User manual hrm v2.0

382 views

Published on

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
382
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
6
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

User manual hrm v2.0

  1. 1. Batam e-Government Project T321E.User Manual(HRM) V2.0 T321. Petunjuk Pengunaan HRM System Riwayat Dokumen Ver. Konfirmasi Penulis POSDATA Tgl PM 1.0 Chanho Park Tgl PM Sungho Lee 2.0 BIDA Catatan First drawing 30 Jun, 09 Reflect acceptance test result
  2. 2. Batam e-Government Project T321E.User Manual(HRM) V2.0 Petunjuk pemakaian adalah salah satu penyampaian yang menjelaskan bagaimana cara menggunakan system yang telah dikembangkan oleh POSDATA "BATAM e-Government System ", sebagai bagian dari "BATAM e-Government Project”. Sistem BATAM eGovernment terdiri dari bermacam-macam system yang termasuk kedalamnya adalah “Finance/Billing, HRM, Land, Facility, Airport BMS, Seaport BMS, Workers Database, PACS(Hospital), Portal(Groupware, EDMS), Homepage, e-Kiosk, Web-GIS”. Selanjutnya petunjuk penggunaan ini akan menjelaskan bagaimana menggunakan sistem “HRM Untuk menggunakan “HRM” dengan baik, anda harus membaca petunjuk secara menyeluruh sebelum menggunakan HR sistem.  Sistem ini akan berfungsi dengan baik apabila menggunakan Sistem Operasi Windows XP/VISTA dan Internet Explorer 7.0 atau yang lebih tinggi. Untuk Web Browser yang lain, ada beberapa tampilan yang tidak akan muncul dan kemungkinan akan terjadi kesalahan yang tidak diharapkan.  Untuk meningkatkan mutu dan kualitas isi petunjuk penggunaan yang lebih baik, isi buku petunjuk ini dapat diubah sewaktu-waktu tanpa ada pemberitahuan terlebih dahulu. Nama institusi, nama unit kerja, dan nama yang digunakan pada gambar dan teks hanya sebagai contoh dalam buku petunjuk dan bukan sebagai data yang sebenarnya.  Bagian apapun dari buku petunjuk ini tidak dapat disalin dalam bentuk apapun tanpa persetujuan dari POSDATA atau BIDA.
  3. 3. Batam e-Government Project T321E.User Manual(HRM) V2.0  Baca terlebih dahulu  Legenda yang digunakan dalam buku petunjuk Kursor : untuk menekankan Klik kiri tombol mouse lokasi menu Klik ganda tombol kiri mouse Klik kanan tombol mouse Mouse Drag & Drop  Tombol yang digunakan pada grid Refresh data pada grid Simpan perubahan data pada grid Tambah baris pada grid Unduh file excel pada grid Hapus baris yang telah dipilih Unggah file excel pada grid  Bagaimana cara menggunakan Grid 1 2 Baris telah dibuat Baris akan dihapus setelah disimpan 3 Baris telah di update tetapi belum di simpan 4 5 1) Grid toolbar (daerah yang menempatkan tombol umum dan tombol bisnis) 2) Grid header (daerah yang memperlihatkan judul dari setiap kolom pada grid) 3) Grid content (daerah yang memperlihatkan data pada grid) 4) Grid footer (daerah yang menghitung jumlah dari setiap kolom)
  4. 4. Batam e-Government Project T321E.User Manual(HRM) V2.0 5) Grid paging (daerah pemberian nomor halaman untuk memuat data yang cukup banyak pada grid)
  5. 5. Batam e-Government Project T321E.User Manual(HRM) V2.0 ISI T321. PETUNJUK PENGUNAAN.........................................................................................1 ISI...........................................................................................................................................5
  6. 6. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 Bagian .1 Mulai .1.1 Memulai sistem HRM Jalankan Web Browser Jalankan Web Browser dengan memilih ‘Start Menu → Internet Explorer'. -1- 1
  7. 7. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 Login Sistem Ketik ‘http://ep.batam.go.id/’ dalam alamat di Web Browser, klik ‘LOGIN’ setelah memasukkan ID dan Password. Jalankan sistem HRM Jalankan sistem HRM dengan memilih tab ‘HRM’ yang terletak di atas halaman utama EP. -2-
  8. 8. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 -3-
  9. 9. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 BAGIAN 2 .2 Criteria Information .2.1 Pengelolaan Organisasi .2.1.1 Administrasi 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Halaman ini ditampilkan dengan memilih ‘Criteria Information → Organization Mgt. → Administration’ menu. Dalam program ini, organisasi di BIDA dikelola dan rincian informasi tentang organisasi dapat dilihat. -4-
  10. 10. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 1) Jalankan program dengan memilih ‘Organization Mgt. → Administration’. 2) Klik tombol untuk melihat sub-department. 3) Temukan unit kerja yang sesuai dan klik. 4) Tombol ini digunakan ketika membuat unit kerja baru di bawah unit kerja yang dipilih. Jika tombol diklik, jendela pop-up baru akan terbuka dan layar berikut akan muncul. Jika anda memasukkan informasi dari unit kerja baru yang akan ditambahkan dan klik tombol ‘Simpan’, data yang telah dimasukkan akan dikirim ke dalam server dan disimpan. Jendela akan tertutup setelah disimpan, dan unit kerja yang disimpan akan muncul di sebelah kiri layar administrasi. 5) Tombol ini digunakan untuk mencari bagan organisasi yang dipilih dan terdapat pada bagian paling atas. Jika tombol diklik, jendela pop-up akan terbuka. Mohon lihat ‘2.1.2 Organization chart’ untuk penjelasan lebih lanjut.. 6) Untuk melihat informasi dari riwayat unit kerja, pimpinan organisasi, dan pimpinan sub organisasi. 7) Jika tombol ini diklik setelah mengedit rincian informasi pada bagian yang dipilih, informasi yang telah diedit akan tersimpan. -5-
  11. 11. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 8) ~ 9) Jika memilih pimpinan, jendela pop-up baru akan terbuka dan halaman untuk mencari rincian informasi dari pimpinan akan terlihat sebagai berikut. -6-
  12. 12. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 .2.1.2 Bagan Organisasi Halaman ini akan terlihat dengan mengklik tombol ‘Organization chart’ pada menu ‘Criteria Information → Organization Mgt. → Administration’. Dalam program ini, bagan organisasi akan ditampilkan dengan memilih departemen yang berada di atas dan dijelaskan jika ada pimpinan departemen untuk setiap departemen. 1) Jalankan program dengan mengklik tombol ‘organization chart’ setalah memilih ‘Organization Mgt. → Administration’. 2) Jika mengklik tautan ‘+’, bagan organisasi termasuk satu level di bawah organisasi ini akan tampil. 3) Jika mengklik tautan ‘-’, bagan organisasi termasuk satu level di atas organisasi ini akan tampil. -7-
  13. 13. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 .2.2 Pengelolaan kode .2.2.1 Kode pekerjaan 1 2 3 4 5 6 Halaman ini akan tampil dengan memilih ‘Criteria Information → Code Mgt. → Job code’. Kode pekerjaan telah diatur. 1) Jalankan program dengan memilih ‘Code Mgt. → Job code’. 2) Klik tombol untuk melihat subordinat nama pekerjaan. 3) Cari pekerjaan yang sesuai dan klik. -8-
  14. 14. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 4) Tombol ini digunakan untuk membuat pekerjaan baru dibawah pekerjaan yang dipilih. Jika tombol ini diklik, jendela pop-up baru akan muncul dan halaman berikut ini akan tampil. Jika informasi dari pekerjaan telah ditambahkan pada halaman ini dan kemudian klik tombol ‘Simpan’, maka informasi yang telah dimasukkan akan dikirim ke server dan disimpan. Jendela akan ditutup setelah menyimpan dan pada pohon organisasi yang terletak pada sisi kiri halaman kode pekerjaan dapat terlihat. 5) Jika tombol ini di klik, nama pekerjaan yang telah dimasukkan akan dikosongkan. 6) Jika tombol ini di klik setelah mengedit rincian informasi dari pekerjaan yang dipilih, informasi akan disimpan. -9-
  15. 15. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 .2.2.2 Kode Jurusan 1 2 3 4 5 6 Halaman ini akan tampil dengan memilih ‘Criteria Information → Code Mgt. → Major code’. Kode jurusan telah diatur. 1) Jalankan program dengan memilih ‘Code Mgt. → Major code’. 2) Klik tombol untuk melihat subordinat nama jurusan. 3) Cari jurusan yang sesuai dan klik. - 10 -
  16. 16. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 4) Tombol ini digunakan untuk membuat jurusan baru dibawah jurusan yang dipilih. Jika tombol ini diklik, jendela pop-up baru akan muncul dan halaman berikut ini akan tampil. Jika informasi dari jurusan telah ditambahkan pada halaman ini dan kemudian klik tombol ‘Simpan’, maka informasi yang telah dimasukkan akan dikirim ke server dan disimpan. Jendela akan ditutup setelah menyimpan dan jurusan yang telah ditambahkan pada sisi kiri pohon jurusan akan terlihat. 5) Jika tombol ini di klik, teks yang telah dimasukkan dari nama jurusan akan dikosongkan. 6) Jika tombol ini di klik setelah mengedit rincian informasi dari jurusan yang dipilih, informasi akan disimpan. - 11 -
  17. 17. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 .2.2.3 Kode umum 2 1 3 4 Halaman ini akan tampil dengan memilih ‘Criteria Information → Code Mgt. → Common code’. Kode umum telah diatur. 1) Jalankan program dengan memilih ‘Code Mgt. → Common code’. 2) Klik tombol untuk menampilkan ‘Data grup kode’. 3) Pilih satu grup dalam kode grup yang telah ditemukan. Administrator dapat mengubah informasi dari kode grup. 4) Rincian data kode dari kode grup yang dipilih ditemukan. Administrator dapat menambah, mengubah dan menghapus kode. - 12 -
  18. 18. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 PART 3 .3 HR management .3.1 Pengelolaan pegawai .3.1.1 Pegawai baru Menambah informasi dan profil pribadi dari pegawai baru. 1 2 3 4 5 Halaman ini akan tampil dengan memilih ‘Kepegawaian. → Employee → New employee’. Untuk menambah pegawai baru, dan tidak melalui proses penerimaan pegawai BIDA. - 13 -
  19. 19. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 1) Jalankan program dengan memilih ‘Employee → New employee’. 2) Klik ‘Browse’ dan tampilan berikut akan muncul untuk memilih foto pegawai. 3) Jika tombol diklik, jendela pop-up baru akan terbuka, dan tampilan berikut akan terlihat. Jika memasukkan  Nama kota dan pilih kota dalam  Combo box pada layer berikut dan kemudian klik tombol  ‘Search’, ditemukan rincian alamat di dalam kota. Dan jika memilih  satu dari baris pada rincian alamat, jendela akan tertutup dan alamat secara otomatis akan masuk ke dalam alamat yang berada di halaman “New employee”. 1 2 3 4 4) Teks yang dimasukkan pada pegawai baru akan dikosongkan. - 14 -
  20. 20. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 5) Jika tombol ‘Simpan’ diklik setalah memasukkan semua informasi, akan tampil pesan sebagai berikut. Jika mengklik tombol ‘ok’, informasi yang telah dimasukkan akan dikirim ke server dan disimpan. Setelah menyimpan, formulir baru untuk menambah informasi pribadi (pendidikan formal, dll) akan terbuka. Untuk bagian ini, mohon lihat ‘Register new employee’s records’ pada halaman berikutnya. Menambah data pegawai baru – sama dengan halaman untuk ‘Manage information of employee’ di halaman 16. Lihat ‘Manage information of employee’ dari ‘3.1.2 Administrasi’. - 15 -
  21. 21. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 .3.1.2 Administrasi Mencari daftar pegawai 2 1 3 4 Halaman ini akan tampil dengan memilih ‘Kepegawaian. → Employee → Administration’. Halaman ini berfungsi untuk mencari seluruh pegawai di BIDA dengan bebagai kondisi pencarian, dan untuk menghubungkan ke tampilan yang akan mencari dan mengedit rincian informasi dengan cara klik ganda salah satu baris dalam daftar pegawai yang telah ditemukan. - 16 -
  22. 22. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Employee → Administration’. 2) Klik tombol untuk mencari daftar pegawai pada departemen tertentu, kemudian jendela pop-up baru akan muncul dan akan keluar tampilan seperti berikut. Pilih departemen yang diinginkan pada layar berikut. Setelah dipilih, jendela akan menutup, kemudian departemen yang telah dipilih secara otomatis akan disimpan pada organization field.. 3) Jika tombol diklik, daftar pegawai yang cocok dengan kondisi pencarian akan muncul. 4) Jika salah satu baris dari daftar dipilih, layar akan berpindah ke cari dan edit rincian informasi dari pegawai. Untuk lebih jelasnya, mohon lihat ‘Information of employee’ pada halaman berikutnya. - 17 -
  23. 23. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 Mengelola informasi pegawai – informasi dasar 1 2 3 Halaman ini akan muncul ketika mengklik ganda pada baris tertentu dalam daftar pegawai setelah memilih ‘Kepegawaian. → Employee → Administration’. Halaman ini digunakan untuk mengelola informasi pegawai seperti profil pribadi, catatan pribadi (pendidikan formal, keluarga, pelatihan, penghargaan dan hukuman) dan riwayat pegawai (riwayat kepangkatan, riwayat hasil penilaian) yang bekerja di BIDA. Halaman yang mengelola semua informasi dasar dari pegawai terdapat di dalam ‘information of employee’ - 18 -
  24. 24. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 1) Untuk pegawai yang berstatus PNS, jika tombol ‘Manage curriculum vitae’ diklik, Jendela new pop-up akan terbuka dan laporan berikut akan tampil. Laporan dapat disimpan dalam bentuk file lain dan tercetak pada tampilan sebagai berikut. 2) Jika tombol ‘Clear’ diklik, data yang dimasukkan pada informasi dasar akan kembali ke asal sebelum diubah. 3) Jika tombol ‘Simpan’ diklik setelah mengubah informasi dasar, maka data yang dimasukkan akan dikirim ke server dan disimpan. ※ BIDA ID adalah data yang unik untuk mengidentifikasi pegawai, tidak dapat diubah. Dan juga masa kerja secara otomatis dihitung oleh sistem maka tidak dapat diubah juga. Kemudian juga organisasi, status pegawai, dan jabatan dikelola dalam appointment, maka tidak dapat diubah juga. - 19 -
  25. 25. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 Mengelola informasi pegawai – Profil pribadi 1 2 Halaman ini akan muncul ketika mengklik ganda pada baris tertentu dalam daftar pegawai setelah memilih ‘Kepegawaian. → Employee → Administration’. Halaman ini digunakan untuk mengelola informasi pegawai seperti profil pribadi, catatan pribadi (pendidikan formal, keluarga, pelatihan, penghargaan dan hukuman) dan riwayat pegawai (riwayat kepangkatan, riwayat hasil penilaian) yang bekerja di BIDA. Halaman yang mengelola semua informasi dasar dari pegawai terdapat di dalam ‘information of employee’. 1) Jika tombol ‘Clear’ diklik, data yang dimasukkan pada informasi dasar akan kembali ke asal sebelum diubah 2) Jika tombol ‘Simpan’ diklik setelah mengubah informasi dasar, maka data yang dimasukkan akan dikirim ke server dan disimpan. ※ Status keluarga tidak dapat diubah karena dibuat secara otomatis dalam sistem melalui informasi keluarga dalam Family Tab dan dengan peretujuan dari administrator. - 20 -
  26. 26. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 Mengelola informasi pegawai – Pendidikan formal 1 2 3 4 Halaman ini akan muncul ketika mengklik ganda pada baris tertentu dalam daftar pegawai setelah memilih ‘Kepegawaian. → Employee → Administration’. Halaman ini digunakan untuk mengelola informasi pegawai seperti profil pribadi, catatan pribadi (pendidikan formal, keluarga, pelatihan, penghargaan dan hukuman) dan riwayat pegawai (riwayat kepangkatan, riwayat hasil penilaian) yang bekerja di BIDA. 1) Jika TAB ‘Formal education’ diklik, terbuka bagian untuk mengelola pendidikan formal. 2) Jika ’Representative’ dipilih, tingkat pendidikan menjadi pendidikan terakhir. Pendidikan terakhir akan berpengaruh dalam penggajian, sebaiknya berhati-hati dalam memilihnya. - 21 -
  27. 27. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 3) Jika area ‘Major field’ diklik ganda, jendela pop-up baru akan muncul dan tampilan berikut akan terlihat. Dan jika diklik ganda pada jurusan yang dipilih, jendela akan tertutup dan jurusan yang dipilih secara otomatis akan masuk ke bidang jurusan. 4) Jika tombol di klik pada bagian sertifikat, jendela pop-up baru akan muncul dan tampilan berikut akan terlihat. Pilih file yang akan diunggah pada layer berikut. Jika tombol ‘Save’ diklik setelah memilih, file yang telah dipilih akan diunggah ke server dan jendela akan ditutup. Stelah jendela ditutup, nama file yang diunggah secara otomatis akan terlihat dalam ‘Certificate field’. - 22 -
  28. 28. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 Mengelola informasi pegawai – Keluarga 1 2 3 4 Halaman ini akan muncul ketika mengklik ganda pada baris tertentu dalam daftar pegawai setelah memilih ‘Kepegawaian. → Employee → Administration’. Halaman ini digunakan untuk mengelola informasi pegawai seperti profil pribadi, catatan pribadi (pendidikan formal, keluarga, pelatihan, penghargaan dan hukuman) dan riwayat pegawai (riwayat kepangkatan, riwayat hasil penilaian) yang bekerja di BIDA. Halaman ini adalah bagian dari konfirmasi akhir dan untuk mengelola informasi keluarga (orang tua, istri/suami, anak) pegawai dalam halaman dari Information of employee. 1) Jika TAB ‘Family’ diklik, terbuka bagian untuk mengelola informasi keluarga. 2) Jika tombol ‘Confirm status of family’ diklik, dari informasi keluarga yang didapat, kode status keluarga (3 digit) secara otomatis disimpan dalam informasi dasar pegawai. Informasi keluarga sebaiknya dikelola secara hati-hari karena berpengaruh terhadap gaji. - 23 -
  29. 29. Batam e-Government Project 3) Jika tombol T321B.User Manual(HRM) V2.0 diklik untuk menambah informasi suami/istri yang baru, tampilan berikut akan muncul. Jika tombol ‘Simpan’ diklik setelah memasukkan rincian informasi suami/istri, informasi akan dikirim ke server dan disimpan. Dan informasi yang baru ditambahkan dapat ditemukan pada ’Information of spouse’. 3) Jika tombol diklik untuk menambah informasi anak yang baru, tampilan berikut akan muncul. Jika tombol ‘Simpan’ diklik setelah memasukkan rincian informasi anak, informasi akan dikirim ke server dan disimpan. Dan informasi yang baru ditambahkan dapat ditemukan pada ‘List of child’. - 24 -
  30. 30. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 Mengelola informasi pegawai – Pelatihan 1 2 3 4 Halaman ini akan muncul ketika mengklik ganda pada baris tertentu dalam daftar pegawai setelah memilih ‘Kepegawaian. → Employee → Administration’. Halaman ini digunakan untuk mengelola informasi pegawai seperti profil pribadi, catatan pribadi (pendidikan formal, keluarga, pelatihan, penghargaan dan hukuman) dan riwayat pegawai (riwayat kepangkatan, riwayat hasil penilaian) yang bekerja di BIDA. Halaman yang mengelola informasi diklat pegawai terdapat di dalam ‘information of employee’. 1) Jika TAB ‘Pelatihan’ diklik, bagian untuk mengelola informasi diklat (Diklat Fungsional/Teknikal dan Struktural) akan terlihat. Rincian informasi dari Diklat Struktural dan Fungsional/Teknikal dikelola secara terpisah. Khusus untuk Diklat Fungsional/Teknikal, proses pengelolaannya dapat dilihat. 2) Silahkan lihat pada bagian ‘3.1.1 New employee - Register new employee’s basic information and personal profile - 3)’ di halaman 11. 3) Silahkan lihat pada bagian ‘3.1.2 Administration – Information of employee – Formal education - 4)’ di halaman 18. - 25 -
  31. 31. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 4) Jika klik ganda pada bagian tanggal, kalendar akan muncul. Jika telah memilih tanggal yang diinginkan maka kalendar akan ditutup kemudian tanggal yang dipilih dapat dilihat pada field tanggal. - 26 -
  32. 32. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 Mengelola informasi pegawai – Penghargaan & Hukuman 1 2 3 Halaman ini akan muncul ketika mengklik ganda pada baris tertentu dalam daftar pegawai setelah memilih ‘Kepegawaian. → Employee → Administration’. Halaman ini digunakan untuk mengelola informasi pegawai seperti profil pribadi, catatan pribadi (pendidikan formal, keluarga, pelatihan, penghargaan dan hukuman) dan riwayat pegawai (riwayat kepangkatan, riwayat hasil penilaian) yang bekerja di BIDA. Halaman yang mengelola informasi penghargaan dan hukuman dari pegawai terdapat di dalam ‘information of employee’. 1) Jika TAB ‘Reward & Punishment’ diklik, bagian untuk mengelola Penghargaan & Hukuman akan terlihat. 2) Silahkan lihat pada bagian ‘3.1.2 Administration – Information of employee – Pelatihan – 4)’ di halaman 22. 3) Silahkan lihat pada bagian ‘3.1.2 Administration – Information of employee – Formal education 4)’ di halaman 18. - 27 -
  33. 33. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 Melihat informasi pegawai – Riwayat hasil penilaian 1 Halaman ini akan muncul ketika mengklik ganda pada baris tertentu dalam daftar pegawai setelah memilih ‘Kepegawaian. → Employee → Administration’. Halaman ini digunakan untuk mengelola informasi pegawai seperti profil pribadi, catatan pribadi (pendidikan formal, keluarga, pelatihan, penghargaan dan hukuman) dan riwayat pegawai (riwayat kepangkatan, riwayat hasil penilaian) yang bekerja di BIDA. Halaman yang mengelola informasi riwayat hasil penilaian dari pegawai terdapat di dalam ‘information of employee’. 1) Jika TAB ‘History of appraisal result’ diklik, bagian untuk mengelola daftar penilaian pegawai akan terlihat. Untuk hasil penilaian, data yang diproses dalam Appraisal Management dapat dilihat. - 28 -
  34. 34. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 Melihat informasi pegawai – Riwayat kepangkatan 1 Halaman ini akan muncul ketika mengklik ganda pada baris tertentu dalam daftar pegawai setelah memilih ‘Kepegawaian. → Employee → Administration’. Halaman ini digunakan untuk mengelola informasi pegawai seperti profil pribadi, catatan pribadi (pendidikan formal, keluarga, pelatihan, penghargaan dan hukuman) dan riwayat pegawai (riwayat kepangkatan, riwayat hasil penilaian) yang bekerja di BIDA. Halaman yang mencari informasi riwayat kepangkatan dari pegawai terdapat di dalam ‘information of employee’. 1) Jika TAB ‘Appointment History’ diklik, bagian untuk mencari riwayat kepangkatan pegawai akan terlihat. Untuk riwayat kepangkatan, data yang diproses dalam Appointment Management dapat dilihat. - 29 -
  35. 35. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 .3.1.3 Informasi Pribadi Melihat informasi pribadi pegawai – Informasi dasar dan profil pribadi 1 2 3 Halaman ini akan muncul ketika mengklik ganda pada baris tertentu dalam daftar pegawai setelah memilih ‘Kepegawaian. → Employee → Personal information’. Halaman ini digunakan untuk mencari informasi pegawai seperti profil pribadi, catatan pribadi (pendidikan formal, keluarga, pelatihan, penghargaan dan hukuman) dan riwayat pegawai (riwayat kepangkatan, riwayat hasil penilaian) yang bekerja di BIDA. Halaman yang mencari informasi dasar dan profil pribadi dari pegawai terdapat di dalam ‘information of employee’. 1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Employee → Personal information’. 1) Jika tombol ‘Clear’ diklik, akan mengembalikan data yang telah diisi kembali seprti sebelum diubah. - 30 -
  36. 36. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 2) Jika tombol ‘Simpan’ diklik setelah mengubah profil pribadi, informasi yang telah diubah akan dikirim ke server dan disimpan. ※ Setiap pegawai hanya dapat mengubah nomor telepon, nomor HP, nomor telepon kantor, jenis tempat tinggal, dan alamat rumah dalam profil pribadi. Untuk field area yang lain hanya dapat dilakukan oleh Biro Kepegawaian. Melihat informasi pribadi pegawai – Pendidikan Formal Sama seperti tampilan pada halaman 17. Namun setiap pegawai hanya dapat melihat pendidikan formal mereka sendiri. Melihat informasi pribadi pegawai – Keluarga Sama seperti tampilan pada halaman 19. Namun setiap pegawai hanya dapat melihat family information. Melihat informasi pribadi pegawai – Pelatihan Sama seperti tampilan pada halaman 21. Namun setiap pegawai hanya dapat melihat Pelatihan information. Melihat informasi pribadi pegawai – Penghargaan & Hukuman Sama seperti tampilan pada halaman 23. Namun setiap pegawai hanya dapat melihat reward & punishment information. Melihat informasi pribadi pegawai – Riwayat hasil penilaian pegawai Sama seperti tampilan pada halaman 24. Namun setiap pegawai hanya dapat melihat Riwayat hasil penilaian pegawai miliknya sendiri. Melihat informasi pribadi pegawai – Riwayat kepangkatan Sama seperti tampilan pada halaman 25. Namun setiap pegawai hanya dapat melihat Riwayat kepangkatan miliknya sendiri. - 31 -
  37. 37. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 .3.2 Pengelolaan penilaian .3.2.1 Hasil penilaian Daftar pencarian dari hasil penilaian 2 1 3 Halaman ini akan muncul ketika setelah memilih ‘Kepegawaian. → Appraisal → Appraisal result’. Halaman ini digunakan untuk mencari informasi pegawai dengan berbagai kondisi pencarian, dan untuk menghubungkan ke tampilan untuk mengubah dan mencari hasil penilaian pegawai dapat di lakukan dengan mengklik ganda salah satu baris yang ditemukan. Untuk referensi, Biro Kepegawaian dapat mencari hasil penilaian untuk seluruh pegawai BIDA. Kemudian administrator tiap unit hanya dapat mencari daftar penilaian pegawai dalam unitnya sendiri. 1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Appraisal → Appraisal result’. 2) Jika tombol diklik, daftar pegawai yang sesuai dengan kondisi pencarian akan terlihat. - 32 -
  38. 38. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 3) Jika mengklik salah satu baris dalam daftar pegawai yang ditemukan, jendela pop-up baru akan muncul dan halaman untuk mengubah rincian hasil penilaian pegawai akan terlihat. Mohon lihat ‘Register appraisal result’ pada halaman berikutnya untuk lebih jelas tentang halaman ini. Membuat hasil penilaian 2 1 Halaman adalah jendela baru yang akan muncul ketika mengklik ganda pada baris tertentu dalam daftar pegawai yang ditemukan dalam 3.2.1 Search list of appraisal result’. Jendela ini untuk mencari dan mengubah hasil penilaian pegawai. Untuk lebih jelas tentang form penilaian, dibuat lebih lanjut oleh Biro Kepegawaian melalui fungsi ‘appraisal contents’ yang akan terpisah perdasarkan jenis jabatan dan status pegawai. - 33 -
  39. 39. Batam e-Government Project 1) Jika tombol T321B.User Manual(HRM) V2.0 diklik setelah memasukkan hasil penilaian, informasi yang telah dimasukkan akan dikirim ke server dan disimpan. 2) Jika tombil ‘Print appraisal result’ diklik, jendela pop-up baru akan terbuka, dan laporan sebagai berikut akan terbuka. Laporan ini dapat disimpan sebagai file lain dan dicetak pada tampilan seperti berikut. - 34 -
  40. 40. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 .3.2.2 Isi daftar penilaian Mengelola isi daftar penilaian 2 1 3 Halaman ini akan muncul ketika setelah memilih ‘Kepegawaian. → Appraisal → Appraisal contents’. Jendela ini untuk mencari dan mengubah isi dari form penilaian pegawai sesuai jenis penilaian. 1) Jalankan program dengan memilih ‘Appraisal → Appraisal contents’ menu. 2) Pilih jenis penilaian yang akan dikelola dengan mengklik area combo box. 3) JIka tombol diklik, isi dari form daftar penilaian yang sesuai dengan kondisi pencarian akan terlihat. - 35 -
  41. 41. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 .3.3 Pengangkatan .3.3.1 Administrasi Mengelola rencana pengangkatan, status proses, kandidat dan kandidat yang telah lulus. 2 1 3 6 4 5 7 8 Halaman ini akan muncul apabila memilih ‘Kepegawaian. → Appointment → Administration’. Halaman ini digunakan untuk mengelola rencana pengangkatan, proses pengangkatan, kandidat yang akan diangkat, kandidat yang telah lulus sesuai jenis pengangkatan (kenaikan golongan, kenaikan gaji berkala, perubahan status pegawai, dll). 1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Appointment → Administration’. 2) Jika tombol diklik, hasil pengangkatan yang sesuai dengan kondisi pencarian akan muncul. 3) Jika mengklik salah satu baris pada daftar pengangkatan yang ditemukan, data akan ditampilkan pada TAB kandidat dan TAB kandidat yang telah lulus dalam area daftar pengangkatan. 4) Ubah planning status menjadi processing status. Menambah kandidat dapat dilakukan setelah mengubah planning status menjadi processing status. - 36 -
  42. 42. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 5) Ubah processing status menjadi closing status. Setelah status berubah menjadi closing status, seluruh informasi kandidat yang telah lulus secara otomatis akan disimpan pada informasi master pegawai sesuai dengan tanggal pengangkatan. 6) Jika tombol diklik, jendela pop-up akan terbuka untuk memilih kandidat yang akan diangkat sesuai jenis pengangkatan yang dipilih. Jika kandidat telah dipilih berarti hasil pengangkatan telah berubah menjadi processing status. Mohon lihat ‘select candidates for appointment’ dalam halaman 36 untuk penjelasan lebih lanjut tentang pemilihan kandidat. 7) Untuk rekap pengangkatan dapat mengunduh file dalam format file excel. 8) Pilih ‘approved or rejected’ untuk kandidat dalam combo-box.Jika memilih  TAB kandidat yang telah lulus setelah disetujui, informasi dapat ditemukan pada tampilan berikut. Jika mengklik ganda pada salah satu baris dalam  daftar kandidat yang lulus, jendela pop-up baru akan terbuka dan tampilan untuk membuat dan mengubah informasi pengangkatan akan muncul. Mohon lihat ‘Manage appointment of employee’ padal halaman 37 untuk penjelasan lebih lanjut tentang menambahkan informasi pengangakatan. 1 2 - 37 -
  43. 43. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 Pencarian kandidat pengangkatan 1 3 2 Sesuai penjelasan dalam Description 6) di halaman 35, jika tombol ‘manage appointment’ diklik pada tampilan dalam ‘manage appointment’, tampilan di atas akan muncul. Tampilan tersebut digunakan untuk mencari dan memilih kandidat pada proses pengangkatan. 1) Jika tombol diklik, daftar pegawai yang sesuai dengan kondisi pencarian akan muncul. 2) Pilih kandidat dalam daftar yang ditemukan dengan mengklik kotak Check-box. 3) Jika tombol diklik setelah memilih kandidat, informasi kandidat terpilih akan dikirim ke server dan disimpan. Setelah menyimpan, jendela akan tertutup dan menambahkan kandidat dalam TAB kandidat dalam halaman ‘manage appointment plan, process status, candidates and passing candidates’. - 38 -
  44. 44. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 Mengelola pengangkatan pegawai 1 2 3 4 Sesuia penjelasan pada Description 8) di halaman 35, jika mengklik ganda baris tertentu dalam TAB kandidat yang lulus pada tampilan ‘management appointment’, tampilan ini akan muncul untuk proses pengangkatan dari kandidat terpilih yang lulus. Sebagai informasi, jika tanggal pengangkatan adalah hari ini atau sudah berlalu, proses pengangkatan akan dilakukan secepatnya. Jika tanggal pengangkatan adalah akan datang, meskipun telah ditutup tetapi belum dapat dilanjutkan karena menunggu tanggal yang telah ditetapkan. 1) Pilih informasi yang akan diubah dari informasi yang ada dengan mengklik Combo-box. 2) Masukkan informasi seperti tanggal pengangkatan dan tanggal SK. 3) Refresh layer, mengembalikan seperti semula sebelum diubah. 4) Jika tombol ‘Simpan’ diklik setelah memasukkan informasi, informasi yang telah dimasukkan akan dikirim ke server dan disimpan. Setelah menyimpan, jendela akan ditutup dan infromasi akan ditampilkan pada TAB daftar kandidat yang lulus dalam halaman ‘manage appointment plan, process status, candidates and passing candidates’. - 39 -
  45. 45. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 - 40 -
  46. 46. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 .3.4 Kehadiran .3.4.1 Catatan pribadi Melihat catatan kehadiran pribadi 3 2 1 Halaman ini akan muncul apabila memilih ‘Kepegawaian. → Attendance → Personal record’. Halaman ini digunakan untuk mencari catatan kehadiran mereka pada waktu tertentu. 1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Attendance → Personal record’. 2) Pilih tahun dan bulan untuk mencari. 3) Jika tombol diklik, catatan kehadiran yang sesuai dengan kondisi pencarian akan muncul. - 41 -
  47. 47. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 .3.4.2 Penutupan Mengelola kehadiran dan menutup kehadiran 2 3 4 1 5 Halaman ini akan muncul apabila memilih ‘Kepegawaian. → Attendance → Closing’. Halaman ini digunakan oleh unit admin untuk mencari rekap kehadiran selama periode kehadiran dan untuk menutup proses kehadiran. Dan juga menghubungkan ke layar yang akan memilih jenis sistem yang digunakan untuk mendapatkan informasi kehadiran. Dapat juga digunakan untuk mencari dan mengubah rincian informasi kehadiran sebelum proses ditutup. Dan untuk admin kepegawaian, sebagai tambahan untuk menghubungkan ke tampilan yang akan mengelola alasan kehadiran, hari libur nasional, dan jam kerja. Dan juga bila perlu dapat digunakan untuk menutup informasi kehadiran apabila unit admin tidak melaksanakannya. 1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Attendance → Closing’. 2) Jika tombol diklik, catatan kehadiran yang sesuai dengan kondisi pencarian akan muncul. - 42 -
  48. 48. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 .3.4.3 Master data Mengelola kehadiran dan menutup kehadiran 2 3 4 5 6 7 1 Halaman ini akan muncul apabila memilih ‘Kepegawaian. → Attendance → Closing’. Halaman ini digunakan oleh unit admin untuk mencari rekap kehadiran selama periode kehadiran dan untuk menutup proses kehadiran. Dan juga menghubungkan ke layar yang akan memilih jenis sistem yang digunakan untuk mendapatkan informasi kehadiran. Dapat juga digunakan untuk mencari dan mengubah rincian informasi kehadiran sebelum proses ditutup. Dan untuk admin kepegawaian, sebagai tambahan untuk menghubungkan ke tampilan yang akan mengelola alas an kehadiran, hari libur nasional, dan jam kerja. Dan juga bila perlu dapat digunakan untuk menutup informasi kehadiran apabila unit admin tidak melaksanakannya. - 43 -
  49. 49. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Attendance → Master data’. 2) Jika tombol diklik, catatan kehadiran yang sesuai dengan kondisi pencarian akan muncul. 3) Jika tombol ‘Attendance reason’ diklik, jendela pop-up baru akan muncul dan tampilan untuk mengubah alasan kehadiran akan muncul. Tabel alasan kehadiran didapat melalui ‘Common code Mgt.’ dari ‘Criteria Mgt’. Kemudian admin kepegawaian dapat mengubah singkatan dan juga memilih apakah item tersebut berpengaruh pada potongan gaji atau tidak. Sebagai contoh, jika alasan kehadiran adalah ‘Absent’, maka akan berkaitan dengan gaji, dan jumlah hari untuk “Absent day’ akan dihitung dan pembayaran gaji akan dipotong. Jika status ‘deducted’ dari ‘absent’ adalah ‘No’, berarti tidak terkait dengan penggajian. - 44 -
  50. 50. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 4) Jika tombol ‘Holiday’ diklik, jendela pop-up baru akan terbuka dan tampilan untuk mengelola hari libur akan tampil sebagai berikut. Jika hari libur nasional adalah ‘No’, seluruh pegawai tidak bekerja, tetapi cuti pegawai akan dipotong atau dapat disebut cuti bersama. 5) Jika tombol ‘Working hour’ diklik, jendela pop-up baru akan terbuka dan tampilan untuk mengelola jam kerja akan muncul sebagai berikut. 6) Jika tombol ‘Working hour’ diklik, jendela pop-up baru akan terbuka dan tampilan untuk mengelola jam kerja akan muncul sebagai berikut. - 45 -
  51. 51. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 .3.4.4 Finger print Mengelola kehadiran dan menutup kehadiran 2 3 1 Halaman ini akan muncul apabila memilih ‘Kepegawaian. → Attendance → Closing’. Halaman ini digunakan oleh unit admin untuk mencari rekap kehadiran selama periode kehadiran dan untuk menutup proses kehadiran. Dan juga menghubungkan ke layar yang akan memilih jenis sistem yang digunakan untuk mendapatkan informasi kehadiran. Dapat juga digunakan untuk mencari dan mengubah rincian informasi kehadiran sebelum proses ditutup. Dan untuk admin kepegawaian, sebagai tambahan untuk menghubungkan ke tampilan yang akan mengelola alas an kehadiran, hari libur nasional, dan jam kerja. Dan juga bila perlu dapat digunakan untuk menutup informasi kehadiran apabila unit admin tidak melaksanakannya. 1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Attendance → Fingerprint. - 46 -
  52. 52. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 2) Klik ‘Browse’ dan tampilan berikut akan muncul untuk memilih fingerprint data(txt.file). 3) Jika baris diklik, rincian informasi kehadiran dapat ditemukan. - 47 -
  53. 53. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 .3.5 Cuti .3.5.1 Master data Mengelola master data 2 1 3 4 Halaman ini akan muncul apabila memilih ‘Kepegawaian. → Leave → Master data’. Halaman ini digunakan untuk mengelola cuti pegawai sesuai dengan status pegawai (PNS, HB, HN, HK). dan golongan. 1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Leave → Master data’. 2) Apabila status pegawai adalah ‘HB/CPNS/DPK/DPB’, jika tombol diklik setelah mengubah jumlah hari untuk cuti. Maka data yang telah ubah akan dikirim ke server dan disimpan. 3) Jika tombol ‘Clear’ diklik, jumlah cuti HK akan kembali seperti semula. 4) Ketika status pegawai adalah ‘HK’, jika klik tombol ‘Simpan’ setelah mengubah hari cuti, data tersebut akan dikirim ke server dan disimpan. - 48 -
  54. 54. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 .3.5.2 Permohonan Melihat informasi cuti pribadi dan mengelola riwayat cuti 2 3 1 4 Halaman ini akan muncul apabila memilih ‘Kepegawaian. → Leave → Request’. Halaman ini dipakai oleh pegawai untuk melihat informasi cuti dan memohon cuti selama masih tersedia hari untuk cuti. 1) Jalankan program dengan memilih menu‘Leave → Request’. 2) Jika tombol diklik, riwayat cuti yang sesuai dengan tahun yang dipilih akan ditampilkan. 3) Jika tombol diklik, jendela pop-up baru akan terbuka dan tampilan untuk memasukan informasi cuti dan memohon cuti. Berkaitan dengan ini, mohon lihat halaman 40 tentang ‘Request leave’ . 4) Jika mengklik satu baris dalam ‘history of personal leave list’, jendela pop-up baru akan terbuka dan halaman untuk mencari dan mengubah informasi cuti akan terlihat. Penjelasan lebih lanjut seperti poin ‘3)’ diatas. Sebagai informasi, cuti yang disetujui oleh pimpinan tidak bias diubah dan telah diminta. - 49 -
  55. 55. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 Permohonan cuti 1 2 3 5 4 Sebagai penjelasan dalam Description 3) pada halaman 39, Jika tombol diklik dalam tampilan ‘View personal leave information and Manage leave history’, layar ini akan terlihat. Halaman ini untuk menambah dan memohon informasi cuti baru. 1) Jika tombol ‘Request’ diklik setelah memasukkan informasi cuti dan menyimpannya, admin unit dapat mencari informasi cuti. 2) Jika tombol ‘Clear’ diklik, maka akan dikosongkan. 3) Jika tombol ‘Simpan’ diklik setelah memasukkan informasi, cuti yang dimasukkan dikirim ke server dan disimpan. Ketika menyimpan periode cuti, jika ada duplikasi tanggal ataupun periode ganda, peringatan akan dikirim ke pengguna.Informasi cuti yang tersimpan akan terlihat dalam daftar dari ‘history of personal leave’ pada halaman ‘View personal leave information and Manage leave history’. 4) Daftar keluarga secara otomatis akan ditemukan dalam master informasi pegawai. Jika ada keluarga yang yang ikut, klik area ‘Bring status’ dan pilih ‘Yes’ dalam Combo-box. 5) Jika tombol diklik setelah memilih ‘Bring status’, status yang dimasukkan dikirim ke server dan disimpan. - 50 -
  56. 56. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 - 51 -
  57. 57. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 .3.5.3 Persetujuan Persetujuan permohonan cuti dari setiap pegawai 2 3 1 Halaman ini akan muncul apabila memilih ‘Kepegawaian. → Leave → Approval’. Halaman ini digunakan untuk mencari dan menyetujui permohonan cuti dari setiap pegawai. 1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Leave → Approval’. 2) Jika tombol diklik, riwayat cuti yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih akan ditampilkan. 3) Jika mengklik satu baris dalam permohonan cuti, jendela pop-up baru akan terbuka dan halaman untuk mencari dan menyetujui permohonan cuti akan terlihat. - 52 -
  58. 58. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 .3.5.4 Periksa kesehatan Konfirmasi hasil periksa keseehatan 2 4 3 1 Halaman ini akan muncul apabila memilih ‘Kepegawaian. → Leave → Medical check’. Halaman ini digunakan untuk menambahkan hasil pemeriksaan kesehatan (approved ore rejected) dari setiap pegawai BIDA yang mempunyai rencana untuk melakukan cuti. 1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Leave → Medical check’. 2) Jika tombol diklik, informasi cuti yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih akan ditampilkan. 3) Jika pegawai telah lulus pemeriksaan kesehatan, klik area ‘medical check’ dan pilih ‘Approved’. Jika tidak lulus, pilih ‘Rejected’ 4) Jika tombol diklik setelah memilih pemeriksaan kesehatan, hasil pemeriksaan kesehatan yang dimasukkan dikirim ke server dan disimpan. - 53 -
  59. 59. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 .3.5.5 Administrasi Melihat informasi cuti, mengendalikan cuti, dan mencetak SIJ 2 3 4 1 Halaman ini akan muncul apabila memilih ‘Kepegawaian. → Leave → Administration’. Halaman ini digunakan untuk mencari informasi cuti semua pegawai BIDA, untuk memungkinkan pegawai mengambil cuti yang sudah tidak bisa dipakai karena tidak digunakan dalam 6 bulan, dan untuk mencetak SIJ. - 54 -
  60. 60. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Leave → Administration’. 2) Jika tombol diklik, informasi cuti yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih akan ditampilkan. 3) Jika tombol ‘Control leave’ diklik, jendela pop-up baru akan terbuka dan tampilan berikut akan muncul. Jika memasukkan  BIDA ID, rincian informasi pegawai akan ditemukan. Ketika  status adalah ‘HOLD’, jika klik tombol  ‘Change status of leave’, status cuti akan berubah menjadi ‘Available’. 1 2 3 4) Jika tombol ‘Print SIJ’ diklik, jendela pop-up baru akan terbuka dan laporan dibawah ini akan muncul. File dapat disimpan dalam bentuk lain dan dicetak pada tampilan laporan sebagai berikut. Dan jika tombol ‘Print SIJ’ diklik, area ‘Issue’ dari cuti akan berubah menjadi ‘Yes’. - 55 -
  61. 61. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 .3.6 Pelatihan .3.6.1 Rencana Mengelola rencana diklat 2 3 4 5 1 6 Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Kepegawaian → Pelatihan → Rencana’. Halaman ini digunakan untuk menambahkan dan menutup rencana diklat tahun depan untuk setiap unit kerja. 1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Pelatihan → Rencana’. 2) Jika tombol diklik, rencana diklat yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih akan ditampilkan. 3) Jika tombol ‘Penutupan Rencana Pelatihan’ diklik, rencana diklat tahun depan untuk unit kerja ditutup. Setelah ditutup rencana diklat tidak dapat dikoreksi. 4) Jika tombol diklik, form untuk memasukkan rencana baru akan muncul. 5) Jika mengklik satu baris dalam rencana diklat, form akan muncul. - 56 -
  62. 62. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 6) Jika tombol ‘Simpan’ diklik setelah memilih rencana diklat, informasi rencana diklat yang dimasukkan dikirim ke server dan disimpan. - 57 -
  63. 63. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 .3.6.2 Permohonan Mengelola permohonan diklat – daftar permohonan diklat 2 3 4 5 1 Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Kepegawaian → Pelatihan → Permohonan’. Halaman ini digunakan untuk memohon pelaksanaan diklat yang tidak termasuk dalam rencana diklat dari tiap unit kerja sebelumnya. 1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Training → Request’. 2) Jika tombol diklik, informasi diklat yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih akan ditampilkan. 3) Jika tombol diklik, form untuk menambah permohonan diklat yang tidak termasuk dalam rencana diklat ditampilkan. Setelah tombol diklik, permohonan diklat akan dihapus. Diklat yang sedang dimohon, disetujui, atau ditolak tidak dapat dihapus. Jika mencoba menghapusnya akan muncul pesan “you can not delete”. 4) Jika tombol diklik, informasi diklat, permohonan yang hapus akan dimasukkan dan dikirim ke server kemudian disimpan. - 58 -
  64. 64. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 5) Jika klik salah satu baris dalam daftar diklat, informasi yang lebih rinci akan muncul. TAB untuk membandingkan rencana diklat dan permohonan diklat akan muncul, Jika rencana diklat akan dimohon, disetujui, atau ditolak. TAB untuk membandingkan rencana diklat dan permohonan dan TAB untuk membandingkan permohonan diklat dan persetujuan diklat akan muncul, Jika rencana diklat akan disetujui. Untuk informasi lebih lanjut, mohon lihat halaman berikutnya. - 59 -
  65. 65. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 Mengelola permohonan diklat – TAB ‘request’ dari permohonan diklat 1 2 3 5 4 6 Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Kepegawaian. → Training → Request’. Halaman ini digunakan untuk membandingkan antara rencana diklat yang diselenggarakan oleh setiap unit kerja dan informasi diklat yang dimohon, dan juga untuk menambah peserta diklat dan untuk memohon pelaksanaan diklat kepada Biro Kepegawaian.. 1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Training → Request’. Dan pilih diklat tertentu dalam permohonan diklat. 2) Scroll kebawah dan akan terlihat bagian dari permohonan diklat. 3) Jika tombol ‘Request’ diklik, status saat ini diubah dari rencana menjadi mohon, dan informasi ini dapat diperiksa oleh Biro Kepegawaian. Jika tombol ‘Request’ diklik tanpa menambahkan peserta, akan muncul pesan peringatan. 4) Jika tombol ‘Simpan’ diklik setelah memasukkan informasi diklat, informasi permohonan diklat akan dikirim ke server dan disimpan. - 60 -
  66. 66. Batam e-Government Project 5) Jika tombol T321B.User Manual(HRM) V2.0 diklik, jendela baru akan muncul dan tampilan untuk mencari pegawai akan muncul sebagai berikut. klik tombol dan  pilih unit yang sesuai.  jika tombol diklik, pegawai yang cocok dengan unit yang dipilih akan muncul.  Klik ganda pada satu pegawai yang ditemukan. Setelah itu, jendela akan ditutup dan pegawai yang dipilih ditambakan pada daftar peserta diklat. 1 2 3 4 Jika tombol 6) Jika tombol diklik setelah memlilih peserta dalam grid, peserta akan dihapus. diklik, informasi peserta diklat yang dihapus akan dikirim ke server dan disimpan. - 61 -
  67. 67. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 Mengelola permohonan diklat – TAB ‘approve’ dari permohonan diklat 2 1 Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Kepegawaian. → Pelatihan → Permohonan’ and dan scroll ke bawah. Halaman ini digunakan untuk membandingkan antara rencana diklat yang dimohon dari setiap unit kerja dan disetujui oleh Biro Kepegawaian. 1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Pelatihan → Permohonan’, dan klik TAB ‘Disetujui’ setelah memilih satu diklat dalam daftar permohonan diklat. 2) Lihat bagian atas dengan scroll ke bawah, dan bandingkan antara informasi permohonan diklat dan informasi diklat yang disetujui. - 62 -
  68. 68. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 .3.6.3 Persetujuan Mengelola persetujuan diklat – daftar dari diklat yang disetujui 2 3 4 1 Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Kepegawaian. → Pelatihan → Persetujuan’. Halaman ini digunakan untuk menyetujui diklat yang dimohon dari setiap unit kerja dan disetujui oleh Biro Kepegawaian. 1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Pelatihan → Persetujuan’. 2) Jika tombol diklik, informasi diklat yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih akan ditampilkan. 3) Jika tombol status ‘Pemeriksaan Status Rencana Pelatihan’ diklik, jendela baru akan muncul, dan akan ditampilkan seperti berikut untuk memeriksa rencana diklat dari tiap unit telah ditutup atau tidak. 3) Jika klik satu baris pada daftar diklat, dua TAB akan muncul. Satu untuk membandingkan rencana dan permohonan, dan yang satu lagi adalah membandingkan antara permohonan dan disetujui. Secara inisial, TAB untuk membandingkan rencana dan permohonan ditampilkan dan juga rincian informasi. - 63 -
  69. 69. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 Mengelola persetujuan diklat – TAB ‘compare Rencana with’ dari persetujuan diklat 2 1 Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Kepegawaian. → Pelatihan → Persetujuan’ dan scroll ke bawah. Halaman ini digunakan untuk membandingkan rencana diklat oleh setiap unit dan permohonan diklat dari setiap unit. 1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Pelatihan → Persetujuan’, dan pilih satu diklat dalam daftar persetujuan diklat. 2) Lihat bagian atas dengan scroll ke bawah, bandingkan rencana diklat dengan permohonan diklat. - 64 -
  70. 70. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 Mengelola persetujuan diklat – TAB ‘compare request with’ dari persetujuan diklat 2 3 7 1 8 4 5 6 Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Kepegawaian. → Pelatihan → Persetujuan’ dan scroll ke bawah. Halaman ini digunakan untuk menyetujui dengan membandingkan permohonan diklat dan dengan diklat yang akan disetujui, menambah peserta diklat dan menolak diklat yang diajukan. 1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Pelatihan → Persetujuan’, dan pilih satu diklat dalam daftar persetujuan diklat. 2) Klik TAB ‘Compare request with’. 3) Lihat bagian yang lain dengan scroll ke bawah. 4) Jika tombol ‘Disetujui’ diklik, status diklat yang disimpan diubah dari ‘mohon’ ke ‘setuju’. Setelah disetujui, setiap unit dapat memeriksa status diklat dalam menu ‘request’. 5) Jika tombol ‘Ditolak’ diklik, status diklat yang disimpan diubah dari ‘mohon’ ke ‘tolak’. Setelah ditolak, setiap unit dapat memeriksa status diklat dalam menu ‘request’. 6) Jika tombol ‘Simpan’ diklik setelah memasukkan informasi diklat, informasi diklat dikirim ke server dan disimpan. - 65 -
  71. 71. Batam e-Government Project 7) Jika tombol T321B.User Manual(HRM) V2.0 diklik, jendela baru akan muncul dan tampilan untuk mencari pegawai akan muncul sebagai berikut. klik tombol dan  pilih unit yang sesuai.  jika tombol diklik, pegawai yang cocok dengan unit yang dipilih akan muncul.  Klik ganda pada satu pegawai yang ditemukan. Setelah itu, jendela akan ditutup dan pegawai yang dipilih ditambakan pada daftar peserta diklat. 1 2 3 4 Jika tombol 8) Jika tombol diklik setelah memlilih peserta dalam grid, akan menghapus peserta. diklik, informasi peserta diklat, data yang dihapus akan dikirim ke server dan disimpan. - 66 -
  72. 72. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 .3.6.4 Hasil Mengelola hasil diklat 2 5 3 7 6 1 Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Kepegawaian. → Pelatihan → Hasil’. Halaman ini digunakan untuk membuat hasil peserta diklat yang lulus oleh Kepegawaian, dan memberi ‘Success’ atau ‘Fail’. 1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Pelatihan → Result’. 2) Jika tombol diklik, informasi diklat yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih akan ditampilkan. 3) Jika tombol ‘Success’ diklik, hasil diklat menjadi ‘Success’. Jika sudah, informasi akan dikirim ke server dan disimpan dalam riwayat diklat dari pengelolaan pegawai. 4) Jika tombol ‘Fail’ diklik, Pelatihan hasil diklat menjadi ‘Fail’. Meskipun hasilnya adalah ‘Fail’, informasi akan dikirim ke server dan disimpan dalam riwayat diklat dari pengelolaan pegawai 5) Jika klik satu baris dalam daftar diklat, peserta diklat akan tampil. 6) Jika peserta mengirimkan hasilnya melalui Groupware, peserta dipilih melalui check-box dan informasi dapat diubah. 7) Jika tombol diklik, informasi peserta yang di pilih akan dikirim ke server dan disimpan. - 67 -
  73. 73. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 .3.7 Pensiun .3.7.1 Administrasi Mengelola pegawai yang akan pensiun– daftar pegawai 2 3 4 1 Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Kepegawaian. → Pensiun → Administrasi’. Halaman ini digunakan untuk mencari pegawai yang akan pensiun, untuk mengelompokkan pegawai yang akan pensiun dan proses untuk pensiun. 1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Pensiun → Administrasi’. Begitu program dimulai, daftar pegawai yang akan pensiun terlihat di dalam sistem HR. 2) Jika tombol diklik, informasi pegawai yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih akan ditampilkan. 3) Klik tombol ‘Processing MPP’ untuk mengelompokkan pegawai sebagai pegawai yang akan pensiun, dan status pegawai yang dipilih menjadi MPP. 4) Jika satu baris diklik dalam daftar pegawai, informasi pegawai akan ditemukan, dan form untuk proses pensiun akan muncul. Mohon lihat penjelasan tentang form. - 68 -
  74. 74. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 Mengelola pegawai yang akan pensiun – membuat informasi pensiun untuk setiap pegawai. 1 2 3 Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Kepegawaian. → Pensiun → Administrasi’. Halaman ini digunakan untuk mencari pegawai yang akan pensiun - 69 -
  75. 75. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Pensiun → Administrasi’. Dan pilih pegawai dalam daftar pegawai dan scroll ke bawah. 2) Jika tombol ‘Detail information of employee’ diklik, jendela pop-up baru akan muncul, rincian informasi akan ditampilkan. 3) Jika tombol ‘Simpan’ diklik, informasi pensiun akan dikirim ke server dan disimpan. - 70 -
  76. 76. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 .3.7.2 Nilai pensiun Mengelola tabel uang pensangon 2 1 Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Kepegawaian. → Pensiun → Nilai Pensiun’. Halaman ini digunakan untuk mengelola ‘Nilai Pensiun’ sesuai dengan masa kerja. 1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Pensiun →Nilai Pensiun’. 4) Jika tombol diklik, nilai pensiun akan dikirim ke server dan disimpan. - 71 -
  77. 77. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 .3.7.3 Tunjangan jabatan Mengelola tunjangan jabatan 2 3 4 5 6 1 Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Kepegawaian. → Pensiun → Tunjangan Jabatan’. Halaman ini digunakan untuk mengelola tunjangan jabatan sesuai dengan posisi dan jabatan pada waktu menjabat, 1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Pensiun →Tunjangan Jabatan’. 2) Jika tombol diklik, informasi riwayat jabatan yang sesuai dengan masa pada saat menjabat dicocokkan dengan kondisi pencarian yang dipilih akan ditampilkan. 3) Jika tombol diklik, baris baru akan dibuat dan ‘valid date’ akan diatur sebagai tanggal saat ini. 4) Jika tombol diklik, informasi yang ditambah/diubah/dihapus akan dikirim ke server dan disimpan 5) Jika klik satu baris dalam daftar ‘ valid date’, rincian tunjangan jabatan sesuai valid date akan terlihat. 6 Jika tombol diklik setelah mengubah nilai tunjangan jabatan, informasi yang diubah akan dikirim ke server dan disimpan. - 72 -
  78. 78. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 .3.7.4 Pembayaran Mengelola pembayaran pensiun – daftar pembayaran pensiun untuk pegawai yang akan pensiun 2 3 1 Halaman ini akan muncul apabila memilih menu → Pensiun → Pembayaran’. Halaman ini digunakan untuk mencari pegawai yang akan menerima uang pensiun, dan menghubungkan halaman untuk menghitung uang muka dan sisa pembayaran. 1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Pensiun → Pembayaran’. 2) Jika tombol diklik, informasi pegawai yang akan pensiun yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih akan ditampilkan. 3) Jika satu baris diklik ganda dalam daftar pegawai yang akan pensiun, jendela pop-up baru akan muncul dan tampilan untuk menghitung pembayaran pensiun akan ditampilkan. Untuk penjelasan lebih lanjut tentang ini mohon lihat halaman berikutnya. - 73 -
  79. 79. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 Mengelola pembayaran pensiun – pembayaran pensiun Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Kepegawaian. → Pensiun → Pembayaran’ dan memilih pegawai yang akan pensiun dari daftar. Halaman ini digunakan untuk menghitung uang muka dan sisa pembayaran untuk pegawai terpilih. 1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Pensiun → Pembayaran’, dan klik ganda dalam daftar pegawai yang akan pensiun. - 74 -
  80. 80. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 PART 4 .4 Pengelolaan Gaji .4.1 Standar gaji .4.1.1 Item penghasilan Update item penghasilan 1 2 3 Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Standar gaji → Item Penghasilan’. Halaman ini digunakan untuk mengelola apakah item-item penghasilan berdasarkan jabatan akan digunakan atau tidak, dan mengelola item penghasilan tambahan. - 75 -
  81. 81. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Standar gaji → Item Penghasilan’. 2) Pilih position status, kondisi pencarian yang wajib diisi dalam combo-box. 3) Jika tombol diklik, item penghasilan yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih akan ditampilkan. 4) Item penghasilan dapat ditambah dan dihapus melalui tombol dan tombol . Namun, sebagai item penghasilan seperti gaji pokok dan TAGP adalah wajib, tidak dapat dihapus. 5) Jika tombol diklik setelah mengubah penggunaan item penghasilan dan jumlahnya, informasi yang diubah akan dikirim ke server dan disimpan - 76 -
  82. 82. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 .4.1.2 Item potongan Update Item potongan 1 2 4 3 5 Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Standar gaji → Item potongan’. Halaman ini digunakan untuk mengelola apakah item-item potongan berdasarkan jabatan akan digunakan atau tidak, dan mengelola item potongan tambahan. 1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Standar gaji →Item potongan’ 2) Pilih position status, kondisi pencarian yang wajib diisi dalam combo-box. 3) Jika tombol diklik, item potongan yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih akan ditampilkan. 4) Item potongan dapat ditambah dan dihapus melalui tombol dan tombol . Namun, sebagai item potongan seperti Jamsostek dan Taspen adalah wajib, tidak dapat dihapus. 5) Jika tombol diklik setelah mengubah penggunaan item potongan dan jumlahnya, informasi yang diubah akan dikirim ke server dan disimpan - 77 -
  83. 83. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 .4.1.3 Item penghasilan tambahan Update Item penghasilan tambahan 2 1 4 3 5 Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Standar gaji → Item Penghasilan Tambahan’. Halaman ini digunakan untuk mengelola item-item penghasilan tambahan berdasarkan jabatan dan mengubah informasi apakah digunakan atau tidak, dan jumlahnya. 1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Standar gaji →Item Penghasilan Tambahan’. 2) Pilih position status, kondisi pencarian yang wajib diisi dalam combo-box 3) Jika tombol diklik, item penghasilan tambahan yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih akan ditampilkan. 4) Item penghasilan tambahan dapat ditambah dan dihapus melalui tombol 5) Jika tombol dan tombol . diklik setelah mengubah penggunaan item penghasilan tambahan dan jumlahnya, informasi yang diubah akan dikirim ke server dan disimpan. - 78 -
  84. 84. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 .4.1.4 Item potongan tambahan Update item potongan tambahan 2 1 3 5 4 Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Standar gaji →Item potongan tambahan’. Halaman ini digunakan untuk mengelola item-item potongan tambahan berdasarkan jabatan dan mengubah informasi apakah digunakan atau tidak, dan jumlahnya. 1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Standar gaji →Item potongan tambahan’. 2) Pilih position status, kondisi pencarian yang wajib diisi dalam combo-box. 3) Jika tombol diklik, item potongan tambahan yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih akan ditampilkan. 4) Item potongan tambahan dapat ditambah dan dihapus melalui tombol 5) Jika tombol dan tombol . diklik setelah mengubah penggunaan item potongan tambahan dan jumlahnya, informasi yang diubah akan dikirim ke server dan disimpan. - 79 -
  85. 85. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 .4.1.5 Nilai perhitungan Update nilai perhitungan 3 2 1 1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Standar gaji → Nilai Perhitungan’. 2) Cari nilai perhitungan dengan mengklik ‘+’. 3) Jika tombol diklik setelah mengubah nilai, informasi yang diubah akan dikirim ke server dan disimpan - 80 -
  86. 86. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 .4.2 Gaji pokok .4.2.1 Gaji pokok HK Update gaji pokok HK 2 1 Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Gaji pokok → Gaji pokok HK’. Halaman ini digunakan untuk mengelola jumlah gaji pokok berdasarkan tingkat pendidikan untuk pegawai yang mempunyai status HK. 1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Gaji pokok →Gaji pokok HK’. 2) Jika tombol diklik setelah mengubah jumlah gaji, informasi yang diubah akan dikirim ke server dan disimpan - 81 -
  87. 87. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 .4.2.2 Gaji pokok HN Update Gaji pokok HN 2 3 4 1 Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji →Gaji pokok →Gaji pokok HN’. Halaman ini digunakan untuk mengelola jumlah gaji pokok berdasarkan tingkat pendidikan untuk pegawai yang mempunyai status HN. 1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Gaji pokok →Gaji pokok HN’. 2) Pilih tingkat pendidikan, kondisi pencarian yang wajib diisi dalam combo-box. 3) Jika tombol diklik, informasi gaji pokok HN yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih akan ditampilkan 4) Jika tombol diklik setelah mengubah jumlah gaji, informasi yang diubah akan dikirim ke server dan disimpan - 82 -
  88. 88. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 .4.2.3 Gaji pokok HB/PNS Update Gaji pokok HB/PNS 2 3 4 1 Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Basic salary → HB/PNS basic salary’. Halaman ini digunakan untuk mengelola jumlah gaji sesuai dengan golongan, masa kerja golongan untuk pegawai yang mempunyai status HB/PNS. 1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Basic salary → HB/PNS basic salary’. 2) Pilih golongan, kondisi pencarian yang wajib diisi dalam combo-box. 3) Jika tombol diklik, informasi gaji pokok HB/PNS yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih akan ditampilkan 4) Jika tombol diklik setelah mengubah jumlah gaji, informasi yang diubah akan dikirim ke server dan disimpan. - 83 -
  89. 89. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 .4.2.4 Tunjangan Atas Gaji Pokok (TAGP) HB/PNS Update Tunjangan Atas Gaji Pokok (TAGP) HB/PNS 2 3 4 1 Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Basic salary → HB/PNS basic allowance’. Halaman ini digunakan untuk mengelola jumlah gaji sesuai dengan tingkat pendidikan, golongan, dan masa kerja golongan untuk pegawai yang mempunyai status HB/PNS. 1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Basic salary → HB/PNS basic allowance’. 2) Pilih golongan dan tingkat pendidikan, kondisi pencarian yang wajib diisi dalam combo-box. 3) Jika tombol diklik, informasi TAGP HB/PNS yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih akan ditampilkan 4) Jika tombol diklik setelah mengubah jumlah gaji, informasi yang diubah akan dikirim ke server dan disimpan. - 84 -
  90. 90. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 .4.2.5 Tunjangan keluarga Update Tunjangan keluarga 2 3 4 1 Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Basic salary → Family allowance’. Halaman ini digunakan untuk mengelola jumlah tunjangan sesuai dengan lokasi dan kode status keluarga dari HB/DPB. 1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Basic salary → Family allowance’. 2) Pilih lokasi kantor, kondisi pencarian yang wajib diisi dalam combo-box 3) Jika tombol diklik, informasi Tunjangan keluarga yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih akan ditampilkan. 4) Jika tombol diklik setelah mengubah jumlah gaji, informasi yang diubah akan dikirim ke server dan disimpan. - 85 -
  91. 91. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 .4.2.6 Tunjangan jabatan Update tunjangan jabatan 2 3 4 1 Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Basic salary → Position allowance’. Halaman ini digunakan untuk mengelola jumlah tunjangan sesuai dengan tingkat jabatan dan status jabatan yang dimilikinya. 1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Basic salary → Position allowance’. 2) Pilih status posisi, kondisi pencarian yang wajib diisi dalam combo-box. 3) Jika tombol diklik, informasi tunjangan jabatan yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih akan ditampilkan. 4) Jika tombol diklik setelah mengubah jumlah gaji, informasi yang diubah akan dikirim ke server dan disimpan. - 86 -
  92. 92. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 .4.2.7 Tunjangan umum Update Tunjangan umum 2 1 Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Basic salary → General allowance’. Halaman ini digunakan untuk mengelola jumlah tunjangan sesuai dengan golongan untuk HB/PNS, tanpa memiliki tingkat jabatan. 1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Basic salary → General allowance’. 2) Jika tombol diklik setelah mengubah jumlah gaji, informasi yang diubah akan dikirim ke server dan disimpan. - 87 -
  93. 93. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 .4.2.8 Tunjangan umum Update Tunjangan umum 2 1 Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Basic salary → General allowance’. Halaman ini digunakan untuk mengelola jumlah tunjangan sesuai dengan golongan untuk HB/PNS, tanpa memiliki tingkat jabatan. 1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Basic salary → General allowance’. 2) Jika tombol diklik setelah mengubah jumlah gaji, informasi yang diubah akan dikirim ke server dan disimpan. - 88 -
  94. 94. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 .4.2.9 Tingkat pendidikan Update Tingkat pendidikan 2 1 Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Basic salary → Education level’. Halaman ini digunakan untuk mencocokan Tingkat pendidikan, dikelola dalam pengelolaan pekerjaan. Dan tingkat pendidikan di dalam pengelolaan gaji. 1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Basic salary → Education level’. 2) Jika tombol diklik setelah mengubah jumlah gaji tingkat pendidikan yang dicocokan dengan tingkat pendidikan pegawai dalam combo box, informasi yang diubah akan dikirim ke server dan disimpan. - 89 -
  95. 95. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 .4.2.10Potongan DPK Update potongan DPK 2 3 4 1 Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Basic salary → DPK deduction’. Halaman ini digunakan untuk mengelola 5 item tunjangan bagi pegawai yang berstatus DPK. 1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Basic salary → DPK deduction’. 2) Jika tombol diklik, informasi potongan DPK yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih akan ditampilkan 3) Jika tombol diklik setelah mengubah jumlah potongan DPK, informasi yang diubah akan dikirim ke server dan disimpan. 4) Jika tombol ‘Create DPK deduction’ diklik, potongan DPK dari bulan lalu akan disalin ke daftar jumlah potongan bulan ini. - 90 -
  96. 96. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 .4.2.11 Tunjangan Fungsional Update Tunjangan Fungsional 2 3 1 Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Basic salary → Functional allowance’. Halaman ini digunakan untuk mengelola nilai tunjangan untuk pegawai yang memiliki jabatan fungsional. 1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Basic salary → Functional allowance’. 2) Jika tombol diklik, informasi Tunjangan Fungsional yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih akan ditampilkan 3) Jika tombol diklik setelah mengubah jumlah Tunjangan Fungsional, informasi yang diubah akan dikirim ke server dan disimpan. - 91 -
  97. 97. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 .4.3 Pinjaman .4.3.1 Pinjaman pribadi Mencari pinjaman pribadi 2 3 4 1 Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Loan → Personal loan’. Halaman ini digunakan untuk mencari daftar pinjaman dan riwayat pinjaman dari pegawai, dan untuk menghubungkan ke file excel untuk mengunggah informasi pinjaman. - 92 -
  98. 98. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Loan → Personal loan’. 2) Jika tombol diklik, informasi pinjaman yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih akan ditampilkan 3) Jika tombol diklik setelah memilih perusahaan pemberi pinjaman dalam are pencarian, jendela baru akan muncul dan tampilan untuk mengimpor file excel akan ditampilkan sbagai berikut. Cari dan pilih file yang akan diunggah melalui  tombol ‘File open’.  muncul ‘confirm’ message ‘ data yang sudah ada akan dihapus jika terdapat data di dalamnya. 1 3 4) Jika baris diklik, rincian informasi pinjaman dapat ditemukan. - 93 - 2
  99. 99. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 .4.4 Penggajian .4.4.1 Administrasi Mengelola penggajian – daftar gaji pegawai 2 3 4 5 1 Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Paid salary → Paid salary’. Halaman ini digunakan untuk membuat daftar gaji secara otomatis untuk seluruh pegawai melalui master gaji dan penutupan gaji. Dan untuk menghubungkan halaman untuk mengubah slip gaji pegawai. 1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Paid salary → Paid salary’. 2) Jika tombol diklik, informasi gaji yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih akan ditampilkan. 3) Jika tombol ‘Create salary master’ diklik, seluruh gaji pegawai bulan ini secara otomatis akan dihitung dan informasi gaji telah dibuat dapat ditemukan pada daftar. 4) sesudah memeriksa gaji seluruh pegawai, penggajian ditutup. Data yang telah ditutup dikirim ke sistem keuangan. Data yang telah ditutup tidak dapat diubah lagi. - 94 -
  100. 100. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 5) Jika salah satu baris dalam daftar gaji diklik ganda, jendela baru akan muncul dan menunjukan layar untuk mencari dan mengubah rincian informasi gaji pegawai. Untuk lebih jelasnya lihat halaman selanjutnya. - 95 -
  101. 101. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 Mengelola penggajian – mengelola slip gaji pegawai Halaman ini akan 1 2 muncul 3 apabila memilih menu ‘Gaji → Paid 4 5 6 → salary Paid salary’, dan kemudian 7 8 9 memilih satu pegawai dalam daftar gaji. Halaman ini digunakan untuk mencari/ubah jumlah gaji dari tiap pegawai, untuk menghitung ulang gaji pegawai sesuai dengan master gaji, dan fungsi untuk mengkonfirmasi gaji. 1) Jika tombol diklik setelah mengubah jumlah setiap item dari gaji pokok, informasi yang diubah akan dikirim ke server dan disimpan. 2) Item penghasilan tambahan dapat ditambah dan dihapus melalui tombol 3) Jika tombol dan tombol . diklik setelah mengubah jumlah setiap item tambahan dari gaji pokok, informasi yang diubah akan dikirim ke server dan disimpan. 4) Jika tombol diklik setelah mengubah jumlah setiap item dari potongan, informasi yang diubah akan dikirim ke server dan disimpan. 5) Item potongan tambahan dapat ditambah dan dihapus melalui tombol 6) Jika tombol dan tombol . diklik setelah mengubah jumlah setiap item tambahan dari potongan, informasi yang diubah akan dikirim ke server dan disimpan. - 96 -
  102. 102. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 7) jika tombol ‘Information of employee’ diklik, jendela baru akan muncul dan rincian informasi pegawai akan ditampilkan seperti berikut. 8) Jika tombol ‘recreate individual salary master’ diklik, pembayaran yang ada dihitung kembali sesuai informasi master gaji dan akan digunakan untuk gaji pegawai. 9) Jika tombol ‘confirm salary’ diklik, konfirmasi akan dilakukan dari ‘N’ ke ‘Y’ dan berarti pembayaran telah di konfirmasi. - 97 -
  103. 103. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 .4.5 Perolehan gaji .4.5.1 Kas gaji Mengelola kas gaji 2 4 3 5 1 Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Salary retrieval → Salary ledgers’. Halaman ini digunakan untuk mencari jumlah gaji melalui perhitungan dari tiap unit dan pegawai dalam tiap unit. Dan juga untuk mencetak laporan dari jumlah gaji dari tiap unit dan laporan gaji seluruh pegawai. 1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Salary retrieval → Salary ledgers’. 2) Jika tombol diklik, informasi gaji dari tiap unit yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih akan ditampilkan. 3) Jika satu baris diklik, gaji dari pegawai di dalam unit akan terlihat. - 98 -
  104. 104. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 4) jika tombol ‘ledgers of paid salary by unit’ diklik, jendela baru akan muncul dan laporan per unit kerja akan muncul seperti berikut. 5) jika tombol ‘ledgers of paid salary by unit’s employee’ diklik, jendela baru akan muncul dan laporan seluruh pegawai akan terlihat seperti berikut. - 99 -
  105. 105. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 .4.5.2 Slip gaji Daftar perolehan slip gaji 2 3 1 Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Salary retrieval → Salary slip’. Halaman ini digunakan untuk mencari slip gaji milik sendiri dari 1 tahun yang lalu untuk menghubungkan tampilan pencarian slip gaji dari bulan dan tahun tertentu. 1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Salary retrieval → Salary slips’. 2) Jika tombol diklik, informasi slip gaji pribadi yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih akan ditampilkan. 3) Jika klik ganda satu baris pada daftar slip gaji, jendela baru akan muncul dan slip gaji yang sesuai dengan bulan dan tahun muncul. Lihat halaman ssejanjutnya untuk penjelasan lebih lanjut. - 100 -
  106. 106. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 Perolehan slip gaji 1 Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Gaji → Salary retrieval → Salary slip’, dan slip gaji yang dipilih dari tahun dan bulan tertentu. Halaman ini berguna untuk mencari slip gaji peribadi dan untuk mencetak slip gaji. - 101 -
  107. 107. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 1) Jika tombol ‘Salary slips’ diklik, jendela baru akan muncul dan slip gaji pribadi untuk bulan dan tahun tertentu akan muncul. - 102 -
  108. 108. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 PART 5 .5 Pengelolaan pekerjaan .5.1 Lowongan .5.1.1 Administrasi Mengelola lowongan pekerjaan 2 1 3 4 5 6 7 8 Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Employment mgt. → Application → Administration’. ini digunakan untuk mengelola informasi lowongan pekerjaan termasuk dengan informasi penawaran kerja dan - 103 -
  109. 109. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 menghubungkan ke halaman untuk mengelola kandidat dan kandidat yang lulus. 1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Application → Administration’ menu. 2) Jika tombol diklik, informasi pelamar yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih akan ditampilkan. 3) Jika tombol diklik, form untuk menambah lowongan baru akan muncul. Jika tombol diklik, lamaran yang dipilih ditandai dengan ‘delete’. Jika proses lamaran adalah ‘processing’ atau ‘closed’, pesan peringatan ‘it can not be deleted’ akan muncul. 4) Jika tombol diklik lowongan yang telah dihapus akan dikirim ke server dan disimpan. 5) Jika klik satu baris pada daftar lowongan, jendela baru akan muncul dan form sesuai dengan lowongan akan muncul.dan rincian informasi dapat ditemukan. 6) Jika klik ganda satu baris pada daftar lowongan, akan memindahkan halaman ke pengelolaan kandidat dan kandidat yang lulus. Lihat ke ‘manage candidates and passing candidates’ pada halaman selanjutnya. Namun untuk status plan, jika klik ganda, halaman tidak akan berubah. 7) Jika klik tombol ‘processing application’, status lowongan akan berubah dari ‘plan’ ke ‘processing’, dan dapat dipindahkan ke ‘manage candidates and passing candidates’. 8) Jika klik tombol ‘Simpan’ setelah memasukkan dan mengubah informasi lowongan, informasi dikirim ke server dan disimpan. - 104 -
  110. 110. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 Mengelola kandidat dan kandidat yang lulus untuk lowongan - kandidat 1 2 5 3 4 Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Employment mgt. → Application → Administration’ dan memilih satu lowongan. Halaman ini berguna untuk memilih kandidat berdasarkan informasi pelamar yang dimasukkan dan menglola hasil tes, kemudian mengelola kandidat yang lulus. Dan yang terakhir adalah menutup lowongan pekerjaan. - 105 -
  111. 111. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Application → Administration’, dan klik ganda pada satu lowongan dari daftar. 2) Jika tombol ‘closing’ diklik, lowongan ditutup. Kandidat tidak dapat diubah setelah ditutup. 3) Jika klik tombol , jendela baru muncul dan tampilan untuk memilih kandidat sesuai informasi pelamar akan ditampilkan.  Jika klik tombol ‘Search’ setelah memasukkan kondisi pelamar akan terlihat.  pilih kandidat yang diinginkan melalui check-box.  Jika klik tombol ‘Add candidates’, jendela ditutup, pelamar terpilih ditambahkan kedalam daftar pada halaman ‘Manage candidates and passing candidates’. 1 3 2 4) Jika tombol diklik setelah memasukkan hasil tes dan hasil kelulusan, informassi tersebut akan dikirim ke server dan disimpan. Jika hasilnya ‘pass’, kandidat akan ditemukan pada TAB ‘passing candidate’. 5) JIka klik TAB ‘passing candidate’, kandidat yang lulus ditemukan. Penjelasan tentang halaman ini akan dijelaskan pada halaman berikutnya. - 106 -
  112. 112. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 Mengelola kandidat dan kandidat yang lulus untuk lowongan – kandidat yang lulus 1 4 3 2 Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Employment mgt. → Application → Administration’ dan memilih satu lowongan. Halaman ini berguna untuk mengelola kandidat yang lulus, dan menutup lowongan pekerjaan. 1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Application → Administration’, dan klik ganda pada satu lowongan dari daftar. 2) JIka klik TAB ‘passing candidate’, kandidat yang lulus ditemukan. 3) Jika tombol diklik setelah memasukkan informasi kandidat yang lulus, informasi tersebut akan dikirim ke server dan disimpan. 4) Jika tombol ‘closing’ diklik, lowongan ditutup. Kandidat tidak dapat diubah setelah ditutup. - 107 -
  113. 113. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 .5.2 Pelamar .5.2.1 Administrasi Mengelola pelamar – daftar pelamar 2 1 4 3 5 Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Employment mgt. → Applicant → Administration’. Halaman ini berguna untuk mengelola informasi pelamar (profil pribadim pendidikan formal, pendidikan nonformal, keluarga, pengalaman kerja, keahlian). 1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Applicant → Administration’. 2) Jika tombol diklik, daftar pelamar yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih akan ditampilkan 3) Jika tombol diklik, form untuk menambah pelamar baru akan muncul. Jika tombol diklik, pelamar yang dipilih ditandai dengan ‘delete’ dalam daftar pelamar. 4) Jika tombol diklik pelamar yang telah dihapus akan dikirim ke server dan disimpan. 5) Jika klik satu baris pada daftar pelamar, form pelamar akan muncul dan rincian informasi dapat ditemukan. Lihat rincian informasi pelamar pada halaman selanjutnya. - 108 -
  114. 114. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 Mengelola pelamar– form pelamar (1) 1 2 3 4 5 6 Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Employment mgt. → Applicant → Administration’ dan scroll ke bawah untuk menambah pelamar baru atau untuk mengubah informasi pelamar. Halaman ini berguna untuk mengelola informasi tentang profil pribadi, pendidikan formal dan nonformal. 1) Scroll ke bawah dalam halaman ‘Manage applicant’. 2) Jika klik tombol ‘Simpan’, data yang baru dimasukkan atau profil yang telah diubah akan dikirim ke server dan disimpan. 3) Jika tombol diklik, form untuk menambah pendidikan formal akan muncul. Jika tombol diklik, pendidikan formal yang dipilih ditandai dengan ‘delete’. 4) Jika tombol 5) Jika tombol diklik pendidikan formal yang telah diubah akan dikirim ke server dan disimpan. diklik, form untuk menambah pendidikan nonformal akan muncul. Jika tombol diklik, pendidikan nonformal yang dipilih ditandai dengan ‘delete’. 6) Jika tombol diklik pendidikan nonformal yang telah diubah akan dikirim ke server dan disimpan. - 109 -
  115. 115. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 Mengelola pelamar– form pelamar (2) 2 3 4 5 1 6 7 Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘Employment mgt. → Applicant → Administration’ dan scroll ke bawah untuk menambah pelamar baru atau untuk mengubah informasi pelamar. Halaman ini berguna untuk mengelola informasi tentang keluarga, pengelaman bekerja dan keahlian. 1) Scroll ke bawah dalam halaman ‘Manage applicant’. 3) Jika tombol diklik, form untuk menambah keluarga akan muncul. Jika tombol diklik, keluarga yang dipilih ditandai dengan ‘delete’. 4) Jika tombol diklik informasi keluarga yang telah diubah akan dikirim ke server dan disimpan. 5) Jika tombol diklik, baris untuk menambah pengalaman kerja akan muncul. Jika tombol diklik, pengalaman kerja yang dipilih ditandai dengan ‘delete’. 6) Jika tombol 5) Jika tombol diklik pengalaman kerja yang telah diubah akan dikirim ke server dan disimpan. diklik, baris untuk menambah keahlian akan muncul. Jika tombol keahlian yang dipilih ditandai dengan ‘delete’. 6) Jika tombol diklik keahlian yang telah diubah akan dikirim ke server dan disimpan - 110 - diklik,
  116. 116. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 PART 6 .6 Pengelolaan SPPD .6.1 SPPD Standar .6.1.1 GOL master Mengelola GOL master 1 2 3 Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘SPPD mgt. → Standard of SPPD → GOL master’. Halaman ini berguna untuk mengelola kelas SPPD dan tiket pesawat sesuai dengan status pegawai, golongan dan - 111 -
  117. 117. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 tingkat jabatan. 1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Standard of SPPD → GOL master’. 2) Jika tombol diklik, informasi SPPD GOL master yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih akan ditampilkan 3) Jika tombol diklik setelah mengubah kelas SPPD atau tiket, informasi yang telah diubah akan dikirim ke server dan disimpan - 112 -
  118. 118. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 .6.1.2 Biaya akomodasi ibu kota/non ibu kota Mengelola biaya akomodasi untuk ibu kota/non ibu kota 2 1 3 Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘SPPD mgt. → Standard of SPPD → Capital/Non capital’. Halaman ini berguna untuk mengelola pengurangan jika lebih dari 1 bulan, dan jumlah sesuai jenis tujuan. 1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Standard of SPPD → Capital/Non capital’. 2) Jika tombol diklik, informasi biaya akomodasi untuk ibu kota/non ibu kota yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih akan ditampilkan 3) Jika tombol diklik setelah mengubah pengurangan jika lebih dari 1 bulan, informasi yang telah diubah akan dikirim ke server dan disimpan. - 113 -
  119. 119. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 .6.1.3 Luar negeri Mengelola biaya luar negeri 2 3 1 Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘SPPD mgt. → Standard of SPPD → Oversea’. Halaman ini berguna untuk mengelola jumlah biaya sesuai dengan Negara dan kelas SPPD. 1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Standard of SPPD → Oversea’. 2) Jika tombol diklik, informasi biaya luar negeri yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih akan ditampilkan 3) Jika tombol diklik setelah mengubah jumlahnya, informasi yang telah diubah akan dikirim ke server dan disimpan. - 114 -
  120. 120. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 .6.1.4 Taksi Mengelola biaya taksi 2 1 Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘SPPD mgt. → Standard of SPPD → Taxi’. Halaman ini berguna untuk mengelola jumlah biaya taksi. 1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Standard of SPPD → Taxi’. 2) Jika tombol diklik setelah mengubah jumlah biaya taksi, informasi yang telah diubah akan dikirim ke server dan disimpan. - 115 -
  121. 121. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 .6.1.5 Delegasi Mengelola biaya delegasi 2 3 1 Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘SPPD mgt. → Standard of SPPD → Representative’. Halaman ini berguna untuk mengelola jumlah biaya delegasi sesuai dengan jenis tujuan, kelas SPPD, dan tingkat jabatan. 1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Standard of SPPD → Representative’. 2) Jika tombol diklik, informasi biaya delegasi yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih akan ditampilkan. 3) Jika tombol diklik setelah mengubah jumlah biaya delegasi, informasi yang telah diubah akan dikirim ke server dan disimpan. - 116 -
  122. 122. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 .6.1.6 Akomodasi tambahan Mengelola biaya akomodasi tambahan 2 1 Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘SPPD mgt. → Standard of SPPD → Extra accommodation’. Halaman ini berguna untuk mengelola jumlah biaya akomodasi tambahan sesuai dengan kelas SPPD. 1) Jalankan program dengan memilih menu ‘Standard of SPPD → Extra accommodation’. 2) Jika tombol diklik setelah mengubah jumlah biaya akomodasi tambahan, informasi yang telah diubah akan dikirim ke server dan disimpan. - 117 -
  123. 123. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 .6.2 SPPD .6.2.1 Administrasi Mengelola SPPD Master – Daftar SPPD Master and membuat SPPD Master 2 3 1 4 5 6 7 Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘SPPD mgt. → SPPD → Administration’. Halaman ini berguna untuk mengelola informasi SPPD Master and menyelesaikan SPPD. 1) Jalankan program dengan memilih menu ‘SPPD → Administration’. 2) Jika tombol diklik, informasi SPPD Master yang sesuai dengan kondisi pencarian yang dipilih akan ditampilkan. 3) Jika klik tombol ‘Create SPPD Master’, form baru untuk memasukkan SPPD Master akan muncul 4) Jika klik satu baris dalam daftar SPPD Master, form baru akan muncul dan rincian SPPD Master akan ditemukan. 5) Jika klik tombol ‘complete’ setelah memilih satu baris dalam daftar SPPD Master, SPPD Master ditutup dan tidak dapat diubah. - 118 -
  124. 124. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 6) Jika klik tombol ‘delete’ after selecting one row in SPPD Master list, the SPPD Master is deleted. 7) If click ‘Simpan’ button setelah memasukkan informasi SPPD Master, informasi yang telah diubah akan dikirim ke server dan disimpan. - 119 -
  125. 125. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 Mengelola SPPD Master – daftar peserta SPPD 1 4 2 3 5 Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘SPPD mgt. → SPPD → Administration’ dan scroll ke bawah. Halaman ini berguna untuk mengelola informasi peserta sesuai dengan SPPD Master yang telah selesai. - 120 -
  126. 126. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 1) Scroll ke bawah dalam tampilan ‘Manage SPPD Master’. 2) Jika klik tombol , jendela baru akan terbuka dan muncul tampilan sebagai berikut untuk memasukkan informasi SPPD dari tiap peserta. Pilih  Jenis peserta, dan jika BIDA memilih jenis peserta, scara otomatis informasi tertentu akan dimasukkan. Jika klik tombol  ‘Simpan’ setelah memasukan informasi SPPD tambahan, jendela baru akan ditutup, dan informasi dikirim ke server dan disimpan. 1 2 3) Jika tombol diklik peserta SPPD yang baru dan yang diubah akan dikirim ke server dan disimpan. 4) Jika klik tombol ‘complete’ setelah memilih satu baris dalam daftar SPPD Master, SPPD Master ditutup dan tidak dapat diubah. 5) Jika klik ganda satu baris dalam daftar pesera sebelum SPPD master ditutup, form untuk memasukkan SPPD muncul, dan form tambahan untuk memasukkan biaya SPPD akan muncul setelah ‘complete’. Lihat halaman selanjutnya untuk penjelasan lebih lanjut - 121 -
  127. 127. Batam e-Government Project T321B.User Manual(HRM) V2.0 Manage SPPD Master – Manage SPPD fee 1 2 3 4 4 Halaman ini akan muncul apabila memilih menu ‘SPPD mgt. → SPPD → Administration’ dan dengan klik ganda sastu peserta dalam daftar peserta setelah SPPD Master telah selesai. Halaman ini berguna untuk mengelola informasi biaya tiap peserta sesuai dengan informasi SPPD Master 1) Jika klik tombol ‘complete’, biaya SPPD yang dimasukkan akan ditutup. 2) Jika klik tombol ‘Delete’, SPPD Master dihapus, deleted information is transferred to the server and saved. 3) Jika klik tombol ‘Simpan’, SPPD Master yang diupdate akan dikirim ke server dan disimpan. 4) Jika tombol diklik setelah memasukkan biaya SPPD, informasi SPPD yang baru dan yang diubah akan dikirim ke server dan disimpan. - 122 -

×