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{00 e04572 6294-430b-b84a-8258c8133585}-unidade 6

  1. 1. Unidade 6 – Administração e controle6.1 - Inventário - Resolução CGM Nº 365/2001A Controladoria Geral do Município do Rio de Janeiro, através da Resolução CGM Nº 365 de27/dez/2001, instituiu normas para o Registro, o Controle a Movimentação de materiais existentesnas Unidades Armazenadoras de Materiais municipais, para fins de contabilidade, apropriação decustos e prestação de contas da Gestão.Unidade Armazenadora de Materiais (Almoxarifados e Farmácias) é o local onde ocorre a guardade material para consumo, em função da natureza do mesmo e do volume do estoque existente,independentemente da formalização institucional do setor de guarda de material na respectivaestrutura do Órgão.São passíveis de registro todas as entradas e saídas de materiais para consumo, excetuando-seaqueles materiais para consumo imediato, com destinação específica.Outra exceção que dispensa o registro de entradas e saídas de materiais para consumo é quandoocorrem movimentações abaixo de R$ 8.000,00 (oito mil reais) por mês ou R$ 96.000,00 (noventae seis mil reais) por ano.Entrada de bens e produtos são as oriundas de compras, transferências ou doações.A finalidade fundamental do Inventário Físico é a de confrontar e acertar as quantidades demateriais estocados na Unidade Armazenadora de Materiais com os registros de controle deestoque.Outra finalidade importante é a de verificar a existência de itens sem utilização e que podem serconsiderados em disponibilidade para outros órgãos, e mesmo aqueles itens que podem serbaixados do estoque. Na Prefeitura do Rio de Janeiro este levantamento de materiais semmovimentação ou que só tenham movimentado 10% (dez porcento) no período de 6 (seis) meses éobrigatório, conforme Resolução Nº 365/2001.Etapas do inventário físicoO Inventário Físico pode ter cinco etapas conforme abaixo:a) Planejamento do Inventário Físico: consiste no levantamento de pessoal necessário à contagemfísica dos itens estocados com dimensionamento de tempo e da ordem da contagem em cadalocal;b) Levantamento Físico: consiste na contagem, medição ou pesagem, de acordo com as Unidadesde Fornecimento (peças, metro quadrado, quilograma, litros, etc.). É a mais demorada.c) Apuração: é a fase em que confrontam as quantidades de materiais levantadas com os saldosdos registros de controle. As eventuais diferenças devem ser analisadas para identificar suascausas e estabelecidas correções nos procedimentos operacionais padrões. Dependendo dadiferença uma nova recontagem deverá ser efetuada.d) Regularização das Diferenças: as diferenças depois de apuradas devem ser regularizadas coma emissão de Documento de Movimentação de Material pela Unidade Armazenadora de Materiais.e) Relatório Inventário Geral do Material: contendo código do material, descrição do material,unidade de fornecimento, quantidade em estoque, valor unitário e o valor total, depois de apuradase saneadas as divergências apuradas no Inventário Físico.
  2. 2. 6.2 - Baixa e AlienaçãoOperações usuais nas Unidades Armazenadoras de Materiais:I - ALIENAÇÃO - é a transferência do domínio do material para terceiros, decorrentes de: a) Doação: recebimento ou disponibilização de material próprio, de ou para outra Entidade,que ocasionará acréscimo ou decréscimo ao estoque, cumpridas as disposições legais; b) Venda: forma de alienação do estoque que gera receita financeira para a Entidade; c) Permuta: disponibilização do material em contrapartida de outro ativo de mesmo valor.II - BAIXA: é a redução efetuada no Estoque, decorrente de: a) Obsolescência: descontinuação prematura do uso do material, ocasionada por suadesclassificação tecnológica, provocada pelo surgimento de material mais moderno ou melhoradaptado; b) Imprestabilidade: mudança irreversível das características do material, ocorridainvoluntariamente, por força do acondicionamento indevido, fenômenos climáticos, prazo devalidade expirado, ação de agentes patológicos ou acidentes; c) Dano: mudança irreversível das características do material, ocasionada pela ação deterceiros, por má utilização, falta de zelo, desconhecimento do material ou descaso com a coisapública; d) Desuso: material que, embora com características físicas inalteradas e não obsoleto,tem seu uso descontinuado por redução ou alteração nas atividades da Entidade; e) Extravio: desvio de material, passível de apuração de responsabilidade.III - DEVOLUÇÃO: é o retorno do material já distribuído, da Unidade Consumidora de Materiaispara a Unidade Armazenadora de Materiais.IV - TRANSFERÊNCIA: é a movimentação de material com troca de responsabilidade de umaUnidade Administrativa ou órgão equivalente para outra, dentro da mesma Entidade.V - AJUSTE CONTÁBIL: é o ajuste de informação já contabilizada, referente a valor ou quantidade,que poderá refletir lançamento de Entrada ou de Saída.VI - ESTORNO: é a correção de lançamento indevido no sistema de Almoxarifado.VII - PERDAS POR DESGASTE NATURAL: é o desgaste resultante da ação de elementos danatureza.
  3. 3. 6.3 - Custos LogísticosRecapitulando que a utilização militar de logística trata de:- Planejamento e realização de projeto e desenvolvimento, obtenção, armazenamento, transporte,distribuição, reparação, manutenção e evacuação de material (para fins operacionais eadministrativos);- Recrutamento, incorporação, instrução e adestramento, designação, transporte, bem estar,evacuação, hospitalização e desligamento de pessoal;- Aquisição ou construção, reparação, manutenção e operação de instalações e acessóriosdestinados a ajudar o desempenho de qualquer função militar;- Contrato ou prestação de serviços.A mesma utilização da logística acima descrita dá-se também nas Organizações, compraticamente as mesmas definições só que com um diferencial: em todas as definições há a alusãopara os custos menores, ou, a um custo razoável, preços competitivos, ou, ainda, tarifas aceitáveis;em resumo: não há nenhuma dúvida de que um dos principais quesitos no que diz respeito àLogística gira em torno de Custos.Custos da logísticaAo longo dos anos, vários estudos foram feitos para determinar os custos da logística para aeconomia e para as empresas individuais. De acordo com o FMI - Fundo Monetário Internacional, ocusto da logística representa, em média, 12% (doze por cento) do PIB - Produto Interno Brutomundial.Atividades primárias para alcance dos objetivos logísticos de custo e nível de serviço:- Transportes;- Manutenção de estoques, e- Processamento de pedidosAlguns estudiosos da matéria estimam que a armazenagem e manuseio de mercadorias podemabsorver de 12 a 40% (doze a quarenta por cento) das despesas logísticas da Organização,dependendo da atividade desenvolvida.As maiores contribuições da logística para o dia-a-dia da Organização é o valor agregado aosprodutos através do serviço que esta presta ao seu cliente, um exemplo é o prazo reduzido naentrega, mas, saber onde está localizado o produto dentro da sua estrutura de armazenagem,fazer a entrega atendendo o pedido de maneira rápida e precisa, permitindo uma grande facilidadeno momento que o pedido é originado, são os maiores destaques no que diz respeito a nível deserviço.Em suma, a logística como a conhecemos hoje tem a missão de ajudar Organizações a melhorarseu nível de serviço reduzindo custos de operações. Sempre que a questão operacional de umaempresa entra em discussão, surge a necessidade de decisões especiais de custos na logística, oque envolve ponto de equilíbrio, até que ponto estamos investindo e em que ponto estamos tendoretorno do capital investido ou que temos de investir para garantir nossos serviços. Sabemos que alogística é uma ferramenta estratégica para aumentar a oferta de produtos e serviços e reduzircustos, pois estuda os vínculos existentes entre os elos da cadeia e os analisa de forma a melhorá-los e torná-los mais eficientes em termos de qualidade e de custos.Na nova era dos mercados competitivos e globalizados, o aspecto Custo vem cada vez maisassumindo uma importância significante na busca frenética das Organizações por maior eficiênciae produtividade. Porém, ao objetivarem a redução de custos, as Organizações vêm focando no
  4. 4. tradicional custo do produto ou serviço e se esquecem ou dimensionam mal os Custosrelacionados à logística.Quando falamos em Custos Logísticos, a primeira idéia que vem à cabeça é o Custo com Frete ouTransportes. Apesar deste ser o mais significativo, os Custos Logísticos não se resumem somentea isso. Podemos identificar Custos na Armazenagem, nos Estoques, no Processamento,informatizado ou não, de Pedidos e, é claro, no Transporte.Os Custos relacionados à armazenagem são aqueles que são aplicados nas estruturas econdições necessárias para que a Organização possa guardar seus produtos adequadamente.Fazem parte deste tipo de Custo: o aluguel e/ou manutenção do armazém, os custos comaquisição de paletes, custos com equipamentos de manuseio, custos com energia elétrica, água,esgoto, custo com pessoal do armazém, etc.Já os Custos com Estoques são aqueles que são gerados a partir da necessidade de estocar osmateriais. Nesta categoria, com certeza o mais expressivo é aquele em que a Organização perdeimobilizando o capital em estoque em vez de aplicar esse valor no mercado financeiro, ganhando aremuneração dos juros, ou aplicando em outras atividades e programas. Existem outros Custoscom Estoques como as perdas e roubos, a própria depreciação dos materiais, etc.No que diz respeito aos Custos relacionados à emissão de pedidos, seus valores sãoinexpressivos em relação aos demais. Todos os gastos relacionados à emissão de pedidos naOrganização devem ser computados nesta categoria. São considerados Custos com Emissão dePedidos: O salário do comprador, o aluguel do espaço destinado ao setor de compra, os papéisusados na emissão do pedido, utilização de sistemas informatizados, etc.Por fim o mais importante de todos: os custos com Transportes. Vamos dividi-lo em duasabordagens: O custo do frete do fornecedor até aos locais indicados pela nossa Organização equando a distribuição intra Organização se dá com veículos próprios ou locados.No primeiro caso, o valor do frete já está incluído no custo do produto quando de sua aquisição.Quando adquirimos produtos e a distribuição fica por conta do fornecedor até às nossas Unidadesos custos destes produtos tendem a ser maiores do que quando são entregues de maneiracentralizada ou regionalizada.No segundo caso, também, todos os custos com frota própria como a depreciação dos veículos,pneus, combustíveis, custo de oportunidade dos veículos, salários, manutenção, etc. incidem noCusto Logístico. Da mesma forma que os custos com frota locada ou um esquema misto, também.Uma vez identificado quais são os Custos Logísticos, as Organizações devem atentar para aquelesque geralmente não são computados por serem quase imperceptíveis.Um caso clássico é o Custo de Oportunidade. Apesar de ser chamado de custo, na verdade o queocorre é que a empresa deixa de ganhar com juros financeiros imobilizando o capital em estrutura(armazém, paletes e estruturas de armazenagem), máquinas e equipamentos (empilhadeiras eesteiras), veículos (caminhões), etc.Quanto maior for o juro no país, maior será o Custo de Oportunidade. Em se tratando de Brasil,onde os juros são altíssimos, os Custos de Oportunidade associados à Logística são relativamentealtos se comparados com outros países.Um outro Custo Logístico de fácil identificação, mas de agregação nem tanto, é o de depreciaçãode máquinas, equipamentos e veículos. Apesar deste custo ser contabilizado na forma tradicional,raramente é alocado como Custo da Logística e conseqüentemente não é agregado aos custosdos produtos, sendo considerado como despesa fixa.
  5. 5. As Organizações devem conhecer profundamente seus próprios Custos Logísticos, para quepassem a ter condições de estabelecer metas de diminuição e repassar os ganhos para a Cadeiacomo um todo. Assim, outras Organizações pertencentes à Cadeia absorvem as novas práticas,reduzem seus Custos Logísticos, contribuindo para a competitividade da Cadeia.Na moderna concepção do Gerenciamento da Cadeia de Suprimento, os Custos Logísticos devemser bem dimensionados e controlados, mesmo que haja concorrência entre as Organizações, hánecessidade de se fazer mais e com menor custo, além de liberar recursos para outras áreas daOrganização, mormente em se tratando de recursos públicos e finitos.
  6. 6. 6.4 - Indicadores de DesempenhoComeçaremos citando a máxima de que aquilo que não pode ser medido não pode ser avaliado e,conseqüentemente as ações tomadas podem causar prejuízos, os mais variados, ao tomador dadecisão e ao objeto dessa decisãoAs Organizações cada vez mais percebem a necessidade de implementação de novas tecnologiase novas práticas de gestão. As melhorias ou sua falta acabam por impactar toda a cadeia produtivaonde a Organização está inserida.Para que estas melhorias ou ações implementadas não falhem, torna-se necessário umacompanhamento constante para medir e avaliar os seus resultados. A utilização de Indicadoresde Desempenho busca cumprir este papel, dentro do processo de melhoria contínua.Indicadores de Desempenho são indicadores quantitativos que permitem mensurar as ações nosprocessos, ou seja, permitem que os gestores avaliem as ações e melhorias implementadas.Um modelo para avaliar o desempenho em uma cadeia produtiva considera os seguintesparâmetros: 1 – necessidade de identificar e estabelecer indicadores para cada fator condicionante dacompetitividade, relacionados à dimensão da Organização, que engloba produtividade, capacidadegerencial, qualidade, logística interna, marketing e capacidade de inovação; 2 – necessidade do acompanhamento global, que implica na condição de conhecer aperformance de cada um dos elos, que no conjunto são determinantes da competitividade dacadeia produtiva; 3 – necessidade de um modelo de indicadores que sejam passíveis de comparação, emrelação a si próprio ou à sua evolução em relação a indicadores equivalentes de organizaçõessimilares, nacionais ou de outros países, consideradas benchmark, ou seja, verificar o que asOrganizações líderes no seu segmento de mercado estão utilizando como processos e adaptar omodelo, de acordo com as características da Organização.Como vimos no tópico anterior, temos três áreas onde devemos atuar para montar os Indicadoresde Desempenho, que são:- Transportes;- Armazenagem/manutenção de estoques, e- Processamento de pedidosNa área de Transportes é fundamental conhecer e cadastrar todos os eventos importantes queocorrem quando da distribuição física dos produtos, no âmbito da PCRJ.- Levantar os custos com transportes a partir de frota própria e da frota locada para fins decomparação de custos, incluindo custos com mão-de-obra, combustível, taxas, licenciamento,percentual de oferta dos serviços (% de contratação de veículos x necessidades ou frota própria x% de veículos efetivamente em serviço excluídos tempos de paradas para manutenção e/oureparos);- Comparar os custos dos produtos quando a entrega é feita pelos fornecedores nas nossasUnidades com aqueles quando a entrega é centralizada e/ou regionalizada (UnidadesArmazenadoras Regionais);
  7. 7. Na área de Armazenagem/Manutenção de Estoques é fundamental conhecer e cadastrar todos oseventos importantes que ocorrem quando da armazenagem dos produtos nas UnidadesArmazenadoras de Materiais da PCRJ.- Levantar os custos de manutenção de estoques na Unidade Armazenadora de Materiais,basicamente: os Giros de Estoque, materiais inservíveis, obsoletos, sem utilização, perdas,desvios, furtos; custos com serviços públicos (telefonia, comunicação de dados, energia elétrica,gás, aluguel); manutenção predial; custos com mão-de-obra própria e terceirizada; custos comequipamentos de manuseio de materiais, custo com estantes, paletes, prateleiras, etc.- Na área de Processamento de Pedidos, apesar de seus valores serem inexpressivos em relaçãoaos demais custos logísticos, devem ser levantados para análise de possíveis distorções.- Levantar os salários dos servidores envolvidos com as aquisições, o aluguel do espaço destinadoao setor de compra, os papéis usados na emissão do pedido, utilização de sistemasinformatizados, etc.Finalmente, de posse destes dados cadastrais dos custos podemos estabelecer Indicadores deDesempenho, estabelecer estratégias de distribuição de materiais, aí incluída a regionalização deUnidades Armazenadoras de Materiais, baseados em:- Tempo de Atendimento dos pedidos;- Índice de Eficácia de Atendimento dos pedidos: que depende da fixação do Tempo Padrão deAtendimento (3 a 5 dias, a ser fixado pelo Almoxarifado junto com o pessoal de gestão desuprimentos do Órgão);- Nível de Serviço: número de requisições atendidas em relação às requisições efetuadas- Acurácia do Inventário ou Indicador de Eficácia do Inventário: quantidade de itens com saldocorreto em relação ao total de itens em estoque;- Custo de transporte para entrega dos pedidos;- Custo médio por Unidade Armazenadora de Materiais;- Índice de Rotatividade ou Giro de Estoque;- Custo de um determinado produto quando entregue diretamente pelo fornecedor e quandodistribuído pela PCRJ;- Custo médio de determinado produto armazenado pela PCRJ.Alguns exemplos e aplicações dos indicadores e sua aplicação na PCRJ:1 – Cálculo do Tempo médio de Atendimento e Índice de Eficácia no Atendimento dos pedidosoriundos das Unidades Consumidoras de Material pelas Unidades Armazenadoras de Materiais,visando a otimizar o atendimento:TmAt = Σ (Req. Atend. em n dias x n dias) Σ Req. Atend.Onde: TmAt = Tempo médio de Atendimento em dias Σ = somatório Req. Atend. = Quantidade de requisições atendidas n = número de dias para o atendimentoIEAt = TmAt ≤ 1 (sendo o ideal um valor menor que 1) TPAtOnde: IEAt = Índice de Eficácia no Atendimento TmAt = Tempo médio de Atendimento em dias TPAt = Tempo Padrão de Atendimento em dias
  8. 8. Exemplo:Calcular o Tempo médio de Atendimento das Requisições listadas abaixo e o Índice de Eficácia noAtendimento, sendo sido estabelecido o Tempo Padrão de Atendimento em 3 dias pelo Órgão degestão de suprimentos junto com o Almoxarife.5 Requisições atendidas em 2 dias4 Requisições atendidas em 1 dia5 Requisições atendidas em 3 diasTmAt = Σ (Req. Atend. em n dias x n dias) = 5 x 2 + 4 x1 + 5 x 3 = 29 = 2,07 ≈ 2 dias Σ Req. Atend. 5+4+5 14IEAt = TmAt = 2 = 0,67 TPAt 32 – Avaliar o Nível de Serviço calculando o percentual de requisições atendidas em relação àsrequisições solicitadas;NS = nº Requis. Atendidas x 100 nº de Requis. Solicitadas3 – Avaliar a Acurácia (IA) do Inventário Físico calculando a quantidade de itens com saldo corretoem relação ao total de itens em estoque, não só nas épocas de inventário físico, mas em períodosdeterminados;IAc = nº itens com saldo correto x 100 nº itens em estoque4 – Avaliação dos custos de transporte para entrega dos pedidos, a partir dos Boletins Diários deEntrega;Este Indicador é utilizado por empresas com grandes estoques e que trabalham com frota própriaou terceirizada através de roteirização pré-definidas, com vistas à maior eficácia na distribuição dosseus produtos. Na PCRJ este custo já está embutido nos preços dos licitantes quando de suaspropostas de preços nas licitações. Encontra-se em fase de estudo na Coordenadoria Geral doSistema de Infra-estrutura e Logística um sistema de logística integrado que contemple a logísticade suprimentos e de distribuição, hoje também conhecida no meio como Engenharia Simultânea, jáque envolve todo o fluxo de informações e fluxo de materiais da Cadeia Logística ou deSuprimentos.5 – Avaliação o Índice de Rotatividade ou Giro de Estoque que significa quantas vezes suprimosnossos estoques ao longo de determinado período. Note-se que, quanto maior o índice, melhorpara a Organização.Nota: Outros dado importante sobre estoques: quanto menor a quantidade de material estocado,desde que garantido o abastecimento, mais vantajoso para a Organização, haja vista que, istoimplica menor custo, em função de menor valor imobilizado, menor área para armazenagem etc.
  9. 9. O Índice de Rotatividade do Estoque pode ser calculado pela fórmula:IRE = MC EMonde: IRE = Índice de Rotatividade do Estoque MC = Material Consumido no período (em unidades de material) EM = Estoque Médio no período considerado (em unidades de materiais)

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