2. • La auditoria admva., tanto interna como
externa, tiene el mismo interés fundamental, el
cual pude derivar de las siguientes premisas:
A) Existe una interrelación entre todas las
funciones de la empresa.
B) En términos de reducción de costos e
incremento de eficiencia, es preferible la acción
preventiva, cuando es posible, a la acción
terapéutica
3. C) Probablemente sea mas efectivo que un
grupo de análisis efectue la revisión y evaluación
de toda la empresa, que hacer que varios
especialistas independientes intenten aislar y
examinar separadamente los problemas que
están inextricablemente conectados.
D)La administración de empresas no puede
separarse de los hombres de empresa; la
auditoria admva. es, un plan interesado en las
personas, su interés principal esta en el «quien»
de la admón.
4. ERROR MAS COMUN
• Error de adscripción de la unidad interna, consiste en
ubicarla en un nivel subdepartamental que depende
de contabilidad.
AUDITORIA
INTERNA
Auditoria
financiera
Auditoria
administrativa
5. INTERRELACION ENTRE DIRECCION SUPERIOR Y LA AUDITORIA
DIRECCION
Controlar
Analisis de
objs.
Establecer
sistemas de
control
Asegurar una continua
adhesion a los planes
Establecerdisposiciones
de adaptacion flexible
Auditoria
Administrativa
Emite opinion sobre
sistemas de control
a implantarse
Emite juicios criticos
sobre las actuaciones
Informes de auditoria
Controla a los
controladores
Juzgar
a los
control
ados
6. ADSCRIPCION DE LA UNIDAD DE AUDITORIA
ADMINISTRATIVA
1 Extensión de la auditoria interna financiera
GERENTE
FINANCIERO
AUDITORIA
ADMINISTRATIVA
AUDITORIA
INTERNA
7. 2. Función independiente de la admón
financiera
GERENTE
GENERAL
GERENTE
PLANEACION
Y CONTROL
GERENTE
FINANCIERO
AUDITORIA
ADMINISTRATIVA
AUDITORIA
INTERNA
8. 3. Forma departamental con la
auditoria interna
GERENTE
GENERAL
GTE.
PLANEACION Y
CONTROL
GERENTE
FINANCIERO
AUDITORIA ADMVA.
AUDITORIA INTERNA
9. 4. Órgano asesor del consejo de admón.
ASAMBLEA DE
ACCIONISTAS
CONSEJO DE
ADMON.
AUDITORIA
ADMVA.
GERENTE
GENERAL
PRODUCCION
COMERCIALIZACION
FINANZAS
10. AUDITORIA ADMVA. ADSCRIPCION
• El nivel donde deberá quedar la unidad de auditoria
admva. Reunirá las características siguientes:
a) Jerarquía suficiente para poder inmiscuirse
en cualquier unidad admva. de la empresa.
b) Que el tipo de funciones de dicha unidad sea
en todo lo relacionado con la dirección, control y
coordinación.
c) Que tenga suficiente autoridad sobre los demás
departamentos.
11. FUNCIONES A DESARROLLAR
1. Investigación constante de planes y objetivos.
2. Estudio de las políticas y sus practicas.
3. Revisión constante de la estructura orgánica.
4. Estudio constante de las operaciones de la
empresa.
5. Analizar la eficiencia de la utilización de recursos
humanos y materiales.
6. Revisión constante del equilibrio de las cargas de
trabajo.
7. Revisión de los métodos de control.
13. AUDITORIA ADMVA. INTERNA: BENEFICIOS
1.- La auditoria permite determinar si los sistemas y
procedimientos establecidos son efectivos para
alcanzar los objetivos fijados y asegurar el
cumplimiento de las políticas establecidas.
2.- La auditoria hace recomendaciones para el
mejoramiento de las políticas, procedimientos,
sistemas, etc.
3.- La auditoria suministra un medio de proveer un
mayor grado de delegación de autoridad y, si es
necesario, un medio para la descentralización de
las operaciones.
15. Para efectuar la consultoría admva. Hay
que tener en cuenta tres aspectos principales:
a) Un proyecto que incluya el propósito y los
recursos.
b) El tiempo requerido
c) El dinero de que se dispone
16. ¿QUIEN DEBE REALIZAR LA AUDITORIA
ADMINISTRATIVA?
• ANTE LAS SIGUIENTES DUDAS:
¿COMO DETERMINAR CUALES PROBLEMAS EXIGEN
LA ATENCION DEL FUNCIONARIO?
¿COMO EVALUAR LA IMPORTANCIA DE CADA
PROBLEMA EN FUNCION A LOS DEMAS?
¿CON QUE HERRAMIENTAS O TECNICAS CUENTA
PARA DETECTAR Y EVALUAR PROBLEMAS?
LA RESPUESTA A ESTAS INTERROGANTES SE
RESUME EN DOS PALABRAS:
«AUDITORIA ADMINISTRATIVA»
17. • POCOS GERENTES O ENCARGADOS NO DESEARIAN
SABER EN UN MOMENTO DADO CUAL ES LA
SITUACION DEL ORGANISMO QUE DIRIGEN, EN LO QUE
CORRESPONDE A:
°CAPACIDAD DE SUS FUNCIONARIOS PARA
PLANEAR, ORGANIZAR, ARTICULAR, DIRIGIR Y
CONTROLAR.
°CUANDO SURGE UNA SITUACION PERJUDICIAL O
PELIGROSA
°DESPERDICIOS O PUNTOS DEBILES EN SU
PERSONAL, FINANZAS, VENTAS, OPERACIONES.
SOLO ASI PODRA EL FUNCIONARIO OBTENER EL
RESULTADO OPTIMO DE SUS RECURSOS.
18. • CARACTERITICAS QUE DEBE CUBRIR EL
PROFESIONAL DE LA ADMINISTRACION.
CARACTERISTICAS PERSONALES
CAPACIDAD DE ANALISIS
GRAN CREATIVIDAD
CAPACIDAD PARA REDACTAR Y
EXPRESARSE EN FORMA CLARA Y LOGICA
FACILIDAD PARA TRBAJAR EN GRUPO
19. • CONOCIMIENTOS
– MATERIAS BASICAS
TEORIA DE LA ADMON.
PROBLEMAS ADMVOS.
TOMA DE DECISIONES
CONTABILIDAD
PLANEACION Y CONTROL DE PRESUPUESTOS
ESTADISTICA
ADMON. FINANCIERA
RELACIONES HUMANAS
COMUNICACIÓN
MEDICION DEL TRABAJO
SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS
REDACCION DE INFORMES
20. • ES NECESARIO ADEMAS ADQUIRIR Y FORMAR
UNA CULTURA PROFESIONAL, Y SOLO SE
LOGRA CON LA LECTURA NO SOLO DE TEMAS
TECNICOS DE ADMON. SINO TAMBIEN:
– FILOSOFIA
– LOGICA
– CIENCIAS SOCIALES
– SICOLOGIA
– IDIOMAS
21. • COMPETENCIAS
1 COMPETENCIA INTELECTUAL
Representada por la posesión de la ciencia y
la técnica pero como una participación perfecta.
2 COMPETENCIA TECNICA
La cual presupone dos aspectos principales:
a) Una excelente preparación en las materias
propias de la profesión.
b) Un interés y estudio continuo de las ciencias y
técnicas de la profesión.
23. • SECRETO PROFESIONAL
«ES UNA VERDAD CONOCIDA POR UNA O POCAS
PERSONAS, PERO QUE DEBE MANTENERSE OCULTA PARA
LOS DEMAS»
El auditor administrativo que conoce los problemas y
deficiencias de la empresa, debe mantener el secreto
profesional.
Código de ética del Colegio de Licenciados en
Administración, A.C.
Articulo 1.1 El licenciado en admón. guardara el secreto
profesional y no revelara por ningún motivo los hechos, datos
o circunstancias de que tenga conocimiento en el ejercicio de
su profesión, a menos que obligatoriamente lo establezcan las
leyes respectivas.
25. CONTROL: DEFINICION
• Moore, F. describe la función de control en
forma enfática: «Existe mucha diferencia entre
asignar trabajos y realizarlos . Obtenga
informes de lo que se esta haciendo y haga
algo si no concuerda lo previsto con lo real.»
Actuación o resultados deseados
OBJETIVOS
Actuación real
Desviación medida y
corregida por el control
26. CONTROL: SENTIDO
SENTIDO
LATINO
FASES
1. OBJETIVOS Y
PROGRAMAS
2. MEDICION DE
LAS
REALIZACIONES
3. ACCIONES
CORRECTIVAS
SENTIDO
ANGLOSAJON
Sentido Latino: Se limita a la segunda fase: medición y
comparación, solamente.
Sentido anglosajón: Se realiza por la existencia de las tres fases.
Hace hincapié en la tercera fase, ya que el control se realiza cuando se
toman, efectivamente, decisiones para rectificar la actividad. ( control
is action)
27. C0NTROL: PROCESO
• El control es un proceso formado por varias
etapas definidas, sin importar la función o
actividad.
ESTABLECER
NORMAS
TOMAR
MEDIDAS
CORRECTIVAS
MEDIR EL
DESEMPEÑO
COMPARAR LO
REALIZADO
CON LAS
NORMAS
28. CARACTERISTICAS DE UN BUEN
CONTROL
• Los sistemas de control para lograr un uso optimo deben
poseer ciertas características:
1. Deben ser oportunos. Es oportuno cuando se dispone de
el en el momento apropiado.
2. Seguir una estructura orgánica. Los buenos controles
están bien relacionados con la estructura orgánica y
muestran su eficiencia.
3. Ubicación estratégica. No es posible fijar controles para
cada aspecto de un organismo, aun cuando este sea
pequeño. Por tanto es necesario establecer controles
siguiendo un criterio estratégico.
29. 4. Un control debe ser económico. Se refiere al
aspecto de que cuando ahí un control excesivo, este
punto puede ser gravoso y puede sofocar al personal.
5. Revelar tendencias y situaciones. La interpretación
de las tendencias, en relación con los eventos, es de
especial importancia en el desarrollo de la información de
control para llevar acabo una medición.
6. Hacer resaltar la excepción. Existen 2 razones: la
primera es la cantidad de información producida que es
tan extensa que hace difícil determinar la importancia de
toda la información .La segunda, cuando la información
es presentada al administrador este se enfoca hacia
aquellos aspectos que requieren una acción correctiva.
30. CONTROL APLICADO A LOS NIVELES DE DECISION
NIVELES DE DECISION
DECISIONES RELATIVAS A:
DIRECTIVO
OBJETIVOS Y POLITICAS
GERENCIAL
PLANES-PROGRAMAS-PRESUPUESTOS
OPERATIVO
ORDENES-INSTRUCCIONES-ACCIONES
NIVEL
DIRECTIVO
Control
Estratégico
Control
Gerencial
(MIS)
Control
Operativo
(CIS)
NIVEL
GERENCIAL
NIVEL
OPERATIVO
Acciones
31. CONTROL
ESTRATEGICO
CONTROL
• Mide la coherencia de
objetivos y políticas
con el contexto, y la
coherencia de planes y
programas con esos
objetivos y políticas.
CONTROL
GERENCIAL
(MIS)
CONTROL
OPERATIVO
(CIS)
• Examina la
correspondencia de
las decisiones con los
planes, programas y
la necesidad de
reprogramar.
• Define la consistencia
de las acciones en
relación con las ordenes
y con la variación de los
resultados con lo
previsto.
32. TIPOS DE CONTROL
• La dirección superior puede instrumentar
controles de tres tipos básicos
RECURSOS
HUMANOS
FINANCIEROS
MATERIALES
TECNICOS
Mientras el
personal
trabaja
Después de que
el personal
trabaja
Precontrol
Control
concurrente
Control
retroalimentario
33. Precontrol
• Se realiza antes de que el trabajo sea ejecutado. Elimina
desviaciones significativas antes de que estas ocurran.
• Se centra en la eliminación de los problemas previstos
a futuro
Control
concurrente
• Se realiza a medida en que el trabajo esta siendo
ejecutado. Los medios principales a través de los cuales se
implanta el control concurrente son las actividades
directivas y supervisivas de los administradores.
• Mediante la observación personal e inmediata, los jefes
determinan si el trabajo se esta llevando a cabo según lo
definen las politicas y procedimientos.
Control
retroalimentario
• Se centra en el desempeño organizacional
pasado, es decir; se basa en la
retroalimentación. El control tiene lugar
después de la acción.
34. TECNICAS DE CONTROL DE RECURSOS
Medición del trabajo
Evaluación del desempeño (APO)
Contabilidad de los recursos humanos
Presupuestos
Análisis del punto de equilibrio
Técnicas del valor presente
Análisis costo/ beneficio
Control de inventarios
Control de calidad
Programación
36. INFORME DE LA AUDITORIA
ADMINISTRATIVA
• Primer paso
¿Quién lo va a leer?
¿Qué uso va a tener?
37. • Posibles lectores:
– Colegas tecnicos
– Especialistas en actividades tecnicas relacionadas
– Gerencia de linea
– Ejecutivos
– Profanos
• Usos posibles
+Informar para uso inmediato
+Servir de base para emprender una accion
+Establecer prioridad sobre un descubrimiento
+Reservarlo para uso futuro
38. Estructura del informe
• Material preliminar
Portada
Carta de presentación
Prefacio
Sumario
El informe
a) Propósito
b) Periodo
c) Alcance
39. d) Métodos utilizados
e) Copia de cuestionarios utilizados
f) Personas entrevistadas
Contenido
1.- Deficiencia de las áreas funcionales
2.- Deficiencias de la administración general
3.- Apreciación de la empresa
4.- Conclusiones y recomendaciones
40. Material complementario
• Graficas
• Cuadros
• Diagramas de flujo
• Hojas de trabajo
• Hojas de datos( entrevistas, estadisticas )
• Programas de trabajo
Ejemplos audiejemplos
