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Cuadro comparativo

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Cuadro comparativo

  1. 1. Cuadro comparativo modelo características ventajas desventaja detalla la estructura 1. Logra y mantiene un 1. Muchas compañías organizativa, los órganos sólido plan de organización. consideran que son que la componen, sus 2. Asegura que todos los demasiado pequeñas para niveles jerárquicos, las interesados tengan una necesitar un manual que relaciones formales que los adecuada comprensión del describa asuntos que son vinculan y las funciones plan general y de sus conocidos por todos sus y actividades asignadas a propios papeles y relaciones integrantes. 2. Algunas cada órgano elaboran un pertinentes. 3. Facilita el consideran que es manual general donde estudio de los problemas de demasiado caro, limitativo y describen los órganos de organización. 4. Sistematiza laborioso preparar un mayor nivel y luego la iniciación, aprobación y manual y conservarlo al día. elaboran manuales publicación de las 3. Existe el temor de queManuales específicos Para cada área modificaciones necesarias pueda conducir a una es recomendable que un en la organización. 5. Sirve estricta reglamentación y manual de Organización y como una guía eficaz para rigidez. 4. Su deficiente Funciones incluya como la preparación, clasificación elaboración provoca serios mínimo: y compensación del inconvenientes en el Carátula Índice personal clave. 6. desarrollo de las Introducción, Objetivos y Determina la operaciones. 5. El costo de Propósito del manual responsabilidad de cada producción y actualización Aspectos Metodológicos puesto y su relación con los puede ser alto. 6. Si no se involucrados en su demás de la organización. actualiza periódicamente, elaboración Organigrama 7. Evita conflictos pierde efectividad. 7. Incluye Para cada órgano, su jurisdiccionales y la solo aspectos formales de la denominación, descripción yuxtaposición de funciones. organización, dejando de de su relacionamiento 8. Pone en claro las fuentes lado los informales, cuya formal y dependencia de aprobación y el grado de vigencia e importancia es jerárquica, misión o autoridad de los diversos notorio para la misma.
  2. 2. propósito y las actividades o niveles. funciones Asignadas. Se redacta en tercera El memorando transmite Evita las generalizaciones persona. información, que que no se puedan apoyar Se refiere por completo al normalmente, incluye con hechos tema planteado(es instrucciones, orientación, Evita las expresiones específico-exacto). peticiones, informes, innecesariamente prolijas o Utiliza la construcción respuestas, advertencias, formales, por ejemplo, "de positiva. etc., todo los que sea acuerdo con nuestra No usa rodeos de palabras. importante tener presente discusión", y la jerga técnica Las oraciones son directas y entre oficinas o cuando cites hechos y cifrasMemorándum claras y cortas departamentos, ante algún Usa la voz activa en lugar Los modelos son de problema o situación de de la pasiva para estimular diferente tamaño y forma. trascendencia. Aunque es la acción. Si conoces al No llevan saludo ni un documento más bien destinatario del memorando, despedida. informal, en comparación utiliza pronombres en Es un medio de con las memorias o las primera persona como "yo" comunicación que da a notas, es necesario que sea y "nosotros", porque existen conocer asuntos breves o redactado de manera más probabilidades de que extensos según el modelo precisa, clara y concisa las personas hagan algo por aquellos que conocen personalmente. Puedes enfatizar más este tipo de conexiones personales mediante el uso de expresiones tales como "Yo soy". Utiliza frases cortas. Escribes el texto a mano o corres el riesgo de que no le Recurre a un vocabulario en algún otro medio en una llegue, o llegue a un exacto y cortés. Usa hoja, lo escribes en un destinatario incorrecto, y oraciones completas medio físico o mecánico aparte, es imposible que te
  3. 3. organizadas correctamente. Que te será muy fácil de llegue su respuesta al No abrevia las palabras. usar instante Utiliza una puntuación Cartas adecuada al sentido de lo que se quiere expresar. Usa elementos cohesivos que interrelacionan las oraciones y los párrafos Los boletines, se definen 1- Son fáciles de realizar, 1- La publicidad en internet como publicaciones solamente debes escribirlos. es fácilmente detectada por periódicas sobre un 2- No requieren gastos de la competencia. determinado campo del impresión ni envío ya que 2- La competencia puede saber permiten ser enviados por estar fácilmente al tanto de correo electrónico. los posibles sitios en donde 3- Brindan la posibilidad de nos podemos anunciar, promocionar otros estudiando así nuestras productos (cada boletín campañas y pudiendoBoletines puede incluir una pequeña superarlas rápidamente publicidad sobre algún 3- Los usuarios de Internet producto que comercialices, están cansados de la o bien puedes vender publicidad on line, y por eso espacio publicitario a la evitan constantemente. terceros). 4- Internet está plagado de 4- El bajo costo de anuncios publicitarios, al suscripción hace que estén punto de que muchos al alcance de millones de servicios supuestamente personas. gratis (e-mails, motores de 5- Permiten una total búsquedas, redes de automatización. Los clientes información, comunidades se suscriben utilizando su virtuales, etc.) son pagados
  4. 4. tarjeta de crédito y luego un por los anunciantes, a programa los agrega a la cambio de que los usuarios lista de suscriptores. vean constantemente En las fechas establecidas, banners, pantallas en otro programa envía miniatura, reciban automáticamente el boletín newsletters (boletines a cada suscriptor. De esta informativos), etcétera. En forma tú solamente te respuesta a esta situación, dedicas a investigar y a los usuarios tratan deescribir los boletines que, si bloquear dichas son de aparición semanal, herramientas publicitarias. pueden ser escritos en un 5- La publicidad en Internetsolo día y luego enviados en solamente va dirigida a los fechas diferentes, lo cual usuarios de Internet. No significa que trabajarías un todas las personas tienen solo día al mes acceso a internet, ni siquiera todas las que tienen acceso a una computadora. 6- Cada día surgen nuevas páginas y sitios en internet, y se modifican o mueren otros. A parte de eso, los usuarios no son tan fieles a las web-pages como lo son a emisoras de radio o canales de televisión, lo que dificulta la tarea de determinar en donde publicitar por Internet.
  5. 5. Membrete o nombre de la Ventajas, muchas ya que Desventajas, pues que Empresa. para empezar puedes llevar pagas impuestos, pero tarde 2. Numero RUC. control de tus ingresos y o temprano los vas a pagar. 3. De quien recibió dinero. esto ayuda a que la gente 4. De cuanto fue la cantidad que trabaje contigo no teRecibo (en número y letra). 5. En concepto de que se robe, otra es que puedes aumentar un poco tus recibió ese dinero. ventas ya que hay muchas 6. Si el dinero se recibió en empresas que solo tienen efectivo o en cheque. proveedores que expidan 7. El día, la fecha y el año. comprobantes fiscales y por 8. Firma de quien entrego y tanto tu mercado aumenta, quien recibió otra es que tiene una certeza de lo que haces en tu actividad económica y por consecuencia ante una revisión del SAT todo está bien y no te ponen multas. Y una muy importante es que estas haciendo las cosas dentro de la ley y eso te permite poder dormir tranquilo Aunque las facturas pueden •Reduce tiempos y •Es necesario adquirir unFactura tener aspectos muy procesos administrativos, sistema para manejarla. diferentes, todas han de brinda rapidez y seguridad •El representante legar de contener una serie de datos en el intercambio de una PM o la PF, necesita mínimos para que el información y agiliza la dar de alta en el SAT la documento sea válido. Así, recepción de mercancía, lo firma electrónica. es imprescindible que cual se traduce en ahorros y •Es necesaria la aparezca el número de en un importante capacitación en el manejo
  6. 6. factura, que servirá para su incremento de la de éstas para los elementos identificación, y la fecha en productividad. en la empresa que las la que se realiza, así como •Logra ahorros mayores a manejan. los datos básicos (nombre, 50% de los costos en el •En México no es del uso domicilio y NIF) tanto de la proceso de facturación (en de la mayoría de laspersona que emite la factura gastos de papelería, empresas la e-facturacomo de aquélla a la que va bodegas de almacenaje y dirigida. Igualmente, es envíos). necesario incluir una •Aunque implica un cambiodescripción de los servicios de cultura y una reingeniería prestados por los que se de los procesos, lasemite la factura, así como el obligaciones fiscales se importe de los mismos. Por simplifican. Facilita los último, se ha de detallar el procesos de auditoría, ya tipo de IVA y de IRPF que que permite la búsqueda y se aplica, el importe localización rápida y en un resultante y la forma de mismo lugar. pago •Facilita procesos administrativos, recepción y envío oportunos, así como la posibilidad de explorar la información. No hay riesgo de que se infecte con virus informáticos. •Asegura confidencialidad en el manejo, resguardo y envío de facturas. Disminuye la posibilidad de falsificación: a una persona le llevaría 10 años decifrar el código de una llave
  7. 7. privada asociada a un certificado de sello digital (elementos que sirven para generar el sello digital de cada factura), en comparación con los 30 minutos que le tomaría a un falsificador copiar una firma en papel El oficio es un tipo de El texto de este tipo de No hay retroalimentaciónOficio documento que sirve para documento se basa en la Inmediata. Es clara la comunicar disposiciones, emisión de órdenes, diferencia entre la consultas, órdenes, instrucciones, interactividad que hay en la informes, o también para recomendaciones, comunicación escrita y llevar a cabo gestiones de sugerencias o verbal en cuanto a un acuerdos, de invitación, de informaciones a diferentes aprendizaje inmediato. felicitación, de colaboración, oficinas o despachos Puede haber una de agradecimiento, etcétera. simultáneamente. Interpretación Equivoca del Estas redacciones se Mensaje. Como no existe utilizan en instituciones El trato que se considera en una persona que explique el como: ministerios, el oficio múltiple es vertical mensaje de la información o embajadas, municipios, descendente y horizontal. su contenido en esta como colegios profesionales, Es decir, va dirigido a en la comunicación verbal; sindicatos y oficinas de subordinados, o entre jefes esta se puede prestar a gobierno, entre otras. de instituciones del mismo otros entendimientos que no El texto de este tipo de nivel o jerarquía. sean los propuestos. documento se basa en la emisión de órdenes, instrucciones, recomendaciones, sugerencias o
  8. 8. informaciones a diferentes oficinas o despachos simultáneamente. El trato que se considera en el oficio múltiple es vertical descendente y horizontal. Es decir, va dirigido a subordinados, o entre jefes de instituciones del mismo nivel o jerarquía. un informe es el documento Diariamente se acumulan La información deInformes caracterizado por contener cuentas importantes como contabilidad se encuentra información u otra materia son ingresos, costos y separadamente en los reflejando el resultado de gastos de una compañía. diferentes diarios. una investigación adaptado Se pueden obtener los No es posible conocer el al contexto de una situación saldos conciliados de acumulado de renglones y de una audiencia dadas. cuentas importantes importantes como son Generalmente, el propósito bancos, inventarios, cuentas ingresos, compras y gastos del informe, como su propio por cobrar y cuentas por hasta final del mes. nombre indica, es informar. pagar. Sin embargo, los informes La documentación que En los diarios especiales no pueden incluir elementos sustenta la información tenemos control de cuentas persuasivos, tales como registrada puede verificarse importantes como son recomendaciones, en forma sencilla y eficaz. banco, cuentas por cobrar, sugerencias u otras Los asientos que se van a cuentas por pagar y otros. conclusiones motivacionales contabilizar en el diario Los documentos que indican posibles general, muestran la archivados no se pueden acciones futuras que el exactitud de débitos y localizar rápidamente. lector del informe pudiera créditos diariamente. Que el manejo y registro de adoptar. Los informes las operaciones es mucho. pueden ser públicos o Este informe controla el El registro es más costoso
  9. 9. privados y tratan a menudo manejo de los ingresos ya porque necesita más sobre preguntas planteadas que permite observar si informes y más personal. por individuos del gobierno, éstos se depositan los negocios, la educación o íntegramente al banco y se Esquema Del Informe Diario la ciencia. hacen los cargos correctos De Operaciones a cuentas por cobrar. El esquema del informe diario de operaciones tiene como objetivo primordial observar, medir, registrar, clasificar y revisar las transacciones comerciales de una entidad, expresadas en términos monetarios. Además permite a la administración interpretar la información contenida y lograr oportunamente los avances requeridos en la búsqueda de sus objetivos empresariales. Los datos contables constituyen el material clave para la toma de decisiones económicas fundamentales sobre la asignación de los recursos productivos de la empresa. Es rápido y económico. El Es uno de los inventos más Fácil de recibir virus a Correo envío a cualquier parte del revolucionario de los últimos través de los correoselectrónico mundo tarda unos segundos tiempos y ha facilitado la dudosos. en ser recibido, además vida comunicacional de las Recibimos bastantes
  10. 10. cuesta lo mismo enviar un personas y de las publicaciones (SPAM) quemensaje de tres líneas que empresas. llenan la bandeja deuno de mil y, el precio es el Acortan distancia y tiempo. entrada. Además este nos mismo sin importar el Se puede enviar cualquier hace perder tiempo destino. tipo de archivos aparte de También podemos perder textos, como: imágenes, información si se presenta Permite trabajar videos, archivos de audio, una falla en el medio en que directamente con la documentos en Word, etc. se encuentra almacenado. información recibida Se puede revisar desde El destinatario debe tener utilizando, por ejemplo, un cualquier punto del mundo, acceso a Internet, algo no procesador de textos, una lo que se necesitaría es una muy complicado en la hoja de cálculo o el conexión a internet. mayoría de los países. programa que sea Últimamente la conexión Conocimiento, se requiere necesario, cosa que no Wi-fi, y le sumamos ahora un conocimiento mínimo de ocurre con el correo desde los teléfonos móviles computación para podertradicional o el fax. Es decir, como el Blacberry o el leer un correo electrónico.cualquier mensaje se puede Apple. El correo electrónico ha modificar, reutilizar, Rapidez el envío de email facilitado mucho el robo de imprimir, etc. es instantáneo. información. Puede enviar o recibir Económico, 5 minutos en un mucha información, ya que café internet cuesta poco.se pueden mandar archivos Podemos enviar un mensaje que contengan libros, sin importar donde está la revistas, datos. persona, y sin importar la Es multimedia ya que se hora. pueden incorporar Ayuda al medio ambiente al imágenes y sonido a los evitar el uso del papel mensajes. Permite enviar mensajes a grupos de personas utilizando las listas de
  11. 11. correo. No utiliza papel. Puede consultarse en cualquier lugar del mundo. Es muy fácil de usar Publicaciones en curso de Su uso Funcionalidad para Crear hábito de su uso.Publicaciones título común y periodicidad Guía y presenta la Aprendizaje poco interactivo continúa. información Organiza la Material poco llamativo periódicas Se plantean para que información Ventajas tengan una duración Relaciona información Crea indefinida. conocimiento Desarrolla Son de autoría colectiva, habilidades Aprendizaje sin que exista de antemano puede volverse monótono previsión de quienes serán los colaboradores en cada ejemplar. La existencia de diversos colaboradores implica la diversidad de desarrollos dentro de un contenido común. Son un vehículo de comunicación rápido y eficaz que, además, traslada información reciente. Tiene carácter acumulativo, ya que los diferentes números o ejemplares no se sustituyen unos a otros debido a la diversidad de
  12. 12. autores y criterios que se reflejan en cada uno de ellos. Hay tableros que están •bajo coste, •Flexibilidad de Se presta poca atención. NoTablero cerrados con una mampara difusión. •Simultáneas o se renuevan con facilidad de cristal En otras exclusivas. •Diversidad de Poca argumentación. Noavisos organizaciones los tableros son abiertos. La realización información. •Grandes recursos de diseño. existe retroalimentación. de notas para el tablero de anuncios debe ser de una factura profesional, dependiendo del contexto de la organización. El tablero de anuncios exige una permanente actualización de sus noticias o eventos. Para ello es necesaria la existencia de un responsable que actualice el mismo, desechando las noticias que hayan pasado de fecha y colocando en el mismo las noticias que sean de interés. En cada organización puede existir un número indeterminado de tableros de anuncios o avisos: por área, por departamento o por división o incluso una zona de paso
  13. 13. obligatorio Cuando hacemos nuestro Las ventajas es que tiene El trabajador puede sentir Carta trabajo de manera una motivación extra hacia una superioridad y adecuada y logramos los los trabajadores equivocarse ante susfelicitación objetivos planteados, el resto de la gente lo ve y lo compañeros por sentirse superior ante los demás aprecia. Todos sabemos que los trabajadores más eficientes son aquellos que se encuentran constantemente motivados por sus superiores y compañeros. Hay empresas en las que se escogen “empleados del mes” a manera de felicitación a la persona más resaltante durante ese periodo o que haya realizado un muy buen trabajo. También hay empresas que optan por felicitar a sus empleados individualmente a través de pequeñas reuniones o cartas. Las anteriores son un par de opciones que emplean las empresas cuando deben ofrecerle motivación a quienes trabajan para ellos
  14. 14. y, así, lograr que seencuentren felices en donde estén trabajando
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