Salvador González Sánchez


  Formación de
 Microsoft Office
   Word 2007
Ahorrar tiempo con las
      plantillas
Contenido del curso
• Información general: Crear documentos con más
  rapidez

• Lección 1: Aprovechar la eficacia de las ...
Información general: Crear documentos con más rapidez

          Antes de crear el documento de Word
          2007 desde ...
Objetivos del curso
• Ahorre mucho tiempo utilizando las plantillas de Word y
  Office Online.

• Cree su propia plantilla...
Lección 1

Aprovechar la eficacia de las
        plantillas
Aprovechar la eficacia de las plantillas
                                                                Aunque puede que
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Utilizar una portada de fax ya preparada
                                                                Suponga que, como...
Utilizar una agenda ya preparada
                                                                Éste es otro ejemplo
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Utilizar una agenda ya preparada
                                                                 En la imagen se
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Buscar plantillas instaladas
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Buscar plantillas instaladas
                                                               Word incluye más de
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Buscar plantillas en Office Online
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Buscar plantillas en Office Online
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La fuerza especial de una plantilla
                                                                  Cuando se abre una
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La fuerza especial de una plantilla
                                                                Dado que el nuevo
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Plantillas y documentos: dos tipos de archivo diferentes
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Plantillas y documentos: dos tipos de archivo diferentes
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Sugerencias para la práctica
1. Usar una plantilla para una carta de negocios.

2. Agregar texto propio a la carta.

3. Us...
Prueba 1, pregunta 1
¿Qué diferencia significativa existe entre una plantilla y un
documento? (Elija una respuesta.)



1....
Prueba 1, pregunta 1: Respuesta
3.Abre una copia de sí misma como documento nuevo.




La plantilla sirve como punto de pa...
Prueba 1, pregunta 2
En Word, ¿cuál es el primer paso para buscar plantillas de
Word existentes? (Elija una respuesta.)


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Prueba 1, pregunta 2: Respuesta
Hacer clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en
Nuevo.


La ventana Nuevo...
Prueba 1, pregunta 3
La diferencia entre una plantilla y un documento es su
comportamiento y su tipo de archivo. (Elija un...
Prueba 1, pregunta 3: Respuesta
Verdadero.



La diferencia entre una plantilla y un documento es que abre una copia
de sí...
Lección 2

Crear sus propias plantillas
Crear sus propias plantillas
                                                              Supongamos que usa
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Ventajas de crear una plantilla
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Ventajas de crear una plantilla
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Ventajas de crear una plantilla
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Preparar el contenido de una plantilla
                                                              Parte del proceso de
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Preparar el contenido de una plantilla
                                                               Primero, abra el
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Preparar el contenido de una plantilla
                                                                Primero, abra el
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Guardar el archivo como plantilla
                                                               Puesto que una plantilla
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Guardar el archivo como plantilla
                                                               Es importante
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Guardar el archivo como plantilla
                                                               Es importante colocar
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Crear un documento basado en la plantilla
                                                                Otra ventaja de
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Modificar la plantilla
                                                                ¿Qué pasa si una parte
            ...
Modificar la plantilla
                                                              ¿Qué pasa si una parte
              ...
Sugerencias para la práctica
1. Ver las extensiones de los nombres de archivo.

2. Convertir un documento en plantilla.

3...
Prueba 2, pregunta 1
Una de las diferencias entre un archivo de documento y un
archivo de plantilla es el nombre de archiv...
Prueba 2, pregunta 1: Respuesta
.dotx.



Ésta es la extensión de las plantillas de Word creadas en Word 2007.




       ...
Prueba 2, pregunta 2
Para guardar un archivo como plantilla, se elige Guardar
como en el menú situado debajo del botón de ...
Prueba 2, pregunta 2: Respuesta
El comando Plantilla de Word.




                      Ahorrar tiempo con las plantillas
Prueba 2, pregunta 3
¿De una razón por la que se deben guardar las plantilla en la
carpeta Plantillas de confianza? (Elija...
Prueba 2, pregunta 3: Respuesta
Para poder buscarlas mediante el vínculo Mis plantillas de la ventana
Nuevo documento.


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Curso De Word Ahorrar Tiempo Con Las Plantillas

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Curso De Word Ahorrar Tiempo Con Las Plantillas

  1. 1. Salvador González Sánchez Formación de Microsoft Office Word 2007 Ahorrar tiempo con las plantillas
  2. 2. Contenido del curso • Información general: Crear documentos con más rapidez • Lección 1: Aprovechar la eficacia de las plantillas • Lección 2: Crear sus propias plantillas Cada lección incluye una lista de tareas propuestas y un conjunto de preguntas de prueba. Ahorrar tiempo con las plantillas
  3. 3. Información general: Crear documentos con más rapidez Antes de crear el documento de Word 2007 desde el principio, piense en empezar con una de las plantillas tan completas que ya existen. Word proporciona muchas plantillas, desde cartas y currículos a calendarios y folletos. Incluso puede dar un paso más y convertir un documento existente en una plantilla que se ajuste exactamente a sus necesidades. En este curso se muestra cómo. Ahorrar tiempo con las plantillas
  4. 4. Objetivos del curso • Ahorre mucho tiempo utilizando las plantillas de Word y Office Online. • Cree su propia plantilla, ajustada a las necesidades de su negocio. Ahorrar tiempo con las plantillas
  5. 5. Lección 1 Aprovechar la eficacia de las plantillas
  6. 6. Aprovechar la eficacia de las plantillas Aunque puede que haya trabajado con Word, quizá no esté familiarizado con sus plantillas. ¿Qué es una plantilla y cuáles son sus ventajas? Una plantilla es un tipo de documento con contenido. El uso de una plantilla puede ayudar a garantizar el diseño de documentos impresionantes y a ahorrar tiempo. En esta lección se proporcionan algunos ejemplos mediante un primer vistazo a las muchas plantillas que ya existen en el propio Word y en Microsoft Office Online. Ahorrar tiempo con las plantillas
  7. 7. Utilizar una portada de fax ya preparada Suponga que, como parte de su trabajo, debe enviar un fax a otra compañía con frecuencia. Siempre necesita la portada del fax. Podría crearla una y otra vez en Word, perdiendo así mucho tiempo. O bien, podría utilizar la portada de fax ya incluida en Word. Ésta y otras plantillas se encuentran entre las plantillas instaladas de Word . Ahorrar tiempo con las plantillas
  8. 8. Utilizar una agenda ya preparada Éste es otro ejemplo de cómo pueden ayudarle las plantillas de Word. Imagínese que está encargado de crear la agenda de las reuniones semanales de su equipo. Antes de que empiece a partir de una hoja en blanco, eche un vistazo a las plantillas disponibles en Microsoft Office Online, a las que se puede vincular directamente desde Word. En Office Online, encontrará una colección muy completa y amplia de plantillas organizadas por categorías. En cada una de ellas, dispone de varios tipos de plantillas. Ahorrar tiempo con las plantillas
  9. 9. Utilizar una agenda ya preparada En la imagen se muestran tres de las plantillas de agendas. Simplemente, abra la agenda que desee y rellene la información necesaria. 1 Es sencilla y fácil, con áreas de texto con formato que ayudan a rellenar la agenda. 2 Plantilla totalmente acabada con una apariencia ingeniosa y en la puede sobrescribir el texto de ejemplo. 3 Esta plantilla va un poco más lejos en el diseño de página y el formato, usando colores y tablas para crear áreas en un diseño de agenda complejo. Ahorrar tiempo con las plantillas
  10. 10. Buscar plantillas instaladas Word incluye más de 30 plantillas preinstaladas para tipos de documento como cartas, faxes, informes, currículos y entradas de blog. Para buscarlas, siga este procedimiento. 1 Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Nuevo. 2 En la ventana Nuevo documento, haga clic en Plantillas instaladas. Ahorrar tiempo con las plantillas
  11. 11. Buscar plantillas instaladas Word incluye más de 30 plantillas preinstaladas para tipos de documento como cartas, faxes, informes, currículos y entradas de blog. Para buscarlas, siga este procedimiento. 3 Haga clic en una de las miniaturas para ver su vista previa a la derecha. 4 Cuando haya encontrado la plantilla que desee, haga clic en Crear. Se abre un nuevo documento basado en la plantilla. A continuación, realice los cambios que desee. Ahorrar tiempo con las plantillas
  12. 12. Buscar plantillas en Office Online Los pasos que hay que seguir para abrir plantillas del sitio Web de Office Online son muy parecidos. Animación: haga clic con el botón secundario y haga clic en Reproducir. Tal y como muestra la animación, abra la ventana Nuevo documento , pero en este caso, fíjese en el área situada debajo de Microsoft Office Online . Haga clic en una categoría para ver las vistas en miniatura. Para descargar una plantilla, seleccione la miniatura y haga clic en Descargar. Ahorrar tiempo con las plantillas
  13. 13. Buscar plantillas en Office Online Los pasos que hay que seguir para abrir plantillas del sitio Web de Office Online son muy parecidos. Abra la ventana Nuevo documento, pero en este caso busque en el área situada debajo de Microsoft Office Online. Haga clic en una categoría para ver las vistas en miniatura. Para descargar una plantilla, seleccione la miniatura y haga clic en Descargar. Se abre una plantilla con un nuevo documento en el equipo para que agregue lo que desee y, a continuación, lo guarde. Ahorrar tiempo con las plantillas
  14. 14. La fuerza especial de una plantilla Cuando se abre una plantilla, se abre un nuevo documento basado en la plantilla seleccionada. Por tanto, lo que abre es una copia de la plantilla, no la propia plantilla. Y en eso radica precisamente la fuerza especial de las plantillas: Se abre una copia de la propia plantilla y se transmite todo su contenido a un nuevo documento. El usuario trabaja con ese nuevo documento, aprovechando todos los elementos incluidos en la plantilla y agregando o eliminando lo que estime oportuno. Ahorrar tiempo con las plantillas
  15. 15. La fuerza especial de una plantilla Dado que el nuevo documento no es la propia plantilla, los cambios se guardan en el documento y la plantilla conserva su estado original. Por consiguiente, una plantilla puede ser la base de un número ilimitado de documentos. Todos los documentos se basan en algún tipo de plantilla; las plantillas simplemente están en segundo plano. Ahorrar tiempo con las plantillas
  16. 16. Plantillas y documentos: dos tipos de archivo diferentes En la medida en que las plantillas tienen un comportamiento ligeramente distinto al de los documentos, también su tipo de archivo es diferente. Si ha guardado muchos documentos de Word, probablemente esté familiarizado con los tipos de archivo disponibles para guardar los archivos. El formato estándar predeterminado es un tipo de documento. Ahorrar tiempo con las plantillas
  17. 17. Plantillas y documentos: dos tipos de archivo diferentes Las plantillas son distintas y, por tanto, el comportamiento de las plantillas y los documentos es diferente. 1 Como se muestra en el ejemplo 1: las plantillas se guardan como Plantilla de Word. Tienen la extensión .dotx al final de su nombre de archivo. (En versiones anteriores de Word, la extensión era .dot.) 2 Como se muestra en el ejemplo 2: los documentos se guardan como Documento de Word. Tienen la extensión .docx al final de su nombre de archivo. (En versiones anteriores de Word, la extensión era .doc.) Ahorrar tiempo con las plantillas
  18. 18. Sugerencias para la práctica 1. Usar una plantilla para una carta de negocios. 2. Agregar texto propio a la carta. 3. Usar una plantilla para un prospecto. Práctica en línea (requiere Word 2007) Ahorrar tiempo con las plantillas
  19. 19. Prueba 1, pregunta 1 ¿Qué diferencia significativa existe entre una plantilla y un documento? (Elija una respuesta.) 1. Contiene estilos. 2. Contiene un tema de Word. 3. Abre una copia de sí misma como documento nuevo. Ahorrar tiempo con las plantillas
  20. 20. Prueba 1, pregunta 1: Respuesta 3.Abre una copia de sí misma como documento nuevo. La plantilla sirve como punto de partida de un documento, que se puede personalizar según sea necesario. Una plantilla tiene una calidad universal muy adaptable; por consiguiente, se puede usar repetidamente para un tipo de documento concreto. Ahorrar tiempo con las plantillas
  21. 21. Prueba 1, pregunta 2 En Word, ¿cuál es el primer paso para buscar plantillas de Word existentes? (Elija una respuesta.) 1. Hacer clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Nuevo. 2. Hacer clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Word Opciones. Ahorrar tiempo con las plantillas
  22. 22. Prueba 1, pregunta 2: Respuesta Hacer clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Nuevo. La ventana Nuevo documento, que incluye vínculos a las plantillas instaladas y a las plantillas en línea, se abre al hacer clic en Nuevo. Ahorrar tiempo con las plantillas
  23. 23. Prueba 1, pregunta 3 La diferencia entre una plantilla y un documento es su comportamiento y su tipo de archivo. (Elija una respuesta.) 1. Verdadero. 2. Falso. Ahorrar tiempo con las plantillas
  24. 24. Prueba 1, pregunta 3: Respuesta Verdadero. La diferencia entre una plantilla y un documento es que abre una copia de sí misma en forma de nuevo documento. Asimismo, se guarda como tipo de archivo denominado Plantilla de Word, con la extensión .dotx al final del nombre de archivo. Ahorrar tiempo con las plantillas
  25. 25. Lección 2 Crear sus propias plantillas
  26. 26. Crear sus propias plantillas Supongamos que usa un tipo de factura cuyo contenido básico es el mismo salvo por algunos detalles que cambian cada vez. Realmente, utiliza el documento original como plantilla, aunque nunca lo haya convertido en una plantilla. ¿Y por qué no hacerlo? Dispondrá de un documento maestro que puede utilizar como punto de partida y no tendrá que deshacer el contenido obsoleto cuando prepare una nueva factura. Ahorrar tiempo con las plantillas
  27. 27. Ventajas de crear una plantilla Siguiendo con el ejemplo del documento de una factura, éstas son algunas de las ventajas de convertirlo en plantilla. • No tendrá que buscar en diversas versiones del documento; los cambios estarán todos almacenados en la plantilla. • Puesto que las plantillas se abren como copias de sí mismas, no tendrá que preocuparse de si guarda accidentalmente una factura sobrescribiendo otra anterior. Ahorrar tiempo con las plantillas
  28. 28. Ventajas de crear una plantilla Siguiendo con el ejemplo del documento de una factura, éstas son algunas de las ventajas de convertirlo en plantilla. • Podrá modificar el contenido de la plantilla de manera que contenga sólo la información que desee incluir en cada factura. De este modo, no tendrá que eliminar una y otra vez la información obsoleta, por lo que ahorrará tiempo y trabajo. Ahorrar tiempo con las plantillas
  29. 29. Ventajas de crear una plantilla Siguiendo con el ejemplo del documento de una factura, éstas son algunas de las ventajas de convertirlo en plantilla. • Al excluir la información obsoleta, se reducen las posibilidades de guardar y enviar accidentalmente una factura con información no deseada. • La plantilla siempre estará en la misma ubicación en Word, junto con todas las demás plantillas. Ahorrar tiempo con las plantillas
  30. 30. Preparar el contenido de una plantilla Parte del proceso de creación de una plantilla es dejar o crear sólo la información deseada. Éste es el contenido que desearía que tuviese cada nuevo documento que se base en la plantilla. Gran parte de lo que incluya en una plantilla depende de sus preferencias y de los pormenores del contenido. Ahorrar tiempo con las plantillas
  31. 31. Preparar el contenido de una plantilla Primero, abra el documento que desee usar para crear la plantilla (en este caso, el documento de la factura); o bien, abra un documento en blanco. Éstas son algunas de las acciones típicas que podría realizar después: 1 Dejar el contenido que seguramente no va a experimentar cambios en breve. 2 Insertar un comando Fecha y hora para el área de la fecha de la factura. De este modo, se insertará automáticamente la fecha actual en el nuevo documento. Ahorrar tiempo con las plantillas
  32. 32. Preparar el contenido de una plantilla Primero, abra el documento que desee usar para crear la plantilla (en este caso, el documento de la factura); o bien, abra un documento en blanco. Éstas son algunas de las acciones típicas que podría realizar después: 3 Dejar áreas de marcas de texto para la información que cambiará en cada factura: el nombre y la dirección de la compañía a la que va dirigida la factura. 4 Dejar en blanco las áreas que cambian en cada factura: el trabajo realizado, el número de horas y el costo total. Ahorrar tiempo con las plantillas
  33. 33. Guardar el archivo como plantilla Puesto que una plantilla tiene su propio tipo de archivo, para guardar un elemento como plantilla, seleccionará el tipo de archivo denominado Plantilla de Word. Estos son los pasos que debe seguir: 1 Haga clic en el botón de Microsoft Office, elija Guardar como, y haga clic en Plantilla de Word. 2 En el cuadro de diálogo Guardar cómo, haga clic en Plantillas de confianza como ubicación en la que se va a guardar la plantilla. 3 Asigne un nombre a la plantilla y haga clic en Guardar. Ahorrar tiempo con las plantillas
  34. 34. Guardar el archivo como plantilla Es importante colocar la plantilla en la carpeta Plantillas de De esta forma, se confianza. indica a Word que es seguro abrirla aunque la plantilla contenga macros u otro tipo de código. Dado que las macros pueden contener código malintencionado, Word está alerta a la hora de abrir documentos con macros. Si la configuración de seguridad del equipo tiene el nivel recomendado, Word abrirá cualquier archivo de plantilla, pero deshabilitará las macros que contenga. Ahorrar tiempo con las plantillas
  35. 35. Guardar el archivo como plantilla Es importante colocar la plantilla en la carpeta Plantillas de confianza. De esta forma, se indica a Word que es seguro abrirla aunque la plantilla contenga macros u otro tipo de código. Sin embargo, en el caso de las plantillas ubicadas en la carpeta Plantillas de confianza, Word no deshabilita las macros ya que da por supuesto que los archivos son seguros. Por lo tanto, asegúrese de que los archivos que almacene en esta ubicación procedan de un origen de confianza. Ahorrar tiempo con las plantillas
  36. 36. Crear un documento basado en la plantilla Otra ventaja de guardar la plantilla en la carpeta Plantillas de confianza es que Word facilita mucho su búsqueda. 1 En la ventana Nuevo documento, haga clic en Mis plantillas. 2 Haga clic en la plantilla que desee. 3 Asegúrese de que esté seleccionada la opción Documento en la parte inferior derecha, debajo de Crear nuevo y, a continuación, haga clic en Aceptar. Ahorrar tiempo con las plantillas
  37. 37. Modificar la plantilla ¿Qué pasa si una parte vital de la información incluida en la plantilla se queda obsoleta? Por ejemplo, si cambia el logotipo de la compañía. Éste es el procedimiento para abrir y modificar la plantilla. 1 Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Abrir. 2 Haga clic en la carpeta Plantillas de confianza. 3 Seleccione la plantilla y haga clic en Abrir. Ahorrar tiempo con las plantillas
  38. 38. Modificar la plantilla ¿Qué pasa si una parte vital de la información incluida en la plantilla se queda obsoleta? Por ejemplo, si cambia el logotipo de la compañía. Éste es el procedimiento para abrir y modificar la plantilla. Proteger las plantillas Si ha creado una plantilla que van a utilizar otras personas de la compañía, considere la posibilidad de proteger su contenido de modificaciones no deseadas. Ahorrar tiempo con las plantillas
  39. 39. Sugerencias para la práctica 1. Ver las extensiones de los nombres de archivo. 2. Convertir un documento en plantilla. 3. Buscar y usar la plantilla. 4. Editar la plantilla. Práctica en línea (requiere Word 2007) Ahorrar tiempo con las plantillas
  40. 40. Prueba 2, pregunta 1 Una de las diferencias entre un archivo de documento y un archivo de plantilla es el nombre de archivo y, más concretamente, la extensión del nombre de archivo (las letras que figuran detrás del punto). ¿Cuál es la extensión del nombre de un archivo de plantilla? (Elija una respuesta.) 1. .docx 2. .dotx Ahorrar tiempo con las plantillas
  41. 41. Prueba 2, pregunta 1: Respuesta .dotx. Ésta es la extensión de las plantillas de Word creadas en Word 2007. Ahorrar tiempo con las plantillas
  42. 42. Prueba 2, pregunta 2 Para guardar un archivo como plantilla, se elige Guardar como en el menú situado debajo del botón de Microsoft Office y, a continuación, ¿en que opción se debe hacer clic? (Elija una respuesta.) 1. El comando Plantilla de Word. 2. El comando Documentos de Word. Ahorrar tiempo con las plantillas
  43. 43. Prueba 2, pregunta 2: Respuesta El comando Plantilla de Word. Ahorrar tiempo con las plantillas
  44. 44. Prueba 2, pregunta 3 ¿De una razón por la que se deben guardar las plantilla en la carpeta Plantillas de confianza? (Elija una respuesta.) 1. Para poder buscarlas mediante el vínculo Mis plantillas de la ventana Nuevo documento. 2. De este modo se protegen las plantillas contra ediciones realizadas por otras personas. Ahorrar tiempo con las plantillas
  45. 45. Prueba 2, pregunta 3: Respuesta Para poder buscarlas mediante el vínculo Mis plantillas de la ventana Nuevo documento. Es una razón de peso. Pero, también indica a Microsoft Word que no tiene que deshabilitar las macros incluidas en las plantillas cuando las abra. Por este motivo, asegúrese de que las plantillas guardadas en esta carpeta sean de plena confianza. Ahorrar tiempo con las plantillas

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