Gemeente Beverwijk workshop digitaliseren 5 juli 2011 (final)

904 views

Published on

De Projectgroep Nieuwbouw Stadhuis Beverwijk organiseert een informatiemarkt om de medewerkers bewust te maken van de kansen en mogelijkheden die de nieuwe werkplek hen biedt. Er is gelegenheid om informatie omtrent de nieuwe werkplek met elkaar uit te wisselen via interactieve workshops.
Doel:
- medewerkers te betrekken bij de nieuwe manier van werken,
- hen te enthousiasmeren over de kansen die de nieuwe manier van werken hen biedt
- trots te zijn op de nieuwe werkplek dat het nieuwe gebouw hen biedt
- de medewerkers worden geïnformeerd over de nieuwe werkplek
- medewerkers te informeren over flexwerken

Published in: Education, Travel, Business
0 Comments
1 Like
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
904
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
2
Actions
Shares
0
Downloads
14
Comments
0
Likes
1
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Gemeente Beverwijk workshop digitaliseren 5 juli 2011 (final)

  1. 1. Workshop "Digitaliseren" Ruud Zandbergen5 juli 2011 Gemeente Beverwijk
  2. 2. Kijk even mee... Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 2
  3. 3. Digitaliseren Achtergronden, aanleidingen  Informatie blijft groeien  Alles snel terug kunnen vinden  Sneller inspelen op behoefte van burger (b.v. self service)  Informatie op elke plek beschikbaar (any time, anywhere)  Kennis en informatiedeling (b.v. sociale netwerken)  Efficiënter en effectiever werken Flexwerken en digitaliseren Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 3
  4. 4. "Digitaliseren", waar hebben we het over? Digitalisering  Digitaal vastleggen van gegevens i.p.v. op oudere media zoals papier, ondersteuning medewerkers met digitale hulpmiddelen Automatisering  Automatiseren van behandelproces (automatische vergaring en vastlegging van gegevens, auto. beslissen m.b.v. risicoprofielen) E-Dienstverlening  Digitaliseren van klant contact via Internet (e-formulier, voorinvullen, statusterugkoppeling) Self Service  De klant doet het werk zelf m.b.v. digitalisering, automatisering en e-dienstverlening Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 4
  5. 5. Digitaliseren: waarom zou je? Omdat het ruimte bespaart?  dan moet de huurprijs per vierkante meter wel èrg hoog zijn Omdat het direct veel geld bespaart?  financiële businesscase niet bij voorbaat sluitend Omdat het snel kan?  langlopend traject Omdat het "modern" is?  er lopen al veel verschillende innovatietrajecten Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 5
  6. 6. Waarom dan wèl digitaliseren? Bestaand businessprobleem lijnafdeling oplossen Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 6
  7. 7. Problemen Dossiers raakten soms kwijt  hele dossier is dan weg, niet slechts één document Vertraagt werkprocessen, slecht voor doorlooptijd/aanvraag  dossiers moesten bij het werk gehouden worden  langzame toegang tot dossier  wachten op elkaar bij mutaties, aanvragen, bezwaar Intensief beheer van meerdere archieven  opschonen was te intensief, dossier werd dikker en dikker  opeenstapeling papieren documenten Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 7
  8. 8. Wat is belangrijk voor digitaliseren Documenten terug kunnen vinden Voorkomen dat bestanden misplaatst worden en zoek raken Documenten via desktop PC terugvinden Makkelijk documenten centraal te archiveren Eenvoudig zijn Investering moet zichzelf terug verdienen Snel resultaat zien Uitbreidbaar als het bevalt Terug kunnen vallen op helpdesk Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 8
  9. 9. Gedragsregels Flexwerken Zo werken wij hier!  Wij respecteren en helpen elkaar  Iedereen mag overal zitten  Wij werken op de werkplek en vergaderen op de vergaderplek  Wij maken onze werkplek vrij tijdens vergaderingen > 1 uur  Wij laten ons bureau schoon en netjes achter  Wij zijn matig met geluid  Onze agenda’s zijn open voor iedereen  Wij laten de opstelling van meubilair en faciliteiten in tact  Wij digitaliseren onze documenten  Wij gaan zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 9
  10. 10. Gedragsregels Flexwerken en digitaliseren Zo werken wij hier!  Wij respecteren en helpen elkaar  Iedereen mag overal zitten  Wij werken op de werkplek en vergaderen op de vergaderplek  Wij maken onze werkplek vrij tijdens vergaderingen > 1 uur  Wij laten ons bureau schoon en netjes achter  Wij zijn matig met geluid  Onze agenda’s zijn open voor iedereen  Wij laten de opstelling van meubilair en faciliteiten in tact  Wij digitaliseren onze documenten  Wij gaan zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 10
  11. 11. Iedereen mag overal zitten Elk werkstation kan worden gebruikt. Inloggen m.b.v. smartcard. Lastig alle papieren/mappen mee te slepen. 1 meter eigen plank Thuiswerken ... Gedragsregels Flexwerken Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 11
  12. 12. Onze agenda’s zijn open voor iedereen Gezamenlijke afspraken inplannen. Efficiënt plannen. Weten waar iemand is. ... Gedragsregels Flexwerken Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 12
  13. 13. Wij digitaliseren onze documenten Minder papier. Via DMS/e-mail/andere middelen gegevens uitwisselen. Eenvoudige kennis en informatie delen. ... Gedragsregels Flexwerken Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 13
  14. 14. Wij gaan zorgvuldig om metvertrouwelijke informatie Beveiliging (b.v. smartcard, screenlock) Papier raakt makkelijker kwijt. "Clean Desk". ... Gedragsregels Flexwerken Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 14
  15. 15. En nu U.... Zaal inrichten... Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 15
  16. 16. Discussie a.d.h.v. stellingen 8 minuten per stelling Bij elke stelling: kiest u of u EENS of ONEENS bent (...) Ga in het juiste vak staan. Als u nog even twijfelt: WEET NIET vak. Wissel als u uw mening aanpast! Steek uw hand op als u uw argumenten wil delen. Bedenk:  Waarom EENS?  Waarom ONEENS?  Ziet u tegenstellingen of knelpunten?  Hoe kunnen we dit oplossen? Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 16
  17. 17. STELLING 1Digitalisering zorgt dat ikefficiënter en effectiever kan werken. STOP Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 17
  18. 18. STELLING 2We praten al tien jaar over: "paperless office".Dat is toch ècht onmogelijk. STOP Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 18
  19. 19. VRAAG 1Wat is volgens de EPA (US environment Protection Agency) de voornaamste bron van afval in een kantoor? 1. Stroom verbruik 2. Papier 3. Plastic bekers STOP Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 19
  20. 20. VRAAG 1Wat is volgens de EPA (US environment Protection Agency) de voornaamste bron van afval in een kantoor? 1. Stroom verbruik 2. Papier (Het EPA geeft aan dat de gemiddelde kantoorgebruiker 12.000 vel papier per jaar gebruikt) 3. Plastic bekers Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 20
  21. 21. STELLING 3Er zijn bij ons onvoldoende digitale hulpmiddelen. STOP Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 21
  22. 22. STELLING 4Digitale agendas zijn handig. STOP Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 22
  23. 23. VRAAG 2Hoeveel water is er volgens EPA nodig om een enkel vel papier te produceren? 1. 0,085 liter 2. 0,185 liter 3. 0,385 liter STOP Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 23
  24. 24. VRAAG 2 Hoeveel water is er volgens EPA nodig om een enkel vel papier te produceren? 1. 0,085 liter 2. 0,185 liter3. 0,385 liter (Verder geeft het EPA aan dat het 10X zoveel energie kost een vel papier te maken dan te printen) Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 24
  25. 25. STELLING 5De systemen zijn te ingewikkeld want ik begrijp er niets van. STOP Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 25
  26. 26. STELLING 6We moeten meegaan met de tijd, anders blijven we in de digitale middeleeuwen. STOP Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 26
  27. 27. VRAAG 3Hoeveel CO2 emissie wordt er, volgens hetWorld Watch Institute geproduceerd tijdens de productie van 1000 vel papier? 1. 12 kg 2. 22 kg 3. 32 kg STOP Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 27
  28. 28. VRAAG 3 Hoeveel CO2 emissie wordt er, volgens het World Watch Institute geproduceerd tijdens de productie van 1000 vel papier? 1. 12 kg 2. 22 kg3. 32 kg (1000 vel papier produceert 32 kg CO2 totdat het standaard wit papier is) Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 28
  29. 29. STELLING 7 In 2020 is er geen enkel papieren dossier meer in deGemeente Beverwijk te vinden. STOP Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 29
  30. 30. STELLING 8Digitaliseren heeft geen nut en het lost niets op. STOP Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 30
  31. 31. STELLING 9Ik vind het fijn om alles uit te printen en met een stapel papier rond te lopen. STOP Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 31
  32. 32. STELLING 10Stoffige dossiers, stapels papier,volle kasten... ik ga het missen. STOP Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 32
  33. 33. Conclusie / Afronding Afrondende vragen:  Wat neem u mee naar huis van deze sessie?  Waar zaten voor u de meest scherpe tegenstellingen?  Welke onderwerpen zou u extra aandacht willen geven? Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 33
  34. 34. Wisselen / Plenaire terugkoppeling 15 minuten pauze. Naar volgende workshop / verzamelen in De Salle. Forum met o.a. de dagvoorzitter, gemeentesecretaris en workshopleiders. Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 34
  35. 35. W stapvoor.nlM dianedros@stapvoor.nl ruudzandbergen@stapvoor.nlT @StapVoor Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 35
  36. 36. Workshop "Digitaliseren" Gemeente Beverwijk 5 juli 2011 36

×