06 préparer le pmp management de de la communication
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- 1. 1 Management de laManagement de la CommunicationCommunication Mohamed SAAD, PMP, CISA, CRISC, ISOMohamed SAAD, PMP, CISA, CRISC, ISO 2700127001 Préparation à laPréparation à la certification PMPcertification PMP©©
- 2. 2 • 10.1 Identifier les parties prenantes : ce processus permet d’identifier les personnes et organisations impactées par le projet; il permet de documenter les informations relevant de leurs intérêts, implications et impacts sur le succès du projet • 10.2 Planifier les communications : ce processus détermine les besoins d'information et de communication des parties prenantes du projet. • 10.3 Diffuser l'information : ce processus permet de mettre l'information nécessaire à la disposition des parties prenantes du projet en temps voulu. • 10.4 Gérer les attentes des parties prenantes : ce processus permet de gérer la communication et le travail avec les parties prenantes dans le but de l’atteinte de leurs objectifs • 10.5 Rendre compte de la performances: ce processus permet de recueillir et de diffuser les informations de la performance incluant l’état, les indicateurs d’avancement et les tendances 10- Management des communications du projet
- 3. 3 10- Management des communications du projet • Communication: modèle de base
- 4. 4 10- Management des communications du projet • 10.1 Identifier les parties prenantes : – DE: • Charte Projet • Documents d’approvisionnement • Facteurs environnementaux de l’entreprise • Actifs organisationnels – OT: • Analyse des partie prenantes • Jugement d’experts – DS: • Registre des parties prenantes • Stratégie de management des parties prenantes
- 5. 10- Management des communications du projet 5 Exemple de Matrice pouvoir/intérêt des parties prenantes
- 6. 10- Management des communications du projet 6 Exemple de Matrice d’analyse des parties prenantes
- 8. 8 10- Management des communications du projet • 10.2 Planifier les communications : – DE: • Registre des parties prenantes • Stratégie de management des parties prenantes • Facteurs environnementaux de l’etse • Actifs organisationnels – OT: • Analyse des besoins de communication • Technologie de communication • Modèles de communication • Méthodes de communication – DS: • Plan de management de communications • Mises à jour documents du projet
- 9. 9 D P P P
- 10. 10 Activité Responsable Calendrier/ fréquence Participants Méthode et outils utilisés Réunion de lancement du projet (Chef de projet) [Date et heure] Toutes les personnes concernées directement ou indirectement par le projet Dans la salle de réunion ABC, à l’aide d’un tableau-conférence et d’une présentation sur ordinateur Buffet et bar libre Brefs exposés Feuille de temps (chaque membre de l’équipe) À 16 h au plus tard, tous les vendredis Membres de l’équipe Remplir les feuilles de temps papier Examen de l’état d’avancement des travaux (Chef de projet) Tous les deux lundis à 13 h 30 Groupe de prestation Dans la petite salle de réunion Le chef de projet présente le compte rendu de l’avancement du projet Débat libre avec le groupe de prestation Revue du projet (Chef de projet) Premier mardi de chaque mois à 13h 30 Chef de projet Consultant Comité de direction Dans la salle du Conseil Présentation électronique Échéancier des activités de communications 10- Management des communications du projet
- 11. 11 10- Management des communications du projet • 10.3 Diffuser l'information : – DE: • PMP • Rapports d’avancement • Actifs organisationnels – OT: • Méthodes de communication • Outils de diffusion de l’information – DS: • Mises à jour des actifs organisationnels
- 12. 12 E S P
- 13. 13 10- Management des communications du projet • 10.4 Gérer les attentes des parties prenantes : – DE: • Registre des parties prenantes • Stratégie de management des parties prenantes • Plan de management de projet • Registre des problèmes majeurs • Journal des modifications • Actifs organisationnels – OT: • Méthodes de communication • Compétences interpersonnelles • Compétences en management – DS: • Mises à jour des actifs organisationnels • Demandes de modification • Mises à jour du Plan de management de projet • Mises à jour des documents de projet
- 14. 14 E D S E
- 15. 15 10- Management des communications du projet • 10.5 Rendre compte de la performance : – DE: • Plan de management de projet • Information sur la performance du travail • Mesures de performance du travail • Prévisions budgétaires • Actifs organisationnels – OT: • Analyse de l’écart • Méthodes de prévision • Méthodes de communication • Systèmes de rapports – DS: • Rapports d’avancement • Mises à jour des actifs organisationnels • Demandes de modifications
- 17. 17 10- Management des communications du projet • Documents de travail: – Rapport état du projet – Rapport d’avancement de projet – Compte rendu de réunion projet – Plan de Communication
- 18. 18 Résumé • La communication occupe 90% du temps de PM • La communication est l’outil le plus important du PM • La SDP est l’outil le plus important du projet • Communication efficace: correctement formatée et périodique • Communication efficiente: uniquement l’information nécessaire et rien d’autres • Le PM est responsable de toute la communication mais ne peut pas tout contrôler • Qu’est ce qui peut bloquer la communication ? Commentaires négatifs, un langage pauvre ou mal approprié… • Le nombre de canaux de communication: n * (n -1)/2: – Vous avez 4 collaborateurs; NC ? – On rajoute à une équipe composé de 4 membres, 3 autres; combien y aurait t-il de canaux en plus ?
- 19. 19 Résumé • Faites attention à ces termes: – Non verbal – Paralinguale (gestuelle) – Écoute active – Écoute éfficace – Feedback
- 20. 20 Résumé Méthode Utilisée pour Écrit formel Charte projet, Plan projet, communication longue distance Écrit informel emails, mémo, notes Verbal formel Discours et présentations Verbal informel Réunions, conversations
- 21. 21 Quelle est la meilleure communication à utiliser pour les cas ci-dessous ? Mise à jour du PMP Présentation de l'état d'avancement au Management Résolution de problème complexe Notes prises lors de conversation téléphoniques Apporter des changements à un contrat Informer un membre de l'équipe de sa mauvaise performance (1ere fois) Informer un membre de l'équipe de sa mauvaise performance (2ème fois) Planification de réunion Clarification d'un lot de travail Travaux pour découvrir la cause d'un problème Envoi d'un email pour demander des clarifications à un incident Organisation d'un évènement de fin d'une étape Conduire une conférence de sous missionnaires Écrit formel Verbal formel Écrit formel Écrit informel Écrit formel Verbal informel Écrit formel Écrit informel Écrit formel Verbal informel Écrit informel Verbal informel Verbal formel
- 22. 22 Résumé • 2 Questions sur: – Qu’est ce qui peut entraver la communication: • Le bruit • La distance • Un mauvais codage de l’information • Dire « C’est une mauvaise idée » • L’hostilité • La langue • La culture
Editor's Notes
- Les activités de communication peuvent revêtir de nombreux aspects, y compris ceux qui suivent : • interne (au sein du projet) et externe (client, autres projets, médias, public), • formel (rapports, mémos, instructions) et informel (courriels, discussions ad hoc), • vertical (plus haut et plus bas dans l’organisation) et horizontal (entre pairs), • officiel (bulletins d’information, rapport annuel) et officieux (communications officieuses), • écrit et oral, et • verbal et non verbal (inflexions vocales, gestuelle). Compétences en communication: • l’écoute active et efficace, • l’interrogation, l’exploration des idées et des situations afin d’assurer une meilleure compréhension, • la formation pour renforcer les connaissances de l’équipe de sorte qu’elle puisse être plus efficace, • la recherche factuelle pour identifier ou confirmer des informations, • l’identification et la gestion des attentes, • la persuasion d’une personne ou d’une organisation pour mener à bien une action, • la négociation pour parvenir mutuellement à des accords acceptables entre les parties, • la résolution des conflits pour prévenir des impacts perturbateurs, et • le résumé, la récapitulation et l’identification des prochaines étapes.
- L’identification, tôt dans le projet, des parties prenantes et l’analyse de leurs niveaux d’intérêt , d’attentes , d’importance et d’influence s’avèrent cruciales pour la réussite du projet. Il est alors possible de développer une stratégie pour approcher chaque partie prenante et déterminer le niveau et le calendrier d’engagement des parties prenantes en vue d’accroître les influences positives et d’atténuer les impacts négatifs potentiels sur le projet. L’évaluation et la stratégie correspondante doivent être revues périodiquement pendant l’exécution du projet pour s’adapter à d’éventuelles modifications. Charte Projet: Permet de renseigner sur les premières parties prenantes identifiées au niveau de la charte Documents approvisionnement: Si le projet est basé sur un contrat établi Actifs Organisationnelles: - Registre des projets précédents - Modèles de registres - Leçons apprises des projets précédents Analyse des parties prenantes: Étape 1: Identifier toutes les parties prenantes Étape 2: Identifier l’impact ou le soutien potentiel que chaque PP peut apporter, et les classer de manière à définir une stratégie d’approche Étape 3: Évaluer la façon dont les parties prenantes clés sont susceptibles de réagir ou de répondre dans différentes situations
- Technologie de communication: Les méthodes utilisées pour transférer des informations entre les parties prenantes du projet peuvent varier de manière significative. Par exemple, une équipe de projet peut inclure parmi ses méthodes de communication des techniques allant de brèves conversations à des réunions prolongées, ou de simples documents écrits à des fichiers accessibles en ligne (par exemple, des échéanciers et des bases de données). Modèle de communication: Slide 3 Méthode de communication: - Communication interactive - Communication transmise (Push) - Communication publiée (Pull); Intranet par exemple Mise à jour des documents du projet: - Échéancier du projet - Registre des parties prenantes - Stratégie de management des parties prenantes Facteurs environnementaux de l’Entreprise: (Internes et Externes qui peuvent influencer le succès du projet) (DE aux plupart des processus) - Culture organisationnelle, Structures et processus - Standards industriels (Agences de régulation ou autorité de tutelle, codes de conduite, std Qualité…) - Infrastructure - RH existantes (compétences, connaissances…) - Systèmes d’autorisation des travaux - Conditions de marché - Tolérances aux risques des PP - Climat politique - Bases de données Cciales - Systèmes d’Information de Management de Projet Actifs Organisationnels: - PnPs - Canevas, modèles - Informations historiques et base de connaissances
- Actifs organisationnels: - Règlements, procédures et directives concernant la diffusion de l’info - Les modèles - Info historiques et leçons apprises Méthodes de communication: - Réunions individuelles - Réunions en groupe - Audioconférence - Visio Conf - Messagerie instantanée - … Outils de diffusion de l’information: - Diffusion de documents papier - Système de classement manuel - Outils électroniques de communications Mises à jour des actifs organisationnelles: Les notifications des parties prenantes Les rapports du projet Les présentations du projet Les enregistrements du projet
- Compétences interpersonnelles Leadership Team Building Motivation Communication Influence Prise de décision Sensibilisation politique et culturelle Négociation mais aussi: • instaurer un climat de confiance, • résoudre les conflits, • écouter de manière active, et • surmonter la résistance au changement. Compétences en management: - Les aptitudes à présenter - La négociation - Les compétences en rédaction - Les talents d’orateur Mises à jour des actifs organisationnels Causes des problèmes majeures Leçons apprises Demandes de modification Peuvent résulter des attentes des PP Mises à jour du Plan de management de projet Concernant essentiellement le Plan de Comm; suppression/ajout de besoins Mises à jour des documents de projet - Stratégie de Mgmt des partie prenantes - Registre des parties prenantes - Registre des problèmes majeurs Actifs Organisationnels: - PnPs - Canevas, modèles - Informations historiques et base de connaissances
- Information sur la performance du travail: - État des livrables - Avancement de l’échéancier - Coûts encourus Mesure de performance du travail: - Délais planifiés par rapport à la performance réelle - Coût planifié par rapport à la performance réelle Prévisions budgétaires: - Fonds supplémentaires qui sont censés être requis pour le travail restant, ainsi que le coût estimé pour l’achèvement de l’ensemble du travail du projet Actifs Organisationnels: - Modèles de rapports - PnPs définissant les écarts et indicateurs - Limites d’écart définies par l’organisation Rapports d’avancement: - Analyse des perf passées - État actuelle des risques et des prob majeurs - le travail achevé au cours de la période du rapport - le travail à achever au cours de la période du rapport suivante - Résumé des modifs approuvées au cours de la période - Les résultats de l’analyse de l’écart - Prévisions pour achèvement du projet Système de rapports Un système de rapports fournit un outil standard permettant au chef de projet d’enregistrer, de sauvegarder et de diffuser aux parties prenantes des informations relatives aux coûts, à l’avancement de l’échéancier et à la performance du projet. Des logiciels permettent au chef de projet de consolider les rapports de plusieurs systèmes et favorisent la diffusion des rapports aux parties prenantes du projet.
- Vous avez 4 collaborateurs; NC ? (5 * 4)/2 = 10 On rajoute à une équipe composé de 4 membres, 3 autres; combien y aurait t-il de canaux en plus ? - Avec 4 membres = (4 * 3) / 2 = 6 - Avec 7 membres = (7 * 6)/2 = 21 donc 21 – 6 = 15 canaux en plus
- La chose la plus importante en communication, c'est d'entendre ce qui n'est pas dit (Peter Drucker)