Definisi rapat
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Like this? Share it with your network

Share

Definisi rapat

  • 23,841 views
Uploaded on

 

  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Be the first to comment
No Downloads

Views

Total Views
23,841
On Slideshare
23,841
From Embeds
0
Number of Embeds
0

Actions

Shares
Downloads
142
Comments
0
Likes
1

Embeds 0

No embeds

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide

Transcript

  • 1. Rapat adalah berkumpulnyasekelompok orang untukmenyatukan pemikiran gunamelaksanakan urusan perusahaan.Dalam bab ini membahas rapatformal yang melibatkan empat orangatau lebih, rapat organisasidimaksudkan untuk berkomunikasi,perencanaan, penetapankebijaksanaan, pengambilankeputusan, atau pemberian motivasikepada . Agar berlangsung efektif
  • 2. Rapat merupakan sarana komunikasidalam organisasi. Meskipundemikian, rapat tidak selalumenghasilkan keputusan yangefektif. Oleh karena itu, rapat perludiselenggarakan dengan efisienmengingat pentingnya arti waktubagi pelaku bisnisSetiap hari suatu organisasi atauperusahaan menerima informasi dariberbagai organisasi lain. Kecepatanarus informasi memerlukankeputusan yang tepat. Keputusanyang diambil berdasarkan informasiakan berpengaruh pada aspekperusahaan
  • 3. Sebelum rapat diselenggarakan,pimpinan rapat harus menentukantahapan-tahapan untukkeberhasilannya.Untuk itu, ia harus menetapkanperlu tidaknya penyelenggaraanrapat, menentukan :•tujuan, memilih peserta,• menyusun agenda,• dan menyiapkan lokasi rapat .
  • 4. Rapat, pada umumnya dikategorikansebagai rapat informasional, ataurapat pengambilan keputusan.Tujuan rapat informasional adalahberbagai informasi danmengoordinasikan suatu tindakan.Rapat ini dapat meliputi “briefing”per orang oleh setiap peserta ataupresentasi oleh pimpinan yangdiikuti dengan pertanyaan daripeserta.Rapat pengambilan keputusanterutama berkenaan denganpersuasi, analisis, dan pemecahanmasalah.
  • 5. Meskipun peserta rapat yang diundang terbatas,perlu dipastikan bahwa orang-orang yang dapatmemberikan sumbangan pikiran dan yangmenentukan dalam pengambilan keputusan dapathadir. Untuk memudahkan mengundang orangdalam rapat, maka ingatlah aturan ini, 8-18-1800:•8 orang peserta.•18 orang peserta.•jika ingin mengobarkan antusiasme tim denganmemperkenalkan sebuah produk baru. Undanglah1800 orang atau lebih untuk rapat
  • 6. •Presens•Persetujuan agenda•Persetujuan durasi waktu rapat•Laporan Pimpinan•Laporan Manajer•Pengembangan pasar•Produk baru•Keuangan•Pekerjaan yang tertunda•Pengembangan tugas•Pengumuman•Penundaan
  • 7. Fungsi rapat adalahmengikuti informasi yangberkembang dengan cepat.Manajer menerimainformasi melalui sistemkomunikasi yang sangatcepat dari berbagaiperusahaan dan individudari berbagai penjuru.
  • 8. Menurut sifatnya, rapat dibedakan dalam tigaklasifikasi:• rapat yang baik,• rapat yang buruk,•dan rapat yang tidak perlu. Rapat yang baik mempunyai ciri-ciri sebagaiberikut:•Tujuan rapat diketahui dan dipahami oleh semuapeserta rapat.•Agenda disusun untuk mencapai tujuan rapat.•Rapat diikuti oleh orang-orang yang berkompeten,baik sebagai kontributor ataupun penerimainformasi dari rapat.•Rapat berlangsung sesuai waktu yang ditetapkan,sesuai agenda, dan memenuhi tujuan tanpa adawaktu dan tindakan yang sia-sia.•Alat bantu visual dengan gambar yang jelas dantajam digunakan pada saat yang memungkinkan.•Peserta rapat memahami peran masing-masing,hadir dengan persiapan yang direncanakan, danmemberikan kontribusi.•Pimpinan rapat membuat ringkasan materi rapatyang telah dibahas secara tuntas.•Langkah lanjut purnarapat disusun dengan baik
  • 9. Perencanaan rapat perlu memperhatikan empat unsur: tujuan, peserta, agenda, dan tempat penyelenggaraan rapatperlu dipertimbangkan dengan matang tentang perlu atau tidaknya menyelenggarakan rapat. Menentukan tujuan Sebelum rapat diselenggarakan, perlu ditetapkan bahwa rapat merupakan cara terbaik untuk mencapai tujuan. Memilih peserta rapat Peserta rapat terdiri atas orang-orang yang di pandang penting dan merupakan kunci bagi pembahasan pokok pembicaraan rapat. Jumlah peserta harus mencerminkan tujuan rapat. Menyusun agenda Meskipun sifat rapat kadang-kadang menyulitkan penyusunan agenda yang baku, setidaknya disiapkan daftar materi yang akan dibahas dalam rapat.
  • 10. Langkah-langkah penting yang perludiperhatikan untuk mempersiapaknrapat adalah, sebagai berikut:•Menyiapkan agenda rapat•Penyampaian undangan rapat lebihawal untuk memberikan waktu yang cukup kepada peserta•Memastikan semua yang diundangdapat hadir•Memastikan kesiapan fasilitas
  • 11. . Suasana rapat mudah berubah menjadi negatif oleh pengaruh kejadian-kejadian kecil sebagai berikut: Pimpinan rapat datang terlambat Ruang rapat tidak dipersiapkan dengan baik Pimpinan membuka rapat dengan berkelakar Pimpinan kurang siap atau memulai rapat dengan kata-kata yang bernada ragu Peserta rapat datang terlambat Rapat sering disela dengan pembicaraan telepon Peserta menunjukkan ketidaksiapan
  • 12.  Melakukan pengecekan untuk memastikan bahwa agenda telah diterima oleh peserta rapat. Rapat diselenggarakan tepat pada waktu yang telah ditetapkan tanpa harus menunggu kehadiran seluruh peserta rapat. Memberikan indikasi bahwa agenda rapat diikuti dan rapat akan selesai pada waktu yang telah ditetapkan 
  • 13.  Presentasi Rapat Kerja
  • 14.  Untuk presentasi, perlu dipertimbangkan pemilihan peserta yang memerlukan informasi. Untuk rapat pengambilan keputusan atau pemecahan masalah, jumlah peserta maksimum lima orang. Untuk rapat identifikasi permasalahan, jumlah peserta maksimum sepuluh orang. Untuk rapat informasional, jumlah peserta maksimum tiga puluh orang. Untuk rapat panitia, jumlah peserta maksimum yang efektif tidak lebih dari tujuh orang.
  • 15.  Ukuran Ruangan Luas ruangan harus sesuai dengan jumlah peserta rapat Akustik Ruang besar yang kosong seringkali berakustik buruk Gangguan
  • 16. Pimpinan rapatadalah orang yang bertanggung jawabatas keberlangsungan rapat. Seorangpimpinan rapat yang baik tidakmendominasi seluruh rapat sehinggamengurangi kesempatan peserta untukmemberikan saran atau masukan,tetapi juga tidak bersikap pasifsehingga kehilangan kendali atas rapatyang dipimpinnya
  • 17.  Mengetahui apa dan siapa yang hadir sebagai peserta rapat. Berbicara menggunakan bahasa yang dapat dengan mudah dipahami oleh peserta rapat. Mengetahui dengan tepat yang perlu diutarakan dan hasil dari rapat pendahuluan.. Berbicara dengan suara yang jelas, dapat didengar oleh setiap peserta rapat.. Memperhatikan dan mempertimbangkan saran dan pendapat setiap peserta rapat. Mengikuti agenda rapat langkah demi langkah. Menjaga arah rapat agar tidak menyimpang dari tujuan.
  • 18. Pemimpin rapat yang baik tidakmendominasi kesempatanberbicara dan mengutarakanpendapatnya kepada forumpeserta rapat, melainkanmembawa forum ke dalamdiskusi untuk mendapatkanmasukan, opini dan pemikiranpeserta rapat. Diskusimerupakan inti sebuah rapatyang baik
  • 19.  Mengajukan petanyaan terbuka, yakni prtanyaan yang tidak cukup dijawab dengan sekedar ucapan “ya” atau “tidak” Memberdayakan dan menguatkan pertanyaan peserta rapat yang sesuai dengan tujuan rapat. Menyampaikan pertanyaan peserta yang ditujukan kepada peserta lain melalui pimpinan rapat. Mengabaikan pernyataan yang tidak relevan dengan tujuan rapat. Menyatakan kembali butir-butir agenda ketika diskusi menyimpang dari tujuan yang telah ditetapkan. Bersikap tegas terhadap peserta yang mendominasi diskusi. Menggunakan contoh yang relevan dengan hati-hati untuk memberikan dorongan kepada kelompok agar berpikir pada satu alur pemikiran yang sama. Mengajukan pertanyaan
  • 20. Menutup Rapat :Pada akhirnyasebuah rapat, pimpinan harus dapatmenutup rapat pada saat yang tepat.Apabila semua pokok bahasan yangtersebut dalam agenda telah tercakupdalam rapat, ada kecenderunganpeserta untuk mulai membuat rekapitulasi