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Curso de diseño organizacional y procesos / Sesiones I - II - III - Expositor Rafael Trucios Maza
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Curso de diseño organizacional y procesos / Sesiones I - II - III - Expositor Rafael Trucios Maza

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  • 1. “DISEÑO ORGANIZACIONAL Y PROCESOS” PROCESO ADMINISTRATIVO IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIA Y CONCEPTOS Prof. Rafael Trucíos Maza
  • 2. Enfoque del Diseño Organizacional y Procesos Organización, Procesos, Dirección Recursos Actividades Personas Organización competitiva
  • 3. Conjunto de relaciones formales mediante las cuales las personas desarrollan su trabajo en las organizaciones. Trabajo desarrollado en secuencia para obtener un resultado y donde intervienen materiales, personas, equipos, instalaciones y otros recursos. ESTRUCTURA PROCESOS Enfoque del Diseño Organizacional y Procesos
  • 4. Enfoque del Diseño Organizacional y Procesos Cambio de estructura Mejora de procesos Recursos Actividades Personas DISEÑO ORGANIZACIONAL DISEÑO DE PROCESOS
  • 5. La Administración
  • 6. GESTION DEL PROCESO ADMINISTRATIVO Planear OrganizarControlar Dirigir La Administración
  • 7. EVOLUCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN •  Científica Taylor: el trabajo •  Clásica Fayol: organización formal •  Relaciones Humanas Mayo: grupos humanos •  Estructuralista Weber: normas, burocracia •  Sistemas Bertalanfy: interacción de partes •  Neoclásica Drucker: APO •  Desarrollo Organizacional Rogers, Blake y Mourton, Schein: estrategias, eficiencia, aprendizaje •  Contingencia Woodward, Burns & Stalker, Chandler : adaptación a situaciones •  Nuevos enfoques: Calidad Total, Reingeniería, Empowerment, Benchmarking….
  • 8. Teoría de sistemas •  El enfoque sistémico representa la idea de que las organizaciones se componen de partes y ellas interactúan entre sí para alcanzar las metas organizativas. •  Dos conceptos: •  Holismo: Considera un sistema como un todo en funcionamiento y los cambios producidos en cualquier parte de un sistema es probable que afecten a todo el sistema. •  Sinergia: Es el efecto interactivo de las partes del sistema en funcionamiento conjunto. La suma de interacción de las partes de una organización en funcionamiento conjunto es mayor que el efecto de las partes trabajando por separado.
  • 9. •  Sistema cerrado: No interactúan con el entorno. Entropía: Estado de Colapso •  Sistema abierto: Las organizaciones reciben: Inputs en forma de recursos productivos. Output: producción que venden a Clientes. Teoría de sistemas TIPOS DE SISTEMAS:
  • 10. EL PROCESO DE TRANSFORMACIÓN EN UNA EMPRESA Procesos de transformación Tecnología Manejo de materiales Inspección Ensamble Fresado Ingreso de Materias primas Salida de Producto o servicio Departamento Las Organizaciones como Sistema
  • 11. Las Organizaciones como Sistema Entradas Ambiente Externo Resultados Proceso de transformación Y conversión Retroalimentación
  • 12. LA EMPRESA MODELADA COMO UN SISTEMA Necesidades del mercado Insumos Productos Servicios Resultados Finales Las Organizaciones como Sistema
  • 13. ANÁLISIS Y DIAGNÓSTICO ESTRATÉGICO EXTERNO E INTERNO ENFOQUE SISTÉMICO Las Organizaciones como Sistema
  • 14. ENTORNO ESPECIFICO CLIENTES PROVEEDORES COMPETENCIA BANCOS Grupos de Públicos de presión Las Organizaciones como Sistema
  • 15. CONDICIONES SOCIOCULTURALES .Demografía . Estilos de Vida Valores Sociales CONDICIONES ECONÓMICAS CONDICIONES POLÍTICAS Y LEGALES CONDICIONES TECNOLÓGICAS Las Organizaciones como Sistema ENTORNO GENERAL
  • 16. Las Organizaciones como Sistema DIMENSIONES DE APLICACIÓN ECONOMÍA COMERCIO CONOCIMIENTO SOCIAL CULTURAL MUNDIALIZACIÓN ENTORNO GLOBAL
  • 17. •  Recurso Humano •  Estructura. •  Capital • Tecnología •  Disposición de las oficinas. •  Estilo de gestores. •  Objetivos, políticas. •  Otros Las Organizaciones como Sistema AMBIENTE INTERNO
  • 18. SUBSISTEMAS ADMINISTRATIVOS METAS Y VALORES TECNICO PSICOSOCIAL ESTRUCTURAL ANÁLISIS INTERNO DE LA ORGANIZACIÓN Subsistema Metas y Valores ü Cultura ü Filosofía ü Misión ü Visión ü Metas ü Responsabilidad social Subsistema Técnico ü Conocimiento ü Técnicas ü Instalaciones ü Equipos ü Materiales Subsistema Estructural ü Normas ü Agrupación ü Autoridad ü Funciones/responsabilidades ü Procedimientos Subsistema Psicosocial ü Actitudes y Percepciones ü Motivación y Liderazgo ü Dinámica de grupo ü Comunicación ü Relaciones interpersonales Subsistema Administrativo ü Fijación de objetivos ü Planeación ü Organización ü Control Las Organizaciones como Sistema
  • 19. Estrategia MODELO ESTRATÉGICO Visión / Valores Misión Análisis interno Fortalezas Debilidades Oportunidades Amenazas Formulación de Objetivos y Elección de Estrategias ETAPAS Definición Analítica Estratégica Desarrollo Implementación de la Estrategia: Diseño Organizacional –Indicadores de Control – Gestión del Cambio Análisis externo
  • 20. ¡aprovechar! ¡cambiar! ¡defenderse! ¡cambiar y defenderse! FORTALEZAS OPORTUNIDADES DEBILIDADES AMENAZAS FODA y estrategias Estrategia
  • 21. FODA y estrategias Estrategia FORTALEZAS OPORTUNIDADES DEBILIDADES AMENAZAS Estrategias de expansión mercados, productos, integración Estrategias de negocio diferenciación, costos Estrategias funcionales varias Estrategias corporativas saneamiento Estrategias de negocio Diferenciación, costos Estrategias funcionales Varias Estrategias corporativas Estabilidad, saneamiento, diversificación, liquidación Estrategias de negocio Diferenciación, costos Estrategias funcionales varias Estrategias corporativas saneamiento, diversificación, liquidación Estrategias de negocio Diferenciación, costos Estrategias funcionales Varias
  • 22. Estrategia Ejemplos de objetivos y estrategias OBJETIVOS ESTRATEGIAS Ø  Alcanzar rentabilidad de 20% para Ø  el período siguiente. Ø  racionalización de costos Ø  aumento de las ventas Ø  inversión en tecnología Ø  Duplicar la cobertura del mercado actual en 3 años. Ø  crecimiento por zonas Ø  incremento de línea de productos Ø  Satisfacción del cliente al 100% Ø  cumplir lo acordado con el cliente. Ø  solución de quejas de inmediato
  • 23. Diseño y Estrategia
  • 24. Diseño y Estrategia
  • 25. Diseño y Estrategia
  • 26. Diseño y Estrategia
  • 27. ESTRUCTURA Y DISEÑO DE LA ORGANIZACIÓN Estrategia TecnologíaEstructura
  • 28. TIPOS DE ORGANIZACIÓN TIPOS DE ORGANIZACIÓN FORMAL INFORMAL
  • 29. TIPOS DE ORGANIZACIÓN ORGANIZACIÓN FORMAL E INFORMAL Gerente General Gerentes Funcionales Jefes Divisionales Jefe de Dpto. Organización Informal social: “Asiduos al café matutino”. “Equipo de fútbol” Organización Informal en trabajo, normas, estructura: “ asistencia entre amigos para hacer un trabajo” “ buscar influencias para ascenso” Organización formal
  • 30. TIPOS DE ORGANIZACIÓN ORGANIZACIÓN REAL ORGANIZACIÓN FORMAL ORGANIZACION INFORMAL ORGANIZACIÓN REAL Funcionamiento de la empresa Voluntad de la Dirección carácter espontáneo, poder, conveniencias
  • 31. PRINCIPIOS ORGANIZACIONALES DE LA ORGANIZACIÓN FORMAL ü Especialización • Unidad de Mando • Unidad de Dirección • Jerarquía o Cadena Escalar • Centralización / descentralización de autoridad ü Coordinación • Autoridad y responsabilidad • Excepción, ámbitos de control
  • 32. Teoría de la Organización Rol de la estructura organizacional Consiste en suministrar el medio por el cual los gerentes puedan coordinar las actividades de las diversas funciones o divisiones, para explotar en forma completa sus capacidades y habilidades. Dos elementos claves: Diferenciación Integración
  • 33. Teoría de la Organización Diferenciación 1.  HORIZONTAL ( División del trabajo según la especialización en el mismo nivel) 2. VERTICAL ( División del trabajo según la autoridad) 3.  ESPACIAL O DISPERSIÓN (Ubicación geográfica de distintas actividades organizativas) ASOCIADO AL NIVEL DE COMPLEJIDAD …….
  • 34. Teoría de la Organización Complejidad horizontal baja Administrador VentasCompras Producción Finanzas
  • 35. Teoría de la Organización Complejidad horizontal alta: Jefe de Servicios Técnicos de Servicios (*) Se produce por necesidades de cambio. Por ejemplo en la situación siguiente, antes del cambio (*)instalaciones, mantenimiento y reparaciones era atendida por cualquiera de los técnicos de servicio.
  • 36. Teoría de la Organización Complejidad horizontal alta: Después del cambio: Jefe de Servicio Ejecución de Proyectos Asistencia y Mantenimiento Reparaciones Almacén SAT Cotización
  • 37. Teoría de la Organización Complejidad vertical baja: Administrador VentasCompras Producción Finanzas
  • 38. Teoría de la Organización Complejidad vertical alta: Gerente Técnico Jefe de Servicio Coordinación Investigación y Desarrollo Ejecución Proyectos Técnico de Ejecución de Proyectos Técnico de Asistencia y Mantenimiento Técnico de reparaciones Almacén SAT Asistente de Ejecución de Proyectos Asistente de Asistencia y Mantenimiento Asistente de Laboratorio Auditoría técnica PostVenta
  • 39. Teoría de la Organización Complejidad vertical alta: caso Interbank Presidencia del Directorio Oficial de Cumplimiento Auditoria Interna Gerencia General División Legal División Gestión y Desarrollo Humano Contraloría Vice-Presidencia Comercial Vice-Presidencia Banca Personal y Marketing Vice-Presidencia Tarjeta de Crédito Vice-Presidencia Finanzas y Operaciones Vice-Presidencia Riesgos División Comercial Tarjeta de Crédito División Sistemas de Tarjeta de Crédito División Riesgos Banca Personal División Money Tiendas División Banca Electrónica División Seguros División Productos Banca Personas División Convenios División Marketing e Imagen División Tiendas Lima División Tiendas Provincia División Banca Corporativa División Leasing División Productos y Servicios División Mercado de Capitales División Internacional División Gestión de Procesos División Tecnología y Sistemas División Administración División Remesas División Admisión División Gestión y Seguimiento División Riesgos Mercado División Recuperaciones División Hipotecaria División Fideicomisos División de Planeamiento y Control de Gestión División de Contabilidad División de Desarrollo Organizacional División de Gestión de la Información
  • 40. Teoría de la Organización Complejidad espacial: caso grupo Gloria
  • 41. Teoría de la Organización Tipos de estructura: jerarquía ESTRUCTURA ALTA ESTRUCTURA PLANA
  • 42. Teoría de la Organización Rol de la estructura organizacional Consiste en suministrar el medio por el cual los gerentes puedan coordinar las actividades de las diversas funciones o divisiones, para explotar en forma completa sus capacidades y habilidades. Dos elementos claves: Diferenciación Integración
  • 43. Teoría de la Organización Integración a través de: CATEGORÍAS DE ESTRUCTURAS INTEGRADAS: Formalización Centralización Ámbitos de Control Estandarización ( Input, actividades y output)
  • 44. Teoría de la Organización Integración a través de: MODELOS DE ORGANIZACIÓN MODELO O ENFOQUE MECANICO MODELO O ENFOQUE ORGANICO
  • 45. Teoría de la Organización Integración a través de: Característica Estructural Mecánico Orgánico Formalización Alta Baja Centralización Alta Baja Ámbitos de Control Estrechos Amplios Estandarización Alta Baja
  • 46. Teoría de la Organización Características Organizacionales Tipos de Estructura Mecánica Orgánica Apertura a las influencias del medio. Relativamente cerrada. Intentos por seleccionar y minimizar las fuerzas ambientales y reducir la incertidumbre. Relativamente abierta. Diseñada para adaptarse a las influencias del medio y manejar la incertidumbre. Diferenciación y especialización de actividades Más formalmente basada en la estructura. Menos formal basada en la estructura. Coordinación Funciones y departamentos específicos y mutuamente excluyentes. General, en ocasiones con actividades que se sobreponen. Estructura de autoridad Primordialmente a través de la jerarquía y de procedimientos administrativos claramente definidos. Por medios múltiples y la interacción interpersonal. Fuente de autoridad Concentrada, jerárquica Dispersa, múltiple. Tareas, Roles y funciones Atribuida a puestos específicos y/o roles Compartida por muchos participantes Patrones de interacción- influencia Claramente definidos y especificados en los organigramas, las descripciones de puestos y otros Definidos muy vagamente y determinados por las circunstancias, expectativas mutuas y así sucesivamente. Toma de decisiones Centralizada, concentrada hacia niveles altos Descentralizada, compartida en toda la organización.
  • 47. Teoría de la Organización La estandarización INPUT OUTPUT •  Materia Prima •  Recursos Humanos •  Información •  Capital Financiero •  Productos •  Servicios •  Personas Especificaciones sobre:
  • 48. Teoría de la Organización Medios no estructurados: Roles de Enlace GERENCIA COMERCIAL Recepción y Call center GERENCIA SERVICIOS PInstalacion es alación VENTAS SERVICIO AL CLIENTE Ventas por tipo De clientes Diagnóstico, solución y presupuestos ASESORÍA TÉCNICA Cumplimiento de servicio Cumplimiento de servicio Programación de servicios Post venta
  • 49. Teoría de la Organización Medios no estructurados: Trabajo en Equipo Comunicación Habilidades negociación Confianza Mutua Destrezas Objetivos claros CompromisoLiderazgo Apoyo interno Apoyo interno Eficacia del Equipo
  • 50. Teoría de la Organización Aspectos visibles: Metas, tecnología, Estructura, políticas, Procedimientos, símbolos, Eslóganes, ceremonias Aspectos invisibles: Actitudes Sentimientos, Valores y Normas Creencias y convicciones Medios no estructurados: La Cultura
  • 51. Teoría de la Organización Medios no estructurados: Responsabilidad ética y Social RESPONSABILIDAD ÉTICA Y SOCIAL INVERSIÓN SOCIAL Manejo de impactos Protección a la vida Apoyo eficaz a la pobreza Entorno cercano Avance de la sociedad
  • 52. CONSIDERACIONES DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL Rentabilidad y diseño organizacional Diseño organizacional Ahorro en los Costos innecesarios Ventaja en Costo Amplíar la capacidad de creación de valor Ventaja de Diferenciación INCREMENTO DE LA UTILIDAD
  • 53. Facebook.com/marketingpartners Twitter @rtrucios http://rafaeltrucios.blogspot.com

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