Robinson Code-ology


Published on

UAB School of Dentistry

Published in: Technology, Business
1 Like
  • Be the first to comment

No Downloads
Total Views
On Slideshare
From Embeds
Number of Embeds
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Robinson Code-ology

  1. 1. 8/3/2013 1 Code‐ology with Bonus Social Media Michelle Robinson DMD, MA Lynne Jarreau, MA Code‐ology • Review the process of how codes are maintained at  the ADA • Gain knowledge of new ADA CDT codes for 2013 • Identify newly released codes, modified codes, and  deleted codes • Use coding exercises to apply codes effectively
  2. 2. 8/3/2013 2 Disclaimer Presentation material has been researched using ADA  and other resources but there is no guarantee that  guidelines presented will apply to all plans and  situations. Importance of Dental Codes • 5 character alphanumeric code • Represents a dental treatment procedure • Starts with letter “D” to ID dental procedure • Dental procedure codes are compiled in the CDT  (Current Dental Terminology) manual and imported  into your electronic patient record system • Other codes exist – medical procedures (ICD‐10,  dental diagnosis, SNODENT)
  3. 3. 8/3/2013 3 Why the CDT Code Exists • Standardize data recording process • Legal record of treatment performed on patient • Required for insurance or third party reimbursement Relationship between CDT and ADA • The ADA provides dental treatment codes • Codes are organized in a manual called the Current  Dental Terminology  • Codes have specific descriptors that define their use • Most claims for dental reimbursement are made on  the ADA claim form, which req these codes
  4. 4. 8/3/2013 4 Using the CDT Codes • Existence of a code does not imply reimbursement in  a dental benefits plan • Code grouping into categories does not exclude GPs  from performing/reporting services • If 2 codes contain similar procedures, claims are  processed using the code selected by the treating  dentist CDT Code Categories Category Code Series Diagnostic D0100-D0999 Preventive D1000-D1999 Restorative D2000-D2999 Endodontics D3000-D3999 Periodontics D4000-D4999 Prosthodontics, removable D5000-D5899 Maxillofacial Prosthetics D5900-D5999 Implant Services D6000-D6199 Prosthodontics, fixed D6200-D6999 Oral Surgery D7000-D7999 Orthodontics D8000-D8999 Adjunctive General Services D9000-D9999
  5. 5. 8/3/2013 5 Code Category Examples • In what category of codes would  you find ▫ a sealant ▫ caries susceptibility tests ▫ Fixed partial denture sectioning ▫ a soft tissue biopsy  Category Code Series Diagnostic D0100- D0999 Preventive D1000-D1999 Restorative D2000- D2999 Endodontics D3000- D3999 Periodontics D4000- D4999 Prosthodontics, removable D5000- D5899 Maxillofacial Prosthetics D5900- D5999 Implant Services D6000- D6199 Prosthodontics, fixed D6200- D6999 Preventive D1351 Diagnostic D0425 Adjunctive D9120 Oral surgery D7288 Services Covered by Codes • Which of the following are NOT represented by a  CDT code ? ▫ Genetic test for susceptibility to oral disease ▫ Tobacco counseling ▫ Nutritional counseling ▫ Electron microscopy ▫ Behavior management They all are!
  6. 6. 8/3/2013 6 Adjunctive General Services • Palliative treatments • Anesthetics/Analgesia not part of routine treatment • Sedation • Consults – diagnostic service from dentist or physician  other than practitioner providing treatment • Office visit – observation ; no other services performed • Behavior mgmt • Mouthguards • Bleaching • Follow‐up visit CDT Code Resources • ADA CDT Code Book • CDT Code Check App for iPhone, iPad, Android  devices ‐ $20 • ADA toll free number: 1‐800‐947‐4746 • ADA email: • ADA Code email:
  7. 7. 8/3/2013 7 Who Maintains the Code • Code Maintenance Committee ▫ Name change from Code Advisory Committee ▫ Reports to Council on Dental Benefits Programs ▫ Dr. James Richeson (Chair) ▫ 21 member group that studies and decides on all  changes to the CDT ▫ Comprised of reps from ADA, 3rd party payers,  specialty and general dentistry organizations, dental  education ▫ Achieve uniformity, consistency, specificity in reporting  dental treatment What’s the Process • Codes updated annually • Change requests from any source but particularly  dental orgs, ADA, 3rd party payers, or dentists  • 90 change requests submitted (Dec deadline) and  reviewed Feb/Mar 2013 for 2014 update • Inventory of requests and blank request form:
  8. 8. 8/3/2013 8 Let’s Get Started with Coding • Red with strikethrough means code was deleted • Blue means code was added or modified • Black indicates text that remained unchanged • [my comments – not part of the official code  description]
  9. 9. 8/3/2013 9 ADA CDT 2013 • 35 new codes • 37 revised codes • 12 deleted codes • 7 changes to subcategories and their descriptors Diagnostic Codes  • D0100‐D0999 • 5 changes to subcategories • 18 new codes • 15 revised codes • 2 deleted codes
  10. 10. 8/3/2013 10 New Diagnostic Codes New subcategory: Pre‐diagnostic services • New codes: ▫ D0190 screening of a patient A screening, including state of federally mandated  screenings, to determine an individual’s need to be seen  by a dentist for diagnosis ▫ D0191 assessment of a patient A limited clinical inspection that is performed to identify  possible signs of oral or systemic disease, malformation,  or injury, and the potential need for referral for diagnosis  and treatment. Changed Diagnostic Subcategories Radiographs (Including interpretation) is now Diagnostic  Imaging Subcategories • Image Capture with Interpretation (this is what we have  been doing) • Image Capture Only ▫ Interpretation and Report Performed by a Practitioner Not  Associated With the Capture • Interpretation and Report Only ▫ Image Capture Performed by a Practitioner Not Associated  With Interpretation and Report
  11. 11. 8/3/2013 11 Changed Diagnostic Codes Image Capture with Interpretation • D0210 intraoral complete series of radiographic  images (incl bitewings) A radiographic survey of the whole mouth, usually consisting of 14‐22  periapical and posterior bitewing images intended to display the crowns and  roots of all teeth, periapical areas and alveolar bone • D0220 intraoral – periapical first radiographic image  film  • D0230 intraoral – periapical each additional  radiographic image film Diagnostic: Replacement of Film with  Radiographic image • D0240 intraoral – occlusal radiographic image film • D0250 extraoral – first radiographic image film • D0260 extraoral – each additional radiographic image  film • D0270 bitewing – single radiographic image film • D0272 bitewings – two radiographic images films • D0273 bitewings – three radiographic images films • D0274 bitewings – four radiographic images films • D0277 vertical bitewings – 7 to 8 radiographic images  films This does not constitute a full mouth intraoral radiographic  series.
  12. 12. 8/3/2013 12 Diagnostic: Replacement of Film with  Radiographic image • D0290 posterior‐anterior or lateral skull and facial  bone survey radiographic image film • D0321 other temporomandibular joint radiographic  images films, by report • D0330 panoramic radiographic image film • D0340 cephalometric radiographic image film Diagnostic: Deleted Conebeam Codes Image Capture With Interpretation  Deleted Codes • D0360 cone beam ct – craniofacial data capture Includes axial, coronal and sagittal data. • D0362 cone beam – two‐dimensional image  reconstruction using existing data, includes multiple  images • New codes created to increase level of detail
  13. 13. 8/3/2013 13 Diagnostic: New Image Capture With  Interpretation Conebeam Codes • D0364 cone beam CT capture and interpretation with limited  field of view – less than one whole jaw • D0365 cone beam CT capture and interpretation with field of  view of one full dental arch – mandible • D0366 cone beam CT capture and interpretation with field of  view of one full dental arch – maxilla, with or without cranium • D0367 cone beam CT capture and interpretation with field of  view of both jaws with or without cranium • D0368 cone beam CT capture and interpretation for TMJ series • including two or more exposures • D0369 maxillofacial MRI capture and interpretation • D0370 maxillofacial ultrasound capture and interpretation • D0371 sialoendoscopy capture and interpretation Diagnostic: New Image Capture Only Codes Interpretation and Report Performed by a Practitioner Not Associated With the Capture • D0380 cone beam CT image capture with limited field of view – less than one whole jaw • D0381 cone beam CT image capture with field of view of one full  dental arch – mandible • D0382 cone beam CT image capture with field of view of one full  dental arch – maxilla, with or without cranium • D0383 cone beam CT image capture with field of view of both  jaws, with or without cranium • D0384 cone beam CT image capture for TMJ series including two  or more exposures • D0385 maxillofacial MRI image capture • D0386 maxillofacial ultrasound image capture
  14. 14. 8/3/2013 14 Diagnostic: New Interpretation and Report  Only Codes Image Capture Performed by a Practitioner Not Associated With  Interpretation and Report • D0391 interpretation of diagnostic image by a practitioner  not associated with capture of the image, including report Preventive Codes  • D1000‐D1999 • 1 new code • 1 revised code • 2 deleted codes
  15. 15. 8/3/2013 15 Preventive: 2 Codes Replaced by 1 Code deletions • D1203 topical application of fluoride – child • D1204 topical application of fluoride – adult Code addition D1208 topical application of fluoride Preventive: Revised Code • D1206 topical application of fluoride varnish;  therapeutic application for moderate to high caries  risk patients Application of topical fluoride varnish, delivered in a single visit  and involving the entire oral cavity. Not to be used for  desensitization.
  16. 16. 8/3/2013 16 Restorative Codes  • D2000‐D2999 • 5 new codes • 5 revised codes Restorative New Codes • D2990 resin infiltration of incipient smooth surface lesions Placement of an infiltrating resin restoration for strengthening,  stabilizing and/or limiting the progression of the lesion. [PRR = pit/fissure; D2990 = smooth surface] • D2929 prefabricated porcelain/ceramic crown – primary  tooth • D2981 inlay repair necessitated by restorative material  failure • D2982 onlay repair necessitated by restorative material  failure • D2983 veneer repair necessitated by restorative material  failure [e.g. material fracture, not iatrogenic]
  17. 17. 8/3/2013 17 Restorative Revised Codes • D2710 crown – resin‐based composite (indirect)  Unfilled or non‐reinforced resin crowns should be reported using  D2999. [Lab makes crown from processed resin] • D2799 provisional crown – further treatment or completion  of diagnosis necessary prior to final impression Crown utilized as an interim restoration of at least six months duration during restorative treatment to allow adequate time for healing or completion of other procedures. This includes, but is not limited to changing vertical dimension, completing periodontal therapy or cracked‐tooth syndrome. This is n Not to be used as a temporary crown for a routine prosthetic restoration. [long term temp when other work, e.g. Perio, is required on tooth] Restorative Revised Codes • D2940 protective restoration Direct placement of a temporary restorative material to protect  tooth and/or tissue form. This procedure may be used to relieve  pain, promote healing, or prevent further deterioration. Not to be  used for endodontic access closure, or as a base or liner under  restoration. [this used to be sedative temp] • D2955 post removal (not in conjunction with endodontic  therapy) For removal of posts (e.g., fractured posts); not to be used in  conjunction with endodontic retreatment (D3346, D3347, D3348) • D2980 crown repair, by report necessitated by restorative  material failure Includes removal of crown, if necessary. Describe procedure.
  18. 18. 8/3/2013 18 Endodontics Codes  • D3000‐D3999 • 1 changes to subcategories • 1 revised code Endodontics New Subcategory Endodontic Retreatment This procedure may include the removal of a post,  pin(s), old root canal filling material, and the  procedures necessary to prepare the canals and place  the canal filling. This includes complete root canal  therapy.
  19. 19. 8/3/2013 19 Endodontics Revised Code • D3352 apexification/recalcification/pulpal  regeneration – interim medication replacement For visits in which the intra‐canal medication is replaced  with new medication and. Includes any necessary  radiographs. Periodontics Codes  • D4000‐D4999 • 3 new codes • 7 revised codes • 1 deleted code
  20. 20. 8/3/2013 20 Periodontics Deleted Code D4271 free soft tissue graft procedure (including donor  site surgery) Gingival or masticatory mucosa is grafted to create or  augment the gingiva at another site, with or without  root coverage. This graft may also be used to eliminate  the pull of frena and muscle attachments, to extend the  vestibular fornix, and to correct localized gingival  recession. [This code replaced with…] Periodontics New Codes • D4277 free soft tissue graft procedure (including  donor site surgery), first tooth or edentulous tooth  position in graft • D4278 free soft tissue graft procedure (including  donor site surgery), each additional contiguous  tooth or edentulous tooth position in same graft  site
  21. 21. 8/3/2013 21 Periodontics Gingivectomy Codes New Code • D4212 gingivectomy or gingivoplasty to allow access for restorative  procedure, per tooth Revised Codes • D4210 gingivectomy or gingivoplasty – four or more contiguous teeth  or tooth bounded spaces per quadrant Involves the excision of the soft tissue wall of the periodontal pocket by either an  external or an internal bevel. It is performed to eliminate suprabony pockets after  adequate initial preparation, to allow access for restorative dentistry in the  presence of suprabony pockets, or to restore normal architecture when gingival  enlargements or asymmetrical or unaesthetic topography is evident with normal  bony configuration. • D4211 gingivectomy or gingivoplasty – one to three contiguous teeth or  tooth bounded spaces per quadrant [Same revision as 4210 – removed prescriptive info] Periodontics – Other Revised Codes • D4260 osseous surgery (including flap entry and  closure) – four or more contiguous teeth or tooth  bounded spaces per quadrant … This procedure modifies the bony support of the teeth by  reshaping the alveolar process to achieve a more  physiologic form. This may must include the removal of  supporting bone (ostectomy) and/ or non‐supporting bone  (osteoplasty). Other procedures may be required  concurrent to D4260 and should be reported using their  own unique codes.
  22. 22. 8/3/2013 22 Periodontics – Other Revised Codes • D4261 osseous surgery (including flap entry and  closure) – one to three contiguous teeth or tooth  bounded spaces per quadrant This procedure modifies the bony support of the teeth by  reshaping the alveolar process to achieve a more  physiologic form. This may must include the removal of  supporting bone (ostectomy) and/or non‐supporting bone  (osteoplasty). Other procedures may be required  concurrent to D4261 and should be reported using their  own unique codes. Periodontics – Other Revised Codes • D4266 guided tissue regeneration – resorbable barrier, per  site This procedure does not include flap entry and closure, or, when indicated, wound  debridement, osseous contouring, bone replacement grafts, and placement of biologic  materials to aid in osseous regeneration. This procedure can be used for periodontal  and peri‐implant defects.  A membrane is placed over the root surfaces or defect area following surgical  exposure and debridement. The mucoperiosteal flaps are then adapted over the  membrane and sutured. The membrane is placed to exclude epithelium and gingival  connective tissue from the healing wound. This procedure may require subsequent  surgical procedures to correct the gingival contours. Guided tissue regeneration may  also be carried out in conjunction with bone replacement grafts or to correct  deformities resulting from inadequate faciolingual bone width in an edentulous area.  When guided tissue regeneration is used in association with a tooth, each site on a  specific tooth should be reported separately. Other separate procedures may be  required concurrent to D4266 and should be reported using their own unique codes.
  23. 23. 8/3/2013 23 Periodontics – Other Revised Codes • D4267 guided tissue regeneration – non‐resorbable barrier,  per site (includes membrane removal) This procedure does not include flap entry and closure, or, when indicated,  wound debridement, osseous contouring, bone replacement grafts, and  placement of biologic materials to aid in osseous regeneration. This procedure is used to regenerate lost or injured periodontal tissue by directing  differential tissue responses. A membrane is placed over the root surfaces or defect  area following surgical exposure and debridement. The mucoperiosteal flaps are then   adapted over the membrane and sutured. This procedure does not include flap entry  and closure, wound debridement, osseous contouring, bone replacement grafts, or  the placement of biologic materials to aid in osseous tissue regeneration. The  membrane is placed to exclude epithelium and gingival connective tissue from the  healing wound. This procedure requires subsequent surgical procedures to remove  the membrane and/or to correct the gingival contours. Guided tissue regeneration  may be used in conjunction with bone replacement grafts or to correct deformities  resulting from inadequate faciolingual bone width in an edentulous area. When  guided tissue regeneration is used in association with a tooth, each site on a specific  tooth should be reported separately with this code. When no tooth is present, each  site should be reported separately. Other separate procedures may be reported  concurrent to D4267 and should be reported using their own unique codes. Periodontics – Other Revised Codes • D4381 localized delivery of antimicrobial agents via  a controlled release vehicle into diseased crevicular tissue, per tooth, by report FDA approved subgingival delivery devices containing antimicrobial  medication(s) are inserted into periodontal pockets to suppress the  pathogenic microbiota. These devices slowly release the  pharmacological agents so they can remain at the intended site of  action in a therapeutic concentration for a sufficient length of time. [Restin cartridge is per site. Code is per tooth. Choose fee to average it  out]
  24. 24. 8/3/2013 24 Prosthodontics (Removable) Codes • D5000‐D5899 • No Additions • No Revisions • No Deletions Maxillofacial Prosthetics Codes • D5900‐D5999 • No Additions • No Revisions • No Deletions
  25. 25. 8/3/2013 25 Implant Services Codes  • D6000‐D6199 • 5 new codes • 2 revised codes Implants – New Codes • D6101 debridement of a periimplant defect and surface cleaning  of exposed implant surfaces, including flap entry and closure [soft tissue only] • D6102 debridement and osseous contouring of a periimplant defect; includes surface cleaning of exposed implant surfaces and  flap entry and closure [soft and hard tissue] • D6103 bone graft for repair of periimplant defect – not including  flap entry and closure or, when indicated, placement of a barrier  membrane or biologic materials to aid in osseous regeneration [bone graft] • D6104 bone graft at time of implant placement – not including,  when indicated, flap entry and closure, placement of a barrier  membrane, or biologic materials to aid in osseous regeneration [bone graft at time of placement]
  26. 26. 8/3/2013 26 Implants – New Interim Abutment Code • D6051 interim abutment Includes placement and removal. A healing cap is  not an interim abutment. Implants –Revised Codes Revised Codes – clarify and shorten descriptions • D6056 prefabricated abutment – includes modification and  placement A connection to an implant body that is a manufactured component,  usually made of machined high noble metal, titanium, titanium alloy or  ceramic. Modification of a prefabricated abutment may be necessary  and is accomplished by altering its shape using dental burs/diamonds. • D6057 custom fabricated abutment – includes placement A connection to an implant body that is a fabricated component,  usually by Created by a laboratory process, specific for an individual  application. A custom abutment is usually fabricated using a casting  process and usually is made of noble of high noble metal. A “UCLA”  abutment is an example of this type of abutment.
  27. 27. 8/3/2013 27 Prosthodontics, Fixed Codes  • D6200‐D6999 • 1 addition to category of service • 4 revised codes • 7 deleted codes Prosthodontics, Fixed Addition of category of service descriptor • The term “fixed partial denture” replaces the words  “bridge” and “bridgework” throughout this section. • Fixed partial denture prosthetic procedures include  routine temporary prosthetics. When indicated,  interim or provisional codes should be reported  separately.
  28. 28. 8/3/2013 28 Prosthodontics, Fixed Revised Codes • D6253 provisional pontic – further treatment or  completion of diagnosis necessary prior to final  impression Pontic utilized as an interim of at least six months duration during  restorative treatment to allow adequate time for healing or  completion of other procedures. This is n Not to be used as a  temporary pontic for routine prosthetic fixed partial dentures • D6793 provisional retainer crown – further treatment  or completion of diagnosis necessary prior to final  impression Retainer crown utilized as an interim of at least six months duration  during restorative treatment to allow adequate time for healing or  completion of other procedures. This is n Not to be used as a  temporary retainer crown for routine prosthetic fixed partial dentures. Prosthodontics, Fixed Revised Codes • D6975 coping – metal To be used as a definitive restoration when coping is an  integral part of a fixed prosthesis. • D6980 fixed partial denture repair, by report  necessitated by restorative material failure
  29. 29. 8/3/2013 29 Prosthodontics, Fixed Deleted Codes • D6254 interim pontic Pontic used as an interim restoration for a duration of less than six  months when a final impression is not made to allow adequate  time for healing or completion of definitive treatment planning.  This is not a temporary pontic for routine prosthetic fixed partial  denture restoration. [Use provisional pontic] • D6795 interim retainer crown Retainer crown used as an interim restoration for a duration of less  than six months when a final impression is not made to allow  adequate time for healing or completion of definitive treatment  planning. This is not a temporary retainer crown for routine  prosthetic fixed partial denture restoration. [Use provisional retainer crown] Prosthodontics, Fixed Deleted Codes • D6970 post and core in addition to fixed partial denture  retainer, indirectly fabricated Post and core are custom fabricated as a single unit. • D6972 prefabricated post and core in addition to fixed  partial denture retainer • D6973 core buildup for retainer; including any pins • D6976 each additional indirectly fabricated post – same  tooth To be used with D6970. • D6977 each additional prefabricated post – same tooth To be used with D6972. [FPD post/cores removed]
  30. 30. 8/3/2013 30 Oral & Maxillofacial Surgery Codes  • D7000‐D7999 • 2 new codes • 1 revised code Oral & Maxillofacial Surgery New Code • D7921 collection and application of autologous  blood concentrate product [Blood concentrate packed in wounds/used in surgical procedures] • New sinus augmentation code
  31. 31. 8/3/2013 31 Oral & Maxillofacial Surgery Codes Sinus Augmentation Codes Revised code • D7951 sinus augmentation with bone or bone  substitutes via a lateral open approach The augmentation of the sinus cavity to increase alveolar height for  reconstruction of edentulous portions of the maxilla. This procedure is  performed via a lateral open approach. This includes obtaining the bone or  bone substitutes. Placement of a barrier membrane if used should be  reported separately. New code • D7952 sinus augmentation via a vertical approach The augmentation of the sinus to increase alveolar height by  vertical access through the ridge crest by raising the floor of the  sinus and grafting as necessary. This includes obtaining the bone  or bone substitutes. Orthodontics Codes • D8000‐D8999 • No Additions • No Revisions • No Deletions
  32. 32. 8/3/2013 32 Adjunctive General Services Codes • D9000‐D9999 • 1 new code • 1 revised code Adjunctive General Services Codes New Code • D9975 external bleaching for home application, per  arch; includes materials and fabrication of custom  trays Revised Code • D9972 external bleaching – per arch – performed in  office
  33. 33. 8/3/2013 33 What happens if your procedure does not  have a code that fits? • Use “Miscellaneous” codes  ▫ D6999 = unspecified fixed partial denture procedure,  by report  Addtl info must be provided ▫ D2999 = unspecified restorative procedure, by report  Include note explaining procedure Top Coding Errors
  34. 34. 8/3/2013 34 Code Not Valid • Modified Codes ▫ A modified version of a code is used to denote a  difference in treatment or cost ▫ 3rd party payers usually will not recognize • Inactive Codes ▫ Delete old codes annually with CDT update ▫ Pull code reports with fees and counts for tracking • Nonexistent codes Common Coding Errors ‐ Diagnostics • Scenario: You are taking 3 X‐rays on a patient. The  first X‐ray code is D0220. Each additional X‐ray is  D0230. Different codes and different fees exist. Full  mouth X‐ray set has its own code • 4 codes for bitewings: ▫ Single:  D0270 ▫ Two: D0272 ▫ Four: D0274 ▫ Vertical: D0277 (7‐8 films)
  35. 35. 8/3/2013 35 Comprehensive Oral Exams • D0150 for comprehensive exam for patient over 3  years old • D0145 for patient under age 3 • D0180 for perio patients • Typical frequency limits ▫ 2/year or 1/6 months Oral Evaluation Codes Description Code Periodic exam (recall) D0120 Limited/problem-focused (emergency) D0140 Oral eval – patient under 3 yrs old D0145 Comprehensive D0150 Comprehensive perio D0180 Detailed (extensive problem-focused) D0160 Re-evaluation/limited (reassessment, problem-focused) D0170 Screening (determine need to be seen) D0190 Assessment (limited inspection for disease.etc) D0191
  36. 36. 8/3/2013 36 Exam Code Descriptors • D0120 periodic oral evaluation – established  patient An evaluation performed on a patient of record to  determine any changes in the patient’s dental and  medical health status since a previous comprehensive  or periodic evaluation. This includes an oral cancer  evaluation and periodontal screening where indicated, and may require interpretation of information  acquired through additional diagnostic procedures. Exam Code Descriptors • D0140 limited oral evaluation – problem focused An evaluation limited to a specific oral health problem  or complaint. This may require interpretation of  information acquired through additional diagnostic  procedures. Report additional diagnostic procedures separately. Definitive procedures may be  required on the same date as the evaluation.
  37. 37. 8/3/2013 37 Exam Code Descriptors • D0150 comprehensive oral evaluation – new or  established patient Used by a general dentist and/or a specialist when  evaluating a patient comprehensively. This applies to  new patients; established patients who have had a  significant change in health conditions or other  unusual circumstances, by report, or established  patients who have been absent from active treatment  for three or more years. Exam Code Descriptors • D0160 detailed and extensive oral evaluation – problem  focused, by report A detailed and extensive problem focused evaluation  entails extensive diagnostic and cognitive modalities based  on the findings of a comprehensive oral evaluation.  Integration of more extensive diagnostic modalities to  develop a treatment plan for a specific problem is required. The condition requiring this type of  evaluation should be described and documented. Examples: dentofacial anomalies, complicated perio‐ prosthetic conditions, complex TMJ
  38. 38. 8/3/2013 38 Exam Code Descriptors • D0170 re‐evaluation – limited, problem focused  (established patient; not post‐operative visit) Assessing the status of a previously existing condition.  Examples: a traumatic injury where no treatment was  rendered but patient needs follow‐up monitoring; evaluation for undiagnosed continuing pain; soft tissue lesion requiring follow‐up evaluation. Exam Code Descriptors • D0180 comprehensive periodontal evaluation – new or  established patient This procedure is indicated for patients showing signs or  symptoms of periodontal disease and for patients with risk  factors such as smoking or diabetes. It includes evaluation  of periodontal conditions, probing and charting, evaluation  and recording of the patient’s dental and medical history  and general health assessment. It may include the  evaluation and recording of dental caries, missing or  unerupted teeth, restorations, occlusal relationships and  oral cancer evaluation.
  39. 39. 8/3/2013 39 Exam Code Descriptors – Pre‐diagnostic Services • D0190 screening of a patient A screening, including state or federally mandated  screenings, to determine an individual’s need to be  seen by a dentist for diagnosis. • D0191 assessment of a patient A limited clinical inspection that is performed to  identify possible signs of oral or systemic disease,  malformation, or injury, and the potential need for  referral for diagnosis and treatment. Conebeam • 2 separate codes for the capture and interpretation  of images. Can we charge the patient twice? ▫ Only if the capture and interpretation occur in  separate offices 
  40. 40. 8/3/2013 40 Common Coding Errors – Restorative • Resin‐based composite ▫ Separate codes for anterior and posterior  • Single crowns are listed in the Restorative section  (2000 category). Bridges (FPD) are listed in the Fixed  Pros section (6200‐6999) • Cannot code separately for a procedure that is a  routine part of a treatment ▫ Don’t use provisional crown code (D2799) if the  provisional is a temporary restoration for a crown or  bridge in progress Common Coding Errors ‐ Endodontics • Cannot code separately for a procedure that is  a routine part of a treatment ▫ Don’t use pulpotomy code (D3220) if the  removal of coronal pulp is planned as the first  stage of root canal therapy ▫ Root canal therapy involves the taking of several  X‐rays. Should this be coded and charged  separately using the first X‐ray code (D0220) and  additional X‐ray codes (D‐0230) for each one?
  41. 41. 8/3/2013 41 Common Coding Errors ‐ Periodontics • Crown lengthening – hard tissue procedure ▫ Can use new code D4212 code for soft tissue  gingivectomy for restorative access • Scaling/Root Planing: D4341 for >=4 teeth and  D4342 for 1‐3 teeth • D4910 usually follows sc/rp or osseous surgery Common Coding Errors ‐ Prosthodontics • Cerec crown is D2740: porc/ceramic substrate • Classification of materials ▫ High noble (HN) metal vs. Noble metal vs Base metal ▫ Porcelain/ceramic vs. resin ▫ Resin base vs. metal base • D6080: implant maintenance procedures, including  removal of prosthesis, cleansing of prosthesis and  abutments and reinsertion of prosthesis
  42. 42. 8/3/2013 42 Common Coding Errors – Oral Surgery • The following are commonly used extraction codes.  Other than different fees, what makes the following  codes dissimilar?  ▫ D7111 ▫ D7140 ▫ D7210 • D7111 extraction, coronal remnants – deciduous tooth Removal of soft tissue‐retained coronal remnants. • Routine extraction: D7140 extraction, erupted tooth or  exposed root (elevation and/or forceps removal) Includes routine removal of tooth structure, minor  smoothing of socket bone, and closure, as necessary. • Surgical extraction: D7210 surgical removal of erupted  tooth requiring removal of bone and/or sectioning of  tooth, and including elevation of mucoperiosteal flap if  indicated Includes related cutting of gingiva and bone, removal of  tooth structure, minor smoothing of socket bone and  closure.
  43. 43. 8/3/2013 43 “Scrutiny” Codes • Radiographs – due to frequency • Prophy – due to frequency • Gross debridement – due to cost • Crown lengthening – due to GP abuse • Restorative tooth surfaces – due to abuse • D2950 Core buildup – must be for retention of crown  and strength of tooth (about 65% of tooth missing) Office Coding Efficiency • Conduct annual review of codes and fees • Delegate to office staff who will stay current and  communicate often with insurance companies • Create a commonly used code sheet