 6. Penutup.
  • 26. SURAT JEMPUTAN Pihak urusetia hendaklah menentukan supaya ahli-ahli mesyuarat menerima surat jemputan mesyuarat dan dokumen-dokumen berkenaan dalam tempoh sekurang- kurangnya 10 hari sebelum mesyuarat itu diadakan. Surat jemputan mesyuarat mestilah mengandungi maklumat-maklumat asas seperti:  nama jawatankuasa/mesyuarat  tarikh dan tempat mesyuarat  masa mula dan masa dijangka tamat  agenda mesyuarat  nama Pengerusi  jenis pakaian Urusetia hendaklah menyatakan sama ada ahli-ahli yang dijemput dibenarkan menghantar wakil.
  • 27. PERBEZAAN JENIS-JENISMESYUARAT JENIS MESYUARATASAS Mendapatkan Maklumat Membuat Keputusan & & Memberi Maklumat Menyelesai MasalahBilangan ahli Tidak terhad Tidak melebihi 12 orangSiapa perlu hadir Mereka yang perlu tahu Yang bertanggungjawab & boleh memberi sumbanganProses Komunikasi Satu hala Dua hala & interaktifPersediaan Bilik Lecture style/ bilik Berhadapan / Bertentangan darjahGaya Kepimpinan Autokratik / Autoritatif PenyertaanPenekanan Isi Kandungan Menyelesaikan MasalahAsas Kejayaan Perancangan & Suasana pertukaran idea / Penyediaan Maklumat pandangan
  • 28. CONTOH SUSUNATUR BILIK/TEMPAT UNTUKMESYUARAT BERTUJUAN MEMBERI MAKLUMAT CH AR FLI T P BO /W AR H I D TE REFRESHMENTS
  • 29. CONTOH SUSUNATUR BILIK/TEMPAT UNTUKMESYUARAT BERTUJUAN MEMBERI MAKLUMAT CH AR FLI T P BO /W A R HI D TE REFRESHMENTS
  • 30. CONTOH SUSUNATUR BILIK/TEMPAT UNTUK MESYUARATBERTUJUAN MEMBERI MAKLUMAT / MEMBUAT KEPUTUSAN CH AR FLI T P BO /W AR HI D TE REFRESHMENTS
  • 31. CONTOH SUSUNATUR BILIK/TEMPAT UNTUKMESYUARAT BERTUJUAN MEMBUAT KEPUTUSAN CH AR FLI T P BO /W AR HI D T E REFRESHMENTS
  • 32. SUSUNATUR TEMPAT MESYUARAT SESUAI UNTUK PERBINCANGAN DAN KOMPROMI BAGI BILANGAN PESERTA YANG TIDAK RAMAISESUAI UNTUK PERBINCANGAN DANKOMPROMI BAGI BILANGAN PESERTA YANGRAMAI SESUAI APABILA BILANGAN PESERTA ADALAH RAMAI DAN KAWALAN LEBIH KE ATAS AHLI DIPERLUKANSESUAI APABILA BILANGAN PESERTATERLALU RAMAI
  • 33. PENGGUNAAN ALAT PANDANGDENGAR Dari segi penggunaannya alat pandang dengar adalah bertujuan untuk membantu persembahan dalam mesyuarat. Pada asasnya alat tersebut boleh membantu untuk:  Menimbulkan minat terhadap persembahan  Menjelaskan maklumat dan penerangan seseorang  Membantu seseorang pendengar lain memahami sesuatu masalah atau isu dengan lebih mudah
  • 34. ALAT PANDANG DENGAR Alat pandang dengar yang biasanya digunakan dalam persembahan/taklimat adalah termasuk:  Flipcharts  Papan putih (whiteboard)  Projektor ‘overhead’  Alat perakam video dan TV  Tayangan filem/video  Model atau contoh projek
  • 35. CHECKLIST PENGGUNAAN ALATPANDANG DENGAR Apakah saiz kumpulan? Apakah jenis alat-alat yang ada? Apakah saiz bilik yang akan digunakan? Apakah media yang biasa anda gunakan semasa pesembahan?
  • 36. CHECKLIST TEKNIKPERSEMBAHAN Adakah anda menggunakan alat-alat AVA yang terbaru dan berkesan bagi tujuan persembahan? Adakah anda telah menggunakan bilik projektor dan screen yang sesuai bagi mewujudkan imej persembahan yang baik? Adakah anda menggunakan alat-alat AVA yang sesuai bagi setiap keadaan persembahan? Menguji penggunaan alat-alat sebelum waktu persembahan?
  • 37. CARTA ALIRAN MENGENDALIKAN MESYUARAT P Tetapkan tujuan/objektif mesyuarat Sebelum P Tetapkan tarikh/masa/tempat ahliMesyuarat dan agenda mesyuarat S/U Sediakan/hantar notis, agenda-agenda mesyuarat dan kertas kerja sekiranya ada S/U Sediakan tempat dan peralatan Pengerusikan Mesyuarat - Catatkan kehadiran ahli-ahli Semasa • Buka Mesyuarat - Catatkan butir-butirMesyuarat P • Mengawal S/U perbincangan perbincangan - Berikan perjelasan yang perlu • Merumus mesyuarat S/U Sediakan deraf Minit Mesyuarat SelepasMesyuarat P Semak & Luluskan deraf Minit Mesyuarat - Edarkan minit mesyuarat S/U* P - Pengerusi Mesyuarat - Ambil tindakan “follow-up” S/U - Setiausaha Mesyuarat - Mengadakan “post mortem”
  • 38. MINIT MESYUARAT IANYA MERUPAKAN SATU REKOD BERTULIS MENGENAI PERKARA- PERKARA YANG DIBINCANGKAN DI DALAM SESUATU MESYUARAT
  • 39. Ciri-Ciri Minit Mesyuarat YangBaik Tulin :  Ringkas dan Padat • Tidak direka-reka (Bukan laporan/cerita pendek)  Lengkap • Boleh memberi kefahaman jelas  Tepat • Butir perbincangan di catat dengan tepat  Bebas dari keraguan • Tarikh, nombor rujukan, nama, fakta dan lain-lain
  • 40. Panduan Penulisan MinitMesyuarat Peringkat Persediaan  Mengetahui agenda  Mengetahui minit mesyuarat lepas  Membaca semua kertas kerja Semasa Mesyuarat  Tumpukan perhatian kepada perbincangan Peringkat Penulisan Minit Mesyuarat  Draf minit diserahkan untuk kelulusan Pengerusi 3 hari selepas tarikh mesyuarat Minit mesyuarat diedarkan 7 hari selepas tarikh mesyuarat
  • 41. MINIT MESYUARAT Minit Mesyuarat hendaklah merekodkan:  senarai kehadiran mesyuarat  perkara-perkara penting yang dibincangkan di dalam mesyuarat  keputusan-keputusan yang dibuat  tindakan-tindakan susulan yang perlu diambil oleh agensi
  • 42. FORMAT MINIT MESYUARAT MINIT MESYUARAT ……… (Catatkan Nama Mesyuarat) Bil ……………. Tahun ….. (Catatan nombor bilangan mesyuarat dan tahun) Tarikh : Masa : Tempat:HADIR(Senaraikan nama ahli-ahli yang menghadiri mesyuarat berkenaan, bermuladengan nama Pengerusi mesyuarat. Susunan nama ahli-ahli mesyuarat yang hadirhendaklah mengikut kekananan)HADIR BERSAMA(Senaraikan nama-nama pegawai yang bukan merupakan ahli-ahli tetapi dijemputkhas untuk menghadiri mesyuarat atau telah turut sama menghadiri mesyuaratberkenaan. Susunan nama hendaklah mengikut kekananan)URUSETIA(Senaraikan mana pegawai-pegawai yang menjadi Urusetia mesyuarat, susunannama hendaklah mengikut kekananan)
  • 43. I. PERUTUSAN Y.BHG. PENGERUSI Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara penting yang telah dibangkitkan oleh Pengerusi mesyuarat. Perkara-perkara penting ini tidak semestinya dibangkitkan oleh Pengerusi di awal mesyuarat. Ia mungkin dibangkitkan semasa mesyuarat membincangkan perkara-perkara berbangkit atau semasa membincangkan kertas-kertas kerja atau di akhir mesyuarat.II. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT Catatkan keputusan minit mesyuarat yang lepas iaitu samada disahkan tanpa pindaan atau disahkan tertakluk kepada pindaan-pindaan tertentu. Jika ada pindaan menyatakan pindaan-pindaan berkenaan.III. PERKARA-PERKARA BERBANGKIT a) Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara yang dibangkitkan di dalam mesyuarat yang lepas b) Tajuk utama perkara berbangkit yang dibincangkan hendaklah dicatatkan. Untuk memudahkan rujukan dibuat muka surat dan perenggan minit mesyuarat yang lepas yang membincangkan perkara yang sama hendaklah dicatatkan c) Jika perkara-perkara berbangkit itu masih memerlukan tindakan, catatkan juga agensi atau pegawai yang perlu mengambil tindakan.IV. PERBINCANGAN a) Ruangan ini merekodkan perkara-perkara baru yang dibincangkan oleh ahli-ahli mesyuarat. Susunan tajuk adalah mengikut agenda mesyuarat yang telah ditetap.
  • 44. V. PERBINCANGAN KERTAS-KERTAS KERJA Bagi mesyuarat-mesyuarat tertentu, beberapa kertas kerja dibentangkan untuk perbincangan. Perkara-perkara yang perlu direkodkan di dalam ruangan ini ialah:- • Tajuk kertas kerja berkenaan. • Agensi yang menyediakan kertas kerja berkenaan. • Tujuan utama kertas kerja berkenaan disediakan. • Isu-isu penting yang dibangkitkan di dalam kertas kerja berkenaan. • Pandangan/komen ahli-ahli mesyuarat berkenaan isu-isu yang dibangkitkan di dalam kertas kerja berkenaan. • Keputusan mesyuarat mengenai isu-isu yang dibangkitkan serta tindakan-tindakan susulan yang perlu diambil seterusnya.VI. HAL-HAL LAIN Ruangan ini merekodkan perkara-perkara lain yang dibincangkan di dalam mesyuarat yang pada mulanya tidak termasuk di dalam agenda mesyuarat.
  • 45. VII. PENUTUP Ruangan ini merekodkan perkara-perkara seperti:-  Bila mesyuarat itu tamat atau ditangguhkan  Ucapan terima kasih daripada Pengerusi mesyuarat  Catatkan mengenai tarikh mesyuarat yang akan datang jika tarikhnya telah ditentukanURUSETIA(Catatkan nama Agensi/Bahagian/Unit yang bertanggungjawab dalam mengurusetiakanmesyuarat)Tarikh(Catatkan tarikh Minit Mesyuarat berkenaan disediakan)
  • 46. CONTOH STRUKTUR MEREKODKAN MINITMESYUARAT YANG BERKUALITI1. Perutusan Pengerusi2. Pengesahan Minit3. Perkara-perkara Berbangkit 3.1. (Perkara) para … m.s. …. 3.1.1. Mesyuarat dimaklumkan bahawa…. 3.1.2. Mesyuarat memutuskan ……. Tindakan: ______________1. Pembentangan kertas-kertas kerja 4.1. (Tajuk Kertas Kerja) 4.1.1. Mesyuarat mengambil maklum bahawa: (i) ……. (ii) …….. 4.1.2. Mesyuarat memutuskan ………….. Tindakan:_____________5. Hal-hal lain6. Penutup
  • 47. TATASUSILA BERMESYUARAT Jangan lewat tiba Elakkan ganguan telefon kecuali perkara penting Tidak meninggalkan bilik mesyuarat tanpa kebenaran Elakkan cara duduk yang tidak bersopan dan menunjukkan kurang minat Mendengar dengan aktif dan memberi perhatian Memberi sumbangan idea Mencari perkara-perkara yang positif Jadilah ahli mesyuarat yang aktif
  • 48. PROTOKOL SUSUNATUR Susunan Keutamaan Ahli  Pengerusi merupakan orang terutama memimpin mesyuarat  Ahli yang bergelar mendahului mereka yang tidak bergelar  Mereka yang berpangkat lebih kanan mendahului mereka yang lebih rendah pangkatnya
  • 49. PROTOKOL SUSUNATUR Susunan tempat Duduk  Ahli yang tinggi statusnya duduk paling hampir dengan pengerusi  Ahli yang membuat persembahan duduk di kerusi terakhir bertentangan dengan Pengerusi  Setiausaha duduk di sebelah kiri Pengerusi / di meja khas
  • 50. TERIMA KASIH

×