La Gestione Del Tempo Decalogo

Slide 1: La gestione delle informazioni e del tempo è uno degli argomenti di discussione ricorrenti, sia in relazione alle attività professionali, sia a riguardo del vivere quotidiano. L'information overload è qualcosa che riguarda praticamente chiunque, provocando non solo il bisogno di saper gestire la mole crescente di contenuti (a volte, cercando di difendersi da questi), ma anche la necessità di sviluppare la capacità di accedere alle fonti giuste e scovare le informazioni pertinenti, facendolo altresì velocemente perchè la società moderna continua ad accellerare i suoi ritmi. La "gestione del tempo" è un argomento affascinante e, mai come adesso, il tempo appare come la risorsa scarsa, la "materia prima" su cui si stanno combattendo le battaglie per conquistare i momenti di attenzione delle persone. In questo post vorrei dare qualche suggerimento per ottimizzare quello che, in definitiva, è il regalo più bello che riceviamo all'alba di ogni nuovo giorno: 24 ore di vita! E questo bene, sempre più prezioso e sotto una continua e crescente pressione, va difeso, organizzato, pianificato. Qui scrivo di cose che riguardano il tempo lavorativo (che in ogni caso impiega la maggior parte delle nostre ore quotidiane non passate a dormire), ma alcuni spunti credo abbiano un senso generale. Ultima premessa: certe indicazioni fanno parte dell'ABC della gestione del tempo e possono apparire scontate, ma la differenza la fa chi sa davvero applicarle! E allora, via con la lista delle 10 cose per ottimizzare il nostro tempo: 1. Defininiamo le priorità! Non si può che partire da questo. Sembra banale ma dopo aver sbuffato il solito "non ho tempo", occorre porsi una domanda sola: "quali sono le 3 cose più importanti da fare adesso?". Tutto il resto distrae, stressa, confonde. 2. Concentriamoci sulle "cose da fare adesso". In ogni "to do list" compaiono sempre due tipi di task oltre a quelli standard: "le cose da fare adesso" e "le cose che mi piacerebbe fare". In genere sono le ultime che prendono il sopravvento, non è vero? E' normale ed umano, però occorre rigore nel concentrarsi lì dove occerre operare subito e lasciare "le cose che mi piacerebbe fare" per momenti migliori, quasi a farci un regalo dopo aver completato i task critici. Altrimenti il rischio è quello di alimentare la peggiore tra le categorie di task: "le cose che avrei dovuto fare". 3. Gestiamo noi il tempo e non viceversa. Occorre rigore, autocontrollo, a volte un po' di cinismo, ma non lasciamo che siano gli eventi o gli altri a gestire il nostro tempo. Pianifichiamo le cose da fare, sostituiamo i "ne parliamo la prossima settimana" con "ne parliamo martedì prossimo dalle 15 alle 16". 4. Non accumuliamo le informazioni: gestiamole! La nota regola aurea nella gestione dei sistemi informativi insegna che si dovrebbe sempre partire pensando al momento in cui le informazione verranno utilizzate e quindi, di conseguenza, progettare il modo per catalogarle. Rapportato alla Rete significa: è inutile memorizzare disordinatamente su Delicious tutto quello che ci sembra potrebbe avere una futura utilità; dedicare un minuto in più a schedare bene i bookmark, badando a farlo per i contenuti veramente utili, farà risparmiare moltissimo tempo al momento iun cui tali informazioni ci serviranno. 5. Usiamo gli strumenti per le loro peculiarità. Abbiamo molti straordinari attrezzi a disposizione per comunicare: telefono, messenger, sms, email, ecc., a patto di utilizzarli per quello che sanno fare meglio. Non serve mandare una mail per un messaggio di cui si chiede risposta immediata: usiamo il messenger o un sms. Il telefono va usato quando si desidera sviluppare un dialogo e si vuole farlo subito, altrimenti meglio inviare una mail che: a) lascia una traccia digitale, b) permette al destinatario di scegliere il momento migliore per leggere e rispondere, mentre la telefonata viene, in un certo senso, subita da chi la riceve. 6. Usiamo gli strumenti quando servono. Che senso ha lasciare il cellulare acceso in riunione e puntualmente rispondere alle chiamte in arrivo: "sono in riunione, chiamami dopo"? Meglio invece tenerlo spento (o non rispondere, il chiamante capirà) e abituare i propri intelocutori a inviare un sms per le cose veramente urgenti oppure una mail per quelle meno importanti. 7. Attiviamo i "momenti della lettura". Ogni giorno abbiamo pagine web da approfondire , lunghe email da digerire, riviste e newsletter da leggere. Mettiamo tutto da parte, a meno che

Slide 2: non siano cose veramente importanti, resistendo alla tentazione di darci comunque una sbirciatina (e qui ci vuole il rigore di cui al punto 2.); quindi troviamo i tempi giusti per smaltire queste informazioni. Chi viaggia spesso, ad esempio, passa molto tempo in aereo, treno o traxi che può essere utilizzato per leggere: sfruttiamolo! 8. Poniamoci dei limiti sulla quantità delle informazioni. Aggiungere un feed RSS al proprio aggregatore è facile, seguirne mille è impossibile (a meno che lo si faccia per lavoro). E questo vale per le newsletter da leggere, le conferenze a cui partecipare, ecc. La quantità di informazioni non potrà che continuare ad aumentare: a noi il compito di gestire una quantità più o meno definita di queste, rinnovando periodicamente il processo di selezione, accettando il fatto che fisiologicamente dobbiamo rinunciare a qualcosa. Ad esempio, io mi sono imposto un limite di 200 feed: ne aggiungo uno nuovo solo se ce n'è uno meno importante che posso cancellare. 9. Difendiamoci dalle interruzioni. Si tratta di una delle battaglie più difficili: l'interruzione è continua, sembra un fenomeno irreversibile: invece può essere gestita con una buona dose di autocontrollo. Sta a noi gestire il nostro tempo. Ad esempio, impostiamo dei momenti "di clausura", in cui facciamo una e solo quella cosa, che sia anche "solo" riflettere; ma facciamolo davvero, resistendo sia alle muse delle "cose che ci piacerebbe fare", e impostando anche la giusta fermezza nel rispondere ad un collega (ma anche al proprio capo): "Mi sono organizzato per finire questa cosa in un'ora. Ci vediamo/sentiamo dopo". Tanto, a meno che non stia andando a fuoco l'ufficio, la maggior parte delle interruzioni riguarda argomenti che potranno tranquillamente essere analizzati successivamente, sempre a patto di schedulare opportunamente quando farlo. 10.Ci vuole tempo per avere tempo. Qualsiasi cosa si vuole trovare bisogna prima cercarla! Il mondo moderno impone a tutti di ricalibrare il loro rapporto con le informazioni, resistendo a tutti i costi alla scontata soluzione di "lavorare di più". Cerchiamo invece di "lavorare meglio"! Occorre un po' di applicazione, una certa disciplina, e la capacità di assegnare adeguatamente le priorità. Nessuno dice che è facile, anche perché non esiste una pillola per sopravvivere all'information overload. E spero non esisterà mai!