Business Process Management     in Nederland - 2008   Onderzoeksresultaten
Business Process Management in Nederland | Onderzoek 2008InhoudSamenvatting .................................................
Business Process Management in Nederland | Onderzoek 2008   Externe dienstverlening bij BPM-initiatieven ....................
Business Process Management in Nederland | Onderzoek 2008SamenvattingCapgemini Nederland en Hogeschool Utrecht hebben in 2...
Business Process Management in Nederland | Onderzoek 2008VoorwoordEr is de laatste jaren een groeiende aandacht voor proce...
Business Process Management in Nederland | Onderzoek 2008We zijn dit onderzoek klein gestart, als leerervaring. In deze ee...
Business Process Management in Nederland | Onderzoek 2008Het onderzoekHet onderzoek “BPM in Nederland” is gehouden in apri...
Business Process Management in Nederland | Onderzoek 2008OrganisatiegrootteHet grootste deel van de respondenten is werkza...
Business Process Management in Nederland | Onderzoek 2008Huidige BPM initiatieven en activiteitenHet eerste onderzoeksgebi...
Business Process Management in Nederland | Onderzoek 2008Aanleidingen voor BPM-initiatievenWaarom zijn BPM-initiatieven ge...
Business Process Management in Nederland | Onderzoek 2008        Performance management van processen – hoe staat het met ...
Business Process Management in Nederland | Onderzoek 2008Succes van BPM initiatievenEr is ook onderzoek gedaan naar het su...
Business Process Management in Nederland | Onderzoek 2008Succesfactoren van BPM BPM-initiatievenWat zijn nu de kritische s...
Business Process Management in Nederland | Onderzoek 2008Gebruik BPM softwareIn het onderzoek is de volgende definitie geh...
Business Process Management in Nederland | Onderzoek 2008BPA & BPM software pakketten           MAls we kijken naar de BPA...
Business Process Management in Nederland | Onderzoek 2008Tevredenheid BPM softwareWe vroegen de deelnemers die gebruik mak...
Business Process Management in Nederland | Onderzoek 2008Ambities op het gebied van BPMToekomst plannen voor BPM-initiatie...
Business Process Management in Nederland | Onderzoek 2008worden losgelaten omdat de resultaten juist tegenvielen. Op basis...
Business Process Management in Nederland | Onderzoek 2008Figuur 17. Ambitie per brancheToekomst plannen voor aanschaf BPM ...
Business Process Management in Nederland | Onderzoek 2008Figuur 19. Inzet toekomstig BPM software         .ConclusieRuim d...
Business Process Management in Nederland | Onderzoek 2008Externe ondersteuning bij BPM                          BPM-initia...
Business Process Management in Nederland | Onderzoek 2008Over de opdrachtgevers                         Over Hogeschool Ut...
Business Process Management in Nederland | Onderzoek 2008Bijlage: Vragen en Antwoorden EnquêteDe enquête is onderverdeeld ...
Business Process Management in Nederland | Onderzoek 20082. In welke branche is uw organisatie werkzaam?                  ...
Business Process Management in Nederland | Onderzoek 2008Deel 2: Introductie Business Process Management (BPM): Algemeen4....
Business Process Management in Nederland | Onderzoek 20087. Zijn er binnen uw organisatie in de afgelopen 3 jaar BPM initi...
Business Process Management in Nederland | Onderzoek 2008Deel 4: Huidige BPM activiteiten en ambitieniveau binnen uw organ...
Business Process Management in Nederland | Onderzoek 200811. Geef bij de volgende stellingen aan in welke mate u het eens ...
Business Process Management in Nederland | Onderzoek 200815. Geef bij de volgende stellingen aan in welke mate u het eens ...
Business Process Management in Nederland | Onderzoek 200818. Geef aan wat de behoefte is om het genoemde BPM aspect te rea...
Business Process Management in Nederland | Onderzoek 200822. Geef aan wat de behoefte is om het genoemde BPM aspect te rea...
Business Process Management in Nederland | Onderzoek 2008Deel 5: Evaluatie van uw huidige BPM initiatieven24. Wat is het h...
Business Process Management in Nederland | Onderzoek 200827. Welke van onderstaande kritische succesfactoren waren volgens...
Business Process Management in Nederland | Onderzoek 2008Het beschouwen van Service Oriented Architecture als proces van z...
Business Process Management in Nederland | Onderzoek 2008Deel 6: BPM Software29. Maakt u gebruik van software ter onderste...
Business Process Management in Nederland | Onderzoek 200831. Gebruikt u andere BPM software producten als hierboven vernoe...
Business Process Management in Nederland | Onderzoek 200834. Geef bij de volgende procesgebieden aan in welke mate BPM sof...
Business Process Management in Nederland | Onderzoek 2008Deel 7: Toekomstige toepassing van BPM en BPM software36. Is uw o...
Bpmrapport2008
Bpmrapport2008
Bpmrapport2008
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Bpmrapport2008

343 views
265 views

Published on

Research in 2008 in adoption of BPM in The Netherlands, which was lead by me at Capgemini.

Published in: Business
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
343
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
2
Actions
Shares
0
Downloads
2
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Bpmrapport2008

  1. 1. Business Process Management in Nederland - 2008 Onderzoeksresultaten
  2. 2. Business Process Management in Nederland | Onderzoek 2008InhoudSamenvatting ........................................................................................................................................... 1 Huidige BPM initiatieven en activiteiten .................................................................................................... 1 Gebruik BPM software ................................................................................................................................ 1 Ambities op het gebied van BPM................................................................................................................ 1 Externe ondersteuning bij BPM-initiatieven ............................................................................................... 1Voorwoord............................................................................................................................................... 2Het onderzoek ......................................................................................................................................... 4 Wat is Business Process Management? ...................................................................................................... 4 Branches vertegenwoordigd in het onderzoek........................................................................................... 4 Organisatiegrootte ...................................................................................................................................... 5Huidige BPM initiatieven en activiteiten .................................................................................................. 6 Hoe wordt BPM gezien door de deelnemende organisaties ...................................................................... 6 Belangstelling BPM ..................................................................................................................................... 6 Aanleidingen voor BPM-initiatieven ........................................................................................................... 7 Uitvoering van BPM-initiatieven ................................................................................................................. 7 Succes van BPM initiatieven ....................................................................................................................... 9 Barrières bij realisatie BPM initiatieven...................................................................................................... 9 Succesfactoren van BPM-initiatieven ....................................................................................................... 10 Conclusie ................................................................................................................................................... 10Gebruik BPM software ........................................................................................................................... 11 Gebruik van softwarematige ondersteuning bij BPM initiatieven............................................................ 11 Gebruik van mogelijkheden BPM software .............................................................................................. 11 BPA & BPM software pakketten ............................................................................................................... 12 Tevredenheid BPM software .................................................................................................................... 13 Conclusie ................................................................................................................................................... 13Ambities op het gebied van BPM ........................................................................................................... 14 Toekomst plannen voor BPM-initiatieven ................................................................................................ 14 Aanleidingen voor BPM-initiatieven ......................................................................................................... 14 Ambitieniveau van BPM activiteiten......................................................................................................... 15 Toekomst plannen voor aanschaf BPM software ..................................................................................... 16 Toepassing van de toekomstig aan te schaffen BPM software ................................................................ 16 Conclusie ................................................................................................................................................... 17Externe ondersteuning bij BPM-initiatieven........................................................................................... 18 2
  3. 3. Business Process Management in Nederland | Onderzoek 2008 Externe dienstverlening bij BPM-initiatieven ........................................................................................... 18 Activiteiten voor externe dienstverlening ................................................................................................ 18 Conclusie ................................................................................................................................................... 18Over de opdrachtgevers ......................................................................................................................... 19Bijlage: Vragen en Antwoorden Enquête................................................................................................... i Deel 1: Algemeen ......................................................................................................................................... i Deel 2: Introductie Business Process Management (BPM): Algemeen ..................................................... iii Deel 3: Belangstelling en aanleiding BPM.................................................................................................. iii Deel 4: Huidige BPM activiteiten en ambitieniveau binnen uw organisatie .............................................. v Deel 5: Evaluatie van uw huidige BPM initiatieven .................................................................................... x Deel 6: BPM Software .............................................................................................................................. xiii Deel 7: Toekomstige toepassing van BPM en BPM software .................................................................. xvi Deel 8: Externe ondersteuning .................................................................................................................xix 3
  4. 4. Business Process Management in Nederland | Onderzoek 2008SamenvattingCapgemini Nederland en Hogeschool Utrecht hebben in 2008 een onderzoek gedaan naar BusinessProcess Management (BPM). 111 deelnemers van diverse toonaangevende bedrijven waren bereid hunbeeld te geven van Business Process Management binnen hun organisaties. Het doel van het onderzoekwas inzicht krijgen in: waar organisaties mee bezig zijn met betrekking tot BPM, welke technische ondersteuning zij hierbij gebruiken, wat de ambitie is op het gebied van BPM binnen de organisatie, Wat het belang is van externe ondersteuning bij het realiseren van ambities.Huidige BPM initiatieven en activiteitenBPM richt zicht niet langer alleen op het modelleren van processen maar steeds nadrukkelijker op hetmanagen ervan. Meer dan de helft van de deelnemende organisaties geeft dan ook aan dat er op tactischen strategisch niveau BPM-initiatieven worden ontplooid. Aanleidingen voor het ontplooien van dezeinitiatieven zijn in belangrijke mate het verhogen van de klanttevredenheid, het verbeteren van kwaliteiten kostenbesparing. Toch blijkt dat van de momenteel uitgevoerde BPM activiteiten processen vastleggenen (intern) publiceren nog steeds een belangrijke rol speelt en dat performance management nog eenondergeschikte rol speelt. De initiatieven sluiten dus slechts gedeeltelijk aan op de activiteiten. Dedeelnemende organisaties ervaren de BPM activiteiten dan ook gemiddeld als redelijk succesvol. Alsvoornaamste barrière om BPM-initiatieven meer succesvol te maken wordt de functionele cultuur gezien.Inzicht in afhankelijkheden en inzicht in de huidige processen zijn de belangrijkste succesfactoren voorBPM initiatieven.Gebruik BPM softwareDe deelnemende organisaties gebruiken BPM software nog voornamelijk voor het vastleggen enpubliceren van processen. Het is daarom begrijpelijk dat in veel gevallen Microsoft office / Visio wordtgebruikt. Een goede tweede en derde plaats worden ingenomen door IDS Scheer Aris en Bwise. Bij deorganisaties die BPM software inzetten voor geautomatiseerde coördinatie en uitvoering van processenworden met name Microsoft Sharepoint, Cordys en Tibco genoemd. De deelnemende organisaties zijnmaar matig tevreden over de mogelijkheden die de door hun gebruikte software biedt.Ambities op het gebied van BPMRuim driekwart van de deelnemende organisaties is van plan om in de nabije toekomst nieuwe BPM-initiatieven te starten. Het verbeteren van klanttevredenheid en kwaliteit zijn hier de belangrijksteaanleidingen voor. Toch blijven de deelnemers het vastleggen (en publiceren) van processen als eenbelangrijke activiteit zien. Wel zien we een groeiend ambitieniveau voor “performance management vanprocessen” en “process alignment” . Een kwart van de organisaties zal deze ambities met nieuwe BPMsoftware gaan verwezenlijken.Externe ondersteuning bij BPM-initiatievenDriekwart van de deelnemers gaf aan dat zij gebruik maken van ondersteuning bij het uitvoeren van deBPM activiteiten. Duidelijk is de grote behoefte aan training. Dit sluit aan bij de barrière “Onvoldoenderesources met voldoende kennis”, die bijna een kwart van de respondenten aangaf als barrière bij BPMinitiatieven. 1
  5. 5. Business Process Management in Nederland | Onderzoek 2008VoorwoordEr is de laatste jaren een groeiende aandacht voor processen binnen organisaties. De aanleidingenhiervoor variëren per branche – de overheid die haar processen meer burger-gericht wil inrichten, zorgdie geconfronteerd wordt met DBC’s, de financiële sector die groeiende compliancy eisen krijgt opgelegd.En, “what else is new” - organisaties zien zich geconfronteerd met steeds meer internationaleconcurrentie en groeiende eisen uit de markt om efficiënt, kwaliteitsgedreven en wendbaar te opereren.Processen en de aandacht hiervoor is natuurlijk niet nieuw. Van scientific management totkwaliteitsdenken, van BPR begin jaren negentig tot Lean Manufacturing en Six Sigma – er is herhaaldelijkaandacht voor processen en het belang van een goede inrichting en aansturing van processen.De terugkerende belofte: processen en procesmanagement als onderscheidende concurrentiekracht.Er is echter een nieuw term die langzaam kracht begin te krijgen: Business Process Management. Een nogwat diffuse term, waarover de meningen verschillen. Wij zien het als de erkenning dat processen binnenorganisaties belangrijke assets zijn, en als zodanig aandacht en aansturing behoeven vanuit demanagementlagen van organisaties. Waarom? Omdat sterke processen niet zo maar ontstaan, maargestructureerd ontworpen en ingericht moeten worden, en daarna, wanneer nodig, bijgesteld – in eencyclus van continue verbetering. En voor het bereiken en behouden van zo’n verbeteringscyclus zijninterventies nodig rond cultuur en governance. Interventies gericht op het bereiken vanconcurrentiekracht op basis van processen – want de rol van processen is evident: klanten komen enblijven omdat een bedrijf de juiste activiteiten ontplooit in productontwikkeling, verkoop en services.De term Business Process Management (of BPM, afkortingen daar zijn we dol op in deze industrie) bestaatpas enkele jaren. De wortels zijn wat vertakt en liggen primair in (workflow en integratie)technologie,procesmodellering, AO/IC en architectuur. En, zoals gebruikelijk bij een nieuw gebied, buitelen de termenen grensdiscussies over elkaar heen – in toenemende mate. BPM is hard op weg een hype te worden, alswe de Gartner’s en Forrester’s van deze wereld moeten geloven. Met alle hype-risico’s van dien: BPM alshèt antwoord op al uw problemen.In deze groeiende hype wilden we vanuit de Hogeschool Utrecht en Capgemini een stapje terug doen enop zoek gaan naar antwoorden en ontwikkelingen. En, belangrijk ook, Nederlandse antwoorden: demeeste BPM onderzoeken richten zich op de VS en de Nederlandse onderzoeken zijn schaars en tespecifiek.We besloten tot samenwerking en startten een onderzoeksteam. De eerste stap: een beperkte,laagdrempelige enquête (via internet) onder organisaties in Nederland. Het doel: een inventarisatie vanBPM toepassing en ontwikkelingen binnen de Nederland, om zo gezamenlijk inzicht te krijgen en kennis tedelen.111 deelnemers van diverse toonaangevende organisaties bleken bereid hun beeld te geven van BusinessProcess Management binnen hun organisaties. Vanaf deze plaats willen wij de deelnemers hartelijkbedanken.In dit rapport willen wij de resultaten van deze enquête graag met u delen. 2
  6. 6. Business Process Management in Nederland | Onderzoek 2008We zijn dit onderzoek klein gestart, als leerervaring. In deze eerste enquête ligt onze focus dan ook metname op het presenteren van bevindingen. Wij overwegen overigens dit jaarlijks te gaan doen – watuiteraard meer zicht zal gaan geven op ontwikkelingen.Wij wensen u veel leesplezier!Het onderzoeksteam “BPM in Nederland 2008”Capgemini Nederland B.V.:Roeland Loggen – managing consultant BPMGernot Tomsits – vakgroepleider BPM & SOAHogeschool UtrechtBenny de Waal – Hogeschooldocent organisatiekunde/onderzoekerTom Kastelein – student Management, Economie & RechtHeeft u vragen of opmerkingen?Mocht u willen reageren op dit onderzoek of wellicht deelnemen aan toekomstige BPM onderzoeken, dankunt u contact opnemen met Roeland Loggen, roeland.loggen@capgemini.com.Met dank aan:Capgemini Nederland B.V. Frank Harmsen Riquette de Groot Rob Neering Karin Goderie Mendel Koerts Rutger Knook Edwin Kok, Edgar Giesen Diverse medewerkers Accountmanagement Capgemini Diverse collega’s en leden Community of Practice “Business Process Management”Hogeschool Utrecht Pascal Ravensteijn 3
  7. 7. Business Process Management in Nederland | Onderzoek 2008Het onderzoekHet onderzoek “BPM in Nederland” is gehouden in april 2008. Het doel van het onderzoek was inzichtkrijgen in: waar organisaties mee bezig zijn met betrekking tot BPM, welke technische ondersteuning zij hierbij gebruiken, wat de ambities zijn op het gebied van BPM binnen de organisatie. Welke behoeften bestaan naar externe ondersteuning bij het realiseren van BPM-ambities.Er deden 111 respondenten mee met het onderzoek. Het merendeel van de corespondenten is werkzaamin een management functie. De overige respondenten zijn voornamelijk werkzaam als consultant.Wat is Business Process Management?Business Process Management (BPM) definiëren wij in dit onderzoek als een management disciplinegericht op het inrichten en besturen van bedrijfsprocessen. BPM bestaat uit een set van activiteiten diemet behulp van verschillende modellen, methoden en technologieën gericht is op het ontwikkelen,beheren en continu verbeteren van bedrijfsprocessen. Het doel van BPM is het bereiken van dedoelstellingen van de organisatie door bedrijfsprocessen transparant, flexibel, efficiënt en effectief in terichten.Branches vertegenwoordigd in het onderzoekDe respondenten zijn verdeeld over meerdere branches binnen het Nederlandse bedrijfsleven en deoverheid. Figuur 1 geeft een schematische weergave van de branche vertegenwoordiging van derespondenten.Figuur 1. Branche verdeling 4
  8. 8. Business Process Management in Nederland | Onderzoek 2008OrganisatiegrootteHet grootste deel van de respondenten is werkzaam in grote organisaties (meer dan 2000 medewerkers).Figuur 2. Organisatiegrootte 5
  9. 9. Business Process Management in Nederland | Onderzoek 2008Huidige BPM initiatieven en activiteitenHet eerste onderzoeksgebied richt zich op waar organisaties mee bezig zijn op het gebied van BPM.Hoe wordt BPM gezien door de deelnemende organisatiesBuitenlands onderzoek laat zien dat er de laatste jaren een verschuiving is van Business Process Modelingnaar Business Process Management. We vroegen Nederlandse organisaties om aan te geven welke Management.beschrijving het beste BPM voor hen beschrijft. De grootste groep gaf aan dat zij BPM verstaan als een‘management discipline gericht op het inrichten en besturen van processen’. Daarnaast gaf 30% van deorganisaties aan dat zij BPM zien al een ‘methode om processen efficiënter en meer wendbaar te maken’. alsDit sluit aan bij de definitie van Business Process Management.Figuur 3. BPM definitieBelangstelling BPMIn het onderzoek is gekeken wat de interesse rond het BPM thema is binnen de organisatie Het BPM-thema organisatie.merendeel gaf aan dat BPM op dit moment een belangrijk agenda item op directieniveau is en dat er een agenda-itemstrategisch initiatief op het BPM BPM-gebied gaande is. Slechts een beperkt aantal organisaties is niet concreetmet BPM bezig.Figuur 4. BPM interesse Er is een strategisch initiatief op dit gebied. 34% Er zijn acties op tactisch niveau. 28% 20% Er worden kleine projecten gestart. 13% Geen concrete acties. Geen interesse. 5% Weet niet. 1% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35%Van de deelnemers gaf ruim 80% aan dat er ook werkelijk BPM-initiatieven gestart zijn in de afgelopen initiatievendrie jaar. Binnen de financiële dienstverlening gaf meer dan 90% aan dat er BPM inanciële % BPM-initiatieven gestart zijn inde afgelopen drie jaar. In de overheidbranche en de educatie branche lag dit rond de 70% 70%. 6
  10. 10. Business Process Management in Nederland | Onderzoek 2008Aanleidingen voor BPM-initiatievenWaarom zijn BPM-initiatieven gestart binnen een organisatie? Als belangrijkste redenen werdengenoemd: Verhogen klanttevredenheid Verbeteren kwaliteit Kostenbesparing Bereiken compliancyFiguur 5. BPM initiatieven Klanttevredenheid 29% Kwaliteit 28% Kostenbesparing 26% Compliancy (voldoen wetgeving) 24% Process georiënteerde organisatie. 23% Transparantie 22% Wendbaarheid (agility) 19% Standaardisatie 17% 17% Doorlooptijd 14% Productiviteit Business & IT alignment 14% Realisatie van IT projecten met procesimpact 10% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30%Als er gekeken wordt naar de drie grootste branches en de aanleidingen voor de huidige BPM-initiatievenvalt op dat bij: Financiële dienstverleners compliancy, process georiënteerde organisatie en klanttevredenheid de drie belangrijkste aanleidingen zijn. Educatie transparantie, realisatie van IT projecten met procesimpact, en kostenbesparing de drie belangrijkste aanleidingen zijn. Overheden standaardisatie, proces georiënteerde organisatie en klanttevredenheid de drie belangrijkste aanleidingen zijn.Uitvoering van BPM-initiatievenBij de organisaties die aangaven dat zij in de afgelopen drie jaar BPM-initiatieven hebben uitgevoerd isgekeken in welke mate zij bepaalde BPM activiteiten hebben ondernomen.De volgende categorieën activiteiten kwamen aan bod: Processen vastleggen – in welke mate is kennis van processen vastgelegd Proceseigendom – in welke mate is de verantwoordelijkheid voor aansturing van een proces ingeregeld Procesbewustzijn – in hoeverre leeft procesoriëntatie als begrip binnen de organisatie Proces alignment – in welke mate zijn processen expliciet afgestemd op/gekoppeld aan algemene bedrijfsdoelstellingen 7
  11. 11. Business Process Management in Nederland | Onderzoek 2008 Performance management van processen – hoe staat het met het meten en bijsturen van proces uitvoering Proces verbetering – welke activiteiten ontplooien bedrijven om processen aan te scherpen Automatisering en inzet van BPM software – welke rol heeft automatisering, en in het bijzonder BPM technologieWe hebben per BPM categorie de gemiddelde scores bepaald. Uit onderstaande figuur is op te maken datprocessen vastleggen het meeste gedaan wordt en dat performance management van processen hetminst.Figuur 6. Toepassing BPMToepassing BPM per brancheIn het onderzoek keken we ook hoe de huidige toepassing tussen de drie grootste branches zich verhoudt.In figuur 6 is te zien dat de overheid en financiële dienstverlening branche nagenoeg gelijk op gaan. Wel iste zien dat de educatie branche achterblijft op de andere twee branches.Figuur 7. Toepassing BPM per branche 8
  12. 12. Business Process Management in Nederland | Onderzoek 2008Succes van BPM initiatievenEr is ook onderzoek gedaan naar het succes van de uitgevoerde BPM initiatieven. De grootste groep BPM-initiatievendeelnemers gaf aan dat de BPM BPM-initiatieven redelijk succesvol zijn. Slechts een klein gedeelte gaf aan datde BPM-initiatieven geen tot weinig succes hebben. initiatievenFiguur 8. Successen BPM initiatieven .Barrières bij realisatie BPM initiatievenBij het uitvoeren van projecten is het mogelijk dat er barrières zijn die het succes van het project in gevaarkunnen brengen. In het onderzoek werd gevraagd wat de drie grootste barrières zijn die bij het realiserenvan BPM-initiatieven. Bij bijna 70% komt naar voren dat een ‘functioneel georiënteerde cultuur’ de %grootste barrière is bij het realiseren van BPM initiatieven. Gevolgd door ‘een machtstrijd tussen lijn en BPM-initiatieven. lijn-procesmanagers’ en ‘BPM wordt teveel gezien als IT onderwerp’.Figuur 9. BPM Barrieres 9
  13. 13. Business Process Management in Nederland | Onderzoek 2008Succesfactoren van BPM BPM-initiatievenWat zijn nu de kritische succesfactoren bij het uitvoeren van BPM-initiatieven? 70% van de deelnemers initiatieven?.gaf aan dat “inzicht hebben in de afhankelijkheden tussen processen, informatie, databronnen en inzichtbestaande systeem integraties” en “mate van inzicht in- en grip op de processen” de belangrijkste ocessen”succesfactoren zijn bij het uitvoeren van BPM projecten. Goede kennis van de huidige situatie is dus eenzeer belangrijke factor.Figuur 10. Succesfactoren BPM . BPM-initiatievenConclusieBPM richt zicht niet langer alleen op het modelleren van processen maar steeds nadrukkelijker op het etmanagen ervan. Meer dan de helft van de deelnemende organisaties geeft dan ook aan dat er op tactischen strategisch niveau BPM BPM-initiatieven worden ontplooid. Aanleiding voor het ontplooien van deze rinitiatieven zijn in belangrijke mate het verhogen van de klanttevredenheid, het verbeteren van kwaliteiten kostenbesparing. Toch blijkt dat van de momenteel uitgevoerde BPM activiteiten processen vastleggennog steeds een belangrijke rol speelt en dat performance management nog een ondergeschikte rol rijkespeelt. De initiatieven sluiten dus slechts gedeeltelijk aan op de activiteiten. De deelnemende organisatieservaren de BPM activiteiten dan ook gemiddeld als redelijk succesvol. Als voornaamste barrière om BPM Als BPM-initiatieven meer succesvol te maken wordt de functionele cultuur gezien. Inzicht in afhankelijkheden eninzicht in de huidige processen zijn de belangrijkste succesfactoren voor BPM initiatieven. BPM-initiatieven. 10
  14. 14. Business Process Management in Nederland | Onderzoek 2008Gebruik BPM softwareIn het onderzoek is de volgende definitie gehanteerd:“BPM software is een geautomatiseerd hulpmiddel dat ondersteuning biedt bij BPM activiteiten zoals het ontwerpen, modelleren, uitvoeren, meten meten/monitoren en optimaliseren van processen”Gebruik van softwarematige ondersteuning bij BPM initiatieven oftwarematigeWe vroegen alle deelnemers of zij gebruik maken van softwarematige ondersteuning voor hun BPM BPM-initiatieven. Ruim de helft van de deelnemers gaf aan dat zij gebruik maken van softwarematigeondersteuning bij het uitvoeren van de BPM BPM-initiatieven.Gebruik van mogelijkheden BPM softwareBPM software pakketten hebben vaak veel mogelijkheden. Van de deelnemers die gebruik maken vanBPM software gebruikt ruim 90% de software voor het modelleren van processen gevol door 70% die gevolgdBPM software ook gebruikt voor het publiceren van processen.Figuur 11. Gebruik van BPM software .Het blijkt dat de meeste organisaties vooral gebruik maken van BPM software om hun process vast te processenleggen. Met deze reden hebben we de pakketten onderverdeeld in enerzijds BPA (Business Process .Analyse) software, die gericht op modelleren en publiceren, en anderzijds BPM automation en execution ,software, die gericht is op het geautomatiseerd coördineren en uitvoeren van processen , tvoeren processen. 11
  15. 15. Business Process Management in Nederland | Onderzoek 2008BPA & BPM software pakketten MAls we kijken naar de BPA software die gebruikt wordt door de deelnemende organisaties is te zien dat softwareMicrosoft Office/Visio het meest gebruikt wordt, gevolgd door IDS IDS-Scheer’s Aris en Bwise.Als we kijken naar BPM automation en executie software is te zien dat Microsoft Sharepoint het meest jkenhiervoor gebruikt wordt, gevolgd door Cordys en TibcoFiguur 12: BPA softwareFiguur 13: BPM automation & execution software : Als standaard Incidenteel/beperkt 5% Microsoft Sharepoint 14% 5% Cordys 12% 11% TIBCO iProcess Suite 5% 8% SAP NetWeaver 3% 8% Microsoft Bizztalk 3% 5% IBM WebSphereProcess Server 6% 5% Oracle BPEL Process Manager 3% 3% EMC/Documentum 5% 3% Pallas-Athena Flower 3%Van alle organisaties die gebruik maken van BPM software bij hun BPM BPM-initiatieven gebruikt eenorganisatie gemiddeld drie BPM software programma’s. 12
  16. 16. Business Process Management in Nederland | Onderzoek 2008Tevredenheid BPM softwareWe vroegen de deelnemers die gebruik maken van BPM software hoe tevreden zij zijn met de door hungebruikte software. De deelnemers gaven gemiddeld een kleine voldoende aan de gebruikte BPMsoftware. Tevredenheid BPM software op een schaal van 1 tot 10 De BPM software stelt ons in staat onze doelen voor BPM te bereiken. 6,5 De functionaliteit sluit aan op onze behoeften. 6,5 De BPM software is gemakkelijk in het gebruik. 6,0 De BPM software is goed te integreren in ons IT landschap. 6,3 De ondersteuning vanuit de leverancier is adequaat. 6,3 De prijs/kwaliteitverhouding is goed. 6,0ConclusieDe deelnemende organisaties gebruiken BPM software nog voornamelijk voor het vastleggen enpubliceren van processen. Het is daarom begrijpelijk dat in veel gevallen Microsoft office / Visio wordtgebruikt. Een goede tweede en derde plaats worden ingenomen door IDS Scheer Aris en Bwise. Bij deorganisaties die BPM software inzetten voor geautomatiseerde coördinatie en uitvoering van processenworden met name Microsoft Sharepoint, Cordys en Tibco genoemd. De deelnemende organisaties zijnmaar matig tevreden over de mogelijkheden die de door hun gebruikte software biedt. 13
  17. 17. Business Process Management in Nederland | Onderzoek 2008Ambities op het gebied van BPMToekomst plannen voor BPM-initiatievenWelke plannen zijn er om in de nabije toekomst BPM-initiatieven te gaan starten? Ruim driekwart van alledeelnemers gaf aan dat de organisatie waarin zij werkzaam zijn van plan is nieuwe BPM-initiatieven tegaan starten.Figuur 14. Toekomstig gebruik BPMAanleidingen voor BPM-initiatievenWe vroegen om aan te geven welke aanleidingen het belangrijkst zijn in de toekomst voor het starten vaneen BPM-initiatief. Van de respondenten gaf aan dat ‘verbeteren van kwaliteit’, verkorten vandoorlooptijd’ en ‘transparantie’’ de drie belangrijkste aanleidingen zal zijn voor het starten van een nieuwBPM-initiatief. In Figuur 14 hebben we de aanleidingen van huidige BPM initiatieven en de aanleidingenvoor toekomstige BPM initiatieven samen getoond.Figuur 15. Aanleidingen BPM-initiatieven Huidig Toekomstig 29% Verhogen klanttevredenheid 25% 28% Verbeteren van kwaliteit 38% 26% Kostenbesparing 29% 24% Bereiken compliancy 12% 23% Inrichten process georienteerde organisatie 14% 22% Transparantie 30% 19% Vergroten wendbaarheid 21% 17% Verkorten van doorlooptijd 30% 17% Standaardisatie van processen 19% 14% Verbeteren Business & IT alignment 18% 14% Productiviteit verhogen 21%Opvallend is het teruglopen van aanleidingen als “Compliancy” en “Inrichten procesgerichte organisatie”.“Hiervoor zijn twee mogelijke hypotheses. Enerzijds kan de organisatie op dit gebied voldoende resultaathebben bereikt, waardoor er ruimte ontstaat voor nieuwe accenten. Anderzijds kan een aanleiding 14
  18. 18. Business Process Management in Nederland | Onderzoek 2008worden losgelaten omdat de resultaten juist tegenvielen. Op basis van de data kunnen hier geenuitspraken over worden gedaan. Wel lijkt de data aan te geven dat de meerderheid van organisaties dieals oorspronkelijke aanleiding "Inrichting procesgerichte organisatie" aangaven, deze aanleiding bijtoekomstige initiatieven loslaten. Bij compliance speelt dit minder – ongeveer de helft van de organisatiesdie compliance als aanleiding voor een eerder BPM traject had, heeft deze aanleiding ook voor een nieuwtraject. De aantallen zijn echter in beide gevallen te klein om harde uitspraken te kunnen doen. Wel is bijbeide aanleidingen significant dat als organisaties het niet als eerdere aanleiding zagen, ze het nu inmeerderheid ook niet als aanleiding zien voor nieuwe BPM-trajecten.Ambitieniveau van BPM activiteitenIn het onderzoek is tevens gekeken wat de ambities zijn van de deelnemende organisaties op de hetgebied van BPM activiteiten: Processen vastleggen Proceseigendom/organisatie embedding Procesbewustzijn Proces alignment Performance management van processen Proces verbetering Automatisering en inzet van BPM softwareHet onderdeel ‘processen vastleggen’ blijft een hoog ambitieniveau hebben. Daarnaast zien we eengroeiend ambitieniveau voor “performance management van processen” en “process alignment” .Figuur 16: Ambitie BPM activiteitenAmbitie per brancheIn het onderzoek hebben we gekeken hoe het ambitieniveau tussen de drie grootste branches zichverhoudt. In figuur 10 is te zien dat de financiële dienstverlening branche de grootste ambitie heeft metbetrekking tot het uitvoeren van BPM aspecten. Gevolgd door de overheid en de educatie branche. Als wekijken naar de educatiebranche dan zien we dat zij minder ambitie hebben om processen teautomatiseren, maar wel een grote ambitie hebben om processen binnen hun organisatie vast te leggen. 15
  19. 19. Business Process Management in Nederland | Onderzoek 2008Figuur 17. Ambitie per brancheToekomst plannen voor aanschaf BPM softwareWe vroegen de deelnemende organisaties of zij bij de te ondernemen BPM-initiatieven nieuwe BPMsoftware gaan aanschaffen. Bijna een kwart van de organisaties gaf van plan te zijn dit te gaan doen.Figuur 18. Aanschaf van nieuwe BPM softwareToepassing van de toekomstig aan te schaffen BPM softwareWe vroegen waarvoor de toekomstig aan te schaffen BPM software gaat worden gebruikt. Er is te zien datop korte termijn BPM software gebruikt zal worden voor het modelleren van processen en voor hetpubliceren van processen. Op lange termijn zien we dat BPM software gebruikt zal gaan worden voor hetvastleggen van business rules en voor het simuleren van processen.Als we dit vergelijken met het huidige gebruik van BPM software (zie figuur 10) dan valt op dat, naast deop dit moment al belangrijke inzet voor modelleren en publiceren van processen, er groeiende aandachtis voor document management (huidig: 36%, korte termijn: 58%) en monitoren van processen (huidig:26%, korte termijn: 47%). Ook case management toepassingen lijken een groeiende aandacht te krijgen.Onze hypothese hierbij is dat als organisaties BPM software gaan inzetten bij geautomatiseerdcoördineren van processen, er vanzelf behoefte ontstaat naar koppeling met documenten, en gebruik vande monitormogelijkheden van BPM software. Case management is een logische stap als organisaties naastde gestructureerde processen ook BPM software willen gaan inzetten bij complexere, mindergestructureerde processen. 16
  20. 20. Business Process Management in Nederland | Onderzoek 2008Figuur 19. Inzet toekomstig BPM software .ConclusieRuim driekwart van de deelnemende organisaties is van plan om in de nabije toekomst nieuwe BPM-initiatieven te starten. Het verbeteren van klanttevredenheid en kwaliteit zijn hier de belangrijksteaanleidingen voor. Toch blijven de deelnemers het vastleggen van processen als een belangrijke activiteitzien. Wel zien we een groeiend ambitieniveau voor “performance management van processen” en ambitieniveau“process alignment” . Een kwart van de organisaties zal deze ambities met nieuwe BPM software gaanverwezenlijken, waarbij de aandacht groeit naar integratie met document management, monitoren vanprocessen en case management 17
  21. 21. Business Process Management in Nederland | Onderzoek 2008Externe ondersteuning bij BPM BPM-initiatievenIn de BPM markt zijn diverse dienstverleners actief die zich richten op het verlenen van diensten op hetgebied van BPM aan diverse organisaties. We waren benieuwd welke gebruik er wordt gemaak van gemaaktexterne dienstverlening en welke behoeften er zijn bij de organisaties naar externe dienstverlening op hetgebied van BPM.Externe dienstverlening bij BPMBPM-initiatievenIn het onderzoek werd daarom aan alle deelnemers gevraagd in welke mate externe ondersteuning wordtingezet bij het uitvoeren van de BPM activiteiten. Driekwart van de deelnemers gaf aan dat zij gebruikmaken van ondersteuning bij het uitvoeren van de BPM activiteiten.Figuur 20. Externe ondersteuning BPM .Activiteiten voor externe dienstverleningBPM is een breed begrip en het is daarom mogelijk om bij diverse aspecten van BPM externeondersteuning in te zetten. We vroegen aan de respondenten waarvoor zij de externe hulp in de nabijetoekomst willen inzetten De grootste groep respondenten gaf aan dat voor zij ‘trainen rond BPM’, inzetten.‘trainen rond BPM software’ en ‘beschrijven van processen’ gebruik willen maken van de kennis van een ‘beschrijvenexterne partij.Figuur 21: Inzet externe BPM ondersteuning :ConclusieDriekwart van de deelnemers gaf aan dat zij gebruik maken van ondersteuning bij het uitvoeren van deBPM activiteiten. Duidelijk is de grote behoefte aan training. Dit sluit aan bij de barrière “Onvoldoende itresources met voldoende kennis”, die bijna een kwart van de respondenten aangaf als barrière bij BPMinitiatieven. 18
  22. 22. Business Process Management in Nederland | Onderzoek 2008Over de opdrachtgevers Over Hogeschool Utrecht De Hogeschool Utrecht biedt een breed scala aan bachelor en master opleidingen aan zowel Nederlandse, buitenlandse en al werkende studenten. Deze opleidingen, in totaal 101, worden aangeboden vanuit 10 locaties in Utrecht en 2 locaties in Amersfoort. Meer informatie is beschikbaar op www.hu.nlCopyright © 2008, Capgemini Nederland B.V. en Hogeschool UtrechtAll rights reserved.No part of this publication may be reproduced, stored in a retrieval system, or transmitted, in any form orby any means, electronic, mechanical, photocopying, recording, or otherwise, without the priorpermission of the copyright owner. 19
  23. 23. Business Process Management in Nederland | Onderzoek 2008Bijlage: Vragen en Antwoorden EnquêteDe enquête is onderverdeeld in een achttal onderdelen, zie figuur 1:Figuur 22. Onderverdeling enquêteIn deel 1 werden de algemene vragen gesteld met betrekking tot de respondent en de organisatie waarinzij werkzaam zijn. In deel 2 van de enquête werd gekeken wat de respondent onder BPM verstaat enhoeveel kennis en ervaring zij hebben op het gebied van BPM. In deel 3 werd gekeken wat debelangstelling voor BPM is binnen hun organisatie en wat de verschillende aanleidingen zijn voor hetstarten van een BPM-initiatief bij de organisatie waarin de respondent werkzaam is. Deel 4 van deenquête ging in op de huidige toepassing van BPM. In deel 5 werd gekeken naar de behaalde successenvan de uitgevoerde BPM activiteiten. In deel 6 werd gekeken wat het is van BPM software binnen deorganisatie waarin de respondent werkzaam is. In deel 7 vroegen wij aan de respondenten wat detoekomstig gebruik van BPM en BPM software zal zijn en waar deze toegepast zal worden binnen hunorganisatie. In deel 8 vroegen wij aan de respondenten of zij gebruik maken van externe ondersteuning bijhun BPM-initiatieven en waarvoor zij in de toekomst externe ondersteuning met betrekking tot BPMzullen inschakelen.Deel 1: Algemeen1. Hoeveel medewerkers telt uw organisatie? 1-100 10% 101-500 10% >2000 501-1000 56% 11% 1001-2000 13% i
  24. 24. Business Process Management in Nederland | Onderzoek 20082. In welke branche is uw organisatie werkzaam? Automatisering Overig Consulting 8% Telecommunicatie 17% 7% 4% Educatie 13% Overheid 14% Financiële Logistiek dienstverlening 7% 30%3. Wat is uw functie? Projectleider Anders Business analist 6% 5% 7% Business architect 9% Procesmanager 19% Consultant 14% Manager van een lijn of staf Directielid afdeling 7% 12% IT/systeem Informatiemanager architect/ontwikkelaar IT manager 7% 7% 7% ii
  25. 25. Business Process Management in Nederland | Onderzoek 2008Deel 2: Introductie Business Process Management (BPM): Algemeen4. Welke van de volgende zinnen geeft voor u de beste beschrijving van Business Process Management (BPM)? BPM is een management discipline gericht op het inrichten en besturen 51% van processen. BPM is het beschrijven van processen binnen de organisatie. 8% BPM is set van software technologieën die gebruikt wordt om processen 11% te modelleren en geautomatiseerd te ondersteunen. BPM is een methode om processen efficiënter en meer wendbaar te 30% maken 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60%5. Hoe zou u uw kennis over Business Process Management (BPM) karakteriseren? Ik heb veel praktijkervaring met BPM (>3 projecten/maatregelen). 32% Ik heb beperkte praktijkervaring met BPM (1 tot 3 28% projecten/maatregelen) 9% Ik heb veel (theoretische) kennis maar weinig tot geen praktijkervaring Ik heb enige kennis over BPM maar nog geen praktijkervaring 20% Ik heb weinig kennis en praktijkervaring met het onderwerp BPM. 12% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35%Deel 3: Belangstelling en aanleiding BPM6. Wat is de huidige interesse rond het thema BPM in uw organisatie? Weet niet. 1% Er is op dit moment (nog) geen interesse. 5% 13% We zijn geïnteresseerd in het onderwerp maar er zijn nog geen … 20% We onderzoeken het thema en er worden kleine projecten gestart. Er zijn één of meerdere afdelingen op een meer tactisch niveau … 28% Het is op dit moment een belangrijk agenda-item op directieniveau… 34% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% iii
  26. 26. Business Process Management in Nederland | Onderzoek 20087. Zijn er binnen uw organisatie in de afgelopen 3 jaar BPM initiatieven gestart? Nee 19% Ja 81%8. Wat zijn de drie belangrijkste aanleidingen geweest voor het opstarten van deze BPM initiatieven? Wendbaarheid (agility) 19% Transparantie 22% Standaardisatie 17% Realisatie van IT projecten met procesimpact 10% Productiviteit 14% Process georiënteerde organisatie. 23% Performance management (bv. balanced scorecard) 9% Operational risk 8% Nieuwe producten 6% Medewerkertevredenheid 1% Lean en Six Sigma trajecten 9% Kwaliteit 28% Kostenbesparing 26% Klanttevredenheid 29% Kennismanagement 6% Fusies/Acquisities 1% Doorlooptijd 17% 24% Compliancy (voldoen wetgeving) 6% Certificering (bv. ISO) Business & IT alignment 14% BPO/Outsourcing 1% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% iv
  27. 27. Business Process Management in Nederland | Onderzoek 2008Deel 4: Huidige BPM activiteiten en ambitieniveau binnen uw organisatie9. In welke van onderstaande procesgebieden zijn of worden nu BPM activiteiten/maatregelen uitgevoerd? Back office 64% Front office 42% Mid office 39% IT ondersteuning 31% Financiën 28% Productie 27% Human Resources 19% Logistiek 19% Customer Services 18% Product ontwikkeling 12% Inkoop 11% Verkoop 11% 10% Processen bij uw klanten 7% Processen bij uw leveranciers Marketing 6% Juridische zaken 4% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70%Huidige BPM activiteiten10. Geef bij de volgende stellingen aan in welke mate u het eens bent met deze stelling. Processen vastleggen: Helemaal mee oneens Mee oneens Niet mee eens, niet mee oneens Mee eens Helemaal mee eens N.V.T. / Weet niet Processen zijn globaal benoemd (in een proces architectuur/overzicht). 2% 18% 6% 40% 34% 0% Elk proces is verder beschreven in een procesmodel waarin startpunten, activiteiten en 3% 16% 10% 44% 27% 0% beslispunten zijn vastgelegd. Voor elk proces zijn verantwoordelijkheden, bevoegdheden en vereiste competenties 3% 16% 23% 34% 22% 1% gedefinieerd. Procesbeschrijvingen worden beheerd en bijgesteld bij wijzigingen. 1% 13% 13% 41% 29% 2% Procesbeschrijvingen zijn toegankelijk voor medewerkers. 1% 12% 18% 36% 33% 0% Afwijkingen in het proces ten opzichte van de procesbeschrijvingen worden gesignaleerd. 7% 26% 18% 29% 19% 2% v
  28. 28. Business Process Management in Nederland | Onderzoek 200811. Geef bij de volgende stellingen aan in welke mate u het eens bent met deze stelling. Proceseigendom/organisatie embedding: Helemaal mee oneens Mee oneens Niet mee eens, niet mee oneens Mee eens Helemaal mee eens N.V.T. / Weet niet Voor elk proces is een proceseigenaar toegewezen. 1% 3% 2% 8% 6% 0% Proceseigenaren zijn getraind in het inrichten en sturen van hun processen. 1% 7% 4% 5% 2% 1% Indien een proces moet worden verbeterd of aangepast, is helder wie hiervoor 0% 4% 5% 7% 3% 0% verantwoordelijk is. Er is een aparte afdeling verantwoordelijk of ondersteunend bij BPM activiteiten. 1% 4% 2% 8% 4% 0% De taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de BPM afdeling zijn bekend in de 0% 4% 6% 5% 3% 3% organisatie.12. Geef bij de volgende stellingen aan in welke mate u het eens bent met deze stelling. Organisatie/procesbewustzijn: Series1 Series2 Series3 Series4 Series5 Series6 Voordelen van proces georiënteerd werken worden gezien en gedragen door de 0% 4% 7% 10% 4% 0% organisatie. Medewerkers worden actief en frequent betrokken bij het verbeteren van hun processen. 0% 3% 6% 11% 4% 0% Processen worden in de organisatie gezien als concurrentie voordeel. 1% 7% 6% 6% 3% 2% Niet alleen de interne processen krijgen aandacht, maar ook de processen met klanten en 2% 4% 6% 8% 5% 1% leveranciers.13. Geef bij de volgende stellingen aan in welke mate u het eens bent met deze stelling. Proces alignment: Helemaal mee oneens Mee oneens Niet mee eens, niet mee oneens Mee eens Helemaal mee eens N.V.T. / Weet niet Per proces is vastgesteld hoe deze bijdraagt aan de strategie en doelen van de organisatie. 3% 14% 14% 14% 3% 2% Alle risicos binnen de processen worden structureel in kaart gebracht. Bij de inrichting 2% 12% 16% 13% 7% 1% wordt hiermee rekening gehouden (bijv. functiescheiding).14. Geef bij de volgende stellingen aan in welke mate u het eens bent met deze stelling. Performance management van processen: Helemaal mee oneens Mee oneens Niet mee eens, niet mee oneens Mee eens Helemaal mee eens N.V.T. / Weet niet Voor elk proces zijn performance indicatoren (“KPI’s”) en normen vastgesteld. 2% 6% 6% 8% 3% 0% Voor elk proces worden performance indicatoren gemeten en geëvalueerd. 2% 7% 6% 5% 3% 1% Proces metrieken zijn gekoppeld aan de beloningstructuur. 6% 9% 6% 3% 1%1% Kosten allocatie (bijv. Activity Based Costing) wordt per proces gedaan en hier wordt op 4% 11% 5% 2% 1% 1% gestuurd. vi
  29. 29. Business Process Management in Nederland | Onderzoek 200815. Geef bij de volgende stellingen aan in welke mate u het eens bent met deze stelling. Proces verbetering: Helemaal mee oneens Mee oneens Niet mee eens, niet mee oneens Mee eens Helemaal mee eens N.V.T. / Weet niet Processen worden structureel geanalyseerd en verbeterd. 1% 7% 11% 10% 4% 0% Een procesverbeteringsraamwerk, zoals Lean, Six Sigma of TOC, wordt hierbij gebruikt. 6% 8% 7% 7% 4% 2% Directie stelt duidelijke doelen qua processen en procesverbeteringen. 3% 5% 11% 10% 3% 1%16. Geef bij de volgende stellingen aan in welke mate u het eens bent met deze stelling. Automatisering en Inzet van BPM software: Helemaal mee oneens Mee oneens Niet mee eens, niet mee oneens Mee eens Helemaal mee eens N.V.T. / Weet niet Processen worden vastgelegd in een modelleertool. 0% 2% 2% 8% 4% 0% Er wordt binnen de organisatie gebruik gemaakt van processimulatie. 4% 5% 3% 2% 1% 1% Requirements aan het IT landschap worden vastgesteld op basis van de eisen vanuit 1% 3% 4% 7% 2% 0% processen en processtappen. Processen worden geautomatiseerd gecoördineerd (workflow management). 1% 4% 4% 6% 1% 1% Processen worden, waar mogelijk, geautomatiseerd uitgevoerd (Straight Through 1% 4% 3% 6% 2% 1% Processing). Uitvoeren van processen wordt geautomatiseerd gemeten, en via BPM software zijn 3% 6% 3% 3% 1%1% scores van performance indicatoren te raadplegen.Ambitieniveau17. Geef aan wat de behoefte is om het genoemde BPM aspect te realiseren. Processen vastleggen: Geen behoefte Weinig behoefte Enigzins behoefte Grote behoefte Zeer grote behoefte Weet niet Processen zijn globaal benoemd (in een proces architectuur/overzicht). 1%5% 15% 59% 16% 3% Elk proces is verder beschreven in een procesmodel/beschrijving waarin 1%5% 22% 57% 14% 2% startpunten/triggers, activiteiten en beslispunten zijn vastgelegd. Voor elk proces zijn verantwoordelijkheden, bevoegdheden en vereiste competenties 2%4% 16% 59% 17% 3% gedefinieerd. Procesbeschrijvingen worden beheerd en bijgesteld bij wijzigingen. 1%5% 18% 59% 16% 1% Procesbeschrijvingen zijn toegankelijk voor medewerkers. 2%5% 24% 49% 19% 1% Afwijkingen in het proces ten opzichte van de procesbeschrijvingen worden gesignaleerd. 0% 8% 24% 45% 21% 2% vii
  30. 30. Business Process Management in Nederland | Onderzoek 200818. Geef aan wat de behoefte is om het genoemde BPM aspect te realiseren. Proceseigendom/organisatie embedding: Geen behoefte Weinig behoefte Enigzins behoefte Grote behoefte Zeer grote behoefte Weet niet Voor elk proces is een proceseigenaar toegewezen. 2%5% 14% 52% 24% 3% Elk proces is verder beschreven in procesactiviteiten. 2% 7% 20% 54% 15% 2% Indien een proces moet worden verbeterd of aangepast, is helder wie hiervoor 2% 1% 16% 54% 24% 3% verantwoordelijk is. Er is een aparte afdeling verantwoordelijk of ondersteunend bij BPM activiteiten. 6% 11% 30% 37% 10% 6% De taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de BPM afdeling zijn bekend in de 9% 10% 30% 32% 12% 7% organisatie.19. Geef aan wat de behoefte is om het genoemde BPM aspect te realiseren. Organisatie/procesbewustzijn: Geen behoefte Weinig behoefte Enigzins behoefte Grote behoefte Zeer grote behoefte Weet niet Voordelen van proces georiënteerd werken worden gezien en gedragen door de 1%5% 20% 55% 16% 4% organisatie. Medewerkers worden actief en frequent betrokken bij het verbeteren van hun processen. 1%5% 19% 63% 11% 2% Processen worden in de organisatie gezien als concurrentie voordeel. 5% 14% 32% 35% 9% 5% Niet alleen de interne processen krijgen aandacht, maar ook de processen met klanten en 4% 8% 29% 43% 14% 3% leveranciers.20. Geef aan wat de behoefte is om het genoemde BPM aspect te realiseren. Proces alignment: Geen behoefte Weinig behoefte Enigzins behoefte Grote behoefte Zeer grote behoefte Weet niet Per proces is vastgesteld hoe deze bijdraagt aan de strategie en doelen van de organisatie. 3% 11% 36% 35% 13% 3% Alle risicos binnen de processen worden structureel in kaart gebracht. Bij de inrichting 1% 8% 32% 41% 15% 3% wordt hiermee rekening gehouden (bijv. functiescheiding).21. Geef aan wat de behoefte is om het genoemde BPM aspect te realiseren. Proces verbetering: Geen behoefte Weinig behoefte Enigzins behoefte Grote behoefte Zeer grote behoefte Weet niet Processen worden structureel geanalyseerd en verbeterd. 0% 4% 32% 44% 16% 4% Een procesverbeteringsraamwerk, zoals Lean, Six Sigma of TOC, wordt hierbij gebruikt. 9% 20% 30% 25% 5% 11% Directie stelt duidelijke doelen qua processen en procesverbeteringen. 3% 8% 26% 41% 18% 5% viii
  31. 31. Business Process Management in Nederland | Onderzoek 200822. Geef aan wat de behoefte is om het genoemde BPM aspect te realiseren. Proces Automatisering en Inzet van BPM software: Geen behoefte Weinig behoefte Enigzins behoefte Grote behoefte Zeer grote behoefte Weet niet Processen worden vastgelegd in een modelleertool. 2% 9% 27% 45% 14% 3% Er wordt binnen de organisatie gebruik gemaakt van processimulatie. 12% 23% 34% 18% 4% 10% Requirements aan het IT landschap worden vastgesteld op basis van de eisen vanuit 6% 10% 24% 41% 17% 2% processen en processtappen. Processen worden geautomatiseerd gecoördineerd (workflow management). 3% 12% 31% 41% 11% 4% Processen worden, waar mogelijk, geautomatiseerd uitgevoerd (Straight Through 4% 12% 23% 44% 14% 4% Processing). Uitvoeren van processen wordt geautomatiseerd gemeten, en via BPM software zijn 7% 15% 28% 33% 9% 7% scores van performance indicatoren te raadplegen.23. Geef aan wat de behoefte is om het genoemde BPM aspect te realiseren. Performance management van processen: Geen behoefte Weinig behoefte Enigzins behoefte Grote behoefte Zeer grote behoefte Weet niet Voor elk proces zijn performance indicatoren (“KPI’s”) en normen vastgesteld. 1%5% 32% 43% 15% 5% Voor elk proces worden performance indicatoren gemeten en geëvalueerd. 2% 8% 30% 42% 14% 5% Proces metrieken zijn gekoppeld aan de beloningstructuur. 23% 21% 23% 21% 5% 7% Kosten allocatie (bijv. Activity Based Costing) wordt per proces gedaan en hier wordt op 14% 15% 25% 27% 11% 8% gestuurd. ix
  32. 32. Business Process Management in Nederland | Onderzoek 2008Deel 5: Evaluatie van uw huidige BPM initiatieven24. Wat is het huidige succes van de BPM initiatieven binnen uw organisatie? Geen tot weinig succes. 6% Kleine successen 23% Redelijk succesvol 33% Succesvol 29% Zeer succesvol 9% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35%25. Wat zijn de drie belangrijkste barrières die u bent tegengekomen bij de realisatie van BPM initiatieven? Cultuur 68% Machtstrijd tussen lijn- en procesmanagers 36% BPM wordt gezien als IT onderwerp 29% Voordelen worden niet erkend door management 28% Onvoldoende resources met de juiste kennis 24% Voordelen worden niet erkend door personeel 24% Processen worden niet up to date gehouden 19% IT ondersteunt onvoldoende de processen 13% IT lanschap is niet flexibel 11% Bij problemen worden processen genegeerd 10% 7% IT ondersteunt onvoldoende performance info 3% BPM sofware sluit niet aan op wensen Geen BPM software aanwezig 3% Modelleertooling sluit niet aan op wensen 2% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70%26. Wat is de tevredenheid over de resultaten van de BPM initiatieven in uw organisatie? Geef een rapportcijfer van 0-5. Ontevreden 19% Tevreden 31% Niet ontevreden, niet tevreden 45% x
  33. 33. Business Process Management in Nederland | Onderzoek 200827. Welke van onderstaande kritische succesfactoren waren volgens u het belangrijkste bij uw BPM initiatief? Inzicht in afhankelijkheden 70% Mate van inzicht in- en grip op de processen. 54% Veranderen naar een procesgerichte organisatie 46% Inzet van zowel IT en bedrijfskunde medewerkers 27% Inrichten van beheer van processen 17% Toepassen van Performance Measurement 14% Juiste modelleertechniek 11% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70%28. Heeft u nog bepaalde lessen geleerd tijdens deze BPM initiatieven die u met ons wilt delen? Dagelijkse betrokkenheid uitvoerende medewerkers van begin tot eind is onontbeerlijk, daardoor trekt een BPM-project een zeer zware wissel op de uitvoeringsorganisatie Probleem ligt vooral in ketenprocessen waarbij individuele processen tezamen herontworpen moeten worden vanuit logica klant. Eigenaarschap daarvan is niet helder. Inrichten van een procesmanagement afdeling voor het uitdragen van de procesgedachte en het begeleiden van projecten/afdelingen bij de uitvoering van BPM initiatieven. Zorgen voor een goede voorbereiding alvorens men tot invoering van de verandering kiest indien directie, management geen opdracht geeft voor procesmanagement, krijg je het niet van de grond getild als stafafdeling. ondersteuning van ICT en testen voor af zijn een belangrijke factor van slagen De verantwoordelijkheden/ rolverdeling dient vooraf duidelijk te zijn. Welke processen strak/fijnmazig gestuurd moeten worden en welke flexibel/grofmazig is afhankelijk van de mate van kennisintensiteit en de mate waarin dit geautomatiseerd kan plaatsvinden. Betrekken van de uitvoerende medewerkers is doorslaggevend voor wel/geen succes. 3 succesfactoren: -gemeenschappelijke taal (methodologie & tool --> single point of truth) -BPM organisatie (rollen & verantwoordelijkheden) -veranderproces Vanaf dag 1 het actief betrekken van de business. Laat het aub. geen IT feestje worden. Doe regelmatig workshops. Gewoon beginnen! Begin tegelijkertijd bottom up en top down. Benoem proceseigenaren. Benoem een centrale kwaliteitscoördinator. Modelleer niet op te gedetailleerd niveau. Mijn eigen PR is belangrijk om opdrachten te krijgen. 2. Weerstand van medewerkers is snel overwonnen door hen erbij te betrekken en niet vanaf een a viertje een proces te beschrijven.(Cultureel aspect). 3. Medewerkers onderschatten hun werkzaamheden en krijgen door procesbeschrijvingen een beter beeld van hun werk waardoor het zelfrespect toeneemt. Een goede procesbeschrijving brengt een emotionele inhoudelijke discussie over het werk naar een meer feitelijke discussie over de inhoud van het werk. Als werknemer en werkgever kun functiebeschrijvingen halen uit de procesbeschrijvingen. Goede opzet van R&R in de organisatie. Duidelijke drive, doelstellingen CMMI/CoBIT frameworks xi
  34. 34. Business Process Management in Nederland | Onderzoek 2008Het beschouwen van Service Oriented Architecture als proces van zelforganisatie in tegenstellingtot een holistische systeem benadering.Commitment van het management is essentieel: management moet benodigde kennis hebbenprioriteiten moeten gesteld worden deskundige medewerkers zijn nodigDe organisatie en vooral het management moet er echt van overtuigd zijn dat het toegevoegdewaarde kan hebben en dat het geen bedreiging hoeft te vormen voor bestaande (machts)structuren. De wereld wordt niet wezenlijk anders, wel veel beter!Begin kleinschalig.(Proces)eigenaarschap is HEEEEEL belangrijk!!!Altijd richten op doel (niet doelloos veranderen).BPM staat in ons bedrijf nog op een heel laag niveau. Door het toepassen van BPM zouden wijenorme voordelen (financieel, doorlooptijd etc) kunnen realiseren. Helaas lijkt het managementhier ten dele bewust van te zijn. Daarom wil ik lokaal op onze afdeling beginnen met BPMactiviteiten.De notie van governance via processen is bij het management nog heel gering. Toch hebben zegekozen voor een proces insteek die voor de medewerkers heel verhelderend heeft gewerkt.Echter nog lang niet alle problemen in de organisatie zijn daarmee opgelost (m.n. motivatie voorhet werk).Het niet kunnen aangeven welke belasting (in FTEs) procesbeheer voor een organisatie van 140medewerkers met zich meebrengt. Hierdoor ontstaan prioriteitsdilemmas tussen de procesrol ende primaire functierol-begin klein en stuur gaandeweg bij -laat IT niet de regie (over)nemen -benadruk samenhang vande BPM componenten -besteed veel aandacht aan communicatie -werk visie uit en werk gestaagaan het stapsgewijs realiseren daarvan doorzetten, ook als het even tegenzit -zorg voor voldoendecommitment - ken uw klant & business (snap dus waar BPM toegevoegde waarde heeft)BPM is een belangrijke nieuw aspect in onze dienstverlening. Wij zien het als een sterke trend enop korte termijn toenemend belang bij de uitvoering van onze implementatie projecten.Ook in een nieuwe proces gerichte organisatie duurt het enige tijd voordat het management en demedewerkers dit echt beheersen. xii
  35. 35. Business Process Management in Nederland | Onderzoek 2008Deel 6: BPM Software29. Maakt u gebruik van software ter ondersteuning van uw BPM initiatieven? Nee Ja 41% 59%30. Geef aan welke van onderstaande BPM software pakketten gebruikt worden in uw organisatie, en geef hierbij aan of de software incidenteel of als standaard gebruikt wordt. Incidenteel/beperkt Als standaard Microsoft Office/Visio 29% 27% IDS-Scheer ARIS 6% 24% Bwise 6% 17% Microsoft Sharepoint 5% 14% Pallas-Athena Protos 8% 11% Cordys 5% 12% TIBCO iProcess Suite 11% 5% Mavim 5% 9% IBM WebSphereProcess Server 5% 6% Microsoft Bizztalk 8% 3% SAP NetWeaver 8% 3% Bizzdesign 8% 3% EMC/Documentum 3% 5% Oracle BPEL Process Manager 5% 3% Pallas-Athena Flower 3% 3% IBM Filenet 2%3% Software AG/WebMethods Fabric 2%3% xiii
  36. 36. Business Process Management in Nederland | Onderzoek 200831. Gebruikt u andere BPM software producten als hierboven vernoemd? Ja 27% Nee 73%32. Welke andere BPM software gebruikt u dan? Onder andere zijn genoemd: • Lotus Notes • Corsa • Global-360 • Blueprint & Teamworks van Lombardi • Eaton Lean & Six Sigma software • TCG Process Publisher • Enterprise Architecture CE • Corticon • Verseon van Circle • Casewise33. Waar gebruikt u de BPM software voor? Modelleren van processen. 92% Publiceren van processen. 70% Coördineren van uitvoering van processen 41% Document management. 36% Geautomatiseerd uitvoeren van processen 29% Monitoren van processen 26% Case management. 17% vastleggen business rules 12% Simuleren van processen. 9% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% xiv
  37. 37. Business Process Management in Nederland | Onderzoek 200834. Geef bij de volgende procesgebieden aan in welke mate BPM software wordt ingezet (percentage). Niet ingezet 0-20% ingezet 20-40% ingezet 40-60% ingezet 80-100% ingezet Processen bij uw leveranciers 48% 2% 6% 3%2% Processen bij uw klanten 42% 6% 5% 3% 6% Juridische zaken 47% 8% 0% 2% 2% Product ontwikkeling 45% 8% 3% 5% 2% IT Ondersteuning 24% 17% 12% 9% 14% Human Resources 26% 24% 5% 9% 8% Financiën 21% 17% 20% 8% 6% Customer Services 30% 14% 9% 5% 9% Logistiek 32% 15% 8% 2%3% Productie 32% 21% 9% 5% 3% Inkoop 38% 11% 8% 3% 3% Verkoop 39% 14% 5% 5% 3% Marketing 45% 8% 6% 0% 3% Back office 9% 35% 18% 11% 14% Mid office 18% 23% 12% 9% 11% Front office 21% 17% 26% 5% 9%35. Hoe tevreden bent u met de door u gebruikte software? Geef bij de volgende stellingen een rapportcijfer van 1 tot 10. 30% 25% 20% Bijdrage aan de doelen Sluit aan aan de behoeften 15% Gebruikersgemak Integratiemogelijkheid 10% Ondersteuning door leverancier Prijs/Kwaliteitsverhouding 5% 0% 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 xv
  38. 38. Business Process Management in Nederland | Onderzoek 2008Deel 7: Toekomstige toepassing van BPM en BPM software36. Is uw organisatie de komende periode (1 á 2 jaar) van plan BPM initiatieven uit te voeren? Weet niet 18% Nee 6% Ja 76%37. Op welke procesgebieden wilt u BPM initiatieven ondernemen? Back office 69% Front office 54% Mid office 48% IT Ondersteuning 40% Human Resources 35% Financiën 32% Productie 31% Logistiek 27% Customer Services 25% Processen bij uw klanten 24% Verkoop 17% Processen bij uw leveranciers 15% 14% Inkoop 10% Product ontwikkeling Marketing 10% Juridische zaken 6% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% xvi

×