Rodrigo Machado, GP Gerenciamento de Projetos Introdução – Fundamentos - Conceitos Pós-Graduação – UNIFOA Prof. Rodrigo Machado - Coordenador 12 de abril de 2008

Apresentação Rodrigo Machado, GP Rodrigo Machado Membro do PMI Rio - Voluntário Gerente de Marketing e Comunicação - Crea-RJ Especialista em Gerenciamento de Projetos Arquiteto e Urbanista

Docência Coordenador do curso de pós-graduação em Gerenciamento de Projetos da UNIFOA Instrutor da RCP Consultoria Docente do curso de pós-graduação em Gerenciamento de Projetos Avançado daEcthos-CD/Universidade Gama Filho Docente do Progredir/Crea-RJ Rodrigo Machado, GP

Coordenador do curso de pós-graduação em Gerenciamento de Projetos da UNIFOA

Instrutor da RCP Consultoria

Docente do curso de pós-graduação em Gerenciamento de Projetos Avançado daEcthos-CD/Universidade Gama Filho

Docente do Progredir/Crea-RJ

Revisão... Rodrigo Machado, GP

Rodrigo Machado, GP O QUE É PROJETO?

Rodrigo Machado, GP PROJETO e MUDANÇA O que leva a Projetos? Uma solicitação de um cliente Uma demanda do mercado Uma oportunidade de negócio Uma inovação tecnológica Um requerimento legal Uma necessidade social

Uma solicitação de um cliente

Uma demanda do mercado

Uma oportunidade de negócio

Uma inovação tecnológica

Um requerimento legal

Uma necessidade social

Rodrigo Machado, GP Definições de Projetos Projeto é um empreendimento único e não repetitivo, de duração determinada, formalmente organizado e que congrega e aplica recursos, visando o cumprimento de objetivos pré-estabelecidos Norma ISO 10006: “Projeto é um processo único, consistente com um conjunto ordenado e controlado de atividades com data de início e término, conduzidos para atingir um objetivo, com requisitos especificados, incluindo restrições de tempo, custo e recursos”

Projeto é um empreendimento único e não repetitivo, de duração determinada, formalmente organizado e que congrega e aplica recursos, visando o cumprimento de objetivos pré-estabelecidos

Norma ISO 10006: “Projeto é um processo único, consistente com um conjunto ordenado e controlado de atividades com data de início e término, conduzidos para atingir um objetivo, com requisitos especificados, incluindo restrições de tempo, custo e recursos”

Rodrigo Machado, GP Definições de Projeto PMI – Project Management Institute Projeto é um empreendimento temporário, conduzido para criar um produto ou serviço único.”

Projeto é um empreendimento temporário, conduzido para criar um produto ou serviço único.”

Estratégias Organizacionais Processos (padrões, melhorias, qualidade, PDCA, Planos de Ações...) Projetos (mudanças, grandes melhorias, novos serviços, novos negócios, novos processos produtivos, empreendimentos, fusões e aquisições...) Rodrigo Machado, GP

Processos (padrões, melhorias, qualidade, PDCA, Planos de Ações...)

Projetos (mudanças, grandes melhorias, novos serviços, novos negócios, novos processos produtivos, empreendimentos, fusões e aquisições...)

Projeto - Design Rodrigo Machado, GP Projeto – Idéia, Proposta, Plano Projeto – empreendimento (PMI) Nomenclatura

Projeto - Design

Projeto – Idéia, Proposta, Plano

Projeto – empreendimento (PMI)

Ciclo de Vida do Projeto Rodrigo Machado, GP X Ciclo de Vida do Produto

Ciclo de Vida do Projeto

Ciclo de Vida do Projeto Concepção Planejamento Implementação Encerramento Rodrigo Machado, GP Processo / Produto Continua o Ciclo de Vida do Produto

Concepção

Planejamento

Implementação

Encerramento

Project Management Institute PMI - |Project Management Institute – fundado na Pensilvênia – EUA em 1969 Rodrigo Machado, GP 220 mil filiados no mundo Brasil – 13 Chapters

PMI - |Project Management Institute – fundado na Pensilvênia – EUA em 1969

220 mil filiados no mundo

Brasil – 13 Chapters

Padrões ( Standards) PMBoK – Project Management Body of Knowledge – 3ªedição 2004 (www.pmi.org) Rodrigo Machado, GP PMP – Project Management Professional – Certificação reconhecida internacionalmente – 4ª mais cobiçada no mundo PMO – Project Management Office Program Management Portfolio Management CAPM – Certified Associate in Project Management

PMBoK – Project Management Body of Knowledge – 3ªedição 2004 (www.pmi.org)

PMP – Project Management Professional – Certificação reconhecida internacionalmente – 4ª mais cobiçada no mundo

PMO – Project Management Office

Program Management

Portfolio Management

CAPM – Certified Associate in Project Management

Matriz do Time de Projetos na Organização Rodrigo Machado, GP

A Percepção de Projetos como processo produtivo evoluiu no tempo “ As organizações do futuro irão implementar projetos e atribuirão a eles o fator de sucesso de seus negócios”PMI, 2005 Rodrigo Machado, GP

“ As organizações do futuro irão implementar projetos e atribuirão a eles o fator de sucesso de seus negócios”PMI, 2005

Rodrigo Machado, GP O que é Gerenciamento de Projetos PMI: “gerenciamento de Projetos é a aplicação de Conhecimento, Habilidades, Ferramentas e Técnicas às atividades do Projeto, de forma a atender as necessidades e expectativas dos steakholders deste Projeto”

Rodrigo Machado, GP O que é Gerenciamento de Projetos É o processo de planejamento, análise e controle de tarefas, prazos e recursos de um Projeto. Envolve também a comunicação dos progressos e resultados alcançados para os clientes, apoio (staff) ou administração superior e demais steakholders.

Rodrigo Machado, GP Steakholders São todos os participantes ou partes interessadas no Projeto, como os clientes, fornecedores,membros do time de Projeto, e comunidade (s) afetada(s), direta ou indiretamente.

Rodrigo Machado, GP Gerenciamento de Projetos – outras definições “ Gerenciar Projetos é a ciência e arte de obter resultados por meio de pessoas em grupos formalmente organizados e produtivos, trazendo uma visão (concepção) à realidade .” Microsoft: “ Gerenciamento de Projetos é simplesmente Planejar, Organizar e Gerir atividades e recursos para alcançar um objetivo definido, usualmente considerando restrições de tempo e custo”.

Negócios muito Projetizados (alguns exemplos) Construção Civil TI (informática, telecom...) Farmacos Marketing e Comunicação Entretenimento (vídeo, fono, shows, eventos...) Óleo e Gás Mandatos governamentais Rodrigo Machado, GP

Construção Civil

TI (informática, telecom...)

Farmacos

Marketing e Comunicação

Entretenimento (vídeo, fono, shows, eventos...)

Óleo e Gás

Mandatos governamentais

Posicionamento do Profissional de Projetos Área Estratégica da Organização Área Operacional da Organização Consultoria Gerência do Contratante Gerência do Contratado Equipe Rodrigo Machado, GP

Área Estratégica da Organização

Área Operacional da Organização

Consultoria

Gerência do Contratante

Gerência do Contratado

Equipe

Rodrigo Machado, GP O Trinômio Sagrado Tempo Custo Escopo Evolução do Conhecimento em GP

Rodrigo Machado, GP Passo evolutivo Tempo Custo Qualidade Escopo

Rodrigo Machado, GP 9 Áreas de Conhecimento - PMBOK Tempo Custo Qualidade Escopo RH comunicação Risco Aquisições integração

Rodrigo Machado, GP PMBOK 3ª edição (2004) processo 9 áreas de conhecimento 5 fases 44 processos (referência)

9 áreas de conhecimento

5 fases

44 processos (referência)

Rodrigo Machado, GP Fases do Gerenciamento do Projeto Ciclo de vida do Gerenciamento do Projeto iniciação planejamento controle execução encerramento

Rodrigo Machado, GP Desenvolver Project Charter Desenv. decl. Escopo prelim . Desenv.Plano Gerenc. Projeto Pplanejamento Escopo Definição Escopo Criar wbs Estimativa Recurs. Ativ. Definição Atividade Estimativa Duraç. Ativ. Estimativa Custos Orçamentação Planejam. Rec. HUmanos Planejam. Qualidade Planejam. Comunicações Planejar Contratações Planejamento Resp. Riscos Planejar Compras e Aqui. Planejamento Gerenc. Riscos Identificação Riscos Análise Qualitat. Riscos Análise Quantit. Riscos Desenvolvime. Cronograma Sequenciam. Atividades Orientar e Gerenc. Exec. Realizar a Garant. Quali Dsenvolver Equipe Contratar ou Mob equipe Solicitar Resp. Fornec. Distribuição Informações Selecionar Fornecedores Monitorar e Contr. TRabalho Verificação Escopo Controle Do Escopo Controle Cronograma Controle Custos Realizar Contr Quali Controle Integr Mudanc. Gerenciar Equipe Relatório Desempenho Gerenciar Steakholders Monitoramento Contr Riscos Administração Contratos Encerrar o Projeto Encerramento Contratos Processos de Iniciação Processos de Planejamento Processos de Execução Procossos de Monitoramento e Controle Processos de Encerramento

Rodrigo Machado, GP Dinâmica Importância da Equipe Elementos de Gerenciamento de Projetos

PROCESSOS DE INICIAÇÃO Pmbok 3ª edição Rodrigo Machado, GP

Processos de Iniciação Concepção do Projeto Análise de Oportunidade Análise de Viabilidade Avaliação das alternativas Formalização do Projeto – “Project Charter ” Rodrigo Machado, GP

Processos de Iniciação

Concepção do Projeto

Análise de Oportunidade

Análise de Viabilidade

Avaliação das alternativas

Formalização do Projeto – “Project Charter ”

Rodrigo Machado, GP Seleção de Projetos- modelos numéricos Análise de Viabilidade Investidores têm expectativa sobre retorno do capital investido, após análise de alternativas e decisão sobre o investimento. VPL - Valor Presente Líquido TIR - Taxa Interna de Retorno Payback - Tempo de retorno do capital investido Capital disponível liquidez Riscos, cenários, análise de tendências, mercado outros

VPL - Valor Presente Líquido

TIR - Taxa Interna de Retorno

Payback - Tempo de retorno do capital investido

Capital disponível

liquidez

Riscos, cenários, análise de tendências, mercado

outros

Rodrigo Machado, GP Seleção de Projetos- modelos não numéricos Valores intangíveis Necessidade imperiosa/Emergência Necessidade Competitiva Extensão de linha de um produto Imagem Comparação de benefícios (via especialistas, prespectiva do cliente, steakholders, priorização)

Necessidade imperiosa/Emergência

Necessidade Competitiva

Extensão de linha de um produto

Imagem

Comparação de benefícios (via especialistas, prespectiva do cliente, steakholders, priorização)

Rodrigo Machado, GP Seleção de Projetos - Matriz de decisão necessidades desejos ponderação análise comparativa

necessidades

desejos

ponderação

análise comparativa

O start up de um Projeto Projeto tem que ter “certidão de nascimento” Tem que ser formalizado, visível, percebido, empodeirado ( empowerment ) Em geral nasce de uma centro de custos da organização Documento de formalização: Project Charter Rodrigo Machado, GP

Projeto tem que ter “certidão de nascimento”

Tem que ser formalizado, visível, percebido, empodeirado ( empowerment )

Em geral nasce de uma centro de custos da organização

Documento de formalização: Project Charter

Project Charter (Termo de Abertura) “ Certidão de Nascimento” do Projeto Deve conter: Nome do projeto Nome do Gerente do Projeto Descrição Prazo Custo estimado Restrições Premissas Riscos iniciais identificados Quem elaborou, quem aprovou, datas Rodrigo Machado, GP

Project Charter (Termo de Abertura)

“ Certidão de Nascimento” do Projeto

Deve conter:

Nome do projeto

Nome do Gerente do Projeto

Descrição

Prazo

Custo estimado

Restrições

Premissas

Riscos iniciais identificados

Quem elaborou, quem aprovou, datas

Rodrigo Machado, GP Declaração Preliminar de Escopo Resposta de planejamento do GP ao Project Charter Visa: Desenvolver mais o escopo Definir o time do projeto Definir os objetivos específicos Definir as principais entregas do projeto Abordar melhor os riscos, os custos, os prazos

Resposta de planejamento do GP ao Project Charter

Visa:

Desenvolver mais o escopo

Definir o time do projeto

Definir os objetivos específicos

Definir as principais entregas do projeto

Abordar melhor os riscos, os custos, os prazos

Processos de Planejamento Rodrigo Machado, GP

Rodrigo Machado, GP Por que Planejar O planejamento é a simulação de uma situação futura. Planejamos para podermos antever ações a implementar, obstáculos a superar e recursos a alocar, cumprindo assim, nossos objetivos de forma mais eficaz. Faz parte do planejamento o agrupamento de atividades em pacotes de trabalho, o estabelecimento do encadeamento e interdependência das mesmas, assim como o levantamento, previsão e otimização de custos e recursos humanos associados.

O planejamento é a simulação de uma situação futura. Planejamos para podermos antever ações a implementar, obstáculos a superar e recursos a alocar, cumprindo assim, nossos objetivos de forma mais eficaz.

Faz parte do planejamento o agrupamento de atividades em pacotes de trabalho, o estabelecimento do encadeamento e interdependência das mesmas, assim como o levantamento, previsão e otimização de custos e recursos humanos associados.

Rodrigo Machado, GP Por que Planejar O Planejamento deve ser constantemente acompanhado e revisto durante a evolução de um projeto. Somente assim podemos representar a realidade de maneira mais fiel. O planejamento deve ser realizado tanto na fase de estudo (concepção) quanto na implementação do projeto.

O Planejamento deve ser constantemente acompanhado e revisto durante a evolução de um projeto. Somente assim podemos representar a realidade de maneira mais fiel.

O planejamento deve ser realizado tanto na fase de estudo (concepção) quanto na implementação do projeto.

Importância do Planejamento Fase com maior número de processos (21) Baseline do trinômio escopo-tempo-custo Baseline de todo o Projeto (Plano do Projeto) Processos de todas as áreas de conhecimento Aumento de maturidade e percepção do Projeto, de forma contínua e recorrente ( rolling wave planning );não é uma fase isolada;realimentação constante do ciclo de planejamento Rodrigo Machado, GP

Fase com maior número de processos (21)

Baseline do trinômio escopo-tempo-custo

Baseline de todo o Projeto (Plano do Projeto)

Processos de todas as áreas de conhecimento

Aumento de maturidade e percepção do Projeto, de forma contínua e recorrente ( rolling wave planning );não é uma fase isolada;realimentação constante do ciclo de planejamento

Rodrigo Machado, GP Principais Produtos WBS Diagrama de Marcos ( milestones ) Matriz de Responsabilidades Organograma do Projeto Plano de Comunicação Planejamento dos Riscos Rede de Programação das atividades Cronograma Orçamentação Plano de Aquisições Plano do Projeto

WBS

Diagrama de Marcos ( milestones )

Matriz de Responsabilidades

Organograma do Projeto

Plano de Comunicação

Planejamento dos Riscos

Rede de Programação das atividades

Cronograma

Orçamentação

Plano de Aquisições

Plano do Projeto

Rodrigo Machado, GP Criar WBS entradas saídas Ativos de Processos Organizacionais Declaração de Escopo do Projeto Plano do Gerenciamento do Escopo do Projeto Solicitações de Mudanças Aprovadas Análise de Estrutura Analítica do Projeto Decomposição WBS Atualizações na Declaração do Escopo do Projeto Dicionário da WBS Linha de Base do Escopo do Projeto Atualização no Plano de Gerenciamento do Escopo do Projeto es Ferramentas e Técnicas Exemplo de Processo de Escopo

Ativos de Processos Organizacionais

Declaração de Escopo do Projeto

Plano do Gerenciamento do Escopo do Projeto

Solicitações de Mudanças Aprovadas

Análise de Estrutura Analítica do Projeto

Decomposição

WBS

Atualizações na Declaração do Escopo do Projeto

Dicionário da WBS

Linha de Base do Escopo do Projeto

Atualização no Plano de Gerenciamento do Escopo do Projeto

Rodrigo Machado, GP WBS – work breakdown structure Outros nomes EAP – Estrutura Analítica do Projeto EDT –Estrutura de Decomposição do Trabalho Deve ser construída coletivamente Mostra as entregas do Projeto (deliverables)ou pacotes de trabalho (work packages) em um nível de decomposição que possam ser gerenciados Entrada para grande parte dos outros processos Recomendação: incluir processos de gerenciamento como atividades na estrutura

Outros nomes

EAP – Estrutura Analítica do Projeto

EDT –Estrutura de Decomposição do Trabalho

Deve ser construída coletivamente

Mostra as entregas do Projeto (deliverables)ou pacotes de trabalho (work packages) em um nível de decomposição que possam ser gerenciados

Entrada para grande parte dos outros processos

Recomendação: incluir processos de gerenciamento como atividades na estrutura

Rodrigo Machado, GP WBS – work breakdown structure Estruturação e Organização Orientada ao Tempo Orientada ao Custo Orientada à Geografia do Projeto Orientada às Áreas de Responsabilidade Topdown ou bottom up

Orientada ao Tempo

Orientada ao Custo

Orientada à Geografia do Projeto

Orientada às Áreas de Responsabilidade

Topdown ou bottom up

Rodrigo Machado, GP WBS – work breakdown structure Wbs APL – Redepetro-BC

Rodrigo Machado, GP Desenvolvimento Do Cronograma entradas saídas Ativos dos Processos Organ. Lista de Atividades Atributos da Atividade Declaração de Escopo do Projeto Diagrama de Rede do Cronograma do Projeto Plano de Gerenciamento do Projeto Recursos Necessários para a Atividade Calendário de Recursos Análise de Rede do Cronogr Método do Caminho Crítico Compreensão do Cronogr Nivelamento de Recursos Método da Cadeia Crítica Software de Ger. Projeto Aplicação de Calendários Ajuste de Atecip e Atrasos Modelo de Cronograma Dotações Orçamentárias Cronograma do Projeto (rede, barras, marcos) Linha de base do Projeto Atualização de Recursos Necessários Atualização de Atributos das Atividades Atualização do Calendário do Projeto Mudanças Solicitadas Atual. Plano Ger. Projeto te Ferramentas e Técnicas Exemplo de processo de tempo

Ativos dos Processos Organ.

Lista de Atividades

Atributos da Atividade

Declaração de Escopo do Projeto

Diagrama de Rede do Cronograma do Projeto

Plano de Gerenciamento do Projeto

Recursos Necessários para a Atividade

Calendário de Recursos

Análise de Rede do Cronogr

Método do Caminho Crítico

Compreensão do Cronogr

Nivelamento de Recursos

Método da Cadeia Crítica

Software de Ger. Projeto

Aplicação de Calendários

Ajuste de Atecip e Atrasos

Modelo de Cronograma

Dotações Orçamentárias

Cronograma do Projeto

(rede, barras, marcos)

Linha de base do Projeto

Atualização de Recursos Necessários

Atualização de Atributos das Atividades

Atualização do Calendário do Projeto

Mudanças Solicitadas

Atual. Plano Ger. Projeto

Rodrigo Machado, GP tempo Método do Caminho Crítico São identificadas as folgas das atividades, no encadeamento das mesmas Folga livre: em relação à atividade sucessora Folga total: em relação aos caminhos de trabalhos do projeto Determina as datas de início e término, cedo e tarde de cada atividade Caminho crítico é o caminho mais longo com folga nula; o atraso em uma atividade crítica atrasa o projeto Concentrar mais esforços nas atividades críticas

São identificadas as folgas das atividades, no encadeamento das mesmas

Folga livre: em relação à atividade sucessora

Folga total: em relação aos caminhos de trabalhos do projeto

Determina as datas de início e término, cedo e tarde de cada atividade

Caminho crítico é o caminho mais longo com folga nula; o atraso em uma atividade crítica atrasa o projeto

Concentrar mais esforços nas atividades críticas

Rodrigo Machado, GP Dinâmica Exercitar sequenciamento lógico de atividades

Rodrigo Machado, GP riscos Conceituação de Risco Associado a incerteza e probabilidade Teoria das Probabilidades - 1632 - mercado de seguros (Desafio aos Deuses) Risco: ameaça e oportunidade Impacto no custo: variação positiva e negativa - resultado monetário esperado Cultura Organizacional x nível de aversão a riscos Área de conhecimento em franca expansão

Associado a incerteza e probabilidade

Teoria das Probabilidades - 1632 - mercado de seguros (Desafio aos Deuses)

Risco: ameaça e oportunidade

Impacto no custo: variação positiva e negativa - resultado monetário esperado

Cultura Organizacional x nível de aversão a riscos

Área de conhecimento em franca expansão

Rodrigo Machado, GP Riscos Plano de Gerenciamento de Riscos Define como identificar, analisar, responder e monitoras os riscos Metodolgia (abordagem, ferramentas e fonte de dados Funções e Responsabilidades - líder e equipe de suporte Tempo- periodicidade de execução do gerenciamento

Define como identificar, analisar, responder e monitoras os riscos

Metodolgia (abordagem, ferramentas e fonte de dados

Funções e Responsabilidades - líder e equipe de suporte

Tempo- periodicidade de execução do gerenciamento

Rodrigo Machado, GP riscos Categorias de Riscos - exemplos Técnicos Organizacionais (maturidade, percepção, políticos) Externos (conjuntura econômica, política, físicos ) Contratuais ou legais ATRIBUTOS DOS RISCOS

Técnicos

Organizacionais (maturidade, percepção, políticos)

Externos (conjuntura econômica, política, físicos )

Contratuais ou legais

Rodrigo Machado, GP Abordagem para resposta aos Riscos contingenciamento

Rodrigo Machado, GP custos Investidores têm expectativa sobre retorno do capital investido, após análise de alternativas e decisão sobre o investimento. VPL - Valor Presente Líquido TIR - Taxa Interna de Retorno Payback - Tempo de retorno do capital investido Capital disponível liquidez Riscos, cenários, análise de tendências, mercado outros

VPL - Valor Presente Líquido

TIR - Taxa Interna de Retorno

Payback - Tempo de retorno do capital investido

Capital disponível

liquidez

Riscos, cenários, análise de tendências, mercado

outros

Rodrigo Machado, GP custos Decisões financeiras são apoiadas em informações precisas Garantir que o orçamento de um projeto represente de fato seu custo global Orçamento preciso é apoiado em ferramentas e técnicas facilitadoras do gerenciamento do projeto Sem gestão de Custos não há investimento

Decisões financeiras são apoiadas em informações precisas

Garantir que o orçamento de um projeto represente de fato seu custo global

Orçamento preciso é apoiado em ferramentas e técnicas facilitadoras do gerenciamento do projeto

Sem gestão de Custos não há investimento

Rodrigo Machado, GP Orçamentação entradas saídas Declaração do Escopo do Projeto WBS Dicionário da WBS Estimativa de Custos do Projeto Estimativa de Custos da Atividade Cronograma do Projeto Calendário de Recursos Contratos Plano de Gerenciamento de Custos Conciliação de Custos Análise das Reservas Estimativa Paramétrica Reconciliação dos Limites de Finaciamento Linha de Base de Custos (curva S) Necessidade de Financiamento do Projeto (aporte de recursos financeiros) Mudanças solicitadas Atualização no Plano de Gerenciamento de Custos $ Ferramentas e Técnicas

Declaração do Escopo do Projeto

WBS

Dicionário da WBS

Estimativa de Custos do Projeto

Estimativa de Custos da Atividade

Cronograma do Projeto

Calendário de Recursos

Contratos

Plano de Gerenciamento de Custos

Conciliação de Custos

Análise das Reservas

Estimativa Paramétrica

Reconciliação dos Limites de Finaciamento

Linha de Base de Custos (curva S)

Necessidade de Financiamento do Projeto (aporte de recursos financeiros)

Mudanças solicitadas

Atualização no Plano de Gerenciamento de Custos

Rodrigo Machado, GP RH Matriz de Responsabilidades

Rodrigo Machado, GP qualidade Para o Gerenciamento de Projetos, a qualidade será objeto de verificação tanto do produto gerado como dos processos que compõem o Projeto

Rodrigo Machado, GP qualidade Custo da Qualidade É o custo de todo o esforço necessário para garantir a conformidade com os requisitos, bem como o custo da do trabalho gerado pela não-conformidade Custos de prevenção custos de Avaliação Custos das Falhas - Internos - Externos

Custos de prevenção

custos de Avaliação

Custos das Falhas

- Internos

- Externos

Rodrigo Machado, GP comunicação Gerentes de Projeto passam mais de 90% do tempo se comunicando Comunicação se dá de várias maneiras verbal, não-verbal, formal, informal Relatórios, gráficos, reuniões, atas são processos de comunicação Há que se definir as regras do jogo para a comunicação. Há que se fazer um planejamento das comunicações

Gerentes de Projeto passam mais de 90% do tempo se comunicando

Comunicação se dá de várias maneiras verbal, não-verbal, formal, informal

Relatórios, gráficos, reuniões, atas são processos de comunicação

Há que se definir as regras do jogo para a comunicação. Há que se fazer um planejamento das comunicações

Rodrigo Machado, GP comunicação As Palavras sagradas As 6 palavras: “ Eu acredito que cometi um erro” As 5 palavras: “ Você fez um bom trabalho” As 4 palavras: “ Qual a sua opinião?” As 3 palavras: “ Se você puder...” As 2 palavras: “ por favor” “muito obrigado” “com licença” “bom dia” A palavra: “ Nós” Márcio Hervé, PMP

Rodrigo Machado, GP comunicação 4 pecados (palavras impuras) “ O meu trabalho eu faço certo. Agora, esta gente...” “ Isto aqui sempre foi assim e não vai mudar nunca” “ Eu não quero saber o que aconteceu; eu quero saber quem é o culpado” “ Eu sabia que não ia dar certo” Márcio Hervé, PMP

Rodrigo Machado, GP aquisições Fazer ou Comprar Identificar Core Business/Core Competences;Qual o nosso negócio? O que é escopo e o que é aquisição O que é comprado é escopo da outra parte; gestão de ambos por processos e perspectivas distintas para um mesmo objetivo: o Projeto Terceirização Integração de serviços

Identificar Core Business/Core Competences;Qual o nosso negócio?

O que é escopo e o que é aquisição

O que é comprado é escopo da outra parte; gestão de ambos por processos e perspectivas distintas para um mesmo objetivo: o Projeto

Terceirização

Integração de serviços

Rodrigo Machado, GP aquisições Tipos de Contratos - graus de riscos diferentes Preço Global (Fixed Price) - risco transferido para o contratado Custos Reembolsáveis - por administração - custo mais percentual do custo (CPPC - cost plus percentage of costs) - custo mais remuneração fixa (CPFF - cost plus fixed fee) - custo mais remuneração de incentivo (CPIF - cost plus incentive fee)

Preço Global (Fixed Price) - risco transferido para o contratado

Custos Reembolsáveis - por administração

- custo mais percentual do custo (CPPC - cost plus percentage of costs)

- custo mais remuneração fixa (CPFF - cost plus fixed fee)

- custo mais remuneração de incentivo (CPIF - cost plus incentive fee)

Processos de Execução Rodrigo Machado, GP

Rodrigo Machado, GP Processos de Execução São os esforços necessários para que o produto do projeto seja realizado Requer a coordenação de pessoas, o emprego dos materiais e equipamentos, o desembolso financeiro, nos prazos previstos e segundo o Plano de Gerenciamento do Projeto aprovado Prevê também os esforços preventivos e corretivos resultantes dos processos de monitoração e controle As variações forçosas sobre o que foi planejado pode levar a um novo planejamento, embora deva ser evitado

São os esforços necessários para que o produto do projeto seja realizado

Requer a coordenação de pessoas, o emprego dos materiais e equipamentos, o desembolso financeiro, nos prazos previstos e segundo o Plano de Gerenciamento do Projeto aprovado

Prevê também os esforços preventivos e corretivos resultantes dos processos de monitoração e controle

As variações forçosas sobre o que foi planejado pode levar a um novo planejamento, embora deva ser evitado

Rodrigo Machado, GP Principais Produtos (ações) Distribuição das informações Alocação dos recursos Contratações Desenvolvimento da equipe Realizar Entregas

Distribuição das informações

Alocação dos recursos

Contratações

Desenvolvimento da equipe

Realizar Entregas

Processos de Controle Rodrigo Machado, GP

Rodrigo Machado, GP Processos de Monitoramento e Controle Verificar e Monitorar as atividades previstas no Plano de Gerenciamento do Projeto Observar que sejam incorporadas somente mudanças aprovadas Esforço para que os desvios não coloque em risco negativo o Projeto Orientar os ajustes no Plano de Gerenciamento do Projeto, quando necessário

Verificar e Monitorar as atividades previstas no Plano de Gerenciamento do Projeto

Observar que sejam incorporadas somente mudanças aprovadas

Esforço para que os desvios não coloque em risco negativo o Projeto

Orientar os ajustes no Plano de Gerenciamento do Projeto, quando necessário

Rodrigo Machado, GP integração CCM - Comitê Integrado de Mudanças Representantes da equipe do projeto, de preferência, de várias áreas Representantes dos clientes - conhecimento do impacto sobre o produto final Representantes de outros projetos - experiência de outros projetos Representantes da Gerência Funcional - conhecimentos das estratégias da organização

Representantes da equipe do projeto, de preferência, de várias áreas

Representantes dos clientes - conhecimento do impacto sobre o produto final

Representantes de outros projetos - experiência de outros projetos

Representantes da Gerência Funcional - conhecimentos das estratégias da organização

Rodrigo Machado, GP Principais Produtos Relatórios de Desempenho (Status Report) Gráficos e Planilhas de acompanhamento de custos e prazos (ex. EVM, Curva S, histogramas etc.) Pautas e Atas de Reuniões de acompanhamento e de Mudanças Alterações Entregas parciais

Relatórios de Desempenho (Status Report)

Gráficos e Planilhas de acompanhamento de custos e prazos (ex. EVM, Curva S, histogramas etc.)

Pautas e Atas de Reuniões de acompanhamento e de Mudanças

Alterações

Entregas parciais

Rodrigo Machado, GP Verificação do Escopo entradas saídas Declaração de Escopo do Projeto Dicionário da WBS Plano do Gerenciamento do Escopo do Projeto Entregas Inspeção Entregas Aceitas Mudanças Solicitadas Ações Corretivas Recomendadas es Ferramentas e Técnicas

Declaração de Escopo do Projeto

Dicionário da WBS

Plano do Gerenciamento do Escopo do Projeto

Entregas

Inspeção

Entregas Aceitas

Mudanças Solicitadas

Ações Corretivas Recomendadas

Rodrigo Machado, GP escopo Formalização de Entregas Parciais e Mudanças Entregas intermediárias devem ser documentadas, com aceitação formal; formulários próprios Mudanças devem ser evitadas. Se necessárias, devem ser documentadas, formalizadas e aprovadas, sempre!; formulários próprios

Entregas intermediárias devem ser documentadas, com aceitação formal; formulários próprios

Mudanças devem ser evitadas. Se necessárias, devem ser documentadas, formalizadas e aprovadas, sempre!; formulários próprios

Rodrigo Machado, GP custos Análise do Valor Agregado Earned Value Management - EVM determina a performance do projeto, relacionando custo com tempo comparações de curvas de desembolso no tempo, tipo “S” (o que foi planejado de desembolso, o que foi realmente gasto e o que foi realmente realizado

determina a performance do projeto, relacionando custo com tempo

comparações de curvas de desembolso no tempo, tipo “S” (o que foi planejado de desembolso, o que foi realmente gasto e o que foi realmente realizado

Rodrigo Machado, GP custos Análise do valor Agregado tempo $ t1 Orçamento planejado Custo real Valor agregado - trabalho realmente produzido

Rodrigo Machado, GP Relatório de Desempenho entradas saídas Ferramentas de apresentação de informações Coleta e compilação das informações sobre desempenho Reuniões de avaliação do andamento Sistemas de relatórios de horas Sistemas de relatórios de custos Relatórios de Desempenho Previsões Atualização nos Ativos de Processos Organizacionais Mudanças Solicitadas Ações Corretivas recomendadas co Ferramentas e Técnicas Informações sobre o desempenho do Trabalho Medições de desempenho Previsão de término Medições de controle da qualidade Plano de Gerenciamento do Projeto (linha de base da medição de desmepenho) Solicitações de mudança aprovadas Entregas Exemplos de processos de comunicação

Ferramentas de apresentação de informações

Coleta e compilação das informações sobre desempenho

Reuniões de avaliação do andamento

Sistemas de relatórios de horas

Sistemas de relatórios de custos

Relatórios de Desempenho

Previsões

Atualização nos Ativos de Processos Organizacionais

Mudanças Solicitadas

Ações Corretivas recomendadas

Informações sobre o desempenho do Trabalho

Medições de desempenho

Previsão de término

Medições de controle da qualidade

Plano de Gerenciamento do Projeto (linha de base da medição de desmepenho)

Solicitações de mudança aprovadas

Entregas

Rodrigo Machado, GP comunicação Reuniões - um capítulo à parte Planejamento das reuniões Escopo, pauta Cronograma Deliverables Líder, condutor quem participa; fulano é necessário? Documentação (instrução, apresentação, atas, distribuição) 1ª pergunta: “É necessária?”

Planejamento das reuniões

Escopo, pauta

Cronograma

Deliverables

Líder, condutor

quem participa; fulano é necessário?

Documentação (instrução, apresentação, atas, distribuição)

Rodrigo Machado, GP Gerenciar Steakholders entradas saídas Métodos de Comunicação Registros de Problemas Problemas Resolvidos Solicitações de Mudanças Aprovadas Atualização nos Ativos de Processos Organizacionais Ações corretivas aprovadas Atualização no Plano de Gerenciamento do Projeto co Ferramentas e Técnicas Plano de Gerenciamento das Comunicações Ativos de Processos Organizacionais

Métodos de Comunicação

Registros de Problemas

Problemas Resolvidos

Solicitações de Mudanças Aprovadas

Atualização nos Ativos de Processos Organizacionais

Ações corretivas aprovadas

Atualização no Plano de Gerenciamento do Projeto

Plano de Gerenciamento das Comunicações

Ativos de Processos Organizacionais

Processos de Encerramento Rodrigo Machado, GP

Rodrigo Machado, GP Processos de Encerramento Documentar o encerramento do Projeto evita problemas Documentar o encerramento do Projeto contribui para a gestão do conhecimento da organização Documentos básicos: - Encerramento Administrativo - Encerramento dos Contratos

Documentar o encerramento do Projeto evita problemas

Documentar o encerramento do Projeto contribui para a gestão do conhecimento da organização

Documentos básicos:

- Encerramento Administrativo

- Encerramento dos Contratos

Rodrigo Machado, GP Principais Produtos Chek list de encerramento Aceite formal de entrega Relatório de Análise Crítica Lições Aprendidas Avaliação da Satisfação do Cliente Arquivamento do histórico do Projeto Relatório Resumo do Projeto

Chek list de encerramento

Aceite formal de entrega

Relatório de Análise Crítica

Lições Aprendidas

Avaliação da Satisfação do Cliente

Arquivamento do histórico do Projeto

Relatório Resumo do Projeto

Rodrigo Machado, GP integração Encerramento Administrativo - deve conter: Sumário do Projeto Aceite final do Projeto Descrição dos produtos resultantes Avaliação - comparação com o planejado; exposição de motivos Listagem das solicitações de mudanças Avaliação da qualidade dos produtos Avaliação dos processos e técnicas de gerenciamento adotados Informações das experiências vivenciadas pela equipe

Sumário do Projeto

Aceite final do Projeto

Descrição dos produtos resultantes

Avaliação - comparação com o planejado; exposição de motivos

Listagem das solicitações de mudanças

Avaliação da qualidade dos produtos

Avaliação dos processos e técnicas de gerenciamento adotados

Informações das experiências vivenciadas pela equipe

Rodrigo Machado, GP Os 10 Mandamentos do Gerenciamento Estabelecer objetivos claros Definir bem a organização Estabelecer Responsabilidades Promover reuniões objetivas Difundir as informações Acompanhar o progresso Acompanhar o orçamento Evitar alterações Não esconder problemas Atacar os problemas HOJE

Estabelecer objetivos claros

Definir bem a organização

Estabelecer Responsabilidades

Promover reuniões objetivas

Difundir as informações

Acompanhar o progresso

Acompanhar o orçamento

Evitar alterações

Não esconder problemas

Atacar os problemas HOJE

Rodrigo Machado, GP Mais que ciência Gerenciamento é uma arte

Rodrigo Machado, GP Obrigado pela Atenção! Até a próxima aula...