Your SlideShare is downloading. ×
White paper seminarie online kennisnetwerken v1.0 16052010
White paper seminarie online kennisnetwerken v1.0 16052010
White paper seminarie online kennisnetwerken v1.0 16052010
White paper seminarie online kennisnetwerken v1.0 16052010
White paper seminarie online kennisnetwerken v1.0 16052010
White paper seminarie online kennisnetwerken v1.0 16052010
White paper seminarie online kennisnetwerken v1.0 16052010
White paper seminarie online kennisnetwerken v1.0 16052010
White paper seminarie online kennisnetwerken v1.0 16052010
White paper seminarie online kennisnetwerken v1.0 16052010
White paper seminarie online kennisnetwerken v1.0 16052010
White paper seminarie online kennisnetwerken v1.0 16052010
White paper seminarie online kennisnetwerken v1.0 16052010
White paper seminarie online kennisnetwerken v1.0 16052010
White paper seminarie online kennisnetwerken v1.0 16052010
White paper seminarie online kennisnetwerken v1.0 16052010
White paper seminarie online kennisnetwerken v1.0 16052010
White paper seminarie online kennisnetwerken v1.0 16052010
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Thanks for flagging this SlideShare!

Oops! An error has occurred.

×
Saving this for later? Get the SlideShare app to save on your phone or tablet. Read anywhere, anytime – even offline.
Text the download link to your phone
Standard text messaging rates apply

White paper seminarie online kennisnetwerken v1.0 16052010

1,088

Published on

White Paper is de schriftelijke weerslag van het seminarie “Online netwerken maak van kennis delen de norm”. Het seminarie vond plaats op dinsdag 10 mei in het Pullman Hotel in Diegem en was een …

White Paper is de schriftelijke weerslag van het seminarie “Online netwerken maak van kennis delen de norm”. Het seminarie vond plaats op dinsdag 10 mei in het Pullman Hotel in Diegem en was een organisatie van Fishtank en dotProjects.

Published in: Business, Travel
0 Comments
1 Like
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total Views
1,088
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
0
Comments
0
Likes
1
Embeds 0
No embeds

Report content
Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
No notes for slide

Transcript

  • 1. W H I T E P A P E R F ishtank - dotProjects ONLINE NETWERKEN: MAAK VAN KENNIS DELEN DE NORM SCHRIFTELIJKE WEERSLAG PRESENTATIES SEMINARIE DINSDAG 10 MEI 2010 16/05/2010 VERSIE 1.0 remi.maddens@fishtank.be frederik.vanoutryve@dotprojects.be ( c ) m e i 2 0 1 0 F i s h t a n k e n d o t P r o j e c t • w w w. f i s h t a n k . b e • w w w. d o t p r o j e c t . b e
  • 2. Inleiding Opzet van het document Voorliggende White Paper is een schriftelijke weerslag van het seminarie “Online netwerken maak van kennis delen de norm”. Het seminarie vond plaats op dinsdag 10 mei in het Pullman Hotel in Diegem en was een organisatie van Fishtank en dotProjects. Beide bedrijven realiseerden in het verleden met succes online kennisnetwerken voor verschillende organisaties, ondermeer Agentschap Ondernemen, Agentschap Jongerenwelzijn, Bijzondere Jeugdzorg Antwerpen, IWT, OVAM, i-proppeler, Syntra Vlaams-Brabant, Expertisecentrum voor Opvoeding en Kinderopvang. Opzet van het online seminarie was de opgedane ervaring bij het voorbereiden, conceptualiseren, ontwikkelen, accepteren en activeren van online kennisnetwerken binnen een professionele context te delen. Deze white paper bestaat uit 2 onderdelen (A) Introducerende sessie: Enterprise 2.0. Hoe online kennisdeling optimaliseren binnen de organisatie met "sociale software"? (B) Drupal open source CMS: Een ideale software omgeving voor opzetten van online kennisnetwerken vandaag en morgen. Fishtank Fishtank is gespecialiseerd in strategische en technologische begeleiding bij concept en realisatie van digitale projecten. We beschikken over een sterke expertise wat betreft strategie, design en ontwikkeling van online applicaties in heterogene omgevingen (uiteenlopende informatie uit verschillende applicaties op verschillende platformen) . Technologie staat voor Fishtank in functie van de gebruiker, technologie is een hulpmiddel dat de gebruiker “betrekt” bij de communicatie (gebruiker centraal). Technologie als middel om aan te zetten tot intensieve 2-weg communicatie (collaboratie). Fishtank heeft een sterke affiniteit en ervaring met hedendaagse web projecten (web2.0), integratie van CRM-tools (efficiënte klantrelaties), organiseren van interactie met social media (verhogen visibiliteit en genereren feedback) als ook het opzetten van digitale collaboration projecten (online kennisdelen). Fishtank levert ondermeer volgende diensten: behoefte- en functionele analyse; user-centered research en design, UML business modelling, use case design en prototyping; advies en strategie voor digitale projecten; procesbegeleiding van online communicatietrajecten (trekkersrol). dotProjects dotProjects werd in 2004 opgericht met een missie om open source toepassingen op een betrouwbare manier ter beschikking te stellen van grotere organisaties. Het bedrijf uit Gent stelt vandaag 28 mensen tewerk die diensten verlenen op het vlak van: • implementatie van open source web content management en collaboration platformen • implementatie van vertaal-technologie • out-sourcing van webmasters die klanten helpen bij het beheer en de uitbouw van hun websites Als technologie-partner van heel wat consultancy en communicatie-agentschappen is dotProjects verantwoordelijk voor de implementatie en support van enkele van de meest bekende Drupal implementaties in België zowel op het vlak van overheid, non-profit als corporate. F i s t h a n k - d o t P r o j e c t s Online netwerken: maak van kennisdelen de norm 1
  • 3. Sinds juni 2009 beschikt dotProjects als enig gespecialiseerd Drupal-bedrijf in Vlaanderen over een dedicated Drupal support desk waar drie full time Drupal specialisten klanten dagelijks ondersteunen bij het updaten en gebruiken van hun websites. dotProjects is de eerste Acquia Enterprise partner in België. INTRO ENTERPRISE 2.0 DE DOORBRAAK Wordt 2010 het jaar waarin Enterprise 2.0 doorbreekt? Bedrijven en organisaties hechten steeds meer belang aan een goede en efficiënte organisatie van hun interne communicatie. Een vlotte interne communicatie, communicatie met partners, stakeholders en klanten genereert hopen kennis die niet of te weinig benut wordt. Online netwerken helpen om deze kennis te activeren. Organisaties en bedrijven produceren content via een uitgebreid arsenaal aan online communicatiekanalen: emails, weblogs, websites, intranetten, fora, crm-tools, applicaties op maat... . Het centraliseren van deze content en omvormen tot informatie en kennis is in een sterk competitieve omgeving van strategisch belang. Technische vooruitgang, het succes van sociale software, de doorbaak van “cloud computing”, aanbieden van “software as a service” biedt uitstekende webtechnologie voor het delen van kennis, zowel in de organisatie als daarbuiten. STERKE GROEI VAN SOCIALE MEDIA Sociale media zijn media waar de gebruiker zelf inhoud creëert. Sociale software is de online software waarmee gebruikers online inhoud creëren en verspreiden. Via sociale media worden elke seconde massa’s informatie de digitale wereld ingestuurd onder de vorm van tweets, YouTube video’s, Flickr foto’s, Facebook, Linkedin status updates,... . Er ontstaat een niet te stoppen stroom aan informatie, soms relevant, soms totaal irrelevant. De teller van Gary Hayes geeft een idee van de snelheid waarmee per seconde sociale media geconsumeerd of geproduceerd worden: http:// www.personalizemedia.com/garys-social-media-count/. Conclusie: sociale media worden gemeen goed. Niet alleen de sociale media kennen een sterke groei ook de sociale netwerken nemen sterk toe en dit is niet uitsluitend een internationaal fenomeen. Binnen België groeien sociale netwerken eveneens. De Belgische cijfers voor 2009: • Facebook: meer dan 3,6 miljoen leden • Linkendin: meer dan 0,6 miljoen leden F i s t h a n k - d o t P r o j e c t s Online netwerken: maak van kennisdelen de norm 2
  • 4. • Netlog: meer dan 2,5 miljoen leden • Myspace: meer dan 0,5 miljoen leden Als we ervan uitgaan dat het aantal internetgebruikers in België 7 miljoen1 bedraagt kunnen we concluderen dat meer dan 50% van de Belgische internetgebruikers lid zijn van een sociaal netwerk. MENSEN EN ORGANISATIES WORDEN SOCIAAL Het feit dat sociale software gemeengoed wordt en steeds meer mensen zich organiseren in sociale netwerken heeft haar effect op hoe mensen met kennis en informatie omgaan. Doordat de gebruiker actief informatie sprokkelt verliest het klassieke distributiemodel aan belang. Kennis en wetenschap aangeboden door ‘deskundigen’ aan de gebruiker verliezen terrein ten voordele van een consultatiemodel, waarbij de gebruiker actief kennis- en informatieproducten bij elkaar sprokkelt. Meer en meer mensen organiseren zich in virtuele gemeenschappen rond gedeelde interesses of een gemeenschappelijk engagement. Zo evolueren we naar een netwerksamenleving gekenmerkt door horizontale netwerkrelaties tussen relatief autonome, zelfsturende groepen van wisselende samenstelling. Dit heeft een empowerment van de eindgebruiker tot gevolg. De kennis en zelfzekerheid neemt toe waardoor een grotere groep mensen een eigen visie ontwikkelt en deze ook wil delen. IS HET DAN OOK GEEN TIJD OM ZELF SOCIAAL TE WORDEN? Als de wereld online zo sociaal wordt, is het dan ook geen tijd om binnen de eigen organisatie sociale software te gebruiken en sociale netwerken op te zetten? Ons lijkt het moment aangebroken om de dynamiek en het succes van sociale media te vertalen naar een professionele omgeving en dit door: • het delen van kennis en ervaring via sociale netwerken binnen en buiten de organisatie; • elkaar online op te zoeken, verbindingen te leggen en groepen te vormen in zogenaamde online gemeenschappen of communities; • door medewerkers te gaan ondersteunen met “tools” die sociale interactie, communicatie en kennisdeling laagdrempelig maken. Typische en vaak gebruikte “tools” voor sociale interactie zijn: weblogs, wiki’s, RSS feeds, instant messaging, expert finders, tagging & bookmarking. In onze ogen is Enterprise 2.0 het toepassen van web2.0-principes in een professionele (“enterprise”) context. 1 http://nl.wikipedia.org/wiki/Lijst_van_landen_naar_aantal_internetgebruikers F i s t h a n k - d o t P r o j e c t s Online netwerken: maak van kennisdelen de norm 3
  • 5. Web 2.0 - oorspronkelijk gelanceerd door Tim O’Reilly 2 -werd destijds omschreven als de evolutie van het internet van een verzameling losjes verbonden websites naar een volwaardig platform waarop webapplicaties gebouwd en uitgewisseld worden. Web 2.0 is de tweede generatie webdiensten met de focus op usability, techniek en vooral interactie. De term Web 2.0 is intussen vervangen door sociale media. We interpreteren sociale media als online platformen via dewelke mensen verhalen, kennis en ervaring met elkaar delen. Het gaat dus over het opzetten van conversaties tussen personen, ondersteund door online tools3. De software die deze tools doet draaien is sociale software. Snel door de bocht kan men stellen dat web2.0 de grondslag heeft gelegd voor de online tools via dewelke het internet sociaal werd en ons in staat stelt vlot kennis en informatie te delen. We zijn er ons van bewust dat Enterprise 2.0 - net als Web 2.0 destijds - een modeterm is met een waarschijnlijk korte levensduur maar hij bundelt wel goed de basisprincipes. Elke dag groeit het aanbod aan sociale software. Steeds meer toepassingen en functionele behoeften worden online én sociaal opgevangen. De prisma op deze pagina biedt een leuk overzicht van sociale software gebundeld per functie. De volledig prisma: http:/ theconversationprism.com (de prisma evolueert permanent). Het aanbod is onuitputtelijk, nieuwe sociale media komen en niet succesvolle verdwijnen. Het zijn stuk voor stuk “tools” of applicaties die het online informatiedelen vergemakkelijken. Deze tools - vandaag hoofdzakelijk gebruikt binnen een privé context - bieden eveneens op professioneel vlak toegevoegde waarde. 2 http://oreilly.com/web2/archive/what-is-web-20.html 3 http://www.frankwatching.com/archive/2009/01/09/het-verschil-tussen-web-20-social-media/ F i s t h a n k - d o t P r o j e c t s Online netwerken: maak van kennisdelen de norm 4
  • 6. WERKEN IN STAPPEN Enterprise 2.0 invoeren binnen een organisatie is een groeiproces. Het is best om in stappen te werken: 1. STAP 1: Experimenteren binnen bestaande omgevingen of zoeken naar eenvoudige oplossingen online. Dit is de pioniersfase waarbij we starten vanuit de gebruiker met lokale initiatieven. Deze fase is gericht op persoonlijke interesses, op losse toepassingen zonder samenhang. De focus ligt op informele communicatie en toegankelijk maken van informatie. 2. STAP 2: Implementeer een bestaand “collaboration” software oplossing. Dit is de faciliterende fase waarbij de organisatie oplossingen biedt die de gebruikers ondersteunt bij hun dagdagelijkse taken. De faciliterende fase is het logische gevolg van een succesvolle pioniersfase. Ze leidt tot bredere acceptatie en toenemende vraag naar oplossingen. De organisatie ondervindt op vlak van kennisdeling een stijgende behoefte aan meer structuur, centralisatie, hergebruik, best-practices van kennis. 3. STAP 3: Bouw verder op een geïmplementeerd pakket of start ontwikkeling op maat. Dit is de strategische fase waarbij Enterprise 2.0 wordt onderkend als onderscheidende factor. Het wordt onderdeel van de cultuur en het DNA van de organisatie en haar dagelijkse bedrijfsvoering. Hier ligt de focus op kennisdeling, innovatie en samenwerking. Het kennisplatform levert concrete bijdragen aan de strategische positie en ontwikkeling van het bedrijf. Het online kennisnetwerk wordt cruciaal en van strategisch belang voor bedrijfsprocessen. Het is een competitief voordeel geworden. START EENVOUDIG Experimenteren, niet analyseren, is het motto. Online kennisnetwerken zijn voor vele organisaties een relatief nieuw gegeven. Het is zoals gezegd een groeiproces waarbij je leert al doende. Je moet er gewoon mee starten op een zo eenvoudig mogelijke manier en met kleine stappen. Vervolgens groei je op basis van ervaringen en feedback van gebruikers verder. Kies voor de start een aantal eenvoudige maar goede basisfunctionaliteiten: 1. BLOG: een eenvoudige blogstructuur voor informatiebundeling en -verspreiding van diverse aard. Een blog engine met mogelijkheid tot toevoegen van commentaren en systeem van notificatie is een zeer eenvoudige en handige manier om kennis te delen met een groep mensen met dezelfde interesses. Weetjes, F i s t h a n k - d o t P r o j e c t s Online netwerken: maak van kennisdelen de norm 5
  • 7. suggesties, leuke artikels, interessante links, vragen, opmerkingen worden vlot gedeeld via een klassieke blogstructuur. 2. KALENDER: een eenvoudige agenda voor het aankondigen van activiteiten, het maken én opvolgen van planning en timing. 3. BESTANDEN DELEN: een gebruiksvriendelijke tool of folder voor het centraliseren en ter beschikking stellen van kennisdocumenten op één plaats. We denken aan word, excel, pdf, ppt en andere documenten. Bij voorkeur is de file sharing tool gelinkt aan de blog en de kalender zodat documenten die daar opgeladen worden automatisch gecentraliseerd worden met alle overige documenten. In een tweede fase voegen we meer geavanceerde functionaliteiten toe zoals: • To-Do’s / Milestones • Wiki / Writeboards • Forum In een derde fase en eens de sociale software een tijd in gebruik is, breiden we de omgeving uit met nieuwe toepassingen meer op maat van de organisaties zijn zoals: • tools voor rapportage • gedetailleerde overzichten van gebruikers actief op het kennisnetwerk • gedetailleerde projectfiches met diepteinformatie over specifieke thema’s, onderwerpen of projecten Een klassieke fout is te starten met teveel functionaliteiten of teveel “toeters en bellen”. Zoals we verder zien is het niet de technologie die telt, maar het gebruik ervan. We moeten de drempel om online kennis te delen zo laag mogelijk houden en vermijden de gebruikers van bij de start af te schrikken want dan komen er al snel reacties als “weer een nieuwe omgeving waarin we moeten werken”. Ook bij het opzetten van een online kennisnetwerk geldt het KISS principe: Keep It Simple and Stupid. De meeste systemen bieden de mogelijkheid om eenvoudig functionaliteiten aan en af te zetten. We raden aan hier maximaal gebruik van te maken en bij de lancering van een online platform zoveel mogelijk functionaliteiten “af” te zetten. Pas als meerdere gebruikers meermaals vragen om bepaalde functies toe te voegen is de tijd aangebroken om dit ook effectief te doen. Bij voorkeur bundelen we uitbreidingen en lanceren we ze na een bepaalde tijd. Vaak is dit pas zes en bij voorkeur twaalf maanden na de lancering of de laatste update. Wat weerstand bieden aan de neiging of de drang om steeds onmiddellijk positief te antwoorden op elke functionele vraag van de gebruiker schaadt niet. Indien niet loopt men het risico dat teveel energie gaat naar het permanent technisch verbeteren van de software en dat er onvoldoende middelen overblijven voor de invulling en activatie door gebruikers. Interessante software omgevingen om zelf reeds mee aan de slag te gaan aan een lage prijs zijn: • Basecamp: http://basecamphq.com • Active Collab: http://www.activecollab.com • Huddle: http://www.huddle.net F i s t h a n k - d o t P r o j e c t s Online netwerken: maak van kennisdelen de norm 6
  • 8. Elke tool heeft zijn eigenheden. De ene is meer geschikt voor projectmanagement, de andere meer voor kennisdeling. Afhankelijk van de behoeften vormt deze of andere online software - er zijn er uiteraard nog veel meer - een goede start. VERHOOG UW BEREIK Maak gebruik van de sociale media voor verspreiding van uw boodschap: • Plaats video’s op Youtube • Plaats foto’s op Flickr • Plaats presentaties op SlideShare • Plaats documenten op Scribd • Plaats kortnieuws op Twitter • Plaats links op bit.ly Het inschakelen van sociale media is interessant voor het delen van kennis met een breder publiek of om het imago van de organisatie verder uit te dragen. De voordelen van het inschakelen van sociale media bij kennisverspreiding zijn onder andere: • Meer bereik: ook op externe platformen raadplegen bezoekers uw content; • Meer uitwisseling: vlottere informatie-uitwisseling tussen websites van collega’s en partners; • Meer meten: extra bezoekersstatistieken via Bit.ly; • Minder kosten: lagere kost aan hosting provider (geen eigen schijfruimte of bandbreedte). METHODOLOGIE Een goede houvast voor het opzetten van online kennisnetwerken biedt het 4-stappen model van Forrester’s POST- methode4: 1. Mensen: breng de gebruikers in kaart en begrijp goed hun noden en behoeften. 2. Objectieven: bepaal en omschrijf duidelijk uw business doelstellingen. 3. Strategie: ontwikkel een visie en aanpak voor implementatie. 4. Technologie: kies in functie van het bovenstaande de juiste applicaties/functies en implementeer ze passend. 4 http://forrester.typepad.com/groundswell/2007/12/the-post-method.htm F i s t h a n k - d o t P r o j e c t s Online netwerken: maak van kennisdelen de norm 7
  • 9. Stap (1): We hebben een goed beeld nodig van de mensen die op korte en lange termijn moeten werken met sociale media (er zijn early adaptors en laatbloeiers). Afhankelijk van het type is een verschillende aanpak wenselijk. Forrester onderscheidt volgende types: a. spectators (zij die een weblog of webpagina onderhouden en video of audio opladen); b. joiners (mensen die een sociaal netwerk profiel hebben en onderhouden); c. critics (zij die reageren op online content via commentaren, beoordelingen of reviews); d. conversationalists (mensen actief op vlak van microbloggen). Stap (2): Succesvolle sociale online gemeenschappen binnen een organisatie slagen er in verschillende problemen of behoeften gelijktijdig aan te pakken en hiervoor oplossingen te bieden. Forrester raadt aan bij het bepalen van uw business objectieven te focussen op: a. innovation (zoals een website voor het posten van video’s waar werknemers aangemoedigd worden ideeën te lanceren); b. collaboration (projectgroepen waarbinnen gebruikers korte berichten nalaten via “instant messages”, ideeën posten op een wiki en documenten delen); c. support (zoals een discussieforum waar werknemers vragen kunnen posten en beantwoorden); d. learning (zoals Facebook site waar werknemers informatie opzoeken via netwerk profielen); e. archiving (documenten centraliseren waarbij gebruikers extra relevantie toevoegen via tagging en zo bepaalde documenten in de kijker zetten. Stap (3): Bepaal - terugkoppelend naar de business objectieven - hoe je je objectieven gaat realiseren. Elke sociale strategie heeft aandacht voor het sociale ecosysteem waarbinnen het opereert en zoekt naar concrete acties en stappen om haar objectieven te realiseren. Forrester adviseert om te werken rond 4 actiepunten: a. Ten eerste, hoe gaan we onze medewerkers communiceren wat er gaande is? b. Ten tweede, hoe gaan we leden van het netwerk helpen de juiste connecties (contacten) te vinden en leggen? c. Ten derde, hoe gaan we netwerkleden belonen voor hun bijdragen? d. Tot slot, hoe gaan we leden “empoweren” om content te creëren en samen te werken? Het is belangrijk niet uit het oog te verliezen om de implementatie van de strategie meetbaar te maken. Dit kan bijvoorbeeld door het meten van het effect van nieuwe ideeën op de omzet of eenvoudigweg het tellen van het aantal nieuwe ideeën en initiatieven dat voortkomt uit de online kennisdeling. Stap (4): Tot slot gaan we kijken naar welke technologie het meest geschikt is om met de eigen mensen de objectieven te realiseren volgens de bepaalde strategie. We bepalen wie toegang heeft tot wat (welke functionaliteiten) en welke sociale software we integreren met welke doelstellingen. SOCIALE SOFTWARE VEREIST VERANDERING Veel bedrijven leven op vlak van kennisbeheer nog in het industriële tijdperk. De basiskenmerken van de “machine democratie” blijven aanwezig: vaste functies, vaste workflows, hiërarchische structuren. Kennisorganisaties tonen F i s t h a n k - d o t P r o j e c t s Online netwerken: maak van kennisdelen de norm 8
  • 10. vandaag nog steeds veel gelijkenis met de “geoptimaliseerde machines” uit de de industriële samenlevingen. Het zijn “kennisverwerkingsfabrieken”. Het principe van efficiëntie verhogen door standaardisatie is echter moeilijk toepasbaar op kennisbeheer. Bedrijven zijn vandaag veel diverser, groter, globaler, flexibeler. Informatie en kennis valt niet meer te vangen in vaste en rigide structuren en taken. Kenniswerk is de verrijking van informatie, niet de beperking door een keurslijf. We moeten evolueren naar een “intelligente organisatie”. Een organisatie die vrij en flexibel omgaat met haar kennis. WE MOETEN ONS LEREN GEDRAGEN ALS MIEREN Een nieuwe manier van samenwerken heet stigmergie en sociale software helpt hierbij. Het ondersteunt een alternatief organisatiemodel dat moet zorgen voor: • ontsluiting van talent • flexibiliteit • veranderingsbestendig • naadloos communiceren • samenwerken met buitenwereld Stigmergie5 is een mechanisme uit de biologie van gedecentraliseerde controle waarmee extreem complexe taken worden uitgevoerd zonder intelligente aansturing, planning, directe communicatie tussen de actoren of overzicht. Stigmergie werd voor het eerst waargenomen bij sociale insecten, zoals mieren die informatie uitwisselen door geursporen achter te laten wanneer zij voedsel terug te dragen naar het nest. Eens het voedsel ontdekt hoeven de volgende mieren niet meer zelf op ontdekking. Via de sporen lopen ze direct naar het voedsel en versterken op de terugweg het spoor. Als het voedsel uitgeput is, verdampt het spoor vanzelf weer omdat steeds minder mieren voedsel terugdragen langs dat spoor. Dus, zonder met elkaar te communiceren en zonder te worden aangestuurd, onderhouden mieren een routenet tussen voedsel en nest. Vertaald naar kennisnetwerken is stigmergie een interessant mechanisme van indirecte interactie en samenwerking tussen actoren (organismen, machines, programma’s etc.) via een bepaalde omgeving of een daarvoor bedoeld (online) platform. Het is een eenvoudig maar robuust systeem van zelforganisatie. Eenvoud slaat hier op de actoren en het mechanisme en niet op het resultaat of de interactie. IEDEREEN DOET HET Online kennis en ervaringen delen gebeurt in alle sectoren en op alle domeinen. Zo lanceerde een parkeermakelaar in opdracht van het parkeerbedrijf GAPA recent een online parkeerplatform. De kennis die hier gedeeld wordt zijn vrije parkeerplaatsen. Als we kijken naar onze eigen referenties vinden we online kennis in verschillende vormen en sectoren: 5 http://nl.wikipedia.org/wiki/Stigmergie F i s t h a n k - d o t P r o j e c t s Online netwerken: maak van kennisdelen de norm 9
  • 11. http://www.innovatienetwerk.be http://www.vbjk.be http://www.syntra-ab.be http://www.expoo.be HET GAAT NIET OVER TECHNOLOGIE Een online kennisnetwerk opzetten binnen een organisatie is geen technologische uitdaging. De uitdaging ligt bij het veranderen van de vertrouwde werkwijzen. Het gaat met andere woorden over verandering en het sturen van die verandering (change management). Verandering gaat ook in stappen. We onderscheiden 3 stappen: 1. Het creëren van een klimaat voor verandering; 2. De organisatie in haar geheel engageren en “enablen”; 3. Verandering verankeren binnen de organisatie op lange termijn. Verandering hoeft overigens geen complex proces te zijn maar het is wel een proces dat veel aandacht vergt. Het overtuigen van medewerkers van het belang van een nieuwe manier van online kennisdelen vraagt tijd. CREËER EEN CULTUUR VOOR KENNISDELEN Waarom is kennisdelen belangrijk: a. Niet-materiële goederen - ideeën, processen, informatie - worden steeds belangrijker. In de globale economie (ook lokaal) daalt het belang van materiële goederen (“tangible goods”). De traditionele producerende industrie verliest aan belang ten voordele van kenniseconomie. b. Het enige duurzame competitieve voordeel voor een organisatie is continue innovatie, maw. de toepassing van nieuwe kennis. Innovatie is vandaag een permanent aandachtspunt. F i s t h a n k - d o t P r o j e c t s Online netwerken: maak van kennisdelen de norm 10
  • 12. c. Toenemende jobrotatie. Mensen werken niet meer tot aan hun pensioen voor één en dezelfde organisatie. Zorg ervoor dat als iemand vertrekt enkel de persoon vertrekt en niet zijn kennis. d. Het probleem binnen een organisatie wordt “dat we niet meer weten wat we weten”. Organisaties (globaal en lokaal) verliezen het overzicht op de kennis aanwezig binnen de organisatie. Mensen produceren kennis, elk in hun eigen context/eiland. Kennis opgedaan in de ene vleugel van een bedrijf wordt niet gedeeld met de andere vleugel. Geen leveraging. Iedereen moet het zelf leren. e. Door snelheid van verandering - op vlak van technologie, business en sociaal - verliest kennis enorm snel aan waarde. Kennis vandaag aanwezig in een organisatie is vermoedelijk al totaal achterhaald in een periode van 5 jaar. In sommige bedrijven is 50% van de kennis waardeloos na 5 jaar. Overigens: kennis delen gaat niet (alleen) over het delen van de grote ideeën. Het delen met anderen van de kleine dingen, stukjes kennis waarmee je zelf niet(s) (veel) bent. Als wederdienst zullen collega’s andere zaken delen die mogelijk wel relevantie hebben. Overwin ook de idee dat kennis delen gelijk staat met uw ideeën vrij en naïef weg te geven. Natuurlijk is het niet de bedeling alles zomaar te grabbel te gooien aan interne of externe concurrenten. Maar anderzijds brengt het evenmin iets op om het kennis alleen voor zichzelf te houden. Niet gedeelde kennis blijft vaak in de schuif liggen van een persoon en komt er nooit uit. MOTIVATIE IS BELANGRIJK Hoe mensen motiveren om kennis te delen? • Kennis is vergankelijk en van steeds kortere levensduur. Als je het niet gebruikt zal het snel zijn waarde verliezen. Snelheid van informatie zorgt ervoor dat informatie snel achterhaald is. • Als je je kennis niet inzet (productief maakt) dan zal iemand anders het doen in jouw plaats. Je mag er van op aan dat hoe subliem een idee is, iemand anders binnen de organisatie rond loopt met gelijkaardige ideeën. • Kennis delen heeft altijd een positieve balans: je wint meer dan je verliest. Je haalt er meer uit dan je erin steekt. Alleen al het neerschrijven van een idee helpt om onze gedachten meer vorm te geven, om ze te laten rijpen en te laten groeien. Als je dan nog een stap verder gaat “delen” (in dialoog treden) zal je profiteren van de kennis, de inzichten en suggesties van anderen en zo je eigen ideeën verbeteren. • Om dingen gedaan te krijgen binnen een organisatie heb je steun nodig van anderen. Open zijn naar collega’s en kennis delen, helpt je je objectieven te bereiken. Mensen die alleen werken, hebben meer kans op falen. Je hebt niet alleen input van anderen nodig maar ook hun “buy-in”. Vroeger was de leuze “knowledge is power” vandaag wordt dat “sharing knowledge is power”. KENNIS DELEN START BIJ HET INDIVIDU Kennis delen gaat niet alleen over “geven”, het gaat (ook) over: • Feedback vragen • Vragen stellen • Mensen vertellen wat je gaat doen vooraleer je het doet • Mensen om hulp vragen • Mensen vragen om op één of andere manier mee te werken F i s t h a n k - d o t P r o j e c t s Online netwerken: maak van kennisdelen de norm 11
  • 13. • Mensen vragen wat ze ervan vinden, advies vragen • Mensen vragen was zij anders zouden doen • Niet gewoon informatie delen maar ook “know-how” en “know-why” Als je gelooft in het belang van kennisdeling en dat het de organisatie vooruit kan helpen - jezelf of je team - begin er dan mee in je eigen omgeving (“sphere of influence”). Met andere woorden “lead by example”. Overigens hoe hoger je positie binnen de organisatie, hoe meer invloed. ENKELE PRAKTISCHE TIPS • Focus op de mensen: technologie is niet de uitdaging. Het lanceren van een nieuwe tool of toepassing betekent nog niet dat medewerkers deze ook gaan gebruiken. Het moet duidelijk zijn wat de meerwaarde is. Enterprise 2.0 groeit wanneer het een onderdeel wordt van het bestaande proces en de gebruikersgroep de inhoud constant ververst. Het kan niet bestaan wanneer slechts één persoon het alleen levend houdt. • Geen hiërarchie: iedereen kan alle informatie zien en veranderen. Geen beperkingen dus maar iedereen is altijd traceerbaar . Laat de spelregels zoveel mogelijk over aan de gebruikers. • Begin klein, maar wel vanuit een visie: informele uitrol, geen big bang. Begin klein met de ‘champions’: enthousiastelingen met kennis van de organisatie en de processen. De ‘champions’ hebben een actieve rol als ambassadeur en in het structureren van de informatie om dingen vindbaar te houden. Naast online communicatie is ook offline communicatie ter ondersteuning nodig. • Zorg voor steun van het management: het management moet ervoor openstaan, meedoen en initiatieven aanmoedigen. • Faciliteer waar mogelijk: stel een faciliterende community manager aan voor het dagelijks monitoren van gebruik en beheer van het kennisnetwerk. Organiseer roadshows of ‘awareness’ bijeenkomsten. Zorg voor (stille) contentmigratie om meer gebruikers te trekken. • Overbrug verschillende belangen: breng partijen bij elkaar (ICT, content management, concept, communicatie en kenniseigenaren). Help gebruikerswensen te vertalen in oplossingen. Signaleer kennisgebieden die waarde toevoegen. • Zorg voor geloofwaardigheid door het toepassen van het hybride redactiemodel. Hybride betekent een zowel zelfregulerend als geconontroleerd. In principe zelforganiserend en zelfregulerend maar voor een aantal zaken met gecontroleerde redactiemodellen. Zo kan men waarborgen bieden van kwaliteit en relevantie door kenniseigenaren. • Sluit aan bij de bestaande manier van werken en denken: haak aan bij lopende projecten en werkzaamheden. Integreer zo snel mogelijk met bestaande systemen Uit eigen ervaring bijkomende aandachtspunten: • Voorzie een “trekker” die er blijft in geloven. Afhankelijk van het type kennisnetwerk moet je rekenen op een tijdsbesteding van minimum 0,5 dag tot 1 à 2 werkdagen per week: schrijven van content, vragen beantwoorden, activiteiten in de aandacht brengen, .... Belangrijk is dat het iemand is die “ownership” over het project neemt. • Voorzie voldoende tijd om het project tot leven te laten komen. Reken met een periode van zes tot twaalf maanden vooraleer het kennisnetwerk echt op gang komt. F i s t h a n k - d o t P r o j e c t s Online netwerken: maak van kennisdelen de norm 12
  • 14. • Werk met een content en promotieplan. In het eerste neem je op wie, wat voorziet wanneer voor welk onderdeel van het kennisnetwerk. Regelmaat in updates (ad hoc/op maat en geautomatiseerd) vergt een goede planning inclusief regelmatige redactievergaderingen. Het contentplan bevat idealiter ook een lijst van goede en handige bronnen waaruit te snel informatie kan halen. Daarnaast ga je best ook contentallianties aan(bv. uitwisseling van bloginformatie via RSS). Het promotieplan bevat dan weer alle maatregelen om het kennisnetwerk intern of extern in de aandacht van de beoogde doelgroepen te brengen. • Stel realistische en meetbare doelstellingen. • Blijf flexibel: hoe je het ook draait of keert het is een leerproces. Elk kennisnetwerk (elke community) heeft haar eigen dynamiek en reageert anders, wees bewust van evoluties, wensen, verandering en speel er doordacht op in (geen paniekvoetbal). Een goede regel is om na zes maanden alle ontvangen feedback te evalueren en te laten resulteren in kleine wijzigingen (‘tweaken’) of na twaalf maanden alle feedback te evalueren en laten te resulteren in een update van het platform (versie 2.0) met nieuwe functionaliteiten. GEBRUIK BRONNEN BUITEN UW SITE Enerzijds betekent dat dit de informatie die we sociaal organiseren binnen het bedrijf ook mobiel beschikbaar maken. Anderzijds (en misschien veel belangrijker) betekent dat we informatie die buiten de organisatiemuren beschikbaar is, integreren binnen het interne kennisplatform. Vooral dit laatste is interessant. Via intelligente searchfunctionaliteiten integreren we informatie van externe website en bronnen binnen het eigen kennisnetwerk. Zo verrijkt men de eigen content en geeft gelijktijdig meer geloofwaardigheid aan het informatieaanbod. Drupal open source CMS STATE OF DRUPAL In april 2010 vond in San Francisco de tweejaarlijkse DrupalCon plaats. Op deze conferentie verzamelden ruim 3.000 Drupal ontwikkelaars om bij te leren en informatie uit te wisselen. De grootte van een developers-conferentie is voor veel technologieën een goede maatstaf voor de leefbaarheid en adoptie van de technologie. In zijn keynote toespraak haalde Drupal lead developer Dries Buytaert opnieuw enkele opvallende statistieken over het pakket boven: • De Drupal core wordt 230.000 keer per maand gedownload van op www.drupal.org • Niet minder dan 731 ontwikkelaars schreven mee aan de volgende versie van het CMS • Naar schatting 500.000 websites draaien op Drupal • Er zijn ruim 6.700 modules en thema’s voor Drupal beschikbaar De video van de volledige keynote is online te bekijken op deze pagina: http://sf2010.drupal.org/conference/sessions/state-drupal F i s t h a n k - d o t P r o j e c t s Online netwerken: maak van kennisdelen de norm 13
  • 15. Ondertussen blijft het CMS de high-profile referenties opstapelen. Vooral de lancering van de nieuwe versie van de website van het Amerikaanse Witte Huis op basis van Drupal ging, ook in ons land, niet onopgemerkt voorbij. In ons land koezen recent alle grote TV-kanalen (VT4, Vitaya, VTM, ...), Base, Danone en verschillende agentschappen van de Vlaamse Overheid voor Drupal. Het aantal bedrijven dat commerciële Drupal-diensten aanbieden blijft stijgen. Opvallend is dat ook zeer grote technologie bedrijven zoals IBM en Accenture Drupal stilaan opnemen in het technologie-portfolio. Een van de meest opvallende en onderscheidende ei- genschappen van Drupal is de mogelijkheid om distribu- ties te maken. Iedereen kan en mag de Drupal core combineren met een eigen selectie van modules, configuratie en the- ma’s om zo een eigen product op de markt te brengen. Deze aanpak heeft ook bij het open source OS Linux voor een belangrijke versnelling van de adoptie gezorgd. Bekende Drupal distributies zijn: • Open Atrium - een intranet toepassing • Open Publish - een Drupal versie voor online media sites • Managing News - een nieuws aggregator • Mercury - een getunde versie van de Drupal strack voor high-traffic sites Een actuele lijst van Drupal distributies is te vinden op deze site: http://drupaldistrowatch.com/. DRUPAL 7 De verwachtingen voor Drupal 7, de volgende versie die eerstdaags op de markt verschijnt zijn ook gespannen. Naast verschillende verbeteringen voor ontwikkelaars, werd veel aandacht gegevens aan de gebruiksvriendelijkheid van de admin interface. Usability guru en designer Mark Boulton (http://www.markboultondesign.com/) werd ingehuurd om op basis van gebruikerstesten een nieuwe admin interface voor Drupal te ontwikkelen. Het resultaat is o.a. een herschikking van de onderverdeling van de beheerfunctionaliteiten (inhoud, structuur, presentatie, configuratie, ...), een handige toolbar, een dashboard voor editors en een overlayer systeem voor in-page editing. Onder de spreekwoordelijk motorkap van Drupal werd het datamodule flexibeler ge- maakt, werden weinig gebruikte modules uit de core gehaald, en werden enkele modules toegevoegd die voor zowat elke Drupal site noodzakelijk zijn. Twee jaar geleden werd een belangrijk nieuwe richting voor Drupal aangegeven met de on- dersteuning voor het “semantische web”, de mogelijkheid voor websites om hun informatie op een zo gestructureerde manier te publice- ren, dat die informatie volledig automatisch door andere software kan worden opgehaald, geïnterpreteerd, en gebruikt in andere toepas- singen, zogenaamde mashups. Een belangrijke technologie daarvoor is RDF, wat voortaan in de core van Drupal te vinden is. Drupal 7 zit momenteel in een finale fase waarin een 100 tal kritische bugs door de community moeten worden opgelost voordat het product gereleased kan worden. Naar verwachting zal dat vlak voor of vlak na de zomer gebeuren. Naar na zullen nog heel wat modules moeten worden geüpdate. Naar verwachting zullen in de loop van het najaar de eerste nieuwe productie websites op basis van Drupal 7 worden ontwikkeld. F i s t h a n k - d o t P r o j e c t s Online netwerken: maak van kennisdelen de norm 14
  • 16. ACQUIA Een belangrijke ontwikkeling die de adoptie van Drupal door commerciële organisaties ondersteunt, is de dienstverlening van Acquia. Dit bedrijf werd in 2008 opgericht samen met Drupal project lead Dries Buytaert en richt zich op het leveren van commerciële support diensten voor Drupal. Acquia brengt via een netwerk van partners wereldwijd volgende diensten en producten op de markt: • Acquia Drupal - een eigen Drupal distributie • Acquia Search - een hosted zoekoplossing die volledig in Drupal wordt geïntegreerd • Acquia Network - een reeks van support diensten, monitoring en spam filtering • Acquia Hosting - cloud-based hosting voor high-traffic sites • Acquia Gardens (in beta) - een hosted versie van Drupal voor kleine websites Traditioneel is “search“ een zwak broertje binnen Drupal. De standaard Drupal search module werkt zuiver op basis van PHP en MySQL en is beperkt in snelheid, capaciteit en intelligentie. Er bestaand echter verschillende goede open source zoektechnologieën. Het nadeel is dat ze heel wat extra vereisten leggen op de hosting van de site, en op de technische kennis van de beheerder. Acquia Search lost dit probleem op door de gekende open source zoektechnologie Solr als hosted dienst aan te bieden. Een eenvoudige Drupal module zorgt ervoor dat alle content die wordt gepubliceerd, op een veilige manier naar de Ac- quia Search servers wordt doorgestuurd en daar wordt geïndexeerd. Zoek queries die door bezoekers op de Drupal site worden gelanceerd, worden doorgestuurd naar Acquia Search, die binnen enkele milliseconden de resultaten terug stuurt. Een reeks configuratie-opties in de module laat de webmaster toe het sorteervolgorde van de resultaten te beïnvloeden. Daarnaast kunnen ook facetten als filters gebruikt worden om de resultaten. DRUPAL VOOR KENNISNETWERKEN Online kennisnetwerken zoals VON-Online.be of Expoo.be houden het midden tussen web content management en community-tools. Het is dan ook niet eenvoudig om geschikte technologie voor dit soort interactieve content-toepassin- gen te vinden. Web content management systemen heb- ben traditioneel de nodige functies voor het beheer van content, taxonomieën, workflows, search en analytics. Door hun strakker publishing mechanismen missen ze echter vaak interactieve functies zoals commentaar, blogs, tagging, ... Anderzijds verscheen er de laatste jaren heel wat zogenaamde “social software” op de markt zoals Facebook, forums, blogs, delicious, ... waar de focus ligt op gebrui- kers die hun eigen content publiceren, en, door dat samen te doen, een intelligent netwerk-systeem creëren. Deze tools gaan echter zo los om met de structuur van in- formatie, dat ze soms in een warboel ont- aarden. Drupal bevat eigenschappen van beide kanten: een strakke content-structuur en taxonomie, maar anderzijds ook de moge- lijkheid voor gebruikers om zelf content bij te dragen aan de site. Er wordt dan ook vaak gesproken van “Social Publish- ing”. Alle gebruikers en alle content door hen gepubliceerd, wordt door Drupal overigens op dezelfde manier behandeld. De interactiviteit wordt dus niet beperkt tot een bepaalde module binnen de site, maar kan doorvloeien tot in het hart van F i s t h a n k - d o t P r o j e c t s Online netwerken: maak van kennisdelen de norm 15
  • 17. het systeem. Het fijnmazige rechtensysteem laat toe om deze interactie en community aan te sturen en desnoods gefa- seerd in te voeren. In oktober 2009 stelde het onderzoeksbureau Gartner dit “Magic Quadrant” op waarin verschillende aanbieden van enterprise social software werden vergeleken op het vlak van visie en po- tentieel. Drupal kreeg als enige open source oplossing een opval- lende plaats tussen de voorlopers. MEER INFORMATIE Acquia bracht recent een white paper uit “Building Enterprise Communities with Open Source Drupal” dat een interes- sante opvolging is van dit seminarie. Gratis download, na registratie, op http://acquia.com/node/1213114 F i s t h a n k - d o t P r o j e c t s Online netwerken: maak van kennisdelen de norm 16
  • 18. Bijlage Initiële uitnodiging F i s t h a n k - d o t P r o j e c t s Online netwerken: maak van kennisdelen de norm 17

×