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Assurer la pérennité de la mémoire organisationnelle
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Assurer la pérennité de la mémoire organisationnelle Assurer la pérennité de la mémoire organisationnelle Presentation Transcript

  • par la gestion intégrée des documents d’entreprise terminés et officiels en format papier et technologiques ayant une valeur administrative, juridique ou financière Michel Roberge Conseiller principal en gestion documentaire
  • 1 La mémoire organisationnelle et sa valeur
  • Léonard de Vinci. - Proportions du visage et des yeux. - c. 1489 Connaissances Savoir-faire Expertise
  • Léonard de Vinci. - Proportions du visage et des yeux. - c. 1489 Mémoire individuelle
  • La somme des mémoires individuelles
  • Au départ d’une personne clé…
  • Salvador Dali. – La persistance de la mémoire. - 1931 … d’où l’importance d’une mémoire organisationnelle
  • Support DOCUMENTS Les documents : la mémoire consignée nformation
  • TEXTES IMAGES SONS Les documents : la mémoire consignée Support nformation
  • Les dossiers : les liens entre les documents =
  • Jackson Pollock. – Phosphorescence. - 1947
    • Documents technologiques
    • Postes de travail individuels fixes (disque C) - arborescences de répertoires
    • Ordinateurs portables individuels
    • Espaces de conservation via Internet
    • Prestataires de services externes de conservation
    • Clés USB , mémoires flash et cartes mémoire
    • Serveurs de fichiers - arborescences de répertoires publiques et privées
    • Boîtes de courriels individuelles ou collectives
    • Unités de disques durs externes
    • Rubans et cassettes de copies de sécurité à l’interne ou à l’externe
    • Rubans et cassettes vidéo et sonores
    • Collections de cédéroms, de dévédés et bientôt de Blu-rays
    • Peut-être encore sur des disquettes, disques ZIP...
    • Bientôt dans des unités de lecture de papier électronique (e-paper, e-book)
    • Bientôt dans des mémoires holographiques
    • Serveurs WEB, d’intranet et d’extranet
    • iPod
    • Sites des réseaux sociaux (Twitter, Yarmer, Linkedin, Facebook, Videao…)
    • Tiers hébergeurs de fichiers ou de solutions logicielles et sites FTP
    • Voûtes électroniques Web
    • Blogues individuels (d’employés) ou organisationnels
    • Serveurs de téléphonie cellulaire
    • Boîtes de courriels privées
    • Meubles de rangement des microformes (microfiches, cartes à fenêtre, microfilm en rouleau)
    • ...
    • Documents en format papier
    • Tiroirs de classeurs dans des îlots centralisés ou dans les espaces de bureau individuels
    • Tablettes d’étagères centralisées, sectorielles ou individuelles
    • Tiroirs de bureau
    • Boîtes (cartons) dans des locaux dédiés à la conservation des documents semi-actifs à l’interne ou auprès de prestataires de services
    • Boîtes (cartons) dans des locaux dédiés à la conservation des documents d’archives de conservation permanente à l’interne ou par une autorité archivistique externe
    • Boîtes (cartons) dans les espaces de bureau individuels, dans des garde-robes, des corridors, des roulottes, sous des escaliers, dans l’entretoit ou au-dessus des plafonds suspendus, dans des sous-sols humides, dans des garages…
    • Coffres-forts et voûtes sécurisées
    • Dessus/dessous de table de travail et dessus de tablettes de fenêtres
    • Porte-documents
    • Résidence personnelle
    • Pigeonniers ou mobilier spécifique pour la conservation des cartes, des plans et des dessins
    • Mobilier de conservation des diapositives
    • Centres de documentation ou bibliothèques centralisés ou sectoriels
    • ...
  • La valeur des documents
  • Authenticité Fiabilité Intégrité Exploitabilité La valeur des documents Mesures pour vérifier qu’ils n’ont pas été modifiés Apposition de signatures électroniques Document authentique Document fiable Document Intègre Document exploitable
  • 2 L’environnement normatif, légal et réglementaire
  • ISO 15489 Records Management La GID : une fonction de gestion normalisée
  • Lois du Québec Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé Code civil du Québec Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information L’environnement légal et réglementaire Autres lois générales et spécifiques
  • L’environnement légal et réglementaire Lois du Canada Lois générales et spécifiques
  • La bonne gouvernance des entreprises publiques (cotées à la Bourse)
  • 3 Le système de gestion intégrée des documents (GID)
  • La place de la GID dans une organisation
  • Le cycle de vie des documents
  • Système pérenne de gestion dont les composantes sont intégrées afin de donner accès , aux personnes accréditées , à toute l’ information pertinente portée par un support qui documente les activités d’une organisation Définition de la GID
  • Le système de GID Traitement
  • 4 Les composantes d’un système de GID
  • Les composantes du système de GID Politiques - Normes Directives - Procédures
  • Le schéma de classification (structurer l’information)
  • Le schéma de classification (structurer l’information)
  • Le calendrier de conservation (planifier le cycle de vie et le sort final)
  • Le calendrier de conservation (planifier le cycle de vie et le sort final)
    • Identification du détenteur ou responsable
    • Durée de vie
    • Sort final
    • Renseignements personnels à protéger?
    • Informations confidentielles ou sensibles à protéger?
    • Documents essentiels à protéger en cas de sinistre?
    Le calendrier de conservation (planifier le cycle de vie et le sort final)
  • Edward Munch. – Le cri. - 1893 Éviter l’irréparable
  • La solution logicielle (enregistrer, repérer et gérer les documents et les dossiers)
  • La solution logicielle (enregistrer, repérer et gérer les documents et les dossiers)
  • Des composantes intégrées pour se simplifier la vie
  • La GID et ses fonctions potentielles
  • 5 Le positionnement d’un système de GID dans une organisation
  • Le système de GID et les autres systèmes de l’organisation La métaphore du fromage gruyère GID Autre système GID GID GID GID GID Autre système Autre système Autre système Autre système Autre système Autre système Autre système Autre système
  • Les fonctions du système de GID Documents officiels terminés et approuvés
  • Le système de GID et les fonctions en amont
    • Nécessité de lier le système
    • à des outils de partage d’information (SharePoint...),
    • à des solutions de numérisation de documents,
    • à des systèmes de gestion du cycle de vie des produits (PLM)...
    Intrants de documents produits ou reçus
  • Le système de GID et les fonctions en périphérie Traitement/Mise à jour de documents existants Traitement/Mise à jour de documents existants
  • Les liens entre la création et la mise à jour de documents et le système de GID
  • Les liens entre les autres systèmes informatiques et bases de données et le système de GID : lien de référencement
  • 6 La conception, le développement le déploiement et la maintenance du système de GID
  • La conception d’un système de GID La démarche…
  • La conception d’un système de GID Le développement d’un système de GID La démarche…
  • La conception d’un système de GID Le développement d’un système de GID Le déploiement d’un système de GID La démarche…
  • La conception d’un système de GID Le développement d’un système de GID Le déploiement d’un système de GID La maintenance d’un système de GID La démarche…
  • 7 Les facteurs de succès
  • Les facteurs de succès
    • La clarté du projet et de ses objectifs
    • Une réponse à des besoins clairement identifiés
    • Le champ d’action du projet
    • Le respect de certaines exigences
    • L’engagement de la direction, des gestionnaires et de l’ensemble du personnel
    • La volonté affirmée et continue de la haute direction
    • L’ appui des gestionnaires
    • La sensibilisation du personnel
  • Les facteurs de succès
    • Une démarche de gestion de projet
    • L’utilisation d’une méthodologie structurée
    • Un projet collaboratif
    • La planification du changement
    • Les audits sectoriels en cours de déploiement
    • La qualité des composantes du système
    • La qualité des outils de gestion documentaire
    • La qualité de la solution logicielle
    • L’assurance de la pérennité du système  
  • 8 Une réponse à une problématique organisationnelle
  • Un système de GID, une réponse à…
    • Aspects système
    • Absence d’ outils communs pour la gestion des documents
    • Absence de règles pour la dénomination des répertoires et des fichiers informatiques
    • Absence de règles pour la gestion des courriels
    • Absence de liens entre les documents technologiques et les dossiers en format papier
    • Difficulté d’identifier l’unité administrative responsable des documents à la suite de modifications apportées dans les structures de l’organisation
    • …  
  • Un système de GID, une réponse à…
    • Aspects processus d’affaires
    • Repérage ardu des documents et des dossiers à l’échelle de l’organisation et perte de temps à chercher
    • Accès difficile aux documents et aux dossiers conservés par chaque membre du personnel et à s’y retrouver dans les logiques individuelles
    • Entreposage inutile d’unités documentaires qui devraient être détruites ou conservation trop courte ou trop longue, ou encore un sort final inadéquat
    • Destructions arbitraires de documents et de dossiers
    • Perte de documents et de dossiers semi-actifs en circulation qui ne sont pas retournés dans les sites d’entreposage
    • Présence de copies multiples de fichiers et de répertoires informatiques sur les postes individuels et sur les serveurs
  • Un système de GID, une réponse à…
    • Aspects processus d’affaires
    • Espace requis pour la conservation des documents et des dossiers en format papier ou technologiques
    • Accumulation de documents dans les espaces de bureaux ou dans les locaux d’entreposage
    • Accumulation de fichiers informatiques et de courriels sur les postes de travail individuels ou sur les serveurs des réseaux locaux
    • Organisation personnelle et individuelle des fichiers et des répertoires informatiques souvent identifiés au nom d’une personne plutôt qu’à celui d’une activité thématique
    • Impossibilité d’identifier les exemplaires principaux (dossiers maîtres)
  • 9 Quelques chiffres qui portent à réfléchir
  • Les entreprises dépensent environ 20 $ pour classer un document, 120 $ pour trouver un document mal classé et 220 $ pour reproduire un document perdu 7,5 % de tous les documents se perdent alors que 3 % d’entre eux sont mal classés Les professionnels dépensent de 5 à 15 % de leur temps à lire de l’information et jusqu’à 50 % pour la trouver Un document est photocopié en moyenne 19 fois Il y a plus de 4 000 milliards documents en format papier aux USA seulement et leur nombre grimpe de 22 % par année selon Price Waterhouse Coopers En 2007, un employé recevait environ 18 Mo de courriels par jour; en 2011, on estime qu’il en recevra au-delà de 28 Mo par jour En 2008, le coût de l’espace de bureau a augmenté de 19 % selon Office Space Across The World Source : Pam Doyle ’ s - Groupe Fujitsu (2008) Quelques chiffres…
  •    3 à 5 % Documents égarés ou mal classés dans un organisme    150 $ Coût moyen pour retracer un document mal classé    300 $ Coût moyen pour recréer un document égaré    16 % Heures de travail pour la recherche d’information    83,3 Heures heures/an perdues si un employé passe 20 minutes/jour à chercher des documents Source: Étude de l’AIIM Quelques chiffres…
    •    Sondage 2007 Xérox Canada et Léger Marketing
    • auprès de PME canadiennes :
    • 71% étaient préoccupées par la perte de documents électroniques
    • 66% d’entre elles n’avaient aucune stratégie préventive
    • 49% des répondants qui n’avaient pas de stratégies ont affirmé que ce n’était pas un élément important pour leur entreprise ni pour leurs clients!
    • 3% des entreprises sondées consacraient plus de 10 heures/semaine à chercher des documents
    • 18% n’étaient pas en mesure d’évaluer cet effort
    Quelques chiffres…
  • Quelques chiffres…
  • Pour en savoir plus... Michel Roberge. – La gestion intégrée des documents (GID) . – Québec, 2009. – 720 pages. editionsmichelroberge.com
  • Cabinet conseil qui offre des services et des solutions professionnels et techniques de gestion des documents officiels dont la valeur administrative, financière ou juridique est indispensable pour la gouvernance des organisations.
    • Bénéfices
    • Sécurisation de l’organisation par la préservation et la gestion du cycle de vie de ses documents.
    • Continuité des affaires et transmission des connaissances.
    • Exploitabilité des documents en format papier et technologiques.
    • Efficacité/efficience dans la recherche d’information et des versions officielles des documents.
    • Ce qui nous distingue
    • Méthodologie qui s’appuie sur les bonnes pratiques de l’industrie.
    • Notre offre globale : intégration verticale d’audits, de processus, d’outils, de formation et accompagnement stratégique.
    • Crédibilité
    • Existence de GESTAR : un quart de siècle .
    • Dirigée par l’expert québécois en GID – Auteur, praticien ( 35 ans d’expérience ).
    • L’ équipe pluridisciplinaire de spécialistes.
    • Plus de 1500 clients dans toutes les sphères d’activité (public/privé).
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