Administracion de proyectos
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×
 

Administracion de proyectos

on

  • 1,451 views

Administracion de proyectos

Administracion de proyectos

Statistics

Views

Total Views
1,451
Views on SlideShare
1,451
Embed Views
0

Actions

Likes
0
Downloads
20
Comments
0

0 Embeds 0

No embeds

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Microsoft Word

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

Administracion de proyectos Administracion de proyectos Document Transcript

  • Qué es un proyecto?Las organizaciones trabajan. El trabajo generalmente involucra operaciones oproyectos, aunque las dos se puedan traslapar. Las operaciones y losproyectos comparten muchas características; por ejemplo, ellas son: o Desarrolladas por personas. o Limitadas por recursos escasos. o Son planeadas, ejecutadas, y controladas.Las operaciones y los proyectos difieren principalmente en que las operacionesson sucesivas y repetitivas mientras que los proyectos son temporales yúnicos. Un proyecto por lo tanto puede ser definido en término de suscaracterísticas distintivas— un proyecto es una tarea temporal desarrolladapara crear un producto o servicio único. Temporal quiere decir que cadaproyecto tiene un comienzo definitivo y una terminación definitiva. Único quieredecir que el producto o servicio es diferente de alguna manera distintiva detodos los proyectos o servicios similares.Los proyectos son desarrollados en todos los niveles de la organización. Estospueden involucrar a una sola persona o a muchas miles. Y pueden requerirmenos de 100 horas para completarse o más de 10,000,000. Los proyectospueden involucrar a una sola unidad de una organización o cruzar muchasfronteras organizacionales como en consorcios o sociedades de hecho. Losproyectos son muchas veces componentes críticos de la estrategia de negociosde la organización que los desarrolla. Ejemplos de proyectos pueden incluir: o Desarrollar un nuevo producto o servicio. o Efectuar un cambio de estructura, de personal, o de estilo en una organización. o Desarrollar un nuevo vehículo de transporte. o Desarrollar o adquirir un nuevo sistema de información. o Construir o desarrollar una construcción. o Administrar una campaña electoral. o Implementar un nuevo procedimiento o proceso en un negocio.Carácter TemporalTemporal quiere decir que cada proyecto tiene un comienzo definitivo y unaterminación definitiva. El fin es alcanzado cuando los objetivos del proyecto hansido alcanzados, o cuando se hace claro que todos los objetivos no pueden seralcanzados y que el proyecto tiene que ser terminado. Temporal no quiere decirnecesariamente corto en duración; muchos proyectos duran varios años. Encada caso, sin embargo, la duración del proyecto es finita; los proyectos no sonesfuerzos sucesivos.Adicionalmente, el término temporal no se aplica generalmente al producto oservicio creado por el producto. Muchos proyectos son desarrollados para crearun resultado duradero. Por ejemplo, un proyecto para crear un monumentonacional creará un resultado que se espera dure por varios siglos.Muchos desarrollos son temporales en el sentido en que van a terminar enalgún punto del tiempo. Por ejemplo, el trabajo de ensamble en una planta
  • automotriz va hacer eventualmente discontinuado, y la planta en siabandonada. Los proyectos son fundamentalmente diferentes porque elproyecto cesa cuando sus objetivos declarados han sido obtenidos, mientrasque los desarrollos de no proyectos adoptan una serie nueva de objetivos ycontinúan trabajando.La naturaleza temporal de los proyectos se pueden aplicar a otros aspectos deldesarrollo tales como: o La oportunidad de la ventana de mercado es usualmente temporal — La mayoría de los proyectos tienen un marco de tiempo limitado en el que tiene que producir su producto o servicio. o El equipo de proyecto, como un equipo, rara vez dura más que el proyecto— la mayoría de los proyectos son desarrollado por un equipo creado con el sólo propósito de desarrollar el proyecto, y el equipo es desmantelado y sus miembros reasignados cuando el proyecto se termine.Producto o Servicio ÚnicoLos proyectos involucran hacer algo que no se ha hecho antes, por lo tanto, esúnico. Un producto o un servicio puede ser único aunque la categoría a la quepertenezca sea grande. Por ejemplo, muchos miles de edificios de oficina hansido desarrollados, pero cada edificio en si es único — de distinto dueño, dedistinto diseño, diferente locación, y diferentes contratistas, y así etc. Lapresencia de elementos repetitivos no cambia fundamentalmente lacaracterística de ser único. Por ejemplo: o Un proyecto para desarrollar una vía comercial puede requerir múltiples prototipos o Un proyecto para introducir una nueva droga al mercado puede requerir de miles de dosis durante las pruebas clínicas. o Un proyecto de desarrollo de bien raíz puede incluir cientos de unidades individuales.Debido a que el producto de cada proyecto es único, las características quedistinguen el producto o servicio deben ser elaboradas progresivamente.Progresivamente quiere decir "Procedimientos en pasos; avance continuo porincrementos" mientras que elaborados quiere decir "trabajado con cuidado aldetalle; desarrollado enteramente" [1]. Las características distintivas serándefinidas de manera amplia, temprano en el proyecto y serán cada vez más ymás explícitas y detalladas a medida que el equipo del proyecto desarrolla unentendimiento mejor y más completo del producto.La elaboración progresiva de las características de un producto debe sercuidadosamente coordinada en concordancia con una apropiada definición delalcance del proyecto, particularmente si el proyecto es desarrollado bajo uncontrato. Cuando definida propiamente, el alcance del proyecto - el trabajo arealizar - deberá mantenerse constante aún en la luz del cambio lascaracterísticas del producto que sea progresivamente elaborado. La relaciónentre el alcance del proyecto y el alcance del producto será discutido con másdetalle en la introducción al capítulo 5.
  • Para mostrar dos ejemplos ilustrativos de elaboración progresiva en dos redesde aplicación distintas, tenemos:Ejemplo 1. Una planta procesadora química empieza con un proceso deingeniería para definir las características de un proceso. Estas característicasserán usadas para diseñar las unidades de procesamiento principales. Estainformación se convierte en la base del diseño de ingeniería que definirá tantoel detalle de layout de la planta y de las características mecánicas de lasunidades de proceso y facilidades auxiliares. Todo esto resulta en los dibujosde diseño que serán elaborados para producir dibujos de fabricación(isométricos de construcción) durante la construcción, habrán interpretacionesy adaptaciones que serán hechas a medida que se necesiten y estarán sujetasa una aprobación formal. Esta elaboración adicional de las características escapturada por un dibujo "as built". Durante los ensayos y entrega, un desarrolloadicional de las características es muchas veces hecho en la forma de ajustesoperacionales finales.Ejemplo 2. El producto de un proyecto de desarrollo biofarmaceútico puede serinicialmente definido como "Pruebas clínicas de XYZ" debido a que el númerode pruebas y el tamaño de cada una de ellas, es desconocido. A medida que elproyecto avanza, el producto puede ser descrito más explícitamente "Ensayosde la fase III, ensayo 4 de la fase II y ensayo 2 de la fase III". La siguienteronda de elaboración progresiva puede enfocarse exclusivamente en elprotocolo de los ensayos de la fase I - es decir que pacientes reciben que dosisy que tan frecuentemente. En las etapas finales del proyecto, los ensayos de lafase III serían explícitamente definidos con base en información recogida yanalizada durante los ensayos de la fase I y fase II. ¿Qué es la Administración de Proyectos?La administración de proyectos es la aplicación de conocimiento, habilidades,herramientas, y técnicas a actividades de proyectos de manera que cumplan oexcedan las necesidades y expectativas de partidos interesados de unproyecto. Cumplir o exceder las necesidades o expectativas de los partidosinteresados invariablemente involucran balancear demandas que compitenentre sí, tales como: o Alcance, tiempo, costo y calidad. o Partidos interesados con diferentes necesidades y expectativas. o Requerimientos identificados (necesidades) y requerimientos no identificados (expectativas).El término administración de proyectos es a veces usado para describir unaaproximación organizacional a la administración de operaciones sucesivas.Esta aproximación, más propiamente llamada administración por proyectos,trata muchos aspectos de operaciones sucesivas como proyectos para poderaplicar la administración de proyectos a ellas. Aunque un entendimiento de laadministración de proyectos es obviamente crítica para una organización queesta administrando por proyectos, una discusión detallada de estaaproximación esta fuera del alcance de este documento.
  • El conocimiento acerca de la administración de proyectos puede serorganizada de muchas maneras. Este documento tiene dos seccionesprincipales y doce capítulos como se describe a continuación.El Marco de la Administración de ProyectosParte I, el Marco de la Administración de Proyectos, provee la estructura básicapara entender la administración de proyectos.Capítulo 1, Introducción, define los elementos claves y provee una vista delresto del documento.Capítulo 2, El Contexto de la Administración de Proyectos, describe elambiente en el cual los proyectos operan. El equipo de administración deproyectos debe comprender este contexto más amplio — administrar lasactividades día a día de un proyecto es necesario para su éxito pero no essuficiente.Capítulo 3, Los Procesos de Administración de Proyectos, describe unavista generalizada de como los procesos varios de la administración deproyectos interactuan comúnmente. Entender estas interacciones esfundamental para entender el material que se presenta del Capítulo 4 al 12.Las Áreas de Conocimiento de la Administración de ProyectoParte II, las Áreas de Conocimiento de la Administración de Proyecto,describen conocimiento y prácticas de la administración de proyectos entérmino de sus componentes de proceso. Estos procesos han sido organizadosen nueve áreas de conocimiento, tal como se describen a continuación eilustradas en la Figura 1-1.Capítulo 4, Administración de la Integración de Proyectos, describe losprocesos requeridos para asegurar que los elementos varios de un proyectoestáncoordinados apropiadamente. Consiste del desarrollo de un plan deproyecto, ejecución del plan de proyecto, y el control de cambios en general.Capítulo 5, Administración del Alcance del Proyecto, describe el procesorequerido para asegurar que el proyecto incluye todo trabajo requerido, y sóloel trabajo requerido, para completar el proyecto de manera exitosa. Consiste dela iniciación, planeación del alcance, definición del alcance, verificación delalcance, y control de cambio al alcance.Capítulo 6, Administración del Tiempo del Proyecto, describe los procesosrequeridos para asegurar la terminación a tiempo del proyecto. Consiste en ladefinición de las actividades, secuencia de las actividades, estimación deduración de las actividades, desarrollo del cronograma y control de laprogramación.Capítulo 7, Administración de los Costos del Proyecto, describe losprocesos requeridos para asegurar que el proyecto es completado dentro delpresupuesto aprobado. Consiste en la planificación de recursos, estimación decostos, presupuestación de costos, y control de costos.Capítulo 8, Administración de la Calidad del Proyecto, describe los procesosrequeridos para asegurar que el proyecto satisfacerá las necesidades para lo
  • cual fue desarrollado. Consiste en la planeación de la calidad, aseguranza de lacalidad, y control de calidad.Capítulo 9, Administración de los Recursos Humanos del Proyecto,describe los procesos requeridos para hacer el uso más eficiente de laspersonas involucradas en el proyecto. Consiste en la planeaciónorganizacional, adquisición de staff, y desarrollo del equipo.Capítulo 10, Administración de las Comunicaciones del Proyecto, describelos procesos requeridos para asegurar la generación apropiada y a tiempo,colección, diseminación, almacenamiento, y la disposición final de lainformación del proyecto. Consiste en la planeación de la comunicación,distribución de la información, reportes de desempeño, y el cierreadministrativo.Capítulo 11, Administración de Riesgo del Proyecto, describe los procesosconcernientes con la identificación, análisis, y respuesta a el riesgo delproyecto. Consiste en la identificación del riesgo, cuantificación del riesgo,desarrollo de la respuesta al riesgo, y en el control de la respuesta al riesgo.Capítulo 12, Administración de la Procuración del Proyecto, describe losprocesos requeridos para adquirir bienes y servicios de fuera de laorganización ejecutora. Consiste en la planeación de la gestión de laprocuración, planear la solicitación, la solicitación, selección de proveedores,administración de contratos, y cierre de contratos. Programas. Un programa es un grupo de proyectos administrado de unamanera coordinada de tal manera que se obtienen beneficios que no sepueden obtener al administrar los proyectos individualmente [2]. Muchosprogramas incluyen también elementos de operaciones sucesivas. Por ejemplo: o El "programa de avión XYZ" incluye tanto el proyecto o proyectos de diseño y desarrollo del avión como la manufactura y soporte del avión en el campo de pruebas. o Muchas firmas electrónicas tienen "administradores de programa" que son responsables tanto por la entrega de productos individuales (proyectos) y de la coordinación de múltiples entregas sobre un período de tiempo (una operación en desarrollo). o Los programas también involucran una serie de desarrollo cíclicos o repetitivos, por ejemplo: o Las compañías de servicios públicos muchas veces hablan de "un programa de construcción" que es una operación sucesiva y regular que involucra muchos proyectos. o Muchas organizaciones sin ánimo de lucro tienen un "programa de captación de fondos" que es un esfuerzo continúo para obtener apoyo financiero que muchas veces involucra una serie de proyectos discretos tales como funciones de beneficencia o remates. o Publicar un periódico o una revista es también un programa — el periódico en si es un esfuerzo continúo, pero cada edición es en si un proyecto.En algunas áreas de aplicación, la administración de programas y laadministración de proyectos se tratan como sinónimos; en otras, la
  • administración de proyectos es un subproyecto del programa deadministración. Ocasionalmente, la administración de programas esconsiderada como un subproyecto de la administración de proyectos. Estadiversidad de definiciones hace que sea imperativa que cualquier discusión dela administración de programas versus administración de proyectos seaprecedida por un acuerdo claro y consistente de la definición de cada término.Subproyectos. Los proyectos frecuentemente están divididos en componentesmás manejables o subproyectos los subproyectos son muchas vecescontratados con una entidad externa o con otra unidad funcional de laorganización ejecutora. Ejemplos de subproyectos pueden incluir: o Una fase de proyecto (las fases del proyecto se describen en la Sección 2.1). o La instalación de la plomería o electricidad en un proyecto de construcción. o Pruebas automatizadas de programas de computadora en un proyecto de desarrollo de software. o Manufactura de alto volumen para dar soporte a las pruebas clínicas de una nueva droga en un proyecto de desarrollo e investigación farmaceútica.Sin embargo, desde la perspectiva de una organización ejecutora unsubproyecto es muchas veces pensado más como un servicio que un producto,y este servicio es único. Por lo tanto los subproyectos serán referidostípicamente como proyectos y serán administrados como tal.