Equipo Virtuales V2.3 Mendoza 1109

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Equipo Virtuales V2.3 Mendoza 1109

  1. 1. PMI Tour Cono Sur Mendoza<br />Sábado, 7 de Noviembre de 2009<br />
  2. 2. Equipos Virtuales<br />Roberto Toledo, MBA, PMP<br />Alpha Consultoría<br />México<br />
  3. 3. Objetivo<br />Presentar experiencias, herramientas y propuestas para la correcta integración y administración de un Equipo Virtual de Proyectos<br />Buena parte de las experiencias presentadas aquí, están tomadas del proyecto SUMA Amadeus en el que hemos colaborado con Mexicana de Aviación<br />
  4. 4. Agenda<br />Equipos<br />Factores Importantes en cualquier equipo<br />Los Equipos Virtuales<br />Las 10 claves para tener éxito con un Equipo Virtual<br />
  5. 5. ¿Equipo vs. Grupo?<br />Grupo: Conjunto de personas con un objetivo común. En la vida diaria se observan grupos de personas que persiguen un objetivo común pero la consecución del mismo es independiente entre los miembros.<br />Equipo: Conjunto de personas con un objetivo común que constituye un reto para sus integrantes y con interdependencia significativa entre sí. Se observa en conjuntos con alto grado de participación para alcanzar los fines que se han propuesto.<br />
  6. 6. ¿Qué es un equipo eficaz?<br /><ul><li>El que logra lo que se propone.
  7. 7. El que resuelve los problemas.
  8. 8. El que sostiene los resultados en el tiempo.
  9. 9. Con oportunidad.
  10. 10. Con un alto nivel de aportación individual.
  11. 11. Con un bajo nivel de conflicto.</li></li></ul><li>¿Y el Líder del Equipo?<br />¿Cuál es la responsabilidad del líder en la integración de un equipo?<br />Coordinar los esfuerzos del equipo, logrando sinergias, asegurando que los elementos para la funcionalidad del mismo están presentes.<br /><ul><li>La existencia del objetivo que cumpla con los requisitos para hacerlo alcanzable.
  12. 12. En función del objetivo la selección de las personas capacitadas.
  13. 13. Seleccionadas las personas la apropiación del objetivo.
  14. 14. Apropiado el objetivo la alineación de los valores.
  15. 15. Alineados los valores la definición de los métodos.</li></li></ul><li>El Equipo Virtual<br />Características más importantes…<br />Dispersión geográfica<br />Dispersión cultural<br />Diferentes husos horarios<br />Distintos idiomas<br />Distintos lenguajes<br />Dispersión en la jerarquía de valores<br />Por lo que hace un uso intensivo de herramientas de telecomunicación<br />¡¡Requiere un tratamiento especial!!<br />
  16. 16. ¿Entonces?<br />10 claves para tener éxito en la dirección de un equipo virtual<br />
  17. 17. 1. Construye con mucho cuidado al Equipo<br />Características más importantes de los Equipos Efectivos:<br />Objetivo Común<br />Roles y Responsabilidades bien definidos<br />Herramienta: Matriz de Responsabilidades<br />Haz que tu Equipo sea lo más tangible posible<br />Identidad propia<br />Mantén un alto nivel de entusiasmo y motivación<br />Satisfacción por el logro, tal vez la más importante. <br />Caso Mexicana de Aviación<br />
  18. 18. Matriz de Responsabilidades<br />1.- Responsabilidad Directa<br />2.- Supervisión <br />3.- Aprobación Final<br />
  19. 19. 2. ¡¡Comunicación, Comunicación!!<br />Aspecto clave en cualquier equipo, pero con mayor razón en un equipo virtual<br />No pierdas ninguna oportunidad para comunicarte con el equipo<br />Recuerda: Objetivo  Valores  Métodos y herramientas<br />El mayor involucramiento debe ser en la etapa de planeación<br />En la etapa de Control debemos centrarnos en un constante seguimiento<br />Herramienta: Plan de Comunicación<br />
  20. 20. Plan de Comunicación<br />
  21. 21. 3. Uso intensivo de las “Top Five”<br />Portal de Información<br />TeamBuilding y Visibilidad<br />Colaboración<br />Comunicación<br />Reuniones de Trabajo<br />
  22. 22. El Portal del Proyecto<br />
  23. 23. 4. La gente va primero, la tecnología después<br />Liderazgo efectivo y que delega:<br />Confianza en la gente<br />Participación constante<br />Procesos de comunicación:<br />Retroalimentación<br />Total apertura<br />Solución de conflictos<br />Empatía<br />Escucha activa <br />Buscar resolver (ganar-ganar)<br />
  24. 24. 5. Ponle Rostro al Equipo<br />Es importante poner un rostro a las personas con las que interactuamos<br />Siempre que sea posible, una junta de Kick-Off presencial: ¡¡Importantísimo!! <br />Vale la pena el gasto<br />Usa herramientas de videollamadas y videoconferencias siempre que sea posible<br />Nuevamente, la utilización de Facebook como herramienta de colaboración en proyectos<br />
  25. 25. 6. Delega y da seguimiento religiosamente<br />“Mi secreto es delegar absolutamente todas las tareas y después dar seguimiento constante”<br />Michelle LaBrosse, ChiefCheetah<br /><ul><li>Se escrupuloso con la reunión semanal de seguimiento
  26. 26. Establece reuniones individuales periódicas con cada miembro del equipo
  27. 27. Nunca pierdas la oportunidad de comunicarte con tu equipo</li></li></ul><li>7. Prepárate para la Diversidad Cultural<br />Individualismo vs. Colectivismo<br />Jerarquía vs. Igualdad<br />Distancia de Poder (PowerDistance)<br />Relación con la Incertidumbre<br />Maestría vs. Armonía<br />Concepción del Tiempo (Precise vs. Loose)<br />Caso General Motors<br />
  28. 28. 8. Maneja adecuadamente los Husos Horarios<br />Establece juntas en horarios compartidos<br />Para proyectos realmente globales, intercalar horarios para las reuniones<br />Establece un período de “Disponibilidad Total”<br />En momentos críticos del proyecto... <br />WarRoom 7x24<br />
  29. 29. WarRoom<br />
  30. 30. 9. Crea y Difunde “El Decálogo del Equipo”<br />Reglas de actuación e interacción para todo el equipo<br />Establecerlas es más fácil de lo quesupones<br />Si son creadas por el equipo, mejor<br />Establecerlas desde el principio es mejor<br />Algunos ejemplos:<br />En las reuniones yo esperaría que….<br />Los reportes de avance deberán enviarse a mas tardar el…<br />Nadie deberá atacar a la persona, solo a las ideas…<br />
  31. 31. 10. Insiste en Compartir…<br />Compartir siempre, todala información del proyecto<br />Ataca de inmediato cualquier indicio de reserva en información o celo sobre la propiedad de la misma<br />Toda la información, disponible todo el tiempo a través del portal<br />Herramienta: Microsoft©Sharepoint<br />
  32. 32. En resumen…<br />
  33. 33. Conclusiones<br />¡Hay que darles necesariamente un tratamiento diferente! ¡No hay opción!<br />La tendencia esa la utilización cada vez más frecuente de Equipos Virtuales<br />Home Office<br />Las redes sociales y Web 2.0 seguirán cambiando la forma en la que trabajamos en los equipos virtuales<br />“El éxito no consiste en ser el mejor entre los demás, sino en lograr lo mejor de uno mismo.” Anónimo<br />
  34. 34. Gracias. ¿¿Preguntas???<br />Roberto Toledo, MBA, PMP<br />Socio Director de Alpha Consultoría<br />rtoledo@alpha-consultoría.com<br />(52-55) 5553-0353<br />

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