1. Discover the world at Leiden University
Essentials 4 Data Support
Fieke Schoots 10 april 2014

2. Discover the world at Leiden University
Universitaire Bibliotheken Leiden
• 1 organisatie
• 6 locaties (met uitleenbalies)
• 1 afdeling vakreferenten
17 medewerkers; 35 domeinen, 5 faculteiten
• 1 afdeling Informatie & Gebruikersondersteuning
(6 medew.)

3. Discover the world at Leiden University
Vakreferenten
• Faculty Liaison
• Informatievaardigheden (maatwerkcursussen)
• Collectiegebonden taken
• Nieuwe ontwikkelingen ter ondersteuning van onderwijs en
onderzoek:
• Open Access, Scriptierepositorium, auteursrechten
• Virtual Research Environments
• E-books en digitalisering ; digitale collegeplankjes
• Datamanagement
• GIS
• Data- & Textmining
• Audiovisuele collecties
• …

4. Discover the world at Leiden University
Ervaringen UBL
2011 : CARDS : Pilot Zuid-Italiaanse dialecten
 interviews en datamanagementplan
(data : geluidsopnames (MP3), foto’s (JPEG), statistische analyses (SPSS /
PRAAT)
 VRE ingericht (Sharepoint) voor databeheer onderzoeksgroep (Italian Dialect
Archive Leiden)
! Onderzoekers willen graag ondersteuning bij datamanagement
=> Project : UBL Frontoffice Datamanagement
! Onderzoekers willen graag concrete voorziening => Project : Datalabs
! Locatie van de data maakt niet uit
! Gegevens pas (gedeeltelijk) openbaar ná publicatie van
onderzoeksresultaten
! Knelpunt = tijd! Geld helpt!

5. Discover the world at Leiden University
Project UBL Frontoffice DM 2012 – 2013
1.Portal
Informatievoorziening, zichtbaarheid, contactgegevens
http://www.bibliotheek.leidenuniv.nl/onderwijs-onderzoek/onderzoek/
2. Afspraken over samenwerking FO & BO
Afbakening rollen en verantwoordelijkheden met datacentra
3. Interne workflow
Interne taakverdeling, kennisniveau’s, opleiding en capaciteitsplanning
4. Communicatie
Intern : kennisdelen en scholing
Extern : PR, informeren en bewustwording, contacten met ‘backoffice’

6. Discover the world at Leiden University
UBL : Interne taakverdeling
Datalibrariansa
Vakreferenten
Baliepersoneel
Auteursrechten
informatiepunt
Informatie-
specialisten
Functioneel beheerder
Datalab
Metadataspecialisten

7. Discover the world at Leiden University
Local contact,
national
expertise
Data management support at libraries

8. Discover the world at Leiden University
Samenwerking
Frontoffice
Informeren & werven
• Informatieportal (website)
• Bewustwording, ondersteuning en
scholing Leidse onderzoekers
• Begeleiding datalabs
• Interne kennisoverdracht
• Contacten onderhouden met en
voor backoffice
• Taken overnemen van backoffice
(bijv. Kwaliteitscontrole)
Backoffice
Expertise en Archief
• Bijdragen aan workshops e.d. voor
onderzoekers uit Leiden
• Bijdragen aan kennisdeelsessies
voor bibliotheekmedewerkers
Leiden
• Ondersteuning
Frontofficemedewerkers
• Innovatie & expertise duurzame
opslag, veiligheid en hergebruik
data
• Duurzame opslag

9. Discover the world at Leiden University

10. Discover the world at Leiden University
Datalibrarians : taken
Informeren & werven
• Informatieportal onderhouden (website)
• ‘Werven’ : informatiebijeenkomsten organiseren,
• cursussen voor (beginnende) onderzoekers
• Interne kennisoverdracht (m.b.v. expertisecentra)
Datamanagement
• Vraagafhandeling : DMP, formats, metadata, kosten, archiveren, kwaliteitscontrole,
• Ondersteuning bij schrijven van datamanagementplannen en deponeren
• Lesmateriaal ontwikkelen (in landelijke samenwerking)
Opslag en archivering
• Ondersteuning datalabs (kwaliteitscontrole pilot)
• Advisering storage
• Assisteren bij deponeren in archief
Communicatie
• Aanspreekpunt voor datacentra
• Contacten onderhouden met Leidse onderzoekers/groepen op verzoek van datacentra
• Contacten met andere afdelingen van de Universiteit Leiden
• Externe contacten onderhouden, samenwerking LDE, Werkgroep UKB, SIG, etc.
CAPACITEIT : ca. 2 dagen per week per persoon (2 personen)

11. Discover the world at Leiden University
Dataproduction, analysis and sharing
Archiving and publication
Preparation
VRE
DANS 3TU
Storage /
Datalabs
Backoffice
Data Archives
Data Management Plan
Frontoffice
Leiden Research
Data Office

12. Discover the world at Leiden University

13. Discover the world at Leiden University
Universitair beleid
2014 Pilots bij alle faculteiten [Sociale Wetenschappen al
gestart in 2013]
Betrokken afdelingen : Academische zaken, Facultaire
‘trekkers’ (onderzoekers), ISSC & informatiemanagers,
UBL, LURIS (Research Support Office)
• Best practices?
• Rollen en verantwoordelijkheden definiëren
• Inventarisatie van benodigde ondersteuning,
infrastructuur, scholing
Universitair beleid voor Research Data Management

14. Discover the world at Leiden University
Rol datalibrarians
Afhankelijk van pilot :
- Informatie leveren (beleid financiers, dmp
templates)
- Interviews (dmp)
- Training ‘datamanagement voor phd’s’
- Trainingen ‘datamanagementplan schrijven’
- Bijeenkomst organiseren
- [workshops dmp schrijven]
- Etc,

15. Discover the world at Leiden University
Krachtenveld…
Verwachting
• Datasets deponeren
• Dmp’s schrijven
• Contact met NWO groepen
• Cursussen en voorlichtingsbijeenkomsten
Praktijk :
• Advies, vragen via LURIS (veiligheid van data : ethisch, technisch)
• Informatie op maat (voorwaarden financiers etc.)
• Workshop / lunchlezing
• Cursus voor phd’s
• Template voor H2020 i.s.m. LURIS
• Samenwerking extern
• Bijhouden van nieuwe ontwikkelingen

16. Discover the world at Leiden University
Krachtenveld data supporter
Wetten en beleid.
Met welke wetten en beleid heb je te maken? Organisatie-breed, nationaal, Europees?
 Beleid Universiteit
 Horizon 2020 , ZonMW, NWO
Technische infrastructuur.
Welke tools zijn er beschikbaar? Is het laagdrempelig en gebruikersvriendelijk om ermee te
werken? Passen de tools in de workflow van de onderzoeker?
 VRE’s
 Archivering bij backoffice / gecertificeerde archieven
 Nog in kaart brengen…
Cultuur.
Wat zijn de research practices? Hoe doen we de dingen hier?
 Grote verschillen tussen en binnen disciplines
 Organiseren van uitwisselen van kennis

17. Discover the world at Leiden University
Krachtenveld…
• Kennis.
Wat weet een onderzoeker over het opslaan, beheren, archiveren en delen van
onderzoeksdata? Wat weet jij en hoe kan jouw kennis die van de onderzoeker
aanvullen en vice versa?
 Bijhouden van ontwikkelingen dagtaak!
 Kennis benutten : oz weten dat er ondersteuning is?
 Kennisdelen met UBL collega’s
• Vaardigheden.
Denk hierbij aan gespreks- en beïnvloedingsvaardigheden. Hoe breng je over wat je
weet?
 Faculty liaison ervaringen
• Drijfveren.
Wat drijft een onderzoeker? What makes him tick? En wat drijft jou? Waarom ben
jij data supporter?

18. Discover the world at Leiden University
Tips
• Alle afdelingen van een instelling erbij
betrekken
• Volg de nieuwsfeeds van belangrijke
organisaties (RDNL, RDA, Research-Dataman
list, blogs, etc.)
• Organiseer de informatie
• Doelgroep identificeren

19. Discover the world at Leiden University
Doelgroepen
• NWO toekenningen al dan niet met contract
en andere subsidies
• VRE kandidaten
• Researchmasters en phd’s
• Nieuwe medewerkers (Faculty Liaison)
• Vertrekkende medewerkers
+ Bij deponeren proefschrift in repositorium
+ Aanvragers van subsidie (m.n. Horizon 2020)