Google Gmail, Calendar and Your Cloud Powered Law Office

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Find out how to supercharge Gmail and Google Calendar with experimental features, customized settings, third-party plug-ins, and integrate with your cloud powered law office.

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Google Gmail, Calendar and Your Cloud Powered Law Office

  1. 1. Google Gmail, Calendar And  Your Cloud Powered Law Office © Carole Levitt & Mark Rosch, Internet For Lawyers, 2013 @CaroleLevitt / @MarkRosch
  2. 2. @MarkRosch @CaroleLevitt
  3. 3. BOOK COVER  THIS PRESENTATION IS BASED ON OUR LATEST ABA BOOKTHIS PRESENTATION IS BASED ON OUR LATEST ABA BOOK CLAIM YOUR 20% DISCOUNT ON ANY OF OUR BOOKS AT               http://www.netforlawyers.com/barbooks USE THE DISCOUNT CODE rocket CLAIM YOUR 20% DISCOUNT ON ANY OF OUR BOOKS AT                http://www.netforlawyers.com/barbooks USE THE DISCOUNT CODE rocket
  4. 4. • QUESTIONS? – FOR LIVE WEBINAR: USE GOTOMEETING – FOR ON‐DEMAND WEBINAR: • EMAIL: info@netforlawyers.com
  5. 5. GOOGLE’S APPS FOR BUSINESS 
  6. 6. GOOGLE APPS FOR BIZ PRICING.   GOOGLE APPS FOR BUSINESS PRICINGGOOGLE APPS FOR BUSINESS PRICING
  7. 7. GOOGLE APPS CLOUD SECURITY            &                                        RELIABILITY • Your Information is Backed Up in Multiple  Locations & Multiple Computers… SECURITY “CLOUD” ISSUES http://linkon.in/ethicsofcloudSECURITY “CLOUD” ISSUES http://linkon.in/ethicsofcloud
  8. 8. You Own Your Information  in Google Apps and Gmail • Google Apps for Business Online Agreement,  Paragraph 7.1   • http://linkon.in/13idBBC SECURITY “CLOUD” ISSUES http://linkon.in/ethicsofcloudSECURITY “CLOUD” ISSUES http://linkon.in/ethicsofcloud
  9. 9. Your Information in Google Apps and  Gmail is Confidential • Google Apps for Business Online Agreement,  Paragraphs 6.1 & 6.3 • http://linkon.in/13idBBC SECURITY “CLOUD” ISSUES http://linkon.in/ethicsofcloudSECURITY “CLOUD” ISSUES http://linkon.in/ethicsofcloud
  10. 10. SECURITY/CLIENT CONFIDENTIALITY “CLOUD” ISSUES: SUBPOENAS  http://linkon.in/ethicsofcloud SECURITY/CLIENT CONFIDENTIALITY “CLOUD” ISSUES: SUBPOENAS  http://linkon.in/ethicsofcloud
  11. 11. SECURITY “CLOUD” ISSUES http://linkon.in/ethicsofcloudSECURITY “CLOUD” ISSUES http://linkon.in/ethicsofcloud
  12. 12. ABA COMMISSION ON ETHICS 20/20 NEW SECTION C  ADDED TO   MODEL RULE 1.6 AND REVISION OF COMMENT 16 ABA COMMISSION ON ETHICS 20/20 NEW SECTION C  ADDED TO   MODEL RULE 1.6 AND REVISION OF COMMENT 16
  13. 13. SECURITY/CLIENT CONFIDENTIALITY “CLOUD” ISSUES  http://linkon.in/ethicsofcloud SECURITY/CLIENT CONFIDENTIALITY “CLOUD” ISSUES  http://linkon.in/ethicsofcloud
  14. 14. • GMAIL
  15. 15. GMAIL INBOX.  LABELSLABELS ADDADD LOGOLOGO GMAIL ADDRESS:GMAIL ADDRESS: mrosch@netforlawyers.comrosch@netforlawyers.co mm SEARCH/ADVANCEDSEARCH/ADVANCED SEARCHSEARCH SENDERSENDER SUBJECT AND PARTIAL MESSAGESUBJECT AND PARTIAL MESSAGE TIME OR DATETIME OR DATE GMAIL INBOX FOR GOOGLE APPS FOR BUSINESS ACCOUNT GMAIL INBOX FOR GOOGLE APPS FOR BUSINESS ACCOUNT
  16. 16. NEW GMAIL INTERFACE  GMAIL’S NEW INBOX INTERFACEGMAIL’S NEW INBOX INTERFACE
  17. 17. MESSAGE CONVERSATION VIEW ON:  GMAIL MESSAGES CONVERSATION VIEW ON:  THREADED DISPLAYGMAIL MESSAGES CONVERSATION VIEW ON:  THREADED DISPLAY
  18. 18. “CONVERSATION VIEW” OFF  GMAIL MESSAGES CONVERSATION VIEW OFF: UNTHREADED DISPLAYGMAIL MESSAGES CONVERSATION VIEW OFF: UNTHREADED DISPLAY
  19. 19. TO TURN CONVERSATION VIEW ON AND OFF, OR  DO ANY OTHER CUSTOMIZATION, CLICK GEAR GEAR  ICON, THEN SETTINGSICON, THEN SETTINGS USE SETTINGS TO TURN CONVERSATION VIEW ON AND OFFUSE SETTINGS TO TURN CONVERSATION VIEW ON AND OFF
  20. 20. DEFAULTS TO “GENERAL” TAB  GMAIL SETTING (GENERAL) TO TURN CONVERSATION                   VIEW ON AND OFF GMAIL SETTING (GENERAL) TO TURN CONVERSATION                    VIEW ON AND OFF GENERAL TAB
  21. 21. GMAIL ADVANCED SEARCH GMAIL ADVANCED SEARCHGMAIL ADVANCED SEARCH CLICK DOWN ARROWCLICK DOWN ARROW
  22. 22. CAN ADVANCED SEARCH ALL MESSAGES OR SPECIFIC LABEL. ..CAN ADVANCED SEARCH ALL MESSAGES OR SPECIFIC LABEL. .. GMAIL ADVANCED SEARCHGMAIL ADVANCED SEARCH CLICK ARROWS TO SELECT ACLICK ARROWS TO SELECT A LABELLABEL FOR DROPFOR DROP--DOWNDOWN MENUMENU
  23. 23. YOU CAN VIEW YOUR CALENDAR AND A FEW  GOOGLE DOCS (SEE BOTTOM OF LEFT‐HAND  COLUMN) W/O LEAVING GMAIL INBOX.   GOOGLE DOCS GADGETGOOGLE DOCS GADGET CALENDAR GADGETCALENDAR GADGET ……GADGETSGADGETS ADD DOCS AND CALENDAR GADGETS TO GMAIL INBOXADD DOCS AND CALENDAR GADGETS TO GMAIL INBOX
  24. 24. GEAR ICON/SETTINGS  CLICK GEAR ICONCLICK GEAR ICON CLICKCLICK SETTINGSSETTINGS HOW TO ADD CALENDAR GADGET TO GMAIL INBOXHOW TO ADD CALENDAR GADGET TO GMAIL INBOX
  25. 25. LABS SAVESAVE HOW TO ADD CALENDAR GADGET TO GMAIL INBOXHOW TO ADD CALENDAR GADGET TO GMAIL INBOX CLICK LABSCLICK LABS CLICKCLICK CALENDARCALENDAR GADGETGADGET
  26. 26. Undo send  GOOGLE LABS EXPERIMENT – UNDO SENDGOOGLE LABS EXPERIMENT – UNDO SEND
  27. 27. Click the Labs tab‐ CANNED RESP, GOOGLE VOICE  PLAYER IN MAIL, UNDO SEND  GOOGLE LABS: UNDO SENDGOOGLE LABS: UNDO SEND ENABLE  UNDO SEND LABS TAB
  28. 28. 2ND STEP: MUST GO TO GENERAL SETTINGS  GENERAL SETTINGS: UNDO SENDGENERAL SETTINGS: UNDO SEND GENERAL 5‐30 SECONDS
  29. 29. CANNED RESPONSES  GOOGLE LABS FOR GMAIL – CANNED RESPONSESGOOGLE LABS FOR GMAIL – CANNED RESPONSES
  30. 30. Baydin boomerang  BOOMERANG FOR GMAIL                http://linkon.in/gmailboomerang BOOMERANG FOR GMAIL                http://linkon.in/gmailboomerang
  31. 31. Boomerang ADDS A NEW “SEND LATER” BUTTON  BOOMERANG FOR GMAIL                http://linkon.in/gmailboomerang BOOMERANG FOR GMAIL                http://linkon.in/gmailboomerang
  32. 32. YOU CAN EDIT, RESCHEDULE, SEND  NOW, OR CANCEL THE MESSAGE BOOMERANG FOR GMAIL                http://linkon.in/gmailboomerang BOOMERANG FOR GMAIL                http://linkon.in/gmailboomerang
  33. 33. RAPPORTIVE FOR GMAIL – shows detailed information about e‐ mail senders  RAPPORTIVE FOR GMAIL                 http://www.rapportive.com RAPPORTIVE FOR GMAIL                 http://www.rapportive.com
  34. 34. Rapportive in gmail ‐ SHOWS CAROLE’S  RAPLET: SN INFO FROM FB, ETC.—PIX,  CITY/ST RAPPORTIVE FOR GMAIL                 http://www.rapportive.com RAPPORTIVE FOR GMAIL                 http://www.rapportive.com
  35. 35. GOOGLE CHROME WEBSTORE has plug‐ins LIKE OFFLINE  GMAIL USEFUL PLUG‐INS AT GOOGLE CHROME WEBSTORE (E.G., OFFLINE  GOOGLE MAIL)                                                     https://chrome.google.com/webstore USEFUL PLUG‐INS AT GOOGLE CHROME WEBSTORE (E.G., OFFLINE  GOOGLE MAIL)                                                     https://chrome.google.com/webstore
  36. 36. After the apps are installed they will appear in the blank  window whenever you open the browser NEW TAB IN CHROME BROWSERNEW TAB IN CHROME BROWSER
  37. 37. Adding Events To Your Calendar Directly From Gmail    ADDING EVENTS TO YOUR CALENDAR DIRECTLY FROM A GMAIL  MESSAGE ADDING EVENTS TO YOUR CALENDAR DIRECTLY FROM A GMAIL  MESSAGE MORE CREATE EVENT
  38. 38. 1. PLACES E‐MAIL SUBJECT LINE  INTO EVENT SUBJECT LINE. 2.  PLACES CONTENT OF E‐MAIL  INTO DESCRIPTION… ADDING EVENTS TO YOUR CALENDAR DIRECTLY FROM GMAILADDING EVENTS TO YOUR CALENDAR DIRECTLY FROM GMAIL PLACES E‐MAIL INTO  DESCRIPTION SECTION OF    CALENDAR EVENT CHANGE DATE PLACES E‐MAIL SUBJECT LINE  INTO EVENT SUBJECT LINE SET TIME AND TIME  ZONE MOVE EVENT/REMINDER  TO ANOTHER CALENDAR REPEAT
  39. 39. GMAIL CONTACTS AND TASKS.  CLICK TASKS GMAIL CONTACTS AND TASKSGMAIL CONTACTS AND TASKS
  40. 40. GMAIL TASKS‐SHOWS TASKS AND ALLOWS  YOU TO ADD MORE BY CLICKING PLUS SIGN GMAIL TASKSGMAIL TASKS
  41. 41. CONTACTS CONTACTSCONTACTS AddAdd
  42. 42. CHAT/CALL  PHONE/HANGOUT/GADGETS. CHAT AND HANGOUTCHAT AND HANGOUT CHATCHAT
  43. 43. CHAT/CALL  PHONE/HANGOUT/GADGETS. CHATCHAT VIDEOVIDEO CALL/TEXTCALL/TEXT CHAT/EMAIL/CHAT/EMAIL/ CALLCALL CONTACTCONTACT VIAVIA COMPUTERCOMPUTER HOVER OVERHOVER OVER NAMENAME
  44. 44. GOOGLE HANGOUTS START A  HANGOUT GOOGLE HANGOUTSGOOGLE HANGOUTS ADD MORE PEOPLE (BY NAME, CIRCLES   OR EMAIL ADDRESS HERE) ADD PEOPLE BY TELEPHONE  NUMBER
  45. 45. GOOGLE PLUS HANGOUTS  GOOGLE PLUS ‐ HANGOUTSGOOGLE PLUS ‐ HANGOUTS VIEW MORE APPS SCREENSHARE GOOGLE DRIVE
  46. 46. GOOGLE PLUS HANGOUTS  GOOGLE PLUS HANGOUTS: SCREENSHAREGOOGLE PLUS HANGOUTS: SCREENSHARE
  47. 47. GOOGLE PLUS HANGOUTS‐ SCREENSHARE  GOOGLE PLUS HANGOUT: PEOPLE IN HANGOUT CAN SEE CAROLE’S DESKTOPGOOGLE PLUS HANGOUT: PEOPLE IN HANGOUT CAN SEE CAROLE’S DESKTOP
  48. 48. GOOGLE PLUS HANGOUTS‐YOU CAN ALSO SHARE DOCUMENTS  FROM YOUR GOOGLE DRIVE  GOOGLE PLUS – HANGOUTS: DRIVEGOOGLE PLUS – HANGOUTS: DRIVE GOOGLE DRIVE CHOOSE DOCUMENT SELECT
  49. 49. GOOGLE PLUS HANGOUTS‐THE DOCUMENT THEN APPEARS IN THE MAIN HANGOUT  WINDOW  GOOGLE PLUS – HANGOUTS: SHARING DOCUMENT FROM DRIVEGOOGLE PLUS – HANGOUTS: SHARING DOCUMENT FROM DRIVE EACH PERSON CAN EDIT DOCUMENT (“MARK,  GREAT ARTICLE/THANKS CAROLE)
  50. 50. CALL PHONE  CALL PHONECALL PHONE CALL PHONECALL PHONE
  51. 51. Call Phone  CALL PHONE CALL PHONE 
  52. 52. MUST ENABLE  CHAT/HANGOUT/CALL PHONES  (SETTINGS/CHAT) MUST ENABLE CHAT  AND CALL PHONES (SETTINGS/CHAT)MUST ENABLE CHAT  AND CALL PHONES (SETTINGS/CHAT) CHOOSE CHAT FROM  SETTINGS
  53. 53. CALENDAR 
  54. 54. CUSTOM GOOGLE CALENDARCUSTOM GOOGLE CALENDAR‐‐CAN BE PUBLIC OR PRIVATE; CAN BE PUBLIC OR PRIVATE;  GOOGLE CALENDARGOOGLE CALENDAR MULTIPLE CALENDARS CUSTOMIZE CALENDAR WITH YOUR LOGO
  55. 55. CUSTOM GOOGLE CALENDARCUSTOM GOOGLE CALENDAR‐‐ THIS IS IFL CALENDARTHIS IS IFL CALENDAR’’S S  AGENDA VIEW.AGENDA VIEW. CUSTOM GOOGLE CALENDAR AGENDA VIEWCUSTOM GOOGLE CALENDAR AGENDA VIEWAGENDA VIEW CREATE EVENTCREATE EVENT
  56. 56. GOOGLE CALENDAR  GOOGLE CALENDAR – CREATE EVENTGOOGLE CALENDAR – CREATE EVENT
  57. 57. GOOGLE CALENDAR FIND A TIME FEATURE  GOOGLE CALENDAR FIND A TIME FEATURE – INCLUDES AUTOMATIC  RECOGNITION OF CONFLICTING MEETINGS GOOGLE CALENDAR FIND A TIME FEATURE – INCLUDES AUTOMATIC  RECOGNITION OF CONFLICTING MEETINGS
  58. 58. CAN EASILY SYNC MAIL, CONTACTS,  CALENDAR W/MAC, PC, IPHONE, BB,  ETC. GO HERE IF PROBLEMS GOOGLE SYNC SERVICES SYNCS CALENDAR, ETC. WITH OTHER DEVICES  http://www.google.com/sync/ GOOGLE SYNC SERVICES SYNCS CALENDAR, ETC. WITH OTHER DEVICES   http://www.google.com/sync/
  59. 59. Search Calendar  SEARCHING FOR EVENTS AND APPOINTMENTS IN YOUR GOOGLE  CALENDAR: ADVANCED SEARCH MENU SEARCHING FOR EVENTS AND APPOINTMENTS IN YOUR GOOGLE  CALENDAR: ADVANCED SEARCH MENU WHAT: MONTANA CYBERSLEUTH WHERE: RED LION DOESN’T HAVE: BAR
  60. 60. Sharing Your Calendar Using Google Calendar’s Calendars  Settings Tab SHARE YOUR CALENDAR USING GOOGLE CALENDAR SETTINGS’ ‘CALENDARS’ TAB SHARE YOUR CALENDAR USING GOOGLE CALENDAR SETTINGS’ ‘CALENDARS’ TAB CALENDARS UNDER”SHARING,” CLICK “EDIT SETTINGS” IN THE CAROLE LEVITT CALENDAR
  61. 61. Share this Calendar SHARE THIS CALENDARSHARE THIS CALENDAR SPECIFIC PEOPLE SHARE WITH PUBLIC OR YOUR FIRM PERMISSION
  62. 62. Google Calendar Details GOOGLE CALENDAR DETAILS TABGOOGLE CALENDAR DETAILS TAB 3 TABS: DETAILS, SHARE, REMINDERS CAN EDIT CAN EMBED
  63. 63. GOOGLE CALENDAR EMBEDDED IN  SITE CUSTOM GOOGLE CALENDAR EMBEDDED IN WEB SITECUSTOM GOOGLE CALENDAR EMBEDDED IN WEB SITE
  64. 64. * Calendar Labs Tab CALENDAR LABS TABCALENDAR LABS TAB
  65. 65. BOOK COVER  THIS PRESENTATION BASED ON OUR LATEST BOOKTHIS PRESENTATION BASED ON OUR LATEST BOOK CLAIM YOUR 20% DISCOUNT ON ANY OF OUR BOOKS AT               http://www.netforlawyers.com/barbooks USE THE DISCOUNT CODE rocket CLAIM YOUR 20% DISCOUNT ON ANY OF OUR BOOKS AT                http://www.netforlawyers.com/barbooks USE THE DISCOUNT CODE rocket

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