GRP Monthly Report February 2012


Published on

San Jacinto River Authority GRP Monthly Report.

Published in: Education, Technology, Business
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Total views
On SlideShare
From Embeds
Number of Embeds
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

GRP Monthly Report February 2012

  1. 1.   Groundwater Reduction Plan Program Monthly Progress Report - February 2012  San Jacinto River Authority   
  2. 2.   Groundwater Reduc on Plan Program Monthly Progress Report  T C Table of Contents       i    4.5 Claims  4‐2  Acronyms and Defini ons      ii    4.6 CIP Cash Flow  4‐2  1.0 Planning  1‐1    4.7 CIP Budget Es mates at Comple on  4‐2    1.1 Strategic  1‐1     4.8 Land Acquisi on  4‐2    1.2 Engineering and Construc on  1‐1  5.0 Quality Assurance  5‐1    1.3 Mee ngs  1‐2  6.0 Exhibits  6‐1  2.0 Schedule  2‐1      2.1 Engineering  2‐1      2.2 Construc on  2‐2  3.0 Procurement  3‐1    3.1 Solicita ons  3‐1    3.2 Contract Awards  3‐1    3.3 Process and Procedures  3‐1    3.4 Look Ahead  3‐1  4.0 Cost Report and Financial Considera ons  4‐1    4.1 GRP Program and GRP Project CIP Budget(s) 4‐1  February 2012    4.2 Financial Statement  4‐1    4.3 Invoices/Applica ons for Payment  4‐1    4.4 Contract Amendments and Change Orders  4‐2         i   
  3. 3.   Groundwater Reduc on Plan Program Monthly Progress Report  A D Acronyms GRP P   SJRA staff, Program Management Consultant (Brown &  T   Gay Engineers, Inc.) staff, and technical consultants work‐ CM I  Construc on Management and Inspec on  ing interdependently toward mee ng the goals of the  CMAR  Construc on Manager at Risk  Groundwater Reduc on Plan.  GRP               The SJRA General Manager’s designee who administers  CSP  Compe ve Sealed Proposal  A   the SJRA Groundwater Reduc on Plan and GRP Contract  EA  Environmental Assessment  with GRP Par cipants.  GRP C   Contract between the SJRA and a Par cipant to be includ‐ GRP  Groundwater Reduc on Plan  ed in the SJRA’s efforts to meet the surface water conver‐ HSPS  High Service Pump Sta on  sion requirements mandated by the LSGCD.  J  GRP  GRP which is prepared to include (takes into account)  LSGCD  Lone Star Groundwater Conserva on District  LVGUs who have executed a GRP Contract with the SJRA  LVGU  Large Volume Groundwater User  to join the SJRA’s GRP.  Contracted LVGUs obtain LSGCD  groundwater reduc on regula on compliance through the  PER  Preliminary Engineering Report  SJRA’s Joint GRP without preparing and submi ng a GRP.  RFB / Q / P  Request for Bids / Qualifica ons / Proposals  L  V   Any person or en ty that, through a single well or a com‐ G   bina on of wells, actually produces or is authorized by  RWI  Raw Water Intake & Pump Sta on  U ( ) (LVGU)  permit(s) issued by the LSGCD to produce 10 million gal‐ SJRA  San Jacinto River Authority  lons or more of groundwater annually on or a er January  01, 2008.  SOQ  Statement of Qualifica ons  P ( )  Regulated User(s) that enters into and remains subject to  SWF  Surface Water Facili es (SWTP, HSPS and RWI)  a wri en agreement with the SJRA to be included in the  SJRA’s GRP and includes the legal successors or assigns of  SWTP  Surface Water Treatment Plant  Par cipant(s).  TCEQ  Texas Commission on Environmental Quality  R   Any public or private en ty or person that is or becomes  U ( )   subject to the District Regulatory Plan established by the  TWDB  Texas Water Development Board  LSGCD and includes any amendments, revisions or supple‐ ments thereto as may be adopted by the LSGCD.  SWRF  Surface Water Receiving Facility  SJRA GRP  Division of the SJRA responsible for GRP compliance, and  WIF  Water Infrastructure Fund  D   the management, administra on, opera on and mainte‐ nance of the surface water facili es and surface water  transmission system.  February 2012  SJRA E   Includes SJRA’s General Manager, Deputy General Manag‐ De initions M   er ‐ Opera ons and Deputy General Manager ‐ Admin‐ istra on.  G   The document developed and filed with the LSGCD indi‐     R   ca ng SJRA’s plan to reduce the permi ed 2009 ground‐ P  (GRP)  water pumpage of its GRP Par cipants by 30%.  The GRP is  administered by the SJRA, including any supplements, revi‐     sions, or amendments.     ii   
  4. 4.   Groundwater Reduc on Plan Program Monthly Progress Report  1.0 P The  GRP  Program  Team meets  regularly  for  the  purposes  of  se ng  per‐ pated to be collected in mid‐ formance  expecta ons  and  goals  of  the  GRP  Program,  iden fying  the  March 2012 and will be test‐ efforts required to achieving these objec ves, evalua ng the effec veness  ed  to  indicate  the  quality  of  of such efforts, and modifying those efforts based upon both internal and  the  groundwater  from  the  external performance evalua ons.   aquifer.    The  tes ng  results  are  important  to  the  evalua‐ 1.1 Strategic on  of  the  aquifer  as  a  po‐ ten al  alterna ve  water  This month’s mee ngs con nued to focus on the development of a con‐ source for the GRP Program.  struc on  phase  public  outreach  plan.    A  Construc on  Communica ons    Commi ee composed of representa ves from the SJRA, GRP Par cipants,   The  GRP  Program  Team  con‐ Water Well No. 39 construc on  local  government,  Conroe  ISD  and  other  en es  impacted  by  the  future  nued  working  with  AECOM  GRP Program construc on ac vi es is being created to facilitate the de‐ on  a  scope  of  work  and  associated  fee  for  the  design of  an  approxi‐ velopment of such a plan.  Efforts this month focused on iden fying po‐ mately 100‐foot tall, 26‐foot diameter standpipe to be located along  ten al  commi ee  par cipants  and  making  contact  to  request  par cipa‐ the northern reach of surface water transmission system design seg‐ on.  ment  C‐2.    The  standpipe  is  necessary  to  meet  Phase  I  and  future    transmission  system post‐transient and pressure control needs.  The  1.2 Engineering and Construction GRP Program Land Acquisi on Consultant is working to secure a site    for the proposed standpipe.  Once a site is determined, the scope and  Representa ve  planning  efforts  related  to  engineering  and  construc on  fee will be finalized in a Work Order for SJRA Board of Directors con‐ that arose or were further acted upon this month included:  sidera on.       The  GRP  Program  Team  and  Transmission  System  CM&I  Consultant   Over the past few months the GRP Program Team has been working  con nued  developing  the  strategy  for  construc on  packaging  and  with  Montgomery  County  WCID  No.  1  (WCID  1)  to  inves gate  the  sequencing of the surface water transmission segments and receiv‐ immediate and long‐term feasibility of construc ng the por on of the  ing  facili es.    Based  on  the  division  of  the  transmission  system  into  surface  water  transmission  system  design  segment  W‐3  that  would  fourteen  (14)  construc on  packages  and  the  receiving  facili es  into  supply surface water to WCID 1.  This month it has been determined  two (2) packages, the focus this month was on the sequencing of the  that  serving  WCID  1  is  not  financially  feasible  in  the  near  term  and  construc on  packages.    Emphasis  was  given  to  staggering  similar  WCID 1 informed the GRP Program Team that they no longer desire  sized (es mated cost and/or water line size) projects and construc ng  to receive surface water in Phase I of the GRP Program.  As a result,  the more cri cal projects first (i.e., those with longer es mated con‐ the GRP Program Team has removed this par cular por on, approxi‐ struc on dura ons and/or supplying the more cri cal receiving facili‐ mately 16,200 linear feet, from the project.    February 2012  es).  The group met February 14 and 29, 2012, and plans to finalize    the sequencing strategy for the construc on packages in March 2012.   Montgomery  County  MUD  No.  99  has  inquired  about  poten ally  re‐   ceiving surface water as part of Phase I, but a formal request has not   Construc on  con nued  this  month  on  Water  Well  No.  39  in  The  been made and discussions remain preliminary.  Woodlands by the SJRA Woodlands Division.  Drilling of the pilot hole  into the Catahoula Aquifer was completed and electronic logging was  performed towards the end of the month.  Water samples are an ci‐ 1.3 Meetings 1‐1   
  5. 5.   Groundwater Reduc on Plan Program Monthly Progress Report  1.0 P (C )   2012  to  review  and  discuss  the  preliminary  design  layouts/ The GRP Program Team con nued mee ng with both internal and exter‐ improvements  to  be  executed  at  their  facility,  including  emergency  nal  GRP  Program  stakeholders  this  month,  in  addi on  to  its  weekly  GRP  power requirements.  The SWRF engineering consultant has now met  Program and GRP Project status mee ngs and monthly progress mee ngs  with  all  of  the  Phase  I  SWRF  owners/operators  and  is  incorpora ng  with  surface  water  transmission  system  and  SWF  design  consultants.    A  the provided input into their final Preliminary Engineering Report.  lis ng of these mee ngs may be seen in a ached Exhibit 10.         The monthly northern  Montgomery  County  GRP  Program  technical  Mee ngs  of  special  note  that  were  led  or  a ended  by  the  GRP  Program  status  mee ng  was  held  on  February  22,  2012  at  the  SJRA’s  G&A  technical staff this month included the following:     Office.  A endees included Joint GRP Par cipant representa ves from    the City of Conroe as well as representa ves from Commissioner Doy‐  The  GRP  Program  Team  met  on  February  9,  2012  to  further  discuss  al’s office.  Generally, discussion included the following:  the  an cipated  infrastructure  improvements  that  may  be  necessary    for the GRP Par cipants receiving surface water in Phase I as well as  1.  Specific  issues/comments  related  to  the  recommended  align‐ the poten al funding sources the GRP Program may use to assist the‐ ments for the proposed GRP Program surface water transmission  se  GRP  Par cipants  in  designing  and/or  construc ng  such  improve‐ system “C” and “T” design segments;   ments.    The  GRP  Division  is  preparing  memoranda  to  these  specific  2.  The design and poten al loca on(s) of the standpipe for stabiliz‐ GRP Par cipants summarizing the GRP Division’s current understand‐ ing transmission system pressures;  ing  of  the  necessary  improvements  and  reques ng  the  GRP  Par ci‐ 3.  Updates  to  the  an cipated  surface  water  transmission  system  pant  confirm  its  understanding.    The  memoranda  are  an cipated  to  final design schedule; and   be  completed  and  distributed  in  mid‐March  2012.    Should  the  GRP  4.  Public rela ons/public outreach efforts by the GRP Program/GRP  Par cipants  require  GRP  Program  assistance  in  designing,  con‐ Administrator  and  GRP  Program  Technical  Staff  support  of  such  struc ng,  and/or  funding  their  necessary  infrastructure  improve‐ efforts for public mee ngs held on February 22 and 23, 2012.  ments, each will need to make a formal request to the GRP Division.         The monthly southern Montgomery County GRP Program technical   The GRP Program Team presented an overview of the proposed sur‐ status mee ng was held on February 23, 2012 at the SJRA’s Wood‐ face  water  transmission  system  “C”  design  segment  alignments  to  lands Office.  Joint GRP Par cipant representa ves from Southern  officials and representa ves from area municipali es and en es, and  Montgomery County MUD (SMCMUD) and representa ves from The  landowners  along  the  proposed  alignments  on  February  10,  2012.   Woodlands Development Corpora on were in a endance.  Generally,  The proposed alignments are based on the findings and recommenda‐ discussion included the following:  ons  from  the  respec ve  engineering  consultants’  Preliminary  Engi‐   neering Reports, completed in December 2011 and January 2012.  The  1.  Coordina on of specific alignment configura on along an alterna‐ mee ng  gave  a endees  the  opportunity  to  provide  input  to  be  con‐ ve route to Oak Ridge North also serving SMCMUD;  February 2012  sidered  by  the  GRP  Program  Team  and  the  respec ve  engineering  2.  Recommended  layout  of  GRP  facili es  within  the  proposed  sur‐ consultants in finalizing the alignments during the final design phase.  face water receiving facili es;    3.  Public rela ons/public outreach efforts by the GRP Program/GRP   Following  January  mee ngs  with  the  other  GRP  Par cipants  planned  Administrator  and  GRP  Program  Technical  Staff  support  of  such  to receive surface water in Phase I, the GRP Program Team and Sur‐ efforts for public mee ngs held on February 22 and 23, 2012; and  face  Water  Receiving  Facili es  (SWRF)  engineering  consultant  met  4.  Overview of recommended transmission system alignments with‐ with representa ves from the City of Oak Ridge North on February 15,  in and adjacent to The Woodlands (the "W" routes).  1‐2   
  6. 6.   Groundwater Reduc on Plan Program Monthly Progress Report  1.0 P (C )    Two  (2)  open‐to‐the‐public  informa onal  sessions  on  the  GRP  Pro‐ gram and the proposed surface water transmission system were held  on February 22 and 23, 2012 at the Lone Star College Conference Cen‐ ter and SJRA G&A Building, respec vely.  The GRP Administrator pro‐ vided  an  overview  of  the  transmission  system  layout  and  responded  to  ques ons.    A endees  included  Joint  GRP  Par cipant  representa‐ ves and general public.     In addi on to the monthly GRP Program technical status mee ngs and  the  public  informa onal  sessions,  several  other  public  outreach  efforts were conducted this month.  The GRP Administrator met with  Lake Conroe area realtors (February 14, 2012), the Woodlands Town‐ ship  Board  of  Directors  (February  16,  2012),  and  Commissioner  Chance  (February  29,  2012)  to  brief  them  on  overall  GRP  Program  status and discuss other issues of interest related to the GRP Program.  February 2012  1‐3   
  7. 7.   Groundwater Reduc on Plan Program Monthly Progress Report  2.0 S Currently, the GRP Program remains on schedule for the delivery of treat‐ specifica on development, and hydraulic modeling;  ed surface water to select Joint GRP Par cipants on or before January 1,    2016.  A simplified GRP Program schedule may be found in a ached Exhib‐  The final 30% drawings for the High Service Pump Sta on (HSPS)   it 1.  were submi ed to the GRP Program Team;      2.1 Engineering  HSPS  final  design  efforts  con nued  this month,  including  par ci‐   pa on  in  discussions  on  ground  storage  tank  design  considera‐ Final  design  Work  Orders  for  ten  (10)  of  the  eleven  (11)  surface  water  ons and technical specifica on development;    transmission system design segments and all three (3) of the surface wa‐   ter facili es have commenced or been approved by the SJRA Board of Di‐  The final PER and 30% drawings for the Surface Water Treatment  rectors.    Segment  C‐1  and  the  surface  water  receiving  facili es  are  at  Plant (SWTP) were submi ed this month;  different stages of comple on of preliminary engineering, and are sched‐   uled to be completed in the next few months.   No ce to Proceed for final design of the SWTP was issued to HDR,    Inc. effec ve February 3, 2012; and   The status of  each GRP Program consultant’s Professional Service  Agree‐   ment (contract) Work Order (phase and percent complete) is indicated in   Final Preliminary Engineering Reports (PER) for the SWF were sub‐ a ached Exhibit 2.      mi ed to the TCEQ for review on February 21, 2012.       Key schedule issues and updates related to GRP Program engineering ac‐  Coordina on  with  Mid‐South  Synergy  related  to  the  impact  of  ex‐ vi es include the following:  is ng power poles to the design and construc on of the surface water    transmission  system  design  segment  T‐1  alignment  con nued  this   Final design Work Orders for design segments C‐2, C‐3 and C‐4 of the  month.  Following a mee ng in late January, the GRP Program Team  surface  water  transmission  system  were  presented  to  the  GRP  Pro‐ and  the  T‐1  engineering  consultant  (Jones  &  Carter)  met  with  Mid‐ gram Review Commi ee and SJRA Board of Directors at their February  South Synergy on February 3, February 13, and February 29, 2012 to  13 and February 23, 2012 mee ngs, respec vely, and approved by the  further discuss the poten al for power pole reloca on in areas of con‐ SJRA Board of Directors.  No ce to Proceed was issued this month on  flict on along the proposed T‐1 alignment as well as poten al impacts  final  design  Work  Orders  for  each  of  the  “T”  and  “W”  design  seg‐ of  Mid‐South  Synergy  facili es  on  the  design  segment  T‐2  proposed  ments.  Preliminary engineering on the C‐1 design segment is an ci‐ alignment.    Mid‐South  Synergy  has  a empted  to  provide  defini ve  pated to be completed in May 2012, with final design following there‐ documenta on whether the power poles in ques on are located with‐ a er.  in an exis ng u lity easement.  They con nue to inves gate both this    issue and the possibility of reloca ng the power poles, including their   This month saw the conclusion of preliminary design efforts for two of   possible elimina on via an underground conduit installa on.  February 2012  the three Surface  Water  Facili es  (SWF)  as well as the beginning or    con nua on of final design efforts on all three SWF.  Progress is fur‐  Due  to  access  and  public  impact  concerns  associated  with  the  pro‐ ther detailed as follows:  posed alignment of design  segment  W‐4  along  Hope  Road, the GRP    Program Team decided that the proposed alignment would be rerout‐  Raw Water Intake & Pump Sta on (RWI) final design efforts con‐ ed  from  Hope  Road  to  run  along  Ca ish  Lane,  Sun  Perch  Road,  and  nued  this  month  and  included  coordina on  with  the  CMAR  on  Bullfrog Lane in the Lakeland Subdivision.  This proposed realignment  construc on  issues  and  energy  code  requirements,  technical  will allow the work to be performed within public right‐of‐way as op‐ 2‐1   
  8. 8.   Groundwater Reduc on Plan Program Monthly Progress Report  2.0 S (C ) posed  to  within  more  loosely  for review and comment.  Once comments are received, the GRP Pro‐ defined  prescrip ve  ease‐ gram Team will compile and review the comments, and determine any  ments.    The  respec ve  design  necessary revisions to the specifica ons before finalizing them for the  consultant  has  been  informed  design consultants’ use.  Review and standardiza on of the construc‐ of  the  realignment  and  is  cur‐ on contract front end documents is planned to occur over the next  rently preparing a proposal for  few months.   amending  their  final  design    Work  Orders  to  account  for   The Program Environmental Consultant (Halff) worked this month on  the changes.  In the mean me,  preparing the final Environmental Assessment (EA).  A dra  final EA is  No ce  to  Proceed  was  issued  an cipated  to  be  submi ed  by  Halff  to  the  GRP  Program  Team  for  for  final  design  of  the  por on  Hope Road corridor   review  in  early  March  2012.    A er  receiving  and  addressing  any  re‐ of  the  design  segment  not  im‐ (Segment W‐4)  view comments from the GRP Program Team, Halff will finalize the EA  pacted by the realignment.    and submit it to the TWDB for review and approval.  TWDB approval    of the final EA is required for the distribu on of WIF funds for use by   The GRP Program Team met with the Texas Commission on Environ‐ the GRP Program.   mental Quality (TCEQ) on February 2, 2012 and the Texas Water De‐ velopment Board (TWDB) on February 24, 2012 to further discuss the  2.2 Construction an cipated design review submi al process and schedule for the sur‐   face  water  transmission  system  design  segments  and  receiving  facili‐ Key issues and updates related to the schedules of GRP Program construc‐ es.  It was determined that the TCEQ will review the SWF and SWRF  on ac vi es include:  design packages, but will defer review of the transmission system de‐   sign  segments  to  TWDB.    TWDB  will  also  review  the  SWRF  design   This month the SJRA executed a wetland mi ga on contract with and  packages.  The TWDB has commi ed to a 30‐day turnaround on their  issued a check to the Spellbo om  Mi ga on  Bank for the purchase  review, but an cipates comple ng their reviews more quickly, which  of  mi ga on  bank  credits.    Confirma on  of  the  purchase  will  be  is‐ would be beneficial to the GRP Program final design and construc on  sued to the USACE, upon which the GRP Program may begin construc‐ schedules.  The GRP Program Team plans to follow up with the TWDB  on ac vi es which involve the placement of fill material within wa‐ on  this  issue  in  May  2012 when  the  transmission  system  design  seg‐ ters of the United States.   This includes construc on of the SWF ac‐ ments are further into final design and the submi al schedule is be er  cess road and por ons of the surface water transmission system align‐ known.  ment within forested wetlands.         Development of the SWF guide  master  technical  specifica ons  con‐  An  agreement  for  the  reloca on  of  an  exis ng  AquaTexas  sanitary  nued  this  month  with  a  series  of  workshops  held  February  14‐17,  sewer  and  access  roadway  across  the  far  east  side  of  the  SWF  site  February 2012  2012.    The  GRP  Program  Team  SWF  Project  Managers  and  the  SWF  was  executed  this  month  between  AquaTexas  and  SJRA.    With  the  design  consultants  completed  the  line‐by‐line  review  of  the  approxi‐ agreement  in  place,  the  SJRA  made  prepara ons  for  solicita on  for  mately  370  technical  specifica ons  sec ons,  and  final  revisions  are  bids on the associated construc on contract and an cipates adver s‐ being made.  The SWF specifica ons are an cipated to be finalized in  ing for and receiving bids in March 2012.  mid‐March 2012.  Similar efforts have been ini ated for surface water    transmission  system and SWRF guide master technical specifica ons.    Compe ve bids were solicited and received this month for the pro‐ Dra   specifica ons  have  been  distributed  to  the  design  consultants  posed  temporary  access  roadway  between  Longmire  Drive  and  the  2‐2   
  9. 9.   Groundwater Reduc on Plan Program Monthly Progress Report  2.0 S (C ) SWF site.  For more informa on, see Sec on 3.1 of this report.   with  bald  eagle  nest  trees  located  near  the  SWF  site  and  prohibits    construc on ac vity within a 330‐foot perimeter of two (2) nest trees   Shop  drawings  for  the  SWTP  microfiltra on  membrane  were  sub‐ (known  as  the  “middle”  and  “west”  nests)  during  breeding  season.   mi ed  by  the  manufacturer  (Pall)  to  the  CMAR  (McCarthy  Building  The amendment requested was to permit construc on ac vity in this  Co.) this month and are currently under review.  The CMAR will con‐ area during breeding season provided the nests are inac ve.  USFWS  nue coordina on with Pall on the early acquisi on of the membrane.   reviewed  the  request  and  conveyed  to  the  GRP  Program  Team  that  This  month,  the  CMAR  con nued  working  with  the  GRP  Program  they  considered  the  request  to  already  be  covered  by  the  permit.   Team and the SWF design consultants as final design is now underway  Therefore, an amendment to the permit will not be required and con‐ on all SWF.  Efforts focused on genera ng 30% cost models based on  struc on  ac vity  can  occur  within  the  330‐foot  perimeter  during  submi ed  preliminary  engineering  documents,  maintaining  a  value  breeding season as long as the nest remains inac ve.  analysis trend log, and managing the master pre‐construc on sched‐   ule for the SWF.  Addi onally,  a  new  eagle  nest  tree  has  been  iden fied  on  private    property  just  southeast  of  the  SJRA  G&A  Building.    The  nest  will  be   With No ce to Proceed issued effec ve January 30, 2012, Brookstone,  regularly  monitored  for  ac vity  and  coordina on  with  USFWS  will  L.P.  began  work  on  GRP  Building  No.  1  at  the  SWF  site  this  month.   con nue as required.  Nest ac vity could impact surface water trans‐ Progress  was  made  despite  inclement  weather,  with  construc on  of  mission system T‐1 segment construc on ac vity.  the  building  pad  nearing  comple on.    Founda on  construc on  is    planned to commence in early March 2012.  Coordina on with Enter‐ gy for power service took place this month as well.  Con nued periods  of  inclement  weather  could  impact  the  construc on  schedule.    The  contract dura on is 180 calendar days (July 28, 2012).     Key‐Scape Landscape Construc on mobilized early this month on the  installa on of the landscape buffer on the SWF site near communi es  to its northeast side.  A final walk‐through inspec on was conducted  February 20, 2012 and Substan al Comple on was reached on Febru‐ ary  29,  2012.    The  contractor  will  return  to  the  site  to  check  on  the  progress of the trees and fer‐ lize  as  necessary  towards  the end of March 2012.     This month the GRP Program  February 2012  Team  proposed  an  amend‐ ment  to  the  Non‐purposeful  Take  Permit  (NPT)  (originally  issued  January  12,  2012)  to  the U.S. Fish and Wildlife Ser‐ vice  (USFWS)  for  considera‐ Landscape buffer at SWF site  on.  The permit is associated  2‐3   
  10. 10.   Groundwater Reduc on Plan Program Monthly Progress Report  3.0 P This  month  the  GRP  Program  Team  con nued  to  develop  required  GRP    Program and GRP Project scopes of work for design and consulta on ser‐  Kimley‐Horn  and  Associates,  Inc.:  vices as well as construc on contract packages.  Current solicita ons, con‐ Work  Order  Nos.  3,  4,  and  5  pro‐ tract nego a ons, contract awards and a look ahead are included in this  vide for metes & bounds, final de‐ sec on.  sign,  and  survey  services  for  Sur‐   face  Water  Transmission  System  3.1 Solicitations Segment  C‐3  ($159,740.10;    $494,980.00; $121,123.45).  The GRP Program Team has developed and made available, received bids/   proposals/Statements of Qualifica ons (SOQs), and/or selected a firm for   R.G.  Miller  Engineers,  Inc.:  Work  award on the following solicita ons this month:  Order  Nos.  3,  4,  and  5  provide  for    metes & bounds, final design, and survey services for Surface Water   Temporary Access Road to SWF site:  Ten (10) bids were received on  Transmission  System  Segment  C‐4  ($18,015.80;  $263,034.97;  February 7, 2012, with Lindsey Construc on submi ng the low bid of  $18,414.20).  $986,431.00.  The bids were tabulated and reviewed by the GRP Pro‐   gram  Team,  resul ng  in  their  recommenda on  of  award  to  Lindsey   KBR, Inc.: Professional Services Agreement (PSA) and Work Order No.  Construc on to the SJRA General Manager and ul mately GRP Review  1 provide for professional pre‐construc on  phase  CM&I  services  for  Commi ee and the SJRA Board of Directors.   The SJRA Board of Direc‐ the surface water transmission system ($533,432.62).  tors  considered  the  recommenda on  and  awarded  the  construc on    contract to Lindsey Construc on at its February 23, 2012 mee ng.   Lindsey Construc on, Inc.: Construc on contract for the construc on     of the SWF temporary access road ($986,431.00).   Surface  Water  Transmission  System  Construc on  Management  &    Inspec on (CM&I) Consultant:  Scope and fee nego a ons with KBR,  Inc.  concluded  in  January.    A  Professional  Services  Agreement  and  3.3 Process and Procedures Work  Order  were  presented  to  the  GRP  Review  Commi ee  and  the    SJRA  Board  of  Directors  for  considera on  at  their  February  13,  2012  There were no significant changes to the procurement process or proce‐ and  February  23,  2012  mee ngs,  respec vely,  at  which  the  SJRA  dures  this  month.    The  GRP  Program  con nues  to  u lize  tradi onal  and  Board of Directors approved the Work Order.  alterna ve  project  delivery  methods  in  the  procurement  of  consultant    and contractor services.    3.2 Contract Awards   3.4 Look Ahead The following GRP Program contracts/Work Orders were taken to the Feb‐   The  table  on  the  following  page  provides  a  very  general  look  ahead  at  February 2012  ruary 13, 2012 GRP Review Commi ee and February 23, 2012 SJRA Board  of Directors Mee ng, and were authorized by the SJRA Board of Directors  known  and  an cipated  GRP  Program  professional  services  and  construc‐ for execu on by the SJRA General Manager:  on  contractor  solicita ons  and  contract  awards.    Solicita ons  may  be    combined, modified, or canceled and indicated dates or  me frames may   Schaumburg  &  Polk,  Inc.  (SPI): Work Order Nos. 3, 4, and 5 provide  be modified as deemed necessary.    for metes & bounds, final design, and survey services for Surface Wa‐   ter  Transmission  System  Segment  C‐2  ($309,980.00;  $659,325.34;    $25,742.84).     3‐1   
  11. 11.   Groundwater Reduc on Plan Program Monthly Progress Report  3.0 P (C ) Solicita on  Purpose  Adver sement/ Board  Nego a on  Mee ng  SWRF Final  Final design services for  February 2012;  March 22,  Design  the Surface Water Re‐ Work Order  2012  ceiving Facili es  Metes &  Metes & Bounds prepa‐ February 2012;  March 22,  Bounds Prep‐ ra on for easement  Work Order  2012  ara on  acquisi on for Trans‐ mission System Seg‐ ment W‐3  SWTP Blower  Blower building  February 2012;  March 22,  Building Final  (aera on system) final  Work Order  2012  Design  design for the SWTP  HSPS (GST)  Baffling, aera on and  February 2012;  March 22,  Final Design  deten on area final  Work Order  2012  design for the HSPS  GSTs.  AquaTexas  Construc on for reloca‐ March 2012;  April 26,  San. and Ac‐ on of sanitary sewer,  CSP PDM  2012  cess Road  pump Sta on & pack‐ age plant access road  Construc on  CM&I services during  April 2012;  May 24,  Management  construc on phase of  Work Order  2012  & Inspec on  Transmission System  Construc on  Owner’s Representa ve  March 2012;  June        Administra‐ for SWF construc on   RFQ  28, 2012  on and In‐ spec on  Construc on  Construc on materials  April 2012; RFQ  June        February 2012  Materials  tes ng services for  28, 2012  Tes ng  Transmission System  and SWF  Transmission  Final design services for  May 2012;   June        System Final  Transmission System  Work Orders  28, 2012  Design  Segment C‐1  3‐2   
  12. 12.   Groundwater Reduc on Plan Program Monthly Progress Report  4.0 C R F C 4.1 GRP Program and GRP Project CIP Budget(s)     P   (T  1/31/12) F  2012       Through this month, the GRP Program remains under its $500,000,000.00  A. A  F $172,400,358.49 $0.00 Capital  Improvement  Project  (CIP)  (Program)  planning  budget  and  fore‐ casts con nue to indicate it will be completed under budget (see also sub‐ B. A  F  A  C $156,180,267.74 $156,264,403.45 sec on 4.6 and Exhibit 7 for debt service liability associated with the plan‐ C. A  C $61,551,304.91 $4,625,254.82 ning budget).  A summary of the GRP Program’s CIP budget and cost con‐ sidera ons as reported to the GRP Review Commi ee and the SJRA Board  D. U  F         (B‐C; B+B DEC –C‐C DEC) $94,628,962.83 $90,087,843.72 of Directors is provided as a ached Exhibit 3.        E. C /C $0.00 $0.00 A  summary  of  the  SJRA  GRP  Division’s  Fiscal  Year  2012  (FY12)  opera ng  budget  (revenue  and  expenditures)  is  provided  as  Exhibit  4.   The  budget  F. I $22,438,690.24 $3,186,777.49 includes all normal and customary expenses for opera ng a u lity based,  G. R  F    non‐profit business, including debt service, and is developed annually for  $133,741,577.50 $130,638,935.72      (B‐F; B+B DEC‐F‐F DEC) approval by the SJRA Board of Directors.      4.3 Invoices/Applications for Payment The GRP Program is currently opera ng under the SJRA Board of Director’s  authorized  CIP  budget  of  $172,400,358.49  (Net  ‐  $156,264,403.45).    The  GRP Program level and GRP Project level consultant Invoices and/or con‐ CIP budget authorizes the SJRA to secure all of the resources required to  struc on contractor Applica ons for Payment received through March 10,  perform professional services, non‐professional services, and procure long  2012 are represented in the above table (Item F, February 2012).  A de‐ lead  me equipment during the design phase of the GRP Program.   tailed  breakdown  of  consultant  invoices  and/or  construc on  contractor  pay  applica ons  received  for  services  performed  this  month  appears  in  4.2 Financial Statement following table.      Funding  sources  presently  applied  towards  the  GRP  Program  CIP  budget  P   include  the  TWDB’s  Water  Infrastructure  Fund  (WIF;  $21,500,000.00  F  2012 (T  1/31/12)   [gross]; $21,076,707.91 [net + interest]), the sale of open market Special    Project  Revenue  Bonds,  Series  2011  ($83,430,358.49  [gross];  E    S  C   $7,866,611.13 $732,912.55 $73,588,705.24  [net  +  interest])  and  TWDB  D‐Funds  ($67,470,000.00  (P ) E    S  C   [gross]; $61,598,990.30 [net + interest]. Approved funding to‐date repre‐ $14,001,505.29 $2,041,766.84 (P ) sents  approximately  31.3%  of  the  $500,000,000.00  planning  budget.  The  GRP  Program’s  funding  and  contracted  commitments  are  summarized  in  C  C  / CMAR $570,573.82 $412,098.10 February 2012  the following table and further detailed in a ached Exhibits 5 and 6.  T : $22,438,690.24 $3,186,777.49             4‐1   
  13. 13.   Groundwater Reduc on Plan Program Monthly Progress Report  4.0 C R F C (C ) 4.4 Contract Amendments and Change Orders 4.7.2  GRP Projects      No Contract Amendments or Change Orders were iden fied or approved  The  GRP  Program  Projects  remained  within  their  approved  contract  by the SJRA Board of Directors this month.    budgets through this month.  Exhibit 8 indicates each ac ve GRP Pro‐ gram Project and GRP Program contract forecasted es mate to com‐ ple on (EAC).  Addi onally, all current GRP Program contracts, includ‐ 4.5 Claims ing  their  respec ve  SJRA  Board  of  Directors  approved  budgeted    amounts and percent complete, are listed in Exhibit 2.      No claims were iden fied this month.    4.8 Land Acquisition 4.6 CIP Cash Flow     Acquisition efforts continued in earnest this month.  The GRP Program Team,  The  GRP  Program  CIP  cash  flow  through  SJRA  FY2015 reflects  known  ex‐ along with the assorted GRP Program land acquisition consultants and coun‐ penditures through February 2012 and es mates for future expenditures  sel, maintained focus on  easement  acquisitions  for  the  T‐1  water  transmis‐ were  updated  this  month.    All  ac ve  and  currently  iden fied  future  GRP  sion  system  design  segment  near  SH  105  and  McCaleb  Road.    This  month,  Program Projects and ini a ves are included in the cash flow.  A graph of   checks were issued for the acquisition of two (2) easements along design seg‐ forecasted  monthly  expenditures  from  the  referenced  cash  flow  is  ment T‐1.  Easement needs along the T‐2 and T‐3 design segments were bet‐ a ached as Exhibit 7.  ter defined this month while title research and easement identification efforts  for the “C” and “W” design segments are being initiated with the completion  4.7 CIP Budget Estimates at Completion of their preliminary design.  Acquisition efforts are anticipated to accelerate in    the next few months as needs are more precisely defined.  Cumulative ease‐ 4.7.1  GRP Program  ment acquisition activity is depicted in attached Exhibit 9.       Comparison of in‐place funding against currently contracted and iden‐   fied  near  term  GRP  Program  contrac ng  needs  (plus  con ngency)  indicates that current funding will allow the GRP Program to meet its  currently forecasted expenditure needs through Spring 2013.    At  their  February  2,  2012  mee ng,  the  Texas  Water  Development  Board’s  Finance  Commi ee  approved  the  SJRA’s  applica on  for  $175,000,000.00  (gross)  in  addi onal  funding  from  the  TWDB’s  D‐ Fund.  Closing for these funds is an cipated in June or July 2012.  Re‐ quested  funding  is  currently  earmarked  for  surface  water  transmis‐ February 2012  sion system construc on project expenditures.    The total gross funds required to execute Phase I of the GRP Program  are currently es mated at $559,400,358.49.          4‐2