Database Management


Published on

Published in: Education
1 Comment
  • i can't read it ... it's half ... what happened
    Are you sure you want to  Yes  No
    Your message goes here
No Downloads
Total views
On SlideShare
From Embeds
Number of Embeds
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Database Management

  1. 1. Discovering Computers 2011 Living in a Digital World
  2. 2. Objectives OverviewObjectives Overview Define the term,  Define the term, data Define the term, data  database, and explain  d b d l i Discuss the terms  Di h integrity, and describe  how a database  character, field, record,  the qualities of valuable interacts with data and  and file information information Describe file  Differentiate between a  maintenance  file processing  q techniques and  pp approach and the  validation techniques database approachSee Page 513  Discovering Computers 2011: Living in a Digital World  2for Detailed Objectives Chapter 10
  3. 3. Objectives OverviewObjectives Overview Describe characteristics  Discuss the functions  of relational, object‐ common to most  common to most oriented, and  i d d database management  multidimensional  systems databases Identify database design  guidelines and discuss  Explain how to access  p the responsibilities of  the responsibilities of Web databases database analysts and  administratorsSee Page 513  Discovering Computers 2011: Living in a Digital World  3for Detailed Objectives Chapter 10
  4. 4. Databases, Data, and InformationDatabases, Data, and Information Database Data Information• Collection of  • Collection of  • Processed data data organized  unprocessed  • Documents in a manner  i items i • Audio that allows  • Text • Images access,  access • Numbers b retrieval, and  • Video • Images use of that  data • Audio • VideoPage 514 Discovering Computers 2011: Living in a Digital World  4 Chapter 10
  5. 5. Databases, Data, and InformationDatabases, Data, and InformationPages 514 – 515  Discovering Computers 2011: Living in a Digital World  5Figure 10‐1 Chapter 10
  6. 6. Databases, Data, and InformationDatabases, Data, and Information• Database software, often called a database management system (DBMS), allows users to: g y ( ) Create a computerized  Create a computerized Add, modify, and  Add modify and database delete data Create forms and  Sort and retrieve data reports from the dataPage 515 Discovering Computers 2011: Living in a Digital World  6 Chapter 10
  7. 7. Databases, Data, and InformationDatabases, Data, and Information• Data integrity identifies the quality of the data• Garbage in, garbage out (GIGO) points out the Garbage in, garbage out (GIGO) points out the  accuracy of a computer’s output depends on the  accuracy of the input accuracy of the input Click to view Web Link, click Chapter 10, Click Web Link from left navigation navigation, then click Data Integrity below Chapter 10Page 516 Discovering Computers 2011: Living in a Digital World  7 Chapter 10
  8. 8. Databases, Data, and InformationDatabases, Data, and Information• Valuable information should have the following  characteristics: Accurate Verifiable Timely Organized Cost‐ Accessible Useful effectivePages 516 ‐ 517 Discovering Computers 2011: Living in a Digital World  8 Chapter 10
  9. 9. The Hierarchy of DataThe Hierarchy of Data• Data is organized in layers – Files, records, fields, characters , , ,Page 517  Discovering Computers 2011: Living in a Digital World  9Figure 10‐2 Chapter 10
  10. 10. The Hierarchy of DataThe Hierarchy of Data • A character is one byte – Numbers, letters, space,  punctuation marks, or  other symbols • A field is a combination  fi ld b of one or more related  characters h – Field name – Field size – Data typePage 518  Discovering Computers 2011: Living in a Digital World  10Figure 10‐3 Chapter 10
  11. 11. The Hierarchy of DataThe Hierarchy of Data• Common data types include: Text Numeric AutoNumber Currency Date Memo Yes/No / Hyperlink yp Object AttachmentPage 518 Discovering Computers 2011: Living in a Digital World  11 Chapter 10
  12. 12. The Hierarchy of DataThe Hierarchy of Data• A record is a group of related fields – A primary key uniquely identifies each record p y y q y• A data file is a collection of related recordsPage 519 Discovering Computers 2011: Living in a Digital World  12Figure 10‐4 Chapter 10
  13. 13. Maintaining DataMaintaining Data• File maintenance refers to the procedures that  p keep data current Adding  Adding Modifying  Modifying records records Deleting  D l i recordsPage 520 Discovering Computers 2011: Living in a Digital World  13 Chapter 10
  14. 14. Maintaining DataMaintaining Data• Users add new records to a file when they obtain  new dataPage 520  Discovering Computers 2011: Living in a Digital World  14Figure 10‐5 Chapter 10
  15. 15. Maintaining DataMaintaining Data• Users modify a record to correct inaccurate data  p or update old dataPage 521  Discovering Computers 2011: Living in a Digital World  15Figure 10‐6 Chapter 10
  16. 16. Maintaining DataMaintaining Data• When a record no longer is needed, a user deletes  it from a filePage 522  Discovering Computers 2011: Living in a Digital World  16Figure 10‐7 Chapter 10
  17. 17. Maintaining DataMaintaining Data• Validation compares data with a set of rules or  values to find out if the data is correct Alphabetic/Numeric  Range check Consistency check check Completeness check Check digit Other checks Click to view Web Link, click Chapter 10, Click Web navigation, Link from left navigation then click Data Validation below Chapter 10Pages 522 ‐ 524 Discovering Computers 2011: Living in a Digital World  17 Chapter 10
  18. 18. File Processing Versus DatabasesFile Processing Versus Databases File processing system Database approach• Each department has its  • Programs and users share  own set of files data• Used for many years • Reduce data redundancy• Have data redundancy • Improve data integrity•I l Isolate data d • Sh Share data d • Allows easier access •R d Reduces development time d l t ti • Can be more vulnerablePages 524 ‐ 526 Discovering Computers 2011: Living in a Digital World  18 Chapter 10
  19. 19. File Processing Versus DatabasesFile Processing Versus DatabasesPage 525  Discovering Computers 2011: Living in a Digital World  19Figure 10‐10 Chapter 10
  20. 20. Database Management SystemsDatabase Management Systems Click to view Web Link, click Chapter 10, Click Web Link from left navigation navigation, then click MySQL below Chapter 10Page 527  Discovering Computers 2011: Living in a Digital World  20Figure 10‐11 Chapter 10
  21. 21. Database Management SystemsDatabase Management Systems• A data dictionary contains data about each file in  the database and each field in those filesPages 527 – 528  Discovering Computers 2011: Living in a Digital World  21Figure 10‐12 Chapter 10
  22. 22. Database Management SystemsDatabase Management Systems• A DBMS provides several tools that allow users  p g and programs to retrieve and maintain data in the  database Query language Query by example Form Report generatorPage 528 Discovering Computers 2011: Living in a Digital World  22 Chapter 10
  23. 23. Database Management SystemsDatabase Management Systems• A query language consists of simple, English‐like  p y statements that allow users to specify the data to  display, print, or store• Query by example (QBE) provides a GUI to assist Query by example (QBE) provides a GUI to assist  users with retrieving dataPage 528 Discovering Computers 2011: Living in a Digital World  23 Chapter 10
  24. 24. Database Management SystemsDatabase Management SystemsPage 529  Discovering Computers 2011: Living in a Digital World  24Figure 10‐13 Chapter 10
  25. 25. Database Management SystemsDatabase Management Systems• A form is a window on the screen that provides  g y g areas for entering or modifying data in a database Click to view Web Link, click Chapter 10, Click Web Link from left navigation navigation, then click E-Form below Chapter 10Page 530  Discovering Computers 2011: Living in a Digital World  25Figure 10‐15 Chapter 10
  26. 26. Database Management SystemsDatabase Management Systems• A report generator allows users to design a report  p on the screen, retrieve data into the report  design, and then display or print the reportPage 531  Discovering Computers 2011: Living in a Digital World  26Figure 10‐16 Chapter 10
  27. 27. Database Management SystemsDatabase Management Systems A DBMS provides means to A DBMS provides means to  ensure that only authorized users  ensure that only authorized users access data at permitted times • Access privileges • Principle of least privilegePage 531 Discovering Computers 2011: Living in a Digital World  27 Chapter 10
  28. 28. Database Management SystemsDatabase Management Systems• A DMBS provides a variety of techniques to  restore the database to a usable form in case it is  damaged or destroyed Backup Log Recovery  R Continuous  C ti utility backupPages 531 ‐ 532 Discovering Computers 2011: Living in a Digital World  28 Chapter 10
  29. 29. Database Management SystemsDatabase Management SystemsPage 532  Discovering Computers 2011: Living in a Digital World  29Figure 10‐17 Chapter 10
  30. 30. Relational, Object‐Oriented, and Multidimensional Databases l idi i l b• A data model consists of rules and standards that  g define how the database organizes dataPage 533  Discovering Computers 2011: Living in a Digital World  30Figure 10‐18 Chapter 10
  31. 31. Relational, Object‐Oriented, and Multidimensional Databases l idi i l b • A relational database stores data in tables that consist of rows and  columns – Each row has a primary  key – Each column has a  unique name • A relationship is a link  l h l k within the dataPage 533  Discovering Computers 2011: Living in a Digital World  31Figure 10‐20 Chapter 10
  32. 32. Relational, Object‐Oriented, and Multidimensional Databases l idi i l b• Structured Query Language (SQL) is a query  g g g p language that allows users to manage, update,  and retrieve data Click to view Web Link, click Chapter 10, Click Web Link from left navigation navigation, then click SQL below Chapter 10Page 534  Discovering Computers 2011: Living in a Digital World  32Figure 10‐21 Chapter 10
  33. 33. Relational, Object‐Oriented, and Multidimensional Databases l idi i l b• An object‐oriented database (OODB) stores data  j in objects• Examples of applications appropriate for an  object‐oriented database include: object oriented database include: Multimedia  Groupware  database database Computer‐ Hypertext  aided design  database databasePage 534 Discovering Computers 2011: Living in a Digital World  33 Chapter 10
  34. 34. Relational, Object‐Oriented, and Multidimensional Databases l idi i l bPage 535  Discovering Computers 2011: Living in a Digital World  34Figure 10‐22 Chapter 10
  35. 35. Relational, Object‐Oriented, and Multidimensional Databases l idi i l b• A multidimensional database can store data in more  than two dimensions of data – Sometimes known as a hypercube – Can consolidate data much faster than a relational database• A data warehouse is a huge database that stores and  manages the data required to analyze historical and  current transactions Click to view Web Link, click Chapter 10, Click Web Link from left navigation navigation, then click Data Warehouses below Chapter 10Pages 535 ‐ 536 Discovering Computers 2011: Living in a Digital World  35 Chapter 10
  36. 36. Web DatabasesWeb Databases• Databases on the Web allow you to: Shop for  products or  Buy or sell stocks Search for a job services Make airline  Register for  Check semester  reservations college classes gradesPage 536 Discovering Computers 2011: Living in a Digital World  36 Chapter 10
  37. 37. Web DatabasesWeb DatabasesPage 536  Discovering Computers 2011: Living in a Digital World  37Figure 10‐23 Chapter 10
  38. 38. Video: How a Photo Sharing Site Keeps Its Data CLICK TO START CLICK TO START Discovering Computers 2011: Living in a Digital World  38 Chapter 10
  39. 39. Database AdministrationDatabase Administration• It is important to have a carefully designed  database Click to view Web Link, click Chapter 10, Click Web Link from left navigation navigation, then click Database Design Guidelines below Chapter 10Page 537  Discovering Computers 2011: Living in a Digital World  39Figure 10‐24 Chapter 10
  40. 40. Database AdministrationDatabase Administration Database analysts and administrators are responsible  for managing and coordinating all database activities Database Administrator (DBA) Database Analyst (DA) Creates and maintains the data  C t d i t i th d t Decides on proper field  dictionary, manages security,  placement, defines data  monitors performance, and  p , relationship and identifies sers’ relationship, and identifies users’  checks backup and recovery  access privileges procedures Click to view Web Link, click Chapter 10, Click Web navigation, Link from left navigation then click Database Administrators below Chapter 10Page 538 Discovering Computers 2011: Living in a Digital World  40 Chapter 10
  41. 41. Database AdministrationDatabase Administration • Employees should learn  how to use the data in  the database effectively – Interact with database – Identify new data for the  database – Maintain the databasePage 538  Discovering Computers 2011: Living in a Digital World  41Figure 10‐25 Chapter 10
  42. 42. Summary How data and  Methods for Methods for  Assessing the Assessing the  information are  maintaining high‐ quality of valuable  valuable assets to  q y quality data information an organization i ti Advantages of  Roles of the  Various types of  organizing data in  database analysts  databases a database d b and administrators d d i iPage 539 Discovering Computers 2011: Living in a Digital World  42 Chapter 10
  43. 43. Discovering Computers 2011 Living in a Digital World Chapter 10 Complete