Gestión de Proyectos con Microsoft Project

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Transparencias del curso de Gestión de Proyectos con Microsoft Project (2003). Prometo actualizarla, esta es de la última edición que impartí a finales de 2011.

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  • Modelo del Curso Fase de preparación Evaluación inicial. S1 Presentación S1 Desarrollo S2 Dudas S2 Entrega de controles S3 Revisión y cierre S3 Fase de programación Presentación S3 Desarrollo de contenidos S4, S5 Dudas S5 Entrega de controles S6 Revisión y cierre. S6 La fase de seguimiento Presentación S6 Desarrollo de contenidos S7, S8 Dudas S8 Entrega de controles S9 Revisión y cierre. S9
  • Tiempo, Dinero, Recursos y Calidad 2 Contratar recursos, demorar el final del proyecto, horas extra, replanificar el proyecto
  • Unidades Fijas – Condicionada por Esfuerzo 1p 2d. Añado 1p la tarea dura 1d Unidades Fijas – No Condicionada por Esfuerzo 1p 2d. Añado 1p la tarea dura 2d Duración Fija – Condicionada por Esfuerzo 1p 10d. Añado 1p la tarea dura 10d, pero recursos 50% cada uno. Duración Fija – No Condicionada por Esfuerzo 1p 10d. Añado 1p la tarea dura 10d, recursos 100% cada uno. Trabajo Fijo – Condicionado por Esfuerzo 1p 10d. Añado 1p la tarea dura 5d
  • Gestión de Proyectos con Microsoft Project

    1. 1. Gestión de Proyectos Microsoft Project 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 1
    2. 2. Presentación • Roberto Soriano, – Ingeniero Técnico en Informática de Gestión – CISM, LA 27K, CRISC, CobiT-F, CISA. – Profesor en varios Master, Postgrados y Cursos de Especialización – Imparto docencia desde 1999. – Director de Sistemas en Empresa Privada. – Experiencia Laboral en Sistemas desde 1995. – http://es.linkedin.com/in/robertosoriano – facebook.com/robertosoriano – Twitter: rosodo 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 2
    3. 3. Índice 1. Presentación 1. Prueba Inicial 2. Introducción a la materia. 3. Entorno del Software 4. Herramienta de Gestión de Proyectos 2. PMP 1. Procesos de Dirección de Proyectos 2. Áreas de Conocimiento 3. Mapa de Procesos 4. Grupo de Procesos de Dirección de Proyectos 5. Diagrama de Flujo de Procesos 6. Procesos ITTOS 7. Gestión de Procesos. 3. Aplicación de la Metodología 1. Introducción 2. Documentación PMI 4. Proyectos y Tareas 1. Asistentes 2. Tareas 3. Tipo de Tareas 4. Asignar Recursos 5. Calendario 6. Archivos 7. Ejercicio 8. Opciones Visuales 9. Teoría de las Restricciones 4. Programación 1. Ajustes de definición de tareas 2. Relación entre tareas 3. Recursos 4. Costes 4. Seguimiento 1. Puntos de control 2. Revisiones 3. Vistas e Informes 4. Históricos 5. Gestión de múltiples proyectos 6. Gestión de Riesgos 4. Conclusiones 1. Ciclo de Vida de la Gestión de Proyectos 2. Prueba final 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 3
    4. 4. Gestión de Proyectos 1 PREPARACIÓN 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 4
    5. 5. 1.1 Prueba Inicial 1. Cuales son los cuatro los elementos principales que se gestionan durante un proyecto. 2. ¿La gestión de proyectos permite? 1. Que no existan desviaciones en los proyectos. 2. Poder prevenir y corregir los problemas que sucedan durante el proyecto. 3. Que el proyecto cumpla los requisitos del cliente. 4. Conocer en todo momento el presupuesto gastado y pendiente del proyecto. 3. Ante una demora en un proyecto. ¿Que posibles soluciones tenemos?, indicar al menos 3 4. Un diagrama de Gantt permite 1. Visualizar la duración de las tareas 2. Conocer el orden en el que suceden las tareas 3. Ver quien realizar las tareas 4. Todas 5. Un diagrama de Pert permite 1. Visualizar la duración de las tareas 2. Conocer el orden en el que suceden las tareas 3. Ver quien realizar las tareas 4. Todas 6. El camino critico o ruta critica es… 7. ¿Que es un hito en un proyecto? 8. Como se pueden vincular o relacionar dos tareas 9. ¿Cuantos tipos de tarea existen? Nombre o descripción. 10. Una vez terminada la planificación del proyecto, que partes de la gestión del proyecto quedan por realizar 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 5
    6. 6. 1.2.1 Objetivos • Objetivo General: – Optimizar sus tareas laborales a través de aplicativo informático. – Adquirir los conocimientos y las habilidades en el uso de las técnicas del programa informático de gestión de proyectos. • Objetivos específicos: – Identificar y manejar con soltura la metodología de trabajo. – Definir las fases de preparación, programación y seguimientos de proyectos. – Establecer los principios de los distintos proyectos que la herramienta permite gestionar. – Aprender a realizar un plan de trabajos. – Aprender a definir tareas. – Generar, modificar y personalizar informes y proyectos. – Establecer calendarios de elaboración de proyectos concretos mediante Microsoft Project. – Realizar actualizaciones periódicas del proyecto. 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 6
    7. 7. 1.2.2 Introducción • ¿Qué es la Gestión de Proyectos? – Metodología que permite ajustar los trabajos al mínimo necesario dependiente de las personas, recursos, tiempo y dinero disponibles, basándose en tareas como la experiencia en estimación / históricos, previsión, gestión de recursos, … – Sencillo. Lista de tareas con inicio y fin en bloc de notas. – Complejo. Muchas tareas y recursos, presupuesto ajustado con incidencias. • ¿Como nos ayuda una aplicación informática? – Fases: • Previsión • Seguimiento • Mejora Continua. • ¿Qué herramientas informáticas existen? – Muchísimas. Ej.: • Microsoft Project • Gantt PV • GanttProject • Presto • … 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 7
    8. 8. 1.2.3 Gestor del Proyecto • ¿Qué es un Proyecto? – Antes del comienzo del proyecto: • Objetivo. • Tareas. • Encargado, inicio o fin, duración. – Proyecto • Secuencia bien definida de eventos con un principio y final identificados, que se centra en alcanzar un objetivo claro. 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 8
    9. 9. 1.2.4 Gestión de Proyectos • Aplicación del conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los REQUISITOS del proyecto 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 9 Tiempo Alcance Coste -Calidad -Riesgo -Satisfacción Cliente Oficina de Proyectos Plan Estratégico Portfolio Programa Proyecto Subproyectos
    10. 10. 1.2.5 Ciclo de Vida 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 10 Plan de Negocio Producto Ciclo de Vida del Producto Ciclo de Vida de Coste Ciclo de Vida del Proyecto Actualización Operaciones Cierre
    11. 11. 1.2.6. PMI • PMI: Project Management Institute (www.pmi.org) – Creado en 1969 – 265.000 miembros en 170 países – Objetivo: Promover la excelencia en la gestión de proyectos. Impulsar la gestión de proyectos como medio para mejorar los resultados de las organizaciones • Miembros del PMI • Estándares • Credenciales 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 11
    12. 12. 1.2.6. PMI • Miembros – Acceso documentación y publicaciones – Proceso continuo de formación – Establecer red de contactos (networking) – Se organizan por Capítulos, Grupos Específicos de Interés y Colleges • Estándares – Evolucionan y crecen a medida que lo hace la actividad de gestión de proyectos – Identifican buenas prácticas en el ámbito de la Dirección de Proyectos, según los siguientes temas: • Proyectos • Programas • Personas • Organizaciones • La Profesión 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 12
    13. 13. 1.2.6. PMI • Proyectos – A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) —Third Edition • Identifica los conocimientos de gestión de proyectos generalmente reconocidos como buenas prácticas. • Base para la certificación PMP (Project Management Professional • Programas – The standard for Program Management • Organizaciones – Organizational Project Management Maturity Model (OPM3®) – The Standard for Portfolio Management 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 13 Construction Extension to the PMBOK® Guide Third Edition Government Extension to the PMBOK® Guide Third Edition Practice Standard for Earned Value Management Practice Standard for Project Configuration Management Practice Standard for Work Breakdown Structures — Second Edition Practice Standard for Scheduling
    14. 14. 1.2.6. PMI • Credenciales – Las credenciales del PMI sirven de sustento para la profesión de Gestión de Proyectos, y promueven el desarrollo profesional continuo. • La lista de credenciales es la siguiente: – Certified Associate in Project Management (CAPM®) – PMI Risk Management Professional (PMI-RMP) – PMI Scheduling Professional (PMI-SP) – Program Management Professional (PgMP)® – Project Management Professional (PMP®) • Reconoce la capacidad de una persona para la gestión de proyectos, asumiendo la responsabilidad del mismo en todos los aspectos determinantes para llevarlo con éxito. 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 14
    15. 15. 1.2.7 Definiciones • Terminología de administración de proyectos – Administración: Proceso de planeación, organización, provisión, dirección, control y motivación de recursos para alcanzar objetivo. – Calendario base: calendario que especifica el horario laboral y no laboral de un proyecto y sus recursos. – Costo fijo: Constante, independiente de la duración de la tarea o trabajo realizado por el recurso. – Demora permisible: tiempo que se puede posponer una tarea antes de que suponga un retraso para otra tarea. – Esquema: estructura jerárquica de tareas y divisiones. – Fondo de recursos: Recursos disponibles para ser asignados a las tareas de un proyecto. Puede ser para un proyecto o varios. – Hito: Acontecimientos importantes en un proyecto. Tarea con duración cero. – Margen de demora: tiempo que se puede posponer una tarea antes de que afecte a otras. holgura. – Margen de demora total: tiempo que se puede posponer una tarea antes de que suponga un retraso al fin del proyecto. – Planeación: proceso de asignar recursos de la manera más efectiva posible. – Posposición: la cantidad de tiempo que se ha retrasado una tarea respecto a su planificación prevista. – Prioridad: disponibilidad de una tarea para retrasar por conflictos.. – Proyecto: tareas relacionadas desempeñadas en periodo finito para cumplir objetivos específicos. – Recursos: personal, equipos y suministros utilizados para completar las tareas de un proyecto. – Recursos esenciales: el recurso que trabaja en una tarea durante el período más largo de tiempo. – Redistribución: resolución de conflictos mediante el retraso de ciertas tareas. – Ruta crítica: tareas a completar para que un proyecto finalice según lo programado. – Subproyecto: un proyecto dentro de otro. – Subárea: tarea que forma parte de una tarea de resumen. – Tarea crítica: debe finalizar según lo previsto para que un proyecto pueda finalizar a tiempo. Si – Tarea de resumen: una tarea que se compone de subáreas y que resume a esas subáreas. 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 15
    16. 16. 1.3 Entorno del Software • Proyecto – Tarea, tiempo, recursos y presupuesto determinado. – Características: • Resultado definido • Fecha de inicio y fin claras • Planificación – Conjunto de tareas secuenciales y recursos para completar los objetivos. Define que, como y cuando se va a hacer y verificar. • Administración – Proceso de planeación, organización, dirección, control y motivación de recursos encaminados a cumplir objetivos. – Fases: Definición, planificación y control. • Definición – Define lo que el proyecto es y no es. Define el destino del proyecto. Objetivo: • Propósito del proyecto • Objetivos • Resultado • Recursos • Clientes • Planeación – Definir, distribuir y asignar objetivos del proyecto y desarrollar plan que los complete. Objetivo: • Responsable de tarea • Camino para completar las tareas • Restricciones de tiempo • Recursos necesarios • Control – Implantar un plan, revisar progreso del proyecto y corregir para asegurar que distribución es eficientemente. Objetivo: • Revisar que se hace lo planificado • Preparar informes de tiempo • Resolver los conflictos de recursos, programación, dinero, etc. • Prevenir problemas potenciales • Detectar conclusión del proyecto 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 16
    17. 17. 1.3 Entorno del Software • Gestión de proyectos – Variables: Coste, tiempo, recursos y calidad. – Trabajo extra, pagar mas, añadir recursos, turnos,… • Modelado – Plan de red, Diagrama de programación, Histograma de recursos, Estimación de costes, Flujo de dinero. 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 17
    18. 18. 1.3 Entorno del Software • Diseño – Definir suposiciones, Dividir en actividades, Definir alcance, duración, costos y recursos, Definir restricciones, Dibujar diagrama de red, Calcular ruta critica, Definir calendario de proyecto, Fechas inicio y fin y grafico de barra, Optimizar plan. – Definir Restricciones: • LMTP - Lo mas tarde posible. Sin retrasar tareas siguientes. • LAP - Lo antes posible. Predeterminado. • NFAD – No finaliza antes de. Finaliza en o después de. • NFDD – No finalizar después de. Antes del limite. • DFE – Debe finalizar el. • DCE – Debe comenzar el. • NCAD – No comenzar antes del. • NCDD – No comenzar después del. – Dibujar diagrama • Iniciar y terminar en un hito. • Actividades: Verbo + Sustantivo • Hitos: Formato de eventos • Actividades: Tienen sucesor, asignables, definidas y significativas • Dibujar línea a línea. – Calendario. • Laborales y horario. – Fechas inicio y fin • Diagrama de programación, temprano, tardío y programado. – Optimizar plan. • Actividades, lógica suave, dividir actividades en partes, redefinir calendario, añadir recursos, cambiar alcance, redefinir duración y redistribuir recursos 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 18
    19. 19. 1.3 Entorno del Software • Herramientas – CPM. Calcula la duración del proyecto basado en tareas individuales y dependencias, identifica las criticas. – EDT o WBS. Estructura jerárquica utilizada con fin de organizar tareas para informes y seguimiento costes. – Barras o Gantt. Representa gráficamente actividades a través de escala de tiempo – Red o Pert. Secuencia relativa a otras tareas en la programación. 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 19
    20. 20. 1.4. Herramienta de Gestión de Proyectos • Instalación. • Descripción de la pantalla principal – Iniciar Project. Formas – Barra de menús • Archivo, Edición, Ver, Insertar, Formato, Herramientas, Ventana, ?. – Barra de Herramientas. • Estándar y Formato. – Barra de Entrada. • Contenido de celda, Agregar tareas. 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 20
    21. 21. Gestión de Proyectos 2. PMP 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 21
    22. 22. 2.1. Procesos de Dirección de Proyectos • Cinco Grupos de procesos – Inicio de ciclo – (Initiating Process group) – Planificar (Planning Process Group) – Ejecutar (Executing Process Group) – Monitorizar y Controlar (Monitoring and Controlling Process Group) – Fin – (Closing Process Group) 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 22
    23. 23. 2.2. Áreas de conocimiento • Gestión de nueve áreas de conocimiento – Project Integration Management – Project Scope Management – Project Time Management – Project Cost Management – Project Quality Management – Project Human Resource Management – Project Communication Management – Project Risk Management – Project Purchase Management 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 23
    24. 24. 2.3. Mapa de procesos 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 24 Grupos de Procesos frente Áreas de conocimiento Fuente: PMBOK® Guide
    25. 25. 2.4. Grupos de procesos de Dirección de Proyectos • Grupo de Procesos de INICIACION: define y autoriza el Proyecto o una fase del mismo – Desarrollar el Acta de constitución del Proyecto (Área de Integración) – Desarrollar el Enunciado Preliminar del alcance del Proyecto (Área de Integración) • Grupo de Procesos de PLANIFICACION: define y refina los objetivos, y planifica el curso de acción requerido para lograr los objetivos y el alcance pretendido del proyecto. – Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto (Área de Integración) – Planificar y definir el Alcance (Área de Alcance) – Crear la EDT (Estructura de desglose del trabajo) (Área de Alcance) – Definir las actividades (Área de Tiempo) 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 25
    26. 26. 2.4. Grupos de procesos de Dirección de Proyectos • Grupo de Procesos de EJECUCION: integra a personas y otros recursos para llevar a cabo el plan de gestión del proyecto para el proyecto. – Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto (Área de Integración) – Realizar el aseguramiento de la Calidad (Área de Calidad) – Adquirir el equipo del proyecto (Área de RRHH) – Desarrollar el equipo del proyecto (Área de RRHH) – Distribuir la información (Área de Comunicaciones) – Solicitar respuestas de Vendedores (Área de Adquisiciones) – Seleccionar Vendedores (Área de Adquisiciones) 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 26
    27. 27. 2.4. Grupos de procesos de Dirección de Proyectos • Grupo de Procesos de SEGUIMIENTO Y CONTROL: mide y supervisa regularmente el avance, a fin de identificar las variaciones respecto del plan de gestión del proyecto, de tal forma que se tomen medidas correctivas cuando sea necesario para cumplir con los objetivos del proyecto. – Supervisar y controlar el trabajo del Proyecto (Área de Integración) – Control Integrado de cambios (Área de Integración) – Verificación y control del alcance (Área de alcance) – Control del cronograma (Área de tiempo) – Control de Costes (Área de Costes) – Realizar el Control de Calidad (Área de Calidad) – Gestionar el equipo del Proyecto (Área de RRHH) – Informar el rendimiento y Gestionar a los interesados (Área de comunicaciones) – Seguimiento y control de los riesgos (Área de Riesgos) – Administración de contratos (Área de Adquisiciones) 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 27
    28. 28. 2.4. Grupos de procesos de Dirección de Proyectos • Grupo de Procesos de CIERRE: formaliza la aceptación del producto, servicio o resultado, y termina ordenadamente el proyecto o una fase del mismo. – Cerrar el proyecto (Área de Integración) – Cerrar el contrato (Área de Adquisiciones) 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 28
    29. 29. 2.5. Diagrama de flujo de procesos 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 29 Interacciones Grupos de Procesos Resumen alto nivel Fuente: PMBOK® Guide
    30. 30. 2.6. Descripción de procesos: ITTOs • Ejemplo: Definición de Ámbito – Entradas  Inputs – Herramientas y Técnicas  Tools & Techniques – Salidas  Outputs 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 30 Fuente: PMBOK® Guide 1. Activos de los procesos de la Organización. 2. Carta del Proyecto 3. Declaración preliminar del ámbito del proyecto 4. Plan de Gestión del ámbito del proyecto 5. Aprobación de las solicitudes de cambio Entradas 1. Análisis de producto 2. Identificación de alternativas 3. Juicio Experto 4. Análisis de Interesados Herramientas y Técnicas 1. Declaración del ámbito del proyecto 2. Petición de Cambios 3. Plan de Gestión del Ámbito del Proyecto (Actualizaciones) Salidas
    31. 31. 2.7.1. Gestión de la INTEGRACION • Procesos y actividades necesarios para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los distintos procesos y actividades de dirección de proyectos dentro de los Grupos de Procesos de Dirección de Proyecto 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 31 PROCESOS GRUPO Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto Desarrollar el Enunciado Preliminar del Alcance del Proyecto Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto PLANIFICACION Dirigir y Gestionar la ejecución del proyecto EJECUCION Supervisar y controlar el trabajo del Proyecto Control Integrado de cambios Cerrar Proyecto CIERRE INICIACION SEGUIMIENTO Y CONTROL
    32. 32. 2.7.2. Gestión del ALCANCE • Procesos necesarios para asegurarse que el proyecto incluya todo el trabajo requerido, y sólo el trabajo requerido, para completar el proyecto satisfactoriamente 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 32 PROCESO REALIZADO EN Planificación del Alcance PLANIFICACION Definir el Alcance PLANIFICACION Crear la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) PLANIFICACION Verificación del Alcance SEGUIMIENTO Y CONTROL Control del Alcance SEGUIMIENTO Y CONTROL
    33. 33. 2.7.3. Gestión del TIEMPO • Procesos necesarios para lograr la conclusión del proyecto a tiempo 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 33 PROCESO REALIZADO EN Definir las actividades PLANIFICACION Establecer la secuencia de actividades PLANIFICACION Estimación de recursos de las actividades PLANIFICACION Estimación de la duración de las actividades PLANIFICACION Desarrollar el Cronograma PLANIFICACION Controlar el Cronograma SEGUIMIENTO Y CONTROL
    34. 34. 2.7.4. Gestión del COSTE • Procesos involucrados en la planificación, estimación, preparación del presupuesto y control de costes, de forma que el proyecto se pueda completar dentro del presupuesto aprobado 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 34 PROCESO REALIZADO EN Estimación de Costes PLANIFICACION Preparación del presupuesto de costes PLANIFICACION Control de Costes SEGUIMIENTO Y CONTROL
    35. 35. 2.7.5. Gestión de la CALIDAD • Procesos que determinan las políticas, los objetivos y las responsabilidades relativos a la calidad, de modo que el proyecto satisfaga las necesidades por las cuales se emprendió. 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 35 PROCESO REALIZADO EN Planificación de la Calidad PLANIFICACION Realizar Aseguramiento de la Calidad EJECUCION Realizar Control de Calidad SEGUIMIENTO Y CONTROL
    36. 36. 2.7.6. Gestión de los RECURSOS HUMANOS • Procesos que organizan y dirigen el equipo del proyecto 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 36 PROCESO REALIZADO EN Planificación de los Recursos Humanos PLANIFICACION Adquirir el equipo del Proyecto EJECUCION Desarrollar el Equipo del Proyecto EJECUCION Gestionar el Equipo del Proyecto SEGUIMIENTO Y CONTROL
    37. 37. 2.7.7. Gestión de la COMUNICACIÓN • Procesos necesarios para asegurar la generación, recogida, distribución, almacenamiento, recuperación y destino final de la información del proyecto, en tiempo y forma 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 37 PROCESO REALIZADO EN Planificación de las Comunicaciones PLANIFICACION Distribución de la información EJECUCION Informar el rendimiento SEGUIMIENTO Y CONTROL Gestionar a los interesados SEGUIMIENTO Y CONTROL
    38. 38. 2.7.8. Gestión de RIESGOS • Planificación de la gestión de riesgos, identificación y análisis de riesgos, respuestas a los riesgos, y seguimiento y control de riesgos de un proyecto. (Objetivo: aumentar la probabilidad y el impacto de los eventos positivos, y disminuir la probabilidad y el impacto de los eventos adversos para el proyecto). 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 38 PROCESO REALIZADO EN Planificación de la Gestión de Riegos PLANIFICACION Identificación de Riesgos PLANIFICACION Análisis Cualitativo de Riesgos PLANIFICACION Análisis Cuantitativo de Riesgos PLANIFICACION Planificación de la Respuesta a los Riesgos PLANIFICACION Seguimiento y Control de los Riesgos SEGUIMIENTO Y CONTROL
    39. 39. 2.7.9. Gestión de ADQUISICIONES • Procesos para gestionar la compra o adquisición de los productos, servicios o resultados necesarios fuera del equipo del proyecto, para realizar el trabajo 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 39 PROCESO REALIZADO EN Planificar las Compras y Adquisiciones PLANIFICACION Planificar la Contratación PLANIFICACION Solicitar respuestas de Vendedores PLANIFICACION Selección de Vendedores PLANIFICACION Administración del Contrato SEGUIMIENTO Y CONTROL Cierre del Contrato CIERRE
    40. 40. 2.7.10. Puntos destacables de PMI 1. Lecciones aprendidas 2. Acta de constitución del proyecto 3. Enunciado del Alcance del Proyecto 4. Plan de Gestión del Proyecto 5. Control Integrado de Cambios 6. Líneas Base: Alcance, Tiempo y Coste 7. Técnica de Valor Ganado 8. Matriz de responsabilidades 9. Plan de Comunicación 10. Gestión de Riesgos 11. Administración y control de cambios de Contratos 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 40
    41. 41. Gestión de Proyectos 3. APLICACIÓN DE LA METODOLOGÍA 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 41
    42. 42. 3.1. Introducción • Contexto de implantación – En el ciclo de vida de un proyecto pueden intervenir diferentes áreas. – Nos hemos centrado en los procesos PMI susceptibles de ser implementados por Ingeniería de Soluciones TIC 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 42 Ingeniería Financiero Calidad Sistemas Comercial Compras Jurídico Áreas de Negocio
    43. 43. 3.1. Introducción • Análisis del escenario actual – Existen 4 grandes grupos para la implementación de los procesos PMI: • Procesos ya implementados que con ligeras variaciones pueden alinearse a procesos PMI. • Procesos ya implementados que requieren cambios considerables para adaptarse a los procesos PMI. • Procesos PMI no cubiertos por ningún proceso actual y su implantación es sencilla. • Procesos PMI no cubiertos por ningún proceso actual y su implantación es compleja y requiere inversión y participación de diferentes áreas. 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 43
    44. 44. 3.2. Documentación PMI • Visión General 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 44 Acta de Estatuto del Proyecto PLAN DE GESTION DEL ALCANCE PLAN DE GESTIÓN DEL TIEMPO PLAN DE GESTIÓN DE COSTES PLAN DE GESTIÓN DE RIESGOS PLAN DE GESTIÓN DE CALIDAD PLAN DE GESTIÓN DE RECURSOS PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIÓN PLAN DE GESTIÓN DE ADQUISICIONES Forman parte de un documento genérico de Plan de gestión de proyecto: Descripción del Alcance Cronograma Presupuesto Riesgos identificados y como afrontarlos …
    45. 45. 3.2. Documentación PMI • Acta de Estatuto del Proyecto – Es un documento que incluye los siguientes puntos: • Título y descripción del proyecto • Jefe de proyecto asignado • Justificación del proyecto • Recursos asignados • Partes interesadas • Requisitos de las partes interesadas • Entregables • Limitaciones e hipótesis 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 45 Acta de Estatuto del Proyecto
    46. 46. 3.2. Documentación PMI • Descripción del alcance del Proyecto – Este documento es la base para realizar decisiones y proporcionar una comprensión común del proyecto. – Debe incluir: • Justificación del proyecto • Descripción de los entregables • Objetivos del proyecto – los criterios cuantificables que deben considerarse al menos son coste, planificación y calidad. 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 46 Descripción Del alcance del proyecto
    47. 47. 3.2. Documentación PMI • Plan de Gestión del Proyecto – Acta de Estatuto del Proyecto • Descripción de la estrategia de gestión del proyecto • Documento de base de alcance • Descomposición de tareas al nivel en que se va a gestionar el control de proyecto • Estimación de costes, planificación, matriz de responsabilidad. • Base de medidas del rendimiento del proyecto para alcance técnico, planificación de tiempos y costes. • Hitos • Plan de gestión de riesgos incluido riesgos principales, respuestas planificadas a riesgos y planes de contingencia. – Documentación adicional: • Plan de gestión del alcance • Plan de gestión de tiempos • Plan de gestión de costes • Plan de gestión de RR.HH. • Plan de gestión de comunicación • Plan de gestión de riesgos • Plan de gestión de adquisiciones 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 47 Plan de Proyecto
    48. 48. 3.2. Documentación PMI • Plan de gestión de Riesgos – El plan de gestión de riesgos define como se identifican los riesgos del proyecto, análisis cualitativo y cuantitativo de los mismos, planificación de respuestas, monitorización y control – El plan de gestión de riesgos no considera la respuesta a riesgos individuales (esto se realiza en el plan de respuesta a riesgos) – Incluye: • Metodología • Roles y responsabilidades • Presupuesto • Planificación • Análisis cualitativo y cuantitativo • Formatos de Informes • Seguimiento 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 48 Plan de gestión De Riesgos
    49. 49. 3.2. Documentación PMI • Registro de Riesgos – Identificación de riesgos del proyecto – Análisis cuantitativo y cualitativo de riesgos y respuesta a los mismos. Probabilidad e impacto. – El registro de riesgos incluye los siguientes datos: • Lista de riesgos • Lista de potenciales respuestas • Causas de los riesgos • Caracterización del riesgo total del proyecto • Lista de riesgos con sus prioridades, su probabilidad y su impacto • Agrupación de riesgos por categoría • Estrategias de respuesta (evitar, mitigar o transferir riesgos) 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 49
    50. 50. 3.2. Documentación PMI • Plan de comunicación – Metodología que se va a utilizar para recoger y almacenar diferentes tipos de información. – A quién se envía la información (reportes de estado, datos de planificación, documentación técnica) y que método (informes escritos, reuniones) – Descripción de la información que se va a distribuir incluyendo formato, contenido, nivel de detalle y convenciones y definiciones a utilizar – Planificación de las entregas 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 50 Plan de Comunicación
    51. 51. Gestión de Proyectos 4. PROYECTOS Y TAREAS 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 51
    52. 52. 4.1. Asistentes • Nuevo proyecto. – Al iniciar, Archivo/Nuevo, Ctrl+U, Icono nuevo – Asistente. • Fechas de inicio, fin, información, calendario y comentarios. • Uso de Server y Web Access • Guardar. • Detalles. • Menú Proyecto / Información del proyecto. • Actualización de fecha de inicio o fecha de hoy • Botón Estadísticas. – Historia, base actual, fecha comienzo y fin, variación, trabajos y costes. 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 52
    53. 53. 4.2 Tareas • Editar proyecto. – Área de la hoja, Insertar nueva tarea, Shift+F2, Icono – Ventana Información de la tarea. • General. Nombre + duración laboral (m,h,d,s) o (mt, ht, dt, st) real. – Ocultar barra tareas. Esconde barra en grafico. – Ajustar a resumen. Para subtareas. • Predecesoras. Tipo y Posposición. • Recursos. Nombre y % – Recursos. Herramientas/Asignar Recursos,(Alt+F10), icono. » Ejemplo Asignar y reemplazar y varias tareas. » Fechas disponibilidad, sobre asignación, acumulación costos, tasas • Avanzado. – Tipos de delimitación LAP, LMTP,… – Hito. Duración 0. – EDT. Estructura descomposición trabajo • Notas y Campos Personalizados – Insertar Tarea Repetitiva. – Ej.. Crear Proyecto. 2 tareas con tres subtareas (3,2,4) y (3,3,6) • La 1 esta 100% completa. 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 53
    54. 54. 4.3. Tipo de Tareas • No condicionadas por esfuerzo – Unidades fijas. Ej.: Elaborar carta. 25% Meter en sobre. 25% poner sello. 50% poner dirección. • Cambiamos duración: Cambia trabajo, Uds. fijas. • Cambiamos trabajo: Cambia duración, Uds. fijas. • Cambiamos Uds.: Cambia duración, trabajo fijo. – Duración fija. Ej.: Viaje avión Valencia-Paris. 2h. Se requiere a Piloto y Copiloto. • Cambiamos Uds.: Cambia Trabajo, duración constante. • Cambiamos trabajo: Cambia Uds., duración constante. • Cambiamos duración: Cambia Trabajo, Uds. constante. • Condicionada por el esfuerzo. – Trabajo fijo. Ej.: Pintar una casa 50h. 40h Blanco 10h Rojo • Cambiamos duración: Cambia Uds., trabajo constante • Cambiamos Uds.: Cambia duración, trabajo constante • Cambiamos trabajo: Cambia duración, Uds. constante. – Duración fija. Al incrementar recursos reduce la dedicación de ellos Ej..: Viaje coche Valencia-Pekín. 4 días. 4 Conductores. – Unidades fijas. Al incrementar recursos reduce la duración Ej.: Embalar 1000 cajas. 20 horas. 4 Embaladores (5 horas cada uno) 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 54
    55. 55. Asignar Recursos • Realizar tareas repetitivas. – Crear tarea log – Toma de datos – Reunión seguimiento – Estado compañía. • Asignar recursos a tareas – Como afecta a cada tipo. – Buscar recurso por fecha de disponibilidad – Ver sobre asignación de recurso – Asignar tasa 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 55
    56. 56. 4.5. Calendario del Proyecto • Opciones. • Periodos no laborables y laborales no predeterminados. 31/12 • Calendario nuevo • Copiar Calendario. Herramientas / Organizador / Calendarios • Imprimir. Ver / Informes / General / Días Laborales • Uso de Asistentes para calendarios. 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 56
    57. 57. 4.6. Archivos • Abrir archivo y Plantillas. Ctrl+A o Ctrl+F12, icono abrir • Propiedades archivo, resumen, contenido y personalizar • Información del proyecto. Fecha inicio,… • Guardar, guardar como, guardar plantilla – Archivo / Guardar, Ctrl+G, icono. – Archivo / Guardar como / Opciones Generales • Cerrar archivo – Archivo cerrar, Ctrl+F4 • Salir de Project – Archivo salir, Alt+F4 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 57
    58. 58. 4.7 Ejercicio • Proyecto Cena – Comprar comida 90 R1 – Acomodar Zona de Trabajo 45 R2 – Preparar primero 30 R1 – Preparar segundo 40 R1 – Preparar postre 30 R3 – Posicionar mesa y sillas 30 R2 – Cubiertos Mantelería 30 R2 – Revisar salón 15 R3 – Revisar platos en cocina 5 R3 – Servir platos 15 R2 – Comer 90 R1, R2, R3 – Servir postre 20 R1 – Recoger platos y cubertería 25 R2 – Champán 0 R1, R2, R3 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 58
    59. 59. 4.8. Opciones Visuales • Definimos fecha inicio y fin, guardamos y calendario • Zoom. – Reducir. Ctrl+* o Lupa- Aumentar. Ctrl+/ o Lupa+. Ver/Zoom • Navegación a través del proyecto. – Edición / Ir a o F5. • Calcular Camino Critico. – Menú Formato/Asistente Diagramas de Gantt, icono asistente 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 59
    60. 60. 4.9. Teoría de las Restricciones • Inclusión de un tiempo de margen para evitar demoras. Opciones – Incluir en cada tarea o por responsable una demora. Exceso de margen? – Incluir una demora general para todo el proyecto. Todos tiran del margen. – Con caminos paralelos, además, tendremos en cuenta las restricciones por los recursos. – Como Dimensionar • Podemos empezar incluyendo 1/3 con protección. • Tener en cuenta los riesgos involucrados. • Empezar por las tareas de mas riesgo. • Recursos en múltiples proyectos: Previsión por gestión común 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 60 R1 R2 R3 R1 R2 R3
    61. 61. Gestión de Proyectos 5. PROGRAMACIÓN 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 61
    62. 62. 5.1 Ajustes de Definición de Tareas • Lista tareas/hitos y duración (m, h, d, s, ms) • Organizar tareas / Indentar, con asistente e iconos. – Subtareas , Resumen, . Múltiples niveles • Al generar subtarea la superior es resumen, tamaño max subtareas • Mostrar subtareas. Icono +. Ocultar icono – • Proyecto Esquema Mostrar todas las subtareas. Icono ++ • Información adicional. Notas con archivos, hipervínculos. • Crear hito, de mas de un día y proyecto filtro hitos. • Tarea repetitiva. Insertar tarea repetitiva. – Test. Crear tarea log, toma de datos, reunión seguimiento, estado compañía. 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 62
    63. 63. 5.1 Ajustes de Definición de Tareas • Agregar columnas, información del programa y personal. • Actualizar completado y resto de datos. • Eliminar tareas y subtareas • Restricciones. – Fecha limite y delimitación. • Dividir o Unir Tarea. • Importar tareas desde Outlook. • Iconos de información. Nota, delimitación, completado, redistribuir. 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 63
    64. 64. 5.2 Relación entre tareas. • Programar / Vincular tareas. fc, cc, ff o cf. Desde info. tarea y asistente. – Seleccionar tareas a vincular. Edición/Vincular, Ctrl+F2, icono – Edición/Desvincular, Ctrl+Shift+F2, icono. Una la desvincula. – Posposición, negativa, antes de. – Vincular tareas en diagrama de red. – Herramientas/opciones/programación. Fecha de inicio tarea. 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 64
    65. 65. 5.3 Recursos • Barra Administración de Recursos. – Vista asignación de recursos. Muestra tareas de cada recurso. – Vista Entrada de tarea. Muestra recursos de cada tarea. – Ir a Sobre asignación siguiente. Busca las sobre asignaciones. – Asignar recursos. Permite asignar recursos. – Asistente sustitución recursos. – Nuevo recurso de. Añade recursos externos. AD, mail, Project. – Compartir recursos. Indica el fondo de los recursos. – Actualiza fondo recursos. Actualiza la información en el fondo. – Renovar fondo recursos. Actualiza la información del fondo. – Libreta de direcciones. Permite añadir recursos desde libreta. – Detalles del recurso. – Cuenta de Usuario Windows. – Que utilizan el recurso. Muestra tareas asignadas a recursos. – Ayuda para redistribución. Explica como redistribuir recursos. 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 65
    66. 66. 5.3 Recursos • Ver/hoja de recursos. • Nombre, tipo, precio / h y / h extra. Material, tipo y etiqueta – Material, perecedero. – Grupo. Agrupar recursos para luego ordenar o buscar – Capacidad Máxima. Unidades de recurso disponibles. • Información del recurso. Doble clic. – Mail y disponibilidad. – Horario de trabajo. Personalizado al recurso. Grupo recursos definir nuevo calendario – Vincular o adjuntar mas información sobre recursos. Nota y link. • Mostrar columnas personalizadas tipo y etiqueta material 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 66
    67. 67. 5.3 Recursos • Ver/Grafico de recursos y uso de recursos. • Asignar personas y equipamiento a tareas. – Ver costes del proyecto. – Ver filtros al asignar. Uso de *,? • Reemplazar y eliminar recursos. • Generar archivo fondo de recursos. • Compartir recursos de fondo. Herramientas. • Abrir solo archivo de fondo. Ver opciones de apertura. • Desvincular fondo desde archivo y desde fondo. 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 67
    68. 68. 5.3 Recursos • Redistribución de tareas. – DCE, DFE, LMTP, LAP, ni se retrasan ni dividen – Prioridad 1000, no se retrasa. – Ver / hoja de recursos. Exclamación y Rojo=sobre asignación. • Herramientas / redistribuir. – 1 evita retraso proyecto – 2 retrasa solo un recurso en tarea – 3 divide en varias tareas – 4 Cambios como propuestos. • Nota: Auto con borrar y Aceptar. Manual con redistribuir ahora. – Para ver en grafico cambios por redistribución • Ver / Mas vistas / Gantt de redistribución. – Para ver en tabla números de retraso • Ver / Tabla: Entrada / Mas Tablas / Tarea / Retraso – Borrar redistribución • Herramientas / Redistribuir recursos / Borrar redistribución 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 68
    69. 69. 5.4 Costes • Manejo de Costes – Desde Hoja de recursos, asignamos estándar, extra y uso. – Desde ficha del recurso / Costos, diferentes tasas. • Fechas a partir de la que es efectiva. Uso de % en las filas. • Acumulación de costos. – Personalizar horas. • Ver / uso de recursos y ver / tabla / trabajo • Doble clic tarea y General, Trabajo, unidades y perfil de trabajo. – Horas extraordinarias • Ver / uso de tareas y ver / tabla / trabajo • Insertar columna / trabajo horas extra. – Asignar Costo a Tareas • Ver Diagrama de Gantt y Ver / tabla / costo • Asignar costo fijo independiente de recursos y de duración. • Asignar acumulación de costos fijos. • Costo total = costo fijo+(tasas recurso*horas)+costo uso recurso. 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 69
    70. 70. 5.4 Costes – Modificar la tabla de tasa aplicada • Ver / uso recursos • Selección de tarea de recurso con varias tablas. Doble clic – Modificar formato y símbolo moneda • Herramientas / opciones / vista • Símbolo, decimales y posición. $1,4444 – Análisis del valor acumulado • Ver / Mas Vistas / Hoja de tareas • Ver / Tabla / Mas Tablas / Valor acumulado – CPTP. Costo previsto hasta fecha estado elegida – CPTR. Costo presupuestado del trabajo realizado. – CRTR. Costo real de las tareas – VP. Diferencia entre progreso actual y programado. CPTR-CPTP – VC. Diferencia entre costo programado y real. CPTR-CRTR. » + indica vamos adelantados o inversión es superior a previsión » Aumentamos presupuesto o aceptamos – beneficio. – CEF. Costo estimado al finalizar. – CPF. Costo total previsto de la tarea al finalizar. – VAF. Variación en finalización. CPF – CEF • Cambios en calculo de valor acumulado – Herramientas / opciones / calculo / valor acumulado15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 70
    71. 71. 5.4 Costes – Costo total del proyecto. • Ver / mas vistas / hoja de tareas • Herramientas / opciones / vista / mostrar tarea de resumen de proyecto. – Opciones de calculo. • Herramientas / opciones / calculo. • Actualizar estado  actualiza trabajo y costo de recursos cuando actualiza progreso de tarea • Las modificaciones… progreso de costes de tarea se refleja hasta fecha de estado , sino hasta fecha fin de tarea. • Calcular proyectos … calcular también proyectos insertados • Microsoft …y siguiente  calcular costos reales de forma manual y distribuir cambios en coste total uniformemente hasta fecha estado • Acumulación predeterminada • Calcular varias… Varias red de tareas • Tareas criticas si demora menor o igual a: 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 71
    72. 72. Gestión de Proyectos 6 SEGUIMIENTO 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 72
    73. 73. 6.1 Puntos de Control • Puntos de Control – Asistente • Crear línea base. ¿Para que? • Preparar seguimiento del proyecto. • Incorporar info de seguimiento. Establecer fecha y % • Comprobar el progreso del proyecto. ¿Como están? • Realizar cambios en proyecto. – Duración de tareas, horas de trabajo, Uds. asignación. – Obtener información de Estadísticas del proyecto. – Ver Barra de Herramientas de Seguimiento. Grabar tb con otro nombre. – Línea Base. Completa y parcial. • Herramientas / seguimiento / … • Planes provisionales. • Líneas de Progreso. – Ver Gantt de Seguimiento y Tabla de Variación. – Borrar líneas base y cambiar información del proyecto de fecha de estado. – Barra de herramientas Comparar… Comparar archivos. 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 73
    74. 74. 6.2 Revisiones • En las revisiones del proyecto debemos de analizar la situación actual, con la prevista o deseada. – Mostrar estadísticas del proyecto: • Mostrar la información del proyecto y ver las estadísticas – Mostrar el diagrama de Gantt de seguimiento • Mostrar la vista Gantt de seguimiento – Visualización de los datos del proyecto en tablas • Mostrar la hoja de tareas • Mostrar la tabla de costo – Se muestra la información del costo incluyendo las variaciones • Ver la información de costos para cada tarea – Valor Acumulado • Ver / Mas Tablas / Valor Acumulado. – Costes Mensuales por Recurso y Tarea • Ver / Uso de Tareas. Ver / Tabla / Costo. Formato / Detalles / Costo. Formato / Detalles: Inferior Meses. Intermedio Años. 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 74
    75. 75. 6.3 Vistas e Informes • Vistas disponibles en Project. – Ver • Diagrama de Gantt. Defecto. Tabla de tareas y escala temporal. • Calendario. Días del mes y las tareas para cada día. • Diagrama de red. Pert. Visión lógica del proyecto. • Gantt de Seguimiento. Compara la previsto con lo real. • Uso de tareas. Tareas con recursos asociados a ellas y horas para cumplir lo previsto. Combinar con otra vista con Shift. • Otras: Diagrama de relaciones, Formulario de tareas, Grafico de recursos y uso de recursos. • Tablas: Parte izquierda. Ver, Tabla y… • Inferior. Ventana, Dividir, Ver, … – Ver barra de vistas. – Herramientas, opciones, vista, vista predeterminada. 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 75
    76. 76. 6.3 Vistas e Informes • Diagrama de Red. Ver/diagrama de red – Línea Diagonal en curso. En cruz terminada. – Permite revisar, crear o editar proyecto • Crear e incorporar detalles a programación (Doble clic) • Vincular tareas (Clic sobre tarea y arrastra a otra) • Mostrar % de tareas completadas. • Asignar personal y recursos. • Crear tarea. Clic en área vacía y seleccionar zona. – Formato/Estilo de cuadro • Borde de los cuadros. Fondo y trama. Plantillas y datos. – Formato/Diseño • Colocar auto o manual. • Diseño de cuadros • Líneas de vinculo • Color de vínculos • Opciones de diagrama 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 76
    77. 77. 6.3 Vistas e Informes • Informes. – Asistente • Seleccionar vista o informe. 1 pantalla, 2 impresora. • Cambiar contenido/orden. – Tareas a mostrar – Agrupación – Orden • Cambiar aspecto Gantt. Escala, barras, … • Comparar el progreso. Superior previsto, inferior real. • Tareas criticas. Rojo. • Asignado el tiempo de los recursos. – UI. Recursos, tareas y trabajo asignado. UD. Calendario con trabajos programados. D. Gantt con diagrama de recurso. • Costos del proyecto. – Total, base, variación, real, resto. – Menú Ver Informes. • Tipos de informes disponibles. • Informes Personalizados. – Opciones permitidas. 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 77
    78. 78. 6.4 Históricos • Análisis Pert – Ver barra Análisis Pert • Hoja de entradas Pert, introducir datos. • Calcular Pert • Ver los Gantt • Códigos EDT – Insertar columna. – Proyecto / EDT 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 78
    79. 79. 6.5 Gestión de Múltiples Proyectos • Consolidar Proyectos – Insertar Proyecto. – Información avanzada de tarea resumen del subproyecto. – Fondo de recursos. • Área de trabajo. – Proyectos de trabajo habitual pero no relacionados entre si. – Archivo / Guardar área de trabajo 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 79
    80. 80. 6.6. Gestión de Riesgos • Incluye los procesos necesarios concernientes a la identificación, análisis y respuestas al riesgo del Proyecto. Incluye maximizar los resultados de los hechos positivos y minimizar las consecuencias de los hechos adversos. • El propósito es identificar y gestionar los riesgos del proyecto a lo largo de todo su ciclo de vida. Implica centrar el foco en monitorear los riesgos del proyecto, y de la organización involucrada. • La gestión de Riesgos nos ayuda a conocer a que nos enfrentamos y a priorizar 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 80 Respuesta Monitorización Diseño e Implementación de Controles Monitorización y Mantenimiento de Controles Riesgos Identificación, Asesoramiento y Evaluación
    81. 81. 6.6. Gestión de Riesgos • Analizar y Estimar – Cualitativos : • Se trata de definir para cada riesgo identificado • Probabilidad de ocurrencia si no se toman acciones correctivas – Poco Probable – Moderado – Muy Probable • Nivel de Impacto en el cronograma, los costos, la calidad, y en lo expuesto que queda el proyecto o el negocio. – Ninguno – Bajo – Medio – Alto – Extremo 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 81 Poco prob. Moderada Muy Probable Ninguno Bajo Medio Alto Extremo Riesgo Probabilidad Impacto ……… Moderada Alto
    82. 82. 6.6. Gestión de Riesgos • Estrategias – Evitar el riesgo. • Anular el servicio o incluir controles que aseguran que no sucede. – Mitigar el riesgo. • Introducir controles que reducen la probabilidad de que suceda. – Transferir el riesgo. • Seguros. El riesgo sigue siendo nuestro pero recibimos una contraprestación en caso de que suceda. – Aceptar el riesgo. • Se asume que pueda suceder y no se hace nada que lo impida. Normalmente por probabilidad baja y coste alto. 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 82
    83. 83. Gestión de Proyectos 7 CONCLUSIONES 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 83
    84. 84. 7.1. Ciclo de Vida de la Gestión de Proyectos 1. Identificar. Nuevas ideas, iniciativas, mejoras, cumplimiento legal 2. Define. Beneficios, Alineamiento Estratégico, Recursos, Presupuestos, Propiedad. Dependencias 3. Priorizar. Valor estratégico, Valor Financiero, Criterio de valoración del riesgo, priorización de proyectos 4. Seleccionar. Optimizar, Limitar Riesgos de esfuerzos 5. Fases. Secuencia, Capacidad, Maximizar ROI, Línea Base 6. Plan. Tareas, Hitos, Planificación, Niveles, Presupuestos, Recursos, Riesgos 7. Ejecutar. Desviación actual de la línea Base, Informes EVM (Earned Value Management), Trabajo, Autorizaciones, ... 8. Cerrar. % Completado, Documentos de aprobación final, históricos 9. Medición. Coste, Tiempo, ROI, Calidad, Éxito 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 84
    85. 85. 7.1. Ciclo de Vida de la Gestión de Proyectos 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 85 Identificar. Nuevas ideas, iniciativas, mejoras, cumplimiento legal Define. Beneficios, Alineamiento Estratégico, Recursos, Presupuestos, Propiedad. Dependencias Priorizar. Valor estratégico, Valor Financiero, Criterio de valoración del riesgo, priorización de proyectos Selecciona Optimizar, Limitar Riesgos de esfuerzos Fases Secuencia, Capacidad, Maximizar ROI, Línea Base Plan Tareas, Hitos, Planificación, Niveles, Presupuestos, Recursos, Riesgos Ejecutar Desviación actual de la línea Base, Informes EVM (Earned Value Management), Trabajo, Autorizaciones, ... Cerrar % Completado, Documentos de aprobación final, históricos Medición. Coste, Tiempo, ROI, Calidad, Éxito
    86. 86. 7.1. Ciclo de Vida de la Gestión de Proyectos • Pasos Project – Configuración del Project • Opciones, Calendario, Recursos – Planificación • Fases, Tareas, Asignación recursos, relaciones entre tareas • Camino crítico • Ámbito, recursos y planificación • Costes – Costes fijos, recursos y materiales • Línea Base • Reducir tiempos. Tareas en paralelo, distintos recursos,... – Seguimiento • % Completados • Fechas de inicio y de fin • Ámbito, recursos y planificación • Costes • Detectar sobrecargas, desviaciones, ... • Informes de costes • Líneas base – Cierre • Informes, lecciones aprendidas, mejores prácticas, alineamiento.15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 86
    87. 87. 7.2. Prueba Final 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 87
    88. 88. Gestión de Proyectos rosodo1@gmail.com GRACIAS 15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 88

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