Como desarrollar reuniones de trabajo eficaces - Tecnicas de ventas

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Como desarrollar reuniones de trabajo eficaces - Tecnicas de ventas

  1. 1. Workshop : Reuniones de trabajo efectivasExpositor:Rafael Trucíos MazaRafael Trucíos Mazamarketingsocial mediaconsultoría
  2. 2. ““Si en una reunión todos piensan lo mismo, quiere decirSi en una reunión todos piensan lo mismo, quiere decirque alguien no está pensando”que alguien no está pensando”George PattonGeorge PattonMarketingPartners
  3. 3. Rafael Trucíos MazaConsultor•Administrador de empresas con mención en Marketing y diplomado enSCM.•Consultor especializado en Community Management, Marketing Digital yWeb 2.0•Docente y expositor de los cursos de Marketing y Gestión Comercial,Marketing Digital, Técnicas de Ventas y Negociaciones, ComercioElectrónico, Planeamiento Estratégico y Comportamiento del Consumidor.•Ponente en temas relacionados a Gestión comercial, Marketing, SocialMedia, Marketing Digital, e-business y Logística•16 años de experiencia laboral en el sector público y privado en las áreasde logística, comercial y marketing
  4. 4. ¿Cómo tener reuniones de trabajoefectivas?
  5. 5. Reuniones EfectivasReuniones EfectivasUna reunión es la forma más efectiva de lograr lainteraccióny el compromiso de una persona hacia una metadeterminada
  6. 6. Consideraciones previas para agendar una reunión1. Planificar para decidir o resolver un problema2. Definir la reunión como medio de apoyo no de rivalidad3. Elegir cada miembro como una fuente de recursos4. Prestar atención a los propósitos de la reunión5. Hacer que se respete la reunión6. Comenzar bien desde el inicio7. Pensar en resolver el problema8. Planificar una reunión para obtener resultados
  7. 7. ¿Para que nos reunimos? Para trasmitir y comprender mensajes Para recabar opiniones y hechos concretos Para comunicarse con los demás Cuando confía en los demás para resolver los problemas yse van a poner en práctica las alternativas y solucionespropuestas Para conseguir máxima participación y trabajo en equipo
  8. 8. ¿Cuándo fracasan las reuniones? Los objetivos no han sido alcanzados y las tareasestablecidas no se han cumplido Los participantes abandonan la reunión coninsatisfacción personal El clima ha sido pesado y los debates estériles Se ha desaprovechado la mayor parte del tiempotocando temas no agendados Han faltado demasiados participantes o en su defectolos presentes han participado poco
  9. 9. ¿Cuándo no debemos reunirnos? Necesitamos acciones inmediatas Presencia de grupos muy numerosos Cuando no exista interés en los objetivos presentados porparte de los participantes Si el problema está entre una persona y usted mismo Si no hay información a presentar Si son temas que pueden ser resueltos por una persona Cuando haya mal ambiente y tensión entre los participantes
  10. 10. ¿Qué es una reunión de trabajo?Definimos una reunión de trabajo, como la actividaddesarrollada por los miembros de una organización con lafinalidad de definir un objetivo, alcanzarlo y medirlo durante suejecución.Esta actividad, que puede desarrollarse de manera presencial oremota y permite plantear estrategias conjuntas entre lasdiversas áreas de la empresa enfocadas a los objetivos que porlo general se encuentran definidos en el plan estratégico.Todo lo comentado y presentado debe de estar incluido en unacta para que esta sirva como agenda para la próxima reuniónprogramada.
  11. 11. CaracterísticasDebe existir un grupo.Comunicación fluida y constante entre losasistentes.En un lugar concreto y con un tiempodeterminado.Las decisiones se toman por consenso.Debe haber objetivos.
  12. 12. ObjetivosInformar sobre un tema.Transmitir conocimientos.Resolver un problema.Exponer nuevas ideas, enfoques o procedimientos.Analizar, valorar y planificar estrategias de actuación,metodologías de trabajo, nuevos productos o servicios.Coordinar funciones de los miembros del equipo.
  13. 13. Pasos para agendar una reunión1)Preparar adecuadamente las reuniones (necesidad,objetivos y contenido)2)Asistentes adecuados.3)Convocar con tiempo y forma adecuadas.4)Facilitar medios materiales y recursos.5)Definir quien asumirá el rol de moderador.6)Tener en cuenta el aspecto humano y no sólo laeficacia y eficiencia.7)Discutir racionalmente y concretar decisiones finalesdel parecer del equipo.8)Llevar a la práctica los acuerdos adoptadosdefiniendo fechas y responsables los cuales iránanotados en un acta.
  14. 14. Posibles problemas que se pueden evitarAcciones más comunes:Antes de la reunión:No efectuar la convocatoria adecuada.Elegir unos medios materiales inadecuados(estructurales)No preparar de forma adecuada los temas ytratar de improvisar.
  15. 15. Posibles problemas que se pueden evitarDurante la reunión:Llegar tarde y/o interrumpirProlongar la sesión inadecuadamente.Problemas entre miembros o divagaciones en lareunión.No cumplir el orden definido en la agenda.Discutir soluciones antes de abordar correctamentelos problemas.No alcanzar objetivos previstos.Convocar una nueva reunión.
  16. 16. Posibles problemas que se pueden evitarDespués de la reunión:No redactar y entregar el acta a los participantes.No evaluar lo acontecido en la reunión.No definir responsables por cada actividadNo desarrollar un seguimiento de los acuerdos adoptados.
  17. 17. Determinar prioridad de los temas a tratar
  18. 18. Tipos de posición (adecuación)
  19. 19. Elementos negativos que afectan eldesarrollo de una reuniónLlegar tarde e interrumpir saludandoLlegar tarde y preguntar por lo ya habladoInterrumpir de continuoEl que aclara de continuo o se enfadaEl que cree que todo el tiempo es para élEl que recibe llamadas en el móvilEl que quiere acabar rápidoEl que va a la reunión sin prepararseEl que ataca a todos los demásEl que habla toda la reunión con el de al lado
  20. 20. Recomendaciones finalesInformar y recordar a los asistentes el objetivo de la reuniónMinimizar el numero de participantesDefinir una agendaEstablecer el propósito y motivoInvolucrar a todos los participantesUsar diagramas, cuadros y gráficosAgendar los temas importantes pero no relacionadosRegistrar las acciones a seguir y sus responsablesElaborar y distribuir un actaMedir la efectividad de las reuniones
  21. 21. PreguntasPreguntas
  22. 22. “Nunca andes por el camino trazado, pues te conduciráúnicamente hacia donde los otros fueron”Graham Bellinnovacreamejora

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