Sharepoint 2007 Projekt Anwender-Schulungen September 2007

Agenda Überblick Informationsportal und SharePoint IE 7 und Navigation im Portal Begriffe Arbeiten mit Inhalten Office Integration Suchfunktion Persönlicher Arbeitsbereich

Überblick Informationsportal und SharePoint

IE 7 und Navigation im Portal

Begriffe

Arbeiten mit Inhalten

Office Integration

Suchfunktion

Persönlicher Arbeitsbereich

Bernstein Ist-Situation Geschäftliches Umfeld Die Ablage und Benutzung der PC-Daten ist überwiegend zentralisiert abteilungsweise organisiert. Die Suche und Recherche nach Informationen ist weder produktiv noch zeitgemäß. Verteilung von Daten findet oft per E-Mail statt, mit allen Problemen der Redundanz und Versionierung. Die Organisation der Dateistruktur ist schwer lernbar. Die notwendige Zusammenarbeit in Teams wird kaum systemseitig unterstützt. Die Daten- und Berechtigungsstruktur spiegelt in keiner Weise die heutige dezentrale Unternehmensorganisation. Komplexität reduzieren – Administration/Verwaltung Steigende Anforderungen an die IT bewältigen Technologisches Umfeld

Die Ablage und Benutzung der PC-Daten ist überwiegend zentralisiert abteilungsweise organisiert.

Die Suche und Recherche nach Informationen ist weder produktiv noch zeitgemäß.

Verteilung von Daten findet oft per E-Mail statt, mit allen Problemen der Redundanz und Versionierung.

Die Organisation der Dateistruktur ist schwer lernbar.

Die notwendige Zusammenarbeit in Teams wird kaum systemseitig unterstützt.

Die Daten- und Berechtigungsstruktur spiegelt in keiner Weise die heutige dezentrale Unternehmensorganisation.

Komplexität reduzieren – Administration/Verwaltung

Steigende Anforderungen an die IT bewältigen

Der Lebenszyklus von Inhalten Änderung des Wertes der Inhalte Inhaltswerte ändern sich mit der Zeit – basierend auf Bedarf und Nutzen Erfassung Änderung Kollaboration Versionen Management Publish Archivierung Lang-Zeit Archivierung Re- Archivierung Recherche Bei Bernstein heute kaum systemseitig unterstützt

Tagesstatistik - Informationen Suche nach und Lesen von Informationen Informationen Erzeugen 40% 30% Meetings 20% Unterbrechungen 10%

Informationsportale E inen zentralen Zugang – Portal -, über den man auf individuell zugeschnittene, unternehmensinterne und externe Informationen und Dienste zugreifen kann Notizen Portal Dokumente Kalender Kontakte Diskussionen … Aufgaben Teammitglieder Programme Portal [lat. porta , "Pforte„]

Aufbau des Sharepoint Portals Der Sharepoint Portal Server bietet umfangreiche Funktionen für die Zusammenarbeit auf alle Ebenen des Unternehmens. Durchgängige Integration basierend auf den 4 K´s: - K ommunikation - K ollaboration - K onsolidierung - K onsistenz Kollaboration & Kommunikaion Business Intelligence Geschäfts- prozesse Suche und Recherche Enterprise Content Management Sharepoint Portal Server Projekte und Ressourcen

Der Sharepoint Portal Server bietet umfangreiche Funktionen für die Zusammenarbeit auf alle Ebenen des Unternehmens.

Durchgängige Integration basierend auf den 4 K´s: - K ommunikation - K ollaboration - K onsolidierung - K onsistenz

K ommunikation und K ollaboration auf allen Ebenen der Unternehmensstruktur und darüber hinaus…. K onsolidierung und K onsistenz durch Speicherung in anwendungsbezogenen Datenbanken…. Integration des Sharepoint Portals Mitarbeiter Team Abteilung Unternehmen Extranet

Sharepoint Site Modell Webanwendung beinhalten Websitesammlung beinhalten Websites beinhalten Listen + Bibliotheken beinhalten Dokumente + Elemente Server Farm beinhaltet Website Website Website Listen und Bibliotheken Listen und Bibliotheken Listen und Bibliotheken Dokumente Elemente Dokumente Website- Sammlungen Website- Sammlungen Web- Anwendung Web- Anwendung

Struktur und Adressen

Praktischer Teil IE 7 und Navigation im Portal

Website Inhalte Metadaten Check-In / Check-Out Begriffe

Website

Inhalte

Metadaten

Check-In / Check-Out

Website Website = Arbeitsbereich != normale Internetseite Container für Inhalte in SharePoint Stellen Tools für die Zusammenarbeit bereit Leichte Abgrenzung von Berechtigungen und Themen Basieren auf verschiedenen Vorlagen Bestehen immer aus einer Startseite und dem Websiteinhalt Was ist eine Website in SharePoint?

Website = Arbeitsbereich != normale Internetseite

Container für Inhalte in SharePoint

Stellen Tools für die Zusammenarbeit bereit

Leichte Abgrenzung von Berechtigungen und Themen

Basieren auf verschiedenen Vorlagen

Bestehen immer aus einer Startseite und dem Websiteinhalt

Inhalte Bildbibliotheken Dokumentbibliotheken Bibliotheken für erweiterte Funktionen Ankündigungen Kalender Aufgabenliste Diskussionsrunden Kontakte … Benutzerdef. Listen Listen Bibliotheken Websites (Arbeitsbereiche) Listen Bibliotheken

Bildbibliotheken

Dokumentbibliotheken

Bibliotheken für erweiterte Funktionen

Ankündigungen

Kalender

Aufgabenliste

Diskussionsrunden

Kontakte

…

Benutzerdef. Listen

Metadaten Daten, die Informationen über andere Daten enthalten Beschreiben Dateien und Listeneinträge in SharePoint Werden in formatierbaren Spalten gespeichert Vorteile Beschreibung Suchen Filtern Sortieren Was sind Metadaten? Inhalt? Haltbarkeit? Zutaten? Beschreibung des Inhalts!

Daten, die Informationen über andere Daten enthalten

Beschreiben Dateien und Listeneinträge in SharePoint

Werden in formatierbaren Spalten gespeichert

Vorteile

Beschreibung

Suchen

Filtern

Sortieren

Check-In / Check-Out Explizite Schreibrechte Bearbeiten über einen längeren Zeitraum Änderungen zurückhalten Warum Dateien Auschecken? Was passiert dabei? Persönliche Kopie Originaldatei wird als ausgecheckt markiert Originaldatei ist für andere nur lesbar Und dann? Check-In Check-Out rückgängig machen

Explizite Schreibrechte

Bearbeiten über einen längeren Zeitraum

Änderungen zurückhalten

Persönliche Kopie

Originaldatei wird als ausgecheckt markiert

Originaldatei ist für andere nur lesbar

Check-In

Check-Out rückgängig machen

Praktischer Teil Arbeiten mit Inhalte Office Integration Suchfunktion

Persönlicher Arbeitsbereich Eigener Arbeitsbereich (Dokumente, Aufgaben) Privater und öffentlicher Bereich Verwalten der Mitarbeiterinformationen (Bereitstellen) Hyperlinks, Kollegen, Mitgliedschaften Integration mit Office Persönliche Spielwiese zum ausprobieren Der Home-Ordner bleibt vorerst weiter bestehen Was ist die „My Site“?

Eigener Arbeitsbereich (Dokumente, Aufgaben)

Privater und öffentlicher Bereich

Verwalten der Mitarbeiterinformationen (Bereitstellen)

Hyperlinks, Kollegen, Mitgliedschaften

Integration mit Office

Persönliche Spielwiese zum ausprobieren

Der Home-Ordner bleibt vorerst weiter bestehen

Praktischer Teil My Site

Vielen Dank für die Aufmerksamkeit und viel Spass mit SharePoint!