Aula da disciplina de Eventos de Lazer e Turismo do Curso de Lazer e Turismo da Escola de Artes, Ciências e Humanidades - USP/2009

1. Processos de
Planejamento
em Eventos
Profª. Rita C. Giraldi

2. Etapas
Tema Central
Missão
Objetivos

3. • Tema central: próprio título do evento ou sua
descrição mais elaborada
– Deve ser atraente, mas específico
– Quanto mais segmentado for o evento, maior será
a probabilidade de se obter sucesso

4. • Missão: é a razão de existir do evento
– Deve ser duradoura e não-perecível no decorrer
do tempo
– Deve traduzir o principal conceito do evento, seu
propósito e sua contribuição para o mercado
– A correta definição e divulgação da missão do
evento para todos os envolvidos no seu
planejamento, comercialização, organização e
execução é crucial para o sucesso do evento

5. • Objetivos: a descrição da missão prioriza e
descreve o principal motivo pelo qual o
evento foi idealizado
– Objetivo principal: verificar se é
•
•
•
•
O relacionamento
A divulgação da marca ou
A execução de negócios e vendas
Apenas um deve ser destacado pois relaciona-se com
as estratégias e planos de marketing
– Objetivo secundário:
• Abre-se o leque de todos os objetivos que se deseja
atingir (opções e oportunidades

6. Identificação do público-alvo e do
perfil dos convidados
• Significa decidir quais empresas ou pessoas,
quais segmentos, regiões geográficas e perfis
serão convidadas a participar do evento
• Esta definição deve corresponder às
expectativas traçadas nos objetivos

7. • Importância:
– Estratégia de comunicação e divulgação
– Formato do evento
– Estratégia de arrecadação de verba
– Sistema de avaliação do evento
• Grande diferença entre evento corporativo e
evento direcionado a pessoas físicas

8. • Evento para pessoas físicas:
– expectativa e objetivo do número de participantes
– Segmentação dos convidados segundo um ou
mais dos seguintes critérios: região geográfica,
idade, sexo, nível social, receita familiar, ocupação,
nível educacional, religião, raça, nacionalidade,
classe social, estilos de vida e perfil de consumo
entre outro.
– Expectativa de audiência durante todo o período
de divulgação e transmissão do evento

9. Formato do evento
Data
Local
Atividades
Programa

10. Data
• Pesquisar datas comemorativas
• Pesquisar eventos concorrentes
• Considerar dias da semana mais apropriados
(terça e quintas são mais expressivos)
• Considerar datas de fechamento de vendas
• Sazonalidade

11. Local
• O local tem a “cara” do evento?
• O local tem a infra-estrutura necessária?
• O local condiz com o orçamento disponível?

12. Atividades
• Devem variar de acordo com o objetivo do
evento

13. Relação entre atividades mais comumente empregadas nos
eventos e o objetivo principal destes
Atividade/ Objetivo
do evento
Relacionamento
Exposição da marca
X
Palestras
Vendas
X
X
X
Reuniões
X
Ações Sociais,
culturais e de
entretenimento
X
X
Estande para
exposição
X
X
Estande para
vendas
X
X

14. Programa
• Horários, duração e conteúdo devem ser definidos e divulgados em
pormenores para as pessoas envolvidas
– Dias de duração
– Horário de início e término
– Horário de início e término de cada palestra e atividade
– Palestrantes e pequeno histórico de cada um deles
– Resumo de cada palestra com tópicos-chave
– Sala ou ambiente onde será apresentada cada atividade ou palestra;
inclusive com mapa de acesso
– Horário e locais das refeições
– Atividades paralelas como passeios, atividades esportivas, excursões,
dias livres etc.