Webinar Slides: SharePoint als Drehscheibe fuer ihr Unternehmenswissen

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SharePoint soll als Enterprise 2.0 Application Business Plattform eine erfolgreiche und unternehmensweite Zusammenarbeit ermöglichen. Leider führen die meisten „provide and pray“ …

SharePoint soll als Enterprise 2.0 Application Business Plattform eine erfolgreiche und unternehmensweite Zusammenarbeit ermöglichen. Leider führen die meisten „provide and pray“ SharePoint-Installationen zu keiner Verbesserung der Zusammenarbeit und der dafür benötigten Nutzung des vorhandenen Unternehmenswissens. Schnell füllt sich auch die neue Plattform ungesteuert mit einer großen Menge an Inhalten. Das gut gemeinte Wissensmanagement wird so oft schnell zum nächsten Datensilo.

Der Schlüssel zum Erfolg SharePoint-basierter Collaboration-Systeme liegt im Umgang mit Informationen. Neben der richtigen Nutzung der SharePoint Funktionen zum Management von Informationen, Metadaten und Inhalten, spielt auch die Suchfunktion eine entscheidende Rolle. Wir zeigen in unserem WebCast, wie Sie SharePoint erfolgreich machen. Wir stellen die Frage, wie viel Informationsarchitektur notwendig ist, wie Sie Ihre SharePoint-Plattform schrittweise mit den richtigen Funktionen ausbauen und wie Sie kontinuierlich feststellen können, ob Sie auf dem richtigen Weg sind. Abgerundet wird der Webcast durch die Vorstellung von Tools, die Ihren Nutzern helfen die Produktivität im Umgang mit großen Informationsmengen zu steigern.

Als Microsoft Gold Partner in Content und Collaboration realisieren wir seit vielen Jahren individuelle SharePoint-Lösungen und möchten Ihnen zusammen mit unserem Partner Redmond Integrators Lösungsansätze zeigen, wie Sie SharePoint als zentrale Plattform für ihr Informations- und Wissensmanagement etablieren.

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  • Unser Ansatz – Analyse der Wissensdomänen
  • Hauptfrage: Welche Eigenschaften (Meta-Daten) sollen verwendet werden?
  • Hauptfrage: Welche Eigenschaften (Meta-Daten) sollen verwendet werden?
  • ZielstellungZur Verwendung der Eigenschaften aus Informationen aus einzelnen Informationsquellen in der Suche, müssen diese für die Suche konfiguriert werden.BeispielEigenschaften (Metadatum) kann folgende Konfigurationen einnehmen:z.B. „Autor“Nach dieser Information kann gesucht werdenInformation ist im Frontend sichtbarInformation kann in einem Navigator verwendet werdenInformation ist sortierbarMehrwert für den NutzerNutzer kann die Informationen im Such Frontend entsprechend Ihrer Eigenschaften verwenden.
  • ZielstellungNutzer bekommt beim Eingeben eines Suchbegriffes bereits für Ihn passende Such Term Vorschläge präsentiert. SharePoint bietet hier die Möglichkeit eines manuell gepflegten Vokabulars oder einen lernbasierten Mechanismus.VoraussetzungWörterbuch für Autosuggestion wird mit internem Vokabular gefüllt BeispielSuche nach „Die Welt“ liefert eine Autovervollständigung zuDIE WELT KompaktDIE WELT am SonntagDIE WELT OnlineDIE WELT iPad AppDIE WELT iPhone AppMehrwert für den NutzerDurch den Vorschlag von Suchbegriffen, gelangt der Nutzer noch gezielter und schneller zu seinen Informationen.
  • ZielstellungDurch die Aktivierung und Analyse des Nutzerverhaltens können wesentliche Erkenntnisse über die Interaktion der Suche und des Portals gewonnen werden. Die Erfassung der Information ist anonym.VoraussetzungAnalytics Komponente muss installiert und konfiguriert werdenBeispielNutzerstatistik liefert unter anderem folgende Informationen:Popularity Trends (Welche Seiten sind besonders gut besucht)Most Popular Items (Welche Informationen im SharePoint sind besonders gefragtMehrwert für den NutzerSuchergebnisse können noch gezielter Ausgespielt werden. Potentielle Optimierungsmaßnamen in der Informationsarchitektur des SharePoints werden sichtbar.
  • Reports based on analytics processingThe Analytics Processing Component generates data that is used to create the following usage reports:Popularity Trends An Excel report that shows the dailyand monthlycount per usage event for a site collection, site, or specific item in a SharePoint library or list.Note: Unique Users shows the number of unique users per day, while Unique Users per month shows SUM(UU/Day) for the month.Most Popular Items Shows ranking per usage event for all items in a library or list, for example the most viewed items in the library or list. The ranking can be sorted by Recent or Ever.
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  • Ich bin kontunierlich gewachsen. Jetzt kommt noch SharePoint hinzu , Cloud Strategie on TOP. Wie gehe ich da vor?Migration
  • Komplexes Rechte und Freigabe Management in SP2013Freigabe per SiteCollection, Site, Listen oderDokumentRechtekönnenüberGruppen (AD/SharePoint) oder User EbenevergebenwerdenRechtekönnenvererbtoderexplizitvergebenwerdenPrivilegien können individuell angepasst werdenEinfache Möglichkeit Informationen mit anderen zu teilen, mit weitreichenden FolgenMitarbeiter sehen geschützte InformationenGefahr das sensible Daten auch nach außen gelangenAnbindung externer IDM (z.B. AD) Informationen können an verschiedenen Stellen gepflegt werden
  • Boringcompanysearch

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  • 1. SharePoint als Drehscheibe für ihr Unternehmenswissen Kooperatives Webinar
  • 2. Agenda. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Vorstellung Grundstein: Informationsarchitektur Mittel zur Optimierung der Auffindbarkeit von Inhalten Steigerung der Business Productivity in SharePoint Wissensvernetzung in SharePoint Fragen & Antworten 2
  • 3. Wer wir sind. Mittelständischer Softwarehersteller und ITDienstleister Sitz in Eisenach, Dresden und Mannheim Langjährige Erfahrung in Enterprise Search, Business Intelligence, Data Mining, Big Data Realisierung von informations-basierten SharePointLösungen 3
  • 4. B-S-S und Microsoft. Langjähriger strategischer Microsoft Search Partner PTSP für SharePoint und Office 356 (BPOI) Mitglied im Office TAB Programm Ehemals FAST X11 Partner Viele erfolgreiche Projekte im Enterprise Search Umfeld bei namhaften Kunden Christian Wittrich P-TSP SharePoint /O365 Christian.Wittrich@b-s-s.de 4
  • 5. Auszug unserer Referenzen
  • 6. Agenda. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Vorstellung Grundstein: Informationsarchitektur Mittel zur Optimierung der Auffindbarkeit von Inhalten Steigerung der Business Productivity in SharePoint Wissensvernetzung in SharePoint Fragen & Antworten 6
  • 7. Sie haben sich also für SharePoint entschieden. Eine gute Wahl! -7-
  • 8. Wie nutzen es viele aktuell? Viele Mitarbeiter nutzen SharePoint nur als modernes Fileshare Keine einheitliche Verwendung von Kommunikations- und Kollaborationstools (Blog, Wiki, Community, Newsfeed, Yammer) SharePoint ist für viele nur eine weitere Quelle, um Informationen abzulegen oder zu konsumieren Ergebnis: » Unzufriedene Mitarbeiter » Unzufriedenes Business » Unzufriedene IT 8
  • 9. Struktur und Qualität der Inhalte ist entscheidend! Wenige Nutzer erstellen Metadaten Schneller Wildwuchs an Metadaten Keine einheitliche Verwendung von Metadaten Benötigt wird eine grundlegende Informationsarchitektur 9
  • 10. Vorgehensmodell zur MetadatenModellierung 1. 2. 3. 4. 5. Definition der Ziele Identifikation der Metadaten Entwurf des Vokabular Realisierung Test 10
  • 11. 1. Definition der Ziele • • Unternehmen Lead Flyer Angebot Report Sales Innendienst Lieferant Bestellung Kunde Marketing Vertrieb Einkauf • • Nutzt Serviceinfos Benötigt Kundendaten Technischer Service Produkt Patent Controlling Erstellt Angebote Nutzt Vertriebshistorie Forschung & Entwicklung • • Corporate Communication 11 Erstellt News Benötigt Success Stories
  • 12. 2. Identifikation der Meta-Daten Lfd. Nr. 1 Eigenschaft Unternehmensstandort Beschreibung Logische Einteilung der 44 weltweiten Standorte. 2 Publisher Autor, Abteilung oder Gruppe die das Dokument veröffentlicht haben 3 Titel Titel des Item 4 Typ Beschreibung des Typ des Originalobjektes 5 Sprache Sprache(n) des Objektes 6 Date Erstellungsdatum des Objektes 7 Teaser / Description Kurze Zusammenfassung des Dokumentes 8 Collection 9 Genre / Topic Dokumente sind oft ein Bestandteil einer Sammlung (Collection) von Informationen. Hier sollte die URI / der Titel der Sammlung angegeben werden Beschreibung der Kategorie bzw. des Genre über den der Inhalt handelt. 10 Keywords / subject Eine Stichwortsammlung über das Thema welches der Inhalt behandelt. Zentral / User-Notes 12
  • 13. 3. Entwurf des Vokabulars Kriterium Beschreibung Nutzbarkeit Das Vokabular muss, besonders im Falle einer manuellen Verschlagwortung und der Nutzung als Filterelement innerhalb einer Suchseite, für die Benutzergruppe(n) verständlich sein Repräsentativ Das Vokabular des Meta-Datum muss die Ressourcen gut beschreiben und somit gute deskriptive Eigenschaften besitzen. Vollständigkeit Das Vokabular muss für die Anwendungsfälle und Domäne möglichst Vollständig sein und somit alle Fälle Abdecken. Standardisierung Das verwendete Vokabular sollte, sofern es möglich ist, standardisiert sein. Dies kann sowohl ein unternehmensinterner Standard, welcher beispielsweise durch MDM-Systeme definiert ist, als auch ein externer industrie-Standard, wie beispielsweise eCl@ss für Industrieprodukte, sein. Integration Es muss sichergestellt werden, dass das Vokabular flächendeckend (innerhalb der Applikation / innerhalb des Unternehmens) genutzt wird. 13
  • 14. 4. Realisierung – Methodenmapping Methode zur Pflege Vokabular (Typ) Unternehmensstandort Manuell Kontrolliert (Taxonomie) Publisher Manuell (automatische Übernahme) Unkontrolliert Titel Manuell (automatische Übernahme) Unkontrolliert Typ Manuell (automatische Übernahme) Unkontrolliert Sprache Automatische Extraktion / Manuell Unkontrolliert Date Automatische Extraktion Unkontrolliert Teaser / Description Manuell Unkontrolliert Collection Automatische Übernahme Unkontrolliert Genre / Topic Manuell Kontrolliert (Taxonomie) Keywords / subject Manuell Unkontrolliert Projekt Manuell / automatische Übernahme Kontrolliert (Taxonomie) Organisation / Contributor Manuell / automatische Übernahme Kontrolliert (Taxonomie) 14
  • 15. 5. Test Nutzer verstehen Auswertung Konzept Such Daten Optimierung Optimierung 15
  • 16. Agenda. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Vorstellung Grundstein: Informationsarchitektur Mittel zur Optimierung der Auffindbarkeit von Inhalten Steigerung der Business Productivity in SharePoint Wissensvernetzung in SharePoint Fragen & Antworten 16
  • 17. Enterprise SEO im SharePoint Search Center People/ Expert Search Nutzer Suchmission verstehen erfüllen (Query Regeln) (Statistik, Ranking) Team / Projekt Site Information Apps Metadaten Management Datenmodell Datenqualität Metadaten Anreicherung Extraktion SharePoint Enterprise SEO (Suchoptimierung) 17
  • 18. Enterprise SEO Quick Wins Die Quick Wins sind so ausgelegt, dass bereits jetzt schon gestartet werden kann - ohne Programmierung. 18
  • 19. Quick Win 1: Bereits vorhandene Informationen konsolidieren & nutzen Zur Verwendung der Eigenschaften aus Informationen aus einzelnen Informationsquellen in der Suche, müssen diese für die Suche nutzbar gemacht werden. • • • • + Nach dieser Information kann gesucht werden Information ist im Frontend sichtbar Information kann in einem Navigator verwendet werden Information ist sortierbar Nutzer kann die Informationen im Frontend entsprechend Ihrer Eigenschaften verwenden. (z.B. zur Navigation) Nutzeranalyse: Gemeinsames Verständnis, was der Nutzer in seiner jeweiligen Rolle im Suchergebnis erwartet. 19
  • 20. Beispiel einer Datenkonsolidierung Information Information in der Suche Eigenschaften ows_author Office Dokumente ows_editor Autor Blog Wiki Creator Account Name 20
  • 21. Beispiel Konfiguration 21
  • 22. Quick Win 2: Suchvorschläge geben (Autovervollständigung) Nutzer bekommt beim Eingeben eines Suchbegriffes bereits für Ihn passende Such Term Vorschläge präsentiert. SharePoint bietet hier die Möglichkeit eines manuell gepflegten Vokabulars oder einen lernbasierten Mechanismus. + Durch den Vorschlag von Suchbegriffen, gelangt der Nutzer noch gezielter und schneller zu seinen Informationen. Definition welche Informationen in die Autovervollständigung Integriert werden sollen. (manuell oder gepflegt) 22
  • 23. Beispiel 23
  • 24. Quick Win 3: Suchverhalten interpretieren (Statistik) Durch Aktivierung der Nutzer und Query Statistik können Wesentliche Erkenntnisse über die Interaktion des Nutzers mit der Suche gewonnen und ausgewertet werden. + Erkenntnisse liefern Rückschlüsse auf Optimierungspotentiale z.B. in der Datenqualität / Meta Daten Modell. • TOP Suchbegriffe • Welche Suchbegriffe liefern keine Treffer SharePoint Analytics Komponenten installieren und konfigurieren. 24
  • 25. Beispiel Statistik Popularity Trends Most Popular Items 25
  • 26. Erreichte Ergebnisse Sauber definierte Informationsarchitektur » Mitarbeiter wissen wo Informationen abgelegt werden müssen » Ernennen und Nutzen die Mehrwerte von Meta Informationen Enterprise SEO Maßnahmen » Verbesserung der InformationsKonsumierung, da Informationen leichter und zielgerichteter gefunden werden können 26
  • 27. Agenda. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Vorstellung Grundstein: Informationsarchitektur Mittel zur Optimierung der Auffindbarkeit von Inhalten Steigerung der Business Productivity in SharePoint Wissensvernetzung in SharePoint Fragen & Antworten 27
  • 28. Productivity Apps für SharePoint 2013. Solides Content Management und Social Collaboration System Aber: • Der Nutzer muss aktiv nach Informationen suchen • Dadurch geht viel Zeit und Produktivität verloren Unser Ansatz: Interagieren und kommunizieren ohne den Arbeitskontext zu verlassen. • Dynamische Content-Auslieferung • Search-driven Business 28
  • 29. QuePort Apps für SharePoint 2013. QuePort Productivity App für SharePoint Online und SharePoint on-Premise Werden über den Microsoft Office 365 App Store vertrieben Laufen mit über 1.000 Server Installation stabil Über 1.000 Server Installationen 29
  • 30. Documents Shared With Me. Mit Documents Shared With me werden alle in öffentlichen Libraries geteilten Dokumente in einem App Part angezeigt Vorteile: Unmittelbarer Überblick aller geteilten Dokumente Leichter relevante Informationen finden 30
  • 31. Newsfeed Notifier. Durch den Newsfeed Notifier werden Sie unmittelbar über alle aktuellen Newsfeed Updates informiert. Vorteile: Unmittelbarer Überblick aller aktuellen Newsfeed Benachrichtigungen Möglichkeit, direkt auf neue Benachrichtigungen zu antworten Bekanntes Nutzererlebnis und verbesserte Mitarbeiter-Produktivität 31
  • 32. My SharePoint Sites. Mit My SharePoint Sites erhalten sie schnell einen Überblick über alle berechtigten SharePoint Sites. Vorteile: Übersicht aller berechtigen SharePoint Sites Anzeige der Informationsarchitektur von Site Collections Schnelle Navigation zur gewünschten SharePoint Site 32
  • 33. Site Activity Stream. Erhalten sie eine umfassende Übersicht auf alle Updates ihrer aktuellen TeamSite oder den gefolgten Seiten. Vorteile: Aggregierte Auflistung aller aktuellen Site Updates Schnellerer Überblick der aktuellen Site Aktivitäten 33
  • 34. Von einer Standard-MySite…
  • 35. … zur Informations-Drehscheibe.
  • 36. Live Demo 36
  • 37. Agenda. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Vorstellung Grundstein: Informationsarchitektur Mittel zur Optimierung der Auffindbarkeit von Inhalten Steigerung der Business Productivity in SharePoint Wissensvernetzung in SharePoint Fragen & Antworten 37
  • 38. Neue Herausforderung für Unternehmen. „Ich bin kontinuierlich gewachsen. Irgendwann möchte ich in die Cloud. Habe ich morgen zwei Orte an denen ich Suche? Was passiert mit meinem Invest?” „In einer mobilen Arbeitswelt nehme ich mein Intranet überall mit hin!” „In einer heterogenen Landschaft liegen meine Informationen überall verteilt. Was ist da wirklich relevant für mich?” „Ich habe sensible Daten. Wie gehe ich damit um?” 38
  • 39. Was bedeutet das ? „Jeder Mitarbeiter ist ein Information Worker“. „Jede Firma entwickelt sich zu einem IT Unternehmen“.
  • 40. Barrieren aufbrechen, Informationen vernetzen. • Collects SharePointthe background information in Flat Store Connects content to your actual behavior • Filters informationprofile on your current work Constructs your based DNA Is a • Delivers the right information to you colleague of and Information Apps Knowledge Graph Dan Park Dan Park Kelly Krout Kelly Krout Created a Document hascollegue Kelly Krout Item 1 UsedBy UsedBy 2012/07/08 12:41 Kelly Krout Has added the tag M300 Camera hascollegue Brad Sutton Jack Creasey following Jack Creasey Jack Creasey Dan Park at M300 IsAuthor Item 2 Document 2 contains Opened the Document UsedBy Item 1 Camera Digital 2012/07/08 11:04 Is following Item 1 taggedwith Created a Document Anna Lidman Anna Lidman contains contains Brad Sutton isAuthor Document 1 Is writing a micro feed with the tag contains M300 40 contains Canon
  • 41. Use Case: Recommended Documents Dan Park Kelly Krout hascollegue UsedBy 2012/07/08 12:41 UsedBy isAuthor hascollegue M300 Camera taggedwith Anna Lindman Document 2 contains contains Digital Camera UsedBy 2012/07/08 11:04 contains following contains Jack Creasey isAuthor Document 1 contains 41 Canon
  • 42. UseCase: Expert Finder
  • 43. UseCase: Security /Compliance Komplexes Rechte und Freigabe Management Freigabe per SiteCollection, Site, Listen oder Dokument Rechte können über Gruppen oder User Ebene vergeben werden Rechte können vererbt oder explizit vergeben werden Privilegien können individuell angepasst werden Einfache Möglichkeit Informationen mit anderen zu teilen, mit weitreichenden Folgen Informationen können an verschiedenen Stellen gepflegt werden (z.B. externe IDM) … 43
  • 44. Rechte und Vererbung in SharePoint Site List/Library Item User Site AD User Group SP User Group List Document SharePoint erlaubt nur eine auszugsweise Betrachtung der Rechtevergabe 44
  • 45. Wissensvernetzung: Security Graph Vernetzung von Inhalten und Berechtigungen Komplexe Berechtigungshierarchie wird aufgebrochen Überführung in ein verständliches und leichtgewichtiges Wissensnetz Zusammenhänge der einzelnen Strukturen im SharePoint automatisiert nutzbar 45
  • 46. Mögliche Integration des Security Graphen in SharePoint Alle Dokumente einer SiteCollection, die eine mögliche Gefährdung aufgrund ihrer Freigabe darstellen. 46
  • 47. Q&A? 47
  • 48. Fragen & Antworten. B-S-S Business Software Solutions GmbH Wartburgstrasse 1 99817 Eisenach/Germany Phone mail web Blog +49 3691 7090-00 kontakt@b-s-s.de www.b-s-s.de www.bigdata-unleashed.com 48