• Like
  • Save
Avlevering og elektronisk arkiv – nå og om 10 år
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Avlevering og elektronisk arkiv – nå og om 10 år

  • 125 views
Uploaded on

Foredrag for organisasjonen DELTA, gruppe Kontoret, 5. mars 2013

Foredrag for organisasjonen DELTA, gruppe Kontoret, 5. mars 2013

More in: Technology
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Be the first to comment
    Be the first to like this
No Downloads

Views

Total Views
125
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0

Actions

Shares
Downloads
0
Comments
0
Likes
0

Embeds 0

No embeds

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide

Transcript

  • 1. Ragnar Sturtzel2013-03-05Avlevering og elektroniskarkiv – nå og om 10 år
  • 2. Utfordringene • Datafangst • Dataformater • Drift2
  • 3. Datafangst
  • 4. Utfordringer • Fagsystemer som ikke er koblet mot arkivet • Saksbehandling som ikke dokumenteres • Samhandling som ikke dokumenteres4
  • 5. Kanaler inn og ut • Papirpost • Elektronisk post • Elektroniske skjema • SMS • Hurtigmeldinger • Sosiale nettverk • Telefon • Møter • …5
  • 6. Men hva er reelt nytt? • I gamle dager, et håndtrykk, et «ord» • Telefonsamtaler • Uformelle og formelle møter • Hvor mye har vært «brev»?6
  • 7. Hva med saksbehandlingen? • Gule lapper • Konsepter med kråketær • Elektroniske kilder • … • Ting som lå i saksmappen o Ryddes bort fra saksmappene før avlevering o Men kanskje ikke i saksmappen i det hele tatt fremover7
  • 8. Hva med alle fagsystemene? • En gjennomsnittlig kommune har 150 fagsystemer o Da er nok alt fra regneark til spesialsystemer regnet med • Krav om Noark i arkivloven o Men i praksis? • I samarbeid med bl.a. KS er det laget standarder for arkivering: o Noark 4 Web Services o KS Resultat XML o GeoIntegrasjon Arkiv (Noark 5 Web Services) • Hvor stor andel av sakene ligger i arkivet?8
  • 9. Må alt fanges elektronisk? • Kan et oppsummerende notat være bra nok? Eller kanskje noe enklere? o Klipp og lim fra dialogen? o Eller vil det medføre at «det ikke blir tid»? • EU satser på «storebror ser deg» og skal fange all slags kommunikasjon o Er det fremtiden for arkivet også? o Må man ty til slike virkemidler for å få dokumentert all samhandling?9
  • 10. Ønsker vi å fange alt elektronisk? • Gamle protokoller inneholdt kanskje flere årganger • I dag produserer vi enormt mye mer o Klipp og lim o Maskiner i stedet for penn og papir • Og ingen tid til kassasjon • Eller skal alt bevares? • Drukner det vesentlige i det uvesentlige? • Er alle metadata like interessante? o Vi har fått spørsmål om det ikke finnes flere metadata i systemet vs avlevering10
  • 11. Dataformater
  • 12. Maskinene • Stormaskin • Minimaskiner • PC-er med DOS • PC-er med Windows • Mac • Nettbrett • Mobiltelefoner • … • Og alle har forskjellig programvare12
  • 13. Tekstbehandlere i min tid • Ted • Notis WP • WordPerfect • AmiPro • WordPro • Microsoft Word 2.1 • Microsoft Word 97 • Microsoft Word 2007 • LibreOffice • Google Docs • Microsoft Office 365 • …13
  • 14. Andre typer programmer • Regneark • Presentasjoner • Nettsider • Sosiale media • Samhandlingsplattformer • … • Det er langt fra pennen / skrivemaskinen til dagens mangfold av dataprogrammer • (Fagsystemer er nevnt før)14
  • 15. Takler vi alle formater? • Alt skal bli PDF • Men kan alt bli PDF? o Har vi verktøy som takler formatene? o Alt er ikke tekst og bilder o Hvordan ser egentlig et «nettskjema» ut? • Når skal det konverteres? • Er det PDF om 10 år?15
  • 16. Tegnsett (ÆØÅ) • EBCDIC (stormaskiner) • 9C 80 67 (Hex) • 7 bit ASCII (minimaskiner) • 5B 5C 5D (Hex) • CP850 (DOS) • 92 9D 8F (Hex) • ANSI (Windows) • C6 D8 C5 (Hex) • ISO 8859-P1/P9 • C6 D8 C5 (Hex) • UTF-8 • C386 C398 C385 (Hex) • Eposttittel • =?ISO-8859-1?B?xtjF?= • …16
  • 17. Fysiske kilder • Tegnsettet er endret en gang de siste hundre årene o Gotisk o Latinsk • Vi skjønner fortsatt det som ble skrevet for 500 år siden o Kanselidansk ikke så forskjellig fra dagens norsk17
  • 18. Drift
  • 19. Utfordringer • Brann o I fysisk arkiv vil antagelig en brann gjøre begrenset skade o I et datasenter? • Datakrasj • Feil under rydding o Sletter det man ikke skulle slette • Feil under oppgradering o Korrumperer data • Feil under tilbakestilling o Kopierer feil vei • Brukerfeil • …19
  • 20. Sikkerhetskopi • Hva tas kopi av? o Databaser? o Hva med PC-ene? o Hva med andre enheter? o Eller er alt i arkivet? • Hvor ofte? o Daglig? o Umiddelbart? • Hvor ligger kopien? o I samme rom? o Samme bygning? • Kan kopien rulles tilbake? o Har noen testet? o Kan enkeltdokumenter hentes ut?20
  • 21. Brukerfeil • Slettet fil • Overskrevet fil • Medium som ikke har datafangst o Borte så snart programmet er lukket? o Borte så snart røret er lagt på? • Glemt å notere • Glemt å arkivere • Hvem fanger dette når det ikke er noe «synlig»21
  • 22. Større eller mindre risiko for tap? • Før problemer med fukt, brann, … • Nå er det i tillegg problemer med datakrasj, overskrivinger, … • Lettere å forholde seg til sikring av noe som er håndfast22
  • 23. Hvor er vi da om 10 år?
  • 24. Hvordan ser arkivene ut? • Manglende saker? o Fagsystemer som fortsatt ikke er fanget? o Saker slettet ved uhell? • Mangelfulle saker? o Ikke alt har blitt dokumentert? o Deler av sakene slettet? o Eller mer komplette fordi papirer ikke lenger lånes ut?24
  • 25. TTT (Ting Tar Tid) • Det alle bruker om 10 år er Jeg har skrevet et sted, sannsynligvis allerede på hvor jeg daglig må se, markedet det manende tankesprog: o Men det har ikke nødvendigvis noe T.T.T. volum Når man føler hvor lidet • Det alle bruker om 20 år er man når med sin flid, sannsynligvis allerede på er det nyttigt at mindes, at tegnebrettet Ting Tar Tid o Men det finnes ikke nødvendigvis noe å Peit Hein få kjøpt Gruk25
  • 26. TTT 2 • Elektronisk saksbehandling er minst 20 år gammel • E-post er 40 år gammel • Arkivloven er snart 15 år gammel • Selv «ny teknologi» som nettbrett er 20 år gammel • Og likevel er alle overrasket over det nye som kommer26
  • 27. Hva kan gjøres? • Rutiner for datafangst • Tidligere avlevering • Overlate konverteringer til depotene • Bedre drift27
  • 28. Datafangst • Store tap fra nedlagte fagsystemer? o Når blir det skikkelig fokus her? • Vil vi noen gang klare å holde følge med nye verktøy? o Verktøy i sak/arkiv for å notere fra samtaler, lime inn fra konversasjoner etc?28
  • 29. Dataformater • All konvertering fra ett avleveringsformat til et annet bør skje i depotet • De enkelte arkiv har ikke kompetansen og skal ikke ha den! • Kanskje også PDF-konverteringen skulle skjedd i depotet?29
  • 30. Avlevering når? • 20-30 år er for lang tid o Ingen kjenner lenger opprinnelige systemer o For sent å rette opp i feil og mangler o For sent å fange opp fagsystemer som aldri ble tatt vare på • Avlevere årlig? o Glem deponering • Hvor kritisk er det å få med de siste metadataoppdateringer? o Avlevere endringer av tidligere avlevert?30
  • 31. Datasikkerhet • Data på flere fysiske steder? • Automatisk innsamling? • Rask avlevering? • Arkivet i skyen? • Overlate drift av elektroniske arkiver til profesjonelle? o Men også banksystemene har vært nede grunnet feil under drift…31
  • 32. Takk for meg! Ragnar Sturtzel Løsningsarkitekt ESA ragnar.sturtzel@evry.com32