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8Escolha do equipamento (HARDWARE)A escolha do equipamento adequado fica sob responsabilidade da Gigatron, assim não haver...
9*A IMPLANTAÇÃO é uma atividade contínua e exige dedicação do empresário. As alteraçõesnecessárias ao acompanhamento da ev...
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Artigo resltando em como automatizar seu comércio, seja varejo ou prestador de serviços.

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Como automatizar sua loja

  1. 1. 1 COMO AUTOMATIZAR SUA LOJASumárioA única coisa que tem valor dentro de qualquer empresa é a informação, ela é a base dogerenciamento eficiente e eficaz, que mantém o negócio e traz condições de crescimentosustentável, fazendo frente a concorrência e permitindo um planejamento adequado a situaçãode mercado.A automação comercial deve ser encarada como um importante investimento pelocomerciante “empreendedor” que pretende, por meio de um controle efetivo de suas operaçõescomerciais, melhorar sua gestão melhorando a qualidade de seu atendimento e permitindoque compre e venda cada vez melhor.Um software de automação vai permitir ao empresário empreendedor:– conhecer melhor seus clientes, saber suas preferencias e rotinas;– conhecer melhor sua empresa– conseguir tomar decisões mais rápidas e assertivas– corrigir falhas ou fazer uma melhor negociação– ter indicadores de eficiência e desempenho– planejar o estoque nas sazonalidades– ter um controle financeiro eficaz– reduzir custos e aumentar a eficiênciaIntroduçãoNa velocidade em que a tecnologia esta crescendo, ter uma automação dentro do comercio ouindústria é fator predominante para que a empresa consiga sobreviver no mercado cada vezmais agressivo chamado “concorrência”.A informação precisar estar disponível em qualquer tecnologia móvel com integração nos maisdiversos tipos como:– GPS (Global Positioning System ou Sistema de Posicionamento global)– Smartphones– Internet– Tablets–Notebook/Netbook– ComputadoresObjetivoO grande desafio é encontrar a solução adequada ao negócio, pois a falta de conhecimento emtecnologia, a ansiedade em automatizar o estabelecimento e a falta de critérios na escolha dosoftware pode levar o comerciante a adquirir soluções que serão motivo de frustração.www.gigatron.com.br bauru@gigatron.com.br © Gigatron Franchising - Todos os direitos reservados
  2. 2. 2AplicaçãoO objetivo da Gigatron é tentar direcionar ao empresário e desenvolver um projeto deautomação dentro de seu estabelecimento auxiliando na identificação da melhor solução emrelação aos equipamentos e tecnologias ideias para seu negócio.É muito importante definir os objetivos da automação e entendendo quais são os resultadosesperados pelo empresário, para posteriormente poder colher as informações relativas àevolução das atividades e quais os benefícios obtidos com a automação.Montar um cronograma de implantação definindo datas e objetivos da implantação irá fazercom que a implantação não seja traumática e assim conseguir um excelente resultado. Ocronograma deverá seguir critérios pois é impossível implantar uma solução completa em umcurto espaço de tempo.Abaixo temos um exemplo de cronograma dividindo a automação em pequenas partes, fazendocom que seja possível o empresário acompanhar os resultados alcançados, e assim visualizartodo o processo da automação.Exemplo: Objetivo Requisito Prazo Resultado alcançado GERENCIAME 1-Cadastrar Imediato 1-Produtos mais e menos vendido NTO produtos genéricos (por grupos) DE VENDA 2-Cadastrar clientes 2-Controle de comissões 3-Cadastrar 3-Controle de crediário Diminuir o vendedores 4-Emissão de Nota Promissória tempo de 5-Emissão de Duplicatas check-out para 6-Emissão de Carnes atender o 7-Emissão de Boleto bancário cliente mais 8-Comparativo de vendas entre rápido períodos 9-Preferencias e frequência do cliente 10-Geração de arquivos para o FISCO GERENCIAME 1-Cadastrar plano 30 dias 1-Relatórios de títulos a pagar e NTO de conta pago FINANCEIRO 2-Cadastrar 2-Relatórios de títulos a receber e fornecedor recebido Gerenciar a 3-Cadastrar centro 3-Fluxo de caixa entrada e de custo 4-Disponibilidade financeira saída de 4-Gerenciamento de 5-Controle de contas bancárias dinheiro venda * 6-Controle de juros e descontos por (pagamentos e 5-Cadastrar cheques títulos recebimentos) em carteira 7-Envio/Recebimento de arquivos 6-Movimento de bancários banco Controlar o 1-Cadastrar 60 dias 1-Integração com o contas a pagar estoque de produtos específicos 2-Gerenciamento por código de produto 2-Cadastrar pedido barra de compra 3-Controle do estoque por 3-Cadastrar NF de fornecedor entrada 4-Controle do estoque por marca 4-Gerenciamento de 5-Controle do estoque por grupos, venda * grades e cor 6-Controle de compra/venda (fluxo de estoque) 7-Controle do que comprou e não chegouwww.gigatron.com.br bauru@gigatron.com.br © Gigatron Franchising - Todos os direitos reservados
  3. 3. 3Razões para automatizar sua loja (Custo x Benefícios)Certamente ficou muito claro que automatizar uma empresa tem muitos benefícios, porémé importante fazer uma analise de todos os pontos esclarecendo as dúvidas antes de começara automação.Em relação aos obstáculos, o empresário deve pensar coisas do gênero:– O investimento deve ser alto!– Eu não entendo nada de informática, como vou fazer?– Vou ter que mudar muita coisa por aqui?– Meus clientes não vão se acostumar!– Por onde devo começar?– Em time que se ganha, não se mexe!!! Por que devo mudar?Lista de benefícios que pode conseguir com a automaçãoA) Operacionais1. Racionalização de tarefas (menos tarefas manuais)2. Eliminação de atividades que não agregam valor ao consumidor, ou seja, atividade querepresentam custos adicionais para o varejista, mas que o cliente não percebe como umserviço importante3. “Fidelização” do cliente pela melhoria e individualização do atendimento4. Captação, processamento e uso de informações confiáveis e baratas5. Redução dos custos de atendimento, logística e compras6. Melhor comunicação com o cliente, emissão de cupons fiscais discriminando os produtoscomprados, exibição clara e correta de preços e condições7. Segurança e rapidez no pagamento com cartões de crédito ou débito8. Segurança e agilidade na devolução e troca de produtos9. Redução de erros devido à captação automática de dados, eliminação de transcrições e usode fontes cadastrais únicas10. Eficiência em serviços tais como: entrega domiciliar e venda por encomenda11. Comunicação ágil e segura com fornecedores por meio da comunicação eletrônicaB) Gestão1. Redução de volume de papéis2. Facilidade para a apuração de margens, giro de estoque, descontos, etc3. Segurança e rapidez no inventário de mercadorias e no controle físico e financeiro dosestoques4. Redução de custos, aumento da segurança e agilidade da contabilização5. Mais eficiência na administração do fluxo de caixa6. Agilidade na avaliação de risco de crédito, inadimplência7. Organização interna (posicionamento de produtos em prateleiras)8. Maior velocidade na entrada de dados (EDI - Electronic Data Interchange - significa trocaestruturada de dados através de uma rede de dados qualquer)9. Otimização da gestão de preços10. Informações mais rápidas e precisaswww.gigatron.com.br bauru@gigatron.com.br © Gigatron Franchising - Todos os direitos reservados
  4. 4. 4C) Conformidades legais1. Apuração correta de impostos2. Integração com os escritório de contabilidade3. Representação segura das operações perante o fisco4. Redução de custos na apuração e controle de tributos5. Mais eficiência no planejamento tributário6. Atendimento às exigências legais (Convênios ICMS)D) Qualidade1. Melhoria no atendimento do cliente2. Modernização dos serviços prestados3. Menores erros no processo4. Melhora na comunicação garantindo a qualidade da informaçãoE) Produtividade1. Mais vendas2. Redução de custos3. Menor margem de erro4. Aumento da eficiência no ponto de venda5. Maior LUCRORoteiro para automação da loja – PROJETOO que o empresário deve ter em mente é que o tempo e dinheiro despendidos noconhecimento e implantação das ferramentas da automação comercial, permitirá uma gestãoeficiente e lucrativa do negócio. O ideal é tirar o máximo de proveito da automaçãomaximizando o investimento, revertendo em ganho real e competitividade, atendendo comqualidade às expectativas de seu cliente.Um projeto de automação depende da dedicação e perseverança do empresário, uma vez quenormalmente não é um processo simples. Para obter-se sucesso com um projeto de automação énecessário que o empresário tome alguns cuidados, que se comprometa e exija ocomprometimento de seus funcionários com o processo de automação.O principal objetivo do projeto é identificar a solução adequada ao negócio, atingindo asdiretrizes determinadas para a sua realização.O gerenciamento de cada etapa do projeto e seu fiel cumprimento garantem o resultado positivoesperado.Etapas do projeto de automaçãoO projeto de automação divide-se em três etapas distintas: PLANEJAMENTO,PREPARAÇÃO e IMPLANTAÇÃO, que serão detalhadas a seguir:www.gigatron.com.br bauru@gigatron.com.br © Gigatron Franchising - Todos os direitos reservados
  5. 5. 5PLANEJAMENTONesta etapa deve estar bem claro “ O QUE SOMOS” e “ O QUE QUEREMOS SER”, parapoder determinar como a automação levará seu negócio “até lá” Essa etapa vai permitirdesenvolver um cronograma mais favorável com um menor desembolso.Analise do NegócioA primeira coisa a fazer é identificar as necessidades gerenciais e operacionais daempresa, ou seja, definirmos quem somos e onde pretendemos chegar com a automação. Éimportante que haja a definição dos objetivos específicos da automação, quais os resultados quequeremos alcançar com a automação do estabelecimento.Estudo da situação atualÉ um levantamento de todas as atividades realizadas na loja, desde a frente de caixa até aretaguarda. É necessário analisar e descrever seus processos atuais. Algumas perguntas quepodem ajudar a fazer o estudo.1. Já existe alguma informatização?2. Quem executa cada processo?3. Por que é executado dessa forma?Exemplo de análise da situação atualTópico do problema Descrição do problema Fornecedores 1-Produtos sem código de barras2-Notas Fiscais com erros Administração 1-Descontrole do fluxo de caixa ou falta dele 2-Falta de cadastro de fornecedores 3-Plano de conta não definido 4-Sem controle das despesas e receitas Consumidor 1-Trocas e devoluções não controladas 2-O consumidor muda o hábito e a loja não acompanha 3-Gerenciamento da inadimplência Frente de Caixa 1-Filas no balcão 2-Falta ou inconsistência no cadastro de produtos 3-Falta ou inconsistência no registro de vendas 4-Preenchimento manual de carnês, duplicatas ou notas promissórias Retaguarda 1-Falta de controle de estoque 2-Inventário nunca bate 3-Furtos e perdaswww.gigatron.com.br bauru@gigatron.com.br © Gigatron Franchising - Todos os direitos reservados
  6. 6. 6Estudo da situação desejadaQuantifique as atividades atuais, exemplo: 1. Quantos clientes são atendidos por dia e por hora? 2. Quantos cheques são recebidos? 3. Quantos itens comercializamos? 4. Quantos recebimentos de mercadorias temos por dia? 5. Quantas devoluções? 6. Quantas trocas? 7. Quantas pessoas costumam ficar na fila? 8. Qual o tempo médio que uma pessoa fica na fila? 9. Qual o critério para abrir o crediário?É necessário também prever o que se deseja fazer no futuro, exemplo: 1. Lista de noivas 2. Televendas 3. Entrega domiciliar 4. Reposição automática 5. Orçamentos e Condicionais 6. ServiçosAnálise dos RiscosOs riscos devem levar em conta todo o projeto de automação, no início do projeto os riscos sãomaiores, mas conforme vai passando o tempo, os riscos são reduzidos ao final daimplementação, alguns fatores que devem ser analisados:Custo X BeneficioOs custos da automação devem ser compatíveis com os benefícios esperados num período detempo mínimo para que ocorra o retorno do investimento.www.gigatron.com.br bauru@gigatron.com.br © Gigatron Franchising - Todos os direitos reservados
  7. 7. 7Adesão da equipeO risco de resistência dos funcionários é bastante alto, que deve ser contornado por meio doenvolvimento e treinamento contínuo deles: O que automatizar? Processo Atividade 1-Registro da venda ao consumidor Vendas 2-Emissão de nota / cupom fiscal 3-Preenchimento / Liberação de cheques 4-Pesagem de produtos 5-Cartão de Crédito / Débito 6-Devoluções / Trocas 7-Promoções / Descontos 1-Concessão de crédito Serviços 2-Entrega domiciliar FRENTE DE 3-Televendas CAIXA 4-Listas de casamentos 5-Projetos de decoração 1-Preços e condições de pagamento Informação 2-Tíquete discriminado 3-Promoções Processo Atividade Suprimentos 1-Pedido de compra e reposição automática e contínua (Decisão, controle e comunicação via EDI) 2-Recepção de mercadorias automática 3-Distribuição para as rede de lojas 4-Armazenamento e movimentação Precificação 1-Margens / Mark-up 2-Rentabilidade / Lucratividade 3-Alterações / Descontos Controle 1-Controle de estoque 2-Controle de caixa geral 3-Integração com contabilidade RETAGUARDA 4-Inventário 5-Registros fiscais 6-Contas a pagar / a receber Marketing 1-Gestão de categorias de produtos 2-Resultados de campanhas 3-Comparativo de vendas x condicional 4-Comparativo de vendas x orçamentos 5-Perfil de cliente e mala-direta de ofertas, promoções, aniversário... 6-Produtividade de tráfego, de pessoal da área de vendaswww.gigatron.com.br bauru@gigatron.com.br © Gigatron Franchising - Todos os direitos reservados
  8. 8. 8Escolha do equipamento (HARDWARE)A escolha do equipamento adequado fica sob responsabilidade da Gigatron, assim não haveráerro no dimensionamento do produto, e será dimensionado de acordo com o projeto deautomação.Exemplos de equipamentos utilizados em uma automação Tipo de loja Produtos utilizados -Computador Loja de calçados -No-break -Impressora fiscal térmica -Impressora laser -Leitor de código de barra -Computador Loja de Brinquedos -No-break -Impressora fiscal térmica -Impressora laser -Leitor de código de barra -Computador Açougue -No-break -Impressora fiscal térmica -Impressora laser -Leitor de código de barra -Balança -Computador Supermercado -No-break -Impressora fiscal térmica -Impressora laser -Leitor de código de barra -Balança -Terminal de consultas -Coletor de dados de rádio frequência -Computador Livraria -No-break -Impressora fiscal térmica -Impressora laser -Leitor de código de barra -Balança -Terminal de consultasCheck-list para começar a implantaçãoTarefas que devem ser efetuadas nesta etapa do Projeto de Automação– Elaborar cronograma detalhado das tarefas e quem vai ser responsável– Instalações físicas devem estar adaptada e instalada (Tomadas, telefone, iluminação, mesas,cadeiras, balcões...)– Equipamentos e periféricos deverão esta disponíveis, instalados e testado– Os procedimentos será determinados pela franquia Gigatron– Treinamentos aos funcionários serão dados pela franquia Gigatron– Os insumos dos equipamentos deverão estar disponíveis (papeis, canetas, toner)www.gigatron.com.br bauru@gigatron.com.br © Gigatron Franchising - Todos os direitos reservados
  9. 9. 9*A IMPLANTAÇÃO é uma atividade contínua e exige dedicação do empresário. As alteraçõesnecessárias ao acompanhamento da evolução da tecnologia, dos requisitos legais e da satisfaçãodo empresário deve ser constante.Fatores críticos de sucesso na automação1. Capacitação dos usuários: já dissemos sobre a necessidade de treinamento dosusuários que participam das atividades automatizadas. Reforçamos que não há como aautomação funcionar adequadamente se os usuários não alimentarem os processoscorretamente.2. Manutenção dos equipamentos: Apesar do custo envolvido a manutenção éindispensável para o funcionamento adequado dos equipamentos e softwares.3. Aspectos culturais: A automação faz com que se altere fundamente o “como as coisas sãofeitas”. A adaptação a novas tarefas enfrenta resistências, sempre presentes e que não podemser negligenciadas. Todas as resistências devem ser tratadas de forma a não prejudicar aautomação da loja. Existem várias formas de fazê-lo, por meio de motivação, realocação depessoal para outras atividades, integração das pessoas contrárias para participar ativamentedo projeto.4. Tratamento das informações: Há uma demanda por cadastros eficientes. Isso implicaa necessidade de um rigoroso planejamento e administração desses cadastros – alinhamentode dados. Se os cadastros viabilizam os benefícios da automação, eles exigem em compensação,uma férrea disciplina e tempo adicional das pessoas. Inicialmente ocorre uma sobrecarga deinformações, dado o volume de informação, mas com o tempo esse volume diminui facilitandotodo o trabalho.www.gigatron.com.br bauru@gigatron.com.br © Gigatron Franchising - Todos os direitos reservados
  10. 10. 10 © Gigatron Franchising - Todos os direitos reservados www.gigatron.com.br bauru@gigatron.com.br (14) 3019-2827 Encontre a franquia mais próxima de você aqui Quer ser um de nossos franqueados? Entre em contato aquiwww.gigatron.com.br bauru@gigatron.com.br © Gigatron Franchising - Todos os direitos reservados

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