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Especial SPED - Revista Exame Especial SPED - Revista Exame Document Transcript

  • informe publicitárioComo universalizar sem complicar? P arece que foi ontem, mas lá se vão cinco anos desde que a sigla SPED – Sistema Público de Escrituração Digital – entrou para nunca mais sair no vocabulário de todos os que convivem com o universo contábil e fiscal brasi- leiro. O sistema não só tem promovido maior produtividade na escrituração digital como vem se transformando, além de mecanismo eficaz de controle tributário, em excelente ferramenta de gestão empresarial. “O grande alvo do SPED é reduzir a informalidade no país. E está avançando rapidamente, pois a arrecadação vem subindo bem mais que a taxa do crescimento do PIB”, comenta José Ronaldo da Costa, executivo de TI e especialista em sistemas legais. Mas ele faz uma ressalva: “O SPED pode ser um grande pesadelo para as empresas sonegadoras, para as desorganizadas e as que não possuem boa estrutura de TI ou um contador confiável”.
  • informe publicitário SPED No entanto, a aprovação as diretrizes do gestor eficaz do SPED ainda encontra o SPED ExigE viSão global Do nEgóCio algumas restrições. Mesmo CombinaDa à atuação intEgraDa reconhecendo os méritos da • profissionalização iniciativa, José Maria Chapina • indicadores • planejamento Alcazar, presidente do Sescon- tributário • revisão de processos SP, sindicato das empresas de • acompanhamento • controladoria da legislação serviços contábeis entre outras, mostra-se ainda reticente em relação aos resultados: “Até gestão Fonte: Roberto Dias Duarte o momento, os processos não tributos empresarial têm trazido grandes benefícios às empresas. A Receita Federal auditoria tecnologia tem acenado com a redução da das obrigações acessórias, mas informação ainda estamos aguardando ações nesse sentido. Por • implantação de enquanto, sofremos com a • auditoria erp/sped/nf-e contábil • documentos digitais excessiva burocracia, com • auditoria • segurança da os altos investimentos em de sistemas informação tecnologia e nos preocupamos • armazenamento e recuperação de dados imensamente com as pesadas multas atreladas ao cumprimento das exigências, que podem até comprometer a vida da empresa”. A vitóriA dA tecnologiA “Não gostar do SPED é um direito de cada um. “A rigor, o SPED propriamente dito não Ignorá-lo é criar um risco alto de extinção do próprio existe, pois é apenas um decreto presidencial negócio ao torná-lo obsoleto”, diz Edgar Madruga, assinado em 22 de janeiro de 2007.” Quem auditor da Secretaria da Fazenda do Estado de diz isso, com a legitimidade de alguém que Goiás (Sefaz-GO) e um dos maiores especialistas estuda, fala, escreve e respira SPED, é o em SPED Fiscal e perícia tributária digital, além de professor Roberto Dias Duarte, referência palestrante de sucesso. Ele compara a reação às obrigatória no assunto. Ele esclarece que mudanças geradas pelo novo modelo com o apego o que há hoje são projetos integrados do às antigas máquinas de escrever: “Quem deixaria SPED, como a Nota Fiscal Eletrônica (NF- hoje o seu computador, com corretor de texto, e), a Escrituração Contábil Digital (ECD), a modelos pré-formatados e possibilidade de envio de Escrituração Fiscal Digital (EFD), a Escrituração documentos por meio eletrônico para voltar a fazer Fiscal Digital do ICMS/IPI (EFD-ICMS/IPI), a ofícios datilografados em papel?” Escrituração Fiscal Digital das Contribuições “Como PouCaS EmPrESaS uSam SoftwarE DE gEStão, a oPortuniDaDE Para novoS fornECEDorES é imEnSa” roberto Dias Duarte
  • informe publicitário SPED PIS/Cofins (EFD-PIS/Cofins), o Conhecimento de grandiosos. Cerca de 1 milhão de empresas Transporte Eletrônico (CT-e), o Livro Eletrônico já emitem mensalmente 180 milhões de de Apuração do Lucro Real (e-Lalur), o Controle NF-es. Dessas, perto de 150 000 autenticam Fiscal Contábil de Transição (FCONT). digitalmente a contabilidade por meio do SPED Empolgado, Dias Duarte destaca que o principal Contábil e transmitem pela internet os livros benefício do novo modelo fiscal é promover uma fiscais de ICMS e IPI pela EFD-ICMS/IPI. feliz aliança da tecnologia, do conhecimento Em 2012, estima-se que 1,5 milhão de empresas e do comportamento. José Ronaldo da Costa deverão se integrar ao sistema, passando a fazer concorda: “A montagem de uma complexa rede a escrituração das contribuições do PIS e Cofins de infraestrutura tecnológica por parte da Receita pela EFD-PIS/Cofins, e, até 2014, participarão Federal permitiu automaticamente o cruzamento também da EFD-ICMS/IPI. “O modelo e os números de dados de milhares de empresas, algo inédito apresentados pela NF-e credenciam o Brasil como o no Brasil. Apenas isso já é um grande feito”. maior exemplo de sucesso entre todos os países que Afinal, mais que um sistema digital para troca de atualmente usam um processo similar de autorização informações contábeis entre empresas e o Fisco, eletrônica de faturas, como é o caso da Argentina, nasceu aqui uma forma inteligente e inédita de do Chile, do México, entre outros”, comemora Alvaro administração. Como um feliz efeito colateral, Bahia, coordenador técnico do Encontro Nacional tendo toda a cadeia produtiva inserida no universo de Coordenadores e Administradores Tributários digital, os participantes passaram também a adotar Estaduais (Encat) e líder nacional do Sistema NF-e. as melhores práticas de governança. “As empresas não podem mais utilizar velhas ferramentas em os desAfios busca de novas soluções”, Dias Duarte conclui. Com um volume gigantesco de transações Quando se fala em SPED, os números são combinado à expansão do número de participantes Ecossistema fiscal Como a EmPrESa intEragE Com CliEntES, fornECEDorES E fiSCo Com a troCa DE informaçõES fiSCaiS, ComErCiaiS E logíStiCaS ct-e brasil-id siniav logística recebimentos nf-e faturamento vendas nfs-e produção estoques compras pagamentos efd icms/ipi fisco cliente Fonte: Roberto Dias Duarte efd pis/cofins nf-e efd/social nfs-e contábil/ sped contábil fiscal/ fornecedor jurídico
  • informe publicitário SPED e crescentes níveis de complexidade à medida que o sistema avança, é natural que ocorram eventuais falhas e atrasos nos cronogramas. Mas isso não significa retrocesso. É bem mais apropriado pensar em novos desafios, algo inerente a qualquer processo em evolução. Para José Ronaldo da Costa, o primeiro deles é de ordem tecnológica. Muitas desenvolvedoras de softwares empresariais, por não conhecerem bem a área de tributação, podem gerar erros nos cálculos das notas fiscais eletrônicas. “Isso deixa empresários vulneráveis, que correm o risco de receber multas não por má-fé, mas porque o sistema utilizado não está preparado para a complexa lei fiscal brasileira”, ele explica. Além disso, com diretrizes que não param de se multiplicar, como manter os contadores ao mesmo tempo capacitados e atualizados, em um cenário em que dados eletrônicos se cruzam muito rapidamente, com sistemas cada vez mais inflexíveis diante de erros? Roberto Dias Duarte destaca outro desafio: a introdução gradual no sistema de pequenas e médias empresas, já em 2012 e em um futuro não muito Para Edgar Madruga, há outra questão distante das microempresas, estabelecendo uma importante: a maioria das empresas e seus escala de movimentação de proporções colossais. dirigentes atuais nasceu na era analógica, algo Ele lembra que autoridades fiscais, fornecedores de bem diferente da digital, que exige atenção múltipla software e consultorias têm larga experiência no e permite ampla liberdade de expressão. No mercado de grandes empresas, mas poucas foram as contexto atual, o administrador precisa estar aberto iniciativas focadas nas organizações de menor porte. a novos conceitos e formas de criar, transmitir e Para fazer frente ao imenso volume de transações preservar o conhecimento. “O maior desafio do e promover uma base fiscal confiável tanto dentro SPED é cultural. A técnica é uma questão financeira quanto entre as empresas, será necessário adotar e de tomada de decisões corretas.” uma gestão integrada como os ERP, formando, assim, um gigantesco ecossistema business to business. duplA contAbilidAde? Com tanta volatilidade nas regras tributárias, as Visando atualizar as regras contábeis soluções passam necessariamente pela tecnologia brasileiras para torná-las compatíveis com os em nuvem. “Seria uma insanidade imaginar padrões internacionais do International Financial atualizações quase diárias em uma base instalada de 6 milhões de usuários de sistemas estabelecidos em organizações distribuídas por mais de 5 000 “DESEnvolvEDorES quE municípios”, diz Roberto. Por quê? “Como menos de não ConhECEm tributação 1% das empresas brasileiras utiliza algum tipo de PoDEm gErar ErroS noS software de apoio à gestão, este é ao mesmo tempo CálCuloS DaS nf-ES” um problema e uma oportunidade imensa para o José ronaldo da Costa desenvolvimento de novos fornecedores.”
  • informe publicitário SPED Para permitir a apuração do lucro real em “o DESafio Do SPED é função dos ajustes tributários decorrentes dos Cultural. a téCniCa é novos métodos e critérios contábeis, a Receita uma quEStão finanCEira Federal instituiu o Regime Tributário de Transição E DE tomaDa DE DECiSõES” (RTT). Com isso, criou dois conceitos paralelos Edgar madruga de apuração: o fiscal e o contábil. Qual o objetivo? “A Receita Federal considerou que o lucro contábil conforme o novo padrão não é um Reporting Standards (IFRS), desde 2007 a Lei das bom parâmetro para calcular tributos. Assim, a Sociedades por Ações passou a incorporar novos apuração fiscal segue o método antigo”, responde dispositivos. “As empresas brasileiras estão cada Roberto Dias Duarte. Embora o RTT tenha sido vez mais globalizadas, e é natural que se busque criado para estabelecer a neutralidade tributária, uma padronização de procedimentos contábeis nem todos concordam com a forma como isso mundialmente”, comenta Edgar Madruga. O que foi feito. É que, para garantir o controle sobre as está por trás dessa decisão? O IFRS traz vantagens mudanças no padrão contábil, a Receita Federal evidentes, como o acesso a financiamentos resolveu implantar também o Controle Fiscal estrangeiros, lançamento de ações em bolsas Contábil de Transição (FCONT), um relatório que internacionais e a fácil comparação de resultados serve para controlar o RTT. Ao fazer isso, obrigou entre empresas globalizadas. “A adoção, no Brasil, 150 000 empresas que trabalham sob o regime das normas internacionais de contabilidade coloca de lucro real a manter duas contabilidades, a as empresas nacionais na competitividade mundial, societária, obtida por meio do SPED Contábil, e no mesmo padrão contábil de mais de cem países, a fiscal, uma escrituração eletrônica que atende dando a elas credibilidade e confiabilidade”, diz o aos critérios contábeis anteriores, ambas exigidas presidente do Sescon-SP. Chapina lembra também pela Receita Federal. “É compreensível que a que a universalização da linguagem das peças autoridade fiscal não queira ‘ganhar’ nem ‘perder’ contábeis permite que sejam lidas e interpretadas receitas por causa da alteração nas normas e que, por investidores do mundo inteiro. para isso, precise das duas informações contábeis. Só que a metodologia utilizada pelo programa validador (PVA) aumentou a burocracia, exigindo um terceiro conjunto de lançamentos e mais trabalho, mesmo para as 144 000 empresas cujos novos padrões contábeis não geraram impacto algum”, desabafa Roberto Dias Duarte. Para complicar, problemas tecnológicos têm obrigado as empresas a gastar ainda mais tempo e recursos com o assunto. “Na prática, as empresas são forçadas a controlar suas operações contábeis a partir da ótica fiscal, societária e gerencial.” A segundA gerAção dA nf-e Com a crescente universalização do processo que tornará obrigatório o ingresso no sistema de todos os tipos de operações que envolvam a produção e a comercialização de mercadorias, as Secretarias
  • informe publicitário SPED da Fazenda Estaduais (Sefaz) e a Receita Federal começam a discutir a segunda geração de notas fiscais eletrônicas, que já ganhou o nome de NF-e 2G. “Vem aí o cloud fiscal”, anuncia Alvaro Bahia. Segundo ele, em 2012, o objetivo é integrar ainda mais os sistemas estaduais e federal com os órgãos envolvidos na produção, comercialização, transporte e controle de trânsito de mercadorias, por meio de um processo similar à “computação em nuvem”. Alvaro Bahia compara a NF-e 2G a um extrato bancário que registra mais complexo. Esse paradoxo que está sendo criado em um único documento todas as ocorrências pode comprometer a produtividade das empresas? de uma conta-corrente, da abertura pelo cliente Segundo José Ronaldo da Costa, a legislação ao encerramento. Esse processo de controle das tributária brasileira, difícil e cheia de variáveis, sempre administrações tributárias, empresas emissoras, existiu. “O que ocorre é que, com o cruzamento transportadoras e destinatárias da NF-e já de dados pela Receita Federal, os erros passaram começa a ser chamado de i-Fisco pelas empresas a ser mais evidentes.” Para ele, antes de mais envolvidas nos testes, como a Petrobras, Panarello, nada, é preciso ter certeza de que todos os elos Gerdau, Lojas Renner e AGCO, que integram da cadeia cadastram e registram as operações de eletronicamente as diversas etapas do processo. movimentação de mercadorias de maneira correta, O líder nacional do sistema aposta que o cloud o que inclui fornecedores, compras, estoque, caixas, fiscal trará benefícios para todos os envolvidos, faturamento e contador, equipando também as emissor da NF-e, destinatário e administrações fiscais, empresas com sistemas de automação confiáveis. José com melhores níveis de segurança, controle e redução Ronaldo vê nisso uma ida sem volta: “Não será mais de custos. Ele prevê a implantação em ambiente viável pensar na digitação de dados em um escritório de produção de forma espontânea, a partir do contábil, nota a nota, item a item, de cada cliente”. primeiro semestre de 2012, sendo a obrigatoriedade “Para atender a esse emaranhado, é preciso aplicada a partir de 2013 apenas para segmentos investimento, qualificação e profissionalização selecionados pelas autoridades tributárias. total das empresas, amparadas em suas assessorias contábil e fiscal. Infelizmente, hoje, buscA pelA simplificAção no Brasil, o tempo gasto no cumprimento das Na contramão da simplicidade pretendida e por obrigações acessórias tem prejudicado os isso empalidecendo as boas intenções originais, à empresários em sua atividade, mas esse cenário medida que o SPED é implantado, o emaranhado de é um dos principais focos de reivindicação do novas leis e exigências tornam o sistema cada vez Sescon-SP junto ao governo”, avalia Chapina.
  • informe publicitário SPED Edgar Madruga ameniza as críticas. Ele considera o SPED um projeto em implantação, e, portanto, observar os seus benefícios no “calor da transformação” não é razoável. O que ocorre? Embora nenhum tributo tenha sido alterado desde a implantação, as mudanças nas obrigações acessórias e a verificação do cumprimento das leis e normas que regulamentam esses tributos tornaram o “cipoal tributário” mais transparente. Madruga acha que isso expõe a necessidade urgente de mudanças, não só pelas empresas, mas também na própria administração pública, e aposta que a turbulência desaparecerá conforme a nova tecnologia seja dominada. “As empresas sairão bem melhores desse processo, e muito mais competitivas mundialmente.” Em favor de sua tese, cita estudos que demonstram que um aumento de custos inicial com a implantação do SPED é compensado pelo incremento da produtividade em médio prazo.     “o tEmPo gaSto no CumPrimEnto DaS obrigaçõES aCESSóriaS tEm PrEJuDiCaDo oS EmPrESárioS” José maria Chapina alcazar melhores soluções de gestão e o que efetivamente entrega, seja em forma Diante do rico portfólio de ofertas disponíveis de suporte, consultoria legal, implantação ou para automatizar e integrar processos e a gestão visitas técnicas. O que fazer? nos escritórios de contabilidade e seus clientes, Para Francisco Komatsu, especialista em como escolher o melhor? Essa decisão difícil, que certificação digital e soluções customizadas de nota lembra um casamento, implica estabelecer uma fiscal eletrônica, antes de escolher um provedor relação de confiança íntima e contínua entre a de software ou serviço, a empresa deve avaliar os empresa e o fornecedor. Significa compartilhar seus sistemas de acordo com as necessidades mais informações e integrar processos de atividades críticas, fazendo-se duas perguntas. A primeira é vitais como ERP, NF-e, folha de pagamento, se vale a pena realizar internamente as aplicações controle eletrônico do ponto, contabilidade, ou terceirizar. A aplicação escolhida precisa administração etc. Além disso, na hora de avaliar ser acessada de qualquer lugar, sem perda dos as propostas, nem sempre fica claro distinguir os dados, com o sistema funcionando quando é mais serviços indispensáveis, que realmente agregam necessário, ou seja, próximo às datas de entrega valor ao negócio, dos opcionais ou desejáveis. dos documentos fiscais. Isso sem jamais perder o Isso sem falar na pós-venda, quando realmente controle sobre o prazo de validade do certificado é possível avaliar o que o fornecedor prometeu digital. ”Infelizmente, muitas empresas deixam
  • informe publicitário SPED desenvolvedoras têm condições de sobreviver sem seus donos, para não deixar empresário e contador à deriva, sem suporte ao sistema ou acesso aos seus dados. O especialista recomenda, ainda, atenção ao banco de dados utilizado, para evitar perda de informação ou lentidão no processamento. Também vale avaliar como o sistema de automação exporta os dados para a contabilidade e como o sistema contábil está preparado para absorver dados de outros aplicativos. “A integração é fundamental para garantir produtividade.” Finalmente, não dá para esquecer que o SPED é a versão digital do Livro Fiscal, que precisa ser validado por um profissional contábil, pois só ele tem a expertise necessária para interpretar a legislação tributária e fazer a escrituração fiscal correta. Afinal, nenhum software tem a capacidade de fazer esse trabalho sozinho. Edgar Madruga lembra que, apesar do SPED ser distribuído por diversos subprojetos – NFe, o SPED Contábil, SPED Fiscal, PIS/COFINS etc. –, a empresa só tem uma contabilidade. Como a fiscalização digital vai auditar com a visão do SPED como um todo, o objetivo é fazer cada fornecedor pensar dessa forma também. “O ideal é buscar parceiros consolidados no mercado passar o prazo, o que acarreta uma corrida por que ofereçam soluções integradas, especialmente renovar o certificado”, diz Komatsu. no pós-venda.” Ele lembra que a utilização de A segunda questão é saber qual a garantia do sistemas em que todos os participantes interagem fornecedor em relação à atualização tecnológica. é crítica para o sucesso no mundo digital. José Ronaldo alerta sobre a contratação de No entanto, Madruga alerta que de nada provedores que oferecem softwares de gestão adianta escolher bons produtos e provedores sem empresarial e contábil ao mesmo tempo: “Muitas investir em conhecimento, seja por meio de cursos, empresas pequenas se aventuraram nos dois palestras, cartilhas ou qualquer outro meio. Ele ramos, com reduzidas equipes para dar vazão às dá um exemplo: apesar da exigência legal desde inúmeras modificações das novas legislações ou 2009, de 1,5 milhão de empresas brasileiras de sem conhecimento para mudanças e cálculos de atacado, distribuição e industrialização obrigadas forma correta”. Em sistemas contábeis tão críticos a emitir nota fiscal eletrônica, apenas metade para o negócio, é importante saber se as empresas o faz. “Portanto, temos hoje 750 000 empresas gerando passivos tributários não somente para elas mesmas, mas também para todos os que “a intEgração é funDamEntal compram suas mercadorias aceitando notas Para garantir a ProDutiviDaDE” fiscais em papel indevidamente.” Como explicar francisco Komatsu essa terrível falha operacional a não ser pelo puro e simples desconhecimento?