• Like
User manual facility system
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Thanks for flagging this SlideShare!

Oops! An error has occurred.

User manual facility system

  • 83 views
Published

 

  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Be the first to comment
    Be the first to like this
No Downloads

Views

Total Views
83
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0

Actions

Shares
Downloads
2
Comments
0
Likes
0

Embeds 0

No embeds

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide

Transcript

  • 1. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 T321.Petunjuk Pengguna Facility System Document History Ver. Konfirmasi Penulis POSDATA Tanggal PM Keterangan BIDA Tanggal PM 1.0 Sangmi Lee 26 Juni 2009 Gambaran pertama 2.0 Sangmi Lee 30 Juni 2009 Menggambarkan dari hasil tes penerimaan 3.0 Mhd Irwan M 15 Januari 2010 Penggambaran dari hasil pembuatan ulang aplikasi
  • 2. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 Buku petunjuk ini adalah buku untuk menggambarkan bagaimana cara untuk menggunakan pengembangan-POSDATA “BATAM e-Government System”, Sebagai bagian dari "BATAM e-Government Project". BATAM e-Government System terdiri dari system unit yaitu “Finance/Billing, HRM, Land, Facility, Airport BMS, Seaport BMS, Workers Database, PACS(Hospital), Portal(Groupware, EDMS), Homepage, e-Kiosk, Web-GIS”. Dan didalam petunjuk ini, Bagaimana cara menggunakan "Facility System" akan di jelaskan Untuk menggunakan "Facility System" dengan tanpa masalah, sangat diperlukan untuk membaca petunjuk ini secara menyeluruh sebelum menggunakan system ini.  Sistem ini cocok dengan system operasi Windows XP/VISTA dan membutuhkan versi yang lebih tinggi dari pada Internet Explorer 7.0. Mencoba untuk membuka dengan Web Browsers lain,dapat menyebabkan tampilan tidak akan muncul dengan baik dan kesalahan – kesalahan yang tak terduga akan terjadi.  Untuk mengubah konten dari petunjuk ini,konten dapat di ubah tanpa ada peringatan. Nama – nama perwakilan,nama – nama unit dan nama – nama gambar atau teks yang digunakan sebagai contoh di dalam petunjuk adalah data yang tidak nyata.  Beberapa bagian dari petunjuk ini tidak dapat di copy atau digunakan tanpa persetujuan dari BIDA atau POSDATA.
  • 3. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9  Baca Ini Terlebih Dahulu  Keterangan dari symbol yang digunakan dalam petunjuk ini Kursor : untuk menekan Tombol kiri mouse di-click lokasi menu Tombol kiri mouse di-click 2 Tombol kanan mouse di-click kali Mouse Drag & Drop  Tombol yang digunakan di dalam Tabel Refresh data di dalam tabel Menyimpan data yang diubah didalam tabel Menambahkan baris didalam Download file excel di dalam tabel tabel Menghapus baris yang dipilih Upload file excel didalam tabel  Bagaimana cara mengunakan tabel 1 2 Baris telah dibuat Baris akan dihapus dari table setelah disimpan 3 Baris telah diubah tapi belum disimpan 4 5 1) Toolbar Tabel(daerah untuk posisi tombol common dan tombol bisnis) 2) Header tabel (daerah untuk menampilkan judul dari tiap kolom di dalam tabel) 3) Konten tabel (daerha untuk menampilkan data did lam tabel) 4) Footer tabel (daerah untuk menghitung nilai dari tiap kolom)
  • 4. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 5) Penomoran halaman tabel (daerah penomoran halaman untuk memuat data yang lebih banyak didalam tabel)
  • 5. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 Daftar Isi T321.PETUNJUK PENGGUNA.............................................................................................1 DAFTAR ISI...........................................................................................................................5
  • 6. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 Bagian .1 Bagaimana Cara Untuk Memulai .1.1 Untuk Memulai Facility System Buka sebuah Web Browser (Internet Explorer) 'Start Menu → Internet Explorer’ untuk membuka Web Browser. -1- 1
  • 7. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 Login kedalam sistem Login ke ‘http://ep.batam.go.id/’ menggunakan ID and Password. Jalani Facility System -2-
  • 8. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 Jalani Facility System dengan meng-click ‘Facility Service’ dari menu atas dimenu utama EP. Jika mengakses ke system facility, menu ‘Lelang’, ‘Kontrak’, ‘Pendapatan’, ‘Statistics & Report’, and ‘Profil & Lainnya’ akan ditampilkan. Dan ketika memilih salah satu menu,Sub-menu akan ditampilkan di menu kiri dan bisa dugunakan dengan mengclick di tiap menu. Dalam kasus dari menu atas ‘Lelang’, menu-menu akan ditampilkan secara berbeda berdasarkan departemen user system facility. Itu artinya bahwadalam kasus Biro Umum dan Laut (di Sekupang), hanya menu yang berhubungan dengan ‘Lelang Tertutup (Private Bid)’ akan ditampilkan selama proses mereka hanya tugas yang berhubungan dengan ‘Lelang Tertutup(Private Bid)’. Dan dalam kasus ‘Bandara’, menu – menu yang berhubungan dengan ‘Lelang Terbuka(Full Bid)’ dan ‘Lelang Terbatas(Limited Bid)’ akan ditampilkan selama proses mereka berhubungan antara keduanya. Tetapi menu-menu lainnya akan ditampilkan sama untuk semua departemen. * User-user yang bekerja untuk Biro Umum dan laut (di Sekupang). -3-
  • 9. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 * User-user yang bekerja untuk Bandara. ※ Referensi : Jika user-user ingin menggunakan system keuangan untuk masalah yang berhubungan dengan invoice, mereka harus mengajukan permintaan untuk hak akses menggunakan system keuangan. -4-
  • 10. Batam e-Government Project Bagian T321E.User Manual(Facility) V0.9 2 .2 Lelang (Top Menu) .2.1 Daftar Tunggu .2.1.1 Pengelolaan Daftar Tunggu. / Pencarian Daftar Tunggu(Sub Menu) Pencarian Daftar Tunggu -5-
  • 11. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 2 4 1 3 8 6 7 5 Gambar di atas adalah tampilan setelah melalui langkah-langkah berikut: ‘Lelang(Bidding) → Daftar Tunggu(Waiting List) → Pengeloaan Daftar Tunggu(Waiting List Management) → Pencarian Daftar Tunggu(Search Waiting List)’. Ini dimana proses daftar tunggu(Waiting List) berhubungan dengan Lelang Terbatas(Limited Bid) dan Lelang Tertutup(Private Bid) yang telah di registrasi dan diatur. 1) Check langkah-langkah berikut: ‘Daftar Tunggu(Waiting List) → Pengeloaan Daftar Tunggu(Waiting List Management) → Pencarian Daftar Tunggu(Search Waiting List) untuk menjalankan program. -6-
  • 12. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 2) Nilai 'Departemen’ akan digunakan untuk mencari data departemen sesuai user-user yang login dan akan di atur otomatis di semua tampilan ketika menggunakan system faciliti. - Pilih kondisi pencarian yang lainnya. 3) Click ‘Cari’ tombol pencarian. 4) Ketika tombol ‘Clear’ di-click, seluruh kondisi pencarian akan terhapus dan anda harus memilioh kondisi-kondisinya lagi. 5) Hasil pencarian dari 3) akan kelihatan didalam tabel, rincian-rincian akan tampil ketika satu baris dipilih dengan cara di-click 2 kali. 6) Meng-click tombol ‘Register’akan membawa anda ke tampilan dimana pelelang baru telah diregistrasi di daftar tunggu(Waiting List). 7) Ketika tombol ‘Laporan’ di-click, sebuah tampilan pop-up akan tampil untuk mencetak hasil pencarian. 8) Click tombol ‘ ’ untuk menyimpan hasil pencarian menjadi file excel.  "Business type" menampilkan ruangan yang akan digunakan yang mana akan di sewakan oleh pelelang didaftar tunggu, Oleh karena itu.dapat digunakan sebagai kondisi pencarian karena pelelang di daftar tunggu telah di tampilkanberdasarkan ruangan yang digunakan.  "Status" menampilkan apakah ruangan yang diminta oleh pelelang di dalam daftar tunggu telah dialokasikan untuk pelelang, jika 'Yes', pelelang telah berada di bawah kontrak dengan permintaan ruangan, dan jika 'No', ruangan belum dialokasikan,jadi pelelang dan berpartisipasi didalam proses pelelangan. Oleh karena itu, kondisi 'Status' ini dapat digunakan untuk mencari daftar pelelang yang cocok untuk pelelangan pada saat proses ‘Limited Bidding and Private Bidding'.  Jika 'Status' dari pelelang 'No', informasi yang diregistrasi(Informasi pelelang, informasi tentang dokumen yang diajukan) tetap bisa dikoreksi. -7-
  • 13. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9  Jika tombol ‘Cari’ tidak dipilih untuk kondisi pencarian,sebuah pop-up akan tampill dengan pesan ‘only search data can be printed’. Registrasi Daftar Tunggu (Registering Waiting List) 1 4 2 3 Anda bisa masuk ke halaman ini dengan memilih menu berikut ini : ‘Lelang(Bidding) → Daftar Tunggu(Waiting List) → Pengeloaan Daftar Tunggu(Waiting List Management) → Pencarian Daftar Tunggu(Search Waiting List)’, kemudian click tombol ‘Register’. Menu ini dimana menu daftar tunggu(waiting list) berhubungan dengan Lelang Terbatas(Limited Bid) dan Lelang Tertutup(Private Bid) telah diregistrasi. When a specific row is selected by double-clicking within the search result page, same screen will show and the previously registered bidder in the waiting list will be seen. Also, if the status of the waiting bidder is ‘Yes’, -8-
  • 14. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 this bidder is on contract and all items can only be searched, if ‘No’, bidder’s eligible for bidding, and capable of correcting items. 1) Pilih ‘Register’ didalam menu ‘Pencarian Daftar Tunggu(Search Waiting List)’ untuk menjalankan program. - Nilai 'Departemen’ akan digunakan untuk mencari data departemen sesuai user-user yang login dan akan di atur otomatis di semua tampilan ketika menggunakan system faciliti. - Ketik di tipe pelelang,nama,ID. - Pilih kegunaan dari penyewaan ruangan,ketik dinama perusahaan atau rincian dari ruangan yang digunakan. - Ketik di kolom informasi. -9-
  • 15. Batam e-Government Project - Click ‘ T321E.User Manual(Facility) V0.9 ’ untuk memilih ‘Tanggal Surat’. 2) Click tombol ‘simpan’. 3) Ketika tombol ‘Document’ dipilih,tampilan ‘Managing Attached Document’ akan muncul secara pop up. 4) Pilih tombol ‘Daftar’ akan membawa anda ke tampilan ‘Pencarian Daftar Tunggu(Waiting List)’.  Bagian yang tersoroti dengan tanda merah adalah item – item yang dibutuhkan. Yang lainnya adalah item – item opsional.  Disini tidak diperlukan perubahan status ‘No’ ketika registrasi daftar tunggu(Waiting List) yang baru.  JIka status pelelang yang menunggu adalah ‘Yes’,pelelang tersebut sedang berada dalam kontrak dan semua item hanya dapat dicari. Seluruh kolom dalam tampilan ini tidak aktif.  Ketika registrasi pelelang baru, jika anda meng-click di ‘Dokumen(document)’ sebelum ‘Simpan (save)’, - 10 -
  • 16. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 tampilan pop-up akan muncul dengan pesan ‘register new bidder first’. Mengelola Dokumen Lampiran(Managing Attached Document) 6 8 EJAA004P.jsp 2 3 1 7 3.1 3.2 Di menu ini anda bisa registrasi dokumen yang dimasukkan setelah registrasi daftar tunggu, sebuah tampilan popup akan muncul, daftar dokumen yang sesuai dengan departemen yang dikelola dapat dicari didalam table. - 11 -
  • 17. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 1)~2) Meng-click 2 kali disetiap baris di ‘Mengajukan’ untuk memilih Status ‘Ada/Tidak’. 3)~5) Jika file telah ada, click tombol cari 6)~7) Pilih tombol 8) Pilih tombol di ‘File’. Pilih file dan simpan. untuk registrasi dokumen tambahan. untuk menyimpan. 9) Click tombol ‘Tutup(Close)’ untuk menutup tampilan popup. Cetak Daftar Tunggu (Printing Waiting List) Ini adalah tampilan ‘report’ setelah memilih langkah berikut: ‘Lelang(Bidding) → Daftar Tunggu(Waiting List) → Pengeloaan Daftar Tunggu(Waiting List Management) → Pencarian Daftar Tunggu(Search Waiting List)’ setelah itu click ‘Laporan’. Anda bisa mencetak hasil pencarian dari sini. 1) Click ‘Laporan’ setelah mencari di ‘Pencarian Daftar Tunggu(Search Waiting List)’ akan tampil popup. - 12 -
  • 18. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 2) Tombol Cetak berada di atas akan mencetak hasilnya. .2.2 Menyiankan Lelang(Preparing Bid) .2.2.1 Pengelolaan Lelang(Bidding Mgt.) / Pencarian Daftar Lelang (Searching Bid List) (Sub Menu) Pencarian Daftar Lelang (Searching Bid List) 2 4 3 1 6 7 5 ‘Lelang (Bidding) → Menyiapkan Lelang (Prepareing Bid) → Pengelolaan Lelang (Bid Management) → Pencarian Daftar Lelang (Searching Bid List)’ akan membawa anda ke tampilan ini.Semua pelelangan(baik sebelum maupun sedang dalam pelelangan) dapat dicari. Spesifikasi pelelangan,tipe,judul,dan informasi ruangan) setiap departemen bisa di periksa disini. 1) Pilih ‘Pencarian Daftar Lelang (Searching Bid List)’ dari menu kiri. - 13 - pelelangan (Nomor
  • 19. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 2) Nilai 'Departemen’ akan digunakan untuk mencari data departemen sesuai user-user yang login dan akan di atur otomatis di semua tampilan ketika menggunakan system faciliti. - Pilih Jenis (Bidding type) (Terbuka / Terbatas / Tertutup) - Pilih kondisi pencarian lainnya.. 3) Click tombol cari ‘Cari’. 4) Anda bisa mengulang kembali pencarian dengan meng-click tombol ‘Clear’. 5) Hasil pencarian dari 3) akan kelihatan didalam tabel, rincian-rinciannyaakan muncul ketika salah satu baris dipilih dengan meng-click 2 kali. 6) Click tombol ‘Register’ untuk registrasi sebuah Lelang (Bidding) baru. 7) Ketika tombol ‘Laporan’ di click, tampilan pop-up akan tampil untuk mencetak hasil pencarian.  Jika tombol ‘Cari’ tidak dipilih untuk kondisi pencarian, sebuah tampilan pop-up akan muncul dengan pesan ‘only search data can be printed’. - 14 -
  • 20. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 Mengelola Informasi Lelang (Managing Bid information) 2 1 3 8 9 12 10 11 ‘Lelang (Bidding) → Menyiapkan Lelang (Prepareing Bid) → Pengelolaan Lelang (Bid Management) → Pencarian Daftar Lelang (Searching Bid List) kemudian ‘Register’ akan membawa anda ke tampilan ini dimana anda bisa registrasi informasi dasar dari sebuah pelelangan dan ruangan yang sesusai dandaftar dari dokumen yang dimasukkan. 1) Dari menu kiri ‘Pencarian Daftar Lelang (Searching Bid List)’, kemudian tombol ‘Register’. - 15 -
  • 21. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 2) Masukkan Informasi dasar pelelangan. - Nilai 'Departemen’ akan digunakan untuk mencari data departemen sesuai user-user yang login dan akan di atur otomatis di semua tampilan ketika menggunakan system faciliti. Pilih tipe pelelangan di Informasi dasar Lelang(Bidding). - Masukkan Judul ‘Title’. 3) Click ‘Pilih Ruangan (Select Space)’ untuk memunculkan tampilan ‘Pencarian Daftar Ruangan (Searching Space List)’. - 16 -
  • 22. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 Pencarian Daftar Ruangan (popup) 4 5 6 7 Diantara Ruangan (Space), Daftar Ruangan (Space) yang ‘Kosong (empty)’ dapat dicari dan dipilih. 4) Pilih kondisi pencarian di tampilan pop-up. - Departemen yang dipilih telah di tandai di tampilan registrasi Lelang (Bidding). - Pilih diantara ‘Bangunan(Building)’, ‘Ruangan No.(Space No.)’, ‘Usaha(Usage)’. 5) Click tombol ‘Cari’. 6) Ruangan ‘kosong(empty)’ yang cocok dengan kondisi pencarian akan dicari. 7) Meng-click 2 kali dibaris yang sesuai. 8) Pop-up akan ditutup, Ruangan yang sesuai dengan baris yang dipilih akan dimasukkan ke tampilan Lelang (Bidding). 9) Tipe di kolom yang berhubungan untuk Lelang (Bidding). 10) Click tombol ‘Simpan(Save)’. - 17 -
  • 23. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 11) Click tombol ‘Dokumen(Document)’ untuk menampilkan tampilan ‘Managing Submitted Document’. 8) Pop-up akan ditutup, Ruangan yang sesuai dengan baris yang dipilih akan dimasukkan ke tampilan Lelang (Bidding). 9) Tipe di kolom yang berhubungan untuk Lelang (Bidding). 10) Click tombol ‘Simpan(Save)’. 11) Click tombol ‘Dokumen(Document)’ untuk menampilkan tampilan ‘Managing Submitted Document’.  No. Lelang (Bidding No.) akan otomatis dibuat ketika menyimpan Lelang (Bidding).  Harga Lelang (Bidding Price) di set ‘0’ sebagai standart, tidak perlu memasukkan harga lelang jika tidak ada harga lelang.  Ketika registrasi pelelang baru, jika anda meng-click di ‘Dokumen(document)’ sebelum ‘Simpan (save)’, sebuah tampilan pop-up akan muncul dengan pesan ‘register new bidder first’ - 18 -
  • 24. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 Mengelola Dokumen Yang telah DIserahkan (popup) 1 4 3 2 Dalam tampilan ini anda bisa registrasi dokumen yang dibutuhkan untuk Lelang (Bidding). Daftar dokumen yang di atur oleh departemen yang sesuai akan dicari,Pengaturan standart dari ‘Mengajukan(Submit)’ adalah ‘Tidak (No)’. 1) Dari menu kiri ‘Mengelola informasi Lelang (Managing Bid information)’, kemudian tombol ‘Dokumen’. 2) Meng-click 2 kali disetiap baris di ‘Megajukan (Submit)’, lalu click ‘Ada (Yes)’. 3) Click tombol untuk menyimpan. 4) Click tombol ‘Tutup’ untuk menutup pop-up. - 19 -
  • 25. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9  Daftar dokumen yang ditampilkan di dalam table adalah dokumen yang diregistrasi di menu ‘Profil & Lainnya(Profile & Others) / Document Management’. Mencetak Daftar Lelang - Laporan Tampilan Pop-up laporan akan muncul dengan meng-click tombol ‘Laporan (print)’ setelah memilih langkah menu berikut ini: ‘Lelang (Bidding) → Menyiapkan Lelang (Prepareing Bid) → Pengelolaan Lelang (Bid Management) → Pencarian Daftar Lelang (Searching Bid List)’. Disini anda bisa mencetak hasil pencarian dari halaman ‘Pencarian Daftar Lelang (Searching Bid List)’. - 20 -
  • 26. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 1) Click tombol ‘Laporan (Print)’ setelah memilih ’Pencarian Daftar Lelang (Searching Bid List)’. 2) Cetak dengan meng-click tombol cetak dari menu atas. - 21 -
  • 27. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 .2.2.2 Pengelolaan Pemberitahuan(Notice Mgt.) / Pencarian Daftar Pemberitahuan( Searching Notice List) (Sub Menu) Pencarian Daftar Pemberitahuan (Searching Notice List) 2 3 4 6 7 1 5 Ini adalah tampilan yang akan muncul ketika memilih menu ‘Lelang(Bidding) → Menyiapkan Lelang(Preparing Bidding) → Pengelolaan Pemberitahuan(Notice Mgt.) → Pencarian Daftar Pemberitahuan (Searching Notice List)’. Didalam program ini, anda bisa mencari pemberitahuan tentang Lelang Terbuka (Full Bid) yang diregistrasi dimenu ‘Pengelolaan Lelang’ dan pindah ke tampilan untuk registrasi da mengelola pemberitahuan baru. 1) Click menu ‘Lelang(Bidding) → Menyiapkan Lelang(Preparing Bidding) → Pengelolaan Pemberitahuan(Notice Mgt.) → Pencarian Daftar Pemberitahuan (Searching Notice List)’. - 22 -
  • 28. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 2) Pilih kondisi pencarian - Nilai 'Departemen’ akan digunakan untuk mencari data departemen sesuai user-user yang login dan akan di atur otomatis di semua tampilan ketika menggunakan system faciliti. - Pilih ‘Tanggal’ dengan meng-click tombol . - Pilih atau masukkankondisi pencarian lainnya. 3) Jika click tombol ‘Clear’, kondisi pencarian di kembalikan ke awal. 4) Click tombol ‘Cari’. 5) Hasil telah dicari di dalam table, dan jika anda meng-click 2 kali diantara salah satu baris, pemberitahuan yang diregistrasi bisa diperiksa, dan kemudian pindah ke tampilan ‘Mengelola Pemberitahun’. 6) Jika click tombol ‘Register’, akan pindah ke tampilan ‘Mengelola Pemberitahun’ untuk registrasi pemberitahuan baru. 7) Jika click tombol ‘Laporan’ setelah pencarian, popup laporan akan terbuka untuk mencetak hasil pencarian.  Bagian ‘Lelang Count’ artinya jumlah lelang yang diregistrasi dalam satu pemberitahuan.  Status Pemberitahuan terbagi atas Menyiapkan(Prepare) yang mana baru diregistrasi, Mengolah(Process) yang mana sedang dalam proses, Perampungan(complete) dimana pemberitahuan dalam jangka habis waktu dan Batal(Cancel) dimana telah dibatalkan. Dan dalam tampilan ini, semua - 23 -
  • 29. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 pemberitahuan akan ditampilkan kecuali Perampungan (complete). Tetapi status ‘Kontrak(Contract)’ bisa diperiksa oleh lelang-lelang,Oleh karena itu,itu tidak dicari dimenu pemberitahuan. Mengelola Pemberitahuan(Managing Notice ) 1 3 2 4 5 9 10 12 11 13 Tampilan ini ditampilkan dengan meng-click tombol ‘Register’ setelah memilih menu ‘Lelang(Bidding) → Menyiapkan Lelang(Preparing Bidding) → Pengelolaan Pemberitahuan(Notice Mgt.) → Pencarian Daftar Pemberitahuan (Searching Notice List)’. D dalam tampilan ini, anda bisa registrasi pemberitahuan untuk Lelang Terbuka (Full Bid) yang diregistrasi dimenu ‘Pengelolaan Lelang’. 1) Click tombol ‘Register’ setelahmemilih menu ‘Lelang(Bidding) → Menyiapkan Lelang(Preparing Bidding) → Pengelolaan Pemberitahuan(Notice Mgt.) → Pencarian Daftar Pemberitahuan’. - 24 -
  • 30. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 2) Nilai 'Departemen’ akan digunakan untuk mencari data departemen sesuai user-user yang login dan akan di atur otomatis di semua tampilan ketika menggunakan system faciliti. 3) Masukkan ‘No. Peringatan’ dan click tombol untuk mengecek duplikasi data. - Jika yang dimasukkan ‘No. Peringatan’ tersedia, - Jika data duplikasi atau tidak dimasukkan, pesan berikut akan muncul. - 25 -
  • 31. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 4) Masukkan ‘Judul’ dan pilih ‘Masa Peringatan’ dengan memilih tombol . - Tetapi, Tanggal ‘Masa Peringatan’ telah diatur setelah tanggal registrasi(today). Karena, Pada saat registrasi pemberitahuan, status pemberitahuan yang diregistrasi adalah ‘Menyiapkan(Prepare), dan status berubaha menjadi ‘Megolah(Process)’ dengan membandingkan tanggal pemberian(today) dan tanggal mulai pemberitahuan pada waktu yang sama(setiap hari 6 a.m.). itu artinya bahwa jika anda mengatur tanggal mulai pemberitahuan dan itu telah jam 6 a.m., status tidak berubah dan pemberitahuan tidak diproses. 5) Jika click tombol , tampilan ‘Pencarian Daftar Lelang(popup)’ akan muncul untuk memilih Lelang(Bidding) yang diregistrasi menjadi Terbuka. Pencarian Daftar Lelang(popup) 5 7 6 8 9 - 26 -
  • 32. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 Dalam tampilan ini, hanya Lelang yang mana Jenis telah diregistrasi sebagai ‘Terbuka’ didalam tampilan ‘Megelola Informasi Lelang’ telah dicari. 6) Periksa jika‘Departemen’ telah diatur sebagai pilihan didalam ‘Mengelola Pemberitahuan’ dan pilih kondisi pencarian lainnya. 7) Jika click tombol ‘Clear’ ditampilan popup,kondisi pencarian akan kembali ke awal. 8) Jika click tombol ‘Cari’ ditampilan popup, Lelang yang diregistrasi sebagai ‘Terbuka’ dicocokan dengan kondisi pencarian bisa dicari. 9) Jika click diantara salah satu baris didalam kolom hasil, popup ditutup danpilih baris yang diinput didalam ‘Daftar Peserta Lelang’ table dari tampilan ‘Mengelola Pemberitahuan’. 10) Masukkan Informasi yang berhubungan dengan pemberitahuan. 11) Jika click tombol ‘Simpan’,rincian registrasi disimpan. 12) Jika click tombol ‘Daftar’, akan pindah ketampilan ‘Pencarian Daftar Pemberitahun’untuk mencari pemberitahuan. 13) Jika pilih tombol ‘Batal’, ‘Pembatalan Pemberitahuan(popup)’ akan muncul untuk registrasi pembatalan pemberitahuan. - 27 -
  • 33. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 Pembatalan Peringatan(popup) 13 14 15 16 14)Pilih ‘Tanggal Pembatalan’ dengan meng-click tombol, dan masukkan’alasan pembatalan’. 15) Jika click tombol ‘Simpan’, seluruh data akan tersimpan. 16) Jika click tombol ‘Tutup’, tampilan ‘Pembatalan Pemberitahuan(popup)’ ditutup. Cetak Daftar Pemberitahuan - Laporan - 28 -
  • 34. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 Tampilan Pop-up akan tampil dengan meng-click ‘Laporan (print)’ setelah memilih menu berikut: ‘Lelang(Bidding) → Menyiapkan Lelang(Preparing Bidding) → Pengelolaan Pemberitahuan(Notice Mgt.) → Pencarian Daftar Pemberitahuan (Searching Notice List)’. Dalam tampilan ini, anda bisa registrasi pemberitahuan untuk Lelang Terbuka(Full Bid) yang telah diregistrasi di menu ‘Pengelolaan Lelang’. 1) Click ‘Laporan (Print)’ setelah memilih ‘Pencarian Daftar Pemberitahuan (Searching Notice List)’. 2) Cetak dengan meng-click tombol Cetak dari menu atas. - 29 -
  • 35. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 .2.3 Mengolah Lelang(Processing Bid) .2.3.1 Lelang Terbuka(Full Bid) / Pencarian Daftar Pemberitahuan (Searching Notice & Registering Bidder) (Sub Menu) Pencarian Daftar Pemberitahuan(Searching Notice & Registering bidder) 2 3 4 5 1 Tampilan ini ditampilkan dengan memilih menu ‘Lelang(Bidding) → Mengolah Lelang(Processing Bidding) → Lelang Terbuka(Full Bid) → Pencarian Daftar Pemberitahuan (Searching Notice List & Registering Bidder)’. Di dalam tampilan ini, pemberitahuan dengan tanggal hari ini diantara pemberitahuan yang telah diregistrasi bisa dicari, dandapat dipindahkan ke tampilan registrasi pelelang-pelelang. 1) Click menu, ‘Lelang(Bidding) → Mengolah Lelang(Processing Bidding) → Lelang Terbuka(Full Bid) → Pencarian Daftar Pemberitahuan (Searching Notice List & Registering Bidder)’. - 30 -
  • 36. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 2) Nilai 'Departemen’ akan digunakan untuk mencari data departemen sesuai user-user yang login dan akan di atur otomatis di semua tampilan ketika menggunakan system faciliti. - Masukkan ‘No.Peringatan’. 3) Jika click tombol ‘Clear’,kondisi pencarian akan kembali ke awal. 4) Click tombol ‘Cari‘. 5) Jika meg-click 2 kali disalah satu baris diantara kolom hasil,itu akan masuk ke tampilan ‘Pencarian Informasi Pemberitahuan’.  Ketika registrasi pemberitahuan didalam menu ‘Pengelolaan Pemberitahuan’,status nya adalah ‘Menyiapkan(Preparing)’, Jika tanggal mulai pemberitahuan adalah hari ini, Status berubah menjadi ‘Mengolah (Processing)’, dan jika masa periode pemberitahuan telah selesai, status akan berubah menjadi ‘Perampungan(Complete)’.  Hanya pemberitahuan dengan masa periode yang termasuk hari ini bisa dicari di dalam ‘Pencarian Daftar Pemberitahuan’ dan itu artinya dengan status ‘Mengolah(Processing)’. - 31 -
  • 37. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 Pencarian Informasi Pemberitahuan (Searching Notice Information) 1 2 3 5 19 20 22 21 Tampilan ini ditampilkan ketika meng-click 2 kali hasil pencarian setelah memilih menu ‘Lelang(Bidding) → Mengolah Lelang(Processing Bidding) → Lelang Terbuka(Full Bid) → Pencarian Daftar Pemberitahuan (Searching Notice List & Registering Bidder)’. Anda bisa memeriksa rincian-rincian tentang pemberitahuan dan registrasi pelelang yang berpartisipasi didalam Lelang. Anda bisa registrasi pelelang-pelelang akapan saja selama dalam masa pemberitahuan. 1) Meng-clic 2 kali pada salah satu baris diantara hasil pencarian setelah memilih menu: ‘Lelang(Bidding) → Mengolah Lelang(Processing Bidding) → Lelang Terbuka(Full Bid) → Pencarian Daftar Pemberitahuan (Searching Notice List & Registering Bidder)’. 2) Jika click salah satu baris didalam tabel ‘Daftar Lelang’, itu akan dicari jika pelelang telah diregistrasi ditabel ‘Daftar Peserta Lelang’. - 32 -
  • 38. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 3) Lelang –lelang yang diregistrasi di tabel ‘Daftar Lelang’ bisa dicari, dan jika meng-click pada salah satu baris, tampilan ‘Pencarian Informasi Detil Lelang(popup)’ akan muncul untuk diperiksa informasi rincian-rincian tentang lelang. Pencarian Informasi Pemberitahun (Searching Notice Information) 3 4 Anda dapat memeriksa informasi lelang dan daftar dokumen yang dimasukkan terregistrasi di menu ‘Menyiapkan Lelang (Preparing Bid) -> Pengelolaan Lelang (Bidding Management) ’. 4) Periksa informasi detil tentang Lelang dan click tombol ‘Close’ dan kemudian tampilan popup tertutup. 5) Jika click tombol di tool Bar tabel ‘Daftar Peserta Lelang’, tampilan ‘Registrasi Peserta Lelang & Proposal(popup) (Register Bidder & Proposal)’ untuk registrasi pelelang baru akan muncul. Dan kemudian muncul ‘Lelang Informasi tap’ - 33 -
  • 39. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 - 34 -
  • 40. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 Registrasi Peserta Lelang & Proposal(popup) – Lelang Informasi tap 5 11 6 7 8 9 10 Tampilan ‘Registrasi Peserta & Proposal(popup)’ adalah untuk registrasi, mengubah dan mencari pelelang yang mau berpartisipasi di ‘Lelang Terbuka(Full Bid)’. Anda bisa mengatur pelelang, proposal dan dokumen yang dimasukkan.  Siapa pun bisa mengajukan Lelang untuk ‘Lelang Terbuka(Full Bid)’. Tetapi, hanya pelelang yang terregistrasi di dalam menu, ‘Lelang(Bidding) -> Daftar Tunggu(Waiting List)’ yang mampu untuk berpartisipasi di ‘Lelang Terbatas(Limited Bid)’ dan ‘Lelang Tertutup(Private Bid)’.  Penggunaan Ruangan lelang dan penggunaan yang digunakan oleh pelelang harus dipilih sama.  Bagian yang ada tanda merah harus perlu di masukkan. - 35 -
  • 41. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 6) Masukkan nama dan id dari ‘Peserta Lelang’ . 7) Pilih ‘Jenis Usaha’ dan masukkan rinciannya. 8) Jika click tombol untuk memasukkan ‘Alamat’, tampilan untuk mencari alamat akan muncul. Masukkan kota atau alamat dan cari. Dan kemudian click 2 kali disalah satu baris di dalam daftar. 9) ‘detail address’ dan ‘Telepon’ seharusnya perlu dimasukkan dan lainya bisa di masukkan sebagai tambahan. 10) Jika click tombol ‘Simpan’, itu akan tersimpan. - 36 -
  • 42. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 11) Click Tab ‘Proposal’ untuk registrasi proposal pelelang – pelelang. Registrasi Peserta Lelang & Proposal(popup) – Proposal tap 11 5 14 12 13 - 37 -
  • 43. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9  Nilai standart diatur di Tab ‘Proposal’. Oleh karena itu, jika tidak ada proposal, data default akan tersimpan. Dan detil dari proposal digunakan untuk evaluasi jadi itu dapat berubah pada saat kontrak. - Harga Sewa : 0 - Jenis Konsesi : Tidak, Tarif Konsesi : 0 - Jenis Listrik : Tidak, Harga Daya : 0 - Jenis Penguanan Air : No, - Jenis Deposit : No. Harga Unit : 0 Jumlah Deposit : 0 12) Pilih harga lelang, masa penggunaan,Penggunaan(Use items). 13) Click tombol ‘Simpan’. 14) Click Tab ‘Dokumen’ untuk registrasi dokumen yang dimasukkan oleh pelelang. - 38 -
  • 44. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 Registrasi Peserta Lelang & Proposal(popup) – Proposal Tab 5 11 14 15 16 14 17 18 Didalam tab ini, anda dapat memilih jika pelelang memasukkan dokumen atau tidak. Dan jika file lain telah ada, anda bisa registrasikan itu. 15) click 2 kali ‘Mengajukan’ untuk memilih ‘Tidak / Ada’. 16) Ketika file lain telah ada, jika anda click tombol upload file akan terbuka. - 39 - dari bagian ‘file’,tampilan popup untuk
  • 45. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 17) JIka anda meng-click tombol ‘Simpan’, detail yang dimasukkan akan tersimpan. 18) Jika click tombol ‘Close’, tampilan popup tertutup. 19) Informasi pelelang terregistrasi di ‘Registrasi Peserta Lelang & Proposal(popup)’ bisa dicari ditabel ‘Daftar Peserta Lelang’. 20) Jika anda click 2 kali pelelang yang terregistrasi ditabel ‘Daftar Peserta Lelang’, tampilan popup untuk mengecek detil registrasi akan muncul. 20 - 40 -
  • 46. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 20 20 21) Jika click tombol ‘Daftar’,akan pindah ke tampilan ‘Pencarian Daftar Pemberitahuan(Searching Notice List)’. 22) Click tombol ‘Laporan’ dan tampil tampilan popup laporan.  Pelelangan yang berpartisipasi di setiap lelang bisa di registrasi dan diubah kapan saja selama dalam - 41 -
  • 47. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 masa pemberitahuan. Cetak Daftar Peserta Lelang per Lelang - Laporan Tampilan Pop-up akan tampil dengan meng-click ‘Laporan (print)’ setelah tampilan ditampilkan ketika mengclick 2 kali hasil pencarian setelah memilih menu ‘Lelang(Bidding) → Mengolah Lelang(Processing Bidding) → Lelang Terbuka(Full Bid) → Pencarian Daftar Pemberitahuan (Searching Notice List & Registering Bidder)’. Dalam tampilan ini, anda bisa melaporkan pemberitahuan/informasi lelang dan peserta lelang yang berpartisipasi di dalam lelang yang telah registrasi. 1) Click ‘Laporan(Print)’ setelah menampilkan ‘Pencarian Innformasi Pemberitahuan’ (Searching Notice Information)’ ketika meng-click 2 kali satu baris di tampilan ‘Pencarian Daftar Pemberitahuan’. 2) Cetak dengan meng-click tombol cetak dari menu atas. - 42 -
  • 48. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 .2.3.2 Lelang Terbatas(Limited Bid) / Pilih Peserta Lelang (Selecting Bidder(Waiting List)) (Sub Menu) Pilih Peserta Lelang (Selecting Bidder (Waiting List)) 2 3 4 7 5 6 1 5 Tampilan ini ditampilkan dengan memilih menu ‘Lelang(Bidding) → Mengelah Lelang(Processing Bidding) → Lelang Terbatas(Limited Bidding) → Pilih Peserta Lelang(Daftar Tunggu) (Selecting Bidder)’. Anda bisa memeriksa daftar lelang-lelang yang diregistrasi di ‘Lelang Terbatas’ (Limited Bidding) dan Pelelang(Waiting List), Setelah itu pindah ketampilan ‘Memilih Peserta Lelang(Daftar Tunggu)-Detil’ untuk memilih pelelang(Waiting List) agar berpartisipasi di Lelang. - 43 -
  • 49. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 1) Click menu ‘Lelang(Bidding) → Mengelah Lelang(Processing Bidding) → Lelang Terbatas(Limited Bidding) → Pilih Peserta Lelang(Daftar Tunggu)(Pilih pelelang(Waiting List))’. 2) Pilih kondisi pencarian. - Nilai 'Departemen’ akan digunakan untuk mencari data departemen sesuai user-user yang login dan akan di atur otomatis di semua tampilan ketika menggunakan system faciliti. - Click tombol untuk memilih tanggal aplikasi. 3) Jika click tombol ‘Clear’, kondisi pencarian akan kembali ke awal. 4) Jika click tombol ‘Cari’, ‘Lelang Terbatas(Limited Bidding)’ bisa dicari sesuai dengan kondisi pencarian 5) Jika click salah satu baris di table pencarian, Pelelang yang dicari di tabel ‘Daftar Peserta Lelang’ jika ada pelelang yang dipilih (Dalam kasus ini bahwa ‘Lelang Count’ tidak sama dengan ‘0’). Dalam hal lain, JIka tidak ada pelelang yang dipilih (Dalam kasus ini bahwa‘Lelang Count’ adalah ‘0’), itu tidak bisa dicari. 6) Jika click 2 kali di salah satu baris ditable pencarian, itu pindah ketampilan ‘Memilih Peserta Lelang(Daftar Tunggu)-Detil’ untuk memilih pelelang. 7) Jika memilih Lelang dan meng-click tombol ‘Laporan’, tampilan popup ‘report’ akan muncul untuk mencetak daftar pelelang yang berpartisipasi dalam lelang. - 44 -
  • 50. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 Memilih Peserta Lelang(Daftar Tunggu)-Detail (Selecting Bidder (Waiting List) –Detail) 1 2 6 4 8 7 Tampilan ini ditampilkan dengan cara click 2 kali disalah satu baris dui daftar lelang setelah memilih menu ‘Lelang(Bidding) → Mengelah Lelang(Processing Bidding) → Lelang Terbatas(Limited Bidding) → Memilih Peserta Lelang(Daftar Tunggu) (Selecting Bidder (Waiting List))’. Anda bisa memilih pelelang yang berpartisipasi pada ‘Lelang Terbatas’ (Limited Bidding). Setiap pelelang memiliki tujuan penggunaan dan tipe bisnis yang sama sebagai Lelang yang dicari dimenu ‘Daftar Tunggu’ dan bisa dipilih. 1) Click 2 kali satu lelang setelah memilih menu ‘Lelang(Bidding) → Mengelah Lelang(Processing Bidding) → Lelang Terbatas(Limited Bidding) → Pilih Peserta Lelang(Daftar Tunggu) (Memilih pelelang (Waiting List))’. 2) Jika click tombol ‘Dokumen’, tampilan popup akan muncul untuk memeriksa daftar dokumen yang akan dimasukkan. - 45 -
  • 51. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 2 3 3) Pelelang-pelelang yang menunggu diregistrasi dimenu ‘Lelang(Bidding) -> Daftar Tunggu’ bisa dicari ditabel ‘Daftar Tunggu’. Dan jika diclick 2 kali di salah satu baris, ‘Informasi Detil Peserta Lelang(popup)’ akan muncul untuk memeriksa informasi detil tentang pelelang yang menunggu. Informasi Detil Peserta Lelang(popup) 4 5 - 46 -
  • 52. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 5) Jika click tombol ‘Close’ setelah memeriksa detilnya ditampilan ‘Informasi Detil Peserta(popup)’, popup ditutup. 6) Periksa pelelang menunggu yang tersedia di tabel ‘Daftar Tunggu’. 7) Jika click tombol ‘Simpan’, pelelang menunggu yang dipilih akan tersimpan. 8) Jika click tombol ‘Daftar’, itu pindah kembali ketampilan ‘Pilih Peserta Lelang(Daftar Tunggu)’. 9) Jika mencari lelang ditampilan ‘Pilih Peserta Lelang(Daftar Tunggu)’,pilih pelelang yang dicari di tabel 'Daftar Philih Peserta Lelang’.  Pelelang yang dicari ditabel ‘Daftar Unggu’, Ketika memuat tampilan ‘Memilih Peserta Lelang-Detil’, are Pelelang menunggu(Waiting List) yang diregistrasi dimenu ‘Lelang(Bidding) -> Daftar Tunggu’. Semua pelelang menunggu memiliki penggunaan yang sama dan tujuan yang sama bisa dicari. Tetapi, Pelelangpelelang menunggu yang telah berada dibawah kontrakakan akan di keluarkan(excluded)(Ketika status pelelang menunggu adalah‘Y’)  Hanya pelelang yang terpilih diantara pelelang –pelelang menunggu yang dapat berpartisipasi di dalam lelang dan pindah ke tahap selanjutnya ‘Lelang Terbatas’.  Anda bisa memeriksa daftar dan jumlah pelelang ditampilan ’Pilih Peserta Lelang(Daftar Tunggu)’ termasuk daftar pelelang – pelelang menunggu. - 47 -
  • 53. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 Cetak Peserta Lelang (Printing Bidder List) Tampilan ini untuk mencetak setelah memilih menu ‘Lelang(Bidding) → Mengelah Lelang(Processing Bidding) → Lelang Terbatas(Limited Bidding) → Memilih Peserta Lelang(Daftar Tunggu) (Selecting Bidder (Waiting List))’. 1) Pilih dan jalankan menu ‘Lelang(Bidding) → Mengolah Lelang(Processing Bidding) → Lelang Terbatas(Limited Bidding) → Pilih Peserta Lelang(Daftar Tunggu) (Selecting Bidder(Waiting List))’ . 2) Jika memilih salah satu baris di daftar pencarian lelang, daftar pelelang yang berpartisipasi bisa dicari di table ‘Daftar Peserta Lelang’. 3) jika click tombol ‘Laporan’,tampilan popup ‘report’ akan muncul untuk mencetak pelelang – pelelang yang berpartisipasi dalam lelang. 4) Jika anda memilih fungsi cetak di toolbar pada atas tampilan ‘Report’, itu akan dicetak. - 48 -
  • 54. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9  Untuk mencetak, Anda pertama kali harus memilih lelang ditampilan ‘Pilih Peserta Lelang(Daftar Tunggu)’. Akhirnya,daftar pelelang menunggu yang berpartisipasi pada lelang yang terpilih akan dicetak. .2.3.3 Lelang Terbatas(Limited Bid) / Pemberitahun kepada Peserta Lelang(Daftar Tunggu) (Informing Bidder(Waiting List) (Sub Menu) Pemberitahuan kepada Peserta Lelang (Daftar Tunggu) (Informing Bidder (Waiting List)) 3 2 9 8 10 1 11 Tampilan ini ditampilkan ketika memilih menu ‘Lelang(Bidding) → Mengelah Lelang(Processing Bidding) → Lelang Terbatas(Limited Bid) → Pemberitahun kepada Peserta Lelang(Daftar Tunggu) (Informing Bidder (Waiting List))’. Itu akan pindah ke tampilan untuk registrasi dan mencari cara pemberitahuan, tanggal dan - 49 -
  • 55. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 konten dari lelang untuk pelelang(Waiting List) yang dipilih di tampilan ‘Pilih Peserta Lelang’. 1) Click menu ‘Lelang(Bidding) → Mengelah Lelang(Processing Bidding) → Lelang Terbatas(Limited Bid) → Pemberitahun kepada Peserta Lelang(Daftar Tunggu) (Informing Bidder (Waiting List))’. 2) Nilai 'Departemen’ akan digunakan untuk mencari data departemen sesuai user-user yang login dan akan di atur otomatis di semua tampilan ketika menggunakan system faciliti. 3) Jika click tombol pencarian , tampilan popup ‘Pencarian Nomor Lelang’ akan muncul untuk memilih lelang. 3 4 5 6 7 4) Pilih kondisi pencarian pada tampilan popup. - Untuk ‘Departemen’, ketika memuat tampilan, Nilai Departemen yang dipilih pada tampilan ‘Pemberitahun kepada Peserta Lelang(Daftar Tunggu)’ telah diatur. - Masukkan kondisi pencarian lainnya. 5) jika click tombol ‘Clear’ di popup, kondisi pencarian akan kembali ke awal. - 50 -
  • 56. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 6) Jika click tombol ‘Cari’ di popup, hasil yang cocok dengan kondisi telah dicari di table ’Daftar Lelang’. 7) jika click 2 kali di salah satu baris ditabel pencarian, tampilan popup ditutup dan pada waktu yang sama, lelang yang dipilih telah dimasukkan di ‘No. Peringatan’ dari tampilan ‘Pemberitahun kepada Peserta Lelang(Daftar Tunggu)’. 8) Jika click tombol ‘Cari’, rincian - rincian lelang yang cocok dengan kondisi dan daftar pelelang yang terpilih akan dicari. 9) jika click tombol ‘Clear’, kondisi pencarian kembili ke awal. 10) Jika click tombol ‘Dokumen’, tampilan popup untuk memeriksa dokumen yang dimasukkan untuk lelang akan muncul. 11) Jika click 2 kali pada salah satu baris ditabel ‘Peserta Lelang Informasi’, itu pindah ke tampilan ‘Pemberitahun kepada Peserta Lelang – Detil’ untuk mengelola informasi yang berhubungan pemberitahuan.  Daftar Lelang yang dicari di ‘Pencarian Nomor Lelang(popup)’, dimana anda bisa memilih jumlah lelang, dimana lelang – lelang yang pelelang menunggu telah diregistrasi sebagia ‘Lelang Terbatas’ dan dapat - 51 -
  • 57. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 dipilih.  Hanya pelelang yang dipilih di menu ‘Pilih Peserta Lelang’ akan dicari ditabel ‘Peserta Lelang Informasi’. Pemberitahuan kepada Peserta Lelang(Daftar Tunggu) – Detil (Informing Selected Bidder(Waiting List)Detail) 1 2 3 4 5 7 6 Tampilan ini ditampilkan ketika click 2 kali pada salah satu baris ditabel ‘Peserta Lelang Informasi’ setelah memilih menu ‘Lelang(Bidding) → Mengelah Lelang(Processing Bidding) → Lelang Terbatas(Limited Bid) → Pemberitahun kepada Peserta Lelang(Daftar Tunggu) (Informing Bidder (Waiting List))’. Anda bisa registrasi dan mencari informasi yang berhubungan dengan lelang yang diberutahukan keapda pelelang yang terpilih. - 52 -
  • 58. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 1) Pilih menu ‘Lelang(Bidding) → Mengelah Lelang(Processing Bidding) → Lelang Terbatas(Limited Bid) → Pemberitahun kepada Peserta Lelang(Daftar Tunggu) (Informing Bidder (Waiting List))’, dan click 2 kali di salah satu baris ditabel ‘Peserta Lelang Informasi’. 2) Jika click tombol ‘Dokumen’, tampilan popup untuk memeriksa daftar dokumen yang dimasukkan oleh pelelang akan muncul. 3) Click tombol dan pilih ‘Tanggal Inform’, tanggal ‘Tanggal Balasan’. 4) Pilih cara pemberitahuan lelang kepada pelelang. 5) Masukkan isi pemberitahuan kepada pelelang. 6) Jika click tombol ‘Simpan’, rincian yang dimasukkan akan tersimpan. 7) Jika click tombol ‘Daftar’, itu pindah ketampilan ‘Pemberitahun kepada Peserta Lelang(Daftar Tunggu)’, dan rincian registrasi akan ditampilakn ditabel ‘Peserta Lelang Informasi’. 8) Ulangi 1)~7) untul semua pelelang yang dicari ditampilan ‘Pemberitahun kepada Peserta Lelang(Daftar Tunggu)’. - 53 -
  • 59. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 .2.3.4 Lelang Terbatas(Limited Bid) / Balasan Peserta Lelang(Daftar Tunggu) (Replying Bidder(Waiting List)) (Sub Menu) Balasan Peserta Lelang(Daftar Tunggu) (Replying Bidder(Waiting List)) 3 2 9 8 10 1 12 11 Tampilan ini ditampilkan ketika memilih menu ‘Lelang(Bidding) → Mengelah Lelang(Processing Bidding) → Lelang Terbatas(Limited Bid) → Balasan Peserta Lelang(Daftar Tunggu) (Replying Bidder (Waiting List))’. Anda bisa mencari partisipasi pelelang dan proposal setelah pemberitahuan lelang dan registrasi baru. - 54 -
  • 60. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 1) Click menu ‘Lelang(Bidding) → Mengelah Lelang(Processing Bidding) → Lelang Terbatas(Limited Bid) → Balasan Peserta Lelang(Daftar Tunggu) (Replying Bidder (Waiting List))’. 2) Nilai 'Departemen’ akan digunakan untuk mencari data departemen sesuai user-user yang login dan akan di atur otomatis di semua tampilan ketika menggunakan system faciliti. 3) Jika click tombol cari , tampilan ‘Pencarian Nomor Lelang’ akan muncul untuk memilih lelang. 3 4 5 6 7 4) Pilih kondisi pencarian di jendela popup. - Untuk ‘Departemen’, nilai departemenyang dipilih ditampilan ‘Balasan Peserta Lelang(Daftar Tunggu)’ telah di atur ketika memuat tampilan. - masukkan kondisi lainnya. 5) Jika click tombol ‘Clear’ di popup, kondisi pencarian akan kembali ke awal. 6) Jika click tombol ‘Cari’ di popup, hasil yang sesuai dengan kondisi pencarian akan dicari di tabel ‘Daftar Lelang’. - 55 -
  • 61. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 7) Jika click 2 kali di salah satu baris di table hasil di popup, popup akan tertutup dan lelang yang dipilih akan dimasukkan di ‘No. Peringatan’ dari tampilan ‘Balasan Peserta Lelang(Daftar Tunggu)’. 8) Jika click tombol ‘Cari’, rincian lelang dan daftar dari pelelang yang dipilih akan dicari. 9) Jika click tombol ‘Clear’, kondisi pencarian akan kembali ke awal. 10) Jika click tombol ‘Dokumen’, tampilan popup untuk memeriksa daftar dokumen yang dimasukkan untuk lelang akan muncul. 11) Jika click 2 kali di salh satu baris ditabel ‘Daftar Peserta Lelang’, itu pindah ke tampilan ‘Balasan Peserta Lelang – Detil’ untuk mengelola informasi yang berhubungan dengan ‘Replying’. 12) Jika click tombol ‘Laporan’, tampilan ‘report’ akan muncul untuk mencetak.  Hingga Partisipasi registrasi dari pelelang dan proposal telah diregistrasi, ‘Balasan’ and ‘Proposal’ ditabel ‘Daftar Peserta Lelang’ akana tampil sebagai ‘N’. - 56 -
  • 62. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 Balasan Peserta Lelang(Daftar Tunggu) – Detil (Replying Bidder(Waiting List)-Detail) 1 4 2 5 6 7 9 8 Tampilan ini ditampilkan dengan click 2 kali di salah satu baris di tabel ‘Daftar Peserta Lelang’ Setelah memilih menu ‘Lelang(Bidding) → Mengelah Lelang(Processing Bidding) → Lelang Terbatas(Limited Bid) → Balasan Peserta Lelang(Daftar Tunggu) (Replying Bidder (Waiting List)). Anda bisa registrasi dan mencari informasi tentang parrtisipasi pelelang dan proposal. 1) Pilih menu ‘Lelang(Bidding) → Mengelah Lelang(Processing Bidding) → Lelang Terbatas(Limited Bid) → Balasan Peserta Lelang(Daftar Tunggu) (Replying Bidder (Waiting List))’, dan click 2 kali salah satu bqris di table ‘Daftar Peserta Lelang’. - 57 -
  • 63. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 2) Jika click tombol ‘Detil Informasi’, popup untuk mencari informasi rincian tentang pelelang akan muncul. 2 3 3) Periksa rincian informasi tentang pelelang dandaftar dokumen yang dimasukkandipopup dan click tombol ‘Close’, dan kemudian popup tertutup. 4) Click tombol dan pilih tanggal ‘Tanggal Balasan’. 5) Pilih ‘Proposal’. 6) Masukkan ‘Harga Sewa’. - Jika Pelelang memiliki proposal harga,masukkan harga. - Jika tidak,gunakan nilai standart, ‘0’, sebagi ‘Harga Unit’ yang akan diajukan pada saat kontrak. - 58 -
  • 64. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 7) Pilih kondisi kontrak dan masukkan nilai – nilainya. 8) Jika click tombol ‘Simpan’,rincian yang dimasukkan akan tersimpan. 9) Jika click tombol ‘Daftar’, itu pindah kembali ke tampilan ‘Balasan Peserta Lelang(Daftar Tunggu)’, ‘Balasan’ dan ‘Proposal’ akan berubah menjadi ‘Y’ di dalam tabel ‘Daftar Peserta Lelang’. 10) Ulangi 1)~9) untuk semua pelelang di dalama table ‘Daftar Peserta Lelang’.  KOndisi proposal akan di set sebagai default ketika memuat tampilan. Olek karena itu, jika tidak ada proposal yang special, anda bisa memilih ‘Tanggal Balasan’ dan ‘Proposal’ dan click tombol simpan karena kondisi dan harga dapat di putuskan di menu kontrak. - Harga Sewa : 0 - Jenis Konsesi : Tidak, - Jenis Listrik : Tidak, Tarif Konsesi : 0 Harga Daya : 0 - Jenis Penguanan Air : No, - Jenis Deposit : No. Harga Unit : 0 Jumlah Deposit : 0 - 59 -
  • 65. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 Cetak Balasan Peserta Lelang (Printing Bidder’s Reply) Tampilan ini ditampilkan ketika meng-click tombol ‘Laporan’ setelah memilih menu ‘Lelang(Bidding) → Mengolah Lelang(Processing Bidding) → Lelang Terbatas(Limited Bid) → Balasan Peserta Lelang(Daftar Tunggu) (Replying Bidder (Waiting List))’. Anda bisa mencetak informasi lelang yang dicari di tampilan ‘Balasan Peserta Lelang(Daftar Tunggu)’ dan dibalas oleh pelelang. 1) Jika memilih dan menjalankan menu ‘Lelang(Bidding) → Mengelah Lelang(Processing Bidding) → Lelang Terbatas(Limited Bid) → Balasan Peserta Lelang(Daftar Tunggu) (Replying Bidder (Waiting List))’ dan meng-click tombol ‘Laporan’,popup untuk mencetak akan muncul. 2) Click tombol cetak diatasa tampilan popup. - 60 -
  • 66. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 .2.3.5 Lelang Terbatas(Limited Bid) / Pecarian Status Lelang(Searching Bid Status) (Sub Menu) Pencarian Status Lelang (Searching Bid Status) 2 3 4 5 1 Tampilan ini ditampilkan ketika memilih menu ‘Lelang(Bidding) → Mengolah Lelang(Processing Bidding) → Lelang Terbatas(Limited Bid) → Pencarian Status Lelang (Searching Bid Status)’. Anda bisa memeriksa status kemajuan ‘Lelang Terbatas(Limited Bid)’. 1) Click menu ‘Lelang(Bidding) → Mengolah Lelang(Processing Bidding) → Lelang Terbatas(Limited Bid) → Pencarian Status Lelang (Searching Bid Status)’. - 61 -
  • 67. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 2) Pilih kondisi pencarian. - Nilai 'Departemen’ akan digunakan untuk mencari data departemen sesuai user-user yang login dan akan di atur otomatis di semua tampilan ketika menggunakan system faciliti. - Click tombol dan pilih tanggal untuk pencarian. 3) JIka click tombol ‘Clear’,kondisi pencarian akan kembali ke awal. 4) Jika click tombol ‘Cari’,hasil yang sesuai dengan kondisi akan dicari. 5) Jika click salah satu baris di tabel ‘Daftar Lelang’, Anda bisa mencari pelelang – pelelang yang dipili ditabel ‘Daftar Peserta Lelang’ dan memeriksa status kemajuannya.  Tampilan ini digunakan untuk menampilkan kemajuan dari ‘Lelang Terbatas’ jadi anda bisa memeriksa jumlah pelelang yang berpartisipasi pada setiap tahap dari lelang dan informasi. - 62 -
  • 68. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 .2.3.6 Lelang Tertutup(Private Bid) / Pilih Peserta Lelang(Selecting Bidder) (Sub Menu) Pilih Peserta Lelang(Selecting Bidder) 2 4 3 5 7 1 6 Ikuti langkah menu berikut : ‘Lelang (Bidding) → Mengolah Lelang (Processing Bid) → Lelang Tertutup (Private Bid) → Pilih Peserta Lelang (Selecting Bidder)’ akan membawa anda kesini. Anda bisa mencari Lelang Tertutup (private bid) ketika registrasi Lelang (Bidding), dan setelah menilai(evaluasi) tiap lelang,informasi pelalang-pelelang(Peserta Lelang) bahwa telah dikonfirmasi dan bisa diperiksa. - 63 -
  • 69. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 1) Click ‘Pilih Peserta Lelang (Selecting Bidder)’ dari menu kiri. 2) Pilih kondisi pencarian. - Nilai 'Departemen’ akan digunakan untuk mencari data departemen sesuai user-user yang login dan akan di atur otomatis di semua tampilan ketika menggunakan system faciliti. - Masukkan No. Lelang (bidding No.) - Pilih Tanggal dengan meng-click . 3) Click ‘Cari’. 4) Kondisi pencarian akan kembali ke awal ketika meng-click ‘Clear’. 5) Setelah 3), hasil pencarian akan bisa dilihat didalam table. 6) Click 2 kali bariskan menampilkan rincian-rinciannya(Pilih Peserta Lelang – detil). 7) Click ‘Laporan’ akan memberikan anda tampilan pop-up untuk mencetak hasil.  Jika tombol ‘Cari’ tidak dipilih untuk kondisi pencarian, tampilan pop-up akan muncul dengan pesan ‘only search data can be printed’. - 64 -
  • 70. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 Pilih Peserta Lelang – Deitl (Selecting Bidder - Detail) 1 2 3 8 10 12 11 13 Setelah mencari dengan melalui langkah –langkah berikut: ‘Lelang (Bidding) → Mengolah Lelang (Processing Bid) → Lelang Tertutup (Private Bid) → Pilih Peserta Lelang (Selecting Bidder)’, click 2 kali akan membawa anda kesini. Disini dimana daftar tunggu untuk Lelang Tertutup (Private Bid), dan proposal – proposal diregistrasi dan setiap pelelang dinilai(dievaluasi). 1) Pilih ‘Pilih Peserta Lelang (Selecting Bidder)’ dari menu kiri, kemudian click 2 kali salah satu baris akan menghasilkan informasi lelang. - 65 -
  • 71. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 2) Click ‘Dokumen(Document)’ akan menampilkan sebuah pop-up dengan daftar dokumen yang perlu dimasukkan. - 66 -
  • 72. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 3) Click di tab ‘Peserta Lelang Informasi’. 3 7 4 4) Click ‘Pilih (Select)’ untuk menampilakn pop-up ‘Pecarian Peserta Lelang (Daftar Tuggu)’ untuk memilih dari daftar tunggu. - 67 -
  • 73. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 Pecarian Peserta Lelang (Daftar Tuggu) 4 5 6 Anda bisa mencari dam memilih pelelang menunggu yang diregistrasi disini, hanya bagian yang diajukan oleh pelelang dan cocok dengan tujuan penggunaan lelang – lelang yang akan dicari. 5) Click ‘Cari’ didalam tampilan pop-up ‘Pecarian Peserta Lelang’. 6) Pilih pelelang menunggu yang dicari dari‘Pecarian Peserta Lelang’ dengan meng-click 2 kali. 7) Pop-up akan tertutup, informasi pelelang menunggu dan dokumen yang dimasukkan akan dimasukkan di Tab ‘Peserta Lelang Informasi’. - 68 -
  • 74. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 8) Click tab ‘Proposal’. 8 9 10 9) Tipe di kondisi proposal seperti ‘Harga Sewa’, ‘Masa Sewa’, dll. - Pilih kondisi – kondisi seperti ‘Jenis konsesi’, ‘Jenis Listrik’, ‘Jenis Penggunaan Air’, ‘Jenis Deposit’, dan ‘Harga’. 10) Click ‘Simpan’ untuk menyimpan, dan mengaktifkan ‘Daftar Peserta Lelang’, informasi pelelang – pelelang yang dimasukkan akan di tambahkan ke dalam table. 11) Pilih pelelang akhir dari table, tipe di Tanggal Konfirm (Confirm date), Informasi Komfirmer (confirmer), kemudian click ‘Konfirmasi’. - 69 -
  • 75. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 12) Informasi sesuai pelelang – pelelang yang dipilih dari tabel - Status, Tanggal Konfirm, Pengkonfirmasi akan di tampilkan. 13) Click ‘Daftar’ akan membawa anda kehalaman ‘Pilih Peserta Lelang’, nama pengkonfirmasi pelelang - plelang di ‘Peserta Lelang’ akan ditampilkan.  Ulangi 3) ~ 10) untuk registrasi pelelang –pelelang yang lebih dari satu.  Click ‘Peserta Lelang Informasi’ dan ‘Proposal’ dibawah ‘Daftar Peserta Lelang’ untuk memeriksa informasi pelelang –pelelang yang diregistrasi dan rincian – rincian proposal. - 70 -
  • 76. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 Cetak Balasan Peserta Lelang (Printing Bidder’s Reply) Setelah mencari dengan mengikuti langkah-langkah berikut: ‘Lelang (Bidding) → Mengolah Lelang (Processing Bid) → Lelang Tertutup (Private Bid) → Pilih Peserta Lelang (Selecting Bidder)’, click tombol ‘Laporan’ dan tampilan ‘report’ akan di tampilkan. Laporan yang ada di daftar ‘Lelang Tertutup (Private Bid)’ dan peserta lelang yang dikonfirmasi per lelang. - 71 -
  • 77. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 1) JIka memilih dan menjalankan menu ‘Lelang (Bidding) → Mengolah Lelang (Processing Bid) → Lelang Tertutup (Private Bid) → Pilih Peserta Lelang (Selecting Bidder)’ dan meng-click tombol ‘Laporan’, tampilan popup untuk mencetak akan muncul. 2) Click tombol cetak di atas tampilan popup. - 72 -
  • 78. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 .2.4 Evaluasi .2.4.1 Lelang Terbuka(Full Bid) / Pecarian Peringatan & Daftar Peserta Lelang (Searching Notice & Bid List) (Sub Menu) Pecarian Peringatan & Daftar Peserta Lelang (Searching Notice & Bid List) 2 3 4 5 1 5 Tanpilan ini ditampilkan ketikaa memilih menu ‘Lelang(Bidding) → Evaluasi(Evaluation) → Lelang Terbuka(Full Bidding) → Pecarian Peringatan & Daftar Peserta Lelang(Searching Notice & Bid List)’. Anda bisa mencari lelang –lelang yang berhubungan dengan pemberitahuan dan pindah ke tampilan penilaian(evaluasi) lelang. 1) Click menu ‘Lelang(Bidding) → Evaluasi(Evaluation) → Lelang Terbuka(Full Bidding) → Pecarian Pemberitahuan & Daftar Peserta Lelang(Searching Notice & Bid List)’. - 73 -
  • 79. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 2) Pilih kondisi pencarian. - Nilai 'Departemen’ akan digunakan untuk mencari data departemen sesuai user-user yang login dan akan di atur otomatis di semua tampilan ketika menggunakan system faciliti. - Click dan pilih periode untuk pencarian. Pencarian periode akan dibandingkan dengan periode pemberitahuan. 3) Click ‘Clear’ akan mengembalikan semua bagian pencarian ke inisialisasi awal. 4) Jika click tombol ‘Cari’, pemberitahuan dengan periode pemberitahuan akan dicari di table ‘Daftar Peringatan’. 5) Jika click salah satu baris ditabel ‘Daftar Peringatan’, daftar lelangakan dicari di table ‘Daftar Lelang’. 6) Jika anda click 2 kali disalh satu baris diantara lelang –lelang di tabel ‘Daftar Lelang’, itu pindah ketampilan ‘Evaluasi Peserta Lelang – Detil’ untuk penilaian(evaluasi) pelelang.  Pencarian kondisi periode berdasarkan dari ‘notice period’. Oleh karena itu,pemberitahuan yang dicari berada didalam periode pemberitahuan.  Bagian ‘Lelang Count’ didalam tabel ‘Daftar Pemberitahuan’ artinya jumlah lelang – lelang yang diregistrasi didalam pemberitahuan.  ‘Peserta Lelang Count’ didalam tabel ‘Daftar Lelang’ adalan jumlah dari pelelang –pelelang yang berpartisipasi dalam lelang-lelang, dan jika penilaian lelang sedang diproses, status akan berubah menjadi ‘Evaluating’. - 74 -
  • 80. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 - 75 -
  • 81. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 Pecarian Daftar Sebelum Kontrak (Searching the list before contract) 1 2 5 4 7 6 9 7 8 Tampilan ini ditampilkan dengan click 2 kali disalah satu baris ditabel ‘Daftar Lelang’ setelah memilih menu ‘Lelang(Bidding) → Evaluasi(Evaluation) → Lelang Terbuka(Full Bidding) → Pecarian Pemberitahuan & Daftar Peserta Lelang(Searching Notice & Bid List)’. Dalam tampilan ini, anda bisa memeriksa dan menilai(evaluasi) proposal dari pelelang – pelelang. 1) Pilih menu ‘Lelang(Bidding) → Evaluasi(Evaluation) → Lelang Terbuka(Full Bidding) → Pecarian Peringatan & Daftar Peserta Lelang(Searching Notice & Bid List)’, dan click 2 kali di salah satu baris di table ‘Daftar Lelang’. - 76 -
  • 82. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 2) Jika click tombol ‘Dokumen’, tapilan popup untuk memeriksa daftar dokumen yang dimasukkan untuk lelang akan terbuka. 2 3 3) Periksa rincian di ‘Pencarian Dokumen yang sudah Diserahkan(popup)’ dan click tombol ‘Tutup’. - 77 -
  • 83. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 4) jika click 2 kali disalah satu baris ditabel ‘Daftar Peserta Lelang’, tampilan popup untuk memeriksa informasi detil tentang pelelang – pelelang danproposal akan terbuka. 1 2 3 4 5) Click salah satu baris pelelang ditabel ‘Daftar Peserta Lelang. 6) Masukkan informasi ‘Evaluasi’. - Click tombol dan pilih tanggal penilaian(evaluasibutton). - Masukkan detil penilaian(evaluasi)(‘Score’, ‘Evaluator’, ‘Content’). 7) Jika click tombol ‘Simpan’, rincian –rincian akan tersimpan, dandetil –detil yang tersimpan akan ditampilkan ‘Evaluasi (Score, Tanggal)’ dari tabel ‘Daftar Peserta Lelang’. 8) Jika click tombol ‘Laporan’, tampilan ‘report’ akan terbuka untuk cetak. 9) Jika click tombol ‘Daftar’, itu pindah kembali ke tampilan ‘Pencarian Peringatan & Daftar Lelang’ screen. 10) Ulangi 4)~7) untuk pelelang – pelelang yang lainnya.  Tampilan ‘Evaluasi Peserta Lelang’ ini digunakan untuk memeriksa dan menilai(evauasi) proposal dari pelelang - pelelang, dan memilih pelelang akhir yang akan diproses di tahap selanjutnya. - 78 -
  • 84. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9  Jika siapa saja yang berpartisipasi pada lelang yang diproses dengan evaluasi, status ditabel ‘Daftar Lelang’ dari tampilan ‘ Pencarian Pemberitahuan & Daftar Lelang’akan ditampilkan sebagai ‘Evaluating’. Cetak Hasil Evaluasi (Printing Evaluation) – report Tampilan ini ditampilkan dengan click 2 kalidi salah satu baris ditabel ‘Daftar Lelang’ setelah memilih menu ‘Lelang(Bidding) → Evaluasi(Evaluation) → Lelang Terbuka(Full Bidding) → Pecarian Peringatan & Daftar Peserta Lelang(Searching Notice & Bid List)’. Evaluasi yang dicari ditampilan ‘Evaluasi Peserta Lelang’ akan di tampilkan. 1) Jika anda memilih menu ‘Lelang(Bidding) → Evaluasi(Evaluation) → Lelang Terbuka(Full Bidding) → Pecarian Pemberitahuan & Daftar Peserta Lelang(Searching Notice & Bid List)’ dan click 2 kali di salah satu baris di tabel ‘Daftar Lelang’,tampilan ‘Evaluasi Peserta’ akan di tampilkan. 2) Jika click tombol ‘Laporan’,tampilan popup ‘report’ akan terbuka untuk mencetak informasi. - 79 -
  • 85. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 3) Click Cetak pada toolbar diatas tampilan popup ‘report’. - 80 -
  • 86. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 .2.4.2 Lelang Terbatas / Evaluasi Peserata Lelang (Sub Menu) Evaluasi Peserta Lelang (Daftar Tunggu) (Evaluating Bidder (Waiting List)) 3 2 8 9 10 1 11 15 17 16 18 17 Tampilan ini ditampilkan ketika memilih menu ‘Lelang(Bidding) → Evaluasi(Evaluation) → Lelang Terbatas(Limited Bidding) → Evaluasi Peserta Lelang (Evaluating Bidder)’. Anda bisa mencari informasi tentang pelelang – plelang yang berpasrisipasi pada Lelang Terbatas dan pindah ke tampilan registrasi penilaian(evaluasi). 1) Click menu ‘Lelang(Bidding) → Evaluasi(Evaluation) → Lelang Terbatas(Limited Bidding) → Evaluasi Peserta Lelang(Daftar Tunggu) (Evaluating Bidder(Waiting List))’. - 81 -
  • 87. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 2) Nilai 'Departemen’ akan digunakan untuk mencari data departemen sesuai user-user yang login dan akan di atur otomatis di semua tampilan ketika menggunakan system faciliti. 3) Jika click tombol , tampilan popup ‘Pencarian Nomor Lelang’ akan terbuka untuk memilih lelang. 3 4 5 6 7 4) Pilih kondisi pencarian di popup. - Untuk ‘Departemen’, nilai departemen yang dipilih di tampilan ‘Evaluasi Peserta Lelang(Daftar Tunggu) ’ telah di set ketika memuat tampilan. - Masukkan kondisi lainnya untuk pencarian. 5) Jika click tombol ‘Clear’ di popup, kondisi pemcarian akan kembali ke awal. 6) Jika click tombol ‘Cari’ di popup, hasil yang sesuai dengan kondisi akan dicari di table ‘Daftar Lelang’. - 82 -
  • 88. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 7) JIka click 2 kali disalah satu baris di table hasil pencarian, tampilan popup tertutup dan lelang yang dipilih akan dimasukkabn ke‘No. Peringatan’ dari tampilan ‘Evaluasi Peserta Lelang(Daftar Tunggu)’. 8) Jika click tombol ‘Clear’, kondisi pencarian akan kembali ke awal. 9) Jika click tombol ‘Cari’, hasil yang sesuai dengan kondisi akan dicari. 10) Jika click tombol ‘Dokumen’, tampilan popup untuk memeriksa daftar dokumen yang dimasukkan untuk lelang akan terbuka. - 83 -
  • 89. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 11) Jika click 2 kali informasi pelelang – pelelang di dalam tabel, tampilan popup akan terbuka untuk memeriksa detil informasi tentang pelelang dan proposal. 11 12 13 14 12) Jika memilih Tab ‘Proposal’ di popup, proposal dari pelelang akan ditampilkan. 12 11 13 14 - 84 -
  • 90. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 13) Jika memilih tab ‘Dokumen’ di popup, daftar dokumen yang dimasukkan akan ditampilkan. 11 13 12 14 14) Jika click tombol ‘Close’, popup akan tertutup. 15) Click baris dengan pelelang yang akan dinilai(evaluasi) di table. 16) Masukkan evaluasi. - Click tombol bdan pilih ‘Tanggal Evaluasi’. - Masukkan ‘Evaluator’, ‘Evaluasi Score’ and ‘Evaluasi Content’. 17) Jika click tombol ‘Simpan’, rincian akan disimpan dan informasi evaluasi akan ditampilkan didalam tabel. 18) Jika click tombol ‘Laporan’, tampilan popup laporan akan muncul.  Informasi evaluasi bisa di ubah kapan saja sebelum dikonfirmasi di ‘Konfirmasi Pemenang Lelang’. - 85 -
  • 91. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 .2.5 Perampungan .2.5.1 Konfirmasi Pemenang Lelang(Confirming Final Bidder) (Sub Menu) Konfirmasi Pemenang Lelang (Confirming Final Bidder) - 86 -
  • 92. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 2 3 4 5 1 Layar ini dapat dibuka dengan memilih menu ‘Lelang(Bidding) → Perampungan(Complete) → Konfirmasi Pemenang Lelang(Confirming Final Bidder)’. Anda dapat mencari dan meregister peserta lelang akhir setelah evaluasi Lelang Terbuka(Full Bidding) dan Lelang Terbatas (Limited Bidding). 1) Klik menu ‘Lelang(Bidding) → Perampungan(Complete) Lelang(Confirming Final Bidder)’. - 87 - → Konfirmasi Pemenang
  • 93. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 2) Tentukan kondisi pencarian. - Pilih ‘Departemen’. - Pilih ‘Jenis’. - Masukkan kondisi pencarian lainnya. - Klik untuk menentukan periode pencarian. 3) Jika klik ‘Clear’ maka pencarian akan di-reset ke setelan semula. 4) Jika klik tombol ‘Cari’, maka hasil yang sesuai dengan pencarian akan muncul. 5) Jika dobel klik salah satu barisan pada grid, maka akan muncul layar ‘Konfirmasi Pemenang Lelang – Detil’ untuk registrasi peserta lelang final.  Jika ada peserta lelang final, maka nama mereka akan tampul pada grid ‘Pemenang Lelang’ dari hasil pencarian. - 88 -
  • 94. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 Konfirmasi Pemenang Lelang - Detil (Confirming Final Bidder - Detail) 1 2 5 7 6 8 7 Layar ini dapat muncul dengan memilih menu ‘Lelang(Bidding) → Perampungan(Complete) → Konfirmasi Pemenang Lelang(Confirming Final Bidder)’. Anda dapat meregister dan mencari peserta lelang final setelah evaluasi Lelang Terbuka(Full Bidding) dan Lelang Terbatas (Limited Bidding). 1) Pilih menu ‘Lelang(Bidding) → Perampungan(Complete) → Konfirmasi Pemenang Lelang(Confirming Final Bidder)’, dan dobel klik salah satu baris pada grid hasil pencarian. - 89 -
  • 95. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 2) Jika dobel klik pada salag satu barisan pada grid ‘Daftar Peserta Lelang’, maka akan muncul popup untuk melihat informasi detil mengenai peserta lelang, proposal dan evaluasi. 2 3 4 3) Klik tab ‘Evaluasi’ pada popup untuk melihat evaluasi. 3 2 4 - 90 -
  • 96. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 4) Jika klik tombol ‘Close’, maka popup akan tertutup. 5) Klik salah satu barisan pada grid hasil pencarian. 6) Input detil ‘Konfirmasi informasi’. - Klik tombol dan pilih ‘Tanggal Konfirmasi’. - Masukkan ‘Konfirmer’. 7) Jika klik tombol ‘Simpan’, detil akan disimpan dan ditampilkan pada ‘Status’, ‘Tanggal Konfirm’ dan ‘Konfirmer’ pada grid ‘Daftar Peserta Lelang’. 8) Jika klik tombol ‘Daftar’, maka akan muncul tampilan ‘Konfirmasi Peserta Lelang’ screen, dan peseerta lelang final akan muncul pada grid ‘Peserta Lelang’.  Jika ada peserta lelang final, maka akan muncul pada grid ‘Pemenang Lelang’ dari hasil pencarian. - 91 -
  • 97. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 .3 Kontrak (Top Menu) .3.1 Kontrak .3.1.1 Pengelolaan Kontrak(Contract Mgt.) / Pecarian Daftar Sebelum Kontrak(Searching the list before contract) (Sub Menu) Pecarian Daftar Sebelum Kontrak (Searching the list before contract) 2 3 4 1 6 5 Jenis Kontrak New : Move to ‘Registrasi Kontrak’ Screen Renew : Move to ‘Registrasi Pembauran Kontrak’ Screen Pilih menu ‘Kontrak(Contract) → Kontrak(Contract) → Pengelolaan Kontrak(Contract Management) → Pecarian Daftar Sebelum Kontrak(Searching the List before Contract)’ untuk membuka halaman ini. Ini adalah program untuk mecari dan melihat detil dari peserta lelang yang telah selesai mengikuti pelelangan (Terbuka, Terbatas, Tertutup) atau mengajukan untuk perpanjangan. - 92 -
  • 98. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 1) Klik ‘Pencarian Daftar Sebelum Kontrak’ dari menu sebelah kiri untuk menjalankan program ini. 2) Tentukan kondisi pencarian. - Pilih departemen dan kondisi pencariannya. - Klik untuk menentukan periode pencarian. - Masukkan kondisi pencarian lainnya. 3) Jika klik ‘Clear’ maka akan me-reset item pencarian ke setelan semula. 4) Klik ‘Cari’. 5) Dobel klik salah satu baris dalam grid untuk membuka halaman kontrak. - Dalam hal kontrak baru, ‘Tipe Kontrak’ akan muncul sebagai ‘Baru’, lalu akan pundah ke halaman ‘Registrasi Kontrak’. - Dalam hal perpanjangan kontrak, ‘Tipe Kontrak’ akan muncul sebagai ‘Perbaruan’, dan akan pindah ke halaman ‘Registasi Perbaruan Kontrak’. 6) Klik ‘Laporan’ untuk memunculkan popup window untuk mecetak hasil pencarian. - 93 -
  • 99. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 Registrasi Kontrak (Registering Contract) 1 2 5 6 7 8 11 9 10 Setelah memilih ‘Pencarian Daftar Sebelum Kontrak(Searching the list before Contract)’, dobel klik item yang ‘Tipe Kontrak’ = ‘Baru’, untuk membuka halaman ini. Informasi Lelang (Lelang Terbuka, Lelang Terbatas, Lelang Tertutup) akan dicari disini, informasi pelelang yang terpilih dapat dicari dan dirubah, dan informasi kontrak dapat dimasukkan disini. 1) Jika ‘Tipe Kontrak’ adalah ‘Baru’ diantara hasil pencarian dari menu ‘Pencarian Daftar Sebelum Kontrak(Searching the list before Contract)’, maka akan membuka halaman ini. - 94 -
  • 100. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 2) Sebuah popup akan muncul untuk melihat dan merubah informasi dari peserta lelang final jika nama mereka di ketik lalu klik tombol ‘Register’. 3 3 4 3) Cek dan rubah informasi pelelang, lalu klik ‘Simpan’. 4) Klik ‘Close’ untuk menutup pop-up. 5) Cek ‘Kondisi Kontrak’ dan rubah. - Jika sebuah item di-klik, maka Combo akan aktif dan informasi dapat dirubah. - Masukkan nilai ‘Ampere’ yang digunakan dalam ‘JML.A’. Default adalah ‘0’. 6) Masukkan ‘No. Surat Kontrak(Contract No)’ dan cek jika ada informasi yang belum dimasukkan. - Jika nomor kontrak sudah dipakai, maka akan muncul pesan sebagai berikut. - 95 -
  • 101. Batam e-Government Project 7) Klik T321E.User Manual(Facility) V0.9 untuk memasukkan ‘Tanggal Kontrak’, ‘Masa Kontrak’. 8) Masukkan ’Harga Unit’, dan cek jumlah sewa ’Jumlah Sewa’. - Ketika memasukkan nilai, perkalian dari nilai dan Luas Ruangan akan diproses secara otomatis pada ’Jumlah Sewa’. - Klik untuk membuka halaman ’Pecarian Harga Unit. Jika ‘Departemen’ dan ‘Tahun sudah dipilih maka hasil pencarian akan muncul, dan popup akan tertutup dan nilai yang dipilih akan masuk di ’Harga Unit’ jika sebuah barisan di dobel klik. Perkalian dari nilai dan Luas Ruangan akan diproses secara otomatis pada ’Jumlah Sewa’. 9) Masukkan item lainnya dari kontrak, lalu klik ‘Simpan’. 10) Dengan klik ‘Dokumen(Document)’ maka akan muncul window ‘Registrasi Dokumen Lampiran(Registering Attached Document)-‘ untuk melampirkan dokumen-dokumen berhubungan dengan kontrak. - 96 - yang
  • 102. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 11) Kembali ke ‘Pencarian Daftar Sebelum Kontrak’, lalu klik ‘Daftar’.  ‘Kontrak Baru’ adalah kontrak yang dibuat melalui proses lelang. Dan proposal yang ditampilkan adalah informasi proposal yang diajukan pemohon atau peserta lelang. Informasi ini dapat di rubah selama proses kontrak, tetapi tidak dapat dirubah setelah kontrak dibuat.  Perlu di cek apakah informasi peserta lelang sudah diperbarui karena informasi peserta lelang akan digunakan untuk pengiriman invoice.  ‘JML.A’ adalah untuk input harga yang digunakan untuk setiap penyewaan ruangan. Tetapi ini hanya sebagai referensi karena sudah ada registrasi detil penggunaan.  Fungsi cek duplikasi hanya untuk mengecek. Dalam proses sesungguhnya, jika sebuah nomor yang diduplikasi dimasukkan, maka tetap dapat di simpan.  Popup ‘Pencarian Harga Unit’ adalah untuk memilih Harga Unit yang bisa dicari di ‘Profil & Lainya / Pengoloaan Harga Unit’ Registrasi Dokumen Lampiran(Registering Attached Document) - 97 -
  • 103. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 1 5 4 2 3 5 Jika ‘Dokumen’ di klik di halaman ‘Registrasi Kontrak(Registering Contract)’, maka tampilan ini akan muncul. Di halaman ini anda dapat melihat dokumen-dokumen yang berhubungan dengan kontrak yang telah diserahkan, dan juga file hasil scan dapat diupload untuk diregister. 1) Setelah menyimpan kontrak dalam halaman ‘Registrasi Kontrak(Registering Contract)’, klik ‘Dokumen’ untuk memunculkan halaman ini. 2) Dobel klik ‘Mengajukan’ untuk mengaktifkan Combo dimana anda bisa memilih ‘Ada/Tidak’. 3) Untuk upload file, klik tombol ‘File’. Pilih file yang akan di upload, klik ‘Simpan’ untuk menyimpan dan menutup popup. - 98 -
  • 104. Batam e-Government Project 4) Klik T321E.User Manual(Facility) V0.9 untuk menyimpan. 5) Untuk registrasi dokumen yang tak terdaftar, klik klik . - 99 - , masukan daftarnya, lalu simpan dengan
  • 105. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 Registrasi Pembaruan Kontrak (Registering Renew Contract) 1 2 5 6 7 8 11 9 10 Dobel klik hasil pencarian yang ‘Tipe Kontrak’-nya ‘Perbaruan’ pada hasil pencarian menggunakan menu ‘Pencarian Daftar Sebelum Kontrak(Searching the list before Contract)’. Informasi kontrak sebelumnya dapat dicari dan untuk perbaruan, informasi ini bisa dirubah untuk kontrak baru. 1) Jika ‘Tipe Kontrak’ adalah ‘Baru’ diantara hasil pencarian dari menu ‘Pencarian Daftar Sebelum Kontrak(Searching the list before Contract)’, maka akan membuka halaman ini. - 100 -
  • 106. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 2) Periksa nama kontraktor dan ID (atau kontraktor sebelumnya) lalu kilik ‘Register’, maka akan muncul popup untuk mengecek dan merubah informasi detil kontraktor. 3 3 4 3) Cek dan rubah informasi kontraktor, lalu klik ‘Simpan’. 4) Klik ‘Tutup’ untuk menutup popup. 5) Masukkan ‘No. Surat Kontrak(Contract No)’ dan cek informasi yang belum dimasukan dengan mengklik. - 101 -
  • 107. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 - Jika nomor kontrak dapat digunakan, maka akan muncul pesan sebagai berikut. 6) Klik untuk memasukan ‘Tanggal Kontrak’, ‘Masa Kontrak’ yang baru. - 102 -
  • 108. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 7) Masukkan ’Harga Unit’, dan check ’Jumlah Sewa’. - Ketika memasukkan nilai secara manual, Perkalian dari nilai dan Luas Ruangan akan diproses secara otomatis pada ’Jumlah Sewa’. - Klik untuk memunculkan halaman popup ’Pecarian Harga Unit’. Hasil pencarian akan muncul dalam grid jika ’Departemen’ dan ’Tahun’ telah dipilih, lalu popup akan tertutup dan nilai yang dipilih akan dimasukkan dalam ’Harga Unit’ jika sebuah baris telah di dobel klik. Perkalian dari nilai yang dimasukkan dan Luas Ruangan (Size) akan diproses dalam ’Jumlah Sewa’. 8) Cek ‘Kontrak Kondisi’ sebelumnya, lalu ubah item-item yang mengalami perubahan. - Dengan dobel klik pada setiap item maka akan mengaktifkan Combo atau item dapat dirubah. - Masukkan jumlah penggunaan ampere pada ‘JML.A’. Nilai Default adalah ‘0’. 9) Masukkan item-item kontrak lainnya, lalu klik ‘Simpan’. 10) Dengan klik ‘Dokumen(Document)’ maka akan muncul popup window -‘Registrasi Dokumen Lampiran(Registering Attached Document)-‘ dimana anda dapat melampirkan dokumen yang berhubungan dengan kontrak. 11) Kembali ke ‘Pencarian Daftar Sebelum Kontrak’, lalu klik ‘Daftar’.  ‘Perbaruan Kontrak’ adalah untuk permohonan perburauan dari kontrak yang sudah ada, informasi yang ditampilkan - 103 -
  • 109. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 adalah dari kontrak yang ada dan bisa di ubah selama proses perbaruan kontrak, tetapi setelah pembuatan kontrak maka tidak dapat di ubah lagi..  Perlu di cek apakah informasi peserta lelang sudah diperbarui karena informasi peserta lelang akan digunakan untuk pengiriman invoice.  ‘JML.A’ adalah untuk input harga yang digunakan untuk setiap penyewaan ruangan. Tetapi ini hanya sebagai referensi karena sudah ada registrasi detil penggunaan.  Fungsi cek duplikasi hanya untuk mengecek. Dalam proses sesungguhnya, jika sebuah nomor yang diduplikasi dimasukkan, maka tetap dapat di simpan.  Popup ‘Pencarian Harga Unit’ adalah untuk memilih Harga Unit yang bisa dicari di ‘Profil & Lainya / Pengoloaan Harga Unit’ Registrasi Dokumen Lampiran(Registering Attached Document) 1 5 4 2 3 5 Jika klik tombol ‘Dokumen’ pada halaman ‘Registrasi Kontrak(Registering Contract)’, maka tampilan ini akan muncul. Di halaman ini anda dapat mengecek dokumen yang berhubungan dengan kontrak yang telah diserahkan dan juga dapat untuk upload file hasil scan. - 104 -
  • 110. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 1) Setelah menyimpan kontrak di halaman ‘Registrasi Kontrak(Registering Contract)’, anda dapat memunculkan halaman ini dengan mengklik ‘Dokumen’. 2) Dengan dobel klik ‘Mengajukan’ maka akan mengaktifkan Combo dan anda dapat memilih ‘Ada/Tidak’. 3) Untuk upload sebuah file, klik tombol ‘File’. Pilih file yang akan di upload, lalu klik tombol ‘Simpan’ untuk menyimpan dan menutup popup. 4) Click untuk menyimpan. 5) Untuk register sebuah dokumen yang tak tercantum dalam daftar, klik daftar, lalu simpan dengan klik tombol . - 105 - , masukkan ke dalam
  • 111. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 Cetak Daftar Kontrak (Printing before Contract List) Tampilan ini akan muncul ketika klik tombol ‘Laporan’ untuk mencetak hasil pencarian dari ‘Pencarian Daftar Sebelum Kontrak(Searching the list before Contract)’. Anda dapat mencetak hasil pencarian dari halaman ini. 1) Click ‘Laporan’ untuk mencetak hasil pencarian pada ‘Pencarian Daftar Sebelum Kontrak(Searching the list before Contract)’. 2) Pencetakan dapat dilakukan dengan mengklik tombol cetak pada menu atas. - 106 -
  • 112. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 .3.1.2 Pengeloaan Kontrak(Contract Mgt.) / Pencarian Daftar dengan Kontrak Berjalan(Searching the list under contract) (Sub Menu) Pencarian Daftar dengan Kontrak Berjalan(Searching the list before contract) 2 3 4 1 7 6 5 Tampilan dapat dibuka dengan memilih menu ‘Kontrak(Contract) → Kontrak(Contract) → Pengelolaan Kontrak(Contract Management) → Pecarian Daftar dengan Kontrak Berjalan(Searching the List under Contract)’. Halaman ini adalah untuk mencari dan memeriksa informasi kontrak. 1) Halaman ini dapat dibuka dengan memilih menu ‘Pecarian Daftar dengan Kontrak Berjalan(Searching the List under Contract)’. - 107 -
  • 113. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 2) Tentukan kondisi pencarian. - Nilai 'Department' digunakan untuk mencari data departemen dari user dan di-set secara otomatis di semua layar ketika menggunakan Facility System. - Tentukan kondisi pencarian lainnya dan tentukan periode pencarian dengan mengklik . - Masukkan No.Kontrak dan Kontraktor 3) Pilih‘Cari’. - Hasil pencarian yang tampil pada grid menunjukkan semua kontrak dari departemen yang sesuai periode yang ditentukan. - Ketika tampilan layar sedang dimuat, maka tanggal periode di setel satu bulan sebelum tanggal hari ini. 4) Dengan mengklik ‘Clear’ maka semua item pencarian akan di-reset ke setalan awal. 5) Dobel klik salah satu baris maka akan menunjukkan halaman ‘Pencarian Informasi Kontrak’. 6) Klik ‘Laporan’ untuk mencetak hasil pencarian di ‘Pencarian Daftar Dengan Kontrak Berjalan’ 7) Klik tombol ‘excel’.  Periode pencarian adalah berdasarkan tanggal ‘Registrasi Kontrak’ dan bukan periode kontrak (tanggal mulai ~ tanggal akhir). Dengan demikian semua kontrak yang tanggal registrasinya sesuai dengan kondisi pencarian akan tampil.  Untuk mengenali kontrak akan berakhir atau tidak bisa dicek dari tanggal akhir kontrak selama periode kontrak. Jika - 108 -
  • 114. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 ingin mencari kontrak yang sudah berakhir, maka dapat menggunakan menu ‘Pendapatan → Mengelola Faktur → Pencarian Faktur yang Sudah Lewat’, lalu cek detil dari kontrak yang sudah berakhir. - 109 -
  • 115. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 ‘Pencarian Informasi Kontrak(Searching Contract Information) 1 2 4 3 Dobel klik salah satu baris pada grid hasil pencarian di menu ‘‘Kontrak(Contract) → Kontrak(Contract) → Pengelolaan Kontrak(Contract Management) →Pecarian Daftar dengan Kontrak Berjalan(Searching the list under Contract)” dimana detil informasi kontrak dapat dilihat. 1) Double click salah satu baris setelah memilih ‘Pecarian Daftar dengan Kontrak Berjalan(Searching the list under Contract)’. 2) ‘Pecarian Kontraktor’ dimana informasi detil kontraktor bisa dicari dengan popup, ketika tombol ‘Detil(Detail)’ di-klik. - 110 -
  • 116. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 2 3) Klik ‘Dokumen(Document)’ untuk mengeluarkan popup ‘Pencarian Dokumen Lampiran’ untuk mengecek dokumen yang terlampir pada kontrak. 3 4) Klik ‘Daftar’ untuk ke Pencarian Daftar dengan Kontrak Berjalan(Searching the list under Contract)’ page. - 111 -
  • 117. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 Cetak Daftar Kontrak (Printing the List under Contract) Klik tombol ‘Laporan’ untuk mencetak hasil pencarian dari menu ‘Pecarian Daftar dengan Kontrak Berjalan (Searching the list under Contract)’ maka akan muncul tampilan ini. Ini adalah halaman untuk mencetak hasil pencarian. 1) Klik ‘Laporan’ untuk mencetak hasil pencarian dari menu ‘Pecarian Daftar dengan Kontrak Berjalan (Searching the list under Contract). 2) Klik tombol cetak di menu atas untuk mencetak. - 112 -
  • 118. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 .3.1.2.1 Pengolaan Kontrak(Contract Mgt.) / (Requesting renew Contract) (Sub Menu) Permohonan Pembaruan Kontrak (Requeting Renew Contract) 2 3 4 6 1 5 Tampilan ini akan muncul dengan memilih menu ‘Kontrak(Contract) → Kontrak(Contract) → Pengelolaan Kontrak(Contract Management) → Permohonan Pembaruan Kontrak (Requeting Renew Contract)’. Program ini adalah untuk mencari kontrak yang akan berakhir dalam waktu satu bulan dari tanggal hari ini dan pindah ke halaman untuk permohonan perbaruan kontrak - 113 -
  • 119. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 1) Pilih menu sebagai berikut ‘Kontrak(Contract) → Kontrak(Contract) → Pengelolaan Kontrak(Contract Management) → Permohonan Pembaruan Kontrak (Requeting Renew Contract)’. 2) Tentukan kondisi pencarian. - Nilai 'Departemen' digunakan untuk mencari data departemen dari login yang bersangkutan dan disetel otomatis dalam semua tampilan ketika menggunakan Facility System. - Tentukan kondisi pencarian lainnya. 3) Klik ‘Clear’ untuk mereset kondisi pencarian 4) Klik tombol ‘Cari’. 5) Double click salah satu baris dalam hasil pencarian untuk pindah ke halaman permohonan perbartuan. 6) Klik ‘Laporan’ untuk mencetak hasil pencarian. Permohonan Pembaruan Kontrak (Requeting Renew Contract) - 114 -
  • 120. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 1 2 3 4 5 6 8 7 Tampilan ini akan muncul dengan memilih menu ‘Kontrak(Contract) → Kontrak(Contract) → Pengelolaan Kontrak(Contract Management) → Permohonan Pembaruan Kontrak (Requeting Renew Contract)’, lalu pilih salah satu baris untuk dimunculkan popup-nya. Di halaman ini anda bisa memohon perbaruan untuk kontrak yang sedang berjalan. 1) Dobel klik salah satu baris setelah membuka menu sebagai berikut ‘Kontrak(Contract) → Kontrak(Contract) → Pengelolaan Kontrak(Contract Management) → Permohonan Pembaruan Kontrak (Requeting Renew Contract)’. - 115 -
  • 121. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 2) Klik ‘Detil(Detail)’ untuk memunculkan pop-up ‘Pecarian Kontraktor’ dimana anda bisa melihat informasi peserta lelang. 3) Klik ‘Pembayaran(Payment) Detil (Detail)’ untuk memunculkan popup ‘Pencarian Daftar Pembayaran’. Klik Faktur(Invoice) untuk melihat detil dari setiap Faktur(Invoice). . 4) Klik item ‘Permintaan Perpanjangan(Renew Request)’, lalu pilih tanggal dalam ‘Tanggal Permintaan(Request Date)’ - 116 -
  • 122. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 5) Masukkan ‘No Aplikasi Perpanjangan’, lalu klik pada tombol untuk memunculkan popup messaging window. - Jika nomor telah dipakai, - Jika nomonr bisa digunakan 6) Jika form permohonan ada, klik ‘Browse’ untuk mencari file yang bersangkutan. 7) Klik ‘Simpan’ untuk menyimpan informasi. 8) Klik ‘Daftar’ untuk kembali ke halaman ‘Permohonan Pembaruan Kontrak’.  When a renewal request is processed, it cannot be inquired from ‘Permohonan Pembaruan Kontrak’ page, but in ‘Pecarian Daftar Sebelum Kontrak’ page as ‘Kontrak type’ being ‘Renew’.  If there is not application letter for ‘renew contract’, no need to input 5)~6). - 117 -
  • 123. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 Cetak Daftar Kontrak -report Tampilan ini akan muncul dengan klik tombol ‘Laporan’ untuk mencetak hasil pencarian setelah sebelumnya membuka menu ‘Permohonan Pembaruan Kontrak (Requesting Renew Contract)’. Halaman ini adalah untuk mencetak hasil pencarian. 1) Pilih menu ‘Permohonan Pembaruan Kontrak (Requesting Renew Contract)’, lalu ‘Laporan’ untuk mencetak hasil pencarian. 2) Klik tombol cetak pada menu atas untuk mencetak. - 118 -
  • 124. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 .3.1.3 Pembatalan Kontrak(Cancellation Contract) / Pecarian Daftar Pembatalan Kontrak(Searching the list of Cancellation) (Sub Menu) Pecarian Daftar Pembatalan Kontrak (Searching the list of Cancellation) 2 3 4 6 1 5 Tampilan ini adalah untuk pencarian informasi kontrak yang sudah dibatalkan. Pilih menu sebagai berikut: ‘Kontrak(Contract) → Kontrak(Contract) → Penbatalan Kontrak(Cancellation Contract) → Pecarian Daftar Pembatalan Kontrak (Searching the list of Cancellation). 1) Pilih menu sebagai berikut: ‘Kontrak(Contract) → Kontrak(Contract) → Penbatalan Kontrak(Cancellation Contract) → Pecarian Daftar Pembatalan Kontrak (Searching the list of Cancellation). - 119 -
  • 125. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 2) Tentukan kondisi pencarian. - Nilai 'Departemen' digunakan untuk mencari data departemen dari login yang bersangkutan dan disetel otomatis dalam semua tampilan ketika menggunakan Facility System. - Tentukan kondisi pencarian lainnya. - Setelan ‘Tanggal’ diset satu bulan sebelum tanggal hari ini, klik untuk menentukan periode pencarian. 3) Klik ‘Clear’ untuk menyetel kondisi pencarian ke posisi semula. 4) Klik ‘Cari’. 5) Untuk mencari informasi detil dari kontrak yang sudah dibatalkan, dobel klik salah satu baris pada grid hasil pencarian. Lalu akan muncul tampilan ‘Pencarian Pembatalan Kontrak(Searching Cancellation Contract)’ page. 6) Klik ‘Laporan’ untuk memunculkan popup layar report untuk kemudian mencetak hasil pencarian. - 120 -
  • 126. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 Pencarian Pembatalan Kontrak (Searching Cancellation contract) 1 2 3 4 5 6 Double klik sebuah barisan pada grid setelah sebelumnya membuka menu sebagai berikut: ‘Kontrak(Contract) → Kontrak(Contract) → Pembatalan Kontrak(Cancellation Contract) → Pecarian Daftar Pembatalan Kontrak (Searching the list of Cancellation). Disini anda bisa mencari detil informasi mengenai kontrak yang sudah dibatalkan. 1) Dobel klik sebuah baris pada grid setelah membuka menu sebagai berikut: ‘Kontrak(Contract) → Kontrak(Contract) → Penbatalan Kontrak(Cancellation Contract) → Pecarian Daftar Pembatalan Kontrak (Searching the list of Cancellation) - 121 -
  • 127. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 2) Klik ‘Detil(Detail)’ untuk memunculkan popup ‘Pecarian Kontraktor’ dimana anda akan bisa mengecek informasi detil dari kontraktor. 3) Klik ‘Dokumen(Document)’ untuk membuka halaman pencarian dokumen terlampir untuk kontrak. 4) Klik ‘Pembayaran(Payment) Detil (Detail) untuk memunculkan popup ‘Pencarian Daftar Pembayaran’. Klik Faktur(Invoice) untuk melihat detil dari setiap Faktur(Invoice). - 122 -
  • 128. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 5) Akan tampil informasi ‘Pembatalan’ (‘Tanggal Pembatalan’, ‘Refund’, ‘Reason’). 6) Cek informasi pembatalan, klik ‘Daftar’ untuk kembali ke ‘Pecarian Daftar Pembatalan Kontrak (Searching the list of Cancellation)’.  ‘Jumlah Faktur’ menunjukkan jumlah total faktur yang sudah diterbitkan, ‘Jumlah Pembayaran (Paid Price)’ menunjukkan jumlah total faktur yang sudah berstatus confimed. Detil bisa di cek dalam ‘Pencarian Daftar Pembayaran’. - 123 -
  • 129. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 Cetak Pembalatan Kontrak(Printing Cancellation Contract) Tampulan ini dapat dibuka menggunakan menu ‘Kontrak(Contract) → Kontrak(Contract) → Penbatalan Kontrak(Cancellation Contract) → Pecarian Daftar Pembatalan Kontrak (Searching the list of Cancellation) lalu klik tombol ‘Laporan’. Anda dapat mencetak hasil pencarian di halaman ini. 1) Pilih dan jalankan menu ‘Pencarian Faktur berdasarkan Kontrak(Searching Invoice by Contract)’, pilih faktur dalam ‘Daftar Faktur’, lalu klik ’Laporan’. 2) Klik tombol cetak pada menu atas untuk mencetak. - 124 -
  • 130. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 .3.1.4 Pembatalan Kontrak(Cancellation Contract) Kontrak(Cancelling Contract) (Sub Menu) / Pembatalan Pembatalan Kontrak(Cancelling Contract) 4 2 5 3 6 1 7 8 9 Tampilan dapat dibuka dengan memilih menu ‘Kontrak(Contract) → Kontrak(Contract) → Penbatalan Kontrak(Cancellation Contract) → Pembatalan Kontrak (Cancelling Contract)’. Di tampilan ini anda dapat mencari kontrak untuk kemudian di batalkan. 1) Pilih menu sebagai berikut ‘Kontrak(Contract) → Kontrak(Contract) Kontrak(Cancellation Contract) → Pembatalan Kontrak (Cancelling Contract)’. - 125 - → Penbatalan
  • 131. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 2) Nilai 'Departemen' digunakan untuk mencari data departemen dari login yang bersangkutan dan disetel otomatis dalam semua tampilan ketika menggunakan Facility System. 3) Klik tombol dibawah ‘No. Kontrak’, untuk melihat popup mengenai kontrak yang sedang berjalan. - Klik ‘Cari’ untuk mencari. - Dobel klik salah satu baris yang akan di batalkan. - Pop-up akan tertutup, kontrak dari barisan yang dipilih akan dimasukkan ke dalam ‘No. Kontrak’ dalam halaman Pembatalan Kontrak. 3 4) Klik ‘Clear’ untuk menyetel pencarian ke posisi semula. 5) Klik ‘Cari’. - 126 -
  • 132. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 6) Detil dari informasi yang dicari akan muncul, klik ‘Detil(Detail)’ untuk mengeluarkan popup ‘Pecarian Kontraktor’ dimana anda bisa mengecek detil informasi kontraktor. 7) Klik ‘Pembayaran(Payment) Detil (Detail)’ untuk memunculkan popup ‘Pencarian Daftar Pembayaran’. Klik Faktur(Invoice) untuk melihat detil dari setiap Faktur(Invoice). 7 8) Klik untuk memasukkan ‘Tanggal Pembatalan’, lalu masukkan ‘Refund’ dan ‘Reason’. - 127 -
  • 133. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 9) Klik tombol ‘Simpan’.  ‘Jumlah Faktur’ menunjukkan jumlah total faktur yang sudah diterbitkan, ‘Jumlah Pembayaran (Paid Price)’ menunjukkan jumlah total faktur yang sudah berstatus confimed. Detil bisa di cek dalam ‘Pencarian Daftar Pembayaran’. - 128 -
  • 134. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 .4 Pendapatan(Income) (Top Menu) .4.1 Mengeloa Biaya Utilitas(Utility Management) .4.1.1 Registrasi Penggunaan Utilitas(Registering the using) (Sub Menu) Registrasi Penggunaan Utilitas (Registering the using) 2 3 1 4 5 Tampilan dapat dibuka menggunakan menu ‘Pendapatan(Income) → Mengeloa Biaya Utilitas(Utility Management) → Registrasi Penggunaan Utilitas (Registering the Using)’. Anda dapat mencari penggunaan bulanan dari kontrak yang sedang berjalan, jika tidak terdaftar, maka halaman akan pindah ke halaman registrasi.. 1) Pilih menu sebagai berikut ‘Pendapatan(Income) → Mengeloa Biaya Utilitas(Utility Management) → Registrasi Penggunaan Utilitas (Registering the Using)’. - 129 -
  • 135. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 2) Tentukan kondisi pencarian - Nilai 'Departemen' digunakan untuk mencari data departemen dari login yang bersangkutan dan disetel otomatis dalam semua tampilan ketika menggunakan Facility System. - Tentukan kondisi pencarian lainnya. - Tentukan ‘Bulan’ yang akan dicari atau didaftarkan. Setelan default adalah bulan sekarang. 3) Klik ‘Clear’ untuk mengembalik posisi pencarian ke semula. 4) Klik ‘Cari’. 5) Dobel klik barisan yang akan di daftarkan. Jika sudah didaftarkan sebelumnya maka akan pindah ke halaman dimana informasi yang sudah deregister dapat di ubah.  Jika bulan akhir kontrak adalah bulan ini atau bulan berikutnya, maka semua kontrak dapat dicari. Maka, jika akhir kontrak adalah pertengah bulan maka kontrak tetap dapat dicari walaupun tidak ada penggunaan.. Contoh, akhir kontrak adalah tanggal 5 Juli 2009, Dalam Juni, invoice diterbitkan dengan informasi bahwa penggunaan ruang adalah tanggal 6/6, 2009 ~ 7/5, 2009. Dan walaupun kontrak berakhir pada tanggal 5 Juni, jika anda cari pada bulan Juli untuk layar ‘Registrasi Penggunaan Utilitas’, maka akan muncul pada hasil pencarian. Jika dicari di bulan Agustus tidak akan muncul. - 130 -
  • 136. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 Registrasi Penggunaan Utilitas (Registering the using) 1 2 3 4 5 7 6 Dobel klik salah satu baris hasil pencarian setelah sebelumnya membuka menu sebagai berikut: ‘Pendapatan(Income) → Mengelola Biaya Utilitas(Utility Management) → Registrasi Penggunaan Utilitas (Registering the Using)’. Penggunaan bulanan dari kontrak yang bersangkutan bisa diregistrasi dan di ubah. Juga, pada grid ‘Penggunaan Informasi’, diantara item ‘Kontrak Kondisi’, semua yang sudah diregistrasi untuk digunakan akan di cari secara otomatis ketika halaman ini dibuka. 1) Dobel klik salah satu baris hasil pencarian, lalu buka menu sebagai berikut ‘Pendapatan(Income) → Mengeloa Biaya Utilitas(Utility Management) → Registrasi Penggunaan Utilitas (Registering the Using)’. - 131 -
  • 137. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 2) Klik ‘Detil(Detail)’ untuk mengeluarkan popup ‘Pecarian Kontraktor’ dimana anda bisa melihat detil informasi kontraktor. 3) Jika ‘Masa Penggunaan’ di dobel klik pada grid ‘Informasi Penggunaan’, lalu kalender akan aktif untuk memilih tanggal. Setelan default kalender adalah bulan ini mulai dari tanggal 1 sampai tanggal terakhir. 4) Ketika item dimasukkan dengan dobe klik di ‘Volume’, ‘Jumlah’ akan diproses dengan perhitungan ‘Harga * Volume’. Nilai default adalah ‘1’. 5) Double click ‘Unit’ untuk mengaktifkan Combo lalu pilih unit yang bersangkutan. - Jika tidak ada unit yang dimaksud atau harga dalam Rupiah, maka pilih ‘None’. 6) Click ‘Simpan’ untuk menyimpan. - 132 -
  • 138. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 7) Click ‘Daftar’ untuk kembali ke daftar halaman. 8) ‘Pengguaan Items’ registered in ‘Pencarian Penggunaan Utilitas’ screen is displayed. Sudah di  Jika detil penggunaan sudah diregistrasi, maka akan ditampilkan jika didobel klik, tetapi masih bisa di ubah kecuali jika Faktur (invoice) sudah diterbitkan. Jika Faktur(Invoice) telah diterbitkan, maka informasi sudah tidak dapat dirubah. - 133 -
  • 139. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 .4.2 Mengeloa Faktur(Managing Invoice) .4.2.1 Berdasarkan Ruang(By Space) / Pencarian Faktur berdasarkan Ruang(Searching Invoice by Space) (Sub Menu) Pencarian Faktur berdasarkan Ruang(Searching Contract by Space) 2 3 4 1 5 6 7 Tampilan ini dapat dibuka dengan memilih menu ‘Pendapatan(Income) → Mengeloa Faktur(Managing Invoice) → Berdasarkan Ruang(By Space) → Pencarian Faktur berdasarkan Ruang(Searching Invoice by Space)’. Program ini adalah untuk pencarian faktur per ruangan (space). Namun pencarian hanya bisa dilakukan pada faktur yang sudah terdaftar, maka faktur harus diregistrasi lebih dahulu (Halaman ‘Registrasi Faktur berdasarkan Ruang’, halaman ‘Registrasi Faktur berdasarkan Kontrak’). - 134 -
  • 140. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 1) Pilih menu sebagai berikut ‘Pendapatan(Income) → Mengeloa Faktur(Managing Invoice) → Berdasarkan Ruang(By Space) → Pencarian Faktur berdasarkan Ruang(Searching Invoice by Space)’. 2) Tentukan kondisi pencarian. - Nilai 'Departemen' digunakan untuk mencari data departemen dari login yang bersangkutan dan disetel otomatis dalam semua tampilan ketika menggunakan Facility System. - Masukkan ‘Bangunan’. ‘Ruangan’. 3) Klik ‘Clear’ untuk menyetel kondisi pencarian ke posisi semula. 4) Klik ‘Cari’ untuk mencari semua Faktur yang sudah diterbitkan. 5) Klik salah satu baris pada grid ‘Daftar Faktur’ untuk melihat detil. 6) Klik ‘ Laporan’. - Layar Report untuk mencetak barisan yang dipilih akan muncul. 7) Klik ‘Registrasi’ untuk kembali ke ‘Registrasi Faktur berdasarkan Ruang’ dimana faktur dapat diregistrasi.  ‘Status’ dari ‘Daftar Faktur’ pada grid, - Jika Faktur sudah diregistrasi, ‘Request Approval’ - Jika Faktur sudah disetujui oleh departemen yang bersangkutan, ‘ Approval’, - Jika kontraktor telah melunasi Faktur di Bank ‘Confirm’ akan muncul.  Faktur yang sudah diregistrasi dengan semua status dapat dicetak. - 135 -
  • 141. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 Cetak Faktur(Print Invoice) Pilih menu ‘Pencarian Faktur berdasarkan Ruang(Searching Invoice by Space)’, then click ’Laporan’ to print a Faktur within ‘Daftar Faktur’. Ini adalah halaman untuk mencetak hasil pencarian. 1) Pilih dan jalankan ‘Pencarian Faktur berdasarkan Ruang(Searching Invoice by Space)’ menu, Choose a Faktur within ‘Daftar Faktur’, lalu klik ’Laporan’. 2) Klik tombol cetak pada menu atas untuk mencetak. - 136 -
  • 142. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 .4.2.2 Berdasarkan Ruang(By Space) / Registrasi Faktur berdasarkan Ruang(Registering Invoice by Space) (Sub Menu) Registrasi Faktur berdasarkan Ruang(Registering Invoice by Space) 2 3 4 1 5 11 6 7 8 9 10 Pilih menu: ‘Pendapatan(Income) → Mengeloa Faktur(Managing Invoice) → Berdasarkan Ruang(By Space) → Registrasi Faktur berdasarkan Ruang(Registering Invoice by Space)’. Di halaman ini adalah untuk membuat Faktur(Invoice) untuk penggunaan dari bulan yang bersangkutan. Ketika Faktur sudah dibuat, maka semua informasi akan terhubung dengan billing system. Jika tidak ada penggunaan bulanan, maka hasil tidak akan muncul. 1) Pilih ‘Pendapatan(Income) → Mengeloa Faktur(Managing Invoice) → Berdasarkan Ruang(By Space) → Registrasi Faktur berdasarkan Ruang(Registering Invoice by Space)’. - 137 -
  • 143. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 2) Tentukan kondisi pencarian. - Nilai 'Departemen' digunakan untuk mencari data departemen dari login yang bersangkutan dan disetel otomatis dalam semua tampilan ketika menggunakan Facility System. - Pilih ‘Bangunan’, masukkan ‘Ruangan’. - Pilih bulan yang akan diterbitkan. Nilai default adalah bulan ini. 3) Klik ‘Clear’ untuk menyetel kondisi pencarian ke posisi semula. 4) Klik ‘Cari’ untuk mencari pengunaan yang sudah diregistrasi untuk bulan yang sudah dipilih (didaftarkan di halaman ‘Registrasi Pengguaan Utilitas’). 5) Detil penggunaan dari Ruangan(Space) didaftarkan di halaman ‘Registrasi Penggunaan Utilitas’ lalu kemudian akan muncul di grid ‘Penggunaan Informasi’. 6) Klik untuk menentukan ‘Tanggal Pendapatan’, ‘Tanggal Issue’, ‘Tanggal Due’. 7) Pilih salah satu dari Combos untuk ‘Jenis Faktur’. 8) Tentukan ‘Mata Uang’. - 138 -
  • 144. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 9) Tentukan Bank, lalu tentukan ‘Bank Account’. 10) Klik ‘Simpan’ untuk menyimpan. 11) ‘No. Faktur’ akan diterbitkan secara otomatis.  Ketika registrasi Faktur, maka informasi akan terhubung dengan Billing system, sehingga ‘No. Faktur’ dibuat secara otomatis lalu kemudian disimpan. Faktur yang diterbitkan dapat dicari di Billing system.  ‘No. Faktur’ akan dibuat berdasarkan sistem penomoran standar di Billing system. - 139 -
  • 145. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 .4.2.3 Berdasarkan Kontrak(By Contract) / Pencarian Faktur berdasarkan Kontrak(Searching Invoice by Contract) (Sub Menu) Pencarian Faktur berdasardan Kontrak(Searching Invoice by Contract) 2 3 4 1 5 5 6 7 Pilih menu sebagai berikut ‘Pendapatan(Income) → Mengeloa Faktur(Managing Invoice) → Berdasarkan Kontrak(By Contract) → Pencarian Faktur berdasarkan Kontrak(Searching Invoice by Contract)’. Anda dapat mencari Faktur (Invoice) yang sudah diregistrasi berdasarkan ‘No. Kontrak’ atau ‘Kontraktor’(Contractor). Anda harus registrasi Faktur(halaman ‘Registrasi Faktur berdasarkan Ruangan’, halaman ‘Registrasi Faktur berdasarkan Kontrak’) sebelum melakukan pencarian karena jika ‘No. Kontrak’ ataupun ‘Kontraktor’ belum diregistrasi, maka pencarian tidak dapat dilakukan. . 1) Pilih menu ‘Pendapatan(Income) → Mengeloa Faktur(Managing Invoice) → Berdasarkan Kontrak(By Contract) → Pencarian Faktur berdasarkan Kontrak(Searching Invoice by Contract)’. - 140 -
  • 146. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 2) Tentukan kondisi pencarian. - Nilai 'Departemen' digunakan untuk mencari data departemen dari login yang bersangkutan dan disetel otomatis dalam semua tampilan ketika menggunakan Facility System. - Masukkan ‘Kontraktor’. ‘No. Kontrak ’. 3) Klik ‘Clear’ untuk menyetel kondisi pencarian ke posisi semula. 4) Klik ‘Cari’ untuk mencari semua Faktur yang sudah diterbitkan. 5) Dobel klik pada salah satu baris pada grid ‘Daftar Faktur’ untuk melihat detil. 6) Klik ‘ Laporan’. - Layar Report untuk mencetak barisan yang dipilih di Faktur akan muncul. 7) Klik ‘Registrasi’ untuk kembali ke ‘Registrasi Faktur berdasarkan Ruang’ dimana Faktur bisa di registrasi.  ‘Status’ dari ‘Daftar Faktur’ pada grid, - Jika Faktur sudah diregistrasi, ‘Request Approval’ - Jika Faktur sudah di approve dari departemen yang bersangkutan, ‘ Approval’, - Jika kontraktor sudah melunasi faktur di Bank, , maka status ‘Confirm’ akan muncul.  Faktur yang sudah diregistrasi dengan status apapun dapat dicetak. - 141 -
  • 147. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 Cetak Faktur(Print Invoice) Pilih menu sebagai berikut ‘Pencarian Faktur berdasarkan Kontrak(Searching Invoice by Contract)’, lalu klik ’Laporan’ untuk mencetak Faktur pada ‘Daftar Faktur’. Halaman ini adalah untuk mencetak hasil pencarian. 1) Pilih menu sebagai berikut ‘Pencarian Faktur berdasarkan Kontrak(Searching Invoice by Contract)’, Pilih Faktur pada ‘Daftar Faktur’, lalu klik ’Laporan’. 2) Klik tombol cetak pada menu atas untuk mencetak. - 142 -
  • 148. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 .4.2.4 Berdasarkan Kontrak(By Contract) / Registrasi Faktur berdasarkan Kontrak(Registering Invoice by Contract) (Sub Menu) Registrasi Faktur berdasarkan Kontrak (Registering Invoice by Contract) 2 3 4 1 5 5 11 6 7 8 9 10 Pilih menu sebagai berikut: ‘Pendapatan(Income) → Mengeloa Faktur(Managing Invoice) → Berdasarkan Kontrak(By Contract) → Registrasi Faktur berdasarkan Kontrak(Registering Invoice by Contract)’. Di halaman ini Faktur(Invoice) untuk penggunaan dari bukan yang bersangkutan yang sudah dibuat dapat di cari berdasarkan ‘No. Kontrak’ atau ‘Kontraktor’. Ketika Faktur dibuat, maka semua informasi akan terhubung dengan billing system. Jika tidak ada penggunaan bulanan, maka hasil tidak akan muncul. 1) Pilih ‘Pendapatan(Income) → Mengeloa Faktur(Managing Invoice) → Berdasarkan Kontrak(By Contract) → Registrasi Faktur berdasarkan Kontrak(Registering Invoice by Contract)’. - 143 -
  • 149. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 2) Tentukan kondisi pencarian. - Nilai 'Departemen' digunakan untuk mencari data departemen dari login yang bersangkutan dan disetel otomatis dalam semua tampilan ketika menggunakan Facility System. - Masukkan ‘No. Kontrak’, ‘Kontraktor’. - Pilih bulan yang akan diterbitkan. Setelan default adalah bulan ini. 3) Klik ‘Clear’ untuk menyetel kondisi pencarian ke posisi semula. 4) Klik ‘Cari’ untuk melakukan pencarian. 5) Jika salah satu baris pada ‘Daftar Kontrak’ dipilih, penggunaan bulanan (yang didaftarkan di halaman ‘Registrasi Pengguaan Utilitas’) untuk bulan yang bersangkutan akan dicari di ‘Penggunaan Informasi’.. 6) Klik untuk memilih ‘Tanggal Pendaftaran’, ‘Tanggal Issue’, ‘Tanggal Due’. Setelan default adalah tanggal hari ini. 7) Tentukan ‘Jenis Faktur’. 8) Tentukan ‘Mata Uang’. - 144 -
  • 150. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 9) Tentukan ‘Bank’, kemudian tentukan ‘Bank Account’. 10) Klik ‘Simpan’ untuk menyimpan, kemudian ‘No. Faktur’ akan disimpan secara otomatis. 11) ‘No. Faktur’ akan dikeluarkan secara otomatis. 12) Jika akan mencari beberapa item pada ‘Daftar Kontrak’, pilih barisan berikutnya kemudian ulangi langkah 5) ~ 9).  Jika satu kontraktor memiliki beberapa kontrak, maka akan muncul semua kontrak di ‘Daftar Kontrak’, sehingga ketika dipilih salah satu faktur, faktur yang dipilih akan diterbitkan.  Juga ketika satu nomor kontrak memiliki beberapa Ruangan(Space), maka akan tampil semua Ruangan(Space) pada ‘Daftar Kontrak’, Faktur(Invoice) dapat dibuat beberapa sekaligus dalam satu halaman.  Ketika registrasi Faktur, maka akan terhubung dengan Billing system sehingga ‘No. Faktur’ dimasukkan secara otomatis dan disimpan. Faktur yang sudah diterbitkan dapat di cari di Billing system.  ‘No. Faktur’ akan dibuat berdasarkan sistem penomoran standar di Billing system. - 145 -
  • 151. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 .4.2.5 Faktur yang sudah Lewat(Past Invoice) / Pencarian Kontrak yang sudah Berakhir(Searching terminated Contract) (Sub Menu) Pencarian Kontrak yang sudah Berakhir(Searching terminated Contract) 2 3 4 1 5 Buka menu sebagai berikut ‘Pendapatan(Income) → Mengeloa Faktur(Managing Invoice) → Faktur yang sudah Lewat(Past Invoice) → Pencarian Kontrak yang sudah Berakhir(Searching terminated Contract)’. Anda dapat masuk ke halaman dimana informasi mengenai kontrak yang sudah habis dan detil dari Faktur yang sudah diterbitkan bisa dicari dari halaman ini. 1) Pilih ‘Pendapatan(Income) → Mengeloa Faktur(Managing Invoice) → Faktur yang sudah Lewat(Past Invoice) → Pencarian Kontrak yang sudah Berakhir(Searching terminated Contract)’. - 146 -
  • 152. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 2) Tentuka kondisi pencarian. - Nilai 'Departemen' digunakan untuk mencari data departemen dari login yang bersangkutan dan disetel otomatis dalam semua tampilan ketika menggunakan Facility System - Tentukan kondisi pencarian lainnya. - Klik untuk menentukan ‘Tanggal’, setelan default adalah tanggal hari ini di bulan kemarin. 3) Klik ‘Clear’ untuk menyetel kondisi pencarian ke posisi semula. 4) Klik ‘Cari’ untuk mencari kontrak yang akan berakhir dalam waktu periode pencarian. 5) Ketika salah satu baris di klik, akan muncul halaman ‘Pencarian Faktur dari Kontrak yang sudah Berakhir’ dimana anda bisa melihat semua faktur yang sudah diterbitkan untuk kontrak yang bersangkutan.  Di halaman ini, kontrak yang sudah habis dan dibatalkan juga turut muncul dalam hasil pencarian. - 147 -
  • 153. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 Pencarian Faktur dari Kontrak yang sudah Berakhir(Searching Invoice of terminated Contract) 1 2 3 Pilih menu sebagai berikut ‘Pendapatan(Income) → Mengeloa Faktur(Managing Invoice) → Faktur yang sudah Lewat(Past Invoice) → Pencarian Kontrak yang sudah Berakhir(Searching terminated Contract)’, lalu dobel klik salah satu baris. And adapt masuk ke halaman dimana anda bisa melihat informasi kontrak yang sudah habis dan dari sini bisa mencari detil dari faktur yang sudah diterbitkan. 1) Dobel klik salah satu baris setelah membuka menu sebagai berikut: ‘Pendapatan(Income) → Mengeloa Faktur(Managing Invoice) → Faktur yang sudah Lewat(Past Invoice) → Pencarian Kontrak yang sudah Berakhir(Searching terminated Contract)’. - Di halaman ini dapat untuk mencari informasi singkat mengenai kontrak dan penerbitan faktur. 2) Dobel klik salah satu baris pada grid ‘Daftar Faktur’, kemudian detail akan muncul dibawah grid ‘Detil Faktur’. 3) Klik ‘Daftar’ untuk kemudian pindah ke halaman ‘Pencarian Kontrak yang sudah Berakhir’. - 148 -
  • 154. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 - 149 -
  • 155. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 .5 Statistics & Report (Top Menu) .5.1 Kontrak(Contract) .5.1.1 Pencarian Kontrak Sejarah (Searching Contract History) (Sub Menu) Pencarian Kontrak Sejarah(Searching Contract History) 2 3 1 4 5 Buka menu sebagai berikut ‘Statistics & Report → Kontrak(Contract) → Pencarian Kontrak Sejarah (Searching Contract History)’. Semua Ruangan(Space) yang sudah diregistrasi untuk setiap departemen dapat dicari dan juga bisa dilakukan pencarian riwayat kontrak dari satu Ruangan (Space). 1) Pilih ‘Statistics & Report → Kontrak(Contract) → Pencarian Kontrak Sejarah’. - 150 -
  • 156. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 2) Tentukan kondisi pencarian. - Nilai 'Departemen' digunakan untuk mencari data departemen dari login yang bersangkutan dan disetel otomatis dalam semua tampilan ketika menggunakan Facility System. - Tentukan kondisi pencarian lainnya. - Klik untuk memilih periode pencarian. Setelan default adalah 2 tahun sebelum tanggal hari ini. 3) Klik ‘Clear’ untuk menyetel kondisi pencarian ke kondisi semula. 4) Klik ‘Cari’ untuk melihat Ruangan(Space) yang di registrasi dalam periode pencarian. 5) Tentukan salah satu baris dalam grid ‘Daftar Ruangan’ untuk menampilkan riwayat kontrak dari Ruangan yang bersangkutan dalam ‘Riwayat Kontrak’.  ‘Status’ menandakan status saat ini dari Ruangan pada ‘Daftar Ruangan’. Informasi ini juga terdapat di menu ‘Profil & Lainya / Pencarian Daftar Ruangan’.  ‘Status’ dalam grid ‘Contract History’ menunjukkan tipe kontrak. ‘Renew’ berarti permohonan perbaruan kontrak telah disetujui, ‘Baru (New)’ berarti kontrak baru atau kontrak dari permohonan perpanjangan – atau kontrak yang sedang berjalan. - 151 -
  • 157. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 .5.2 Ruangan Informasi(Space Information) .5.2.1 Monthly Rent Space (Sub Menu) Mothly Rent Space 2 1 3 4 5 6 Buka tampilan diatas dengan memilih menu sebagai berikut ‘Statistics & Report → Ruangan Informasi(Space Information) → Monthly Rent Space’. Halaman ini untuk pencarian status kontrak (Contract / Expired / Cancel) per bulan dari setiap departemen. 1) Pilih menu ‘Statistics & Report → Ruangan Informasi(Space Information) → Monthly Rent Space’. 2) Nilai 'Departemen' digunakan untuk mencari data departemen dari login yang bersangkutan dan disetel otomatis dalam semua tampilan ketika menggunakan Facility System. - 152 -
  • 158. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 3) Tentukan ‘Tahun (Year)’. Nilai default adalah tahun ini. 4) Jika klik tombol ‘Clear’, maka kondisi pencarian akan kembali ke posisi semula. 5) Jika klik tombol ‘Cari’ maka akan melaukan pencarian dengan kondisi pencaria yang sudah dipilih. 6) Jika klik tombol maka hasil pencarian akan di download dalam bentuk file excel. .5.2.2 Monthly Rental Payment (Sub Menu) Mothly Rental Payment - 153 -
  • 159. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 2 1 3 4 5 6 Pilih menu sebagai berikut: ‘Statistics & Report → Ruangan Informasi(Space Information) → Monthly Rental Payment’. Anda dapat melihat pembayaran sewa perbulan dari setiap gedung tiap departemen. 1) Pilih menu ‘Statistics & Report → Ruangan Informasi(Space Information) → Monthly Rental Payment’. 2) Nilai 'Departemen' digunakan untuk mencari data departemen dari login yang bersangkutan dan disetel otomatis dalam semua tampilan ketika menggunakan Facility System. - 154 -
  • 160. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 3) Pilih ‘Year’. Nilai default adalah tahun ini. 4) Jika klik tombol ‘Clear’, maka kondisi pencarian akan kembali ke posisi semula. 5) Jika klik tombol ‘Cari’ maka akan melaukan pencarian dengan kondisi pencaria yang sudah dipilih. 6) Jika klik tombol maka hasil pencarian akan di download dalam bentuk file excel. - 155 -
  • 161. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 .6 Profil & Lainnya(Profile & Others) (Top Menu) .6.1 Profil(Profile) .6.1.1 Pecarian Profil Bangunan(Searching Building Profile) (Sub Menu) Pecarian Profil Bangunan(Searching Building Profile) 2 3 4 1 6 5 Select the followings: ‘Profil & Lainnya(Profile & Others) → Profil(Profile) → Pecarian Profil Bangunan(Searching Building Profile)’. You can move to the page for inquiring Bangunan(Building) information, register and correct from this program. 1) Pilih menu ‘Profil & Lainnya(Profile & Others) → Profil(Profile) → Pecarian Profil Bangunan(Searching Building Profile)’. - 156 -
  • 162. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 2) Tentukan kondisi pencarian. - Nilai 'Departemen' digunakan untuk mencari data departemen dari login yang bersangkutan dan disetel otomatis dalam semua tampilan ketika menggunakan Facility System. - Masukkan ‘Bangunan’. 3) Klik ‘Clear’ untuk menyetel kondisi pencarian ke posisi semula. 4) Klik ‘Cari’. 5) Dobel klik salah satu hasil pencarian untuk masuk ke halaman ‘Mengelola Profil Bangunan (Managing Building Profile)’ dan melihat detil informasi. 6) Klik ‘Register’ untuk masuk ke halaman ‘Mengelola Profil Bangunan(Managing Building Profile)’ dan registrasi untuk Bangunan (Building) baru. Megelola Profil Bangunan(Managing Building Profile) - 157 -
  • 163. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 1 2 3 4 9 10 13 12 11 Tampilan ini dapat dibuka dengan memilih menu ‘Profil & Lainnya(Profile & Others) → Profil(Profile) → Pecarian Profil Bangunan(Searching Building Profile)’, lalu klik ‘Register’. Anda dapat meregister Bangunan (Building) baru, dan juga merubah dan mengelola informasi yang sudah tersimpan sebelumnya. 1) Pilih menu sebagai berikut ‘Profil & Lainnya(Profile & Others) → Profil(Profile) → Pecarian Profil Bangunan(Searching Building Profile)’, lalu klik ‘Register’. 2) Nilai 'Departemen' digunakan untuk mencari data departemen dari login yang bersangkutan dan disetel otomatis dalam semua tampilan ketika menggunakan Facility System. 3) Masukkan item ‘Nama Bangunan’, ‘Floor’, ‘Size’. - 158 -
  • 164. Batam e-Government Project 4) Klik T321E.User Manual(Facility) V0.9 untuk memasukkan ‘Alamat’, maka akan memunculkan popup window untuk pencarian alamat. 5 6 7 8 5) Lakukan pencarian dengan memasukan alamat dan kota untuk registrasi. 6) Klik tombol ‘Clear’ untuk menyetel kondisi pencarian ke posisi semual. 7) Klik ‘Cari’. 8) Dobel klik alamat yang dipilih, kemudian popup akan tertutup dan alamat yang terpilih akan dimasukkan ke halaman ‘Mengelola Profil Bangunan’, lalu masukkan alamat yang lebih kengkapnya. 9) Klik untuk memilih tanggal. 10) Pilih file yang akan dilampirkan dengan mengklik ‘Browse’. - Ketika mencari informasi bangunan yang sudah di registrasi, maka dokumen lampiran akan muncul juga. Contreng lalu klik ‘Simpan’ untuk menghapus dokumen yang terlampir. 11) Masukkan informasi lainnya dan klik ‘Simpan’. 12) Klik ‘Clear’ untuk menyetel kondisi pencarian ke posisi semula. 13) Klik ‘Daftar’ untuk kembalik ke halaman ‘Pencarian Profil Bangunan’. - 159 -
  • 165. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9  Untuk melakukan pencaria dan merubah infromasi yang sudah deregister pada halaman ‘Mengelola Profil Bangunan’, dobel klik salah satu baris pada hasil pencarian di halaman ‘Pencarian Profil Bangunan’.  Untuk registrasi beberapa gedung baru dengan cepat, lakukan proses registrasi untuk satu gedung, kemudian gunakan tombol ‘Clear’ kemudian ulangi proses. - 160 -
  • 166. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 .6.1.2 Pencarian Profil Ruangan(Searching Space Profile) (Sub Menu) Pencarian Profil Ruangan(Searching Space Profile) 2 3 1 4 6 5 Pilih menu sebagai berikut ‘Profil & Lainnya(Profile & Others) → Profil(Profile) → Pencarian Profil Ruangan(Searching Space Profile)’. Anda dapat membuka halaman untuk pencarian dan mengelola Ruangan yang sudah diregistrasi dari sini. 1) Pilih menu ‘Profil & Lainnya(Profile & Others) → Profil(Profile) → Pencarian Profil Ruangan(Searching Space Profile)’. - 161 -
  • 167. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 2) Tentukan kondisi pencarian. - Nilai 'Departemen' digunakan untuk mencari data departemen dari login yang bersangkutan dan disetel otomatis dalam semua tampilan ketika menggunakan Facility System. -Lalu lihat item ‘Bangunan’ item dibawah halaman ‘Pencarian Profil Bangunan’. - Tentukan kondisi pencarian lainnya. 3) Klik ‘Clear’ untuk menyetel kondisi pencaria ke posisi semula. 4) Klik ‘Cari’. 5) Pilih salah satu halaman di bagian bawah untuk masuk ke halaman yang dipilih tersebut. 6) Dobel klik salah satu baris pada hasil pencarian untuk masuk ke halaman ‘Mengelola Profil Ruangan’ dimana anda dapat mencari detil informasi. 7) Klik ‘Register’ untuk masuk ke halaman ‘Mengelola Profil Ruangan’ dimana anda dapat registrasi Ruangan(space) baru.  Item ‘Status’ pada grid menandakan status terkini dari ruangan, yang terdiri dari Kosong(Empty) /Lelang(Bidding) / Kontrak (Contract).  Periode penggunaan ruangan dirubah berdasarkan periode kontrak. Jika kontrak dibatalkan atau sudah habis kontrak maka tanggal akan berubah ke tanggal hari ini dan status akan berubah ke kosong. - 162 -
  • 168. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 Mengelola Profil Ruangan(Managing Space Profile) 1 3 2 4 5 6 7 11 10 9 Tampilan ini dapat dibuka dengan menggunakan menu ‘Profil & Lainnya(Profile & Others) → Profil(Profile) → Pecarian Profil Ruangan(Searching Space Profile)’ lalu klik ‘Register’. Informasi Ruangan(space) baru dapat diregistrasi, dan juga dapat untuk merubah dan mengelola informasi yang sudah dimasukkan sebelumnya. 1) Buka menu sebagai berikut ‘Profil & Lainnya(Profile & Others) → Profil(Profile) → Pecarian Profil Ruangan(Searching Space Profile)’, then click ‘Register’. 2) Nilai 'Departemen' digunakan untuk mencari data departemen dari login yang bersangkutan dan disetel otomatis dalam semua tampilan ketika menggunakan Facility System. - 163 -
  • 169. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 3) Pilih ‘Departemen’ untuk melihat semua bangunan pada item ‘Bangunan’ dibawah halaman ‘Pencarian Profil Bangunan’, lalu pilih salah satu. 4) Pilih lantai dari Ruangan(Space) yang akan diregistrasi, lalu masukan nama dari lantai tersebut. 5) Masukkan ‘Ruangan’, lalu klik untuk memunculkan popup window untuk mengecek ketersiadaan nomor Ruangan. - Jika nomor tersebut dapat dipakai, - Jika nomor ruangan tidak dapat dipakai - 164 -
  • 170. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 6) Tentukan penggunaan Ruangan. 7) Masukkan ‘Luas’. 8) Klik untuk memasukkan periode penggunaan dan spesifikasi lainnya. 9) Klik ‘Simpan’ untuk menyimpan. - Sebuah popup akan muncul jika No. Runagan belum di cek duplikasi ketika akan disimpan. -Sebuah popup akan muncul jika ada kolom yang wajib diisi (tanda merah) yang belum dimasukkan informasinya sebelum disimpan. - 165 -
  • 171. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 8) Klik ‘Daftar’ untuk kembali ke halaman ‘Pencarian Profil Ruangan’. 9) Klik ‘Clear’ untuk mengembalikan halaman ke posisi semula.  Dobel klik salah satu hasil pencarian pada ‘Pencarian Profil Ruangan’, anda dapat mencari dan merubah informasi yang sudah diregistrasi sebelumnya dalam halaman ‘Mengelola Profil Ruangan’. Namun, anda dapat mencari jika status rungan adalah ‘Contract’ atau ‘Bidding’, dan anda dapat merubah informasi jika status ruangan adalah ‘Kosong’.  Ketika registrasi ruangan baru, status ruangan tersebut akan menjadi ‘Kosong(empty)’, jika sedang dalam proses lelang maka statusnya adalah ‘Bidding’, jika kontraknya sudah efektif maka statusnya adalah ‘Contract’.  Jika kontrak sudah dibatalkan, maka status ruangan langsung berubag ke status ‘Kosong(empty)’.  Tanggal akhir penggunaan akan secara otomatis digunakan sebagai ‘Tanggal Akhri Kontrak” atau “Tanggal Pembatalan Kontrak”, tergantung dari status Ruangan(space).  Untuk registrasi beberapa Ruangan(Space) sekaligus, tekan save setelah informasi dari satu Ruangan(space) sudah dimasukkan, lalu klik ‘Clear’ untuk kemudian mengulangi registrasi berikutnya. - 166 -
  • 172. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 .6.2 Pengelolaan Dokumen(Document Management ) .6.2.1 Mengelola Daftar Dokumen(Managing Document List) (Sub Menu) Mengelola Daftar Dokumen(Managing Document List) 2 7 3 4 6 1 5 Pilih menu sebagai berikut ‘Profil & Lainnya(Profile & Others) → Pengelolaan Dokumen(Document Mgt.) → Mengelola Daftar Dokumen(Managing Document)’. Dokumen-dokumen yang dibuthkan dari setiap departemen dapat di registrasi dan di kelola disini. 1) Pilih menu sebagai berikut ‘Profil & Lainnya(Profile & Others) Dokumen(Document Mgt.) → Mengelola Daftar Dokumen(Managing Document)’. - 167 - → Pengelolaan
  • 173. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 2) Tentukan kondisi pencarian. - Nilai 'Departemen' digunakan untuk mencari data departemen dari login yang bersangkutan dan disetel otomatis dalam semua tampilan ketika menggunakan Facility System. - Pilih atau masukan sepsifikasi lainnya. Setelan default pada ‘Status’ adalah ‘Yes’. 3) Klik ‘Clear’ untuk menyetel kondisi pencarian ke posisi semula. 4) Klik ‘Cari’. 5) Jika dobel klik salah satu item maka item dapat diketik atau diubah. - Nilai 'Departemen' digunakan untuk mencari data departemen dari login yang bersangkutan dan disetel otomatis dalam semua tampilan ketika menggunakan Facility System. - Jika dobel klik, ‘Status’, maka item ‘Class’ akan mengaktifkan Combonya dan dapat dipilih opsinya. 6) Klik dari tool bar. 7) Klik untuk menambahkan item, setelah dimasukkan, klik untuk menyimpan.  Jika Dokumen(Document) invalid atau belum digunakan, maka ganti ‘Status’ menjadi ‘No’. Maka tidak akan dimasukan ke dalam pencarian. - 168 -
  • 174. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 .6.3 Standar Kontrak(Contract Standard) .6.3.1 Pencarian Standar Kontrak(Searching Contract Standard) (Sub Menu) Lihat Standar Lelang (Viewing Contract standard) 2 3 1 Pilih menu ‘Profil & Lainnya(Profile & Others) → Standar Kontrak(Contract Standard) → Lihat Standar Lelang(Viewing Bidding Standard)’. Anda dapat mencari proses Lelang(bidding) yang sudah diregistrasi. 1) Pilih menu sebagai berikut ‘Profil & Lainnya(Profile & Others) → Standar Kontrak(Contract Standard) → Lihat Standar Lelang(Viewing Bidding Standard)’. 2) Proses lelang yang sudah diregistrasi akan tampil. - 169 -
  • 175. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 3) Jika klik ‘Mengelola’ maka akan pindah ke halaman ‘Ubah Standar Lelang’ untuk merubah proses lelang. .6.3.2 Ubah Standar Lelang (Modifying Contract Standard) (Sub Menu) Ubah Standar Lelang (Modifying Contract Standard) 4 5 6 2 1 3 Pilih menu sebagai berikut ‘Profil & Lainnya(Profile & Others) → Standar Kontrak(Contract Standard) → Udah Standar Lelang(Modifying Bidding Standard)’. Anda dapat mengelola mulai dari Lelang(Bidding) sampai dengan Kontrak(Contract) pada halaman ini. - 170 -
  • 176. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 1) Pilih menu ‘Profil & Lainnya(Profile & Others) → Standar Kontrak(Contract Standard) → Ubah Standar Lelang (Modifying Bidding Standard)’. 2) Detil proses yang sudah diregistrasi yang akan muncul pada urutan grid. 3) Jika anda dobel klik salah satu barisan pada grid maka anda dapat merubah detilnya. 4) Klik - Klik setelah memilih item yang akan dihapus, maka item tersebut akan dihapus. untuk menambah barisan untuk menambahkan sebuah proses. Lalu masukkan sebuah field. (‘Process Order’, ‘Proess Name’, ‘Status Persetujuan’, ‘Persetujuan Tanggal’) 5) Klik dari tool bar. 6) Jika klik tombol pada tool bar, maka anda dapat mendownload urutan pada grid ke file excel.  Sesuaikan ‘Urutan Proses’ untuk mengatur proses mulai dari ‘Lelang’ sampai ‘Kontrak’ secara berurutan. - 171 -
  • 177. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 .6.4 Pengelolaan Harga Unit (Unit Price Management) .6.4.1 Mengelola Harga Unit(Managing Unit Price) (Sub Menu) Mengelola Harga Unit (Managing Unit Price) 2 7 1 3 4 6 5 Pilih menu ‘Profil & Lainnya(Profile & Others) → Pengelolaan Harga Unit(Unit Price Mgt.) → Mengelola Harga Unit (Managing Unit Price)’. Di halaman ini Unit Price dapat dikelola untuk setiap departemen. Unit price yang sudah diregistrasikan di halaman ini akan digunakan setika sebuah kontrak berjalan. 1) Pilih ‘Profil & Lainnya(Profile & Others) → Pengelolaan Harga Unit(Unit Price Mgt.) → Mengelola Harga Unit (Managing Unit Price)’. - 172 -
  • 178. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9 2) Tentukan kondisi pencarian. - Nilai 'Departemen' digunakan untuk mencari data departemen dari login yang bersangkutan dan disetel otomatis dalam semua tampilan ketika menggunakan Facility System. - Tentukan ‘Tahun’. Nilai default adalah tahun ini. 3) Klik ‘Clear’ untuk menyetel kondisi pencarian ke posisi semula. 4) Klik ‘Cari’. 5) Dobel klik barisan dari hasil pencarian yang akan diubah. 6) Klik dari tool bar. 7) Klik untuk menambahkan Unit Price baru, lalu barisan baru akan ditambahkan. - Nilai 'Departemen' digunakan untuk mencari data departemen dari login yang bersangkutan dan disetel otomatis dalam semua tampilan ketika menggunakan Facility System. - Jika dobel klik item ‘Departemen’ dan ‘Util’ maka akan mengaktifkan Combonya. - Masukkan pada ‘Item1’, ‘Item2’, ‘Item3’ secara berurutan, masukan harga pada kolom ‘Harga’. - Jika tidak digunakan, ganti status dari Unit Price menjadi ‘No’ lalu simpan. - Klik dari tool bar. - 173 -
  • 179. Batam e-Government Project T321E.User Manual(Facility) V0.9  Unit Price yang diregistrasi dihalaman ini akan diterapkan ketika ‘Harga Sewa’ dikalkulasikan di halaman registrasi kontrak. - 174 -