Your SlideShare is downloading. ×
  • Like
  • Save
Formação de Auditores Internos
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Thanks for flagging this SlideShare!

Oops! An error has occurred.

×

Now you can save presentations on your phone or tablet

Available for both IPhone and Android

Text the download link to your phone

Standard text messaging rates apply

Formação de Auditores Internos

  • 7,788 views
Published

Curso de Formação de Auditores Internos de Gestão da Qualidade

Curso de Formação de Auditores Internos de Gestão da Qualidade

Published in Business
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
  • Também agradeço me enviar por email: milene_estevam@hotmail.com
    Are you sure you want to
    Your message goes here
  • Otimo material, teria como me enviar por email: reginadoy_adm@hotmail.com
    Are you sure you want to
    Your message goes here
  • também gostaria de receber por email china_som@hotmail.com
    Are you sure you want to
    Your message goes here
  • Muito bom trabalho, excelente!! Muito bom, poderia compartilhar por e-mail para reciclagem da minha equipe de auditorires: Segue e-mail: emarketingline@gmail.com desde já agradeço e sucesso!
    Are you sure you want to
    Your message goes here
  • Boa noite, tudo bem. Gostei deste material. Vou realizar auditoria interna eu (Aurélio) gostaria de saber se é possivel passar esta apresentação e apostila para eu e-mail qsi-inspecoes-industriais@hotmail.com - Obrigado Aurélio dos Santos - Curitiba, Pr
    Are you sure you want to
    Your message goes here
No Downloads

Views

Total Views
7,788
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1

Actions

Shares
Downloads
0
Comments
42
Likes
24

Embeds 0

No embeds

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide

Transcript

  • 1. Formação de Auditores Internos Baseada na ISO 19011:2002
  • 2. Introdução a Auditorias MÓDULO 1 Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 3. Conceitos e Definições Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 4. Definições Módulo 1 Auditoria Processo sistemático, documentado e independente para obter evidências de auditoria e avaliá-las objetivamente determinando a extensão na qual os critérios de auditoria são atendidos. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 5. Definições Módulo 1 Processo de Auditoria (Assessment) É uma investigação sistemática de um sistema de gestão documentado, e sua implementação, para determinar sua eficácia. Análise Crítica da Documentação É a comparação da documentação com os requisitos do sistema de gestão, para determinar sua adequação. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 6. Definições Módulo 1 Auditoria in-loco ► Comparação da documentação com a implementação do sistema de gestão para determinar sua eficácia. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 7. Definições Módulo 1 Evidência de Auditoria Registros, apresentação de fatos ou outras informações, pertinentes aos Critérios de Auditoria e verificáveis. Nota: A evidência de Auditoria pode ser qualitativa ou quantitativa Critério de Auditoria Conjunto de políticas, procedimentos ou requisitos. Nota: Critérios de Auditoria são usados como uma referência, que é comparada com a evidência de Auditoria. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 8. Auditorias Objetivos, Benefícios, Princípios e Classificação Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 9. Objetivos da Auditoria Módulo 1 ► Determinar a conformidade de um sistema de gestão; ► Determinar a eficácia de um sistema de gestão; ► Verificar se as “Regras” estabelecidas estão aplicadas e se estas “Regras” são pertinentes; ► Fornecer oportunidades de melhoria ao sistema de gestão; ► Atender requisitos legais e regulamentares; ► Preparar uma organização para uma certificação. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 10. Objetivos da Auditoria Módulo 1 Razões para conduzir uma auditoria: Ciclo de auditorias internas; Novo fornecedor e revisão regular de fornecedores; Requisitos contratuais; Mudanças no sistema de gestão; Problemas de qualidade. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 11. Benefícios da Auditoria Módulo 1 Proporcionar maior confiança ao gerenciamento; Promover maior confiança aos clientes e uma boa imagem junto as partes interessadas; Facilitar a comunicação entre as várias partes da empresa; Identificar problemas operacionais e prevenir acidentes; Fornecer oportunidades para a melhoria contínua; Realimentar o sistema através de ações corretivas e preventivas. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 12. Princípios da Auditoria Módulo 1 Princípios Relacionados a Auditores: ► Conduta Ética: O fundamento do profissionalismo. ► Apresentação justa: A obrigação de reportar com veracidade e exatidão. ► Devido cuidado profissional: A aplicação de diligência e julgamento na Auditoria Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 13. Princípios da Auditoria Módulo 1 Outros princípios relacionados à Auditoria: ► Independência: É a base para a imparcialidade da Auditoria e objetividade das conclusões da mesma. ► Abordagem baseada em evidência: É um método racional para alcançar conclusões confiáveis e verificáveis em um processo de Auditoria Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 14. Classificação de Auditorias Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 15. Classificação de Auditorias Módulo 1 Tipos de Auditorias: ► Primeira parte (Auditoria Interna): Realizada internamente pela própria organização; O Auditor Interno audita a organização. ► Segunda parte (Auditoria Externa): Realizada por uma organização interessada em outra organização. Ex.: Clientes auditando Fornecedores. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 16. Classificação de Auditorias Módulo 1 Tipos de Auditorias: ► Terceira parte (Auditoria Extrínseca): Realizada por um organismo independente, com vista à certificação; Um auditor independente audita a organização. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 17. Classificação de Auditorias Módulo 1 Podem ser de: ► Adequação: Verifica-se a documentação em relação ao atendimento aos requisitos da norma e sua consistência; ► Conformidade: Verifica-se no local determinado se o que foi escrito na documentação está sendo cumprido na prática, assegurando a conformidade com os requisitos da norma. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 18. Certificação Módulo 1 O que é a Certificação de Empresas? É o reconhecimento formal da existência de um sistema de gestão. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 19. Certificação Módulo 1 Como a certificação é concedida? ► Através de avaliações conduzidas por Auditores qualificados; ► E pela verificação da conformidade do sistema de gestão implantado com os critérios das normas, NBR ISO 9001:2008; NBR ISO 14001:2004; OHSAS 18001:2007, ABNT ISSO/TS 16949:2002 e outras reconhecidas. ► É válida por três anos; ► Identifica o escopo compreendido no SGQ e o site, no caso o SGA; ► Atesta conformidade com os requisitos normativos para partes interessadas, internas e externas; ► Permite à empresa certificada utilizar a logo do organismo acreditador/ certificador, conforme contratado. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 20. Etapas de uma Auditoria MÓDULO 2 Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 21. Características das Auditorias Módulo 2 Algumas características das Auditorias: ► Auditorias são caras; ► Auditorias devem ser bem planejadas; ► Auditorias não devem ser “de surpresa”; ► Sempre devem ser ajustadas as datas de forma conveniente para ambas as partes, Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 22. Auditando Processos Módulo 2 Sistema de Gestão – Entenda a interação Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 23. Auditando um Sistema Módulo 2 Como auditar um Sistema: ► Mapear o Sistema: Processos; Entradas e Saídas; Controles; Seqüencias; Interações; ► Estabelecer um programa. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 24. Etapas Planejamento da Auditoria Módulo 2 Preparação da Auditoria Execução da Auditoria Resultado das Auditorias Acompanhamento Pós-Auditoria Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 25. Planejamento das Auditorias Módulo 2 Etapa 1 Planejamento da Auditoria Planejamento da Auditoria Preparação da Auditoria Execução da Auditoria Resultado das Auditorias Acompanhamento Pós-Auditoria Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 26. Planejamento das Auditorias Módulo 2 No planejamento das Auditorias devemos considerar: ► A situação atual de implementação de um Sistema de Gestão; ► A importância do processo a ser auditado; ► O resultado de auditorias anteriores; ► A análise crítica do Sistema de Gestão; ► Eventuais alterações nos procedimentos de trabalho da Organização; ► A independência dos Auditores. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 27. Planejamento das Auditorias Módulo 2 No planejamento das Auditorias devemos considerar: ► As prioridades da alta direção; ► As orientações comerciais; ► Os requisitos relativos a certificação; ► O Cliente da Auditoria; ► As novas exigências legais ou regulamentares. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 28. Planejamento das Auditorias Módulo 2 Exemplo de planejamento de Auditorias: Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 29. Preparação da Auditoria Módulo 2 Etapa 2 Preparação da Auditoria Planejamento da Auditoria Preparação da Auditoria Execução da Auditoria Resultado das Auditorias Acompanhamento Pós-Auditoria Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 30. Preparação da Auditoria Módulo 2 O Auditor Líder / Representante da Direção deve: ► Preparar o programa de Auditoria (prevendo tempos, requisitos, processos e auditados envolvidos); ► Notificar ao auditado o dia da Auditoria; ► Considerar o conjunto da documentação de referências, internas (manual, procedimentos, instruções de trabalho e registros) externas (normas e documentos regulamentares); ► Preparar um check-list, se necessário; ► Selecionar a equipe auditora; ► Orientar equipe de Auditores. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 31. Preparação da Auditoria Módulo 2 O número de pessoas e a experiência coletiva dos membros da equipe dependem de: ► Escopo da Auditoria; ► Pessoal disponível; ► Tempo disponível para execução da Auditoria; ► Necessidade de habilidades ou conhecimento específico. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 32. Preparação da Auditoria Módulo 2 Tamanho da equipe: ► Auditorias com apenas um auditor não são recomendadas; ► Equipes de 2 ou 3 pessoas é o ideal; ► Benefícios do trabalho em equipe são: Maior experiência e conhecimento técnico; Melhor foco em áreas específicas; Sinergia e discussão de idéias sobre diferentes pontos de vista. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 33. Preparação da Auditoria Módulo 2 Orientações para a equipe auditora: ► Escopo da auditoria; ► Capacitação da equipe e especialização e especialização de seus componentes; ► Regras para a Auditoria (ex.: uso de check-list); ► Temas específicos, pontos de conflito e preocupações da administração; ► Atividades e áreas críticas a serem analisadas. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 34. Preparação da Auditoria Módulo 2 Programa de Auditoria: ► É elaborado antes da análise crítica da documentação; ► Auxilia na determinação da eficácia; ► Auxilia a: Determinar informações e atividades críticas; Identificação de amostras; Maximizar o uso do tempo e potencial da equipe; Fornecer uma visão geral para a abordagem; Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 35. Preparação da Auditoria Módulo 2 Elaboração do Programa de Auditoria: ► Identificar o propósito do processo que será analisado, e determinar o que deve ser executado; ► Identificar o Cliente do processo; ► Determinar as necessidades e expectativas do cliente e o produto ou serviço esperado; ► Determinar como obter informações que forneçam uma indicação do desempenho do processo: No tempo alocado; Com a equipe disponível. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 36. Preparação da Auditoria Módulo 2 Amostragem: ► Uma Auditoria é um processo amostral; ► Os resultados da Auditoria são afetados pela qualidade e quantidade da informação obtida; ► Obtendo informações: Observando atividades; Entrevistando o pessoal; Analisando criticamente a documentação. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 37. Preparação da Auditoria Módulo 2 Amostragem: ► Corte horizontal: Tamanho da amostra relativamente grande; Normalmente direcionado a um elemento do sistema. ► Corte vertical: Tamanho da amostra relativamente pequeno; Normalmente direcionado a vários elementos do sistema. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 38. Classificação de Auditorias Módulo 2 Auditoria Vertical versus Auditoria Horizontal Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 39. Preparação da Auditoria Módulo 2 Exemplo de Programa de Auditoria Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 40. Preparação da Auditoria Módulo 2 Notificação da Auditoria: ► Fazer com antecedência; ► Formalizar por escrito; ► Informar: Propósito e escopo da Auditoria; Objetivos; Programação; Equipe auditora. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 41. Preparação da Auditoria Módulo 2 Objetivos da Lista de Verificação (check-list): ► Ajudar a “memória”; ► Assegurar / cobrir todos os temas e pontos de controle; ► Assegurar profundidade e continuidade da Auditoria; ► Ajudar na administração do tempo; ► Organizar as anotações; ► Prover meios de documentar as investigações. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 42. Preparação da Auditoria Módulo 2 Lembre-se: ► As listas de verificação genéricas são de uso limitado; ► As listas devem ser específicas para cada sistema de gestão; ► As listas devem ser preparadas utilizando-se a documentação do Sistema de Gestão; ► Fazê-las de maneira que sejam de fácil uso, com formato lógico e que permitam flexibilidade; ► Evitar listas detalhadas. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 43. Preparação da Auditoria Módulo 2 Exemplo Lista de Verificação da Auditoria Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 44. Execução da Auditoria Módulo 2 Etapa 3 Execução da Auditoria Planejamento da Auditoria Preparação da Auditoria Execução da Auditoria Resultado das Auditorias Acompanhamento Pós-Auditoria Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 45. Execução da Auditoria ► Reunião de abertura; ► Entrevistas / Observações; ► Consolidação das informações; ► Módulo 2 Reunião de encerramento. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 46. Execução da Auditoria Módulo 2 Etapas distintas: Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 47. Execução da Auditoria Módulo 2 Reunião de abertura inicial Como proceder: ► Apresentar a equipe de Auditoria; ► Informar os objetivo da Auditoria; ► Comentar sobre a metodologia aplicada; ► Conhecer os auditados e estabelecer os canais de comunicação; ► Validar a programação/agenda e ajustá-la, se necessário. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 48. Execução da Auditoria Módulo 2 Reunião de abertura inicial: ► Porque fazê-la: Para evitar problemas de comunicação e gerar confiança; ► Como fazer: Através de exposição em reunião. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 49. Execução da Auditoria Módulo 2 Reunião de abertura inicial: ► Quando fazer: Na data e hora determinada em conjunto com o Representante da Direção e o Auditor Líder; ► Quem faz: O Auditor Líder comanda a reunião em presença dos responsáveis envolvidos e, quando possível, dos auditados agendados. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 50. Execução da Auditoria Módulo 2 Reunião de abertura inicial: ► Onde: No posto de trabalho, escritório, sala de reunião. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 51. Execução da Auditoria Módulo 2 Na reunião de abertura inicial o Auditor Líder deve evitar: ► Os assuntos delicados; ► As frases tristes; ► As desculpas; ► As situações de inferioridade. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 52. Execução da Auditoria Módulo 2 Condução da reunião: ► Agir de maneira profissional; ► Fornecer o maior número possível de informações relevantes ao auditado; Plano de Auditoria; Gerenciamento do tempo; ► Fazer com que as discussões sejam breves; ► Tomar notas dos problemas e preocupações, para analisar mais tarde. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 53. Execução da Auditoria Módulo 2 Boas práticas no processo de Auditoria: ► Efetuar visita inicial às instalações, quando necessário; ► Utilizar listas de verificação como base para as entrevistas; ► Utilizar técnicas de rastreamento da informação; ► Sempre comunicar as deficiências encontradas ao responsável da área auditada. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 54. Execução da Auditoria Módulo 2 Visita às instalações auxilia a: ► Entender a atividade e o fluxo do processo; ► Avaliar recursos e instalações; ► Identificar áreas para posterior exame; ► Identificar os indivíduos a serem entrevistados; ► Esclarecer por que os elementos são implementados de uma maneira particular. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 55. Execução da Auditoria Módulo 2 Técnicas de Auditoria: ► Não deixe os problemas guiarem a Auditoria – use o check-list como guia; ► Obtenha uma visão completa do problema – 5 W’s; ► Conduza as entrevistas; ► Quando um problema não é significante continue adiante; ► Documente tudo o que for examinado Obs.: Não despreze atividades de outro turno. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 56. Execução da Auditoria Módulo 2 Princípio da Comunicação: Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 57. Execução da Auditoria Módulo 2 Como melhorar a comunicação? ► O Auditor deve transmitir todas as solicitações de informações (perguntas) de forma clara; ► O Auditor deve ouvir a(s) resposta(s) atentamente; ► A informação deve ser retransmitida do Auditor para o auditado de modo a indicar como a resposta foi interpretada (feedback); ► Caso o auditado não concorde com a resposta retransmitida, o ciclo acima deve ser repetido até esclarecer a resposta inicial; Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 58. Execução da Auditoria Módulo 2 Linguagem do corpo - O corpo fala: ► Formas de comunicação física: EVITAR: Contato com os olhos (encarar); Estalar os dedos; Olhos arregalados; Movimentos de pernas e braços, entre outros. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 59. Execução da Auditoria Módulo 2 Linguagem auditiva - problema: ► Assunto desinteressante; ► Atenção concentrada na avaliação de quem fala e não no assunto; ► Envolvimento emocional; ► Ouvir os fatos e não as idéias; ► Tomar notas; ► Falta de atenção; ► Distração; ► Evitar assuntos complexos; ► Fugas periódicas Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 60. Execução da Auditoria Módulo 2 Habilidades para ouvir atentamente: ► Confirmar a resposta: É isso mesmo que você está dizendo?; ► Espera: Ter certeza de que o auditado acabou. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 61. Execução da Auditoria Módulo 2 Habilidades para ouvir atentamente: ► Não interromper: Não seja impaciente; ► Resumir a resposta: Corrige qualquer mal entendido. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 62. Execução da Auditoria Módulo 2 Tipos de Questões: ► Aberta: Obtém informação abrangente; Geralmente requer uma explanação como resposta. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 63. Execução da Auditoria Módulo 2 Tipos de Questões: ► Fechada: Obtém informação específica; Geralmente um “sim” ou “não” como resposta; Fornece informação limitada; Confirmação; Esclarece informações já obtidas. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 64. Execução da Auditoria Módulo 2 As sete questões utilizadas pelo Auditor durante a execução da auditoria: ► Como? ► Os envolvidos; De que modo; ► O quê? ► Quando? O tempo ► Por quê? Os motivos. O fato. ► Quem? ► Mostre-me A evidência objetiva. Onde? O lugar. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 65. Execução da Auditoria Módulo 2 O comportamento do Auditor durante a execução da auditoria: ► O Auditor deve: Adotar uma atitude e imprimir um ritmo à Auditoria; Questionar corretamente; Manter a imparcialidade e a objetividade, como condições básicas para obtenção dos fatos; Mostrar respeito pelo profissional que está sendo auditado. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 66. Execução da Auditoria Módulo 2 O comportamento do Auditor no desenvolvimento da auditoria: ► Realizar avaliação in-loco; ► Comprovar as informações verbais; ► Utilizar linguagem direta nas conclusões; ► Certificar-se dos fatos antes das conclusões; ► Mostrar organização; ► Dirigir-se às pessoas responsáveis pelas atividades; ► Seguir a orientação do Auditor Líder; ► Não interromper os serviços em execução; ► Dirigir as críticas aos fatos, NUNCA às pessoas. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 67. Execução da Auditoria Módulo 2 Durante a auditoria não confie na memória: ► Seja sistemático ao efetuar as anotações; ► Não tenha pressa ao escrever, faz parte do seu trabalho tomas notas; ► Ordene as anotações de forma lógica. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 68. Execução da Auditoria Módulo 2 Nunca esqueça de registrar: ► Que documentação verificou; ► Quais produtos / processos foram verificados; ► Local onde você esteve e com quem falou; ► Quais sistemas e/ou equipamentos foram utilizados para validar a informação posteriormente. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 69. Execução da Auditoria Módulo 2 Entrevista / Observação: ► Na entrevista o Auditor deve: Recolher informações suficientes para poder analisar a situação e concluir sobre a conformidade com a norma. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 70. Execução da Auditoria Módulo 2 Conduzindo uma entrevista: ► Diretrizes gerais: Conduzir as entrevistas em ambiente adequado; Entrevistar separadamente. ► Se possível ter duas pessoas conduzindo a entrevista: Uma para questionar; Outra para tomar notas. ► Fazer a mesma pergunta à níveis diferentes; ► Suportar as entrevistas com evidência documentada. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 71. Execução da Auditoria Módulo 2 Fatores que influenciam na confiança do Auditor perante o auditado: ► Estar com boa aparência física; ► Ter atitude positiva; ► Ter ética no trato com o auditado e manter o respeito. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 72. Execução da Auditoria Módulo 2 Objeções: ► O Auditor deve antecipar-se às objeções, para que no momento de sua formulação possa: Responder imediatamente (se possível); Responder mais tarde, se previsto na abordagem do auditor, comunicando este fato ao auditado. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 73. Execução da Auditoria Módulo 2 Reuniões da equipe de Auditoria: ► Possui as seguintes funções: Permitir ao Líder da equipe monitorar o progresso; Permite a troca de informações e evidências que requerem confirmação; Auxilia na identificação de problemas sistemáticos; Tira proveito da experiência técnica de toda a equipe; Tira proveito do brainstorm e promove a sinergia; Permitir um debate para determinar as declinações de nãoconformidade, oportunidades de melhoria e resumir os resultados para reunião de encerramento. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 74. Execução da Auditoria Módulo 2 O Auditor deve: ► Basear suas observações e comentários nos fatos identificados, buscando as evidências objetivas; O Auditor não deve: ► Inferir no sistema que está auditando ou emitir opiniões. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 75. Execução da Auditoria Módulo 2 Exemplo: ► Fato: A temperatura é de 17ºC nesta sala conforme observado no termômetro calibrado nº15; ► Inferência: O aquecedor não funciona. ► Opiniões: Faz frio nesta sala. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 76. Execução da Auditoria Módulo 2 Conforme a NBR ISO 9000:2005: ► Evidência Objetiva: “Dados que apóiam a existência ou a verificação de alguma coisa”; Nota: A evidência objetiva pode ser obtida através da observação, medição, ensaio ou outros meios. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 77. Execução da Auditoria Módulo 2 Conforme a NBR ISO 9000:2005: ► Não-Conformidade: “Não atendimento de um requisito”; Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 78. Execução da Auditoria Módulo 2 Ao identificar uma não conformidade o Auditor deve: ► Notificar ao auditado; ► Validar junto ao auditado a confirmação na não-conformidade; ► Anotar em local próprio. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 79. Execução da Auditoria Módulo 2 Consolidação das informações: A Equipe de Auditoria deve se reunir durante a execução da Auditoria, quando pertinente, para consolidar as informações recolhidas pelos auditores; ► Os Auditores devem acordar entre si as constatações, quanto: Ao requisito da Norma relacionado; À pertinência da constatação; À existência da evidência objetiva; À redação das constatações. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 80. Execução da Auditoria Módulo 2 Documentando uma não-conformidade: ► É uma função importante da equipe; ► Usualmente sob a forma de um sintoma; ► A equipe precisa determinar a significância e escopo; ► O sintoma leva a não-conformidade; ► Assegurar que houve análise adequada antes de escrever a nãoconformidade. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 81. Execução da Auditoria Módulo 2 Declaração de uma não-conformidade: Deveria incluir: ► Uma descrição detalhada do problema; ► Evidência objetiva que demonstra o problema; ► Um esclarecimento quanto ao requisito, incluindo a fonte (cita o subelemento mais próximo); ► O impacto ou significância do problema, se conhecido. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 82. Execução da Auditoria Módulo 2 Redação da não-conformidade: Ao redigir uma constatação de Auditoria, o Auditor deve: 1 - Enunciar o fato constatado, de forma clara, concisa e compreensível: Não-conformidade Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 83. Execução da Auditoria Módulo 2 2 – Precisar, através de evidências (fatos, dados, documentos, informações) que dão veracidade e informação: Evidência objetiva Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 84. Execução da Auditoria Módulo 2 3 – Identificar a referência encontrada como válida e desenvolver um breve relato sobre o requisito (item normativo / documentação da organização): Referência Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 85. Execução da Auditoria Módulo 2 Comunicação da não-conformidade: Deve ser indicada 04 vezes: ► Inicialmente, o sintoma é identificado ao guia; ► Quando a não conformidade é identificada, o responsável pela administração é notificado; ► Durante a reunião de encerramento e não conformidade é confirmada; ► No relatório da auditoria todas as não-conformidades devem ser indicadas. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 86. Resultados da Auditoria Módulo 2 Etapa 4 Resultados da Auditoria Planejamento da Auditoria Preparação da Auditoria Execução da Auditoria Resultado das Auditorias Acompanhamento Pós-Auditoria Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 87. Resultados da Auditoria Módulo 2 O Auditor Líder é responsável por: ► Formalizar as conclusões da Auditoria através do Relatório de Auditoria e dos Registros das não-conformidades encontradas. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 88. Resultados da Auditoria Módulo 2 Resultados da Auditoria dependem de: ► Quantidade de informação; ► Qualidade da informação; ► Habilidade do Auditor em obter e avaliar a informação. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 89. Resultados da Auditoria Módulo 2 Resultados da Auditoria interessam ao: ► Gerenciamento do sistema de gestão; ► Gerenciamento da organização auditada; ► Pessoal que executa as atividades. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 90. Resultados da Auditoria Módulo 2 Linguagem escrita: ► As mensagens transmitidas desta forma são conduzidas somente por palavras, sem nenhuma entonação ou linguagem corporal para auxiliar a sua interpretação; ► Todas as comunicações escritas devem ser baseadas em termos apropriados à fluência dos seus destinatários. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 91. Resultados da Auditoria Módulo 2 Relatório da Auditoria: ► O Relatório da Auditoria deve incluir os seguintes itens: Informações da Auditoria; Auditores e Auditados; Não conformidades / Observações; Conclusão. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 92. Resultados da Auditoria Módulo 2 Exemplo do Relatório de Auditoria Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 93. Resultados da Auditoria Módulo 2 Reunião de Fechamento: ► O Auditor Líder é responsável por: Apresentar o resumo do resultado da auditoria na Reunião de Fechamento; Comentar sobre as não conformidades da Auditoria mais relevantes, se pertinente; Agradecer a colaboração dos auditados; Comentar sobre os pontos fortes do sistema de gestão da organização, boas práticas e oportunidades de melhoria. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 94. Resultados da Auditoria Módulo 2 Reunião de Fechamento: ► Obs.: na reunião, o Representante da Direção e / ou a Alta Direção deverão estar presentes. Os auditados podem participar da reunião, mas não há obrigatoriedade. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 95. Acompanhamento Pós - Auditoria Módulo 2 Etapa 5 Acompanhamento do Pós-Auditoria Planejamento da Auditoria Preparação da Auditoria Execução da Auditoria Resultado das Auditorias Acompanhamento Pós-Auditoria Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 96. Acompanhamento Pós - Auditoria Módulo 2 O que a organização deve efetuar após o recebimento dos resultados da Auditoria: ► Após a Auditoria o responsável pelo processo ou o gerente da área, ao receber as não-conformidades constatadas e o relatório de auditoria, deve tratar as não-conformidades identificadas pelo Auditor conforme a seguir.... Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 97. Acompanhamento Pós - Auditoria Módulo 2 ► Analisar as causas das não-conformidades constatadas; ► Definir as correções e as ações corretivas e/ou preventivas a serem efetuadas; ► Implantar as soluções de acordo com os planos de ação que serão estabelecidos; ► Analisar a eficácia das soluções implantadas e registrar os resultados; ► Corrigir desvios. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 98. Acompanhamento Pós - Auditoria Módulo 2 Conforme a norma ISO 9000:2005: ► Correção: Ação tomada para eliminar o efeito de uma não conformidade identificada; ► Ação Corretiva: Ação tomada para eliminar a causa de uma não conformidade identificada ou outra situação indesejável; ► Ação Preventiva: Ação tomada para eliminar a causa de uma não-conformidade potencial prevenindo sua ocorrência. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 99. Acompanhamento Pós - Auditoria Módulo 2 O Auditor, após o prazo estabelecido para a correção das nãoconformidades, pelos responsáveis definidos pela organização, deve: ► Avaliar se as ações efetuadas pela organização, para a correção das não conformidades, foram efetivas de forma a evitar a sua recorrência; ► Verificar se os resultados das ações efetuadas foram registrados e se os registros de auditoria foram fechados. Caso a não-conformidade não tenha sido tratada, o Auditor deverá avaliar se isto colocará em risco a conformidade do sistema de gestão da organização com as normas. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 100. Auditores Competência e Avaliação Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 101. Qualificação de Auditores Módulo 1 A segurança e confiança na Auditoria dependem da competência daqueles que a conduzem: Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 102. Qualificação de Auditores Módulo 1 A NBR ISO 19011 (Diretrizes para Auditorias de sistema de gestão da qualidade e/ou ambiental) define os seguintes critérios mínimos para os candidatos a Auditores: ► Atributos pessoais; ► Conhecimento e habilidades genéricas; ► Educação e experiência profissional; ► Treinamento formal; ► Treinamento prático; Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 103. Critérios para seleção de Auditores Módulo 1 ► Independência; ► Treinamento em técnicas de auditoria; ► Habilidade específica; ► Experiência em participação de auditoria; ► Habilidade na comunicação oral e escrita; ► Capacidade para exame da documentação de referência. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 104. Manutenção da qualificação Módulo 1 É recomendado que os Auditores: ► Mantenham atualizados os seus conhecimentos; ► Submetam-se à formação complementar, quando necessário; ► AUDITEM!. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 105. Características do Auditor Módulo 1 Perspicácia: ► Capacidade de compreensão de um problema, mas sem tirar conclusões apressadas. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 106. Características do Auditor Módulo 1 Persistência: ► Capacidade de vencer as dificuldades e manter o curso planejado das ações, sem retroceder. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 107. Características do Auditor Módulo 1 Persistência Flexível: ► Capacidade de ver as coisas de diferentes pontos de vista e de se adaptar às circunstâncias sem alteração. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 108. Características do Auditor Módulo 1 Abordagem disciplinada: ► Capacidade de tratar um problema com lógica e sistematicamente; ► Capacidade de definir e entender os limites de responsabilidade. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 109. Características do Auditor Módulo 1 Habilidades Sociais: ► Capacidade de comunicar e de trabalhar com pessoas em diferentes níveis e, de diferentes formações. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 110. Características do Auditor Módulo 1 Habilidades de Apresentação: ► Capacidade de expressar pensamentos, idéias e propostas claramente, ambos oralmente e por escrito. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 111. Características do Auditor Módulo 1 Habilidades Técnicas: ► Capacidade de investigar e determinar conformidade em todas as áreas. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 112. Características do Auditor Módulo 1 Características positivas: ► Educação; ► Tenacidade; ► Amizade; ► Mente Aberta; ► Prestimosidade; ► Diplomacia; ► Capacidade de ser construtivo; ► Honestidade; ► Capacidade de ser informativo; ► Maturidade; ► Perspicácia; ► Modéstia; ► Sensatez. ► Tato. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 113. Características do Auditor Módulo 1 Características negativas: ► Crítico; ► Inflexível; ► Controverso; ► Preguiçoso; ► Dogmático; ► Desonesto; ► Apressado por conclusões; ► Susceptível; ► Agressivo; ► Não prático; ► Desatencioso; ► “Sabe tudo”; ► Inconsistente. ► Indeciso. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 114. Comportamento do Auditor ► Ser aberto; ► Usar a comunicação em duas vias; ► Não enfatizar erros; ► Não relacionar pessoas com problemas; ► Quando errado, admitir; ► Respeitar a organização; ► Criar um ambiente propício a melhorias; ► Módulo 1 Acreditar em declarações verbais mas requerer provas (evidências). Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 115. Principais funções Módulo 1 Auditor Líder deve: ► Programar as auditorias internas; ► Disponibilizar recursos para a equipe de Auditoria; ► Coordenar a execução da Auditoria, reunião de abertura e encerramento; ► Elaborar o relatório de auditoria; ► Analisar criticamente a efetividade das ações tomadas pela organização. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 116. Principais funções Módulo 1 Equipe de Auditoria deve: ► Preparar a lista de verificação; ► Efetuar auditoria; ► Preencher registros de constatações de não conformidade. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 117. Conflitos em Auditorias Módulo 1 Conflitos podem: ► Reduzir a eficácia do Auditor; ► Reduzir o acesso à informação. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 118. Conflitos em Auditorias Módulo 1 Reações: ► Hostilidade progressiva: Antagonismo crescente; Reação defensiva. ► Hostilidade súbita: Conflito interno; Frustração. ► Hostilidade imediata: Conflito direto; Quer evitar. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 119. Conflitos em Auditorias Módulo 1 Considerações: ► Abordagem; ► Relato impessoal; ► Empatia ou simpatia; ► Julgamento de valor; ► Adequação aos costumes locais; ► Relacionamento; ► Objetividade e ausência de tendência; ► Informações sigilosas; ► Ética da auditoria; ► Ambiente da entrevista; ► Benefício da dúvida;. ► Condições secundárias; Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 120. Conflitos em Auditorias Módulo 1 Situações comuns de problemas: ► Resistência a mudanças; ► Informações / críticas espontâneas; ► Conflitos internos; ► Fraude / desvio; ► Perda de tempo.. Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011
  • 121. Obrigado! Módulo 1 A qualidade nunca se obtém por acaso, ela é sempre o resultado do esforço inteligente! Formação de Auditores Internos baseada na ISO 19011