Diagnostico organizacional

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Resumo de conceitos de Diagnóstico organizacional

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Diagnostico organizacional

  1. 1. RESUMO – TESTE<br />DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL<br />Definição: é o processo de avaliação de uma organização através da utilização de modelos conceptuais e métodos das ciências sociais e comportamentais e da identificação de soluções para problemas ( = Plano de intervenção oferecendo feedback acerca da sua evolução) ou para o aumento de eficácia/eficiência.<br />Objectivo: (tornar a empresa mais feliz: eficácia e produção). Estabelecer uma compreensão partilhada da Organização e com base nesta, decidir a necessidade de mudança (apoiar esse processo certificando-nos da sua aprendizagem, mesmo que através de compensações). (consenso, objectividade, flexibilidade)<br />Utilidade:<br />- Estudos independentes de Diagnóstico – olhar com outros olhos, dar uma visão diferente para a organização; relação formal entre clientes e consultores; facilita a transformação organizacional (cultura,valores)<br />- Diagnóstico no desenho e avaliação de Programas – análises de projectos; base para desenvolvimento de recomendações; treino para a globalização.<br />- Fase de processo de Desenvolvimento Organizacional – a organização se desenvolve fazendo diagnósticos próprios, pessoas felizes VS organização mais eficaz; facilita a mudança organizacional.<br />- Auto diagnóstico – questionários aos colaboradores, clientes, etc, obrigatórios para que se chegue a certificação contínua; informação recolhida pelos próprios membros da organização.<br />Características:<br />- Relação cliente – consultor: sempre garantindo independência, ética, postura. (cooperação; AT: insatisfação, conflitos, tensões)<br />-(é sp objectivo a) Avaliação abrangente ainda que focalizada na eficácia/eficiência: como na abordagem sistémica aberta, onde damos e recebemos coisas o tempo todo.<br />- Utilização de múltiplos indicadores de eficácia/eficiência organizacional: resultados, lucros, satisfações, processos disciplinares, stress, baixas… todos são indicadores.<br />- Propósito de intervenção prática: tem sempre um objectivo, implicando na mudança e no apoio, sempre com o feedback.<br />Elementos principais:<br />Processo Questões<br />QuestõesNíveis da AnáliseÂmbitos<br />Interpretação<br />Sistema aberto<br />Métodos<br />- PROCESSO: <br />Clarificação do pedido (explorar expectativas),<br /> Negociação do Contrato (acordar natureza do D.o.),<br /> Desenho do estudo (métods, procedimentos, medidas, planeamento), <br />Recolha de dados (por observação? Quest? Discussão grupal? …), <br />Analise e Feedback (dar recomendações, estimular o debate para a T.D. e plano de acção).<br />Questões chave do Processo:<br />- Objectivo: quais são os objectivos do estudo, como são definidos, e como podem os resultados serem avaliados? Que problemas, assuntos, devem ser estudados?<br />- Desenho: Como é que o desenho do estudo e os métodos escolhidos afectarão as pessoas e a organização (intervenentes)?; observação do quotidiano; estudar canais de comunicação; <br />- Apoio e cooperação: Quem patrocina e apoia o estudo? Que recursos da organização estão disponíveis? Quais são as atitudes de outros membros da organização e dos accionistas face ao estudo? <br />- Participação: qual o papel dos membros da organização nas fases do processo (planeamento, recolha de dados, interpretação e reacção aos dados)?<br />- Feedback: Quando e sob que forma será dado o feedback? Quem o vai receber e que utilidade lhe vai dar?; ao longo de todo o processo<br />- INTERPRETAÇÃO: dar sentido aos dados que recolhemos e organizá-los.; interpretar problemas com cliente<br />N: o sucesso do D.O. depende da interpretação da definição dos problemas, da escolha dos tópicos a estudar, da análise de resultados e do feedback (recomendações)<br />Questões chave do Processo:<br />Interpretar a formulação inicial do problema - Como é que o cliente define inicialmente o problema, as necessidades e os desafios que a Organização enfrenta? Qual é a percepção do estado desejado para a Organização?<br />- Redefinir o problema - Como pode o problema ser redefinido para ser investigado e soluções desenvolvidas? Que assumpções sobre o estado ideal da organização e definições sobre a eficácia/eficiência da organização serão utilizadas no diagnóstico? Como é que a solução do problema contribuirá para a eficácia organizacional? Quais os aspectos da vida organizacional serão eleitos como pontos fulcrais da organização?<br />N: quando definimos o problema, estamos a definir o modo de avaliação <br />- Compreender o estado actual - Que indivíduos, grupos e outros elementos organizacionais vão ser afectados pela reformulação do problema? Vão ser envolvidos e atingidos pela solução? Qual é o estado actual? Como está o problema a ser gerido? Como é que os grupos relevantes definem o problema? Quais as soluções que apontam? Que recursos e forças organizacionais podem contribuir para a solução do problema e aumentar a eficácia/eficiência?<br />- Identificar as forças a favor e contra (não se trata de obstáculos ) a mudança - Que grupos e condições, internos e externos, criam pressão para a mudança? Quais são as fontes de resistência á mudança? Qual é o potencial de mudança das pessoas e grupos directamente implicados no problema? Têm interesses ou necessidades comuns que possam ser uma base de trabalho comum para solucionar o problema?; é o equilíbrio de ambas as forças que nos vai aproximando do objectivo; diz-nos onde nos devemos focar.<br />- Desenvolver soluções- Que padrões K e aspectos organizacionais podem ser + facilmente alterados para resolver problema? Que intervenções produzirão com maior probabilidade os resultados esperados?<br />Níveis da análise: o tipo de analise escolhido deve reflectir a natureza da problemática <br />- Individual - Motivações, atitudes, comportamentos de trabalho.<br />- Interpessoal - Relações interpessoais – quando analisamos os grupos e as práticas que exercem.<br />- Grupo - Performance e práticas de departamentos e de unidades de trabalho – como se relaciona com o meio em que se desenvolve.<br />- Divisão - <br />- Organizacional - como um todo e relações com o meio<br />Âmbitos: a forma como olhamos para as pessoas.<br />- Nível individual mas de âmbito alargado: factores relacionados com a performance e as emoções individuais – se há confiança, a performance é melhor.<br />- Nível individual mais focalizado: factores de satisfação no trabalho.<br />- MODELOS / MÉTODOS:<br />N: *Sistemas abertos e flexíveis têm maior capacidade de adaptação e sobrevivência<br /> *Sistema procura constantemente o EQUILIBRIO.<br />Comportamentos – ex:processo de liderança; pessoas (motivação, satisfação, atitudes)<br />Processos – mais centrados em grupos, sessões, …modo de produção desde a entrada ate saída e relação entre secções (processo de comunicaçao)<br />Meio – elementos caracterizadores do seu sistema; (costumes; pessoas, M.P. (especificas)<br />Inputs – ideias, informações, pessoas, matéria-prima, experiência, …<br />Outputs – turnover, absentismo novos projectos, produtos, serviços, imagem …<br />Metas – tem que ter consonância com os objectivos das organizações e das pessoas.<br />Cultura – determina o comportamento das pessoas dentro das organizações; valores, tradição vs. actualidade<br />Tecnologia – sistemas de comunicação e informação, materiais, equipamentos, conhecimento técnico (especifico) sobre algo que é o único na organização (core).<br />Estruturas – a forma como se organiza internamente, condiciona os processos e as tomadas de decisões, ex: organograma, …<br />EFICÁCIA ORGANIZACIONAL<br />Definição: é um juízo emitido por um indivíduo ou um grupo, sobre a organização e, mais precisamente, sobre as actividades, os produtos ou os efeitos que espera dela - Rendimento, produtividade, eficiência, saúde, sucesso e excelência organizacional.<br />Atingir o objectivo (dentro do tempo, do orçamento e da qualidade).Atingir o objectivo, mas sendo económico do que pensava ser (sem utilizar todos os recursos). Antes do tempo estipuladoEficácia X Eficiência<br />AT: SUBJECTIVIDADE: percepção entre o que se faz e o que se tem/vê ( = expectativa vs. Perspectiva)<br />Modelo multidimensional da eficácia organizacional:<br />- Perenidade (eternidade/vida) da organização - Concepção sistémica, grau de estabilidade e de crescimento de uma organização, centrado em processos e não na realização de Objectivos:. Melhoria contínua de produtos e serviços. Competitividade. Satisfação dos associados (clientes, fornecedores, accionistas, financiadores)<br />- Eficiência Económica – (pagar contas e ter lucros) Concepção económica, centrada na realização de objectivos:. Produtividade: relação entre inputs e outputs, quantidade e qualidade produzida face aos custos, tempo e meios de produção.. Economia de recursos: gestão de inputs - aquisição e manutenção dos recursos necessários. (empréstimos bancários são positivos pois significa que há investimento no progresso)<br />- Valor das pessoas - concepção psicossocial, centrada no valor dos colaboradores:. Envolvimento dos colaboradores. Clima de trabalho. Desempenho ou rendimento dos colaboradores (contributo). Competências. Saúde e segurança dos colaboradores.<br />- Legitimidade organizacional – (ser credível, reconhecido na comunidade) Concepção ecológica, introduz a vertente exterior na avaliação da eficácia organizacional e focaliza-se na qualidade das transferências entre meio e organização:. Regulamentação. Responsabilidade Social. Responsabilidade ambiental<br />- (Arena) Politica – (jogos políticos que existem dentro das Org.: importância da hierarquia máxima: gestores, sindicatos, accionistas, colaboradores…)Processo politico: valoriza as relações estabelecidas entre os diferentes actores organizacionais: patrão, sindicatos, credores, clientes, concorrentes, entidades reguladoras, comunidade, fornecedores, etc.:. Satisfação da coligação dominante (2entidades dominantes q detêm o poder)Ecologia das Populações . Satisfação dos actores “core” (elementos essenciais a organização). Minimização dos prejuízos. Adequação da organização ao meio envolvente (tempo, meios e estratégia)<br />Informação : Fontes e critérios: (para análise do desenvolvimento da organização)<br />- Outputs - produtos/serviços; reputação/imagem (qualidade), absentismo, turnover, segurança/acidentes de trabalho (GRH).<br />- Metas e estratégia – (disponível na missão) documentos oficiais; prioridades identificadas no orçamento (marketing, formação, I&D; etc.); outsourcing/ serviços próprios; associações com outras organizações (protocolos, parcerias, etc.).<br />- Inputs - receitas (total) e receitas por áreas (vendas/serviços/fundos), bens financeiros; imobiliários (instalações), equipamento, pessoas (número, categoria, formação, experiência e especialização).<br />- Meio - privado/publico, elemento de uma multinacional/grupo, parcerias, disponibilidade de fundos para crescimento e expansão, envolvente física e social (transportes, acesso a serviços, urbano/rural).<br />- Tecnologia - tipo de produção, nível de automação, utilização de sistemas de informação, procedimentos (GRH e clientes), dados sobre erros, acidentes, perda de tempo, desperdícios.<br />- Estrutura – organograma (processo de t.d.) (divisões, secções, níveis hierárquicos), critérios de criação de unidades (funções e mercados, etc.), mecanismos de coordenação, leque (span) de controlo, distribuição espacial de unidades, colaboradores e actividades, sindicatos (ou outras formas de representação), contratos de trabalho, procedimentos de gestão de conflito, praticas e politicas de GRH, obrigações (ex. certificação de qualidade), coligações e grupos de poder predominantes. <br />- Comportamentos e processos - processos de decisão; elaboração da estratégia e do plano, tipo de conflitos (no trabalho, entre divisões), poder dos sindicatos e grau de militância, envolvimento dos colaboradores (para além das compensações), estilos de comunicação (formal, escrita, reuniões).<br />- Cultura - símbolos da identidade organizacional (logótipo, slogans, publicidade, imagem das instalações), mitos (histórias dos fundadores, experiências de sucesso); rituais (celebrações, etc.); calão (frases e palavras), vestuário, decoração, estilo de vida, estilo de trabalho dos clientes (trabalho em casa, horas extraordinárias).<br />- Dinâmica do sistema - Ciclo de vida (estádio): empreendedor, colectivo, formalização, elaboração estrutural; estado financeiro global (lucros, perdas, deficit, crescimento ou contracção) outras alterações.<br />Critérios de eficiência<br />. Outups (metas)<br />- Cumprimento das metas - Sucesso/Falhanços<br />- Quantidade de outputs - Produtividade; Lucros; Receitas (lucros - custos) = %Investimento.<br />- Qualidade de outupts - Número de rejeições, devoluções, queixas; satisfação de clientes (peso de prós e contras na T.D.; Valorizar x, Desvalorizar Y); impacto dos serviços ou produtos.<br />.Estado interno do sistema<br />- Custos de Produção ou serviços - Eficiência (valor/custos); desperdício; quebras tempo.<br />- Resultados (colaboradores) - Satisfação dos colaboradores (salários, condições de trabalho, relações); motivação, esforço, absentismo, pontualidade e turnover, saúde e segurança.<br />- Consensos/Conflito - metas e procedimentos consensuais; coesão, cooperação, greves, paragens de trabalho; disputas e feudos. se existirem habitualmente poderá ser sinal de insatisfação, stress…<br />- Fluxos de Informação E trabalho - fluxos de produtos, ideias e informação; “curto-circuitos”;comunicação rica e multidireccional; análise de informação competente.<br />- Relações Interpessoais - Confiança; comunicação aberta de emoções e necessidades; reduzidas diferenças de status.<br />- Participação - Subordinados participam na tomada de decisão em assuntos relacionados; difusão do poder e autoridade.<br />- Fit (Adequação) - compatibilidade de requisitos dos elementos do sistema.<br />.Adaptação e recursos<br />- Quantidade de recursos - tamanho da organização (colaboradores, liquidez, bens); fluxo de recursos (investimentos, apoio a organizações não lucrativas).<br />- Qualidade de recursos - Capital humano (experiência e formação Colaboradores)- valor das pessoas traduzido em €; exclusividade clientes (selecção dos clientes); reputação dos colaboradores.<br />- Legitimidade - Apoio e aprovação pela comunidade e entidades publicas; imagem pública; conformidades com requisitos legais, regulação; entidades profissionais. Ex: ISO<br />- Posição competitiva/ estratégica - quota de mercado; posição em termos de tamanho e volume de negócios face aos competidores; reputação na industria; capacidade total de concretização de oportunidades.(N: concorrência interna não é antónimo de não cooperação)<br />- Impacto no meio - Capacidade de controlo da “Procura”; acção governamental, comportamento dos competidores; fornecedores.<br />- Adaptação - ajustamento às mudanças de inputs e procura de outputs; flexibilidade na gestão de crises e surpresas.<br />- Inovação - número, qualidade de novos produtos, serviços, procedimentos, incorporação de novas tecnologias, práticas de gestão. Ex: Moda, Informática<br />- Fit (adequação) - Compatibilidade dos elementos internos do sistema com requisitos; constrangimentos sistema.<br />

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